Voordeel en administratieve verplichtingen WBSO

Transcriptie

1 WBSO U heeft een WBSO-beschikking met een begeleidende brief per post via ons ontvangen van RVO. Hierin wordt u verwezen naar de folder die u eerder in het jaar van ons ontvangen heeft en naar deze website. Hier vindt u informatie over: voordeel en administratieve verplichtingen WBSO; overzicht S&O-werkzaamheden per projecttype; voordeel en administratieve verplichtingen kosten en uitgaven; overzicht van in aanmerking komende kosten en uitgaven; praktische tips voor het bijhouden van een goede administratie; templates voor urenregistratie, en voor de registratie van kosten en uitgaven. Voordeel en administratieve verplichtingen WBSO Hoe int u de WBSO bij uw aangifte loonheffingen? U int de WBSO door een bepaald bedrag in mindering te brengen bij uw maandelijkse aangifte loonheffingen. Op uw beschikking vindt u onderstaand overzicht: Periode S&O-verklaring mei tot en met augustus 2016 S&O-uurloon 30 Aantal S&O-uren S&O-loon Aanvullend forfaitair bedrag 10 per uur over S&O-uren, daarboven 4 per uur Totaal bedrag Maximale S&O-afdrachtvermindering 32% over , daarboven 16% Voorbeeld Wanneer u ervoor hebt gekozen de daadwerkelijk te realiseren WBSO-kosten en uitgaven op te geven, dan zullen die zijn opgenomen in dit overzicht. Voor het rekenvoorbeeld maakt dit echter geen verschil.

2 Het bedrag dat u per kalendermaand in mindering mag brengen, berekent u aan de hand van bovenstaande gegevens in uw beschikking als volgt: maximale S&O-afdrachtvermindering aantal resterende kalendermaanden binnen de periode = het bedrag per kalendermaand Voorbeeld: Uw S&O-verklaring (beschikking) is afgegeven op 12 mei Op dat moment zijn de kalendermaanden mei t/m augustus nog niet verstreken en het aantal resterende kalendermaanden binnen de periode is dus 4 maanden. De maximale vermindering per kalendermaand bedraagt dan ( / 4 =) Dit betekent dat u in de maanden mei tot en met augustus per kalendermaand maximaal in mindering mag brengen op de afdracht van de loonbelasting. U mag ook een lager bedrag of helemaal niets in mindering brengen. In dat geval kunt u in de maanden daarna een hoger bedrag in mindering brengen. Dus stel dat u in bovengenoemd voorbeeld in mei niets in mindering brengt; dan zijn er 3 kalendermaanden over (juni, juli, augustus). De maximale vermindering per kalendermaand bedraagt dan Indien u 4-wekelijks aangifte loonheffingen doet, gelden iets andere regels. Raadpleeg uw adviseur bij Berenschot voor uitleg. Melding van de gerealiseerde S&O-uren Alle uren die u aan S&O-werk binnen de goedgekeurde WBSO-projecten besteedt, moeten aan RVO worden gemeld. Mocht u geen melding van uw uren indienen, dan wordt u een boete opgelegd (en de uren worden niet beschikt). U moet dit voor alle beschikkingsperiodes in één keer doen vóór 1 april van het kalenderjaar volgend op die waarop de beschikking is toegepast. Dus voor de beschikkingen die u in 2016 ontvangt, geldt dat u melding moet doen van de gerealiseerde uren vóór 1 april U krijgt dan een nieuwe beschikking toegestuurd met daarin het subsidiebedrag dat hoort bij het aantal daadwerkelijk gerealiseerde S&O-uren. Indien u meer uren realiseert dan het aantal toegekende uren, dan blijft het toegekende subsidiebedrag gelden. U kunt dus niet meer subsidie claimen dan u in de beschikking is toegekend. Let op: U mag met uren schuiven tussen projecten binnen één beschikking; U mag met uren schuiven tussen beschikkingen, maar alleen als deze betrekking hebben op delen van hetzelfde kalenderjaar; Indien u aan het eind van het jaar te veel afdrachtvermindering hebt toegepast (u heeft dus een nieuwe, lagere beschikking toegestuurd gekregen), moet u het teveel in mindering gebrachte zo spoedig mogelijk verrekenen in een aangifte loonheffing van het volgende jaar;

3 Als u over het betreffende jaar te weinig loonheffing in mindering hebt gebracht dan waar u recht op hebt, kunt u bij de eerstvolgende aangifte loonheffing in het nieuwe jaar het verschil alsnog in mindering brengen. U moet hierbij wel vermelden op welke maanden in het vorige jaar deze correctie van toepassing is (het zogenaamde terug wentelen van de afdrachtsvermindering naar het vorige jaar). Indien u een stagiair hebt die deelneemt aan WBSO-activiteiten, neem dan contact op met uw adviseur bij Berenschot. Bij uitzondering mogen enkele typen stagiairs bijdragen aan het WBSOvoordeel. Echter, het blijkt niet altijd verstandig deze uren mee te nemen. Hier vindt u een overzicht van S&O-werkzaamheden per projecttype. De administratieve verplichtingen U moet een project-, uren- en financiële administratie bijhouden. Uw administratie is voor uzelf, maar ze moet wel beschikbaar zijn voor controle. Hier vindt u enkele praktische tips voor het inrichten van deze administratie. Administratieve verplichtingen m.b.t. niet-loonkosten en uitgaven De WBSO- en RDA-regeling zijn per 1 januari samengevoegd. De samengevoegde regeling zal voortbestaan onder de naam WBSO. U doet één aanvraag en ontvangt dan ook één beschikking. Voordeel over zowel de loonkosten (voormalig WBSO) als overige R&D-uitgaven (voormalig RDA) worden voortaan verrekend met de loonbelasting. Het voordeel over zowel de loonkosten (voormalig WBSO) als overige S&O-uitgaven (voormalig RDA) worden voortaan verrekend met de loonbelasting. Het gevolg hiervan is wel dat de niet-loonkosten door dezelfde entiteit gemaakt moeten worden als de loonkosten; waar voorheen de RDA-kosten door een dochteronderneming gemaakt konden worden, is dat nu niet meer van toepassing. Veel bedrijven vinden het lastig de niet-loonkosten te benoemen of goed bij te houden, of hebben nauwelijks niet-loonkosten in hun S&O-projecten. De mogelijkheid S&O-uitgaven op te voeren op basis van forfait blijft daarom bestaan en wordt zelfs uitgebreid. Indien u kiest voor een forfaitair bedrag voor uw niet-loonkosten, krijgt u een verhoging van uw S&O-uurloon met 10 voor alle uren beneden de 1800 uren en 4 voor alle uren hierboven. Deze berekening geldt voor uw totale urenbesteding in een kalenderjaar. Uw keuze gebruik te maken van de forfaitaire regeling dan wel niet-forfaitaire regeling, staat wel voor een heel kalenderjaar vast; u kunt gedurende het jaar niet switchen. Het voordeel voor S&O-gerelateerde niet-loonkosten en uitgaven (hetzij op basis van daadwerkelijke kosten of op basis van forfait) wordt opgeteld bij het voordeel voor S&O-loonkosten. Over dit gesommeerde bedrag mag u het WBSO-voordeel in mindering brengen op de loonheffingsafdracht.

4 Melding van onderrealisatie Het WBSO-voordeel gebaseerd op de niet-loonkosten en uitgaven wordt bepaald door alle daadwerkelijk gemaakte WBSO-lasten die zijn toe te rekenen aan goedgekeurde WBSO-projecten. Dus indien deze lasten NIET gerelateerd zijn aan goedgekeurde WBSO-projecten, krijgt u hierop GEEN subsidie voor. Wij adviseren u ook hogere lasten dan toegekend te administreren. Mocht bij toekomstige controles discussie ontstaan over de rechtmatigheid van bepaalde WBSO-lasten, dan heeft u nog reserve het volledig toegekende bedrag gestand te doen. De administratieve verplichtingen Uit uw administratie moet blijken dat de kosten en uitgaven ook daadwerkelijk zijn gemaakt. Per project moet nauwkeurig worden bijgehouden welke WBSO-lasten u heeft gedragen ten behoeve van dit project, en ook dat die last is gedragen in het jaar waarin zij wordt opgevoerd voor de WBSO. Uit uw administratie moeten alle relevante gegevens terug te vinden zijn, om de WBSO-vereisten ook daadwerkelijk controleerbaar te maken: type last (kosten of uitgaven); getekende offertes waaruit blijkt wanneer de verplichting tot aankoop is aangegaan; betaalbewijzen, gedateerd vóór de meldingsdatum van de WBSO-realisatie (= 31 maart van het jaar volgend op het jaar waarop de WBSO-lasten van toepassing zijn); het WBSO-project waarop de last betrekking heeft; voor uitgaven: bewijsstukken wanneer een uitgave in gebruik is genomen, vooral wanneer het tijdstip van aangaan van de aankoopverplichting in het jaar ligt vóór het jaar van ingebruikname; administratie van het gebruik van de uitgave indien deze niet uitsluitend voor WBSOprojecten wordt gebruikt. Dit kan dus bv. een sluitende tijdregistratie van machinegebruik zijn; voor uitgaven boven 1 miljoen: bewijsstukken die in de opvolgende jaren de uitgave nog steeds voor WBSOprojecten worden gebruikt. Veelal kunt u volstaan met het leggen van een relatie tussen de posten in uw grootboek, en de uitgevoerde WBSO-projecten. Het is toegestaan te schuiven met lasten tussen projecten, of af te wijken van het type lasten zoals vermeld in de aanvraag, op voorwaarde dat de afwijkende lasten(verdeling) nog steeds voldoet aan de WBSO-voorwaarden. Welke kosten en welke uitgaven Het betreft dus altijd kosten en uitgaven die direct toerekenbaar zijn aan WBSO-projecten. Hier vindt u een (niet uitputtend) overzicht van de in aanmerking komende lasten; de kosten en de uitgaven die in aanmerking komen voor WBSO, met eventueel per kostenpost de spelregels. Moment van aangaan verplichting en betaling van belang voor aanvraag Kosten:

5 De WBSO-kosten moeten zijn gedaan in de periode waarop de WBSO-beschikking betrekking heeft. Dit betekent dat de verplichting (daadwerkelijke aanschaf of bv. tekenen offerte) moet zijn aangegaan in deze periode. Indien u achteraf de aanschaf toch niet hebt gedaan in deze periode, moet u de kosten- of uitgavenpost voor de volgende periode opnieuw opvoeren. Uitgaven: Voor WBSO-uitgaven geldt dat het bedrijfsmiddel in gebruik moet zijn genomen in het kalenderjaar waarin deze in de WBSO-aanvraag is opgevoerd. Indien dit niet het geval is en het bijvoorbeeld pas een jaar later in gebruik wordt genomen, wordt het bedrag voor het jaar van aanschaf in mindering gebracht op het beschikte WBSO-bedrag. De investering dient dan het volgende jaar opnieuw opgevoerd te worden en zal na ingebruikname definitief opgenomen worden in het WBSO-bedrag van dat (volgende) jaar. De factuur van de aanschaf moet zijn betaald vóór het moment dat een eventuele realisatiemelding moet zijn gedaan, dus uiterlijk 31 maart van het jaar volgend op het jaar waarin de WBSObeschikking is afgegeven. WBSO-lasten boven 1 miljoen Deze lasten worden over 5 jaren uitgesmeerd. U moet de desbetreffende uitgave wel in z'n geheel opgeven, echter, u krijgt in de vijf opeenvolgende jaren 20% van dit bedrag als WBSO-uitgave toegekend, vooropgesteld dat zij dan nog steeds ten dienste staan van WBSO-projecten. Forfaitaire vergoeding voor niet-loonkosten en uitgaven Indien u geen tot weinig kosten en uitgaven voorziet, kunt u kiezen voor een voordeel op basis van forfait. In dit geval ontvangt u een vaste toeslag bovenop het S&O-uurloon. Deze toeslag bedraagt 10 per S&O-uur voor de eerste 1800 uren van het kalenderjaar. Voor de overige uren bedraagt de toeslag 4 per S&O-uur. Omdat de toeslag is gebaseerd op het aantal uren, hoeft u achteraf slechts de gerealiseerde S&O-uren te melden. Samen met u kunnen wij bekijken welke keuze voor u het meeste voordeel oplevert: opgave van de daadwerkelijke kosten en uitgaven óf de forfaitaire vergoeding.