Basistraining EndNote Handleiding versie 1.0, 13 oktober 2008 Joke van Soest & Michiel Cock
Over EndNote... 5 1. Het maken van een nieuwe library... 7 2. De library handmatig vullen met referenties... 9 2.1 Verwijzing naar een boek... 9 2.2 Verwijzing naar een tijdschriftartikel... 10 3. Referenties importeren... 12 3.1 Importeren van titels uit Picarta... 12 Exporteren uit Picarta... 12 Importeren van de Picarta-bestanden in EndNote... 15 3.2 Direct importeren... 17 Project Muse... 18 Web of Science... 21 4. Extra mogelijkheden... 24 4.1 Sorteren... 24 4.2 Ontdubbelen... 24 4.3 Keywords & research notes toevoegen... 25 Keywords... 26 Research notes... 27 4.4 Zoeken in uw library... 27 4.5 PDF toevoegen... 27 5. EndNote & Word... 29 Styles... 29 De EndNote-taakbalk in Word... 30 5.1 Invoegen van een verwijzing... 32 In de lopende tekst... 32 In een voetnoot... 32 5.2 De opmaak wijzigen... 33 5.3 Edit citations... 34 5.4 Edit library references... 36 5.5 Veldcodes verwijderen.... 38 5.6 Een afzonderlijke literatuurlijst maken... 38 6. Extra... 40 Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 1
Over EndNote Wat is EndNote en wat kunt u ermee? EndNote is een kaartenbakje: u kunt er literatuurverwijzingen in opslaan. EndNote noemt dit library. U kunt de titels zelf invoeren, maar u kunt de titels ook uit databases en catalogi kopiëren naar EndNote. U kunt referenties invoegen in Word-documenten en daarmee een literatuurlijst maken; dat kan in verschillende vormen van opmaak (door middel van stijlen) bijvoorbeeld in voetnoten. EndNote is voor studenten en medewerkers te gebruiken op werkplekken bij de universiteit. Medewerkers kunnen het ook thuis gebruiken via de remote werkplek. Tijdens deze instructie wordt gebruik gemaakt van EndNote X (10) en Word. Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 2
1. Het maken van een nieuwe library Voordat u referenties gaat invoeren maakt u eerst een nieuwe library. start EndNote programma s EndNote EndNote Program get started with EndNote create a new EndNote library ok geef een naam aan het bestand opslaan Achter de bestandsnaam volgt automatisch.enl (afkorting van EndNote Library). Maak nu uw eigen library en sla het op op het bureaublad. Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 3
2. De library handmatig vullen met referenties 2.1 Verwijzing naar een boek Voorbeeld: Sjef Houppermans and Remke Kruk, Van gene zijde : verhalen over hemel en hel. Rijswijk: Elmar, 2000 References New Reference Reference type staat standaard ingesteld Journal Article, verander het daarom in Book Author Volgorde van invoer in dit veld kan op twee manieren: voornaam/voorletters achternaam of achternaam, voornaam/voorletters, EndNote herkent dit als dezelfde persoon Year Title City Publisher Edition ISBN Dit is een belangrijk veld, advies: altijd ISBN invullen, onderscheid edities & verschillende monografieën met dezelfde titels. Klik op sluiten, het kruisje rechtsboven. Dit misschien een gekke handeling, maar dat is niet zo, want: u vult een kaartje in van de kaartenbak, u klikt op het kruisje, het kaartje is opgeborgen in de kaartenbak. Opdracht 1. 2.2 Verwijzing naar een tijdschriftartikel Voorbeeld: Remke Kruk, Ibn Battuta: Travel, family life, and chronology, Al-Qantara : revista de estudios árabes 16 (1995): 369-84 References New Reference Reference type staat standaard ingesteld Journal Article, u hoeft niets te veranderen. Author Year Title article Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 4
Title journal Volume Number Pages Page Als u met de hand invoert pages én page invoeren: er zijn tijdschriften die alleen een beginpagina in de literatuur lijst vermeld willen zien, en er zijn tijdschriften waar u begin- en eindpagina moet weergeven. ISSN Dit is een belangrijk veld, advies: altijd ISSN invullen, onderscheid dezelfde titels. Opdracht 2. 3. Referenties importeren Zelf invoeren gaat langzaam, en EndNote is daar ook niet echt voor bedoeld. U kunt referenties binnenhalen uit een database en importeren in EndNote library. 3.1 Importeren van titels uit Picarta Exporteren uit Picarta Naar Picarta website bibliotheken Digitale Bibliotheek Find database P Picarta Zoeken zoeken op auteur kruk, r? (zie rechter balk remke kruk) U krijgt een flinke lijst. Analyseer, en kies alleen tijdschriften. Het importeren van referenties uit Picarta gaat probleemloos als u boeken en artikelen niet in één set verzamelt. Bewaren bewaren 1 tot format, kies MOPC kies ISO-8859-1 automatische regelterugloop uit scherm Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 5
Opslaan bestand opslaan als bestandsnaam opslaan als type textbestand West-Europees iso sluiten Opdracht 3. U heeft nu twee bestanden opgeslagen op het bureaublad. Deze gaan we importeren in EndNote. Importeren van de Picarta-bestanden in EndNote. EndNote open open an existing EndNote library ok File import choose file: kies de bestandsnaam openen import option Picarta duplicates: import all text translation: no translation import U ziet nu alleen de titels uit het bestand dat zojuist is geïmporteerd. References show all references Opdracht 4. 3.2 Direct importeren Het kan nog eenvoudiger, er zijn databases die een ingebouwd exportoptie hebben. We gaan nu grotere bestanden importeren uit die databases, zoals: Project Muse Periodical Archives Online Web of Science JSTOR Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 6
Project Muse Naar Project Muse website bibliotheken Digitale Bibliotheek Find database P Project Muse Onderwerp is Ibn Battuta, een Marokkaanse wereldreiziger uit de 12 e eeuw. Zoeken & opslaan het zoekscherm van Project Muse Ibn Battuta en klik op search het resultaat is 35 referenties verander results per page naar 50 vink aan: mark all results on this page klik daarna op: save marked results Er verschijnt een scherm waarop staat 35 new results are saved. close windows Ga naar view saved results rechts boven (oranje geel) Exporteren Er staat export marked results to, klik hier EndNote aan klik daarna op export er verschijnt een klein schermpje export to U kunt kiezen tussen Reference Manager en EndNote kies EndNote Select a reference library openen Daarna volgt het importeren. Let op het blauwe balkje: als dat niet verschijnt, is het niet gelukt. U ziet nu alleen de referenties die u net geïmporteerd heeft. References show all references Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 7
Web of Science Naar Web of Science website bibliotheken Digitale Bibliotheek Find database W Web of Science Zoeken & opslaan het zoekscherm van Web of Science Ibn Battuta en klik op search het resutaat is 28 referenties verander results per page naar 50 ga naar output records onderaan pagina vul in output records: o step 1 records 1-28 o step 2 (niet veranderen eventueel verwijdert u het vinkje bij abstracts) o step 3 kies EndNote N.B. EndNote Web is een ander programma. Exporteren Er staat export marked results to, klik hier EndNote aan klik daarna op export er verschijnt een klein schermpje export to U kunt kiezen tussen Reference Manager en EndNote kies EndNote Select a reference library openen Daarna volgt het importeren. Let op het blauwe balkje: als dat niet verschijnt, is het niet gelukt. U ziet nu alleen de referenties die u net geïmporteerd heeft. References show all references Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 8
4. Extra mogelijkheden 4.1 Sorteren U kunt de volgorde van de kaarten in uw kaartenbak veranderen. auteur, twee keer klikken en u hebt de volgorde veranderd van a naar z of andersom year, oplopend of aflopend title, op alfabet. journal title, op alfabet 4.2 Ontdubbelen Ontdubbelen moet! Voordat u het EndNote bestand koppelt aan een Worddocument moet u de dubbelen verwijderen. Ontdubbelen achteraf geeft grote problemen, bijv. als u een referentie verwijdert die u in het document gebruikt. In EndNote zit een ontdubbelfunctie. References Find duplicates Duplicaten worden blauw edit clear (u wordt gewaarschuwd) Dit is een rigoureuze methode van ontdubbelen. Veiliger is het handmatig ontdubbelen: gebruik daarvoor de sorteeroptie. Journal title op alfabet, zo zet u alle publicaties van het zelfde tijdschrift bij elkaar. Verwijder de dubbele titels handmatig. klik op titel edit clear (u wordt gewaarschuwd) 4.3 Keywords & research notes toevoegen Keywords In het veld keywords kunt u trefwoorden toevoegen. dubbelklik op een referentie, ga naar het veld Keyword voeg trefwoorden toe Let op: EndNote onthoudt de gebruikte trefwoorden, en vult automatisch aan. Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 9
Research notes In het veld Resarch notes kunt u trefwoorden of vrije tekst toevoegen. dubbelklik op een referentie, ga naar het veld Research notes voeg opmerkingen toe 4.4 Zoeken in uw library naar de verrekijker velden invullen search 4.5 PDF toevoegen Deze optie kunt u gebruiken om een verzameling pdf-jes op te bergen. U hebt een pdf gesaved op uw bureaublad van een artikel dat in uw EndNote-library zit. Optie 1: klik op de betreffende referentie (blauw) references PDF link to pdf Optie 2: ga naar uw bureaublad sleep uw pdf naar de referentie De pdf is aan uw EndNote bibliotheek toegevoegd Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 10
5. EndNote & Word Voordelen van EndNote: makkelijk referenties verzamelen en beheren (dat hebben we tot nu toe gedaan) makkelijk referenties toevoegen aan Word-document: o met alle gewenste velden in de gewenste vormgeving o elke soort referentie krijgt de juiste vormgeving o die vormgeving is ook achteraf te wijzigen. Styles De vormgeving gaat d.m.v. zogenoemde Styles. In EndNote zijn al veel Styles voorgedefinieerd, bijvoorbeeld op basis van de voorschriften van: de MLA, een bepaald tijdschrift (bijv. English Language and Linguistics). Elke style heeft een format voor: verwijzing in de tekst (Houppermans and Kruk 2000) verwijzing in voetnoot of in een bibliografie 1 literatuurlijst Vergelijk de verwijzing in de lopende tekst met de noot onder aan de pagina en deze literatuurlijst: Houppermans, S. and R. Kruk (2000). Van gene zijde : verhalen over hemel en hel. Rijswijk, Elmar. De EndNote-taakbalk in Word Taakbalk van EndNote installeren Open een word document view toolbars vink EndNote aan De knoppen van de taakbalk: find citation(s) U weet titel of auteur. Vul dit in en u krijgt titels die bij uw zoekactie passen. U kunt ze selecteren en aan het document toevoegen. go to EndNote Hiermee gaat u van Word naar EndNote. format bibliography Hiermee verandert u de output style. insert selected citation(s) Hiermee voegt u een referentie toe aan het Word-document. edit citation(s) edit library reference(s) remove field codes 1 Houppermans, S. and R. Kruk (2000). Van gene zijde : verhalen over hemel en hel. Rijswijk, Elmar. Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 11
In deze training behandelen we de overige knoppen niet. Zie hiervoor de help-functie. Het gaat om: insert note unformat citations(s) export traveling library find figures generate figure list 5.1 Invoegen van een verwijzing In de lopende tekst Maak wat tekst in uw Word-document. Klik op Go to EndNote Open de gewenste Library Selecteer een referentie Ga terug naar Word Klik op Insert selected citation(s) In een voetnoot Voeg een voetnoot in in uw document insert reference footnote insert Ga naar de EndNote library Selecteer een referentie Ga terug naar Word Klik op Insert selected citation(s) Opdracht 5. 5.2 De opmaak wijzigen De standaard-style is annotated. Het aanpassen van de opmaak gaat als volgt: Klik op Format bibliography Kies gewenste style uit uitklapmenu of Klik Browse en kies gewenste style uit lijst; klik OK OK Format Bibliography is de laatstgebruikte in Word (met als standaard Annotated), niet automatisch dezelfde als de in EndNote geselecteerde Output-style; wel staan op het tabblad Format bibliography onder het uitrolmenu With output style: dezelfde styles vermeld als in EndNote onder het uitrolmenu. Opdracht 6 en opdracht 7. Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 12
5.3 Edit citations Het verwijderen van een referentie moet altijd met de knop edit citations. De reden: de referentie wordt dan altijd op twee plaatsen weggehaald: 1. de verwijzing in de tekst 2. de verwijzing in de literatuurlijst Wanneer je referenties verwijdert met de delete-knop gaat er iets mis in de literatuurlijst: de referentie blijft daar staan (tenzij je de literatuurlijst via Format Bibliography opnieuw vormgeeft). Plaats de cursor in het grijze vlak van een literatuurreferentie Klik op Edit citations Er opent een pop-up venster. Markeer de referentie Klik op remove Klik op close De referentie wordt uit de tekst én uit de literatuurlijst verwijderd. Met edit citations is het ook mogelijk om bepaalde onderdelen van een referentie aan te passen. Bijvoorbeelf: in het Word-document wordt op één plek verwezen naar 3 verschillende referenties van dezelfde auteur, met behulp van edit citations verander je (Kruk 1975, Kruk 1983, Kruk 1985) in (Kruk, 1975, 1983, 1985) Plaats de cursor in het grijze vlak van een literatuurreferentie Klik op Edit citations Er opent een pop-up venster. Markeer de referentie Vink exclude author aan en klik op OK Klik op close 5.4 Edit library references Plaats de cursor in het grijze vlak in een literatuur referentie Klik op Edit Library references EndNote library opent de referentie. Breng veranderingen aan en sluit af / berg op De veranderde referentie blijft gemarkeerd (blauw). Ga terug naar het Word-document Plaats de cursor in het zelfde grijze vlak van de literatuur referentie Klik op insert selected citation De veranderingen zijn nu ook te zien in je Word document. Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 13
5.5 Veldcodes verwijderen. De referenties en de bibliografie zijn in Word als een speciaal veld gemarkeerd; dat kunt u zien aan de grijze achtergrond die er komt als u erop klikt. Door dat veld weet Word waarmee er wat moet gebeuren als u bijv. op de knop Format bibliography klikt. Als het document gereed is en bijv. naar een uitgever moet, kunt u referenties en bibliografie weer om laten zetten naar gewone opgemaakte tekst door te klikken op de knop Remove field codes. klik op remove field codes en het grijze veld verdwijnt. Let op: hierna kunt u de opmaak niet meer automatisch aanpassen. 5.6 Een afzonderlijke literatuurlijst maken maak een nieuw Word document. ga naar uw EndNote library selecteer alle referenties (Ctrl-A) ga terug naar Word en kies inserted selected citations Er staan nu ook nog verwijzingen, maar haal nog niets weg. klik op Format bibliography kies gewenste style uit uitklapmenu of klik Browse en kies gewenste style uit lijst; klik OK OK Als u een definitieve lijst hebt gemaakt, klik dan op remove field codes Verwijder de verwijzingen. Let op: hierna kunt u de opmaak niet meer automatisch aanpassen. 6. Extra Kijk voor een tutorial met extra uitleg over EndNote ook op: http://www.hsl.unc.edu/services/tutorials/endnote/intro.htm. Basistraining EndNote-handleiding 1 0.doc 14