SAP Customer Success Story Chemicals OCI Nitrogen OCI Nitrogen Geleen, The Netherlands Used with permission. OCI Nitrogen: Treasury op een hoger plan dankzij SAP en Qrcus Partner OCI Nitrogen produceert ammoniak, kunstmest (Fertilizers) en melamine. Het bedrijf, met productiefaciliteiten en hoofdkantoor in Geleen wilde de (internationale) financiële processen stroomlijnen. Daarom heeft het samen met SAP partner Qrcus de financiële processen geautomatiseerd. De kans op fouten die samenhangen met complexe accountingregels is hiermee gereduceerd.
2 SAP Customer Success Story Chemicals OCI Nitrogen Bedrijf of organisatie OCI Nitrogen Hoofdkantoor of locatie Geleen (Nederland) Branche Chemicals Producten en diensten Kunstmest, Ammonia & Melamine Medewerkers 500 (2014) Omzet of begroting > 1.200 miljoen Website www.ocinitrogen.com Implementatiepartner Qrcus BUSINESS TRANSFORMATION Belangrijkste doelstellingen: Treasury met geavanceerde IT-oplossingen automatiseren en naar hoger plan brengen Op juiste en consistente manier voldoen aan Treasury &Tax Policy + Accounting Rules (ONAR) van OCI Nitrogen Voldoen aan de eisen van IFRS : Transaction Manager Money Market Cash Management/Liquidity Forecast Market Data Feed (currencies/interest rates) Derivatives (IRS & FX forward) Hedge Accounting Grootste voordelen: Snelheidswinst door complexe accounting regels (onder meer IFRS) te integreren in gestandaardiseerde IT-oplossing Minder kans op fouten Flexibel en schaalbaar Engelstalige versie, dus te gebruiken in alle landen waar OCI Nitrogen vestigingen heeft Alles zit nu in één SAP systeem en gebruikt dezelfde brondata, hetgeen de foutenkans reduceert. Bovendien hoeven we minder handmatige calculaties uit te voeren. Ik heb een sterke voorkeur voor het concentreren van zoveel mogelijk data in SAP Yves Pfennings, Treasurer & Corp Tax Manager, OCI Nitrogen BEREIKTE VOORDELEN Tijdwinst Minder valutarisico s Kans op fouten gereduceerd
3 SAP Customer Success Story Chemicals OCI Nitrogen Duurzame groei met treasury die risico s minimaliseert OCI Nitrogen produceert al meer dan tachtig jaar ammoniak, kunstmest (Fertilizers) en melamine. Kunstmest speelt een belangrijke rol in de wereldwijde voedselvoorziening. Melamine is grondstof voor lijmen en harsen van bijvoorbeeld meubelplaten, laminaatparket, coatings, verven en kunststoffen. Sinds 2010 opereert het bedrijf onder moedermaatschappij Orascom Construction Industries (sinds begin 2013; OCI NV, genoteerd aan de beurs van Amsterdam en onderdeel van AEX) met het hoofdkantoor in Geleen. Met de overgang werd OCI Nitrogen zelfstandig verantwoordelijk voor de inrichting van complexe financiële processen en systemen inclusief treasury. Tegelijkertijd groeit wereldwijd de kunstmestindustrie nog steeds sterk, zowel in omvang als in diversiteit. Wereldwijd werken er bij het bedrijf meer dan twintig verschillende nationaliteiten. Duurzame groei is een van de strategische doelen. Een vereiste daarvoor is dat alle financiële processen bij alle (internationale) bedrijfsonderdelen consistent zijn én gebaseerd op Operational Excellence. OCI Nitrogen nam contact op met SAP partner Qrcus om processen verder te stroomlijnen en te voldoen aan interne en internationale accountingregels. Yves Pfennings, Treasurer & Corp Tax Manager bij OCI Nitrogen: Wij hebben te maken met zeer specifieke en complexe IFRS accounting regels en omdat we met onze oude SAP versies niet konden voldoen aan nieuwe vereisten, hebben we Qrcus gevraagd ons te assisteren om onze Treasury op IT-basis naar een hoger plan te tillen. SAP partner Qrcus heeft al geruime tijd ervaring opgedaan binnen onze organisatie en weet hoe het complexe internationale financiële processen in de chemie met SAP kan automatiseren. Yves Pfennings, Treasurer & Corp Tax Manager bij OCI Nitrogen
4 SAP Customer Success Story Chemicals OCI Nitrogen Internationale financiële processen stroomlijnen met SAP Pfennings vervolgt: Qrcus had bij het internationale chemiebedrijf Sabic al ervaring opgedaan met een SAP implementatie. Qrcus weet dus uit eigen ervaring hoe het complexe internationale financiële processen in de chemische branche met SAP kan stroomlijnen. Bijvoorbeeld om valutarisico s te minimaliseren. Onze implementatie was vooral gericht op hedge management en accounting. Dit zijn voor OCI Nitrogen belangrijke processen waar we met geavanceerde IT-oplossingen grip op willen houden. 1 Eén overzichtelijk systeem voor alle calculaties Michel Hanssen, SAP consultant bij Qrcus, begeleidde de implementatie en de configuratie van de nieuwste SAP versies bij OCI Nitrogen. De complexiteit van hedge accounting is eigenlijk alleen goed te vangen in een geavanceerd automatiseringssysteem, zoals SAP, wanneer je eerst veel kennis vergaart binnen de organisatie. Op basis van bestaande boekingsschema s en de kennis van treasury-, accounting- en ITmedewerkers van OCI Nitrogen hebben we een blueprint gemaakt. Als implementatiestrategie heeft OCI Nitrogen bewust niet gekozen voor een big bang. We maakten dankbaar gebruik van een Agile/ Scrum implementatiemethodiek en de modulaire opbouw van SAP, waarmee we gefaseerd stukjes functionaliteit live konden brengen.
5 SAP Customer Success Story Chemicals OCI Nitrogen Handmatige calculaties automatiseren Yves Pfennings en zijn collega Etienne Kleuters, Treasury & Credit Officer, zijn zeer tevreden over de gebruiksvriendelijkheid van de nieuwe oplossing. Alles zit nu in één overzichtelijk SAP systeem en gebruikt dezelfde brondata, wat de kans reduceert op menselijke fouten door handmatig werk en inconsistente brondata. Het aantal derivaten in onze boekhouding was beperkt en we hadden al voldoende controlemechanismen ingebouwd, maar het is erg prettig dat we nu veel minder handmatige calculaties hoeven uit te voeren en meer grip hebben gekregen op financiële transacties. Ook is de snelheid van het aanleveren en de kwaliteit van benodigde data voor accountingdoeleinden erg verbeterd GROOTSTE VOORDELEN Geen Excel-sheets naar accountant Voldoet aan IFRS 250 transacties per jaar automatiseren
6 SAP Customer Success Story Chemicals OCI Nitrogen Minder kans op fouten, volatiliteit onder controle De treasurers van OCI Nitrogen zijn blij dat SAP heeft geholpen bij het oplossen van een achterliggend accounting vraagstuk. Pfennings: We kunnen nu de marktwaarde van derivaten, die lastig te bepalen is, buiten de winst- en verliesrekening houden. Dat maakt de boekhouding transparanter en haalt er een aantal onzekere factoren uit. De volatiliteit is verdwenen uit de W&V-rekening. We hoeven bovendien niet meer met losse Excel-sheets naar de accountant. Dit geeft de accountant en het internationale hoofdkantoor meer houvast bij het interpreteren van de cijfers en het afsluiten van de maand- en jaarrekening. Daarnaast kan OCI Nitrogen wisselkoersrisico s afdekken en gemakkelijk overzichten uit SAP trekken om te rapporteren aan derden. Kleuters: Het gaat om circa 250 transacties per jaar die we met SAP kunnen automatiseren dankzij straight through processing. We voldoen bovendien op een juiste en consistente manier aan de Treasury &Tax Policy én de Accounting Rules. Daarnaast zijn we IFRS-compliant. We kunnen nu in de front office geautomatiseerd transacties uitvoeren met banken en in de back office automatisch de onderliggende hedge calculeren. Tevens kunnen we de effectiviteit van calculaties vooraf testen en onze hedge accountingtransacties direct integreren in het grootboek. Omdat het bij OCI Nitrogen om transacties met hoge waarde gaat, kan een optimale en efficiënte berekening van de financiële transacties forse besparingen opleveren. Pfennings: Wat vooral telt: we moeten een sterk groeiende organisatie ondersteunen en zullen ook nieuwe bedrijfsonderdelen integreren binnen de boekhouding. Het is dan een groot voordeel dat SAP voldoet aan internationale standaarden en we overal een consistent ingericht systeem kunnen uitrollen met Engels als voertaal. Ook nieuwe business kan daardoor snel aanhaken.
7 Nieuwe modules van SAP uitrollen OCI Nitrogen wil in de toekomst additionele modules toevoegen aan SAP, zoals SAP Business Planning & Consolidation, Valuta Exposure Management en Cashflow Forecasting. Pfennings: De schaalbaarheid en flexibiliteit van SAP zijn daarbij een voordeel. Een belangrijke succesfactor voor een dergelijke SAP implementatie is een optimale samenwerking tussen de afdelingen Accounting & Reporting en Treasury met de IT-specialisten die de implementatie moeten voorbereiden en uitvoeren. Die informatietechnologen moeten veel kennis hebben van accounting en de business processen kunnen doorgronden. Dat zit bij Qrcus wel goed, dat hebben we inmiddels kunnen concluderen.
www.sap.com/contactsap 4471430 (14/09) 2014 SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase, Inc. Sybase is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ( SAP Group ) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty.