REGELS INKOOP en AANBESTEDING 2011 Versie: 1.0 Datum: 6 april 2011 Steller: M. van der Spek-Stikkelorum, inkoopadviseur 1
2
1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave... 3 2. Voorwoord... 4 3. Inleiding... 5 3.1. Waarom een beleid voor inkoop en aanbesteding... 5 3.2. Afbakening... 6 3.3. Definitie inkoopcategorie... 7 4. Rechtmatig inkopen (uitgangspunten)... 8 4.1. Aanbestedingsrecht... 8 4.2. Basisbeginselen... 9 5. Doelmatig en doeltreffend inkopen (uitgangspunten)... 10 5.1. Marktconsultatie... 10 5.2. Bepalen aard en omvang van de opdracht... 10 5.3. Eisen, wensen en beoordeling... 11 5.4. Te hanteren aanbestedingsprocedures... 12 5.5. Mededinging... 13 6. Duurzaam en maatschappelijk inkopen (uitgangspunten)... 15 6.1. Duurzaamheid (maatschappelijk verantwoord ondernemen)... 15 6.2. Duurzaamheid (sociale criteria)... 16 6.3. Stimuleren lokaal ondernemerschap... 17 6.4. Maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap... 18 7. Inkoopvoorwaarden... 19 7.1. Leveringen en diensten... 19 7.2. Werken... 19 8. ORGANISATIE... 20 8.1. Model en verantwoordelijkheden... 20 8.2. Inkoopteam... 21 8.3. Integriteit... 21 8.4. Afwijkingen op regels... 22 8.5. isgv... 22 BIJLAGE 1... Drempelbedragen en procedures 2011 BIJLAGE 2... Kaders uitgelicht BIJLAGE 3... BESLISBOOM1 3
2. Voorwoord Voor u ligt de nota regels inkoop en aanbesteding van de gemeente Bussum. De nota geeft richting aan de wijze waarop inkoop binnen de gemeente vorm gegeven dient te worden. De gemeente heeft een aantal uitgangspunten waaraan de uitvoering van de regels omtrent de inkoop en aanbestedingen dienen te voldoen. Deze uitgangspunten zijn met omlijnde kaders opgenomen binnen de tekst. Tevens zijn deze voor de leesbaarheid en snel overzicht als opsomming opgenomen in bijlage 2. Het is niet opportuun te veronderstellen dat alle uitgangspunten in combinatie te realiseren zijn bij het verwerven van goederen, diensten en/of werken. Per aanbesteding zal er dus een keuze gemaakt dienen te worden welke uitgangspunten in welke mate gerealiseerd kunnen worden. Bij deze keuze dient er wel rekening gehouden te worden met het commitment dat de gemeente heeft afgegeven aan het programma duurzaamheid van de overheid. Binnen de nota zijn buiten de vastgestelde bedragen voor de keuze van de verschillende soorten van aanbestedingen geen budgettaire aspecten opgenomen. Reden hiervoor is dat een hernieuwde kijk op inkoop leert dat de gangbare focus op inkoop, waarbij de inkoopafdeling verantwoordelijk is voor (financiële) besparingen, achterhaald is. Los van het feit dat er doorgaans binnen een aanbesteding besparingen gerealiseerd kunnen worden, behoren besparingsdoeleinden opgenomen te zijn in het beleid van een budgetbeheerder en niet binnen de verantwoordelijkheid van de inkoopadviseur. De voorliggend nota geeft zoals aangegeven essentie en richting van inkoop in grote lijnen weer. Nadere inkoopinformatie en de bijbehorende procedures zullen opgenomen worden in een inkoophandboek, waarin praktische handvatten voor de uitvoering worden opgenomen. 4
3. Inleiding In maart 2004 is de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Bussum 2004 vastgesteld. Inmiddels zijn er diverse ontwikkelingen geweest onder andere op het gebied wetgeving. Hierdoor is de voorgenoemde nota verouderd geraakt. Daarnaast maakt de gemeente Bussum samen met enkele andere gemeenten en het Gewest deel uit van de inkoopsamenwerking Gooi en Vechtstreek (isgv). De nota uit 2004 week qua inhoud en vorm af van het afgestemd regionaal inkoopbeleid. Dit alles maakt het noodzakelijk om de regels omtrent de inkoop en aanbestedingen te vernieuwen. Het inkoopbeleid van 2004 zal na het vaststellen van deze nota derhalve niet meer van toepassing zijn. 3.1. Waarom regels voor inkoop en aanbesteding Inkoop en aanbesteden zijn belangrijke en risicovolle processen voor de gemeente Bussum. De ambtenaren dienen daarbij niet alleen rekening te houden met financiële, maar ook met politieke, juridische en kwalitatieve aspecten. Bij inkoop en aanbesteden wordt gemeenschapsgeld aangewend. De gemeente Bussum heeft de verantwoordelijkheid dit op een transparante, rechtmatige, integere en doelmatige wijze uit te voeren. Dit vereist een zorgvuldige aanpak. Teneinde de risico's zoveel mogelijk te beperken is het noodzakelijk om te beschikken over heldere en eenduidige kaders en daarvan afgeleide werkwijzen. Door het vaststellen van de nota kan er voor gezorgd worden dat bewust omgegaan wordt met nationale en /of Europese regelgeving en er extra aandacht wordt geschonken aan integer, doelmatig en doeltreffend inkopen en aanbesteden. De gemeente Bussum heeft uiteraard zelf voordeel bij een doordachte regels betreffende inkoop en aanbesteding. Een efficiënt ingerichte en uitgevoerde inkoop- en aanbestedingsorganisatie kan door de verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en bestekken, enerzijds leiden tot het zeker voor overheden - algemeen wenselijk geacht sociaal en maatschappelijk verantwoord inkopen. Anderzijds leidt het tot een professionele inkoop en daarmee tot meer kwaliteit voor de beste prijs en vermindering van de juridische risico s. 5
Op basis van bovenstaande kunnen de volgende doelstellingen voor de nota regels inkoop en aanbesteding worden geformuleerd: Doelmatig en doeltreffend inkopen: kopen tegen een juiste prijs/kwaliteitsverhouding waarbij het inkoopproces en/of aanbestedingsproces op een transparante, objectieve en integere wijze heeft plaatsgevonden. Binnen de gestelde beleidskaders duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen en stimuleren van lokaal ondernemerschap. Rechtmatig inkopen: het bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden, zodat risico's van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk worden voorkomen. Het professioneel en verantwoord verwerven van bedrijfsmatig benodigde producten, diensten en werken op een gewenst kwaliteitsniveau tegen de meest economisch verantwoorde kosten. 3.2. Afbakening Regels inkoop en aanbesteding Deze nota is van toepassing op alle inkoop- en aanbestedingshandelingen, binnen de verschillende inkoopcategorieën, die ambtenaren van de gemeente Bussum verrichten. Uitzonderingen hierop zijn de aanbestedingen die uitgevoerd worden door de inkoop Samenwerking Gooi en Vechtstreek (isgv) in het kader van regionale inkoop samenwerking binnen de regio. Voor de isgv aanbestedingen is een afgestemd regionaal inkoopbeleid van toepassing. Bij andere samenwerkingsvormen dient afstemming plaats te vinden met de inkoopadviseur om eenduidig richting de markt vast te kunnen stellen welke specifieke regels er van toepassing zijn. Inkoophandboek Deze nota geeft alleen de hoofdlijnen aan. Afgeleid van deze nota zal daarom een inkoophandboek worden uitgewerkt en onderhouden, waarin het verloop van de inkoopprocedures en het gebruik van standaarddocumenten wordt voorgeschreven bij inkoop- en aanbestedingsprojecten. Algemene inkoopvoorwaarden/uniforme voorwaarden Een specifiek onderdeel van de regels omtrent inkoop en aanbesteding is het gebruik van inkoopvoorwaarden. Algemene inkoopvoorwaarden vormen een juridisch document dat de relatie regelt tussen de aanbestedende dienst(en) en betrokken partij(en). Bij voorkeur legt de inkopende partij eenzijdig inkoopvoorwaarden op door deze dwingend voor te schrijven, met 6
uitsluiting van de voorwaarden van de leverancier. (zie verder hoofdstuk 6) In gevallen waar het niet mogelijk of slecht toepasbaar is de algemene inkoopvoorwaarden dwingend voor te schrijven zoals bijvoorbeeld bij het aanbesteden werken kan na overleg met de inkoopadviseur afgeweken worden. Het verdient vervolgens de voorkeur om enkel gebruik te maken van uniforme of gestandaardiseerde marktvoorwaarden 1. 3.3. Definitie inkoopcategorie Algemeen: In de wetgeving wordt onderscheid gemaakt in 3 categorieën: I. Werken II. Leveringen (producten) III. Diensten In de onderstaande paragrafen is uitgewerkt wat elke categorie inhoud. Ad I Werken Onder werken wordt verstaan ; een product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Voorbeelden zijn aanleg, groot onderhoud en wijzigen van civiele-, groen-, cultuur technischeen bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. Regulier terugkerend onderhoud is in principe een dienst. AD II Leveringen (producten) Onder een levering wordt in de richtlijn leveringen verstaan, schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel 2 tussen een aanbestedende dienst en een leverancier ( natuurlijke of rechtspersoon) voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten. Indien leveringen van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich meebrengen, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht van levering (van belang om te bepalen of de opdracht bepaalde drempelwaarde overschrijdt). Ad III Diensten Een overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten. Onder diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder leveringen of werken vallen. 1 De meest gangbare uniforme voorwaarden zijn de UAV 1989 en de UAVgc 2005, beide hebben betrekking op werken 2 De bezwarende titel wil zeggen dat de leverancier en de aanbestedende dienst over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling). 7
4. Rechtmatig inkopen (uitgangspunten) 4.1. Aanbestedingsrecht Europees aanbesteden is een vorm van inkopen volgens door de Europese Unie voorgeschreven procedures. Deze gelden voor alle overheden en nutssectoren in de Europese Unie. De regels en procedures zijn vastgelegd in twee richtlijnen en daarna in Nederland omgezet in de nationale aanbestedingswetgeving: Algemene richtlijn voor overheden die geen nutssector zijn. Richtlijn 2004/18/EG regelt Europese aanbestedingen voor werken, leveringen en diensten. In Nederland omgezet in het Besluit aanbesteding overheidsopdrachten (Bao) In de nutssectoren Richtlijn 2004/17/EG regelt Europese aanbestedingen (gas, water, licht en openbaar vervoer) (richtlijn nutssectoren) In Nederland omgezet in het Besluit aanbesteding speciale sectoren (Bass) voor de nutssectoren. Deze Nederlandse aanbestedingswetgeving is van toepassing zodra drempelbedragen 3 voor werken, leveringen of diensten worden overschreden. Voor inkopen boven dit drempelbedrag dient één van de in het inkoophandboek beschreven inkoopprocedures te worden gehanteerd. Aan de aanbestedingsrichtlijnen en het nationaal aanbestedingsrecht liggen de bepalingen van het EG-verdrag inzake het vrije verkeer van goederen en diensten, de vrijheid van vestiging en de daarvan afgeleide algemene beginselen van non-discriminatie, objectiviteit (gelijke behandeling) en transparantie ten grondslag. De hieronder vermelde algemene beginselen van het aanbestedingsrecht gelden niet alleen op grond van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Zij hebben een zelfstandige betekenis omdat ze zijn afgeleid van de beginselen van het EG-verdrag. Zij dienen in elke fase van aanbesteding- en inkoopprocedures te worden nageleefd, ongeacht welke type aanbestedingsprocedure wordt toegepast. Deze algemene beginselen gelden daarom ook voor inkoopprocedures met een waarde onder de drempelbedragen die zijn genoemd in de aanbestedingswetgeving. 3 De meest recente drempelbedragen zijn opgenomen in het document Verkorte uitleg bepalen procedure aanbesteden. Dit document is opgenomen als bijlage 1 8
4.2. Basisbeginselen Non-discriminatie en objectiviteit Het beginsel van gelijke behandeling waarborgt dat deelnemers aan een aanbestedingsprocedure niet bevoordeeld of benadeeld mogen worden ten opzichte van elkaar of van derden. Transparantie Het beginsel van transparantie is erop gericht dat alle inschrijvers bij het formuleren van hun aanbieding (offerte) dezelfde kansen hebben. Alle relevante zaken dienen voorafgaand aan de inschrijving aan de inschrijvers bekendgemaakt te worden. Het transparantiebeginsel leidt tot controleerbaarheid en de verplichting tot openbaarheid van aanbestedingsdocumenten. Proportionaliteit In de beginselen van gelijke behandeling en transparantie komt tevens de doelstelling van het Europees aanbestedingsrecht tot uitdrukking om aanbestedingen zoveel mogelijk voor mededinging open te stellen (Beginsel van mededinging). Overheidsopdrachten moeten op passende wijze bekend gemaakt worden en mogen geen criteria bevatten die de kring van in aanmerking komende inschrijvers beperken of die geen verband houden met de (strekking) van de overheidopdracht (proportionaliteit). De gemeente Bussum hanteert de basisbeginselen van het EG-verdrag voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden.* *. De basisbeginselen zoals beschreven zijn slechts deels van toepassing op een enkelvoudige onderhandse aanbesteding. Dit omdat deze vorm slechts één inschrijver kent (zie ook 5.4) 9
5. Doelmatig en doeltreffend inkopen (uitgangspunten) 5.1. Marktconsultatie Marktconsultatie, ook wel marktanalyse genoemd, draagt er toe bij de specificaties bij aanvang van het inkoopproces samen met potentiële leveranciers goed in kaart te brengen. De specificaties van het in te kopen werk, de levering of de dienst bepalen voor een groot deel de hoogte van de prijs. Het is belangrijk om in de eerste fase van het inkoopproces op een juiste wijze de omvang en de kwaliteit van het werk, de levering of de dienst vast te stellen. Een offerte aanvraagdocument (OAD) omschrijft de kwaliteit in eisen en wensen. In alle situaties is een gedegen kennis vooraf van de markt waarop ingekocht gaat worden van groot belang om de aard en omvang van de opdracht vast te kunnen stellen en daarmee een goed offerte aanvraagdocument op te kunnen stellen. Indien onvoldoende kennis en ervaring voorhanden is bij de voorbereiding van aanbestedingen zal de gemeente Bussum de kwaliteiten, kennis en ervaring van marktpartijen en/of adviesorganisaties benutten door voorafgaand aan een mogelijke aanbesteding een vrijblijvende (markt)consultatie te houden. Het al of niet deelnemen aan een (markt)consultatie heeft geen invloed op de positie van deze marktpartijen bij een eventuele aanbestedingsprocedure. 5.2. Bepalen aard en omvang van de opdracht Bij het bepalen van het drempelbedrag (waarde) dient te worden uitgegaan van het onderstaande: de waarde van eenmalige dienst / levering of werk de totale waarde over gehele looptijd inclusief beoogde optiejaren of de totale waarde over 48 maanden bij opdrachten voor onbepaalde tijd of als de waarde moeilijk kan worden bepaald: een reële schatting. Bij de bepaling van de waarde mag de opdracht niet gesplitst worden of mag de waarde niet anderszins kunstmatig laag worden gehouden met als doel een aanbestedingsprocedure te ontlopen of te beïnvloeden (zie ook 5.4) 10
Gecombineerd. Bij gecombineerde opdrachten (werken/leveringen/diensten) wordt de totale opdracht gekwalificeerd op basis van het onderdeel dat de grootste waarde vertegenwoordigt. Bijvoorbeeld bij de aanschaf van apparatuur met een daarbij behorend onderhoudscontract. Bij apparatuur ter waarde van 15.000 (levering) en een onderhoudscontract ter waarde van 3.000 (dienst) wordt de opdracht gekwalificeerd als levering. De gemeente Bussum zal de waarde van de opdracht berekenen aan de hand van de regelgeving zoals opgenomen in deze beleidsnotitie. Daarnaast zullen de opdrachten niet gesplitst worden en/of zal de waarde niet anderszins kunstmatig laag worden gehouden. 5.3. Eisen, wensen en beoordeling Een aanbesteding kan worden gegund op basis van twee criteria: De laagste prijs Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) Bij het gunningcriterium de laagste prijs is het alleen toegestaan eisen aan het product en/of dienst te stellen (knock out eisen, het niet voldoen hieraan leidt tot uitsluiting). De inschrijver met de laagste prijs wint de aanbesteding. Bij het gunnen volgens EMVI is het daarnaast onder voorwaarden ook toegestaan wensen met betrekking tot het product en/of dienst op te nemen. Bij beoordeling van de offertes wordt vervolgens de prijs afgezet tegen de kwaliteit middels een puntensystematiek. Hierbij is het belangrijk in het offerte aanvraagdocument duidelijk te omschrijven hoe de wensen inhoudelijk worden beoordeeld. Daarnaast dient duidelijke de waarde van de wensen en overige gunningscriteria te worden benoemd in het offerte aanvraagdocument. Dit kan alleen indien de kwaliteit van het werk, de levering of de dienst precies en ondubbelzinnig is gespecificeerd. Dit vereist zorgvuldige marktanalyse. Bij een aanbesteding die innovatie stimuleert laat het programma van eisen ruimte voor de inbreng van kennis en kunde door de aanbieder. Het programma van eisen schrijft in dat geval dan niet exact voor hoe de levering of dienst moet worden uitgevoerd. Het vraagt hoe de aanbieder de levering of dienst zou uitvoeren om de gewenste situatie te bereiken. Er wordt dus in het programma van eisen een ideaal situatie geschetst. Deze wijze van 11
aanbesteden heeft veel voordelen omdat de mogelijkheden in de markt ten volle worden benut. Het vraagt echter wel om een gedegen beoordelingsmethodiek en vergt meer aandacht voor het functioneel specificeren. Dit zal onder andere te bewerkstelligen zijn door een samenspel tussen budgetbeheerder en inkoopadviseur Bij elke aanbesteding volgens het gunningscriteria Economisch Meest Voordelige Inschrijving worden in het offerte aanvraagdocument de verschillende gunningscriteria duidelijk omschreven inclusief de bijbehorende scoremethodiek. Bij Europese aanbestedingen wordt ook de beoordelingsmethodiek volledig vermeld. In het kader van de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden (WIRA) worden minimaal de scores t.o.v. de winnaar aan de overige partijen bekend gemaakt. 5.4. Te hanteren aanbestedingsprocedures Afhankelijk van de geraamde waarde (volgens bijlage 1) dient er gekozen te worden voor één van de onderstaande procedures: enkelvoudig (er wordt bij één bedrijf offerte opgevraagd); meervoudig onderhands (er wordt bij tenminste drie maar liefst vijf bedrijven offerte opgevraagd); nationale procedure met openbare bekendmaking waarbij elk geïnteresseerd bedrijf kan inschrijven; Europese aanbesteding. Een aanbesteding volgens vaste procedures beschreven in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Dit zijn o de niet-openbare procedure o de openbare procedure o gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking (restrictief) o gunning via onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking (restrictief) o concurrentiegerichte dialoog (restrictief) Het doel van het inrichten van deze inkoopprocedures is het verkrijgen van een doelmatige inkoop en daarmee een goede prijs/kwaliteitverhouding (doeltreffende) inkoop. Mede uit het oogpunt van doelmatige inkoop hanteert de gemeente Bussum de drempelbedragen en wijze van aanbesteden onder de Europese drempelbedragen, zoals die opgenomen staan in het inkoophandboek en/of het document Verkorte uitleg bepalen procedure aanbesteden. 12
5.5. Mededinging Gerichte mededinging (ook wel concurrentiestelling genoemd) aan een overheidsopdracht is een belangrijke bijdrage aan de totstandkoming van doelmatige inkoop. Mededinging kan worden gewaarborgd door, onder andere, publicatie van een (voor)aankondiging op www.aanbestedingskalender.nl, in dagbladen of gespecialiseerde kranten/vakbladen of door publicatie op de eigen website (zie schema in bijlage 1). De exact vereiste omvang en vorm van de bekendmaking hangt af van het voorwerp van de opdracht en de mate waarin de belangstelling van alleen regionale, of nationale, of ook Europese inschrijvers gewekt kan zijn. Rekening houdend met de Europese, nationale wet- en regelgeving en de in deze notitie geformuleerde overige beleidsuitgangspunten worden in de bijlage 1 hiervoor enkele minimale publicatievereisten genoemd. Om een doelmatig inkoopproces te bevorderen hanteert de gemeente Bussum het mededingingsbeginsel bij alle inkoopprojecten vanaf de meervoudige onderhandse procedure. Om deze reden moeten minimaal één of meerdere vormen van publiciteit worden gewaarborgd zoals opgenomen in bijlage 1. Verhoging van de mededinging kan eveneens worden bereikt door geen onnodige drempels op te werpen voor het inschrijven op aanbestedingen. In het algemeen door: Geen disproportionele eisen stellen aan ondernemers. De eisen moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Realiseren van een zo eenvoudige mogelijke en voor marktpartijen zo goedkoop mogelijke aanbestedingsprocedure. Afzien van het vragen naar diverse bedrijfseconomische ratio s en een bankgarantie. In plaats daarvan verzoeken om een eigen verklaring inzake financiële draagkracht. Het streven van het verminderen van de administratieve lasten bij de aanbieders mag nooit leiden tot onaanvaardbare risico s, dit houdt in dat bovenstaande zaken niet per definitie worden uitgesloten, maar daar waar mogelijk tot een minimum beperkt worden. Om een doelmatig inkoopproces te bevorderen wordt door de gemeente Bussum een zo eenvoudig mogelijke aanbestedingsprocedure gerealiseerd, waarbij de daarvoor in deze beleidsnotitie beschreven maatregelen worden toegepast. De toe te passen aanbestedingsprocedures staan beschreven in het inkoophandboek. 13
Naast mededinging bij de aanvang van een aanbestedingsprocedure is in het kader van rechtmatigheid en transparantie publicatie van belang, ook na te zijn overgegaan tot gunning, derhalve is in bijlage 1 is een overzicht opgenomen op welke wijze -bij de verschillende procedures- de definitieve gunning openbaar gemaakt dient te worden. 14
6. Duurzaam en maatschappelijk inkopen (uitgangspunten) 6.1. Duurzaamheid (maatschappelijk verantwoord ondernemen) Duurzaam inkopen is het hanteren van milieu- en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces zodat daadwerkelijk producten, diensten of werken geleverd worden die aan deze criteria voldoen. Om dit te bewerkstellingen dienen de volgende acties uitgevoerd te worden: Bij marktverkenning of -consultatie te inventariseren wat de markt te bieden heeft op dit gebied en welke kosten daaraan zijn verbonden. Het opnemen van duurzaamheidscriteria in het offerte aanvraagdocument en het selecteren van leveranciers of dienstverleners die voldoen aan de gestelde duurzaamheidscriteria. Duurzaamheidscriteria specifiek op te nemen in het contract. Controleren of de leverancier of dienstverlener de gemaakte duurzaamheidafspraken ook daadwerkelijk nakomt. De leveranciers specifiek aan te laten geven wat zij op het gebied van duurzaamheid en/of CO 2 reductie in relatie tot hun bedrijf en/of product reeds uitvoeren. 4 Het uiteindelijke doel van duurzaam inkopen is het stimuleren van duurzame productie en bijdragen aan een betere wereld. Gemeenten streven naar 75% in 2010 en 100% in 2015. Het programma Duurzaam Inkopen van AgentschapNL stimuleert overheden om milieu- en sociale aspecten mee te nemen bij het inkopen van producten en diensten. Onder leiding van het ministerie van VROM zijn criteria vastgesteld voor een groot aantal productgroepen die de overheid inkoopt. De criteria worden regelmatig onder auspiciën van het ministerie van VROM geactualiseerd. De gemeente Bussum streeft er naar dat haar inkopen vanaf 2010 voor minimaal 75% te voldoen aan duurzaamheidscriteria en binnen een periode van 5 jaar te komen tot 100%. Zij hanteert daarbij de het programma Duurzaam inkopen van AgentschapNL (ministerie van EZ). Indien beschikbaar voor de betreffende productgroep, zullen de door AgentschapNL geformuleerde criteria worden opgenomen in het offerte aanvraagdocument. Indien niet beschikbaar dan formuleert de Gemeente Bussum zelf duurzaamheidscriteria. 4 Om dit te bewerkstellingen kan bijvoorbeeld aan de leverancier verzocht worden inzicht te geven in haar MVO- beleid. (MVO = Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) 15
6.2. Duurzaamheid (sociale criteria) Sociale criteria zijn een onderdeel van duurzaam inkopen. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van kwetsbare groepen (sociale werkplaatsen en inschakelen van werklozen en/of gehandicapten) of productspecifieke onderwerpen (zoals bijvoorbeeld gezondheid bij catering). De criteria worden opgenomen in de technische specificatie, selectie en/of gunningscriteria bij het aanbesteden van een levering, dienst of werk. Inschrijvers dienen bij de inschrijving te verklaren dat zij aan de verplichting zullen voldoen indien de opdracht aan hen wordt gegund. Indien een inschrijver de voorwaarde niet aanvaardt, is de inschrijving niet overeenkomstig het offerte aanvraagdocument en kan deze om die reden worden afgewezen. Voorbeelden van verplichtingen die contractueel kunnen worden overeengekomen zijn: de verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht werkzoekenden of langdurig werklozen te werven; de verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht een aantal mensen met een handicap te werven of een sociale werkplaats in te schakelen; de verplichting om (een deel van) de werknemers van de vorige opdrachtnemer over te nemen. Regelgeving sociale criteria Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) biedt o.a. voor het toepassen van sociaal beleid een mogelijkheid in artikel 19. De aanbestedende dienst kan bij het gunnen van overheidsopdrachten voorkeur verlenen aan sociale werkplaatsen indien de meerderheid van de betrokken werknemers personen met een arbeidshandicap zijn. Dit betekent niet dat de gemeente vooraf mag onderhandelen met één specifieke sociale werkplaats (bijvoorbeeld de Tomin-groep). De opdracht zal binnen de specifieke doelgroep van sociale werkplaatsen in concurrentie moeten worden aanbesteed. Om de arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen te bevorderen zal door de gemeente Bussum bij elke aanbesteding nagegaan worden waar het mogelijk is de inzet van een percentage uit een kwetsbare groep voor te schrijven. Om de mogelijkheden snel inzichtelijk te maken is er een beslisboom opgenomen als bijlage (3) welke de verschillende mogelijkheden weergeeft. 16
6.3. Stimuleren lokaal ondernemerschap Uit de grondbeginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen vloeit voort dat de overheid geen enkele inschrijver, dus ook geen lokale ondernemer, mag voortrekken bij gunning van opdrachten (zie daarvoor ook paragraaf 2.1). Ondanks dit spanningsveld worden onderstaand de mogelijkheden aangegeven die enerzijds recht doen aan de nationale en internationale regelgeving, en anderzijds het plaatselijke bedrijfsleven in staat stelt mee te dingen naar opdrachten van de deelnemende organisaties binnen de gemeente Bussum. Specifiek bij Europese en (openbare) nationale aanbestedingen: Wijze van publiceren: naast de verplichte publicatie binnen een Europese aanbestedingsprocedure en een (openbare) nationale aanbestedingsprocedure wordt de aankondiging ook geplaatst op de gemeentelijke website en/of in een regionaal of plaatselijk huis-aan-huis blad. Percelenregeling: om de kansen van het plaatselijk bedrijfsleven te vergroten kan bij elke Europese aanbesteding en nationale (openbare) aanbestedingsprocedure op basis van bedrijfseconomische aspecten, bekeken worden of, en zo ja op welke wijze, gebruik gemaakt zal worden van de percelenregeling. Hierbij wordt een opdracht opgesplitst in een aantal percelen. De voorwaarden waaronder dit mag en de wijze waarop percelen aanbesteed moeten worden staat beschreven in de Europese richtlijnen en het Bao. Specifiek bij onderhandse aanbestedingen Binnen het uitnodigingsbeleid kan bij meervoudige onderhandse aanbestedingen op beperkte schaal rekening gehouden worden met de kansen van (op basis van objectieve eisen en criteria geschikt bevonden) lokale en/of regionale ondernemers. In deze situatie gaat de voorkeur uit bij het uitnodigen van potentiële leveranciers (mede gezien de afweging van een evenwichtige prijs-kwaliteitverhouding in relatie tot de omvang van de opdracht) naar minimaal één inschrijver die uit de regio komt en één die van buiten de regio komt. Hierbij is noodzakelijk dat voor alle deelnemers aan de procedure de geschiktheid op gelijke wijze is vastgesteld en zij eveneens onder dezelfde voorwaarden meedingen. Bij een enkelvoudige uitnodiging voor het plaatsen van een opdracht kan, mede als gevolg van de prijs-kwaliteitverhouding alsmede de benodigde flexibiliteit en snelheid in uitvoering, een plaatselijk bedrijf de voorkeur genieten. De gemeente Bussum zal bij elke aanbesteding de in deze nota beschreven mogelijkheden, uitgaande van het principe kansen zonder voorrang, toepassen, om zo een deel van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. 17
6.4. Maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap De gemeente Bussum staat een zakelijke professionele opstelling voor in de wijze waarop zij omgaat met haar (mogelijke) leveranciers bij inkoop- en aanbestedingen. Arbeidsvoorwaardelijke aspecten Leveranciers worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaardelijke aspecten. Aspecten als discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische gedragingen worden niet getolereerd. Voorkomen van afhankelijkheid De gemeente Bussum wenst dat leveranciers niet in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan indien het contract wordt beëindigd of van rechtswege afloopt. Indirect wordt een leverancier ook hiermee gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen en aantrekkelijk te blijven voor potentiële opdrachtgevers anders dan de Gemeente Bussum. Communicatie Door ondernemers actief te informeren zijn ze beter voorbereid op aanbestedingen. De gemeente Bussum zal Europese Aanbestedingen en nationale procedures in een vroeg stadium aankondigen (volgens schema in bijlage 1). De gemeente Bussum zal met haar leveranciers (minimaal zij die zijn geselecteerd op basis van een meervoudige onderhandse aanbesteding of hogere procedure) jaarlijks tenminste één evaluatiegesprek voeren waarin de prestaties en de ontwikkelingen met de leverancier worden doorgenomen. Dit met als oogpunt te komen tot optimale dienstverlening door het bewaken van leveringsprestaties en het vroegtijdig bijsturen. Vanuit de doelstelling van maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap hanteert de gemeente Bussum in de omgang met haar (potentiële) leveranciers de in deze notitie opgenomen eisen en omgangsvormen. 18
7. Inkoopvoorwaarden 7.1. Leveringen en diensten Het voordeel van het toepassen van algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeente Bussum is dat (juridische) risico s zo veel mogelijk worden beperkt. Het is daarnaast efficiënt omdat alleen nog een beperkt aantal op de situatie toegespitste contractsvoorwaarden opgesteld hoeven te worden. Ook bij het vergelijken van verschillende offertes hoeft geen vergelijking meer gemaakt te worden tussen leveringsvoorwaarden. Deze worden immers door de inkoopvoorwaarden uitgesloten. Deze Algemene inkoopvoorwaarden gelden voor het afsluiten van overeenkomsten voor leveringen en diensten. Het is van belang deze algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten uitdrukkelijk in de beginfase van de inkoopprocedure aan de leverancier(s) bekend te maken en als uitgangspunt van de aanbesteding te hanteren. Dit dient in het offerte aanvraagdocument of bestek te zijn opgenomen. De inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten dienen een vast onderdeel van het offerte aanvraagdocument te zijn. De algemene voorwaarden van een potentiële leverancier moeten door de gemeente Bussum altijd schriftelijk buiten toepassing worden verklaard in het offerte aanvraagdocument. 5 De algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeente Bussum, zullen op elke aanbesteding voor leveringen en diensten van de Gemeente Bussum van toepassing worden verklaard. Algemene voorwaarden van de leverancier zullen door de gemeente Bussum altijd buiten toepassing worden verklaard. 7.2. Werken Voor werken zijn nog geen algemene voorwaarden vastgesteld. De Gemeente Bussum zal bij het inkopen en aanbesteden voor werken het aanbestedingsreglement voor werken de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 (UAV1989) of de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen 2005 (UAVgc 2005) van toepassing verklaren. 5 In sommige gevallen is het noodzakelijk om op onderdelen te onderhandelen over bepaalde artikelen uit de algemene inkoopvoorwaarden, dit is mogelijk maar dient altijd overlegd te worden met de inkoopadviseur en/of juridisch getoetst te worden door de afdeling BMO. 19
8. ORGANISATIE 8.1. Model en verantwoordelijkheden De inkoopfunctie is ondergebracht binnen de afdeling Facilitaire Zaken, onderdeel van de afdeling F&I (Facilitaire zaken & Informatievoorziening). De inkoopfunctie is organisatorisch ingericht volgens het model van de gecoördineerde inkoop. In dit model is de inkoop van producten, diensten en werken primair een verantwoordelijkheid van de betreffende budgetbeheerder (veelal afdelingshoofden). Samen met het Managementteam zijn zij verantwoordelijk voor de realisatie van de ambitieniveaus en taakstellingen inzake doelmatigheid, rechtmatigheid en duurzaamheid van de gemeente Bussum. In de uitvoering van het inkoopproces wordt de budgetbeheerder ondersteund door vaktechnische, inkooptechnische, bedrijfseconomische en/of juridische specialisten. De verantwoordelijkheid van de specialisten betreft de inhoudelijkheid van de adviezen en de integere uitvoering van de adviestaken. De verantwoordelijkheid voor de invulling, uitwerking, beheer en monitoring van de inkoopfunctie, inkoopstrategie en de inkoopspecialistische ondersteuning voor de budgetbeheerders is organisatorisch ondergebracht bij de inkoopadviseur. De inkoopadviseur borgt de kennis en ervaring op inkoopgebied en is de spil in het proces van het, organisatiebreed, professionaliseren van de inkoopfunctie. Het is de primaire verantwoordelijkheid van de budgetbeheerder om te bepalen wat er wordt ingekocht en het is de verantwoordelijkheid van de inkoopadviseur te adviseren hoe er ingekocht wordt. Deze functiescheiding is een organisatorische borging voor de zuiverheid en integriteit van de inkoopactiviteiten. De samenwerking tussen deskundigen op diverse terreinen en de procesmatig gestuurde evaluatie van de inkoopactiviteiten dragen er zorg voor dat de kwaliteit van het inkoopproces op een hoger plan komt waarmee invulling wordt gegeven aan de beoogde professionalisering van het inkoopproces. Het is de verantwoordelijkheid van de budgetbeheerder om de inkoopadviseur tijdig te betrekken bij inkoopactiviteiten. Hierbij dient opgemerkt te worden dat vroegtijdige betrekking doorgaans een positief effect zal hebben op het inkoopproces. Naast de verantwoordelijkheid om binnen inkoopprocedures te adviseren heeft de inkoopadviseur gezamenlijk met financiën een signalerende functie met betrekking tot de 20
toetsing van de regels. Er wordt gewerkt aan een structurele rapportage, die bij voorkeur opgenomen wordt, binnen de planning en control cyclus. Deze interne controle zal tevens gebruikt kunnen worden voor de externe toetsing met betrekking tot de accountantsverklaring. 8.2. Inkoopteam Voor de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten wordt, met name bij complexe aanbestedingen, organisatorisch aanbevolen de betrokken disciplines in de vorm van een multidisciplinair, projectmatig werkend, inkoopteam het inkooptraject te laten doorlopen. Zij vormen gezamenlijk het inkoopteam. De verschillende disciplines brengen in het inkoopteam ieder hun eigen deskundigheid in. Het strekt tot de aanbeveling het inkoopteam te laten leiden door een projectleider. De deelname van de inkoopadviseur bij de voorgeschreven (Nationale of) Europese procedure 6 is verplicht, indien de capaciteit van de inkoopadviseur niet toereikend is om het proces te ondersteunen is het een verplichting om inkoopexpertise 7, bijvoorbeeld via een externe partij, te blijven borgen. 8.3. Integriteit Het handelen van bestuurders, ambtenaren en inkoop- en aanbestedingsadviseurs mag de integriteit van de gemeente als inkopende en aanbestedende partij niet schaden. Een helder inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld op bestuurlijk niveau draagt daar aan bij. De gemeente streeft ernaar een integer inkoper te zijn d.w.z. handelend volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. De integriteit voor eenieder die werkzaam is voor de gemeente Bussum wordt geborgd door de gedragscode ambtelijke integriteit 8 welke op hen van toepassing is, de functiescheidingen binnen het inkoop- en aanbestedingsproces en de voorgeschreven procedures voor openbaar en europees aanbesteden. De integriteit van de inkoopadviseur wordt tevens geborgd door de NEVI beroepscode voor de inkoopadviseurs, welke op hen van toepassing is. De integriteit van externe adviseurs dient procesmatig geborgd door bij aanvang van een inkoop- of aanbestedingstraject een 6 Zie paragraaf 5.4 en bijlage 1 7 Het is zeer goed mogelijk dat inkoopexpertise binnen een afdeling reeds geborgd wordt. Overleg voor aanvang van een procedure kan hier duidelijkheid in scheppen. 8 Gedragcode Ambtelijke integriteit vastgesteld dd 13-01-2004 21
verklaring op te stellen en/of een verwijzing op te nemen binnen de aanbestedingsdocumenten. 8.4. Afwijkingen op regels De projectleider van het inkoopteam zal bij aanvang van een inkooptrajecten op basis van de geschatte waarde de te volgen inkoopprocedure bepalen. Naast toetsing op financiële gronden, kan de projectleider zich laten adviseren door de inkoopadviseur. Het gebruik van een afwijkende procedure is uitsluitend mogelijk voor inkoop- en aanbestedingstrajecten met een geraamd bedrag lager dan het bedrag van de drempel voor Europese aanbestedingen (zie bijlage 1). Het afwijken van de voorgeschreven procedure kan uitsluitend na overleg met de inkoopadviseur en toestemming middels een besluit van het college van B&W. Dit geldt ook voor afwijking op andere onderdelen uit deze nota. Voor het verkrijgen van de toestemming geldt als richtlijn dat er procesmatig voldoende tijd en budget gereserveerd dient te worden voor de uitvoering van de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure. Tijd- en / of budgetgebrek is geen reden om af te wijken van de procedure. 8.5. isgv Naast de lokale inkoopfunctie neemt de gemeente Bussum deel aan de Inkoop Samenwerking Gooi en Vechtstreek (isgv) Binnen deze samenwerking worden onder de regie van een regionale inkoopcoördinator gezamenlijke aanbestedingen van de deelnemende partijen door inkoopadviseurs begeleid. De verantwoordelijkheden zoals genoemd in 8.1 zijn in dit samenwerkingsverband ongewijzigd met dien verstande dat er bij een gezamenlijke aanbesteding via het isgv er altijd een inkoopteam geformeerd dient te worden vanuit de verschillende deelnemende partijen c.q. disciplines. De uitgangspunten rondom de samenwerking binnen het regio zijn vastgelegd in een overeenkomst tussen de deelnemende partijen. Wat betreft het regionale beleid kan vastgesteld worden dat dit grofmazig vele overeenkomsten heeft met de voorliggende nota. Het lokale beleid is op details specifiek afgestemd op de gemeente Bussum. 22
BIJLAGE 1 Overzicht te hanteren drempelbedragen in euro s (excl.btw) en de bijbehorende aanbestedingsprocedure en publicatieplicht. Europese Nationale Onderhands Onderhands Procedure Aanbestedings- Procedures meervoudig enkelvoudig Type procedures (= openbaar) minimaal 3 Opdracht offertes Leveringen en > 193.000 > 100.000 > 50.000 < 50.000 diensten 193.000 100.000 Werken > 4.850.000 >200.000-4.850.000 > 50.000 200.000 < 50.000 Minimumeis Publicatie op TED Publicatie op Uitnodiging van Geen aan publicatie (via aanbestedings aanbestedings 1 inschrijver kalender.nl) kalender.nl en binnen de regio en daarna eigen gemeentelijke en 1 inschrijver website en website en buiten regio plaatselijk dagblad plaatselijk dagblad Drempelbedragen en procedures 2011 Overzicht bijbehorende te hanteren regelgeving en richtlijnen Europese Nationale Onderhands Onderhands Procedure Aanbestedings- Procedures meervoudig enkelvoudig Type procedures (= openbaar) minimaal 3 opdracht offertes Leveringen Bao/ procedures uit Procedure uit Procedure uit Inkoopopdracht en diensten inkoophandboek inkoophandboek inkoophandboek voorafgegaan door offerteaanvraag Bijlage 1Drempelbedragen en procedures
Overzicht bijbehorende te hanteren publicatie bij gunning Europese Nationale Onderhands Onderhands Procedure Aanbestedings- Procedures meervoudig enkelvoudig Type procedures (= openbaar) minimaal 3 opdracht offertes Minimumeis Publicatie op TED Publicatie op Publicatie op Geen aan (via aanbestedings aanbestedings aanbestedings (indien waarde bij publicatie bij kalender.nl) kalender.nl kalender.nl gunning > 50.000 Gunning publicatie op aanbestedings kalender.nl) Bijlage 1Drempelbedragen en procedures
BIJLAGE 2 De gemeente Bussum hanteert de basisbeginselen van het EG-verdrag voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Indien onvoldoende kennis en ervaring voorhanden is bij de voorbereiding van aanbestedingen zal de gemeente Bussum de kwaliteiten, kennis en ervaring van marktpartijen en/of adviesorganisaties benutten door voorafgaand aan een mogelijke aanbesteding een vrijblijvende (markt)consultatie te houden. Het al of niet deelnemen aan een (markt)consultatie heeft geen invloed op de positie van deze marktpartijen bij een eventuele aanbestedingsprocedure. De gemeente Bussum zal de waarde van de opdracht berekenen aan de hand van de regelgeving zoals opgenomen in deze beleidsnotitie. Daarnaast zullen de opdrachten niet gesplitst worden en zal de waarde niet anderszins kunstmatig laag worden gehouden. Bij elke aanbesteding volgens het gunningscriteria Economisch Meest Voordelige Inschrijving worden in het offerte aanvraagdocument de verschillende gunningscriteria duidelijk omschreven inclusief de bijbehorende scoremethodiek. Bij Europese aanbestedingen wordt ook de beoordelingsmethodiek volledig vermeld. In het kader van de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden (WIRA) worden minimaal de scores t.o.v. de winnaar aan de overige partijen bekend gemaakt. Om een doelmatig inkoopproces te bevorderen hanteert de gemeente Bussum het mededingingsbeginsel bij alle inkoopprojecten vanaf de meervoudige onderhandse procedure. Om deze reden moeten minimaal één of meerdere vormen van publiciteit worden gewaarborgd zoals opgenomen in bijlage 1. Om een doelmatig inkoopproces te bevorderen wordt door de gemeente Bussum een zo eenvoudig mogelijke aanbestedingsprocedure gerealiseerd waarbij de daarvoor in deze beleidsnotitie beschreven maatregelen worden toegepast. De toe te passen aanbestedingsprocedures staan beschreven in het inkoophandboek. Bijlage 2 Kaders uitgelicht
De gemeente Bussum streeft er naar dat haar inkopen vanaf 2010 voor minimaal 75% te voldoen aan duurzaamheidscriteria en binnen een periode van 5 jaar te komen tot 100%. Zij hanteert daarbij de het programma Duurzaam inkopen van AgentschapNL (ministerie van EZ). Indien beschikbaar voor de betreffende productgroep, zullen de door AgentschapNL geformuleerde criteria worden opgenomen in het offerte aanvraagdocument. Indien niet beschikbaar en/of toepasbaar dan formuleert de Gemeente Bussum zelf duurzaamheidscriteria. Om de arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen te bevorderen zal door de gemeente Bussum bij elke aanbesteding nagegaan worden waar het mogelijk is de inzet van een percentage uit een kwetsbare groep voor te schrijven. De gemeente Bussum zal bij elke aanbesteding de in deze nota beschreven mogelijkheden, uitgaande van het principe kansen zonder voorrang, toepassen, om zo een deel van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. Vanuit de doelstelling van maatschappelijk zorgvuldig opdrachtgeverschap hanteert de gemeente Bussum in de omgang met haar (potentiële) leveranciers de in deze notitie opgenomen eisen en omgangsvormen. De algemene inkoopvoorwaarden van de Gemeente Bussum, zullen op elke aanbesteding voor leveringen en diensten van de Gemeente Bussum van toepassing worden verklaard. Algemene voorwaarden van de leverancier zullen door de gemeente Bussum altijd buiten toepassing worden verklaard. Bijlage 2 Kaders uitgelicht
Bijlage 3 Beslisboom bij het gunnen van opdrachten aan Tomingroep BV. JA Betreft het voorwerp van de opdracht een Tomin productgroep? NEE Vooroverleg Werkvoorzieningschap/ Tomingroep BV Centrale vraagstelling: Kunnen SWgeïndiceerden of reïntegratiekandidaten binnen deze opdracht geplaatst worden? 1 JA NEE Geen voorkeursbeleid. Normaal aanbesteden volgens het geldende (lokaal) inkoop- en aanbestedingsbeleid. Opdrachtwaarde boven de EU-drempel? JA NEE Meervoudig onderhands aanbesteden. De Tomingroep BV altijd als potentiële inschrijver laten meedingen naar de opdracht. 2 Afhankelijk van hoogte bedrag in samenhang met het geldende (lokaal) inkoopbeleid Enkelvoudig onderhands aanbesteden. De Tomingroep BV altijd eerst een offerte laten indienen. Wel controle op marktconformiteit. 3 Toepassen artikel 19 Bao Voorbehoud maken. De aanbesteding uitvoeren onder SW-bedrijven. 4 Afhankelijk van de conclusies uit marktverkenning kiezen tussen: Toepassen artikel 26 Bao Stellen van uitvoeringsvoorwaarden Binnen het contract wordt de voorwaarden gesteld tot het plaatsen van SW-geïndiceerden bij uitvoering van de opdracht. 5 Bijlage 3 Beslisboom SW