Verslag vergadering AB Waddenfonds 9 juli 2012 15.30 17.00 uur, provinciehuis Leeuwarden Aanwezig: mw. T. Schokker-Strampel (voorzitter), mw. J. Geldhof, dhr. W. v.d. Ploeg, dhr. J.Kramer, dhr. H. Konst, mw. C. Stevens-Meewis, mw. G. Blokker, mw. P. Benjamins-van Oudheusden, mw. M. Wulfse, mw. J. Wolters, dhr. J. Bekius, dhr. W.F. Dil, mw. M. Zijlstra (notulist). De voorzitter opent de vergadering om 16.00 uur en heet iedereen welkom. 1. Verslag Zowel inhoudelijk als redactioneel: Blz.3, 2 e alinea: Mw. Benjamins merkt op de profielen van de kwaliteitscommissie niet tijdig te hebben ontvangen. Ze kreeg de profielen pas afgelopen vrijdag. De voorzitter legt uit dat de tijdsplanning in het geval van de kwaliteitscommissie zeer strak was. Op vrijdag is het laatste gesprek gevoerd, daarna is nog besloten over de voordracht. Ze hoopt dat het de besluitvorming vandaag niet in de weg zal staan. De voorzitter zegt toe dat de stukken voortaan conform tijdslimiet zullen worden verzonden. Blz.4, punt 6.2: Mw. Benjamins merkt op dat de vraag over de Waddenacademie schriftelijk zou worden afgedaan. Ze heeft hier echter niets van ontvangen. Ook het rapport van de Rekenkamer (6.3) heeft ze niet ontvangen. De voorzitter zegt toe dat het advies over de Waddenacademie en het rapport van de Algemene Rekenkamer alsnog toegezonden zullen worden. Mw. Blokker geeft aan in het verslag te moeten lezen dat er in Den Oever een bijeenkomst van de Waddenacademie is geweest. Ze wist hier niet van en was hier graag bij aanwezig geweest. Ze vraagt zich af welke relaties er nu zijn en of het een eigenstandig programma is. Hoe kan de uitwisseling en samenwerking worden verbeterd? Dhr. Dil geeft aan dat dergelijke evenementen voortaan geïnventariseerd en rondgestuurd zullen worden aan de leden van het AB. Hij was ook niet op de hoogte van deze bijeenkomst. De voorzitter geeft aan als spreker bij deze bijeenkomst te zijn geweest. De bijeenkomst was al geregeld voordat er een GR was. Ze geeft ook aan dat de Waddenacademie het Waddenfonds zeker goed op het netvlies heeft. De voorzitter zegt toe de opmerking van mw. Blokker door te zullen geven aan de Waddenacademie. Dhr. Ploeg voegt hier aan toe dat de organisatie van de Waddenacademie een andere is dan die van het Waddenfonds. Hier valt nog heel wat af te stemmen. Dhr. Ploeg mist in het verslag de afspraak dat de agenda wordt gekoppeld aan wisselende vergaderlocaties. Het verslag is hiermee behandeld en vastgesteld. 2. Mededelingen - Datumschema 2 e halfjaar 2012: De voorzitter geeft aan dat is gezocht naar een datum voor het volgende overleg. Er ligt een voorstel voor vrijdag 21 september (10.00-12.00 uur). Alle leden worden verzocht door te geven of men aanwezig kan zijn en indien niet, de vervanger te laten komen. Mw. Wulfse geeft aan andere verplichtingen te hebben. Ze zal haar vervanger benaderen, maar geeft aan hier, gezien het belang van dit overleg, enige moeite mee te hebben. De vergadering wordt gehouden in Groningen. Nagekomen mededelingen: - Bijeenkomst Algemene Rekenkamer op 30 augustus: Dhr. Bekius geeft aan dat de Algemene Rekenkamer een rapport heeft opgesteld over het functioneren van het Waddenfonds onder rijksbeheer. Concept 1/5
Hierbij wordt aangegeven welke punten de komende jaren bijzondere aandacht moeten krijgen van de Noordelijke - en Randstedelijke Rekenkamer. De Algemene Rekenkamer organiseert hiervoor op 30 augustus een informele, besloten bijeenkomst. Dhr. Gert de Jong zal hier als lid en opsteller van het rapport kennis overdragen aan de Noordelijke en Randstedelijke Rekenkamer. Deze bijeenkomst is interessant voor leden van het AB. De bijeenkomst vindt plaats op maandag 30 augustus om 11.00 uur in het Natuurmuseum in Leeuwarden. Nadere gegevens over deze bijeenkomst worden toegezonden aan de leden van het AB. - Beleidsbrief Noordelijke en Randstedelijke Rekenkamer: Dhr. Bekius deelt mee dat er een beleidsbrief is opgesteld door de Noordelijke en Randstedelijke Rekenkamer. De brief kan worden gezien als een advies vooraf en zal ergens in augustus worden toegezonden aan Provinciale Staten van Noord-Holland, Groningen en Fryslân. Het concept is afgelopen week verzonden aan het DB Waddenfonds en hen is gevraagd om hierop een reactie te geven. Deze reactie wordt momenteel voorbereid en wordt ook toegezonden aan het AB. Mw. Stevens vraagt met welk doel de brief aan PS wordt verzonden. Dhr. Bekius geeft aan dat dit voortvloeit uit het werkprogramma van de Noordelijke Rekenkamer en dat dit de gebruikelijke werkwijze is bij stukken van de Rekenkamer. 3. Reglement van Orde De voorzitter vraagt of het voorliggende reglement kan worden vastgesteld. Mw. Blokker geeft aan dat er bij artikel 4.4 onduidelijkheid is over het bestuur en de positie van de leden van het AB en hun plaatsvervangers. Mw. Stevens vult aan dat er onderscheid wordt gemaakt tussen deelnemers en leden, en dat leden niet is gedefinieerd. Dhr. Konst geeft aan dat deze opmerking wordt ondervangen door artikel 1, lid b. Mw. Wulfse merkt op dat in artikel 4.1 staat vermeld dat vergaderstukken tenminste twee weken voor de vergadering worden toegezonden. Deze termijn is relatief kort met het oog op terugkoppeling naar andere Statenleden. Dhr. Dil geeft aan dat de vergadering van september onder druk staat, vooral ook om het proces goed in te kunnen richten. Het lukt niet om de stukken 4 weken van te voren te verzenden, ook met het oog op de vakantieperiode. In november zou dit beter moeten verlopen. De voorzitter stelt voor om in de vergadering van september hiervoor met een praktisch voorstel te komen. Mw. Benjamins vraagt naar aanleiding van artikel 19 of binnen dit overleg gewerkt gaat worden met moties. De voorzitter geeft aan deze mogelijkheid open te willen houden. Het levert echter geen beperkingen op. Dhr. Konst vraagt naar aanleiding van artikel 20 of er in plaats van met briefjes gestemd kan worden bij acclamatie. Dhr. Ploeg merkt op dat het reglement wel groots over komt. Hij stelt voor om bij de evaluatie het reglement nog eens te bekijken. De voorzitter geeft aan dat het onderdeel is van de evaluatie. Mw. Wulfse merkt op dat er ook wordt gesproken over spreektermijnen. De voorzitter geeft aan dat ook dit geen beperkingen op zal leveren. Er is geen sprake van een strak harnas. Mw. Blokker merkt op dat artikel 39 (het gebruik van mobiele telefoons) inmiddels toch achterhaald is. De voorzitter geeft aan dat het hier specifiek gaat over het niet verstoren van de orde van de vergadering. Het Algemeen Bestuur stelt het Reglement van Orde vast. 4. Delegatiebesluit Mw. Stevens vraagt of ze goed begrijpt dat het hier niet gaat over subsidiebeschikkingen, maar over privaatrechtelijke handelingen en overeenkomsten, bijvoorbeeld huurovereenkomsten. De voorzitter geeft aan dat dit juist is. Mw. Stevens vraagt vervolgens of langlopende verplichtingen die het DB aangaat wél bij het AB komen. Het AB zou hier wel van op de hoogte moeten zijn. Dhr. Konst merkt op dat dit in artikel 2, lid 1 wordt ondervangen. Het Algemeen Bestuur stelt het delegatiebesluit vast. Concept 2/5
5. Benoeming leden commissie Kwaliteitstoetsing Waddenfonds De voorzitter geeft een korte weergave van de gevolgde procedure. Deze was intensief en compact. Ze geeft aan blij verrast te zijn door de kwaliteit van de mensen die deel wilden nemen aan deze commissie. Dit onderstreept ook het belang van het Waddenfonds. Er zijn 11 kandidaten gesproken en het DB was het vlot eens over de voordracht aan het AB. Het vinden van de juiste balans binnen de commissie was een puzzel, maar is goed geslaagd. De voorzitter vraagt of het AB kan instemmen met de benoeming van de leden. Mw. Wulfse complimenteert het DB met de vlotte procedure. Ze heeft de cv s bekeken en had een tussenstap geadviseerd, waarbij kort de overwegingen van het DB waren toegevoegd. Gezien de kwaliteit van de leden kan ze echter instemmen. Mw. Stevens spreekt haar dank uit voor het zorgvuldige verslag. In het profiel van de commissie Kwaliteitstoetsing staat echter vermeld dat de commissie zich gaat buigen over de pioniersprogramma s. Afspraak was dat de commissie pas aan de slag gaat met de nieuwe programma s en niet met de pioniersprogramma s. Ze vraagt hoe hiermee is omgegaan. De voorzitter geeft aan dat dit bij de leden van de commissie bekend is. Mw. Geldhof voegt hier aan toe dat het in de gesprekken ook aan de orde is geweest. Mw. Stevens geeft verder aan dat zij de puzzel heeft geprobeerd te maken. Er is veel bestuurlijke ervaring aanwezig in de commissie, maar ze vindt de expertise op het gebied van ecologie wat onderbelicht. Ze vraagt of het evenwicht wel goed is gevonden. De voorzitter geeft aan dat hier goed op is gelet en ze is er van overtuigd dat dit met deze mensen goed is gelukt. Mw. Blokker geeft haar complimenten dat de stukken zo snel na het laatste gesprek zijn verzonden. Ze vraagt zich af of alle terreinen nu voldoende zijn gedekt. De commissie is onafhankelijk, staat boven partijen en is zelf geen partij in het Waddengebied. Ze vraagt zich af hoeveel hart ze eigenlijk hebben voor het Waddengebied. Mw. Geldhof geeft aan dat bij alle gesprekken die zijn gevoerd duidelijk naar voren kwam dat alle kandidaten veel gevoel hebben bij de Wadden. De voorzitter bevestigd dit. Mw. Blokker vraagt in hoeverre deze commissie wordt ondersteund en wie dit gaat doen. De voorzitter geeft aan dat het secretariaat van het Waddenfonds dit gaan doen. Er is bekeken hoeveel tijd dit kost en op basis daarvan is een inschatting gemaakt. Dhr. Dil voegt hier aan toe dat de directeur Waddenfonds secretaris is van het bestuur, maar ook van de commissie Kwaliteitstoetsing. De bedoeling is dat er in augustus een introductie van de commissie wordt georganiseerd waarbij de organisatie en stukken worden toegelicht. Dhr. Bekius geeft aan dat de commissie vooral op afstand mee beoordeelt en daardoor minder ondersteuning nodig heeft. Mw. Blokker geeft aan dat naast de vergadering de voorbereiding ook veel tijd beslaat. Hoe onafhankelijk is de commissie als deze wordt ondersteund vanuit het apparaat? Dhr. Dil geeft aan dat er alleen administratieve en technische ondersteuning wordt bedoeld. Mw. Blokker merkt op dat de commissie zich moet verlaten op mensen in het veld. Bijvoorbeeld gemeenten leveren input. Dhr. Bekius geeft aan dat het uitdrukkelijk de bedoeling is dat de commissie programma s toetst die worden voorgelegd. Ze gaat niet zelf projecten halen. Mw. Blokker geeft aan dat de doelstelling natuur een grote speelt. In hoeverre komt dit uit de verf? De voorzitter is van mening dat dit zeker in de commissie is vertegenwoordigd. Mw. Geldhof voegt hier aan toe dat de commissie alleen een uitblinker in duurzame energie mist. Dit onderwerp is ook duidelijk verbonden met het gebied. Velen zijn hierdoor echter ook financieel verbonden met het Waddengebied. Mw. Benjamins geeft aan dat het wel belangrijk is dat dit is benoemd, aangezien duurzame energie een heel belangrijk onderwerp is. Mw. Geldhof merkt op dat het AB wel projecten voor duurzame energie kan voorleggen ter toetsing. De commissie is hier breed genoeg voor. Dhr. Konst merkt op dat in het reglement staat benoemd dat leden van de commissie voor vier jaar worden benoemd. Dit zou betekenen dat alle leden over vier jaar weg zijn. Hij stelt voor om bij benoeming een rooster van aftreden toe te voegen. Het Algemeen Bestuur benoemt de leden van de commissie Kwaliteitstoetsing Waddenfonds, met inachtneming van het toevoegen van een rooster van aftreden bij benoeming. Concept 3/5
6. Vergaderreglement commissie Kwaliteitstoetsing Waddenfonds Mw. Wulfse vraagt waarom de commissie in beslotenheid vergadert. Dhr. Bekius geeft aan dat het uitgangspunt is dat de commissie het DB en AB Waddenfonds adviseert. Dit advies is openbaar. Het is echter beter om de voorbespreking van dit advies vertrouwelijk te houden. Het Algemeen Bestuur stelt het vergaderreglement commissie Kwaliteitstoetsing Waddenfonds vast. 7. Organisatieplan Het organisatieplan is ter kennisneming aan het AB toegezonden. Het DB stelt dit plan in haar eerstvolgende vergadering vast. 8. Werving directeur De voorzitter geeft aan dat het profiel voor de directeur Waddenfonds aan het AB is toegezonden. Voorstel is dat de drie directeuren van de provincies een voorselectie maken van kandidaten. Daarvan worden twee kandidaten voorgedragen voor een gesprek met een delegatie van het DB en AB. Daaruit wordt vervolgens één persoon definitief voorgesteld. Vanuit het DB zal de mw. Geldhof deelnemen. Vanuit Groningen en Fryslân wordt nog een deelnemer gevraagd. De bestuursleden uit Groningen en Fryslân wordt gevraagd om hun deelnemer door te geven aan het secretariaat van het Waddenfonds. Gesprekken met de laatste kandidaten vinden begin september plaats. 9. Financiën De voorzitter deelt mee dat Provinciale Staten in Fryslân inmiddels het besluit heeft genomen om de Waddenfondsgelden over te maken aan de Gemeenschappelijke Regeling. Omdat een en ander nog administratief moet worden geregeld is Fryslân bereid tot oktober de werkzaamheden op dit punt te blijven vervullen. De vergadering stemt hier mee in. Dhr. Ploeg merkt op dat er op enkele projecten vrijval wordt verwacht en dat er daardoor wat meer ruimte zal zijn. Hij geeft aan dat dit wel benoemd moet worden. 10. Programma s De voorzitter stelt voor om het ambtelijk concept alvast op de website van het Waddenfonds te publiceren. Ze geeft aan dat hier vanuit het veld vraag naar is. Mw. Geldhof voegt hier aan toe dat men zo kan zien welke richting het op gaat. Ook kunnen projecten alvast worden gemaild. Dhr. Dil geeft aan dat verschillende partijen de richting graag willen weten. Op een aantal thema s is inmiddels overeenstemming tussen de verschillende provincies. Over een aantal zaken vindt nog discussie plaats. Het zou hier gaan om een dynamisch concept, waarbij het bestuur nieuwe lijnen kan aangeven en ook dingen kan schrappen. Het Waddenfonds wil graag transparant zijn naar buiten. Een aantal toetsingscriteria en dilemma s wordt nog besproken en dus nog niet gecommuniceerd. Dhr. Ploeg geeft aan dat bestuurders worden aangesproken op alles wat naar buiten gaat. Hij vindt het niet juist om projecten te benoemen die in beeld zijn onder de regie van het Waddenfonds. Mocht later worden besloten om hier niet mee door te gaan, dan ontstaat er een probleem. Hij zou er voor kiezen om pas met een project naar buiten te komen als dit is afgekaart. Hij stelt dan ook voor om er niet aan te beginnen. De buitenwereld ziet niet dat het gaat om een ambtelijk concept. De voorzitter begrijpt deze overweging. Aan de ene kant wil het Waddenfonds een denkrichting geven, maar aan de andere kant ook geen verwachtingen scheppen. Dhr. Dil geeft aan dat er heel zorgvuldig wordt gecommuniceerd. De voorzitter geeft aan dat het plaatsen op een website wel anders is. Mw. Geldhof vindt dat er wel een punt wordt gemaakt. Met knip- en plakwerk kan tekst gemakkelijk uit context worden gehaald. Dhr. Dil is van mening dat er wel duidelijkheid naar buiten moet worden gegeven. Mw. Wulfse stelt voor om voorlopig alleen algemene richtlijnen op de website te vermelden. Mw. Stevens geeft aan liever te wachten en zaken zorgvuldig voor te bereiden en het dan in één keer goed te doen. Dhr. Bekius geeft aan dat dit zou betekenen dat er twee maanden gewacht moet worden. Mw. Benjamins stelt voor om de stukken vanaf 21 september online te zetten. De stukken kunnen van tevoren goed worden aangeleverd, in de vergadering van het AB worden besproken en vervolgens op de website worden gezet. De voorzitter beluisterd vanuit het AB duidelijk dat men niets voelt voor het publiceren van het ambtelijk concept op de website. Ze stelt voor om mogelijke vragen vanuit het veld naar haar door te Concept 4/5
verwijzen. Zij zal vervolgens het proces uitleggen en vragen om enig geduld. Mw. Geldhof voegt hier aan toe dat op de website kan worden vermeld dat stukken vanaf 21 september online komen. Eventueel kan het proces ook nog worden vermeld. Het AB besluit dat het ambtelijk concept nog niet op de website wordt gepubliceerd. Mw. Blokker merkt op dat een aantal programma s al heel lang onderweg is, zeker sinds de wisseling van de wacht. Ze vraagt zich af of er nog niets klaar ligt voor uitvoering. Dhr. Dil geeft aan dat dit in de praktijk meevalt. Er is wel een beeld van wat er klaar is, maar dit moet wel passen in het inhoudelijke programma. Wanneer het inhoudelijke programma wordt vastgesteld zijn er vast programma s die hier bij passen. De voorzitter voegt hier aan toe dat er minder kant-en-klare programma s waren dan was vermeld. Ze zijn er wel, maar hiervoor is eerst een besluit op 21 september nodig. De voorzitter geeft aan dat dhr. Dil nog een toelichting zou geven. Aangezien de verlate start van dit overleg en het feit dat verschillende leden aansluitend verplichtingen hebben, stelt ze voor om de presentatie in boekvorm mee te nemen en eventuele vragen te stellen. Dhr. Dil geeft aan dat het idee is om in augustus een informatiebijeenkomst te organiseren voor leden van het AB. Ook de programmaregisseurs zullen hierbij aanwezig zijn. In het boekje wordt alvast de lijn en systematiek weergegeven. Mw. Blokker stelt voor om deze bijeenkomst te combineren met de bijeenkomst van de Algemene Rekenkamer op 30 augustus a.s. 11. Rondvraag 11.1 Mw. Benjamins vraagt of de stukken voortaan in pdf verzonden kunnen worden, zodat ze annotaties kan toevoegen. Alle vergaderstukken voor het AB Waddenfond worden voortaan als pdf verzonden. 11.2. Mw. Benjamins vraagt waar ze eventuele vragen over het Waddenfonds naartoe kan mailen. Het centrale mailadres voor vragen over het Waddenfonds wordt doorgegeven aan de leden van het AB. 11.3 Mw. Wulfse vraagt waar ze bijvoorbeeld gemaakte kosten kan declareren. Bij de eigen provincie of bij het Waddenfonds? Declaraties van gemaakte reiskosten kunnen bij het Waddenfonds worden ingediend. Via de mail wordt nog doorgegeven welke lijn hierbij gevolgd dient te worden, na afstemming met de provinciale griffies. 12. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 17.15 uur en wenst iedereen een goede vakantie. Afkortingen: AB = algemeen bestuur, DB = dagelijks bestuur, GR = gemeenschappelijke regeling, PS = provinciale staten. Concept 5/5