De wording van een Cost Claim Bianca Peeters Project manager bij Urban.nl www.urban.nl peeters@urban.nl
De wording van een Cost Claim Wat moet er hoe en wanneer ingeleverd worden Waar lopen we tegenaan Tips
Partners begeleiden bij het indienen van een geldige cost claim Complete set Correcte set Tijdig ingeleverd
HARD COPY Complete set (1) Originele getekende claim Originele getekende verificafon sheets Alle bewijzen Volledig ingevulde en getekende Auditor s checklist Volledig Progress Report
Complete set (2) DIGITAAL XLS file van de cost claim Scan van de originele getekende cost claim XLS file van de verificafon sheets Scan van de originele getekende verificafon sheets Scan van de getekende Auditor s checklist Digitale Progress report Digital annexes bijpr
Correcte set (1) HeeP elke partner alleen zijn deel van het Excel document ingevuld? (p1 of p2 etc.) Elke verificafon sheet heep Correct claim nr, referenfe datum, partner naam Vervolg nrs. die corresponderen met de bewijzen Correct data van ontvangst en betaling Beschrijvingen en comments die buitenstaanders kunnen begrijpen
Correcte set (2) Elk bedrag op de verificafon sheets heep Bewijs van aankoop/betaling die binnen de claimperiosde valt Bewijs dat gebeurtenissen hebben paatsgevonden Duidelijke uitleg van calculafes (e.g. Staff costs) Genummerde bewijsdocumenten die corresponderen met de volgnummers op het verificafon sheet En: Bij vreemde valuta: de correcte wisselkoers is gebruikt
Tijdig ingeleverd Zodat de Lead Partner de claim kan controleren (LP is verantwoordelijk) Zodat de partner to extra informafe kan geven of correcfes kan aanbrengen Zodat de LP to alle claims in een format kan samenvoegen Zodat de controller van de LP de totaal claim kan contoleren en gewenste informafe aangeleverd kan krijgen Voor de deadline afloopt
Wat gaat er uiteindelijk naar JTS? Cost claims van alle partners: getekende hardcopy s en pdf s Een overall Excel cost claim + hardcopy getekend door LP + pdf daarvan De originele, getekende verificafon sheets van alle partners plus pdf s Een Excel versie overall Progress Report + hardcopy getekend door LP + pdf Cover le`er van LP financiële manager Accountantsverklaring van de First level controller van LP
Wat we tegenkomen(1) Complete set Cost claim is niet origineel Scan van de claim ontbreekt Bewijsstukken ontbreken Contracten zijn niet meegeleverd Correcte set Betalingsdata op de sheets komen niet overeen met de stukken Kosten zijn op de verkeerde budget line geclaimd CalculaFe van de stadosten in onduidelijk/ontbreekt/ onjuist Gerelateerde acfes onjuist
Wat we tegenkomen(2) Tijdig ingeleverd Partners hebben tussen 1 to 2,5 maanden nodig om hun claim in te leveren Late aanlevering legt druk op het controle en vergaringsproces op LP niveau
Wat we tegenkomen(3) Last but not least verschillende partners, verschillende inzichten, verschillende verwachfngen, KORTOM: misverstanden It s all in the game!
Hoe dit in goede banen te leiden???
Hoe een correcte, complete cost claim op Njd in te leveren? Het perfecte systeem bestaat niet maar met Aandacht, Structuur en Gezond Verstand kom je ver
Tips om het proces te coördineren CommunicaFe Planning InstrucFe InformaFe Gereedschap aanreiken Feedback geven Aanpassen
Tips om het proces te coördineren CommunicaNe Organiseer bij de start een workshop voor de project managers en financiële managers van elke partner Plan op elke partnermeefng Fjd in voor Q&A helpdesk service Schroom niet om vragen (van partners) voor te leggen aan JTS
Tips om het proces te coördineren Planning: Geef meer dan data alleen leg het proces uit
Tips om het proces te coördineren InstrucNe Een aparte instrucfe meesturen en daarvan melding maken in de aanbiedingsmail. Bevat in ieder geval: Planning tot aan inlevering door LP Exacte beschrijving van in te leveren documenten (digitaal en hard copy) en waar die heen te sturen Verzoek om digitale documenten op CD te branden Verwijzingen naar Hoofdstukken in Guidance Notes (bijv. Website voor wisselkoers) Aandachtspunten n.a.v. Monitoring Reports van JTS Gebruik veel rood
Tips om het proces te coördineren InformaNe Stuur een pakket met relevante informafe: Naast de claim formulieren en auditor s checklist: Heldere instrucfes Nieuwste versie Guidance Notes Laatste Monitoring Report Project planning over de relevante en de volgende periode Een update van de partner details En: Laat partners ontvangst van het pakket bevesngen!!
Tips om het proces te coördineren Gereedschap aanreiken: Checklist
Tips om het proces te coördineren Gereedschap aanreiken: Visuele aanwijzingen
Tips om het proces te coördineren Feedback geven Twee mogelijkheden: 1) o.b.v. versie zonder audit Vroeger in het proces, dus meer herstelfjd Mogelijk (te) onvolledig; Fjdverlies Gevaar dat er meerdere versies in omloop zijn 2) o.b.v. versie met audit Kans op compleet en correct is groter Bij grote veranderingen moet opnieuw getekend exemplaar gemaakt worden
Tips om het proces te coördineren Aanpassen Elke claim opnieuw gehele instrucfe en informafe pakket aanpassen o.b.v.: Ervaringen met proces vorige claim Analyse JTS (monitoring report) Voortschrijdend inzicht Fase waarin het project zich bevindt naar het einde toe komen budget changes aan de orde)
Een paar woorden over het Progress Report Annexen: dat zijn er alfjd veel en elke partner ordent die op eigen wijze Lange teksten geven (te) veel werk Indicators: worden makkelijk vergeten Formats in Excel werken lasfg
Een paar woorden over het Progress Report TIPS Maak duidelijk dat alle bijdragen tot een geheel verwerkt moet worden Zet het format om in een Word document; maak een apart word document voor indicators Geef daarin aan wat van welke partner verwacht wordt Geef een limiet aan voor het aantal karakters Geef instrucfe over de manier waarop annexen genummerd moeten worden: Organiseer annexen per werkpakket, per acfe (WP1A1 1/WP3A12 2a)
Het lijkt heel wat, maar het went Succes!