Handleiding Zorgregelbestanden
Inleiding Wij stellen periodiek een zorgregelbestand beschikbaar aan de gemeenten. Met het zorgregelbestand is het voor u mogelijk om de facturen, die ingediend zijn door de zorgaanbieders, te vergelijken met de gegevens die de zorgaanbieders bij ons aanbieden. In deze handleiding leggen wij de verschillende begrippen in het zorgregelbestand uit. De zorgregelbestanden worden geplaatst op de applicatie Porta. Porta kunt u benaderen via keten.hetcak.nl. Vragen? Wij willen u zo goed mogelijk van dienst zijn en voorzien u graag van informatie. Algemene vragen U kunt met al uw vragen over de zorgregelbestanden terecht bij de Servicedesk Relatiebeheer: Telefoonnummer: 088 711 50 05 E-mail: relatiebeheer@hetcak.nl Servicedesk Relatiebeheer is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur. Vragen over individuele klanten Met al uw vragen over een individuele klant kunt u contact opnemen met ons Klant Contact Center: Telefoonnummer: 0800-2108 Internet: www.hetcak.nl Het Klant Contact Center is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 08:00 tot 18:00 uur. Handleiding Zorgregelbestanden pagina 2 van 7
Opmaak bestanden Het bestand bevat de onderstaande kolommen. Op de eerste regel van het bestand zijn deze kolomnamen getoond. Niet elke kolom is op elke regel gevuld, zie bijlage voor vulling van kolommen bij de verschillende soorten zorg. - Persoonsgegevens (1 t/m 6) - Periode zorgafname (7 t/m 9) - Gegevens zorgaanbieder (10 t/m 13) - Regeling (14) Vervolgens is altijd een van deze 3 delen gevuld: - Zorggegevens in zorguren (15 t/m 17) - Zorggegevens H&V (18 t/m 23) - Zorggegevens opname (24 t/m 27) - Handleiding Zorgregelbestanden pagina 3 van 7
Gehanteerde definities Gemeente De gemeente waar de klant volgens basisregistratie persoonsgegevens (BRP) op moment van zorg ingeschreven stond. Dit is ook de gemeente waar de eigen bijdrage van de klant aan wordt afgedragen. Een uitzondering hierop is beschermd wonen, deze eigen bijdrage wordt afgedragen aan de centrumgemeente. Deze klanten komen alleen terug in het bestand van de centrumgemeente en niet in het bestand van de gemeente waar de klant ingeschreven staat volgens BRP. Voorbeeld: als volgens BRP de klant staat ingeschreven in gemeente X, maar centrumgemeente is Y en instelling van beschermd wonen staat in gemeente Z, dan komt deze klant alleen terug in het zorgregelbestand van gemeente Y. Voor indeling van de (centrum) gemeenten zie de website van ministerie van Binnenlandse Zaken http://www.regioatlas.nl/indelingen. Indien de klant nog niet geverifieerd is bij BRP, bij het CAK wachtkamer genoemd, dan wordt gekeken naar gemeenten die is aangegeven bij registratie van de klant- zorggegevens door zorgaanbieder of gemeente. Klanten De bij het CAK geregistreerde klanten die voor hun zorg een eigen bijdrage moeten betalen, of al reeds betaald hebben. Persoonsgegevens De gegevens van de klant zoals dit in de Basisregistratie Personen (BRP) staat geregistreerd. In het bestand gaat het hierbij om de velden: BSN, Achternaam, Voorletters, Voorvoegsel, Geboortedatum en Overlijdensdatum. Dit zijn de actuele gegevens zoals ze bij CAK bekend zijn, niet de NAW-gegevens zoals ze waren op moment van zorg of moment van registratie bij CAK. Maand/Week Voor de opnamegegevens (beschermd wonen en kortdurend verblijf) wordt de zorg geregistreerd in maanden i.p.v. zorgperioden. Voor deze zorggegevens wordt dus niet de zorgperiode, maar de maand van zorgafname getoond in het bestand. Zorgperiode/week Zorgperiode en week waarin de klant de zorg heeft ontvangen. Het jaar waarin de afgenomen thuiszorg wordt geregistreerd, het zorgjaar, wijkt af van het kalenderjaar. Een zorgjaar loopt niet gelijk aan een kalenderjaar en wordt niet ingedeeld in 12 maanden, maar in 13 perioden van meestal 4 weken. Eens in de 5 jaar bestaat zorgperiode 13 uit 5 weken. Periodedatum Begindatum van de zorgperiode/maand waarin de zorg is geleverd. Aanduiding bestand Bestandsnaam aangeleverde bestand. Dossiernummer Nummer van het dossier wat de gemeente hanteert voor aanlevering via de H&V-standaard. Handleiding Zorgregelbestanden pagina 4 van 7
Zorgaanbieder WZA-code De WZA-code, Wmo Zorg Aanbieder, wordt gebruikt ter aanduiding van een zorgaanbieder of gemeente die zorg levert in het kader van de Wmo. Dit nummer wordt uitgegeven door het CAK. Deze code begint altijd met 68xxxx voor gemeenten of 69xxxx voor zorgaanbieders. Regeling De regeling waarvoor de klant een eigen bijdrage moet betalen; Wmo of overgangsregeling Wmo2015. PGB Indicatie of financiering van zorg loopt via PGB of via zorg in natura: J/N. Dit wordt door gemeenten bij het CAK geregistreerd voor de H&V-klanten. Productcode en -omschrijving De productcode is het type afgenomen zorg. In het overgangsjaar 2015 worden klanten met een bestaande AWBZ indicatie door zorgaanbieders onder de specifieke productcodes aangeleverd. Het CAK hanteert bij de berekening het standaarduurtarief van de AWBZ (inclusief indexering). Nieuwe klanten of klanten een nieuwe indicatie worden door zorgaanbieders door andere specifieke productcodes aangeleverd. Met deze productcodes weet het CAK dat het de uurtarieven van de gemeenten moet gebruiken bij het berekenen van de eigen bijdrage. Zie bijlage voor een overzicht van bijdrageplichtige producten Wmo 2015. Geleverde zorgminuten De bij het CAK geregistreerde zorg waarvoor de klant een eigen bijdrage moet betalen, of al betaald heeft. Dit zijn de zorgminuten zoals ze door de zorgaanbieder bij het CAK zijn geregistreerd. Eventuele correcties zijn hierin verwerkt. Voorbeeld: de zorgaanbieder heeft eerst 10 minuten geregistreerd en later nog 2 minuten extra aangeleverd, dan staat in het bestand: 12 minuten. H&V groep code en naam Sinds de invoering van de Wmo kunnen gemeenten het CAK een eigen bijdrage laten opleggen voor gebruik van Hulpmiddelen & Voorzieningen. Onder een hulpmiddel verstaan we een middel om een zorgafnemer (de klant) te ondersteunen bij het dagelijks leven. Bijvoorbeeld een scootmobiel. Een voorziening is een maatregel die u ondersteunt bij het dagelijks leven. Bijvoorbeeld een vergoeding voor verhuiskosten. Hulpmiddelen en Voorzieningen worden onder verdeeld naar verschillende groepen. Tot en met 2014 mocht de gemeente de H&V-code 1 t/m 10 registreren. Vanaf 2015 mogen ze alleen nog codes 11 t/m 23 registreren. Omdat een eigen bijdrage voor H&V voor langere periode opgevoerd kan worden, kunnen de codes 1 t/m 11 ook in 2015 nog voorkomen. Categorieën tot met 2014: H en V Groep Code H en V Groep Naam 0 Onbekend 1 Bruto PGB HbH 2 Bruto PGB Vergoeding Alfahulp 3 Bruto Vervoer 4 Bruto Wonen 5 Bruto Verhuiskosten Handleiding Zorgregelbestanden pagina 5 van 7
6 Bruto Overig 7 Bruto Eigen Aandeel 8 Netto PGB HbH 9 Netto PGB Vergoeding Alfahulp 10 Netto Eigen Aandeel Categorieën vanaf 2015: H en V Groep Code H en V Groep Naam 0 Onbekend 11 Hulp bij huishouden 12 Begeleiding 13 Persoonlijke verzorging 14 Kortdurend verblijf 15 Woondiensten 16 Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden / gezin 17 Dagbesteding 18 Vervoersdiensten 19 Overige groepsgerichte ondersteuning 20 Overige maatwerk arrangementen 21 Vervoersvoorzieningen 22 Woonvoorzieningen 23 Overige hulpmiddelen Totale kosten Voor een geleverd hulpmiddel of voorziening worden kosten gemaakt. De gemeente geeft bij Totale kosten aan hoe hoog deze kosten zijn. Periodieke kosten Voor een geleverd hulpmiddel of voorziening moet door de klant een bijdrage worden betaald. Met Periodieke bijdrage wordt aangegeven hoe hoog de eigen bijdrage is die per periode aan de klant moet worden opgelegd. Uiteraard betaalt de klant nooit meer dan de maximale periode bijdrage. Aantal perioden Het aantal perioden dat de klant de periodieke bijdrage moet voldoen. De periodieke bijdrage X het aantal perioden mag niet groter zijn dan de totale kosten Type verblijf Met ingang van zorgjaar 2015 wordt onder de Wmo ook zorg geregistreerd waarbij de klant verblijft in een instelling. Het gaat hierbij om kortdurend verblijf, maatschappelijke opvang en beschermd wonen. De gemeente registreert deze verblijfrecords met naar type verblijf 01 = Maatschappelijke Opvang (MO) mogen niet worden getoond in deze rapportage! 02 = Beschermd Wonen (BW) nieuw 03 = Kortdurend Verblijf (KV) overgangsrecht (maximaal 1 jaar) 04 = Beschermd Wonen (BW) overgangsrecht (maximaal 5 jaar) Handleiding Zorgregelbestanden pagina 6 van 7
Datum vanaf en Datum t/m De periode van opname van een klant wordt geregistreerd met de ingangsdatum van de zorg (datum vanaf) en de einddatum van de zorg (datum t/m). Aantal dagen per week Aantal kalenderdagen dat de klant gemiddeld per week zal verblijven in de instelling. Dit wordt door de gemeente bij het CAK geregistreerd. Handleiding Zorgregelbestanden pagina 7 van 7