Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output 12.0 Inleiding PowerPoint presentaties worden meestal niet ontworpen met als belangrijkste doel een uitgeprinte versie van de presentatie. Meestal worden er diavoorstellingen gemaakt die vervolgens gepresenteerd worden met behulp van een diaprojector of een groot scherm als een live voorstelling, of als een interactieve of automatisch draaiende presentatie. Als gevolg hiervan is het vaakst voorkomende doel van uitgeprinte output het bieden van een referentiepunt aan de presentator zodat hij/zij iets heeft om zich op te baseren tijdens de presentatie, ofwel wordt er een uitgeprinte versie uitgedeeld aan het publiek, als hand-out. Mocht je toch een presentatie creëren die enkel en alleen bedoeld is om uit te printen, dan is het een goed idee van pagina-instellingen te gebruiken om de grootte van een dia pagina in te stellen zodat je het formaat verkrijgt dat je wilde. In het onderstaande voorbeeld zie je dat het dialoogvenster pagina-instellingen op A4 formaat is ingesteld Dit dialoogvenster kan je verkrijgen via het lint Ontwerpen waarna je op de opdrachtknop Pagina-instellingen klikt: 12.1 Afdrukken Tussen het venster afdrukken in PowerPoint 2010 en de 2007 versie van het programma is er een wezenlijk verschil. In PowerPoint 2007 zal je, wanneer je op de Office knop klikt en vervolgens op Afdrukken, meteen naar een Office Afdrukken dialoogvenster geleid worden, waar je dan de printer die je wil gebruiken kan selecteren en waar je verschillende andere printeropties kan instellen, die we spoedig hier kort zullen overlopen. In plaats van meteen op de opdrachtknop 2012 Excel with Business 1 Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output
Afdrukken te klikken, kan je ook het menu aan de rechterkant van de knop gebruiken om de volgende mogelijkheden te selecteren: Afdrukken opent het dialoogvenster Afdrukken Snel afdrukken drukt meteen de presentatie af en maakt gebruik van de standaardinstellingen Afdrukvoorbeeld toont een afdrukvoorbeeld van de meest voorkomende afdrukmogelijkheden die beschikbaar zijn via het lint Afdrukvoorbeeld. PowerPoint 2010 combineert al deze afdrukmogelijkheden in een venster, dat je kan bereiken via Bestand, Afdrukken: De knop Afdrukken zendt de presentatie meteen naar de Printer en de rechterkant van het venster toont een Afdrukvoorbeeld met opties waarmee je bepaalde dia s kan selecteren die je op voorhand wil bekijken en waarmee je de juiste grootte kan kiezen door gebruik te maken van de zoomregelaar. De rest van het venster toont je de verschillende afdrukopties, gaande van het selecteren van de printer die je wil gebruiken tot het aanduiden van de dia s die je wil afdrukken. In PowerPoint 2010 zullen de beschikbare instellingen variëren afhankelijk van de mogelijkheden die jouw printer bezit. Zo zullen bijvoorbeeld de mogelijkheden om enkel of dubbelzijdig af te drukken alleen verschijnen wanneer PowerPoint herkent dat je printer de mogelijkheid bezit om dubbelzijdig af te drukken. Laten we eens een kijkje nemen naar de mogelijkheden van Instellingen: 2012 Excel with Business 2 Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output
Dia selectie/afdrukbereik Je kan kiezen welke dia s je wil afdrukken. De meeste alternatieven zijn erg voor de hand liggend, maar merk op dat wanneer je de optie Aangepast bereik aanklikt, dat je dan afzonderlijke dia s of diagroepen kan aanduiden die je wenst te gebruiken. Scheidt afzonderlijke dia s van elkaar door gebruik te maken van komma s en maak diagroepen met een koppelteken. Bijvoorbeeld: 1,3,4,7-9: De resterende opties bieden je de mogelijkheid een aangepaste presentatie te kiezen een selectie van dia s uit je diavoorstelling die je op voorhand hebt uitgekozen je kan ook kiezen of je wel of niet de verborgen dia s af wil drukken. Wat afdrukken Deze volgende optie bied je de mogelijkheid om te kiezen tussen de volgende drie verschillende afdrukweergaves voor het afdrukken van je presentatie: Dia s op een volledige pagina Notitiepagina s - één enkele dia en de bijhorende notities op elke pagina Overzicht - de tekst van je presentatie zoals die wordt getoond in het navigatievenster, tabblad overzicht Als alternatief hiervoor bestaat er nog een reeks andere weergaves die bedoeld zijn als hand-outs voor het publiek: 2012 Excel with Business 3 Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output
Deze leggen zich het meest van de tijd gewoon zelf uit, ze drukken gewoon een verschillend aantal dia s af per pagina, behalve de 3 dia s optie deze drukt drie dia s per pagina af met plaats over voor de gedelegeerde om eigen notities toe te voegen aan de rechterkant van de dia s: 2012 Excel with Business 4 Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output
Als jouw printer dubbelzijdig af kan drukken, dan zal je kunnen kiezen tussen enkel en dubbelzijdig afdrukken en ook de afdrukstand kunnen kiezen. Normaalgezien is dit staande afdrukstand voor portret en liggende afdrukstand voor landschap. Als je verschillende kopieën gaat afdrukken, verzeker jezelf er dan van dat je de sorteeroptie correct hebt ingesteld. Als je PowerPoint de pagina s in jouw plaats laat sorteren, dan zal het afdrukken gewoonlijke langer duren, maar het zal je tegelijkertijd de moeite besparen die het kost om alle pagina s manueel in de correcte volgorde te rangschikken. Het hangt eveneens van de mogelijkheden van je printer af of je wel of niet kan kiezen om in kleur af te drukken, grijswaarden te gebruiken of gewoon in zwart-wit af te drukken. Het afdrukvoorbeeld zal je tonen wat het effect zal zijn van het toepassen van elke optie. 12.2 Bewaren als PDF Hoewel je het niet echt kan beschouwen als afdrukken is het ook mogelijk om je presentatie meteen op te slaan als een PDF bestand. Adobe s PDF bestandsindeling stelt het uitgeprinte ( of uit te printen) resultaat waarheidsgetrouw voor en het is een open bestandsindeling, d.w.z. het is door iedereen te bekijken die de gratis down te loaden Adobe Reader gebruikt. Om een PDF te maken van je presentatie, moet je Opslaan en verzenden kiezen ( of in PowerPoint 2007: Opslaan als, PDF of XPS) eerder dan Afdrukken te kiezen uit het tabblad Bestand, om daarna PDF of XPS document maken aan te klikken ( XPS is het, veel minder gebruikte, antwoord van Microsoft op PDF). Het dialoogvenster Publiceren als PDF of XPS zal verschijnen en bevat nog een Opties knop. De Opties knop biedt je gelijkaardige opties als het gaat over de afdrukmogelijkheden, zoals wat je exact wil afdrukken, maar bevat ook meer specifiekere PDF opties, zoals de keuze om documenteigenschappen toe te voegen ( zoals de naam van de auteur, ) en of het PDF bestand moet voldoen aan de internationale archiefstandaard: ISO 19005-1. Als je eenmaal je opties hebt ingesteld, je PDF een naam hebt gegeven en hebt uitgekozen waar het moet opgeslagen worden, dan zal met een klik op de knop Publiceren de PDF gecreëerd worden en het resulterend bestand openen in Adobe Reader, als dit programma tenminste op je computer geïnstalleerd is. 2012 Excel with Business 5 Hoofdstuk 12: Afdrukken en andere output