14 e jaargang - nummer 3 - november 2015 o n a t u s o u w d v e r z e k e r d Donatus Dichterbij Informatie over verzekeren van kerken en monumenten Afgebrande kerk Rijsenhout herbouwd Met Donatus is het goed kersen eten De dag heeft een onvriendelijk randje, buiten is het mistig en druilerig. Maar binnen, in de fonkelnieuwe Ontmoetingskerk van Rijsenhout, onder de rook van Schiphol, is dat snel vergeten. En niet alleen vanwege de koffie waarmee bouwcoördinatoren Wim Vos (links op de foto) en John Peters ons verwelkomen. Licht, open, strak. Dat is de eerste indruk als we de ruime hal binnenstappen. Rechts staat een zitje opgesteld van kunststofbanken, langs de linkerwand tafels en frisgroene banken met hoge rugleuningen en verderop een stamtafel. Hier is het goed toeven. Klopt, zegt John Peters (66), voorzitter van de kerkenraad. Dit is een ontmoetingsplek, ook voor mensen van buiten de kerk en niet per se alleen voor kerkelijke activiteiten. Trouwfeesten, begrafenissen, verjaardagspartijen, het kan hier allemaal. Ook is er een keuken, waar gekookt kan worden. De kerk is een multifunctioneel centrum voor de hele dorpsgemeenschap. We verhuren ook zalen. Als het Dorpshuis aan de overkant vol zit, nemen wij activiteiten over. Mei 2013 Op 15 mei 2013 brandde de kerk af. Die gebeurtenis had veel impact op de gemeente, ook op de beide heren. Wim Vos (57), voorzitter van het college van kerkrentmeesters, herinnert het zich als de dag van gisteren: We waren bezig met onderhoudswerkzaamheden, die zo n twee maanden hadden geduurd. Nog een dag of twee, dan zou alles klaar zijn. Op het platte dak waren een dakdekker en vrijwilligers bezig geweest. Iemand zag wat rook kringelen. De brandweer zit hiernaast en was meteen ter plaatse. In eerste instantie vonden ze niets, maar toen ze verder zochten, sloeg de vlam pas goed in de pan. Waarschijnlijk is toen zuurstof bij de brandhaard gekomen, maar tot op de dag van vandaag wordt onderzoek gedaan naar de oorzaak. 1
Vanaf de schaal met water, de bron van het leven, kijk je naar de tafel met Bijbel en avondmaalstel, de plaats van gebed. Daarachter staat de lezenaar en daarboven licht het kruis op, als symbool van Gods aanwezigheid. Respect Hoe zouden Vos en Peters de samenwerking met Donatus willen omschrijven? Als er echt iets aan de hand is, is het met Donatus goed kersen eten, weet Vos stellig. We waren ongelooflijk blij met hun coulante opstelling. Peters: Van begin af aan was er wederzijds respect, op hoog niveau. Wat bedoelt u daarmee? Er was geen wantrouwen. De contacten liepen vooral via Simon Kadijk, directeur van Donatus. Simon vroeg steeds aan ons: Hoe gaat het nu met júllie? En hoe gaat het met de kerkelijke gemeente? Dat vond hij net zo belangrijk als de bouwwerkzaamheden. Dat zegt iets over hun menselijke manier van werken. Emoties De kerkzaal brandde tot de grond toe af voor het oog van de toegestroomde dorpelingen. Door de gigantische rook- en roetontwikkeling moest de Kaagbaan op Schiphol zelfs een poosje dicht. Peters: Voor de vrijwilligers was het traumatisch, maar ook veel andere mensen waren ontredderd. De koster raakte op één dag zijn huis én zijn werk kwijt. En nog dagen erna zag ik gemeenteleden huilend bij de afrastering staan. Het is niet niks als je hier getrouwd bent, je kinderen hier gedoopt zijn en je van Peters: Met Donatus geen gedoe over de kleine lettertjes in de polis. Donatus is een partner, geen tegenstander. hieruit je man of vrouw hebt begraven. En hoe was het gesteld met de heren zelf? Daarover kan Peters kort zijn. Nul emoties. Daar was geen tijd voor. Het eerste wat door me heen ging was: hoe regelen we dit? Hoe kunnen we zondag toch gewoon een kerkdienst houden? We hebben meteen actie ondernomen. Maar s nachts heb ik wel slecht geslapen. En Vos vult aan: Stel dat mensen af zouden haken, omdat ze niet elders wilden kerken? Zou de gemeente niet uit elkaar vallen? Ik voelde zorg, niet zozeer rouw. Achteraf kunnen we zeggen dat door de brand het saamhorigheidsgevoel juist is toegenomen. Van de kerkenraad kregen Vos en Peters de opdracht de communicatie rond het hele gebeuren op zich te nemen en het proces rond de nieuwbouw te trekken. En ze hebben meteen de verzekering gebeld? Welnee, lacht Vos. Een medewerker van Donatus had het nieuws op de radio gehoord. s Middags stond hier al iemand van Donatus op de stoep. Herbouw De kerkelijke gemeente van Rijsenhout koos unaniem voor herbouw van de kerk. Peters: De reactie van Kadijk was: Ik heb een goed bericht en een minder goed bericht. Het goede: jullie zijn prima verzekerd. Je kunt terugbouwen wat je had. Extra dingen moeten jullie zelf financieren. Het minder goede bericht: het zal jullie heel veel uren gaan kosten. Daar heeft hij volkomen gelijk in gekregen. Gelukkig heeft Donatus op alle mogelijke manieren met ons meegedacht, op financieel gebied, maar ook praktisch. Altijd constructief, met checklists en handige tips. Wim Vos werd een dag per week door zijn toenmalige werkgever gedetacheerd om samen met John Peters de werkzaamheden te begeleiden. Donatus betaalde dat. Nee, daar waren ze niet kinderachtig in. Toen we op een keer tijdens de sloopwerkzaamheden asbest moesten verwijderen, en dat wilden betalen, vond Donatus dat niet nodig. Dat is onze verantwoordelijkheid, zei Simon. Bij zo n zware schade moet je niet te streng zijn. Jullie situatie is al moeilijk genoeg. Dus geen gedoe met de verzekering over de kleine lettertjes? Nee, voor Donatus gaat dat zeker niet op. Donatus is een partner, geen tegenstander. Toren Een gevleugelde uitspraak van Kadijk was: Je wordt er door de schade niet slechter van, maar je mag er ook niet beter van worden. De heren snappen dat helemaal. Peters: Kijk, de nieuwe kerk heeft een toren, de oude niet. De toren is door de gemeente zelf bekostigd, want dat had niks met de brand te maken. Er waren ook kostenposten waarbij dat niet zo duidelijk lag, maar ook dan deden ze nooit moeilijk. Op 19 september, twee jaar na dato, vond de feestelijke heropening plaats van de nieuwe kerk, mét toren. Het werk zit erop. Of toch niet? Nee, het is geen eindpunt maar een nieuw begin, weet Peters. De vier werkgroepen die voor de herbouw, het interieur en de liturgie, de multimedia en fondsenwerving in het leven waren geroepen, zijn ontbonden. Inmiddels is een geestelijke bouwcommissie aangetreden. Vos: Veel vrijwilligers heb- Vos: Veel vrijwilligers hebben ontzettend veel uren in de herbouw gestoken. Nu moeten we tijd steken in de opbouw van onze gemeente. 2
ben ontzettend veel uren in de herbouw gestoken. Nu moeten we tijd steken in de opbouw van onze gemeente. Hoe kunnen we het enthousiasme vasthouden? Hoe kunnen we de jeugd stimuleren? Hoe kunnen we een hechte gemeente zijn? Tot slot, voor de heren ons uitgebreid gaan rondleiden, geven ze andere kerken graag nog een tip mee. Peters: Zorg bij brand voor zeer goede communicatie, luister naar de gemeenteleden, betrek hen overal bij, beantwoord al hun vragen, bezoek hen desnoods thuis. Een brand kan noodlottig uitpakken voor het voortbestaan van een gemeente. En een praktische tip van Vos: Twee jaar voor de brand hebben we de polis laten actualiseren. Zorg dus dat de verzekering op orde is. Wij waren daar maar wat blij mee toen die brand bij ons uitbrak. Voorheen bezat de kerk geen toren. De nieuwe toren werd door de gemeente zelf bekostigd. Uw mening telt! Leden hebben invloed op een onderlinge verzekeringsmaatschappij. Wij zijn bezig met het beleidsplan voor de komende vijf jaar. Daarbij willen we graag uw mening horen. Als Donatus gaan we het gesprek aan met de Ledenraad, Raad van Commissarissen en belangrijke koepelorganisaties over hoe de komende vijf jaar te handelen. Ook de individuele leden zullen we om hun mening vragen via digitale vragenlijsten, die we nog in 2015 zullen versturen. Wij zouden u zeer dankbaar zijn als u gehoor geeft aan ons verzoek om deze in te vullen. Op basis daarvan kunnen we conclusies trekken over uw mening inzake onze dienstverlening. Maar ook wat wij in de komende jaren moeten veranderen. Waar heeft u behoefte aan? Daar houden we dan rekening mee in het beleidsplan 2016-2020. Wij zijn ons terdege bewust van de context waarbinnen wij opereren. RK parochies en Protestantse Gemeenten worden steeds meer met tekorten geconfronteerd. Daar waar bezuinigd kan worden, wordt dat gedaan. Vele kerkgebouwen zullen de komende 10-15 jaar afgestoten worden. Prognoses voor kerkbezoek zijn dramatisch. Er zijn weinig hoopvolle ontwikkelingen zichtbaar, die deze trend kunnen keren. In deze krimpende markt is Donatus werkzaam en willen wij onze leden ontzorgen. Ons beleid is dat wij in de eerste plaats kwaliteit willen leveren. Onze visie is dat verzekeren het sluitstuk is van het gehele risicomanagement. Risico s vormen een bedreiging voor de continuïteit van kerken, kloosters en monumenten. Die risico s moet je goed inventariseren en beoordelen. Vermijden en beperken van risico s is net zo belangrijk als verzekeren. In dit nummer gaan wij bijvoorbeeld in op het voorkomen van fraude binnen kerkbesturen. Daarbij gaat DIRECTIE het uiteindelijk om een goede balans tussen preventie, voorwaarden, eigen risico s, verzekerde bedragen en premies. Als het gaat om (religieus) erfgoed is Donatus specialist in deze zaken. Deze visie heeft goed gewerkt, vandaar de groei van de portefeuille. Ook de groei in de monumentenmarkt hebben wij te danken aan ons specialisme in combinatie met de lage premie na restitutie. In dit nummer van Donatus Dichterbij kunt u lezen, wat de ervaringen zijn van de PKN kerk in Rijsenhout die twee jaar geleden volledig door brand verwoest werd en onlangs totaal herbouwd weer in gebruik is genomen. Maar zal elk kerkgebouw weer opgebouwd worden na een grote schade? En zoekt u als kerkbestuur nieuwe wegen om de kosten te beperken? Tenslotte, natuurlijk zullen wij u op de hoogte brengen van de uitkomsten van eerder genoemde enquête. Wij zijn er voor en door de leden, dus uw mening telt! drs. Alphons van der Voorn, directievoorzitter (links) en Simon Kadijk, directeur 3
Aparte handtekening voor contractstermijn Meeste leden kiezen voor contract van tien jaar De dubbele handtekening is jargon in het verzekeringsvak. Feitelijk gaat het niet om een dubbele handtekening, maar om een aparte handtekening voor de duur van het contract. De meeste leden tekenen voor tien jaar. Bij het aangaan van een verzekeringsovereenkomst ondertekent een verzekeringnemer het aanvraagformulier en zet hij apart een handtekening onder de contractstermijn. Dat kan een jaar zijn, maar ook drie, vijf of tien jaar. Dit systeem is bedacht om de verzekeringnemer extra te attenderen op de termijn waarvoor hij de verplichting aangaat. Verlenging of niet Als de termijn voorbij is, wordt deze verlengd. Vroeger gebeurde dat stilzwijgend, tegenwoordig niet meer. Als het wel stilzwijgend gebeurt, kan men er tussentijds vanaf met een opzegtermijn van een maand. De andere mogelijkheid is dat verzekeraars hun verzekeringnemers opnieuw om een handtekening vragen voor een nieuwe contractstermijn. Donatus past dit systeem sinds oktober 2014 toe. Bij Donatus geldt: hoe langer de contractstermijn, hoe hoger de korting. Samen sterk Bij Donatus geldt: hoe langer de contractstermijn, hoe hoger de korting. Het is als het ware een beloning voor continuïteit. Het geeft zekerheid. Niet alleen voor Donatus, maar ook voor de leden van Donatus. De premies kunnen namelijk in de tussentijd niet verhoogd worden. Ook niet bij of na een schade. Dit verstevigt het onderlinge karakter. Samen sterk in goede en slechte tijden. Dit is een belangrijk verschil met de commerciële markt. Daar zien we ook bij de zakelijke klanten korte contractstermijnen met fluctuerende premies. Afhankelijk van het schadeverloop kunnen verzekeraars de premies verhogen. Als men premievolume wil inkopen dan verlaagt men tijdelijk de premies. Tien jaar De meeste particuliere leden van Donatus hebben een eenjarig contract. De meeste kerkelijke leden en eigenaren van monumenten hebben een contract voor tien jaar. Maar er kunnen altijd redenen zijn om voor een kortere termijn te kiezen met een wat lagere korting. Voor de duidelijkheid: bij verkoop van de verzekerde zaak kan die van de polis verwijderd worden en indien alle verzekerde zaken worden verkocht kan de polis geroyeerd worden. Bij overlijden kan de polis beëindigd worden of overgezet worden op naam van de erven. Continuïteit Ter informatie, van de verlengingsbrieven die u in het najaar van 2014 van Donatus heeft ontvangen, heeft maar liefst 85% gekozen voor een tienjaarscontract. Ditzelfde patroon laten tot op heden ook de brieven zien die in september jl. zijn verstuurd. Leden van Donatus kiezen derhalve voor continuïteit! TIP Maakt u deel uit van de kascommissie van uw kerk? Dan is het verstandig om gebruik te maken van checklists. Deze zijn bijvoorbeeld te vinden in De Kascommissiegids van drs. Maarten den Ouden RA, zie www.kascommissiegids.nl. TIP Heeft u een kantine of iets dergelijks? Werk dan met een kassa, houd frequent inventarisaties en laat tussentijdse controles door de kascommissie uitvoeren. 4
Brandschade parochiehuis Huisseling Rook en roet veroorzaken tonnen schade Het gebeurde deze zomer in Huisseling (spreek uit: Huusseling), gemeente Oss. Vrijdag 10 juli, vroeg in de morgen, zo rond zeven uur ontdekt een toevallige voorbijganger dat er brand woedt in het parochiehuis van de rijksmonumentale Sint Lambertuskerk. Huisseling behoort met nog vijf andere geloofsgemeenschappen tot de fusieparochie Johannes de Doper te Schaijk in Bisdom Den Bosch. Door de oplettendheid van de voorbijganger was de brandweer snel ter plaatse en had men de brand spoedig onder controle. Ravage Reeds in het begin van de middag is Donatus al met vier man sterk ter plaatse: Guido Terpelle en Derk-Jan Baarda (Technische Buitendienst), Dennis Spaen (Adviseur Relaties) en directeur Simon Kadijk. Het was een enorme ravage, vertelt Kadijk. De brand is vermoedelijk ontstaan in de meterkast. De brandschade zelf was gelukkig beperkt, maar de hele kerk, inclusief het orgel, zat onder de rook en het roet. Verder was er nogal wat schade aan eigendommen van het Sint Lambertusgilde, die ook gebruik maakt van het aangebouwde parochiehuis. Van meet af aan trad het parochiebestuur krachtdadig op. De stroom werd afgesloten en nieuwe sloten werden op de deuren geplaatst. Erediensten werden afgelast of men regelde dat die elders konden plaatsvinden. Schaderegelingstraject Kadijk: Het parochiebestuur werd ook bijgestaan door een contra-expert. Na een eerste inventarisatie in en rond de kerk zijn we met het parochiebestuur naar t Veerhuis in Ravenstein gegaan om daar afspraken te maken over het schaderegelingstraject. Dit is altijd een belangrijk moment. Bij zo n bespreking krijgen de polisvoorwaarden, de extra dekkingen en het polisblad (de kleine lettertjes) een concrete betekenis. Er worden beslissingen genomen over zaken die zo spoedig mogelijk moeten gebeuren. Ook worden er werkafspraken gemaakt, bijvoorbeeld waar offertes aan moeten voldoen. Tonnen Dankzij een goede samenwerking tussen alle partijen (parochiebestuur, contra-experts, Donatus en schoonmaak- en herstelbedrijven) kon de omvang van de schade snel worden vastgesteld. Inmiddels is de schade nagenoeg hersteld. De directe brandschade bestond slechts uit enkele duizenden euro s, maar omdat de hele kerk van onder tot boven onder rook en vette roet zat, heeft het uiteindelijk tonnen gekost. Toen we terug kwamen op ons kantoor in Rosmalen hing er een sterke geur van rook en roet om ons heen, besluit Kadijk. Maar dat hebben we graag voor lief genomen. 5
TIP Uit onderzoek van de Brandweeracademie blijkt dat in 70% van de woningen een rookmelder hangt, maar ze werken vaak niet (onder meer vanwege een lege batterij) en ze hangen vaak niet op de juiste plek. Slechts in 35% van de gevallen hangen ze in de hal en/of de overloop waardoor ze overal goed hoorbaar zijn. Kijkt u het even na? TIP Eén op de drie branden ontstaat door defecte elektra. De meest voorkomende oorzaken zijn: verleng- en kabelhaspels, kapotte onderdelen zoals loshangende wandcontactdozen en vervuiling en opslag in meterkasten. Voorkom dit en laat periodiek uw installatie controleren volgens NEN3140. Enquête onder leden Uw mening is belangrijk voor de toekomstige ontwikkeling van ons bedrijf. Daarom ontvangen veel leden binnenkort een digitale enquête om te meten wat u als lid van Donatus vindt van onze dienstverlening. Deze enquête is een zogenaamde nulmeting. Op een aantal aspecten zoals persoonlijke service, informatievoorziening, reputatie en imago, afhandelingssnelheid, communicatie rondom schades en taxaties, willen wij graag uw mening horen. Ook uw mening met betrekking tot de hoogte van premies, het systeem van premierestitutie en de bereidheid tot het betalen van een eigen risico tegen een lagere premie wordt gemeten. Wij stellen u deze vragen tegen de achtergrond van een steeds verslechterende financiële positie van onze kerkelijke leden. In ons beleidsplan 2016-2020 willen wij graag met uw wensen en noden rekening houden. De enquête is uitbesteed aan het bureau Feeddex uit Haarlem. In de verzekeringsmarkt heeft dit bureau een goede reputatie. De enquête kost u circa 10 minuten en geschiedt op anonieme basis. Per doelgroep willen wij conclusies kunnen trekken, dat wil zeggen: de RK kerk, de PKN, overige kerkgenootschappen, monumenteneigenaren en religieuze particulieren. Indien u op basis van de enquête contact met ons op prijs stelt, kunt u dat aangeven. De digitale enquête komt veelal op secretariaten van kerkbesturen binnen. Wij vertrouwen erop dat de enquête wordt doorgeleid naar de juiste contactpersoon van Donatus (penningmeester of kerkrentmeester). Wij hopen dat u massaal gebruik maakt van de mogelijkheid om uw stem te laten horen. Als onderlinge verzekeraar luisteren wij vanzelfsprekend graag naar onze leden. In een volgend nummer zullen wij verslag uitbrengen van de resultaten. Al vast veel dank voor de genomen moeite. Pro Life Zorgverzekering Ik zie dat de menselijke maat en je eigen verantwoordelijkheid uit de zorg is weggehaald. Die wil ik terugbrengen, zegt Abwin Luteijn, manager van Pro Life Zorgverzekeringen. Pro Life betekent: voor het leven! Luteijn: Wij zien het leven als een wonder, een geschenk van God. Waardevol, maar ook kwetsbaar. Als het leven als een geschenk wordt gezien, blijft het leven van waarde, zelfs als gezondheid afneemt. Juist dan verdient het leven zorg, aandacht en bescherming. Wij bieden zorg die voortkomt vanuit de verwondering voor het leven. Deze zorg wordt gegeven vanuit naastenliefde. U staat hierin als mens centraal. Pro Life maakt christelijke zorg toegankelijk en zet zich in voor kwaliteit en betaalbaarheid. Pro Life hoog gewaardeerd Sinds 2011 heeft Pro Life het Keurmerk Klantgericht Verzekeren, een kwaliteitskeurmerk waarbij het klantgericht werken van een verzekeraar centraal staat. Het keurmerk laat zien dat Pro Life niet alleen praat over klantgerichtheid, maar dit ook in praktijk brengt. De dienstverlening van Pro Life krijgt van klanten een 8,2. Dit blijkt uit de Klanten-Monitor Zorgverzekeringen. Dit is een onafhankelijk onderzoek onder klanten van alle zorgverzekeraars. Pro Life behoort daarmee tot de best gewaardeerde zorgverzekeraars. Wilt u meer informatie over Pro Life ontvangen? Ga dan naar www.prolife.nl/collectiviteitzoeker. U kunt hier uw premie berekenen, een offerte aanvragen of een zorgverzekering afsluiten. 6
Maak zorgvuldige afspraken over geldbeheer Voorkom fraude Alle kerken hebben te maken met geld. Worden over geldzaken geen zorgvuldige afspraken gemaakt, dan kan dat tot misbruik en fraude leiden. Heel vervelend, en niet alleen voor de fraudeur in kwestie. Preventie en bewustwording zijn dan ook van groot belang. Juist van kerken mag je een hoge mate van integriteit verwachten als het gaat om geld. Helaas krijgt Donatus elk jaar een aantal meldingen van fraude en aanverwante zaken bij kerken. Jammer en uiterst pijnlijk. Kerkbesturen dienen daar alert op te zijn; voorkomen is beter dan genezen. Een Fraudeen Berovingsverzekering sluiten, is verstandig, maar voorkomt geen fraude. Daarvoor is zorgvuldig geldbeheer nodig, wat begint bij het maken van afspraken, die vervolgens gecontroleerd moeten worden. Controle heeft niet te maken met wantrouwen, maar juist met het waarderen van vrijwilligers. Iedere penningmeester heeft er recht op om gecontroleerd te worden. Fraudezaken zijn vervelend voor de persoon die zijn positie misbruikt, maar ook voor zijn familie, zijn naaste omgeving, de kerkgemeenschap en degenen die geld geschonken hebben aan de kerk. Risico beperken Zorgvuldig omgaan met geld van de kerk is nodig, omdat leden en/of begunstigers het geld in de loop van vele jaren bij elkaar brengen; zij hebben recht op goed beheer van de bijdragen die zij aan de kerk geven. Als er geld verdwijnt, komt het voortbestaan van de kerk in gevaar. Vrijwilligers die met geld omgaan (onder wie de penningmeester) mogen simpelweg niet in de verleiding kunnen komen zich door fraude te verrijken. Bestuurders zijn persoonlijk aansprakelijk als het bestuur onvoldoende maatregelen heeft genomen om fraude te voorkomen. Alle reden dus om het risico van fraude maximaal te beperken. Wie is verantwoordelijk? Het (gehele) kerkbestuur is verantwoordelijk voor een deugdelijke organisatie van de financiën, dus niet alleen de penningmeester en/of de boekhouder! De penningmeester functioneert binnen de kerk volgens de afgesproken regels. Het is niet nodig en ook niet altijd mogelijk om alle hieronder genoemde maatregelen toe te passen. De eerste vier punten zijn essentieel voor vrijwel elk kerk- of parochiebestuur en verminderen de kans op fraude enorm! Elk bestuur moet zijn eigen afweging maken over de combinatie van maatregelen die in zijn situatie optimaal is. Vastlegging en autorisatie Leg alle maatregelen schriftelijk vast in een document Organisatie van de financiën. Laat dit document door elk (nieuw) bestuurslid ondertekenen. Twaalf maatregelen Beperk het contante geldverkeer Laat alle ontvangsten en betalingen per bank plaats vinden. De kans op diefstal wordt hierdoor kleiner. Geldverkeer via de bank wordt automatisch geregistreerd. Periodieke controle van alle betalingen Laat een ander bestuurslid dan de penningmeester bij voorbeeld maandelijks alle betalingen (en geldopnamen van spaarrekeningen e.d.) controleren. De controle 7
vindt plaats aan de hand van de originele dagafschriften van alle bankrekeningen. Of (bij internetbankieren) door het raadplegen van alle mutaties via internet (de controleur heeft toegangsmogelijkheid tot het internetbankieren, zonder de mogelijkheid om zelf betalingen te verrichten). Jaarlijkse degelijke controle door de kascommissie Controle door de kascommissie is wettelijk verplicht voor elke vereniging en statutair verplicht voor veel stichtingen. Het geldt dus in ieder geval voor kerken die een stichtingsvorm hebben. Maar ook voor andere kerk- en parochiebesturen is een kascontrolecommissie onontbeerlijk. Het bestuur (parochiebestuur, kerkenraad, commissie van beheer, kerkvoogdij of college van kerkrentmeesters) stimuleert dat de kascommissie bestaat uit deskundigen of benoemt die zelf. Ook voorziet het bestuur de commissie van alle gevraagde informatie en ondersteuning. Zodra de leden van de kascommissie zijn benoemd, bespreekt het bestuur de wederzijdse verwachtingen met hen. De kascommissie maakt zoveel mogelijk gebruik van checklists. Checklists zijn bijvoorbeeld te vinden in De Kascommissiegids van drs. Maarten den Ouden RA, zie www.kascommissiegids.nl Afspraken over betalingen aan bestuursleden Leg schriftelijk vast of en zo ja, welke vergoedingen (van kosten en/of tijd) bestuursleden mogen declareren en binnen welke termijn dat moet gebeuren. Neem als voorbeeld de autovergoeding. Is dat een vast bedrag per km? Of de werkelijke brandstofkosten? Of de werkelijke totale kosten per km? Lenen van geld van de kerk is nooit toegestaan. Penningmeester doet uitsluitend door ander bestuurslid gefiatteerde betalingen De penningmeester controleert onder meer of er schriftelijk fiat is en of de rekening/factuur in orde is. Daarna verricht hij de betaling en verwerkt deze in de administratie. Eventueel laat u deze maatregel alleen gelden voor betalingen boven een bepaald bedrag. Als één bestuurslid alle betalingen fiatteert, kan dit bestuurslid ook periodiek controleren (zie punt 2) of alleen betalingen zijn gedaan die door hem zijn gefiatteerd. Factuuradres is niet adres penningmeester Omdat de penningsmeester voor betaling het fiat nodig heeft van een bestuurslid, is het handig dat het factuuradres van iemand anders is, bijvoorbeeld van de scriba of secretaris. Het voordeel is dat eventuele betalingsherinneringen ook bij anderen dan de penningmeester bekend worden. Limieten instellen voor bankrekeningen Banken bieden diverse mogelijkheden om limieten in te stellen voor het maximale bedrag dat per dag mag worden overgeboekt. Ook bestaat de mogelijkheid in te stellen dat voor bedragen boven een bepaalde grens altijd twee autorisaties nodig zijn. Zorg er voor dat het bestuurslid dat de limieten in mag stellen, iemand anders is dan degene die de betalingen verricht. Sluitende procedures bij contant geld In kerken wordt veel met contant geld gewerkt; zorg dan voor sluitende procedures. Bijvoorbeeld: a. Stort elke week alle contante gelden (collectes) af bij de bank. Hierdoor kan de kascommissie goed controleren. b. Beperk de hoeveelheid geld in kas en spreek een maximumbedrag af. Stort boven dit bedrag altijd direct af. c. Laat de opbrengst van collectes altijd gelijktijdig tellen door minimaal twee personen die de getelde bedragen noteren en daarvoor tekenen. d. Heeft u een kantine of iets dergelijks? Werk dan met een kassa, houd frequent inventarisaties, laat tussentijdse controles door de kascommissie uitvoeren. Referenties nagaan Stelt u een nieuwe penningmeester aan of iemand anders die met geld van de kerk in aanraking komt? Zorg dan dat u deze persoon goed kent. Doe eventueel navraag bij organisaties waar de vrijwilliger voorheen werkzaam was of nog is. Vraag ook eventueel een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan op het screeningsprofiel Geld bij uw burgerlijke gemeente. Offertes aanvragen Vraag bij investeringen of andere grote uitgaven boven een bepaald bedrag altijd bij meerdere aanbieders een offerte aan (aantal is afhankelijk van de soort investering). Registreer bezittingen Houd een administratie bij van alle bezittingen van uw kerk en inventariseer periodiek of alle bezittingen nog aanwezig zijn. Verbazingwekkend genoeg blijken sommige bestuurders hiervan niet op de hoogte te zijn. Vooral na fusies blijkt dit een probleem te zijn. Een andere zaak is het gebruik van kerkelijke zaken door bestuursleden en vrijwilligers, van kleine dingen als koffie en suikerzakjes tot grotere zaken als het even gebruiken van de grasmaaier van de kerk. Maak over zulke zaken duidelijke afspraken. 8
Onvoorspelbare inkomsten Hierbij gaat het om legaten, speciale giften en erfenissen. Men zou kunnen afspreken zulke inkomsten te melden aan de scriba of secretaris en dat de penningmeester het financieel afhandelt. Iets meer voorspelbaar zijn kaarsengeld en contant betaalde misintenties. (Een misintentie is een gebedsintentie voor een overledene, een zieke, een moeilijke zaak, een vriend in problemen, uit dankbaarheid, enz. Het is een gebruik om daarvoor een stipendium (een bepaald bedrag) te geven, red.) Maak hiervoor een procedure, dat is al het halve werk. Tot slot Integriteit is niet alleen een zaak van de penningmeester, maar geldt voor alle bestuursleden en vrijwilligers met een taak. Zo kan een dominante voorzitter een risico zijn, of familieleden in één college. Zowel tegelijk als in opvolging: bijvoorbeeld de echtgenote van de penningmeester volgt de penningmeester op. Preventie en bewustwording van al dergelijke risico s zijn van groot belang. Start herbouw Clemenskerk Op 5 februari 2013 verwoestte een grote brand de St. Clemenskerk van Nes op Ameland. Voor Donatus de grootste kerkbrand sinds jaren. Al de volgende dag waren directeur Simon Kadijk en drie medewerkers van Donatus ter plaatse. Er werden direct afspraken gemaakt. Een eerste inventarisatie van de schade en de gevolgschade volgde dezelfde dag. Daarna ging het parochiebestuur, onder leiding van Jouke Jongsma van de Stichting Behoud Kerkelijke Gebouwen Friesland, in overleg met Donatus en andere betrokkenen over de plannen voor herbouw. Een zeer intensief proces, dat langer duurde dan gedacht. Maar inmiddels heeft Bisschop Gerard de Korte van het bisdom Groningen- Leeuwarden een machtiging verleend aan de parochie van Ameland voor de herbouw van de kerk. De herbouw van de kerk kan dus nu worden gestart. Het project zal worden uitgevoerd door Friso Bouw. Met de totale bouw is een bedrag gemoeid van ruim 3,2 miljoen euro, dat grotendeels door Donatus wordt uitgekeerd. Foto: persbureau Ameland 9
Ronny Bessems: Deze stijlkamer heet de Ronde Kamer. Vanaf hier kijk ik graag uit over de Maas. Kasteel Borgharen in vertrouwde handen In zijn jeugd keek Ronny Bessems vanuit zijn slaapkamerraam uit op kasteel Borgharen. Nu heeft hij het kasteel in eigendom en probeert hij deze historische plek weer zijn oude allure terug te geven. De verbondenheid met het kasteel gaat al generaties terug. Mijn opa heeft hier al als stalknecht gewerkt. Het kasteel was en is mij zeer dierbaar. Kasteel Borgharen (vlak boven Maastricht) kende in de loop der jaren diverse eigenaren. Dat pakte niet altijd goed uit. Met lede ogen sloeg Bessems het verval van zijn geliefde kasteel gade. Diverse stijlkamers werden ontmanteld en verkocht, het kasteel zelf werd tot appartementencomplex verbouwd. Ik heb er altijd van gedroomd het te mogen bezitten. Stijlkamers In 2003 kwam Bessems in de gelegenheid de bij het kasteel horende kasteelhoeve te verwerven en in 2014 het kasteel zelf. Van de verkochte stijlkamers heb ik er inmiddels eentje getraceerd. Die probeer ik nu terug te kopen. Naar de Chinese stijlkamer ben ik nog steeds op zoek. Oude luister Of Bessems ooit in kasteel Borgharen zal gaan wonen, weet hij niet. Dat is in ieder geval niet mijn hoofddoel. Mijn grootste wens is het om het hele kasteel inclusief het interieur weer in oude luister te herstellen. UIT HET NIEUWS Een nieuwe kerk voor d n Oek De Protestantse kerk van Hoek in Zeeuws-Vlaanderen brandde op nieuwjaarsdag 2015 af. Volgens de planning wordt eind dit jaar begonnen met de nieuwbouw, de nieuwe kerk zal voor het eerst open zijn met Kerst 2016. Kerkmagazine schrijft: Geschat wordt dat het nieuwe kerkgebouw anderhalf miljoen euro gaat kosten. Gelukkig was het gebouw goed verzekerd tegen schade door brand. Kerkenverzekeraar Donatus keert uit. De gemeente schrijft op haar website: Wij ondervinden nu: als er echt een keer iets is, dan heb je ook wat aan ze, ook in de begeleiding. Op de ochtend van 2 januari was een team van vier man paraat in Hoek om mee te denken op velerlei terreinen. Tegelijk maakte de delegatie van Donatus duidelijk dat goed verzekerd niet automatisch betekent dat het verzekeringsgeld de totale nieuwbouw zal dekken. Zeker niet, zoals de PG Hoek schrijft, als je een kerk wilt herbouwen met een zekere stijl, die ook voor het dorp weer een betekenis kan hebben als markant gebouw. 10
Joost Henneman: In gesprek blijven met de verzekeringsnemer Joost Henneman (37) werkt sinds april vorig jaar bij Donatus. Op zijn visitekaartje staat Groepshoofd Binnendienst. Aan het eind van het gesprek concludeert hij: Donatus is een mooie organisatie om voor te mogen werken. Er zit veel energie in deze club! Voordat ik bij Donatus kwam, werkte ik eerst bij een assurantiekantoor en daarna bij een beursmakelaar. Daar heb ik altijd veel contacten met klanten gehad." Nichemarkt "Dat komt mij prima van pas, nu ik een team moet aansturen dat direct contact heeft met onze leden in de particuliere markt. Ik kan me goed verplaatsen in de dingen waar mijn collega s tegenaan lopen. Toen ik bij Donatus solliciteerde had ik al wel eens zijdelings van de organisatie gehoord: een verzekeraar die in een nichemarkt werkt. Nu merk ik hoe bijzonder dat is. In zo n specialistische markt zijn maar weinig spelers; voor je leden ben je een belangrijke gesprekspartner. Contact met leden belangrijk Dat contact met onze leden vind ik trouwens heel belangrijk. Ik zie het als een uitdaging om hen proactief te benaderen. Niet wachten tot ze zich melden met een vraag of een probleem, maar met hen in gesprek komen en blijven. Dan kun je met hen meedenken en al een oplossing bedenken voordat iets uitgroeit tot een zorg of een probleem. Als je je leden kent, weet je ook of ze het op prijs stellen jaarlijks een update-gesprek te hebben over de lopende verzekeringen of dat ze bijvoorbeeld één keer in de vier jaar voldoende vinden. Op dat punt kunnen we nog verbeterslagen maken en daar wil ik me voor inspannen. Polis blijft maatwerk Zijn team heeft direct contact met de leden uit de particuliere markt. Daarnaast houden zij zich ook bezig met polis-opmaak en polis-mutaties. Joost is constant bezig met de vraag hoe we die processen zo goed mogelijk en zo efficiënt mogelijk kunnen laten verlopen. Aan de ene kant moet je de zorgvuldigheid niet uit het oog verliezen: je moet kwalitatief goede en doordachte polissen opstellen. Een goede polis blijft maatwerk en daar moet je goed over nadenken. Aan de andere kant wil de verzekeringnemer graag zo snel mogelijk zijn polis hebben. Je kunt veel automatiseren, maar niet alles. Genieten! Heb je bij Donatus een baan voor het leven? Joost begint te lachen: Dat kun je moeilijk zeggen als je nog maar 37 bent! Maar laat ik het erop houden dat ik op dit moment een baan heb met meer dan voldoende uitdaging. Het verzekeringsvak is zo breed. Nu kom ik bijvoorbeeld in aanraking met het verzekeren van monumentale gebouwen en kerkschatten die haast onvervangbaar zijn. Hoe moet je die verzekeren? En wat moet je uitkeren als ze verloren gaan? Dat is een nieuwe wereld voor mij en daar geniet ik van. Je kunt veel automatiseren, maar niet alles. 11
Nieuwe gezichten Twee nieuwe (trainee) Regio Adviseurs Op 15 juli 2015 is de heer Harm van Ballegooijen (23) bij Donatus in dienst getreden als trainee Regio Adviseur. Na afronding van zijn HBO-studie Bedrijfskunde MER aan de Avans Hogeschool in s-hertogenbosch, heeft Harm twee maanden lang door Vietnam en Myanmar gereisd. Met veel enthousiasme is hij daarna bij Donatus gestart met zijn leertraject om Regio Adviseur te worden. Per 1 september 2015 is de heer Patrick van den Tempel (21) bij Donatus in dienst getreden als trainee Regio Adviseur. Met succes heeft hij dit jaar zijn HBO-studie Bedrijfskunde MER aan de Avans Hogeschool in s-hertogenbosch afgerond. Patrick is met veel plezier begonnen bij Donatus en hoopt, door zijn kennis in de praktijk te brengen, van toegevoegde waarde te worden als Regio Adviseur. Rayons Haruo Takahashi / Dorrith van Boxtel Nick Fortezza / Peter Koopman Pieter Dijksterhuis / Frank Coense Guido Terpelle / Charlotte Blankenspoor 43 44 44 Dick Collignon / Désirée Stikkers 43 45 32 17 23 22 25 25 27 26 26 28 31 30 29 32 46 47 33 48 17 88 49 51 51 16 18 19 14 15 20 10 13 38 21 13 14 11 12 35 37 35 34 39 41 42 53 50 88 52 55 87 86 40 56 88 82 91 38 37 67 66 54 90 85 57 60 61 83 80 68 65 91 82 58 64 63 62 92 84 73 69 59 91 81 98 79 72 93 70 77 74 97 99 96 94 95 76 71 78 75 Derk-Jan Baarda / Evelien Intveld De Donatus medewerkers en de rayons waarin zij werkzaam zijn. De getallen in de kaart verwijzen naar de eerste twee cijfers van de postcode. Voor telefoonnummers: zie de website. Donatus Dichterbij verschijnt enkele keren per jaar en wordt gratis toegezonden aan geïnteresseerden. Donatus Verzekeringen Hoff van Hollantlaan 8 Postbus 500 5240 AM Rosmalen tel. 073-522 17 00 info@donatus.nl www.donatus.nl Giel Caelers / Peter Janssen Patrick Schalken / Gert-Jan Goud 12