Share It and do it! Adviesrapport implementatie Proud2bME Een rapport waarin duidelijke voorwaarden naar voren komen om Proud2bME in een bestaande jeugdzorgorganisatie te kunnen implementeren en uit te voeren. Mieke Dekker 23-5-2015
Samenvatting In dit adviesrapport is een vervolg van een scriptie onderzoek. Daarin stond centraal wat een bestaande jeugdzorgorganisatie nodig heeft om Proud2bME in Nederland te implementeren en uit te voeren. Daarin was gekeken naar welke werkzame factoren er een positieve uitwerking hadden op implementatie, welke werkzame factoren het programma Proud2bME bevat en wat het vraagt van een organisatie om Proud2bME te implementeren. Hierin kwamen duidelijk wat knelpunten naar voren bij de eerste getrainde trainers. In het advies komt een overzicht samen die al deze knelpunten ondervangt. De implementatie van het programma brengt zowel bij de hulpverleners als de cliënten een positieve verandering op gang. Dat wil elke jeugdzorg organisatie toch? 2
Inhoudsopgave Samenvatting... 2 Inleiding... 4 Alternatieven en advies... 5 Conclusie... 7 Bronnen... 8 Bijlage... 9 Bijlage 1... 9 Bijlage 2... 11 Bijlage 3... 13 3
Inleiding Naar aanleiding van het scriptie verslag wat afgelopen jaar is uitgevoerd door Mieke Dekker is dit adviesrapport tot stand gekomen. In het verslag is onderzoek gedaan naar wat er voor een bestaande organisatie nodig is om Proud2bME in regio Rijnmond en Zuid-HollandZuid te implementeren en uit te voeren. Hierbij is gekeken naar de werkzame factoren voor implementatie, de werkzame factoren die het programma al bezit en als laatste naar wat de organisatie nodig heeft om het te implementeren. Proud2bME is een oudertrainingsprogramma wat ingezet in Nederland gaat worden binnen de jeugdzorg (Westering, 2014). Voor meer informatie verwijs ik u naar de factsheet in bijlage 1. In het afgelopen jaar zijn de eerste trainers in Nederland getraind door Adele Grosse de grondlegster van dit programma uit Zuid- Afrika. Deze training is gegeven binnen Stichting TriviumLindenhof. In het onderzoek kwam naar voren dat de eerste getrainde trainers nog tegen veel dingen aanliepen in de praktijk waardoor het programma niet optimaal uitgevoerd kon worden. Hierbij kwamen ze vooral randvoorwaarden vanuit de organisatie tegen die niet of summier aanwezig waren. Daarom is er nu voor gekozen om een adviesrapport te schrijven om andere jeugdzorgorganisaties beter voorbereid van start te kunnen laten gaan. 4
Alternatieven en advies Binnen het scriptie onderzoek zijn er verschillende bronnen ingezet om tot een conclusie te komen. Hierbij is gebruik gemaakt van een literatuurstudie dit bevat bronnen uit boeken, scripties, onderzoeken en websites. Daarnaast zijn er verschillende vragenlijsten uitgezet, met Adele Grosse de grondlegster van het programma Proud2bME, met Berthe Peerenboom een van de vertegenwoordigers van Proud2bME NL en een vragenlijst onder de eerste trainers die getraind zijn binnen Stichting TriviumLindenhof door Adele Grosse zelf. Maar ook is er een interview afgelegd met de directeur van Stichting TriviumLindenhof Arno Lelieveld. Stichting TriviumLindenhof is de eerste in Nederland die in zee gaat met het implementeren van Proud2bME. In anderen landen is er wel de training gevolgd, maar wordt het niet zo diep geïmplementeerd in een organisatie als hier in Nederland. Zij zijn dus ook de eerste die tegen alle problemen aanlopen en daar een oplossing voor moeten vinden. Er zijn verschillende onderzoekers geweest die aan de slag zijn gegaan met implementatie binnen de jeugdzorg. Zo heeft het Trimbos Instituut in samenwerking met het NJI het programma Kansrijk Implementeren ontwikkelt. Zij hebben dit speciaal ontworpen voor jeugdzorg interventies en dit uitgetest op het mulit- level programma Triple P. In bijlage 2 kunt u zien welke stappen ze hebben ondernomen en hebben het implementatie proces opgesplitst in 3 fases, de voorbereidende fase, de uitvoerende fase en de boringsfase (Graaf, 2014). Uit verschillende onderzoeken kwam ook naar voren dat het uitvoeren van een determinantenanalyse, aan de hand van het determinantenoverzicht van Fleuren(2004), eigenlijk een pre is. Hiermee ondervang je valkuilen en kan je, je als organisatie voorbereiden op welke factoren er meespelen bij implementatie. Een overzicht van de determinanten vind u in bijlage 3. Het advies voor de organisatie om goed voorbereid Proud2bME te implementeren is als volgt. Zorg ervoor dat je als organisatie goed geïnformeerd bent over het programma en voor u afweegt of dit programma binnen de eigen normen en waarden van de organisatie past. Voor dat u start met de implementatie van het programma bekijk aan de hand van de determinanten analyse of dit nu wel past en lukt binnen de eigen organisatie. Neem daarin mee randvoorwaarden zoals; genoeg budget voor het trainen van de trainers, de materialen, de faciliteiten en het inzetten in uren van medewerkers. Maar ook bekijk of er na de training genoeg ruimte is voor de trainers om het te kunnen uitvoeren in de praktijk binnen de uren die zij hebben, geef ze hiervoor de ruimte. Houdt er als organisatie ook rekening mee dat er verschillende eisen worden gesteld vanuit Proud2bME NL, zij vertegenwoordigen Proud2bME hier in Nederland. En hebben onder andere als taak de kwaliteit en het programma te borgen. Hieronder vallen ook uren van uw medewerkers voor intervisiesessies en veel evalueren en monitoren van de trainingen. Als u als organisatie kan zeggen dat u kunt voldoen aan deze eisen, begint de implementatie. Zorg er als organisatie voor om 1 persoon aan te wijzen als coördinator van de implementatie. Deze persoon zorgt ervoor dat er overzicht komt en duidelijk is welke stappen er genomen moeten worden. Hierbij is het van belang een gestructureerde implementatie neer te zetten. Hulpmiddelen hiervoor zijn het programma kansrijk implementeren om goed te bekijken welke stappen er ondernomen moeten worden. Stichting TriviumLindenhof heeft ervoor gekozen om het programma bottum-up te implementeren. Als organisatie zorg je er zo voor dat het programma draagvlak krijgt en de medewerkers zelf enthousiast worden van het programma. Zorg er dan als organisatie voor om alle werkzaamheden van de eerste deelnemers transparant te maken, zo kan iedereen binnen de organisatie zelf zien wat het programma doet en 5
waar het nu op dit moment staat. En creëer je zo een draagvlak binnen de organisatie, wat erg belangrijk is. Zij zijn immers degene die het programma gaan uitvoeren. Geef de eerste deelnemers de ruimte om het programma eigen te maken en te implementeren in hun eigen werkwijze. Geef ze de kans om risico s te nemen en het in het klein uit te proberen. Zo worden zij zeker van zichzelf en dragen ze dit ook uit naar andere medewerkers maar ook naar de cliënten. Het evalueren van hun eigen trainingen is ook belangrijk, zo zorgen ze ervoor dat ze scherp blijven en kritisch op zichzelf en het programma daardoor blijft leven. Er komt dan geen sleur in het programma en je kan als trainer bekijken wat voor resultaten je boekt. Het kost de trainer ongeveer 30-40 uur per groep om deze volledig te trainen. Daarna gaan de groepen zelfstandig verder doormiddel van de supportgroupleader. Deze leiders worden daarna ondersteund door de trainer. Maar bereid je ook voor op de positieve verandering die ook al onder de trainers plaats vindt. Hun werkwijze al niet meer hetzelfde zijn als voorheen en zullen anders tegen de hulpverlening aan kijken. Ze zetten door middel van deze training de cliënt weer terug in de eigen kracht en geven ze hoop en vertrouwen dat ze weer zelf de controle over hun leven kunnen nemen. Dit is het beste advies wat past bij de implementatie van Proud2bME in Nederland, omdat de organisatie zich vaak verkijkt op wat de gehele implementatie vraagt van de medewerkers en de organisatie zelf. Doormiddel van deze stappen af te wegen en kritisch te bekijken, ondervang je als organisatie alle knelpunten waar nu de eerste lichting trainers tegenaan gelopen is. En kan het programma optimaal tot uitvoering komen in de Nederlandse context. Proud2bME is in Nederland nog een programma die nog kleine aanpassingen nodig heeft hier in de praktijk. Maar ontzettend goed aansluit op wat er gevraagd wordt in de hulpverlening en voldoet aan de eisen na de transitie en transformatie. De effectiviteit van het programma in Nederland wordt dit jaar nog onderzocht door de Erasmus Universiteit, maar de effecten zijn nu al op kleine schaal zichtbaar. De mindset van de hulpverleners en de cliënten is veranderd en kijken positief naar de toekomst. 6
Conclusie Naar aanleiding van het scriptieonderzoek zijn er duidelijk knelpunten naar voren gekomen waar de eerste trainers van Proud2bME in Nederland tegenaan gelopen zijn. Dit had veelal niet gehoeven als de organisatie goed was voorbereid op de implementatie van het programma. Het is dus voor organisaties aan te raden om de stappen die bij het advies beschreven staan allemaal goed af te wegen of voor te bereiden. Zodat als ze van start gaan met het programma er volledig op zijn voorbereid en dus het programma naar behoren kunnen implementeren en uitvoeren. Dit levert de organisatie hulpverleners en cliënten op met een positieve mindset, het terug vinden van de eigen kracht, het terug vinden van de eigen verantwoordelijkheid, zelf weer het vertrouwen hebben om controle te hebben over het eigen leven en uitkijken naar de toekomst! Dat wil toch iedere organisatie?! 7
Bronnen Fleuren, M. (2012). Ontwikkeling MeetInstrument voor Determinanten van Innovaties (MIDI). Leiden: TNO. Graaf, I. d. (2014). Eindrapport project Kansrijk Implementeren. 2014: Trimbos Instituut. plazilla.com. (2013, oktobe 14). het opstellen van een adviesrapport aanpak opbouw en voorbeeld. Opgeroepen op mei 20, 2015, van plazilla.com: http://businessmanagement.plazilla.com/page/4295020169/het-opstellen-van-een-adviesrapport-aanpak-opbouwen-voorbeeld Westering, Y. v. (2014). Factsheet Proud2bME. Rotterdam: Proud2bMENL. 8
Bijlage Bijlage 1 F A C T S H E E T Proud2bME Nederland Wat is Proud2bME? Een community-based programma gericht op ouderschap, opgroeien en opvoeden. Het programma is sinds 2003 in Zuid-Afrika in ontwikkeling. Het programma versterkt de eigen kracht van kind, ouders en (secundaire) opvoeders met als doel een veilige en uitdagende opvoedomgeving voor alle jeugd. Daarnaast activeert het de diverse steun- en krachtbronnen in de directe sociale omgeving van het gezin en verstevigt het zo op een duurzame manier de sociale netwerken rond kinderen en gezinnen. (zie ook www.proud2b.org ) Waaruit bestaat het programma? Het programma rust op vijf pijlers: vaardigheidstraining als basis en vervolgens duurzame inbedding in de sociale omgeving. In 5 sessies voor ouders, jeugd of docenten/jongerenwerkers/professionals komen de volgende pijlers aan de orde: 1. Je rol en verantwoordelijkheid als ouder, jongere, leerkracht, jongerenwerker, etc. 2. Zelfvertrouwen en zelfbeeld 3. Effectieve communicatie 4. Normen, waarden, en regels 5. Het samenstellen van een supportgroup met supportgroup-leaders. Wat kan Proud2bME betekenen voor Nederland? In de basis is het programma mensgericht (i.p.v. organisatie- of stelselgericht) en het geeft jeugd en opvoeders concrete handvatten voor nieuwe vaardigheden en ander gedrag. Onder het motto it starts with me maakt het de deelnemers bewust van hun aandeel in het opvoed- en opgroeiproces. Zij worden vervolgens gestimuleerd om hun verantwoordelijkheid daarin te nemen. Waar van toepassing kan dit een goed fundament vormen voor eventuele verdere ondersteuning of hulpverlening. Daarnaast heeft de aanpak een sterke focus op bestendiging van de resultaten en duurzame effecten. Het houdt niet op na de training! Vanuit een wijk of sociale gemeenschap worden supportgroupleaders opgeleid, die na de vijf sessies actief in verbinding blijven met de groep. De groepsleden blijven elkaar ontmoeten onder leiding van deze supportgroup-leaders. Zij worden ondersteund vanuit de Proud2bME-organisatie. Dit is een belangrijke onderscheidende waarde van Proud2bME. Een vergelijkbare interventie met deze ingrediënten is er voor zover bekend- momenteel niet in Nederland. Hoe effectief is Proud2bME buiten Zuid-Afrika? Er zijn inmiddels diverse varianten van het (basis)programma voor ouders ontwikkeld (o.a. Proud2bME Youth, Proud2Educate, Proud2bDAD, Proud2Care), Ook is het programma vertaald en doorontwikkeld voor diverse landen binnen Afrika, Azië, Australië en is er ook belangstelling vanuit Europa. Vanaf de start was er aandacht voor monitoring en evaluatie van het programma. De eerste resultaten die hieruit naar komen duiden op goede mogelijkheden voor toepassing bij een verscheidenheid aan culturele en sociale groepen. Waarom NU starten met Proud2bME in NL? De verantwoordelijkheid van ouders, jongeren en andere opvoeders om een veilige en uitdagende opvoedomgeving te creëren voor alle kinderen, is een belangrijk element in de transitie van de jeugdhulp. Deze transitie gaat gepaard met een transformatie binnen het sociale domein. De duurzame verandering in de samenleving die het Proud2bME-programma veroorzaakt, sluit perfect aan bij de uitgangspunten van de transformatie. De community-based en mensgerichte benadering van Proud2bME heeft het in zich om waarde toe te voegen aan het Nederlandse jeugdbeleid en kan bijdragen aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijke taal in het brede jeugddomein. We zijn er daarom van overtuigd dat juist nu de tijd daar is om Proud2bME te introduceren en implementeren in Nederland! 9
Welke stappen zetten we om Proud2bME in NL te introduceren? Maart 2014: Oprichting Stichting Proud2bME NL (licentiehouder en organiseert de introductie van; Proud2bME in Nederland), door Berthe Peerenboom, Joost Kadijk en Yvonne van Westering Vertaling van het trainingsmateriaal; Inventarisatie geïnteresseerde instellingen en professionals. Mei/juni2014: Naar Nederlandse context doorvertalen en -ontwikkelen van het trainingsmateriaal. Juli 2014: Inschrijving deelnemende professionals voor de eerste opleiding tot Proud2bME-facilitator. Najaar 2014: Opleiden eerste groep professionals tot Proud2bME-facilitator in NL door Adele Grosse. 2014/2015: Implementatie Proud2bME NL in de praktijk. Voorjaar 2015: Training tot Mastertrainer (ca. 5 professionals) in NL door Adele Grosse. Wat houdt de opleiding in en wat kost het? De opleiding bestaat uit 7 opleidingsdagen, (op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur) en wordt gegeven door Adele Grosse, de grondlegger van Proud2bME. Zij komt hiervoor speciaal naar Nederland. De opleiding wordt afgesloten met een schriftelijk examen en een praktijkexamen. Als je deze met goed resultaat hebt afgerond, ben je gecertificeerd Proud2bME-facilitator en ontvang je de licentie voor een jaar. Deelname aan deze eerste ronde van de opleiding kost 3.000,- (inclusief lunch, maar exclusief reiskosten of eventuele verblijfskosten). Na de eerste opleidingsronde kost de opleiding 4.000,-. Jaarlijkse licentiekosten na het eerste jaar: 500,- per persoon of 1500,- per organisatie. Waar kun je op rekenen als Proud2bME-facilitator? Je krijgt de beschikking over alle benodigde materialen om in de praktijk aan de slag te gaan met groepen jongeren, ouders of andere (secundaire) opvoeders, zoals het handboek voor de Proud2bME-facilitator, werkboeken, formulieren voor monitoring & evaluatie, certificaten voor de deelnemers en marketingmateriaal. Daarnaast word je opgenomen in het Proud2bME-netwerk in Nederland en kun je rekenen op de inzet van de Stichting Proud2bME NL gericht op het actueel houden van het materiaal, de doorontwikkeling ervan en het verzamelen en analyseren van landelijke monitor & evaluatie-gegevens. Heb je vragen over of heb je interesse in de opleiding tot Proud2bME-facilitator? Stuur dan een mail met je reactie en je telefoonnummer naar: yvonne@proud2b.eu, Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op. 10
Bijlage 2 11
12
Bijlage 3 Generieke determinanten in implementatie van innovaties (Fleuren et al., 2012) Procedurele helderheid Juistheid Compleetheid Complexiteit Congruentie huidige werkwijze Zichtbaarheid uitkomsten Relevantie cliënt Kenmerken van de gebruiker Persoonlijk voordeel-nadeel Uitkomstverwachting Taakopvatting Tevredenheid cliënt Medewerking cliënt Sociale steun Descriptieve norm Subjectieve norm Eigen effectiviteitsverwachting Kennis Informatieverwerking Kernmerken van de omgeving Formele bekrachtiging management Vervanging bij personeelsverloop Capaciteit / bezettingsgraad Financiële middelen Tijd Beschikbaarheid van materialen en voorzieningen Coördinator Turbulentie in de organisatie Beschikbaarheid informatie gebruik innovatie Feedback aan gebruiker Kenmerken van de sociaal-politieke omgeving Wet- en regelgeving Kenmerken van de innovatie De mate waarin de innovatie in heldere stappen / procedures is beschreven Mate waarin de innovatie is gebaseerd op feitelijke kennis Mate waarin de beschreven activiteiten in de innovatie volledig zijn Mate waarin de innovatie complex is om uit te voeren Mate waarin de innovatie aansluit bij de bestaande werkwijze Zichtbaarheid van de uitkomsten voor de gebruiker, bijvoorbeeld of het effect van behandeling zichtbaar is Mate waarin de gebruiker de innovatie relevant vindt voor zijn/haar cliënt Mate waarin het gebruik van de innovatie voordeel-nadeel oplevert voor de gebruiker zelf Gepercipieerd belang en waarschijnlijkheid dat het beoogde doel met de innovatie bij de cliënt wordt bereikt Mate waarin de innovatie past bij de taken waarvoor de gebruiker zich in zijn-haar functie verantwoordelijk voelt Mate waarin de gebruiker verwacht dat de cliënt tevreden is over de innovatie Mate waarin de gebruiker verwacht dat de cliënt meewerkt aan de innovatie Steun die de gebruiker ervaart of verwacht m.b.t. het gebruik van de innovatie (collega s, leidinggevende, management) Mate waarin collega s de innovatie gebruiken / waargenomen gedrag van collega s De invloed van belangrijke anderen over het gebruik van de innovatie Mate waarin de gebruiker zich in staat acht de verschillende activiteiten uit de innovatie uit te voeren Mate waarin de gebruiker kennis heeft die nodig is om de innovatie te kunnen gebruiken Mate waarin de gebruiker kennis heeft genomen van de inhoud van de innovatie Formele bekrachtiging van de innovatie door het management, bijvoorbeeld door de innovatie in het beleid op te nemen Vervanging van vertrekkende medewerkers Voldoende personeelsbezetting op de afdeling of in de organisatie waar de innovatie gebruikt wordt Beschikbaarheid van financiële middelen die nodig zijn voor het gebruik van de innovatie Hoeveelheid tijd die beschikbaar is voor het gebruik van de innovatie Aanwezigheid van materiële voorzieningen voor het gebruik van de innovatie, bijvoorbeeld apparatuur, materialen of ruimte Eén of meer personen die belast zijn met het coördineren van de invoering van de innovatie in de organisatie Mate waarin er andere (organisatie)veranderingen gaande zijn die de invoering van de vernieuwing in de weg staan (reorganisatie, fusie, bezuinigingen, personeelsverloop, gelijktijdig invoeren verschillende innovaties) Beschikbaarheid van informatie over het gebruik van de innovatie Feedback over voortgang van het invoeringsproces aan de gebruiker Mate waarin de innovatie pas binnen bestaande wet- en regelgeving die door de bevoegde instanties zijn opgesteld
15