: Een inventariserend onderzoek versie 1.0 Projecttitel: ACTA Portal: Een inventariserend onderzoek Projectcode: 2004-2005 Faculteit: Academisch Centrum Tandheelkunde Amsterdam (ACTA) Projectperiode: 1 september 2004-31 januari 2005 Opdrachtgever: Directeur onderwijs ACTA: Henk Kersten Opgesteld door: Pepijn Koopman (ACTA, Werkgroep ICT&O) Jaap Buis (ACTA, Werkgroep ICT&O) Riet Kulk (ACTA, Werkgroep ICT&O) Peter Wort (ACTA, Faculteitsbureau) Gerdien Jansen (Onderwijscentrum VU, ICT&O) Michel Jansen (Onderwijscentrum VU, ICT&O) Datum: 22 september 2005 Contactadres: Onderwijscentrum VU Afd. ICT&O De Boelelaan 1105, kamer 1G 30 1081 HV Amsterdam www.icto.vu.nl tel. 020 5985479 info@icto.vu.nl
Versiebeheer Versie Datum Veranderingen Gewijzigde pagina s 0.1 22-02-2005 Opzet document - MJ alle 0.2 24-02-2005 Samenvoeging met technische analyse en alle bijlagen. Deze versie is voorgelegd aan de begeleidingscommissie. - PK 0.3 16-06-2005 Document is opgedeeld in hoofdstukken. alle Verschillende personen hebben aan verschillende hoofdstukken gewerkt. In deze versie zijn de bijgewerkte hoofdstukken samengevoegd. - PK 0.4 18-07-2005 Overzicht en totaal informatiestromen bijlagen toegevoegd. - PK 0.5 19-07-2005 Conclusie toegevoegd. - PK hoofdstuk 5 0.6 20-07-2005 Tekstuele wijzigingen in complete document. - alle PK 0.7 21-07-2005 Tekstuele wijzigingen in complete document. - alle MJ 1.0 22-09-2005 Gedragscode e-mail en internetgebruik de VU toegevoegd aan bijlagen. - PK bijlagen 0
Inhoudsopgave 1 Inleiding en doelstelling... 3 2 Informatie analyse... 5 2.1 Huidige Studieweb... 5 2.2 Huidige ACTA website... 7 2.3 ACTA informatiestromen... 8 2.4 Algemene Blackboardcursussen... 9 2.5 Andere portals... 10 2.6 Conclusies en aanbevelingen... 10 2.6.1 Algemene adviezen... 11 2.6.2 Programma eisen... 12 2.6.3 Stappenplan... 12 2.6.4 Adviezen en oplossingen n.a.v. de ervaren knelpunten... 15 2.6.5 Adviezen en oplossingen n.a.v. de ervaren externe knelpunten... 16 3 Technische analyse... 17 3.1 Portal-systeem vs CMS... 17 3.2 Programma eisen... 19 3.3 Selectie systemen... 20 3.4 Onderzoek systemen... 20 3.4.1 CMS-systemen... 20 3.4.2 Portal-systemen zonder CMS... 28 3.4.3 Portal-systemen inclusief CMS... 31 3.5 Conclusie technische analyse... 35 3.6 Implementatieplan... 35 4 Organisatie... 36 4.1 Visie en strategie... 36 4.2 Ontwikkeling en implementatie... 37 4.2.1 Fasering... 37 4.2.2 Draagvlak... 37 4.2.3 Vormgeving en techniek... 38 4.2.4 Opleiding... 38 4.3 Gebruik... 38 4.3.1 Content beheer... 38 4.3.2 Rechten en plichten... 40 4.3.3 Functioneel beheer en gebruikersondersteuning... 40 4.3.4 Technisch beheer... 41 5 Conclusies en aanbevelingen... 42 Bijlage 1 Huidige indeling Studieweb... 44 Bijlage 2 Huidige indeling ACTA website... 45 Bijlage 3 Analyse Blackboard-mededelingen-cursussen... 46 Bijlage 4 Overzicht interacties... 48 Bijlage 5 Overzicht informatiestromen... 51 Bijlage 6 Verzameld totaal informatiestromen... 70 1
Bijlage 7 Indelingen portals: HHS en UvA... 77 Bijlage 8 Indelingen portal... 79 Voorstel A: Verplaatsen studenten-pagina ACTA website Studieweb... 79 Voorstel B: Nieuwe indeling Studieweb... 81 Voorstel C: Gepersonaliseerde portal... 83 Kanalen... 86 Bijlage 9 Verslag overleg met begeleidingscommissie... 88 Bijlage 10 Gedragscode voor e-mail en internetgebruik de VU... 90 2
1 Inleiding en doelstelling In 2000 was ACTA de eerste faculteit de VU die de digitale leeromgeving Blackboard in gebruik nam. In die tijd had ACTA een Blackboardserver in eigen beheer. Voor alle vakken in alle jaren werden Blackboardcursussen aangemaakt. Om deze Blackboardcursussen eenvoudig toegankelijk te maken voor studenten en docenten is in die tijd ook de eerste versie het ACTA Studieweb ontwikkeld. Het Studieweb was een eenvoudig portal met links de Blackboardcursussen die in het onderwijs gebruikt werden en wat beknopte informatie voor studenten en docenten. In de loop de jaren zijn steeds meer afdelingen binnen ACTA het Studieweb ook gaan gebruiken voor communicatie studenten en docenten. Zo heeft het Onderwijsbureau Blackboardcursussen ingericht waarin studenten geïnformeerd worden over roosterwijzigingen, tentamens, buitenlandstages, etc. Andere afdelingen die het Studieweb gebruiken voor informatievoorziening studenten zijn: de Mediatheek, de Examencommissie, de Opleidingscommissie, de Onderwijspraktijken, de Voorbereidende Kliniek en het Onderwijsinstituut. Daarnaast zijn verschillende bestaande informatiebronnen in digitale vorm in het Studieweb opgenomen, zoals de studiegids, roosters, groepsindelingen en de onderwijs- en examenregeling. Ook bevat het Studieweb links faciliteiten die voor studenten belang zijn, zoals TISVU, ACTA-email, portfolio s en het online aanmelden voor werkgroepen, practica en stages. Het Studieweb wordt ook steeds meer gebruikt voor de informatievoorziening richting docenten. Het Onderwijsbureau, het Onderwijsinstituut en de Werkgroep ICT&O beheren Blackboardcursussen waarin docenten informatie kunnen vinden over o.a. de invoering het nieuwe curriculum, verschillende toetsvormen, onderwijsevaluaties, introductie voor beginnende ACTA-docenten, ICTO-workshops, het inrichten een Blackboardcursus, etc. Naast Blackboardcursussen voor het reguliere onderwijs ACTA zijn er ook Blackboardcursussen voor de Opleiding Mondhygiëne, de Interuniversitaire Onderzoekschool Tandheelkunde (IOT), Post Academisch Onderwijs Tandheelkunde (PAOT) en voor de Specialisten Opleidingen. Ook deze Blackboardcursussen zijn toegankelijk via het Studieweb. Verder is in 2003-2004 voor het 1e en 2e studiejaar de BaMa-structuur ingevoerd. In het 3e t/m 5e studiejaar wordt nog het oude curriculum gevolgd. Voor de informatievoorziening via het Studieweb heeft dit tot gevolg gehad dat er extra rubrieken zijn ontstaan voor het nieuwe en het oude curriculum. Doel Bovenstaande ontwikkelingen hebben ertoe geleid dat het Studieweb aan zijn eigen succes ten onder dreigt te gaan. De vindbaarheid informatie laat veel te wensen over en gebruikers moeten vaak op verschillende plaatsen in het Studieweb controleren of er nog relete informatie beschikbaar is gekomen. Met dit project wil ACTA een nieuw Studieweb ontwerpen dat beter tegemoet komt aan de wensen de gebruikers. Uitgangspunten De huidige organisatie is uitgangspunt het onderzoek. Bij de huidige organisatie horen de huidige wijze communiceren en het internet en Studieweb. Het implementatietraject is geen onderdeel dit project en zal na dit project moeten plaatsvinden Definities ACTA website Studieweb Blackboard www.acta.nl www.onderwijs.acta.nl bb.vu.nl Openbare informatie Studentenportal ACTA DLO VU De huidige inhoud het Studieweb en de ACTA website staat in bijlage 1 dit verslag. 3
Opbouw project Voordat een nieuw Studieweb ontworpen kan worden is het noodzakelijk dat een informatieplan wordt ontwikkeld waarin goed in kaart wordt gebracht welke informatie door welke afdelingen aan welke gebruikersgroepen beschikbaar moet worden gemaakt via het Studieweb. Tevens vindt er een onderzoek plaats de indelingen portals bij soortgelijke instellingen. De informatieanalyse leidt tot gebruiksregels en een stappenplan waarin structuren opeenvolgende versies het Studieweb beschreven worden. De informatieanalyse staat in hoofdstuk 2 dit document. Parallel aan de ontwikkeling het informatieplan wordt een onderzoek gedaan de technische implementatie. Verschillende Content Management Systemen en portal-systemen worden bekeken en beoordeeld op geschiktheid voor het nieuwe Studieweb. In hoofdstuk 3 wordt dit technisch onderzoek beschreven. Bij de ontwikkeling, de implementatie en het gebruik een portal zijn naast inhoudelijke en technische aspecten ook organisatorische aspecten groot belang. Deze organisatorische aspecten de portal komen in hoofdstuk 4 aan de orde. In hoofdstuk 5 worden de belangrijkste conclusies en aanbevelingen uit de voorgaande hoofdstukken samengevat. 4
2 Informatie analyse De informatieanalyse bestaat uit verschillende onderdelen die onder de loep zijn genomen: Huidige Studieweb (paragraaf 2.1) Huidige algemene ACTA-site (paragraaf 2.2) ACTA informatiestromen (paragraaf 2.3) Algemene Blackboardcursussen (paragraaf 2.4) Andere portals (paragraaf 2.5) Deze analyses hebben geresulteerd in een informatieplan met de volgende onderdelen: Algemene adviezen Een stappenplan met verschillende opeenvolgende versies voor de indeling het Studieweb, cq de portal Een overzicht knelpunten met daarbij behorende adviezen en oplossingen voor zover realiseerbaar binnen deze analyse Een overzicht knelpunten met een extern karakter met daarbij behorende adviezen en mogelijke oplossingen 2.1 Huidige Studieweb De eerste versie het Studieweb is in 2000 ontwikkeld. In december 2004 is het 1.000.000 e Studieweb gebracht. bezoek aan het In de zomer 2004 is het Studieweb, als voorloper op dit project, geanalyseerd en verbeterd. Dit heeft geresulteerd in de volgende indeling het Studieweb: 1. Studieonderdelen 2. Onderwijsinfo 3. Leermiddelen 4. Aanmelden 5. Toetsen 6. Studenten 7. Docenten In bijlage 1 is deze indelingslijst verder uitgeschreven. De figuur op de volgende pagina geeft de startpagina het Studieweb weer. Tijdens dit voortraject is bepaald dat de portal toegang moet geven tot de volgende 8 punten: 1. Mededelingen 2. Blackboardcursussen 3. Inschrijfsystemen stages / werkgroepen 4. Docent gerelateerde info 5. Roosters / studiegids 6. Mediatheek 7. Help 8. TIS De nummering de punten geeft een indicatie de prioriteit 5
Figuur 1: Studieweb Tijdens dit voortraject zijn de volgende conclusies getrokken. De belangrijkste rol die de portal nu vervuld is een mededelingensysteem voor studenten. Hierbij treden de volgende problemen op: Te veel informatiebronnen voor student. De informatie staat te verspreid en niet consequent in dezelfde bron. Niet iedereen die informatie zou moeten kunnen plaatsen kan dat daadwerkelijk. Regels worden niet nageleefd (zijn, of niet helder genoeg of niet bekend). De tweede belangrijke rol het Studieweb is het aanbieden links Blackboardcursussen de blokken en lijnen. Ontwikkelingen Studenten zullen binnenkort niet meer in jaren in te delen zijn, maar alleen nog maar in Bachelor of Master, of in vakken of blokken. Er moet dus rekening gehouden worden met flexibilisering het onderwijs. Dit zal in een toekomstige portal de nodige aandacht moeten krijgen. Naast het mededelingensysteem zorgt ook de inschrijving studenten in Blackboardcursussen nog steeds voor veel vragen en werk. Een apart deel het Studieweb is voor docenten. Uit de analyse het huidig Studieweb komen de volgende eisen voor het nieuwe Studieweb. Doelgroepen moeten onderscheiden kunnen worden (personalisatie) Presentatie moet zeer overzichtelijk zijn. 6
Er moeten heldere regels voor het plaatsen info komen, die ook nageleefd worden. Mededelingen moeten gewijzigd en verwijderd kunnen worden Aan mededelingen moet een attachment te koppelen zijn Toegang tot het mededelingensysteem mag niet tot weer een nieuwe login leiden. De hoofddoelgroep de nieuwe portal zijn de studenten. De docenteninformatie krijgt wel een plaats op de portal. De huidige indeling de docenten informatie is in het voorstel gehandhaafd. In een vervolgproject / analyse moeten moet deze doelgroep beter geanalyseerd worden en zou er een nieuwe indeling opgesteld kunnen worden. 2.2 Huidige ACTA website Hieronder staat de indeling op het hoogste niveau de huidige ACTA website (www.acta.nl) de pagina voor studenten. Op bijna alle pagina s staat statische informatie, links meer informatie (Studieweb) en mail links. Opbouw studie Postdoctoraal Onderwijs Onderwijsfaciliteiten o Examencommissie o Mediatheek o Opleidingscommissie o Onderwijsbureau o Rooster o Studentenraad o Studentenpanel o Studiebegeleiding o Studiegids o Studieweb ACTA-shop Studieweb Protocollen Figuur 2: Acta.nl/student In de huidige situatie is er veel overlap tussen de ACTA website en het Studieweb. De functie de pagina studenten is gericht op informatievoorziening aan de huidige studenten. Voor aankomende studenten is er een specifieke pagina. De functie het Studieweb is de informatievoorziening aan huidige studenten. 7
2.3 ACTA informatiestromen Er is onderzocht welke informatie-uitwisselingen er plaats vinden binnen ACTA: wie is de verstrekker wie is de ontgen via welk medium Dit onderzoek is gedaan door met vertegenwoordigers uit de volgende groepen te spreken: Studenten Docenten Mediatheek Onderwijsbureau Zaaldocenten Per doelgroep is er een overzicht gemaakt de verschillende interacties. In de volgende figuur staat een voorbeeld de interacties een docent / blokcoördinator. De overige figuren met de interacties staan in bijlage 4. In een spreadsheet, Bijlage 5, zijn alle, genummerde, interacties uitgeschreven. Figuur 3: Interactie Docent / Blokcoördinator Alle uitgeschreven interacties zijn verzameld en geclusterd. Deze informatie heeft sturing gegeven bij het opstellen de voorstellen voor de nieuwe indeling de portal. Het volledige overzicht alle informatiestromen die geïdentificeerd zijn staan in bijlage 5. Deze informatiestromen zijn in een totaaloverzicht opgenomen in bijlage 6. Uit de gesprekken kwam voren dat informatie erg afzendergeoriënteerd is. De ontger moet gericht zoeken informatie. In de huidige situatie worden Blackboardcursussen gebruikt (misbruikt) om als mededelingensysteem te functioneren. Deze situatie wordt door veel gebruikers als onhandig ervaren. In de gesprekken zijn er algemene opmerkingen gemaakt en knelpunten aangegeven. Hieronder volgt een samenvatting de knelpunten. Uit de veel gesprekken is gebleken dat veel informatie moeilijk te vinden is. Het is onduidelijk waar wat staat en als gebruiker moet je op veel plekken zoeken. 8
Het versturen e-mail verschillende doelgroepen is niet gemakkelijk te realiseren. Individuele gebruikers moeten hiervoor zelf lijsten bijhouden. Communicatie met AIO - specialiseerders en promovendi is ook moeilijk omdat ze niet in de Outlook adreslijst voorkomen of geen Blackboard account hebben Een veel gehoorde klacht is dat het onderwijsinstituut erg intern, op eigen processen gericht is. Niet alle studenten gebruiken hun ACTA e-mail. Daardoor zijn er veel mailboxen vol en worden er veel mails geretourneerd. Volgens een enkeling zit sommige informatie te diep verstopt in het Studieweb. Dit ondanks dat er maar 3 lagen in het Studieweb zijn. De diepte ervaring kan ook ontstaan doordat de daadwerkelijk informatie in Blackboard staat. Niet alle dienstverleners maken gebruik al geregistreerde informatie. Voor het aanvragen een bibliotheekpas moet je allen NAW gegevens invullen terwijl deze al ergens geregistreerd zijn. Enkele Blackboardcursussen worden niet optimaal ingezet. Veel knoppen zijn leeg en informatie staat op onlogische plekken. Grootste bezwaar ISIS is dat de docenten er geen overzichten in kunnen bekijken. Een digitaal prikbord en discussieforum zijn gewenst. Dit zou dan gebruikt kunnen worden voor vakinhoudelijk overleg met de afdelingen (wetenschappelijke vorming en integratie) bijvoorbeeld een Casus de week in het portal waar studenten bij kunnen en waar de staf argumenteert. Dit verkleint de afstand tussen onderzoek en onderwijs. Onnodige mails wekken irritatie op. Bij de OWP in Almere hoeven ze niet te weten dat de glazenwasser in Amsterdam komt. Sommige informatie komt niet bij de gehele doelgroep aan. De klinische stafdagen worden in de lift in Amsterdam aangekondigd. De andere OWP s missen dan deze informatie. Deze problemen zijn meegenomen bij het ontwerpen de portal. Daarnaast is er een aantal tips opgesteld ter voorkoming / vermindering deze knelpunten. 2.4 Algemene Blackboardcursussen Vanuit het Studieweb wordt er vaak doorgelinkt algemene Blackboardcursussen die als mededelingensysteem dienst doen. De informatie uit deze Blackboardcursussen moet een plekje krijgen in de nieuwe portal. Om hiervoor te zorgen is er een overzicht gemaakt alle algemene Blackboardcursussen. Dit overzicht staat in bijlage 3. Uit deze analyse blijkt dat veel knoppen in Blackboard geen informatie bevatten. Daarnaast staat veel informatie op onduidelijke plekken. Wanneer informatie verplaatst wordt de Blackboardcursussen de nieuwe portal dan komen deze Blackboardcursussen te vervallen. De Blackboardcursussen die bij de blokken en lijnen horen zullen blijven bestaan en behouden hun functie het ondersteunen het onderwijs. 9
2.5 Andere portals Er is met twee instellingen over hun portals gesproken: De Haagse Hogeschool (HHS) en de Universiteit Amsterdam (UvA) Daarnaast is de inhoud en structuur deze en andere portals bekeken. In dit hoofdstuk staan alleen de bevindingen over de portals de HHS en de UvA. Haagse Hogeschool (HHS) Bij de HHS maakt men gebruik Oracle portal. Het adres de portal is portal.hhs.nl. Je komt binnen op een inlog scherm met een welkomstboodschap en een link je helpdesk. Na het inloggen kom je op de startpagina met de volgende indeling / links. 1. Startpagina 2. Studie (Alleen aangemelde studies (kanalen)) 3. Studentenvoorzieningen 4. Studentenstatuut (Alleen aangemelde kanalen / opleidingen) 5. Wie-is-wie & organisatie Dit is een heldere indeling. Nadeel is dat er onder studentenvoorzieningen een lijst met 15 keuzes is. Volgens goed human-computer interaction design zouden dit soort overzichten uit maximaal 7 items moeten bestaan. De HHS heeft de volgende adviezen gegeven: UvA Beginnen en daarna uitbreiden. Maak screendumps om mensen enthousiast te maken. Vanuit de portal links Blackboard voor de vakken. Volledig student georiënteerd. Alle formulieren op 1 pagina verzamelen. Maximaal in 3 klikken bij de gewenste informatie. Bij de UvA kom je op de portal binnen op een inlogscherm met een welkomstboodschap een link Blackboard en e-mail. Na het inloggen heeft de portal 3 tabbladen. 1. Informatie, met mededelingen en helpdesk 2. Onderwijs, met alleen Blackboard mededelingen, Onderwijsmededelingen, links etc. 3. Persoonlijk, met alle - Studentenmail - Eigen links - Studieresultaten 2.6 Conclusies en aanbevelingen In de eerste paragraaf dit hoofdstuk staan de algemene adviezen die uit de analyse voren zijn gekomen. De eisen en wensen die zijn opgesteld n.a.v. de analyse staan in paragraaf 2.6.2. Het implementeren de portal zal waarschijnlijk in verschillende stappen gebeuren. In paragraaf 2.6.3 staan de mogelijke 4 stappen beschreven. Tot slot zijn in paragraaf 2.6.4 gebruiksregels opgesteld en is er vastgelegd wie er verantwoordelijk is voor de inhoud de portal. 10
2.6.1 Algemene adviezen De doelgroepen de portal zijn: Studenten (alle) Docenten / onderzoekers Bestuurders Allen moeten inloggen bij de portal met hun ACTA- account (het account dat voor het ACTA-netwerk en de ACTAemail gebruikt wordt). Ook AIO-ers en tijdelijke medewerkers moeten een account krijgen. De portal zal ontgergericht ingericht moeten worden. De portal is niet bedoeld voor mensen die geen account hebben bij ACTA. Afgestudeerden / Alumni Vakgenoten buiten instelling / beroepsveld Toekomstige studenten Zij hebben geen ACTA-account en kunnen dus niet inloggen op de portal. Zij kunnen voor hun informatie terecht op de ACTA website: www.acta.nl. In het huidige Studieweb wordt informatie niet gepersonaliseerd aangeboden. In de nieuwe portal wordt er gestreefd dat dit wel gebeurt. In de portal zijn 2 soorten informatie te onderscheiden: 1. Informatie die gemiddeld maximaal 2 keer per jaar zal wijzigen: Statische informatie. 2. Informatie die snel kan wisselen bijvoorbeeld tijdelijke mededelingen: Dynamische informatie. Deze indeling komt terug in de portal. Er komen dus pagina s waar (min of meer) statische informatie geraadpleegd kan worden. Daarnaast komt er een apart mededelingensysteem waar gebruikers in verschillende kanalen (liefst gepersonaliseerd) mededelingen tijdelijke aard kunnen vinden. De Blackboardcursussen zijn bedoeld voor onderwijsondersteuning bij de blokken en lijnen. Alle overige informatie moet in de portal onder gebracht worden. Controleer alle Blackboardcursussen op hun inhoud. Geef docenten tips om de cursussen te verbeteren. Zorg voor een testpanel. Dit panel kan voor en na de invoering het de portal terugkoppeling geven over de werking de portal. Met deze informatie kan de portal verbeterd worden. Om mensen daadwerkelijk de portal gebruik te laten maken is het ten eerst belang dat er belangrijke informatie op staat. Ten tweede is het belang dat de informatie alleen via de portal te benaderen is. Op deze wijze zal een gebruiker gedwongen worden om de portal gebruik te maken. De implementatie de portal moet samen gaan met goede voorlichting. Via verschillende kanalen moet worden aangegeven wat de portal is, wat ze nu en in de toekomst kan en wat het nut er is. Binnen deze publiciteit zou het goed zijn om de portal een naam te geven. Een naam is goed voor de herkenbaarheid. Voorbeelden zijn: mijnacta.nl of portal.acta.nl. Deze URL s zijn ook goed te onthouden voor benadering buiten ACTA. Per geplaatst item moet er zichtbaar zijn wie het geplaatst heeft. Zodoende kan er gericht op foute informatie gereageerd worden. Voor het gebruiksgemak en overzicht is het wenselijk dat op elke pagina het hoofdmenu te benaderen is. 11
Alle gebruikers de portal moeten per ACTA e-mail te bereiken zijn. Deze persnonen moeten in een adresboek op de portal te vinden zijn. Daarnaast moet het mailen groepen gebruikers of gebruikers met een specifiek functie gemakkelijker moeten kunnen. Uit de informatieanalyse zijn de volgende groepen voren gekomen: Decanen Afdelingen Opleidingscommissie Docenten (zaal, senior) Automatisering OWB, Onderwijsbureau Studenten Balie OWI, Onderwijsinstituut Studieadviseurs Examencommissie OWP Studiebegeleiders FD Roosterbureau GEBIT UB - UvA ICT&O UvA - administratie Informatisering VU - administratie IOT Zorginstituut Mediatheek Favervuta Naast de e-mail adressen moeten alle personen / afdelingen ook locatie, openingstijden e.d. vermeld moeten zijn. Bij een ontgergerichte benadering hoort ook het gebruiken al bekende informatie. Bij het aanvragen een bibliotheekpas zal een studienummer of naam voldoende moeten zijn. Dit zou digitaal afgehandeld kunnen worden. 2.6.2 Programma eisen Uit de analyses zijn de volgende eisen voren gekomen: Doelgroepen moeten onderscheiden kunnen worden (personalisatie). Voor gebruik de portal moet worden ingelogd met het ACTA-account. Toegang tot het mededelingensysteem mag niet tot een nieuwe login leiden. Er moeten heldere regels voor het plaatsen informatie komen, die ook nageleefd worden. Mededelingen moeten gewijzigd en verwijderd kunnen worden. Het mededelingensysteem moet kunnen fungeren als archief (oude meldingen moeten opgevraagd kunnen worden). Aan mededelingen moet een attachment te koppelen zijn Auteur, datum publicatie en doelgroep mededeling moeten zichtbaar zijn. Naast deze toetsbare eisen zijn er enkele subjectieve wensen: De presentatie de informatie moet zeer overzichtelijk zijn. De informatie moet volledig gebruikergericht zijn. 2.6.3 Stappenplan Het is een lang traject om het huidige Studieweb tot een volledige portal te komen. Het is verstandig om dit te faseren. Hier volgt een voorstel voor de te volgen stappen. Wanneer het wenselijk blijkt kunnen er ook stappen tegelijkertijd genomen worden. De stappen zijn: Stap 1 Verplaatsen informatie op studentenpagina ACTA website Studieweb Stap 2. Nieuwe indeling Stap 3. Gepersonaliseerde portal Stap 4. Koppelingen en extra services 12
Stap 1 Verplaatsen informatie op studentenpagina ACTA website Studieweb Alle informatie op de studentenpagina de ACTA website moet worden overgeheveld het nieuwe Studieweb. De link Studenten op de ACTA website kan dan rechtstreeks verwijzen het Studieweb. In bijlage 8: voorstel A staat de nieuwe structuur het Studieweb die deze wijziging tot gevolg heeft. De informatie voor de studenten ACTA staat dan op één plek: het Studieweb. Dit heeft enkele voordelen: 1. Doelgroep hoeft maar op één plek te kijken. 2. Het beheer hoeft maar op één plek te gebeuren. 3. Minder kans op tegenstrijdige informatie. 4. Het gebruik en de gewenning gebruik is groter wanneer er maar 1 weg is de informatie. Alle informatie over de inhoud onderwijs moet zoveel mogelijk in Blackboardcursussen staan. Alleen bij zwaarwegende argumenten kan er informatie het Studieweb verschoven worden. Bijvoorbeeld: de handleiding kliniek i.v.m. snelle toegankelijkheid in de behandelzalen. Omdat de ACTA-shop niet alleen valt onder de functie het Studieweb wordt geadviseerd om deze pagina op de ACTA website (www.acta.nl) te laten staan. De auteur de informatie moet actief bedenken waar een gebruiker de informatie verwacht aan te treffen. Daar moet de informatie dan neergezet worden. Dit is een andere benadering het aanbieden informatie dan nu het geval is: verstrekkergeoriënteerd. De auteurs moeten een duidelijk instructie krijgen over het gebruik de portal. Stap 2. Nieuwe indeling In volgende stap, voorstel B, worden alle elementen voorstel A geherstructureerd en wordt een nieuwe indeling gepresenteerd. In bijlage 8: voorstel B is deze nieuwe indeling uitgewerkt. Dit voorstel is een poging om de informatie in te delen in een format dat als logischer ervaren zal worden door studenten. Tevens zal de indeling in de richting gaan het voorstel de gepersonaliseerde portal. Extra functionaliteiten die nog niet in het Studieweb of op de ACTA website stonden zijn: Verzamelde voorbeelddocumenten, brieven, etc. Verzamelde formulieren die nodig zijn binnen het instituut. Klinische lessen ( aanleiding gesprek met begeleidingscommissie). Overall toetsen archief ( aanleiding gesprek met begeleidingscommissie). Stap 3. Gepersonaliseerde portal In deze derde stap wordt het aanbod informatie en mededelingen in de portal gepersonaliseerd. In bijlage 8: voorstel C zijn de gevolgen voor de indeling uitgewerkt. Bij de gepersonaliseerde portal kom je als eerste op de inlogpagina terecht. De inlogpagina zal de volgende onderdelen bevatten: 1. Welkom tekst 2. Inlog-portlet 3. Link helpdesk / support (mail of pagina) Na het inloggen kom je op de startpagina de portal binnen. De ontwikkeling zal waarschijnlijk in 2 tussenstappen verlopen. 13
Stap 3.1. Stap 3.2. individualiseren mededelingen individualiseren statische informatie De portal zal bijna dezelfde indeling hebben als de nieuwe indeling het Studieweb (voorstel B). Na het inloggen op de inlogpagina kom je op de startpagina de portal binnen. Op de startpagina s staan, naast de hoofdstructuur, zoals weergegeven in voorstel C de bijlagen, verschillende portlets met de volgende informatie / mogelijkheden. 1. Aan- en afmelden kanalen en portlets / wijzigen persoonlijke gegevens 2. Mededelingen verplichte kanalen 3. Mededelingen optionele kanalen 4. Mededelingen interesse kanalen De verschillende kanalen zijn: Verplichte kanalen: ACTA (verplicht voor iedereen) ACTA studenten (verplicht voor alle studenten) ACTA docenten (verplicht voor alle docenten) Optionele kanalen: Bachelor algemeen Bachelor 1 e jaar Bachelor 2 e jaar Bachelor 3 e jaar Master algemeen Master 1 e jaar Master 2 e jaar Oud curriculum Postdoc PAOT OMH OWP algemeen OWP Amsterdam OWP Almere OWP Den Haag AIO Interessekanalen Mediatheek Factaal Favervuta GEBIT De aanmeldingen op kanalen heeft invloed op: 1. Het tonen mededelingen 2. Het tonen statische informatie In voorstel C is de informatie, die op basis het gebruikersprofiel wel of niet wordt vertoond, voorzien een asterisk (*). 14
Stap 4. Koppelingen en extra services In de vierde en laatste stap in het portal ontwikkelingstraject kunnen er koppelingen worden gelegd met externe systemen. Koppelingen die gemaakt kunnen worden zijn: E-mail Eigen favoriete links / portlets aanmaken Privé schijfruimte Announcements uit Blackboardcursussen waar student bij ingeschreven is Etc Extra services die toegevoegd kunnen worden zijn: What s new (zeer wenselijk volgens begeleidingscommissie). Poll (niet wenselijk volgens begeleidingscommissie). Digitaal prikbord en discussieforum. Dit zou bijvoorbeeld gebruikt kunnen worden voor vakinhoudelijk overleg met de afdelingen (wetenschappelijke vorming en integratie). Bijvoorbeeld een Casus de week in de portal waar studenten bij kunnen en waar de staf argumenteert. Dit verkleint de afstand tussen onderzoek en onderwijs.) 2.6.4 Adviezen en oplossingen n.a.v. de ervaren knelpunten. In de gesprekken zijn er algemene opmerkingen gemaakt en knelpunten aangegeven. Hieronder volgen adviezen en oplossingen voor deze knelpunten. Zorg dat iedereen een account heeft voor zowel de portal, de ACTA e-mail alsmede Blackboard. Ook AIOers moeten deze accounts bij aang hun dienstverband krijgen. Groepen aanmaken in Outlook welke door de gehele faculteit te gebruiken zijn. Uitgezocht moet worden hoe het beheer deze groepen in Outlook het best georganiseerd kan worden. Wijzigen denken uit processen denken uit gebruikers. De portal is hierbij een stap in de goede richting. Voor interne processen moet dit ook gebeuren. Communiceer duidelijk wie er verantwoordelijk is voor het ontgen mededelingen uit ACTA. De student is verantwoordelijk voor het aanmelden op de informatiekanalen en het bezoeken de portal en het lezen de ACTA mail. Geef gebruikers de mogelijkheid om de ACTA mail te laten forwarden een zelfgekozen e-mail adres. Probeer niet meer dan 3 niveaus in de portal te gebruiken. Loop de Blackboardcursussen na op gebruiksgemak. Doe dit in samenspraak met de docent de Blackboardcursus. Alle Blackboardcursussen die niet gebruikt worden voor onderwijsdoeleinden opsporen en voorzover mogelijk overhevelen de portal. Probeer binnen Blackboard zoveel mogelijk communities aan te maken als het gebruik Blackboard niet specifiek is gericht op onderwijs. Richt een digitaal prikbord en discussieforum in de portal in. Gebruik zoveel mogelijk het mededelingensysteem voor de dynamische informatie. Gebruik alleen in urgente situaties de e-mail. Soms worden er prikborden gebruikt bij ACTA. Nadeel hier is dat niet iedereen deze informatie ziet. Zorg er voor dat deze informatie ook op de portal gezet wordt. Maak duidelijke gebruiksregels en afspraken en zorg voor een goede verspreiding hier. In het hoofdstuk Organisatie, is hiermee een begin gemaakt. Geef duidelijk aan welke informatie in de portal te vinden is en welke in de Blackboardcursussen. 15
Neem een aanbeveling op voor het opschonen informatie op het Studieweb. Plaats de klinische lessen onder OWP (algemeen jaar overstijgend deel). Maak nieuwe gebruikers lid de kanalen waar men denkt dat ze nuttig voor deze groep zijn. Evaluaties onderwijs (Blackboardcursussen) centraal opnemen in de portal. Er moet in OWP (jaaroverstijgend) een stukje informatie geplaatst worden over Axium en Emago. Nieuwsbrieven (infobulletin, Factaal) op de portal zetten (archiefvorming) Overalltoets archief op portal plaatsen. Mogelijkheid persoonlijke roosters bieden 2.6.5 Adviezen en oplossingen n.a.v. de ervaren externe knelpunten. In de gesprekken zijn er algemene opmerkingen gemaakt en knelpunten aangegeven. Hieronder volgen adviezen en oplossingen voor knelpunten, die buiten het kader vallen dit project doch wel aandacht behoeven. De aanvraag een lenerspas bij de mediatheek (lenen boeken e.d.) is omslachtig. Een student moet bij de balie aangeven dat hij een pas wil en vervolgens al zijn persoonsgegevens invullen. Misschien zou hiervoor een soort aanmeldsysteem kunnen worden ontwikkeld (gebruikmakend één centraal gebruikersbestand). Cijferadministratie. Op dit moment gaan er (ondertekende) papieren informatiedragers over en weer. Tegenwoordig zijn digitale dragers rechtsgeldig. Dit maakt verdere digitalisering cijfers mogelijk. Op de UvA draait op dit moment een project op dit gebied. In de portal de Telefoongids (inclusief e-mailadres en kamernummer) aanbieden gecategoriseerd onderstaande indeling. onderstaande afdelingen / mensen moeten adres en telefoongegevens bekend zijn. Decanen Afdeling Opleidingscommissie Docenten (zaal, senior) Automatisering OWB, Onderwijsbureau studenten Balie OWI, Onderwijsinstituut Studieadviseurs Examencommissie OWP Studiebegeleiders FD Roosterbureau GEBIT UB - UvA ICT&O UvA - administratie Informatisering VU - administratie IOT Zorginstituut Mediatheek Favervuta 16
3 Technische analyse Naast de informatie analyse, die in het vorige hoofdstuk besproken is, is een technische analyse uitgevoerd die erop gericht was mogelijke technische oplossingen voor de onderwijsportal ACTA te onderzoeken. Een algemene definitie een portal is: Een portal is een website die als startpunt fungeert voor een bepaalde gebruikersgroep, door diverse voor hen relete informatie en voorzieningen (op een gepersonaliseerde wijze) te bundelen. In de technische analyse werd duidelijk dat zowel portalsystemen als Content Management Systemen een rol kunnen spelen bij de ontwikkeling een portal (paragraaf 3.1). Daarom was het belang een goed inzicht in de verschillen en overeenkomsten tussen beide systemen te krijgen. Vervolgens is een programma eisen opgesteld waaraan het systeem voor ACTA zal moeten voldoen (paragraaf 3.2). In dit project zijn zowel Content Management Systemen, portal-systemen als combinaties beide geselecteerd (long list) en vervolgens onderzocht. Dit onderzoek heeft geleid tot een aantal mogelijk geschikte systemen (short list) Alle onderzochte systemen staan beschreven in paragraaf 3.4. Na de analyse is er gekozen voor 1 systeem. (paragraaf 3.5) De technische analyse wordt afgesloten met een stappenplan dat gebruikt kan worden bij de implementatie de onderwijsportal. (paragraaf 3.6) 3.1 Portal-systeem vs CMS In deze paragraaf worden de overeenkomsten en verschillen tussen een porstalsysteem en een Content Management Systeem toegelicht. Content Management Systeem (CMS) Een CMS is een voorziening voor het beheren de inhoud een website. Redacteuren kunnen content plaatsen, aanpassen en verwijderen zonder dat hiervoor HTML-kennis en inbreng een webmaster nodig is. Figuur 4: Voorbeeld content invoeren in een CMS: Mambo 17
Voordelen een CMS zijn: Contentbeheer uit webbrowser. Scheiding vorm en inhoud. Content kan op meerdere plaatsen gebruikt worden. Schedulen content (publicatie- en verwijderdatum). Verschillende rollen voor gebruikers. Workflow (controle voor plaatsing content, archieffuncties). De volgende CMS en zijn in dit project bekeken: Roxen CMS, SiteFeeling, Mambo en Typo3. Portal-systeem Een portal-systeem biedt een webgebaseerde toegang tot een integrale presentatie diverse informatiebronnen en applicaties. De informatie die afkomstig is uit verschillende achterliggende systemen wordt door het portalsysteem in verschillende kanalen (portlets) getoond waardoor de portal als geheel een uniforme look-and-feel krijgt. Om de portal overzichtelijk te houden worden de portlets vaak in verschillende tabbladen gecategoriseerd. Gebruikers kunnen zelf aangeven welke informatie (portlets) ze willen zien in de portal: personalisatie en configuratie. Hiervoor doet een portal aan identity management (centrale identificatie en autorisatie). Een portalsysteem bevat zelf geen content, het brengt alleen content uit verschillende systemen bij elkaar en houdt per gebruiker bij op welke wijze deze informatie gepresenteerd moet worden. Dergelijk pure portal-systemen die in dit project bekeken zijn zijn uportal en Blackboard Portal. Omdat de informatie die in portlets een portal getoond wordt onderhouden moet worden ligt het voor de hand om een portal-systeem te combineren met een CMS. Een aantal softwareproducenten hebben hun portal-systeem voorzien een bijbehorend CMS. Portal-systemen inclusief CMS die in dit project bekeken zijn zijn: Oracle Portal, Microsoft Sharepoint Portal Server, Sungard SCT Luminis. Figuur 5: Voorbeeld een portalpagina 18