Handleiding PLATO Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Drankindustrie
Inhoudsopgave 1 Welkom bij PLATO... 3 1.1 PLATO en Pensioenfonds Drankindustrie... 3 1.2 Maakt u al gebruik van PLATO?... 4 1.3 Maakt u nog geen gebruik van PLATO?... 4 1.4 Hebt u vragen?... 4 2 Aanmelden en inloggen... 5 2.1 Eerste keer aanmelden en inloggen... 5 2.2 Inloggen bij volgend bezoek... 9 2.3 Het invoeren van gegevens... 9 3 Aanmelden nieuwe werknemer... 10 3.1 Wie meldt u aan?... 10 3.2 Hoe meldt u aan?... 10 4 Afmelden werknemer... 16 4.1 Wie meldt u af?... 16 4.2 Wanneer kunt u afmelden?... 16 4.3 Hoe meldt u af?... 16 5 Corrigeren foutief opgegeven loon of parttimepercentage... 19 5.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid?... 19 5.2 Hoe voert u correcties door?... 19 6 Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid... 22 6.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid?... 22 6.2 Hoe voert u correcties door?... 22 7 Doorgeven wijzigingen dienstverband... 26 7.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid?... 26 7.2 Hoe voert u correcties door?... 26 8 Jaaropgave... 30 8.1 Waarom? Wanneer? Voor wie?... 30 8.2 Jaaropgave via collectieve melding... 31 9 Begripsomschrijvingen... 36 Welkom bij PLATO Aanmelden en inloggen Dagelijks gebruik Jaaropgave 2
1 Welkom bij PLATO PLATO is een digitaal systeem voor het snel en makkelijk via internet aanleveren van gegevens van uw werknemers bij instanties waar u als werkgever mee te maken heeft. Zoals de Belastingdienst, het UWV, uw pensioenfonds, verzekeraars, sociaal fondsen, VUT-stichtingen en tal van andere partijen. Welkom bij PLATO Tal van werkgevers in Nederland maken gebruik van PLATO. Dankzij de vele toepassingsmogelijkheden van PLATO kan het gebruik van dit systeem een belangrijk efficiencyvoordeel opleveren. PLATO is een product van ABZ. PLATO wordt eveneens onder de naam ABzend op de markt gebracht. Kijk voor meer informatie op www.abz.nl. 1.1 PLATO en Pensioenfonds Drankindustrie Als werkgever in de sector drankindustrie bent u aangesloten bij de Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor Drankindustrie, kortweg Pensioenfonds Drankindustrie. De pensioenregeling voor uw werknemers wordt uitgevoerd door Syntrus Achmea Pensioenbeheer. Voor de aanlevering van uw werkgever- en werknemersgegevens bij Syntrus Achmea Pensioenbeheer maakt u gebruik van PLATO. Welke gegevens levert u aan met PLATO? Binnen 1 maand na van kracht worden: aanmelden nieuwe werknemer afmelden werknemer wijzigen van dienstverband werknemer wordt arbeidsongeschikt Jaarlijks (na schriftelijk verzoek): jaaropgave alle werknemers 3
1.2 Maakt u al gebruik van PLATO? Als u PLATO al gebruikt voor het aanleveren van de gegevens van uw werknemers bij andere instanties, dan betekent de aanlevering bij uw pensioenfonds alleen maar een extra toepassing. U selecteert Pensioenfonds Drankindustrie. Andere dan deze afnemers dient u te verwijderen. In deze handleiding leest u vervolgens precies hoe u de verschillende meldingen kunt doen en hoe u daarbij zo efficiënt mogelijk gebruik maakt van PLATO. 1.3 Maakt u nog geen gebruik van PLATO? Dan betekent werken met PLATO voor u een kennismaking met een beproefd en gebruiksvriendelijk systeem, waar u met behulp van deze handleiding snel makkelijk mee leert werken. Wellicht is deze kennismaking voor u dan ook een opstap naar verdere toepassing van PLATO binnen uw administratieve bedrijfsvoering. Welkom bij PLATO Handmatig of geautomatiseerd? Aan u de keus! PLATO maakt het aanleveren van gegevens zo gemakkelijk mogelijk. Afhankelijk van uw eigen organisatie en administratie heeft u de keuze uit handmatige invoer van gegevens of gebruikmaken van invoer vanuit diverse onderliggende administraties of systemen. Daardoor is PLATO gebruiksvriendelijk voor zowel kleine als grote organisaties. 1.4 Hebt u vragen? In deze handleiding vindt u alle informatie over het aanleveren van uw werknemergegevens bij Pensioenfonds Drankindustrie. Heeft u vragen? Dan zijn onze relatiebeheerders u graag van dienst: Bellen 0900 225 57 83 Faxen 020 607 40 10 Mailen Schrijven intake01@achmea.nl Syntrus Achmea t.a.v. Afdeling WGS Postbus 9251 1006 AG AMSTERDAM 4
2 Aanmelden en inloggen 2.1 Eerste keer aanmelden en inloggen Vóór u gebruik kunt maken van PLATO moet u eerst aangemeld zijn, een wachtwoord hebben ontvangen en een keer hebben ingelogd. Stap 1: Aanmelden / wachtwoord aanvragen Ga naar http://www.abzend.nl/ 4U komt op de homepage van ABZ, de leverancier van PLATO. Aanmelden en inloggen Klik in de bruine bovenbalk op Aanmelden ABzend. Let op! Er is ook een uitgebreide ABZ-instructie en -helpfunctie Op deze pagina van ABZ vindt u in de linker menubalk onder de knop dagelijks gebruik uitgebreide informatie over het gebruik en de mogelijkheden van PLATO. U vindt daar onder meer: Meest gestelde vragen Startinstructie Excel tools (m.n. voor gebruik geautomatiseerde gegevensverwerking) Handleidingen (inclusief printversie). Daarin vindt u onder meer de oplossing voor als de afmetingen van de ABzend-schermen niet overeenstemmen met die van uw computerscherm In de bovenbalk van dit scherm vindt u onder de knop alle informatie over de bereikbaarheid van de ABzend helpdesk. U komt nu op de instructiepagina Aanmelden als inzender. Klik nu op Start de aanmeldprocedure. U komt nu op het volgende invulscherm. 5
Vul de gevraagde gegevens in: werkgevernaam e-mailadres (Let op! Dit geldt tevens als contactadres voor PLATO én voor Syntrus Achmea) telefoonnummer (Let op! Dit geldt tevens als contactnummer voor PLATO) kies de optie die voor u van toepassing is en klik op OK 4 U komt nu op het volgende invulscherm: Aanmelden en inloggen Vul alle gegevens in en klik op OK. 4 U ontvangt nu binnen maximaal twee uur een e-mail met uw gebruikersnaam en vervolgens een e-mail met uw wachtwoord; beide op het door u opgegeven e-mailadres. Stap 2: Eerste keer inloggen, pensioenfonds selecteren als afnemer en aanpassen wachtwoord INLOGGEN 6
Ga naar http://www.abzend.nl/ Klik op het scherm links op Inloggen Plato. Vul op het volgende scherm uw gebruikersnaam en het ontvangen wachtwoord in en klik op OK. 4 Klik op Instellingen en vervolgens op Afnemer. U komt nu op het invoerscherm van PLATO. PENSIOENFONDS SELECTEREN ALS AFNEMER 4 INSTELLEN VAN HET PENSIOENFONDS ALS AFNEMER Vóór u gegevens aan het pensioenfonds kunt aanleveren via PLATO, moet u het pensioenfonds in PLATO instellen als afnemer. Dit doet u eenmalig bij de eerste keer dat u inlogt. Het systeem slaat deze gegevens vervolgens voor u op. Aanmelden en inloggen Klik in de linker menubalk onder Instellingen op Afnemer. Selecteer in het rechtergedeelte van het scherm bij Afnemer: Pensioenfonds Drankindustrie en klik dit aan. In het onderste deel van dit scherm ziet u nu onder Afnemer producten de naam van uw pensioenfonds. Neemt u deel aan meerdere fondsen (bijvoorbeeld ook een prepensioen- of VUT-fonds), dan herhaalt u deze stap tot al uw fondsen zijn geselecteerd. Vul in het invulveld naast elke fondsnaam uw aansluitnummer in. Let op! Hierbij gaat het alleen om het 8-cijferige werkgeversnummer dat onderdeel is van uw aansluitnummer Pensioenfonds Drankindustrie. Is bijvoorbeeld uw aansluitnummer bij het pensioenfonds: 876-12345678-01-02? Dan vult u hier alleen het middelste gedeelte in (zie de dikgedrukte cijfers hierboven): 7
Heeft u voor alle fondsen die van toepassing zijn het aansluitnummer ingevuld? Klik dan op bevestigen. AANPASSEN WACHTWOORD Aanmelden en inloggen 4 WACHTWOORD AANPASSEN! Het wachtwoord dat u heeft ontvangen kunt u naar eigen keuze aanpassen. Elk wachtwoord moet bestaan uit een combinatie van minimaal 6 letters en cijfers. Uw wachtwoord blijft 6 maanden geldig. Minimaal eenmaal per 6 maanden moet u uw wachtwoord vernieuwen. Na 6 maanden wordt uw bestaande wachtwoord automatisch geblokkeerd. Klik in de linker menubalk onder Instellingen op Wachtwoord wijzigen Volg de instructies op het invulscherm en klik op OK Uw nieuwe wachtwoord is nu geactiveerd. PLATO is nu gereed voor het aanleveren van gegevens aan Pensioenfonds Drankindustrie. U kunt nu doorgaan met het invoeren van uw gegevens. Wilt u dit uitstellen, dan kan dat ook. U hoeft daartoe een volgende keer alleen maar in te loggen. Nadat u heeft ingelogd vindt u Pensioenfonds Drankindustrie en eventuele andere afnemers dan al als afnemer op uw scherm vermeld. 8
2.2 Inloggen bij volgend bezoek Ga naar: http://www.abzend.nl/ 1. Klik op de nu homepage van ABZ in de bruine bovenbalk op Inloggen. 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in; klik vervolgens op OK. 3. U komt nu op het invoerscherm. 4 Wachtwoord vergeten, verlopen (na 6 maanden) of melding wachtwoord geblokkeerd? Klik dan op nieuw wachtwoord aanvragen en volg de instructies. 2.3 Het invoeren van gegevens Wanneer u een melding gaat doen aan het pensioenfonds, moet u een aantal gegevens in PLATO invoeren. In de volgende hoofdstukken worden de meldingen stap voor stap uitgelegd. U komt binnen PLATO drie verschillende soorten of kleuren invulvelden tegen: Blauwe invulvelden: deze velden zijn minimaal nodig om uw melding te kunnen doen en moeten in altijd worden ingevuld. Witte invulvelden: deze velden zijn niet verplicht, maar kunnen wel relevant zijn. Dat hangt af van de situatie. Loop daarom altijd ook de witte velden na en bekijk of u hier aanvullende gegevens kunt of moet invullen. Grijze invulvelden: deze velden zijn niet relevant en hoeft u niet in te vullen. Aanmelden en inloggen 9
3 Aanmelden nieuwe werknemer 3.1 Wie meldt u aan? Wie meldt u aan? Wanneer? Toelichting Iedere werknemer van 15 jaar tot 65 jaar. binnen 1 maand na indiensttreding of als de werknemer 15 jaar wordt inclusief directieleden die op de loonlijst staan Een directeur Grootaandeelhouder kan niet deelnemen aan de pensioenregeling Deelname aan de pensioenregeling start in de maand waarin de deelnemer 20 jaar wordt Stap 1 3.2 Hoe meldt u aan? Log in (zie 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Melding en invoer op Werknemermelding. Aanmelden werknemer 10
Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 201 Aanmelden werknemer voor het aanmelden van een werknemer. Vul het burgerservicenummer/sofinummer van uw werknemer in en klik op OK. U komt nu op het tabblad Werknemer. Let op! Voor het aanmelden van uw werknemer wordt u langs een aantal tabbladen geleid. Op elk tabblad wordt u gevraagd bepaalde gegevens in te vullen. Voor een goed verloop van de invoerprocedure is het van belang dat u zich bij de volgorde nauwkeurig houdt aan de hieronder beschreven stappen! Let op! Voordat u voor de eerste keer een werknemer aanmeldt, moeten de contactgegevens van de werkgever zijn ingevuld. Dit doet u onder het tabblad Werkgever. Op de tabbladen verandert nu een aantal velden van kleur: Aanmelden werknemer Blauw: Wit: Grijs: verplicht invulveld alleen invullen wanneer van toepassing invulveld niet voor uw werknemer van toepassing Stap 2 Vul op het tabblad de verplichte velden in. 11
Stap 3 Klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. U komt nu op het tabblad Arbeidsverhouding. Stap 4 4 Wilt u een werknemer aanmelden? (melding 201) Vul op dan dit tabblad de datum in waarop uw werknemer in dienst is gekomen. Als het dienstverband is ingegaan op bijvoorbeeld 28 maart 2009, dan vult u 28-3-2009 in. Vul, indien van toepassing, het percentage van arbeidsongeschiktheid in (WAO/WIA). Klik in de navigatiebalk op het tabblad Loon. U komt nu op het tabblad Loon. Aanmelden werknemer 12
Vul hier alle verplichte velden in. Toelichting: Parttime percentage: voor fulltimers vult u percentage 100 in. Pensioengevend salaris: kijk voor de definitie van pensioengevend salaris op pagina 38. Stap 5 Klik in de navigatiebalk op het tabblad Verzekeringsverhouding. U komt nu op het tabblad Verzekeringsverhouding. Klik vervolgens op het subtabblad Pensioen. Vul het vestigingsnummer en het contractnummer in. Let op! Het vestigingsnummer en het contractnummer zijn respectievelijk het eerste en tweede getal na uw aansluitnummer. Is bijvoorbeeld uw aansluitnummer bij het pensioenfonds: 876-12345678- 01-02, dan is 01 uw vestigingsnummer en 02 uw contractnummer. Let op! Wilt u voor/namens de nieuwe werknemer een verzoek doen tot waardeoverdracht vanuit diens vorige pensioenfonds? Vink dan het hokje onderin het scherm aan. Aanmelden werknemer Klik nu op het subtabblad Verzekeringsperiode. Vul de datum van indiensttreding in. 13
Stap 6 Klik nu op OK. Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Aanmelden werknemer Let op! Gaat het om de aanmelding van meerdere werknemers? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. 14
U kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt. Als u op OK klikt, krijgt u een overzicht te zien van de meldingen die u tot nu toe hebt ingevoerd. Wilt u een volgende werknemer aanmelden? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1. Als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen. Klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. Aanmelden werknemer 15
4 Afmelden werknemer 4.1 Wie meldt u af? Wie meldt u af? Wanneer? Toelichting iedere werknemer van 15 jaar of ouder, met wie het dienstverband wordt beëindigd binnen 1 maand na uitdiensttreding 4.2 Wanneer kunt u afmelden? Een nieuwe werknemer afmelden is alleen mogelijk als de werknemer eerst is aangemeld (zie hoofdstuk 3). Afmelden van een bestaande werknemer die ook het voorgaande jaar in dienst was, is alleen mogelijk als voor deze werknemer in het jaar van afmelding een Jaaropgave vooraf is aangeleverd (zie hoofdstuk 8). Stap 1 4.3 Hoe meldt u af? Log in (zie 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemermelding. Afmelden werknemer 16
Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 202 Afmelden werknemer. Vul het burgerservicenummer/sofinummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst, en klik op OK. Stap 2 Stap 3 Klik in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. U komt nu op het tabblad Arbeidsverhouding. Selecteer bij Reden einde dienstverband de reden die van toepassing is. Klik nu in de navigatiebalk op Verzekeringsperiode. U komt nu op het subtabblad Pensioen. Hier zijn de benodigde gegevens al ingevuld. Klik nu op het subtabblad Verzekeringsperiode. Vul op dit tabblad de datum in waarop het dienstverband is beëindigd. Als het dienstverband is beëindigd op bijvoorbeeld 28 maart 2009, dan vult u 28-03-2009 in. Afmelden werknemer Stap 4 Klik nu op OK. Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. 17
Let op! Gaat het om de afmelding van meerdere werknemers? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. U kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt. Als u op Ok klikt, krijgt u een overzicht te zien van de meldingen die u tot nu toe hebt ingevoerd. Wilt u een volgende werknemer afmelden? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1. Als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen. Klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. Afmelden werknemer 18
5 Corrigeren foutief opgegeven loon of parttimepercentage 5.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? 1. Wanneer het loon van een werknemer bij aanmelding of bij de jaaropgave foutief is ingevuld. 2. Wanneer het parttimepercentage van een werknemer bij aanmelding of bij de jaaropgave foutief is ingevuld. Let op! Loonsverhogingen die in de loop van het jaar worden toegekend geeft u niet op deze manier door. Dat gebeurt door middel van de jaaropgave (zie hoofdstuk 8). Stap 1 Let op! Wijzigt het parttimepercentage doordat een werknemer meer of minder gaat werken? Kijk dan in hoofdstuk 7 voor de meldingsprocedure. 5.2 Hoe voert u correcties door? Log in (zie 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemermelding. Corrigeren loon of parttimepercentage 19
Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 203 Muteren dienstverband. Vul het sofinummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst, en klik op OK. Stap 2 Klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. U komt nu op het tabblad Arbeidsverhouding. Selecteer Loon of Parttimepercentage en vul vervolgens de juiste gegevens in. Stap 3 Klik nu in de navigatiebalk op het tabblad Loon. U komt nu op het tabblad Loon. Corrigeren loon of of parttimepercentage Vul op de verplichte velden de actuele gegevens in die van toepassing zijn: Parttime percentage: vul voor fulltimers percentage 100 in. Pensioengevend salaris: kijk voor de definitie van pensioengevend salaris op pagina 38. Stap 4 Klik nu op OK. Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. 20
Let op! Wilt u de gegevens van meerdere werknemers wijzigen? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. U kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt. Als u op OK klikt, krijgt u een overzicht te zien van de meldingen die u tot nu toe hebt ingevoerd. Wilt u de gegevens een volgende werknemer invoeren? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1. Als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen. Klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. 21
6 Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid 6.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? Bij aanmelden van arbeidsongeschiktheid van een werknemer of wanneer het percentage van diens arbeidsongeschiktheid verandert. Let op! Een verzoek om premievrije deelneming (PVD) moet door de deelnemer zelf, of namens hem door de werkgever, binnen één jaar na aanvang van de arbeidsongeschiktheid bij het fonds worden ingediend. 6.2 Hoe voert u correcties door? Stap 1 Log in (zie 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemersmelding. Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 203 Muteren dienstverband. Vul het sofinummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst, en klik op OK. 22
Stap 2 Klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding. U komt nu op het tabblad Arbeidsverhouding. Stap 3 Geef bij reden wijzigen aan: wijzigen ao-percentage Vul achter percentage WAO/WIA het percentage in Klik nu in de navigatiebalk op het tabblad Loon U komt nu op het tabblad Loon. Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid 23
Vul op de verplichte velden de actuele gegevens in die van toepassing zijn: Parttime percentage: vul voor fulltimers percentage 100 in. Pensioengevend salaris: kijk voor de definitie van pensioengevend salaris op pagina 38. Stap 4 Klik nu in de navigatiebalk op Verzekeringsverhouding. U komt nu op het tabblad Verzekeringsverhouding. Klik op het subtabblad Pensioen. Vul de datum in van aanvang van de arbeidsongeschiktheid volgens UWV (afhankelijk van de reden van de wijziging) Klik op het subtabblad Verzekeringsperiode. Vul de datum in per wanneer de mutatie die u doorgeeft, ingaat. Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid Stap 5 Klik nu op OK Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. 24
U kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt. Als u op OK klikt, krijgt u een overzicht te zien van de melding die u hebt ingevoerd. Als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen. Klik op de werknemer waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. Melden of aanpassen arbeidsongeschiktheid 25
7 Doorgeven wijzigingen dienstverband 7.1 Wanneer maakt u gebruik van deze mogelijkheid? 1. Bij een wijziging van het parttimepercentage. 2. Bij veranderingen in toeslagen en/of overwerk. Let op! Wanneer het parttime percentage moet worden aangepast omdat het bij aanmelding van de werknemer of bij de jaaropgave foutief is ingevuld, volg dan de procedure zoals in hoofdstuk 5 beschreven. Stap 1 7.2 Hoe voert u correcties door? Log in (zie 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Werknemersmelding Doorgeven wijzigingen dienstverband Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 203 Muteren dienstverband. Vul het sofinummer van uw werknemer in of selecteer de werknemer uit de lijst, en klik op OK. 26
Stap 2 Klik nu in de navigatiebalk op Arbeidsverhouding U komt nu op het tabblad Arbeidsverhouding Selecteer achter reden wijzigen de reden van de wijziging, bijvoorbeeld wijzigen parttimepercentage Stap 3 Klik nu in de navigatiebalk op het tabblad Loon U komt nu op het tabblad Loon Stap 4 Vul op de verplichte velden de actuele gegevens in die van toepassing zijn: Parttime percentage: vul voor fulltimers percentage 100 in. Pensioengevend salaris: kijk voor de definitie van pensioengevend salaris op pagina 38. Klik nu in de navigatiebalk op Verzekeringsverhouding. U komt nu op het tabblad Verzekeringsverhouding. Klik op het subtabblad Pensioen. Vul de datum in van waarop de wijziging van kracht is geworden. Bij mutatie arbeidsongeschiktheid is dit de datum volgens UWV. Doorgeven wijzigingen dienstverband 27
Klik op het subtabblad Verzekeringsperiode Vul de datum in per wanneer de wijziging die u doorgeeft, ingaat Stap 5 Klik nu op OK Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden Let op! Wilt u wijzigingen van meerdere werknemers doorgeven? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen. Doorgeven wijzigingen dienstverband U kunt de melding nu desgewenst printen door op hier te klikken, voordat u de melding verzendt. Als u op OK klikt, krijgt u een overzicht te zien van de meldingen die u tot nu toe hebt ingevoerd. Wilt u de gegevens van een volgende werknemer invoeren? Klik dan op Werknemermelding in de linkerbalk en volg de procedure opnieuw vanaf stap 1. 28
Als u de melding wilt verzenden, klik dan in de linkerbalk, onder Meldingoverzicht, op Meldingen. Stap 6 Klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden en klik dan op Verzenden, onderaan het scherm in het midden. Doorgeven wijzigingen dienstverband 29
8 Jaaropgave 8.1 Waarom? Wanneer? Voor wie? Waarom een jaaropgave vooraf? Wanneer jaaropgave vooraf? Voor welke werknemers? De jaaropgave vormt de basis voor de pensioenberekening voor het betreffende kalenderjaar. Uitgangspunt daarbij is de loonsituatie per 1 januari van dat jaar. De jaaropgave doet u aan het begin van het kalenderjaar. U ontvangt hierover vóóraf een verzoek van uw pensioenfonds. Alle werknemers van 15 jaar of ouder die op 31 december van het vorige jaar én op 1 januari van het betreffende kalenderjaar bij u in dienst waren. Dat geldt ook voor werknemers die: een gedeeltelijke WIA-uitkering ontvangen en nog deels voor u werken; ziek zijn; met onbetaald verlof, zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof zijn. Let op! Voor werknemers die op of na 1 januari van het lopende jaar bij u in dienst zijn gekomen, geeft u geen jaaropgave door. Deze werknemers meldt u aan als nieuwe werknemer (zie hoofdstuk 3). Hoe levert u aan? Voor de aanlevering van de jaaropgave maakt u gebruik van een Collectieve melding of Werknemersmelding. Zie hoofdstuk 8.2. NB: een collectieve melding is efficiënt vanaf zo n tien werknemers. Bij lagere aantallen of individuele meldingen is het handig om gebruik te maken van de functie Werknemermelding. Dit is een van de knoppen in de linkerbalk van uw scherm. U kunt op deze manier de jaaropgave per werknemer doorgeven. De procedure van verzenden is in dit geval anders. Ga voor een beschrijving van de procedure naar hoofdstuk 8.2. Jaaropgave 30
8.2 Jaaropgave via collectieve melding Vraag een initiële vulling aan Voordat u de jaaropgave doet, kunt u een initiële vulling aanvragen bij Syntrus Achmea Pensioenbeheer. Dit is een overzicht van de gegevens van al uw werknemers die bij het pensioenfonds als actieve deelnemer staan geregistreerd. Het gebruik van deze initiële vulling als basis voor de aanlevering van uw jaaropgave heeft als voordelen: - controle op de overeenstemming van de gegevens in uw administratie en die van het pensioenfonds - verkleining van de foutkans bij aanlevering van de gegevens. Hoe vraagt u een initiële vulling aan? Voor een snelle afhandeling: stuur een e-mail naar intake01@achmea.nl met de volgende tekst: verzoek toezending initiële vulling t.b.v. jaaropgave. Vermeld tevens uw aansluitnummer, uw naam en uw telefoonnummer. Eventueel kunt u de initiële vulling ook aanvragen via PLATO: Klik in de linkerbalk onder Meldingen invoer op Werkgevermelding Klik op het tabblad Werkgever Vul alle benodigde gegevens in, inclusief drie sofinummers van werknemers. Deze sofinummers worden vergeleken met uw aansluitnummer, om zo de kans op fout ingevoerde gegevens te verkleinen. U ontvangt de gevraagde gegevens binnen enkele werkdagen per e- mail, inclusief een heldere instructie hoe u deze gegevens naar PLATO kunt kopiëren. Stap 1 Log in (zie 2.2). U komt nu op het invoerscherm. Stap 2 Klik in de linkerkolom onder Meldingen invoer op Collectieve melding Jaaropgave 31
Selecteer in het scherm rechts achter Samen te stellen melding: 212 Jaaropgave vooraf en klik op OK. Op uw scherm verschijnt nu een overzicht van al uw werknemers die zijn aangemaakt in PLATO. Jaaropgave 32
Toelichting knoppen Samenstellen Toevoegen Deze knop gebruikt u om een medewerker te selecteren voor het doen van de jaaropgave Met deze knop kunt u een medewerker toevoegen aan de lijst. Let op! Komt uw werknemer niet voor in het bestand initiële vulling? Dan betekent dit dat deze werknemer bij het pensioenfonds nog niet stond aangemeld op de datum dat u dit bestand ontving. U moet deze werknemer waarschijnlijk dus nog aanmelden. Neem in geval van twijfel contact op! Afdruk collectief Verwijderen Hiermee drukt u het bestand af zoals u dat op uw scherm. ('Print screen'-opdracht.) Hiermee verwijdert u een medewerker uit de lijst. Let op! Is uw werknemer niet meer in dienst, maar komt hij wel nog voor in het bestand initiële vulling? Dan betekent dit dat deze werknemer bij het pensioenfonds nog niet stond afgemeld op de datum dat u dit bestand ontving. U moet deze werknemer waarschijnlijk dus nog afmelden. Neem in geval van twijfel contact op! Stap 3 Onderbreken Verzenden Afdruk melding Afbreken Afdrukken controleoverzicht U kunt het invullen van de jaaropgave onderbreken. Ingevulde gegevens blijven bewaard. Als u het invullen wilt hervatten, voer dan stap 2 opnieuw uit. U komt vanzelf weer in het gedeeltelijk ingevulde overzicht. Als de jaaropgave voor alle medewerkers is ingevuld, kunt u de gegevens met deze knop verzenden. Hiermee print u alle gegevens van een geselecteerde medewerker uit. Deze rapportage is uitgebreider dan bij Afdrukken controleoverzicht. U kunt deze rapportage alleen per medewerker uitprinten. Let op! Met deze knop verwijdert u alle ingevulde gegevens! Hiermee print u een samenvatting van alle meldingen die u heeft ingevuld. U krijgt een overzicht met daarin per werknemer de belangrijkste gegevens. Selecteer de werknemer voor wie u de jaaropgave wilt invullen. Klik nu de werknemer aan. Let op! U vult alleen een jaaropgave vooraf in voor werknemers die op 31-12-2008 én 01-01-2009 in dienst waren. Werknemers die óp 01-01-2009 of daarna in dienst zijn gekomen, meldt u aan via Aanmelden werknemer (zie hoofdstuk 3). Jaaropgave 33
Stap 4 Klik in de navigatiebalk op Samenstellen. U komt nu op het invulscherm Jaaropgave. Rechts bovenaan staan het sofinummer en de naam van de werknemer. Stap 5 Klik in de navigatiebalk op het tabblad Werknemer. Vul vervolgens de overige verplichte velden in. Vul de optionele velden in als deze van toepassing zijn. Heeft u alle gegevens ingevuld? Klik dan op OK. Stap 6 Klik nu op OK Er verschijnt een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Jaaropgave 34
Let op! U kunt de gegevens pas verzenden nadat u van al uw werknemers de jaaropgave hebt samengesteld. Alle ingevoerde werknemers hebben in het overzicht dan de status te verzenden. U kunt de gegevens van deze ene werknemer desgewenst nu printen Wilt u eerst de jaaropgaven van uw andere werknemers opstellen? Klik dan op OK. U komt nu weer in de lijst met werknemers. Volg nu de procedure weer vanaf stap 3. Hebt u de lijst voor al uw werknemers ingevuld? Klik dan bij de laatste werknemer in het meldingvenster op hier om de gegevens van alle werknemers te printen. Let op! Het is belangrijk dat u de gegevens print vóórdat u ze verzendt. Bij verzending verdwijnen de gegevens en kunnen door u niet meer worden teruggehaald. Klik nu op de knop verzenden onder de lijst. PLATO verzendt alle gegevens nu in één keer naar Syntrus Achmea. Jaaropgave 35
9 Begripsomschrijvingen Wat u moet weten: De gegevens die u aanlevert worden gebruikt om voor het lopende jaar het pensioen en de premie van uw werknemer te berekenen. Voor de berekening wordt altijd uitgegaan van de gegevens op basis van een fulltime dienstverband. Met behulp van de parttime factor wordt dit bij parttimers teruggerekend naar het parttime dienstverband. Onderstaand vindt u een toelichting op de voor de jaaropgave in te vullen velden. De volgorde in deze toelichting sluit aan op de volgorde waarin u de schermen in PLATO tegenkomt! Toelichting op de voor de jaaropgave in te vullen velden Alle bedragen af te ronden op hele euro s. Begrip Toelichting pensioen gevend salaris invullen voor alle werknemers Het pensioengevend salaris is het vaste brutoloon op jaarbasis dat behoort bij een fulltime dienstverband. Het pensioengevend salaris bestaat uit de volgende loonbestanddelen: maand-/4-wekensalaris vakantietoeslag (met een minimum van 1.641) dertiende maand vaste eindejaarsuitkering; ploegentoeslag; provisie; overwerktoeslag. Voor het pensioengevend salaris worden niet meegerekend: gratificaties; winstuitkeringen; onregelmatigheidstoeslag. Let op! Voor parttimers moet u het op te geven pensioengevend salaris eerst omrekenen naar fulltime! Voorbeeld Uw werknemer werkt 33 uur per week. Zijn parttime maandsalaris is 1.239. De werknemer was voor 1 januari 2009 al in dienst. ( 1.239,- gedeeld door 33) x 40 (wekelijkse arbeidsduur cao) x 12 + 8% (vakantietoeslag, met een minimum van 1.641,-) + andere loonbestanddelen ingevolge artikel 1 lid f = bruto jaarsalaris op te geven aan Syntrus Achmea. Uitkomst: 19.662,72. Dit bedrag rondt u af op 19.663,- Begripsomschrijvingen Jaaropgave 36
Let op! Het maximum pensioengevend salaris is 47.802 (2009). Begrip parttime percentage invullen voor alle werknemers Toelichting Fulltime = 100% Het parttimepercentage is het werkelijk aantal gewerkte uren per week (minder dan 35) gedeeld door 40 en vermenigvuldigd met 100. Dit percentage rondt u af naar boven. Als de werknemer een afwisselend aantal uren per week werkt, neemt u het gemiddelde (eventueel geschat) over 2009. Begripsomschrijvingen 37