IPC-handleiding 2011 informatie en toelichtingen 2011-2 Datum 9 november 2011 Status Definitief Hoewel dit document met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan Agentschap NL geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten.
Definitief IPC-handleiding 2011 november 2011 INHOUDSOPGAVE 1 IPC PROJECT... 4 2 VOORTRAJECT: VRAAG ADVIES, EN FEEDBACK OP CONCEPTPLANNEN... 5 3 HET OPSTELLEN VAN EEN AANVRAAG: OVERKOEPELEND PLAN EN INNOVATIEPLANNEN VAN DE DEELNEMERS... 6 3.1 INNOVATIESAMENWERKINGSKANSEN VAN MKB-ONDERNEMINGEN VORMEN HET FUNDAMENT... 6 3.2 HET OVERKOEPELEND PLAN... 6 3.3 HET INDIVIDUELE INNOVATIEPLAN VAN DE DEELNEMER... 6 3.4 COLLECTIEVE ACTIVITEITEN BESCHRIJVEN: IN WELKE VORM?... 7 3.5 WELKE TYPEN COLLECTIEVE ACTIVITEITEN KUNNEN VOORKOMEN?... 7 3.6 TIPS EN LESSEN... 9 4 AANVRAAG INDIENEN VIA ELOKET... 10 4.1 INLOGGEN OP ELOKET (EHERKENNING)... 10 4.2 EEN AANVRAAG VIA ELOKET (IPC-PROJECT)... 10 5 AANVRAAG INGEDIEND HET BEOORDELINGSTRAJECT... 12 5.1 EEN IPC-AANVRAAG WORDT ALS ÉÉN GEHEEL BEOORDEELD... 12 5.2 DE VOLLEDIGHEID VAN DE AANVRAAG... 12 5.3 DE FORMELE CRITERIA... 12 5.4 BEGROTINGSCHECK... 12 5.5 RANGSCHIKKING OP DE RANGSCHIKKINGSCRITERIA... 12 5.6 SUBSIDIE WORDT VERLEEND TOT BUDGET OP IS... 15 5.7 VERLENINGS- OF AFWIJZINGSBRIEF... 15 6 UITVOERING VAN DE PLANNEN (DEELNEMERS EN PENVOERDER)... 16 7 TYPEN KOSTEN EN DEFINITIE GROEP... 17 7.1 TYPEN KOSTEN IPC-PROJECT... 17 7.2 DIENSTVERBANDEN VERSCHILLENDE TYPEN... 17 7.3 WANNEER IS SPRAKE VAN EEN GROEP?... 18 2
Inleiding: de IPC-regeling De regeling InnovatiePrestatieContracten (IPC-regeling) is gericht op MKBbedrijven die gezamenlijk willen innoveren. Onder begeleiding van een penvoerder (een belangenorganisatie voor ondernemingen) voeren de MKB-ondernemingen meerjarige innovatieprojecten uit. Samenwerking en kennisoverdracht staan hierbij centraal. Daarnaast biedt de regeling belangenorganisaties financiële ondersteuning om kansrijke samenwerkingsverbanden te onderzoeken en te inventariseren. De regeling InnovatiePrestatieContracten kent drie onderdelen: 1 Verkenning van samenwerking; 2 Verkenning van internationale samenwerking; 3 IPC-project. In deze handleiding staat de aanvraag van het IPC-project (3) centraal. De verkenningen van samenwerking wordt in deze handleiding niet behandeld. Met een InnovatiePrestatieContract voeren tien tot twintig MKBondernemingen collectieve en eventueel eigen innovatieprojecten uit, onder begeleiding van een penvoerder. Innovatie, samenwerking en kennisoverdracht staan in dit tweejarige IPC-project centraal. Een aanvraag voor een IPC-project bestaat uit een overkoepelend plan van de penvoerder en de innovatieplannen van de IPC-deelnemers. Aanvragen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van tendercriteria. Agentschap NL honoreert de bovenste aanvragen totdat het budget uitgeput is. De aanvragen voor IPC-subsidie worden door Agentschap NL behandeld en beoordeeld. Agentschap NL werkt samen met Syntens, het innovatienetwerk voor ondernemers. Het is voor penvoerders en deelnemende bedrijven mogelijk kosteloos ondersteuning van Syntens te krijgen bij het tot stand komen van innovatieplannen ten behoeve van een IPC aanvraag. Syntens kan haar netwerk en deskundigheid inzetten, zowel in de aanvraagfase als in de uitvoeringsfase. 3
1 IPC project In een IPC-project werken tien tot twintig MKB-ondernemers, die niet economisch met elkaar in een groep verbonden zijn, over een periode van maximaal 2 jaar aan collectieve- en aan 'eigen' innovaties. Ze worden hierbij begeleid door een belangenorganisatie (de penvoerder) die de subsidie namens hen aanvraagt. De aanvragen worden gerangschikt en de subsidie wordt toegekend aan de hoogstscorende IPC-projecten. De penvoerder, bijvoorbeeld een brancheorganisatie of een regionale ondernemersorganisatie, dient een subsidieaanvraag in voor zichzelf èn namens alle deelnemers in het IPC-project. Deze penvoerder moet voldoen aan de volgende definitie: een IPC-penvoerder is een rechtspersoon zonder winstoogmerk met volledige rechtsbevoegdheid, niet zijnde een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, die volgens haar statuten tot doel heeft de behartiging van belangen van ondernemingen en hier volgens feitelijk handelen ook aantoonbaar minimaal één jaar ervaring mee heeft. Er moeten in een IPC-project minimaal tien deelnemers meedoen, en maximaal twintig. De deelnemers moeten allemaal MKB-ondernemingen zijn volgens de EUdefinitie. Of een deelnemer MKB is, kunt u samen met de deelnemer checken met een MKB-toets. Een deelnemer mag niet met een andere deelnemer of met de penvoerder verbonden zijn in een groep. Zie voor een uitleg van groep / verbonden ondernemingen paragraaf 7.3. De subsidie voor de IPC-deelnemer bedraagt 40 procent van de subsidiabele kosten voor de uitvoering van de innovatieplannen, met een maximum van 25.000 euro. Elke deelnemer moet minimaal 20 procent van het totale innovatiebudget besteden aan samenwerkingsprojecten. 60 procent moet bestaan uit overige kosten. M.a.w. voor de maximale subsidie van 25.000 moet een project een minimale omvang hebben van 62.500 euro (waarbij minimaal 12.500 euro collectief besteed moet worden en de overige kosten minimaal 37.500 euro moeten bedragen). De totale projectomvang per deelnemer is minimaal 30.000 euro. De penvoerder ontvangt 3.000 euro (lump sum) subsidie per deelnemer voor begeleiding van het IPC-project. De subsidiabele kosten ter uitvoering van de innovatieplannen bestaan uit twee onderdelen: de uren gemaakt door de IPCdeelnemer tegen een vast uurtarief van zestig euro en de overige kosten die gemaakt moeten worden voor de uitvoering van het innovatieplan (zie verder hoofdstuk 7, typen kosten ). 4
2 Voortraject: vraag advies, en feedback op conceptplannen Zeker als er geen pre-ipc of verkenning van samenwerking is uitgevoerd, is het verstandig om advies en begeleiding te zoeken. Allereerst bij het toetsen of uw ideeën binnen de regeling passen en of de gezochte innovatie past bij het bedrijf. Agentschap NL kan u helpen met de eerste vraag, Syntens met de tweede vraag. Syntens heeft veel ervaring met het begeleiden van innovatietrajecten in het MKB, zowel binnen als buiten de IPC regeling. Ook heeft Syntens specifieke kennis en instrumenten om innovatie in samenwerking te begeleiden. Zowel voor de penvoerder als de deelnemende bedrijven is Syntens een aanspreekpunt om tot goede innovatieplannen te komen en de kans op een geslaagde innovatie te vergroten. Dit doen zij door met penvoerders en deelnemers te klankborden, bruikbare tips en advies te geven en te reageren op conceptplannen. Door haar zeer uitgebreide netwerk, zowel bij bedrijven als bij kennisinstellingen, kan Syntens ook ondersteunen in het vinden van ontbrekende kennis. Syntens heeft geen rol in de beoordeling van de aanvragen en kan daardoor volledig onafhankelijk advies bieden. Meer informatie over de begeleiding van Syntens vindt u op de Syntens-website. Neem contact op met Syntens via 088-4440222 of info@syntens.nl 5
3 Het opstellen van een aanvraag: overkoepelend plan en innovatieplannen van de deelnemers 3.1 Innovatiesamenwerkingskansen van MKB-ondernemingen vormen het fundament Een aanvraag bestaat uit een overkoepelend plan waarin met name de collectieve innovatieplannen worden beschreven en daarnaast de innovatieplannen van de individuele deelnemers. Een IPC-project staat of valt met de innovatiesamenwerkingskansen die vanuit de deelnemende bedrijven opborrelen. Vanuit de behoefte van de deelnemers aan innovatie, samenwerking en kennis worden collectieve en individuele plannen gesmeed. Daarbij moet voor ogen gehouden worden dat de collectieve activiteiten aan de basis staan van het IPC. Collectieve activiteiten zijn activiteiten waarbij twee of meer deelnemers samen gaan innoveren, voor gezamenlijke rekening en risico. De resultaten die uit deze gezamenlijke activiteiten volgen, worden door de deelnemers evenredig verdeeld. Als de samenwerking slechts bestaat uit deelnemers die andere deelnemers helpen hun innovaties te bereiken, is het geen collectiviteit. Alle deelnemers moeten in ruime mate nieuwe paden betreden. De aanvraag wordt uiteindelijk samen met alle andere aanvragen gerangschikt volgens de rangschikkingscriteria. De rangschikkingscriteria staan toegelicht in paragraaf 5.5. 3.2 Het overkoepelend plan Bij de beoordeling en rangschikking van de aanvragen ligt de nadruk op het overkoepelend plan. De individuele innovatieplannen van bedrijven worden weliswaar bezien om te beoordelen of die plannen aansluiten bij het overkoepelend plan en of ze aan de eisen van een IPC-project voldoen, maar niet afzonderlijk beoordeeld op de rangschikkingscriteria. Het overkoepelend plan zal dus alle benodigde informatie moeten leveren. Voor het overkoepelende plan is een nieuw template beschikbaar. Zo moet uit het overkoepelend plan af te leiden zijn welke bedrijven in welk collectief deelnemen en wat die collectieven precies nastreven. Het is sterk aan te raden dit template te gebruiken zodat u weet welke informatie wordt gevraagd voor de beoordeling van uw project. Als u besluit het template niet te gebruiken, of een verouderd exemplaar dan loopt u het risico dat u niet de juiste of onvoldoende informatie aanlevert wat uw beoordeling negatief zal beïnvloeden. Ook is het van belang om alle beweringen die u doet, goed te onderbouwen en tastbaar te maken voor relatieve buitenstaanders. In het overkoepelend plan dienen tevens de penvoerdersactiviteiten te worden beschreven. Hieronder volgt voor zowel de individuele innovatieplannen als het overkoepelend plan een nadere toelichting. 3.3 Het individuele innovatieplan van de deelnemer Heeft een deelnemer naast zijn collectieve activiteiten ook individuele activiteiten dan beschrijft deelnemer deze in zijn individueel innovatieplan. Collectieve activiteiten worden beschreven in het collectief plan dat onderdeel uitmaakt van het overkoepelend plan. Het individuele innovatieplan van de deelnemer wordt door de deelnemer zelf opgesteld. Het gaat uit van de innovatiedoelstellingen van het MKB-bedrijf. Het plan beschrijft de wat de ondernemer wil gaan doen en de activiteiten die nodig 6
zijn om te komen tot innovatie van zijn producten, diensten of zijn productieproces. Het bevat een planmatige beschrijving en kosten van deze activiteiten. Het is aan te raden om met de IPC-deelnemers met wie u collectieve activiteiten uitvoert, een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten. In de subsidiespelregels op de website van Agentschap NL vindt u meer informatie over samenwerking. Er is onder andere een voorbeeld-samenwerkingsovereenkomst beschikbaar. Hieronder vindt u een nadere toelichting op hoofdstuk 3, begroting en planning van de template: Voer in de begroting alleen subsidiabele kosten op als kosten die u voor de subsidie in aanmerking wilt laten komen! Subsidiabel zijn de volgende kosten: o Loonkosten van uw eigen personeel of van personeel van ondernemingen waarmee uw onderneming in een groep verbonden is (zie paragraaf 7.3 voor informatie over groep). U hoeft in het template alleen de uren op te geven. De loonkosten worden namelijk berekend door het aantal uren te vermenigvuldigen met 60,00; o De specifiek voor de uitvoering van het innovatieplan gemaakte overige kosten. Dit zijn over het algemeen kosten van derden en bijvoorbeeld materiaalkosten die u specifiek voor de uitvoering van het innovatieplan maakt. Zie voor meer informatie over kosten hoofdstuk 7 van deze handleiding. De volgende kosten zijn NIET subsidiabel: op verkoop gerichte marketing- en sales-activiteiten, investeringen in bedrijfsmiddelen, herhalingstesten, het opzetten van kwaliteitssystemen, opleidingen, het deelnemen aan tentoonstellingen en symposia, en reiskosten. Ook kosten die u niet specifiek voor de uitvoering van uw innovatieplan maakt, zijn niet-subsidiabel. U kunt hierbij beter aan de veilige kant gaan zitten. Als er kosten uit uw begroting geschrapt worden omdat ze niet-subsidiabel zijn en uw project is vervolgens kleiner dan 30.000 euro, dan kunt u niet in het IPC meedoen; 3.4 Collectieve activiteiten beschrijven: in welke vorm? Collectieve activiteiten vormen de basis van een IPC-project. De door de regeling voorgeschreven manier is om de collectieve activiteiten te beschrijven in het overkoepelend plan. Hiervoor is op de website een format beschikbaar gesteld. 3.5 Welke typen collectieve activiteiten kunnen voorkomen? Deze vraag is niet eenvoudig te beantwoorden, omdat in de praktijk steeds nieuwe situaties kunnen voorkomen. Dat past bij de gekozen aanpak: vraagsturing. Dat betekent in de komende IPC-praktijk dat de penvoerders in de eerste plaats moeten nagaan of een activiteit als een collectieve activiteit gezien kan worden. Syntens kan hierin begeleiden, of Agentschap NL kan advies geven. Het kenmerk van collectieve activiteiten is dat deze voor alle partijen innovatieactiviteiten zijn, gezamenlijk door twee of meer deelnemers worden gefinancierd en uitgevoerd en waarvan de resultaten evenredig over deze deelnemers worden verdeeld. Voor elke deelnemer levert een collectieve activiteit een product- dienstof proces-innovatie op. In de afgelopen periode zijn een paar typen collectieve activiteiten aan de orde geweest. Hierna een korte omschrijving per type en de manier waarop hiermee in het kader van de IPC-regeling mee wordt omgegaan. 7
Type activiteit/project 1 3 deelnemers ontwikkelen een nieuw product voor gezamenlijke rekening en gaan de toekomstige opbrengsten delen. Verhouding investering + opbrengsten: elk 1/3. Alle 3 hebben binnen het project interne en externe kosten. Deze worden opgeteld en per saldo verrekend in de genoemde verhouding. Hiertoe worden onderling rekeningen verstuurd. Er is een plan met kosten en een overeenkomst. De subsidie wordt in dezelfde verhouding aan elk van de drie uitgekeerd. 2 Twee deelnemers ontwikkelen een product, de één doet de engineering, de ander de bouw en productie. Deze laatste gaat het product verkopen, de opbrengsten zijn voor hem. 3 Er is een collectief project opgezet dat voldoet aan de randvoorwaarden. De penvoerder is tevens projectleider van het nog uit te voeren project. 4 Een collectief project waaraan IPC-deelnemers van verschillende IPC s deelnemen. 5 Workshops Er worden collectieve projecten aangeboden die uitsluitend bestaan uit kennisoverdracht in workshops met standaardelementen. Hoe past dit in IPC als collectieve activiteit(en)? goed Geen collectief project. Is opdrachtgever-leverancier-relatie. De bouwer zou voor de engineering subsidie kunnen krijgen. De engineer heeft geen subsidiabele kosten. Collectief project is ok. De kosten van de projectleider, ook als dit de penvoerder is, komen voor rekening van de deelnemers en dus niet uit de subsidie voor de penvoerder. Dit mag uiteraard, als er maar minstens twee IPC-deelnemers uit een IPC deelnemen; Alleen voor de IPC-deelnemers van het betrokken IPC tellen collectieve kosten mee voor de 20%-eis; Let wel op de collectieve activiteit moet wel doorgang kunnen vinden als het andere IPC wordt afgewezen. Deze kosten worden beschouwd als opleiding en training en zijn nietsubsidiabel. Dergelijke workshops kunnen dus ook geen collectieve activiteit zijn. 6 Workshops Er worden collectieve projecten aangeboden die uitsluitend bestaan uit kennisoverdracht in workshops. De kennisoverdracht bevat geen standaardelementen, is specifiek voor de deelnemers van de grond af opgezet vanuit hun kennisbehoefte. De deelnemers verwerken de kennis in hun eigen innovatietraject. Het gezamenlijke deel bestaat uitsluitend uit de inhuur van de kennisleverancier, de andere kosten van de workshop zoals de zaalhuur en eventueel de loonkosten van de deelnemers voor de deelname aan de workshop. De kosten die de deelnemer vervolgens maakt om het geleerde in zijn product, dienst of productieproces te implementeren, zijn de individuele kosten van de deelnemer. Als hij hierbij dezelfde kennisleverancier 8
inhuurt, gelden die kosten ook als individuele kosten. 3.6 Tips en lessen Uw aanvraag is erbij gebaat om alle beweringen die u doet, goed te onderbouwen. Maak voor de lezers/beoordelaars niet alleen tastbaar wat de deelnemers gaan doen in het IPC-project en in hoeverre dit afwijkt van hun huidige activiteiten, maar ook hoe ze dit gaan doen. Als u getallen geeft, bijvoorbeeld bij de beschrijving van het economisch perspectief, beschrijf dan ook hoe u tot deze getallen bent gekomen. Verder is het verstandig om in de begroting van de deelnemers eventuele nietsubsidiabele kosten duidelijk te scheiden van de subsidiabele kosten. In de (gewijzigde) aanpak van Agentschap NL gaan we primair uit van de eigen verantwoordelijkheid van penvoerder en deelnemers. U staat er zelf garant voor dat u de regels goed kent en toepast, en handelt in de geest van de regeling. Op deze manier kunnen we de administratieve lasten voor u zo laag mogelijk houden. 9
4 Aanvraag indienen via eloket 4.1 Inloggen op eloket (eherkenning) Partijen loggen in op eloket in met een middel voor eherkenning. Iedere partij heeft een eigen middel voor eherkenning nodig. Dit middel moet u tijdig aanvragen, het duurt na aanvraag circa 5 werkdagen voordat u het in huis heeft. Voor het aanvragen van IPC is een eherkenningsmiddel niveau 1 voldoende, een hoger niveau eherkenning kunt u ook gebruiken. Het certificaat van Diginotar dat u mogelijk nog heeft is helaas niet meer geldig. 4.2 Een aanvraag via eloket (IPC-project) De penvoerder vult via het eloket zijn eigen subsidieaanvraag in plus de aanvraagen van elke individuele deelnemer. Wanneer alle aanvragen gereed zijn verstuurt de penvoerder deze via het eloket in één keer als bundel naar AgentschapNL. Die gebundelde aanvraag noemen we in de rest van deze handleiding de aanvraag. Bij een aanvraag via eloket voor een IPC-project voegt de penvoerder de volgende stukken: overkoepelend plan voor het gehele IPC-project (met daarin een beschrijving van alle collectieve projecten) gebruik hiervoor de template van de website excel bestand (TOTAAL begrotingsoverzicht) met daarin de urenbegroting van de penvoerder, de begrotingen van alle deelnemers en een overzicht van alle collectieve projecten (welke deelnemer zit in welk collectief en voor hoeveel geld). gebruik hiervoor de template van de website Pér deelnemer: o een machtiging van de deelnemer aan de penvoerder om namens de deelnemer de aanvraag via het eloket in te dienen. Laat deze machtiging ondertekenen door een tekenbevoegd persoon o indien van toepassing een individueel innovatieplan (als een deelnemer naast zijn collectieve activiteiten ook individuele activiteiten doet, beschrijft hij deze in zijn individueel innovatieplan (Let op: collectieve activiteiten van deelnemers worden omschreven in de collectieve plannen die onderdeel uitmaken van het overkoepelend plan. De begroting van elke deelnemer wordt ingevuld in het excel bestand TOTAALbegrotingsoverzicht (zie tweede punt hierboven) Deze bijlagen moeten bij de aanvraag al definitief en volledig zijn. Als u als penvoerder bijvoorbeeld een bijlage vergeet toe te voegen of een bijlage blijkt niet leesbaar, dan krijgt u slechts twee werkdagen om deze omissie te herstellen. Agentschap NL checkt de bijlagen slechts marginaal op volledigheid, we kijken alleen of er informatie is aangeleverd en niet wat de inhoud is. U krijgt geen gelegenheid om uw aanvraag toe te lichten of additionele informatie aan te leveren na de sluitingsdatum van de tender. Dit heeft tot doel alle aanvragen gelijk te behandelen en geen aanvragers te bevoordelen met een langere aanlevertijd. Check voordat u als penvoeder de aanvraag finaliseert of uw IPC-aanvraag aan de formele criteria voldoet. Een checklist: 10
Bevat het IPC-project minstens 10 en maximaal 20 deelnemers die niet met elkaar in een groep verbonden zijn? Duurt het IPC-project maximaal twee jaar, en ligt de startdatum op of na de indieningsdatum (en niet meer dan 6 maanden na de indieningsdatum) Zitten er geen niet-subsidiabele kosten in het deel van de begroting dat u voor de subsidie in aanmerking wilt laten komen? Heeft u voor iedere deelnemer de begroting ingevoerd in het nieuwe begrotingsformat (één tabblad pér deelnemer) Heeft u in het tabblad Collectieven alle collectieven ingevuld met alle deelnemers en bedragen (welke deelnemer neemt deel in welk collectief en voor hoeveel geld) Besteedt iedere deelnemer minimaal 20% van de kosten aan collectieve activiteiten? NB als een deelnemerplan groter is dan 62.500 euro, dan is minimaal 12.500 euro aan collectieve activiteiten noodzakelijk. Besteedt iedere deelnemer minimaal 60% aan overige kosten? NB als een deelnemerplan groter is dan 62.500 euro, dan is minimaal 37.500 euro aan overige kosten noodzakelijk. Heeft iedere deelnemer minimaal 30.000 euro aan projectkosten? Zijn de deelnemers MKB-ondernemingen? De deelnemer kan een MKB-toets uitvoeren om te bepalen of deze voldoet aan de MKB-definitie. Let op dat kleine dochters van bijvoorbeeld een groot bedrijf of van een groot buitenlands bedrijf geen MKB zijn; Ga na of een deelnemer voor eigen rekening en risico deelneemt of dat bijvoorbeeld een holding met enkele dochters als deelnemer optreedt: het laatste is niet toegestaan; Hebben de deelnemers niet, of langer dan drie jaar geleden IPC-subsidie gehad, gerekend vanaf de startdatum van het vorige IPC tot de startdatum van het nieuwe IPC (en is dat vorige IPC afgelopen vóór het nieuwe IPC)? Hebben de deelnemers niet ook een andere IPC-aanvraag in deze tender ingediend? Een deelnemer kan (via een penvoerder) slechts één IPC-aanvraag indienen. Tips: Om eventuele uitval tijdens het uitvoeren van het IPC op te vangen, is het raadzaam om meer dan 10 deelnemers op te nemen; Als u uw IPC wilt starten nadat u weet of uw aanvraag gehonoreerd is, houd dan rekening met de beslistermijn van dertien weken (drie maanden). Als u eerder wilt starten met uw IPC-project, dan kan dat ook. De startdatum kan op zijn vroegst de datum van indiening zijn. Als u dan al start, is dit op eigen risico, u weet dan nog niet of uw aanvraag gehonoreerd wordt. 11
5 Aanvraag ingediend het beoordelingstraject 5.1 Een IPC-aanvraag wordt als één geheel beoordeeld Een IPC-aanvraag bestaat uit een aantal onderdelen, zie hoofdstuk 3. De aanvraag wordt als één geheel beoordeeld in een beoordelingstraject van 13 weken. 5.2 De volledigheid van de aanvraag De aanvraag wordt eerst beoordeeld op volledigheid. Als de aanvraag onvolledig is, ontvangt de penvoerder een brief met de ontbrekende elementen. De penvoerder heeft slechts twee werkdagen om eventuele omissies te herstellen. Zorg dat de contactpersoon bereikbaar is en de post opent. Onvolledig gebleven aanvragen worden na deze hersteltermijn van twee dagen afgewezen. 5.3 De formele criteria Een aanvraag die volledig is, wordt vervolgens getoetst op de formele criteria, zie o.a. de checklist in paragraaf 4.2. Als een individuele deelnemer niet aan één of meerdere van de formele criteria voldoet, wordt de deelnemer en zijn inbreng in het IPC-project geschrapt. Vervolgens toetst Agentschap NL of de rest van de IPCaanvraag dan (nog) aan de formele criteria voldoet. Als een aanvraag niet voldoet aan één of meerdere formele criteria, wordt de aanvraag afgewezen. Er is geen hersteltermijn. 5.4 Begrotingscheck Een check op de begroting wordt gedaan om te kijken of de begroting goed is ingevuld en er geen niet subsidiabele kosten zijn opgevoerd. Het opvoeren van niet-subsidiabele kosten kan tot gevolg hebben dat, vanwege het schrappen van die onterecht opgevoerde kosten, een deelnemer niet langer meer voldoet aan de formele eisen en hij niet mee mag doen in het IPC-project. Tevens kan dit gevolgen hebben voor de collectieven waarin de deelnemer meedeed. Een extra check op het opvoeren van kosten door zowel deelnemer als penvoerder is daarom aan te bevelen. 5.5 Rangschikking op de rangschikkingscriteria Een aanvraag die voldoet aan de formele criteria, wordt vervolgens door Agentschap NL beoordeeld en gerangschikt ten opzichte van de andere aanvragen op de rangschikkingscriteria volgens de in de regeling gepubliceerde wegingsfactoren. Het overkoepelend plan en de onderliggende innovatieplannen van de deelnemers vormen samen het IPC-project. Dit geheel is één aanvraag en wordt dus als één geheel gerangschikt ten opzichte van de andere aanvragen. Zoals reeds eerder vermeld ligt de nadruk op het overkoepelend plan met een gedegen beschrijving van de collectieven. 12
De criteria en wegingsfactoren voor de tender zijn de volgende: a. mate van innovatie (wegingsfactor 20%) Naarmate het verschil tussen het met het IPC-project te bereiken innovatieniveau en het huidige innovatieniveau van de bedrijven groter is, zal de aanvraag hoger gerangschikt worden. Het IPC-project en de onderliggende activiteiten moeten gericht zijn op de ontwikkeling van producten, diensten of productieprocessen die nieuw zijn voor de bedrijven. Vernieuwing van producten en diensten heeft doorgaans een bredere economische impact (ook buiten het betreffende bedrijf) dan louter vernieuwingen in het productieproces van een bedrijf. Daarom scoort vernieuwing van producten en diensten hoger. Daarnaast zal de impact van het IPC-project groter zijn als er structurele voorzieningen zijn getroffen om het innovatieve proces in de bedrijven, de branche en/of de regio te verankeren. IPCprojecten die hier expliciet rekening mee houden, zullen hoger scoren. Als innovatie structureel in de organisaties wordt ingebed, zal de aanvraag hoger scoren dan als innovatie een tijdelijk initiatief is. Voorbeelden van verankering kunnen zijn: oprichten van een innovatienetwerk, structurele afspraken met adviesbureaus, kennisinstellingen of dergelijke etc. b. mate van economisch perspectief (wegingsfactor 20%) Economisch perspectief vertaalt zich onder andere in omzetstijging in de deelnemende bedrijven. Het IPC-project zal bijvoorbeeld hoger gerangschikt worden naarmate de verwachting is dat een groter deel van de bedrijven een additionele omzetstijging gaat realiseren. Additioneel is de omzetstijging die is toe te schrijven aan deelname aan het IPC-project. Zonder duurzaamheid geen gezond economisch perspectief. Daarom worden zo veel mogelijk die activiteiten gestimuleerd, die op de een of andere manier voldoen aan aspecten van duurzaamheid. Naarmate een IPC-project meer gericht is op duurzaamheid bij het ontwikkelen van producten/diensten en/of processen, zal de aanvraag hoger gerankt worden. Doorgaans wordt duurzaamheid onderscheiden in aspecten van profit, planet en people. Profit (o.a. omzetstijging) is hierboven al apart omschreven. Voorbeelden van duurzaamheid voor planet en people zijn het ontwikkelen van een rendabel product dat een substantieel deel van de energiebehoefte uit de omgeving haalt, het ontwikkelen van een productieproces dat een substantieel lagere fysieke belasting van de productiemedewerkers geeft, of het ontwikkelen van producten en de bijbehorende dienstverlening volgens het cradle-to-cradle-principe. De IPC-aanvraag zal hoger scoren naarmate de kennis die binnen het IPC-project ontwikkeld wordt, meer ter beschikking komt van een grotere groep dan alleen de IPC-deelnemers. De innovatieve en economische impuls van de subsidie is daarmee groter dan wanneer de resultaten alleen bruikbaar zijn voor de IPC-deelnemers. c. mate van onderlinge samenwerking (wegingsfactor 20%) Een belangrijk aspect van het IPC-project is de samenwerking tussen de verschillende IPC-deelnemers. Een samenwerking van minimaal 20 procent per IPC-deelnemer is verplicht en alle IPC-deelnemers moeten met minimaal één andere deelnemer samenwerken. Naarmate er meer onderling wordt samengewerkt (zowel in percentage als aantal deelnemers), scoort de aanvraag hoger. Bovendien zal de aanvraag hoger gerangschikt worden naarmate het verschil tussen de met het IPC-project te bereiken samenwerkingsintensiteit en de huidige samenwerkingsintensiteit van de bedrijven groter is. d. mate van samenwerking met andere branches (wegingsfactor 10%) Innovatie wordt gestimuleerd door over de eigen grenzen te kijken. Samenwerking met andere branches kan tot nieuwe ideeën en producten leiden. 13
Daarom scoren aanvragen met deelnemers uit verschillende branches hoger dan IPC-verbanden die bestaan uit bedrijven uit dezelfde branche. Daarbij is het wel belangrijk dat de verschillende samenwerkingsverbanden geen op zichzelf staande projecten vormen, maar dat er samenhang tussen de projecten bestaat. Met branche wordt bedoeld een groep bedrijven die gelijksoortige activiteiten uitoefenen in een bepaalde categorie producten of diensten, bv de schildersbranche of bedrijven in de logistieke dienstverlening. e. mate van samenwerking met publieke kennisinstellingen (wegingsfactor 10%) Samenwerking met publieke kennisinstellingen is van belang, omdat daar veel kennis wordt ontwikkeld die het MKB goed kan gebruiken bij het ontwikkelen van nieuwe producten/diensten of processen. Nu met ingang van 2011 geen innovatievouchers meer beschikbaar zijn, wordt voor een IPC-project nog meer belang gehecht aan samenwerking met een publieke kennisinstelling. Deze samenwerking kan bijvoorbeeld de vorm krijgen van het organiseren van kennisoverdrachtactiviteiten (workshops e.d.), het uitbesteden van onderzoek of het samen ontwikkelen van een nieuw product. Naarmate de samenwerking intensiever is (van louter kennisoverdracht tot volledig gezamenlijke ontwikkeling) scoort de aanvraag hoger. f. kwaliteit van de collectieve activiteiten (wegingsfactor 10%) Collectieve activiteiten kunnen allerlei vormen aannemen van passief naar meer actief en van kennisoverdracht naar het samen uitvoeren van concrete projecten. Naarmate er meer actieve activiteiten uitgevoerd worden, zal de aanvraag hoger scoren. Ook scoort de aanvraag hoger als de samenwerking intensiever is. Als deelnemers samen producten ontwikkelen waarbij iedere deelnemer complementaire expertise inbrengt (denk aan de ontwikkeling van de thuistap voor bier of het koffieapparaat met pads of de elektrische tandenborstel), scoort dat hoger dan als partijen voornamelijk kennis aan elkaar overdragen. g. kwaliteit van de begeleiding van de deelnemers (wegingsfactor 10%) De kwaliteit van de IPC-penvoerder en het overkoepelende plan is een belangrijk aspect voor het slagen van het IPC-project. De penvoerder moet affiniteit hebben met de groep bedrijven in het IPC en expertise bij het begeleiden van innovatieplannen. Daarnaast staat of valt een IPC-project met een goede begeleiding. De begeleiding en ondersteuning van de deelnemers kan door de penvoerder zelf georganiseerd worden of onder voorwaarden aan een andere partij uitbesteed worden. Wie de daadwerkelijke begeleiding op zich neemt is minder van belang dan de intensiteit en kwaliteit van die begeleiding en de vorm die de begeleiding aanneemt. De aanvragend penvoerder blijft echter altijd verantwoordelijk voor de uitvoering van het IPC-project, ook in geval de begeleiding en ondersteuning van de deelnemers is uitbesteed. Een evenwichtige mix van één op één begeleiding van deelnemers bij het uitvoeren van hun individuele en collectieve activiteiten en van IPC-brede begeleiding en ondersteuning is belangrijk. Daarbij ligt het voor de hand dat er meer uren besteed zullen worden aan één op één begeleiding dan aan IPC-brede begeleiding, vanwege het arbeidsintensieve karakter van één op één begeleiding. 14
Als er sprake is van uitbesteding van penvoerderswerkzaamheden dan moet uit de aanvraag blijken welke ervaring de uitvoerende partij heeft, hoe zijn aanpak is, welke financiele afspraken er zijn gemaakt over zijn uurvergoeding en of van de deelnemers een bijdrage wordt verwacht. Tussen penvoerder en uitvoerder dient een zakelijke en bindende overeenkomst gesloten te worden. De penvoerder dient ook toe te zien dat de uitvoerder zich aan de gemaakte afspraken houdt. De (concept)overeenkomst wordt bij voorkeur bij de aanvraag gevoegd. 5.6 Subsidie wordt verleend tot budget op is Agentschap NL honoreert de hoogst gerangschikte aanvraag, en vervolgens de één na hoogst gerangschikte, et cetera, tot het subsidiebudget uitgeput is. De lager gerangschikte aanvragen worden afgewezen wegens budgetuitputting. De afwijzing gaat per brief aan de penvoerder. In de brief staat een korte motivering van de rangschikkingsplaats. Een aantal criteria wordt toegelicht in deze motivering. De penvoerder wordt ook telefonisch op de hoogte gebracht van de rangschikkingsplaats en of deze plaats hoog genoeg is om subsidie te krijgen. 5.7 Verlenings- of afwijzingsbrief Als de aanvraag hoog genoeg gerangschikt is voor subsidie, stuurt Agentschap NL binnen dertien weken na de sluitingsdatum van de tender een verlenings- of afwijzingsbrief aan de penvoerder. Deze termijn kan opgeschort worden, bijvoorbeeld als nadere informatie over de aanvraag nodig is en de penvoerder is gevraagd deze informatie aan te leveren. Ook kan de behandelingstermijn éénmaal worden verlengd met maximaal dertien weken. De verleningsbrief bevat onder andere het volgende: Per deelnemer een overzicht met de omvang van het innovatieplan en de hoogte van het subsidiebedrag dat voor de uitvoering van zijn plan maximaal toegezegd wordt; Voor de penvoerder de hoogte van het subsidiebedrag dat voor de uitvoering van zijn plan maximaal toegezegd wordt; Een overzicht van de belangrijkste verplichtingen van de subsidieontvangers.n Iedere deelnemer is een subsidieontvanger en de penvoerder is ook een subsidieontvanger. Het is de taak van de penvoerder om de deelnemers op de hoogte te stellen van de inhoud en gevolgen van de verleningsbrief. Ook dienen de deelnemers op de hoogte te zijn van alle verplichtingen uit de regelgeving. Als het IPC-project lager gerangschikt wordt dan er subsidie beschikbaar is, dan ontvangt de penvoerder een afwijzingsbrief met daarin de rangschikkingsplaats van het projectvoorstel en een motivatie op hoofdonderdelen. Extra informatie over waarom het projectvoorstel is afgewezen wordt voorafgaande aan de brief telefonisch door adviseurs van de IPC afdeling van AgentschapNL verstrekt. 15
6 Uitvoering van de plannen (deelnemers en penvoerder) De subsidie wordt in zijn geheel meteen na het versturen van de verleningsbrief als voorschot overgemaakt aan de subsidieontvangers. U hoeft geen rapportages aan te leveren, ook niet na afloop van het IPC. Dit is echter geen vrijbrief! Penvoerder en deelnemers moeten hun plan uitvoeren zoals ze dit in de aanvraag beschreven hebben. Het kan natuurlijk gebeuren dat u een wijziging moet of wilt doorvoeren. Hiervoor moet u altijd vooraf toestemming vragen aan Agentschap NL. Toestemming wordt niet gegeven als uw plan daarmee niet meer aan de formele criteria voldoet of als de wijziging de kwaliteit van uw plan, gemeten naar de rangschikkingscriteria, omlaag brengt. Eventueel kan in overleg met Agentschap NL een wijzigingsverzoek worden aangepast zodat het IPC wel de oorspronkelijke kwaliteit behoudt. Als u een wijziging heeft doorgegeven en Agentschap NL geeft geen toestemming, zal het subsidievoorschot geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd. Agentschap NL zal steekproefsgewijs gedurende de looptijd en na afloop controleren of de innovatieprestatie volgens plan is uitgevoerd en de kosten, zoals begroot, zijn gemaakt. Als hierbij blijkt dat geen toestemming is gevraagd of verkregen voor een wijziging, zal het subsidievoorschot geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd en kan Agentschap NL een boete opleggen. Als Agentschap NL fraude vermoedt, kan het aangifte hiervan doen. U hoeft dus geen rapportages te maken, en geen specifieke projectadministratie bij te houden, maar bij een controle moet u wel kunnen aantonen dat u uw plan uitvoert of hebt uitgevoerd, en dat u de begrote kosten ook daadwerkelijk heeft gemaakt en betaald. U moet dus wel degelijk de facturen en betaalbewijzen bewaren in de bedrijfsadministratie en de voor het project gemaakte uren administreren. Als het plan volgens de aanvraag is uitgevoerd, eventueel met goedgekeurde wijzigingen, wordt de subsidie na afloop van het project ambtshalve vastgesteld. Dat betekent dat u niet zelf een verzoek hoeft te doen voor vaststelling van de subsidie. De vaststellingsbrief valt dan vanzelf op de mat. Het kan zo zijn dat uw IPC-project in de steekproef zit. In dat geval zal Agentschap u nadere vragen stellen over de geleverde prestatie en over de gemaakte en betaalde kosten. Als u die vragen afdoende beantwoordt, krijgt u een vaststellingsbrief. 16
7 Typen kosten en definitie groep 7.1 Typen kosten IPC-project De IPC-subsidie voor deelnemers is 40% van de subsidiabele kosten. Het maximale subsidiebedrag is 25.000. Om voor de maximale bijdrage in aanmerking te komen dient een bedrijf dus tenminste 62.500 euro aan subsidiabele kosten te maken. De interne loonkosten van de ondernemer worden berekend volgens een forfaitair uurtarief van 60. Minimaal 60% van de projectkosten moet bestaan uit overige kosten. Daarnaast ontvangt de penvoerder voor iedere deelnemer een forfaitair subsidiebedrag van 3.000. Dit bedrag is in tegenstelling tot eerdere jaren een subsidie. In eerdere jaren kreeg de penvoerder een vergoeding van de deelnemers voor zijn activiteiten. Die activiteiten waren dan ook belast met BTW. Die situatie is in 2011 anders, het bedrag van 3.000 is een subsidie. BTW hierop is niet van toepassing. Overige kosten zijn alle andere kosten dan loonkosten van medewerkers die op de loonlijst staan. Het moet natuurlijk wel gaan om kosten die specifiek voor de uitvoering van het innovatieplan worden gemaakt en betaald tussen de startdatum van het project (die op of later dan de indieningsdatum mag liggen) en de einddatum van het project (die maximaal twee jaar na de startdatum mag liggen). Als u vragen hebt over de invulling van deze overige kosten, kunt u het beste contact opnemen met Agentschap NL. Zet de deelnemer voor het innovatieplan personeel in van ondernemingen met wie deze in een groep verbonden is dan kan de deelnemer die loonkosten opvoeren tegen hetzelfde forfaitaire uurtarief van 60. De volgende kosten zijn voor deelnemers NIET subsidiabel: op verkoop gerichte marketing- en sales-activiteiten, investeringen in bedrijfsmiddelen, herhalingstesten, het opzetten van kwaliteitssystemen, opleidingen, het deelnemen aan tentoonstellingen en symposia, en reiskosten. Ook kosten die u niet specifiek voor de uitvoering van uw innovatieplan maakt, zijn niet-subsidiabel. 7.2 Dienstverbanden verschillende typen Detachering: iemand met een bepaalde expertise wordt ingehuurd door een IPC-bedrijf op detacheringsbasis. Kostensoort: overige kosten. Voor deze persoon ontvangt de deelnemer een factuur van het detacheerbedrijf. Tijdelijk contract: iemand met een bepaalde expertise wordt ingehuurd door een IPC-bedrijf op basis van een tijdelijk contract. Kostensoort: loonkosten. Deze persoon staat op de loonlijst en is werknemer, in dit geval zullen de interne uren dus tegen forfaitair tarief van 60 Euro worden opgevoerd. Stagiairs: deelnemers kunnen stagiairs inhuren om bij een IPC-activiteit te ondersteunen. Kostensoort: overige kosten. Stagiairs hebben veelal met name een opleidingsdoelstelling. De kosten voor een stagiair die IPC-activiteiten uitvoert zijn overige kosten tenzij er wordt aangetoond dat er een arbeidsovereenkomst is. Bij een overeenkomst, waar de stagiair enige vorm van beloning geniet naast het onderricht is dus bepalend of de activiteiten van de stagiair overwegend gericht zijn op het uitbreiden van eigen kennis en ervaring, 17
mede met het oog op de voltooiing van een opleiding. Is dat het geval, dan is er geen sprake van een arbeidsovereenkomst. Er kunnen per saldo geen IPCkosten opgevoerd worden. Krijgt de stagiair echter voor de aan de stage bestede uren een normaal geacht loon, dan kan de overeenkomst als arbeidsovereenkomst worden aangemerkt, zelfs als partijen de overeenkomst anders benoemen ("wezen gaat voor schijn"). 7.3 Wanneer is sprake van een groep? Groep: een economische eenheid, waarin organisatorisch zijn verbonden: a. een natuurlijke persoon of privaatrechtelijke rechtspersoon, die direct of indirect: 1. meer dan de helft van het geplaatste kapitaal verschaft aan, 2. - volledig aansprakelijk vennoot is van, of 3. - overwegende zeggenschap heeft over een of meer rechtspersonen of vennootschappen, en b. laatstbedoelde rechtspersonen of vennootschappen; (bron:kaderbesluit EZ-subsidies) De organisatorische verbondenheid duidt op juridisch-organisatorische banden, zoals directe of indirecte meerderheidsdeelnemingen in het kapitaal, vaak gecombineerd met statutaire voorzieningen. Aanwijzingen voor het bestaan van een economische verbondenheid kunnen onder meer zijn: complementariteit van economische activiteiten, gemeenschappelijkheid van economisch beleid, gemeenschappelijkheid van financieel beleid, gemeenschappelijkheid van beheer, fiscale verbondenheid, en/of aansprakelijkstellingen over en weer. Deelneming Groep/geen groep Aandelenkapitaal > 50 % (Groep) Aandelenkapitaal <50% (Groep/geen groep) Afhankelijk van de actuele situatie van de organisatie (overwegende zeggenschap/ aansprakelijk vennoot) Agentschap NL zal in het laatste geval via de penvoerder van de betreffende ondernemer sluitende informatie moeten hebben om te kunnen bepalen of er sprake is van een groep. Agentschap NL zal op aanvraag van de penvoerder een besluit nemen. Het staat de deelnemer overigens vrij om de betreffende projectkosten voor eigen rekening te nemen en de resterende subsidie voor andere kostenposten in te zetten. Daarmee wordt veel tijd bespaard, terwijl de deelnemer geen nadelige gevolgen ondervindt. 18