Werkwijze van de WAR voor de behandeling van subsidieaanvragen bij de TSN en de chronologische

Transcriptie

1 Werkwijze van de WAR voor de behandeling van subsidieaanvragen bij de TSN en de chronologische volgorde van de behandeling van subsidieaanvragen bij de Trombosestichting Nederland. Artikel 1. Taak van de WAR. De Wetenschappelijk Adviesraad (WAR) van de Trombosestichting Nederland (TSN) en van de Federatie van Nederlandse Trombosediensten (FNT) heeft ondermeer als taak het Bestuur van de TSN te adviseren met betrekking tot het wetenschappelijk onderzoek gesubsidieerd door de TSN. Artikel 2. Samenstelling van de WAR. 1. Het Bestuur van de TSN benoemt in overleg met het Bestuur van de FNT, en mogelijk op voordracht van de WAR, de voorzitter en de overige leden van de WAR. 2. Het Bestuur van de TSN wijst uit de WAR een secretaris-rapporteur aan, die belast is met het vervaardigen van de notulen van de vergadering van de WAR. De secretaris-rapporteur kan deze taak opdragen aan een ambtelijk-secretaris. 3. De leden van de WAR kunnen te allen tijde door het Bestuur van de TSN in overleg met het Bestuur van de FNT worden ontslagen. 4. Eén lid van het Bestuur van de TSN woont de vergadering van de WAR bij. Het lid van het Bestuur van de TSN als bedoeld in de vorige volzin neemt deel aan de wetenschappelijke discussies in deze vergadering maar heeft geen recht ingediende subsidieaanvragen cijfermatig te beoordelen. 5. Er worden minimaal elf en maximaal vijftien personen in de WAR benoemd op specifieke kennisgebieden. De WAR bestaat uit een oneven aantal leden. 6. De leden van de WAR worden benoemd voor een periode van vijf jaar, herbenoeming voor één periode is mogelijk.

2 Reglement met betrekking tot subsidieaanvragen bij de TSN. Artikel De WAR adviseert het Bestuur van de TSN over de jaarlijks ontvangen subsidieaanvragen. 2. Het door de TSN gesubsidieerd onderzoek wordt door de WAR kritisch begeleid. 3. Over de jaarlijks ingediende subsidieaanvragen vergadert de WAR minimaal éénmaal per jaar. 4. De vergadering wordt bijgewoond door een ambtelijk-secretaris, die belast is met: - verslaglegging van de vergadering, voor zover deze taak aan de ambtelijk-secretaris is opgedragen door de secretaris-rapporteur; - inkomende en uitgaande correspondentie met betrekking tot de ontvangen subsidieaanvragen; - het opstellen en bewaken van het stappenplan voor de jaarlijks te houden subsidieronde; - correspondentie met betrekking tot het wel of niet toekennen van subsidies aan subsidieaanvragers. 5. De voorzitter van de WAR pleegt vooraf aan de vergadering van de WAR overleg met het bestuurslid van de TSN als bedoeld in Artikel 2 lid 4 van dit reglement over mogelijke directe betrokkenheid van leden van de WAR bij de diverse subsidieaanvragen. In geval van geconstateerde betrokkenheid van één van de leden van de WAR zal de voorzitter van de WAR het betrokken lid verzoeken zich tijdens de bespreking van het betreffende project uit de vergadering terug te trekken. 6. Iedere subsidieaanvrage wordt schriftelijk beoordeeld, zowel inhoudelijk als cijfermatig, door twee externe referenten, waarvan de personalia niet bekend worden gemaakt aan de leden van de WAR en de subsidieaanvrager. De aanvrage wordt voorzien van een overzicht van de opmerkingen van de externe referenten en de antwoorden van de aanvrager. Dit pakket wordt aan de leden van de WAR ter beschikking gesteld. Dit vormt de basis voor de discussie in de WAR, waarvoor één lid van de WAR als voorbewerker wordt aangewezen. Mocht de procedure als omschreven in de tweede volzin van dit artikellid aanleiding geven tot bijstelling van de begroting van de aanvraag, dient dit expliciet door de voorbewerker te worden vermeld. 7. De WAR stelt op grond van de beoordelingen van de externe referenten, de toelichting en de toetsing van de kwaliteit van de beoordelingsprocedure door de voorbewerker uit de WAR en op

3 grond van de discussie in de WAR een prioriteitsadvies op voor de subsidiëring van de ontvangen subsidieaanvragen voor het Bestuur van de TSN. 8. Het Bestuur van de TSN besluit welke subsidieaanvragen voor subsidiëring in aanmerking komen, de voorzitter van de WAR gehoord hebbende. 9. Over de inhoud van de besprekingen tijdens de vergadering van de WAR en tijdens de vergadering van het Bestuur van de TSN worden geen mededelingen aan derden gedaan. Artikel 4. Chronologische volgorde van de behandeling van de subsidieaanvragen. 1. Eenmaal per jaar biedt de Stichting de mogelijkheid subsidieaanvragen in te dienen (half februari). 2. De voorzitter van de WAR selecteert voor ieder ingediende subsidieaanvrage twee externe referenten. 3. Aan de externe referenten wordt gevraagd de subsidieaanvrage schriftelijk inhoudelijk te beoordelen aan de hand van een aantal opgegeven criteria en een cijfer aan de subsidieaanvrage toe te kennen in de schaal van één tot tien, waarbij één staat voor slecht en tien staat voor uitmuntend. 4. Het Bureau van de TSN ontvangt de beoordeling van de externe referenten binnen een vooraf vastgestelde periode en toetst in overleg met de voorzitter van de WAR de kwaliteit van de beoordeling. Indien nodig wordt een derde externe referent geconsulteerd. 5. De subsidieaanvrager ontvangt op anonieme basis schriftelijk het inhoudelijke commentaar van de externe referenten met het verzoek hier, binnen twee weken, schriftelijk op te reageren. 6. De externe referenten wordt verzocht schriftelijk te reageren op het antwoord van de aanvrager op de desbetreffende beoordeling als bedoeld in lid 5 van dit artikel en een definitief cijfermatig oordeel te geven over de aanvrage. 7. De ambtelijk secretaris controleert of de definitieve cijfermatige oordelen niet méér dan twee punten verschillen. Indien de definitieve cijfermatige oordelen méér dan twee punten verschillen dient hij de voorzitter van de WAR hierover zo spoedig mogelijk te informeren. 8. Indien de situatie zich voordoet zoals beschreven in lid 7, verzoekt de voorzitter van de WAR zo spoedig mogelijk een derde referent, waarvan de personalia niet bekend worden gemaakt bij de subsidieaanvrager waarbij het bepaalde in leden 4 (1 e volzin),5 en 6 van dit artikel van toepassing

4 is. De voorzitter legt in dit geval drie referenten beoordelingen voor aan de WAR. 9. Ter bespreking van de subsidieaanvragen worden aan alle leden van de WAR de volgende stukken opgestuurd: - de subsidieaanvrage; - het commentaar van de externe referenten - de reactie(s) van de subsidieaanvrager op deze commentaren; - het commentaar en de definitieve cijfermatige beoordeling van de externe referenten op deze reactie(s). 10. Voor de bespreking van de subsidieaanvragen in de WAR wordt voor iedere aanvrage één lid van de WAR door de voorzitter van de WAR aangewezen als voorbewerker om de aan hem toegewezen subsidieaanvrage toe te lichten en de kwaliteit van de beoordelingsprocedure te toetsen. 11. De voorbewerker vat zijn oordeel over een subsidieaanvrage schriftelijk samen aan de hand van een vooraf opgestelde sjabloon. De rapporten van de voorbewerkers worden voor de vergadering ingeleverd bij de ambtelijk-secretaris en toegelicht tijdens de bespreking van de betreffende aanvrage. 12. Vooraf aan de discussie wordt besloten of de subsidieaanvrage binnen de doelstellingen van de Stichting valt. Bij positieve beantwoording wordt de aanvrage besproken en beoordeeld door de WAR en wordt vastgesteld of de aanvrage in aanmerking komt voor subsidie en onder welke voorwaarden. 13. Indien een subsidieaanvrage in aanmerking komt voor subsidie wordt de wetenschappelijke kwaliteit van de subsidieaanvrage direct na de discussie schriftelijk cijfermatig beoordeeld door alle leden van de WAR met uitzondering van het lid/de leden van de WAR dat/die wegens betrokkenheid de vergadering tijdelijk heeft/hebben moeten verlaten en met uitzondering van het bestuurslid van de TSN als bedoeld in Artikel 2 lid 4 van dit reglement. De voorzitter van de vergadering van de WAR stemt niet met uitzondering van degene die de voorzitter vervangt bij bespreking van een aanvrage waarbij de voorzitter zelf is betrokken.. Blanco stemmen zijn ongeldig. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan. 14. Het cijfermatige oordeel van de WAR leden wordt op anonieme basis direct na de bespreking van iedere aanvrage ingeleverd bij de ambtelijk-secretaris.

5 15. De ambtelijk-secretaris van de WAR stelt per subsidieaanvrage de mediaan vast, op basis waarvan de prioriteitsvolgorde van de subsidieaanvragen wordt vastgesteld. Indien meerdere projecten ex aequo eindigen op basis van de mediaan, dan vindt ranking plaats op basis van het gemiddelde van de cijfermatige beoordeling. 16. Aan de leden van de WAR wordt direct na de vergadering de prioriteitsvolgorde van de ontvangen projecten bekend gemaakt. 17. De prioriteitsvolgorde wordt voorgelegd aan het Bestuur van de TSN in de eerstvolgende bestuursvergadering volgende op de vergadering van de WAR. Het Bestuur van de TSN besluit welke subsidieaanvragen gehonoreerd zullen worden, de voorzitter van de WAR gehoord hebbende, waarbij het Bestuur het recht heeft van de verkregen prioriteitsvolgorde af te wijken. Maakt het Bestuur hiervan gebruik dan zal dit alleen kunnen onder moverende redenen. 18. Aan de WAR wordt bekend gemaakt welke subsidieaanvragen in het lopende jaar gehonoreerd worden. 19. De ambtelijk-secretaris van de WAR stelt tevens alle subsidieaanvragers op de hoogte van de beslissing van het Bestuur van de TSN met betrekking tot honorering of geen honorering van de aanvragen, waarbij door de ambtelijk-secretaris de aanvragers van gehonoreerde subsidieaanvragen wordt verzocht binnen twee weken een definitieve versie van de aanvrage aan het Bureau te doen toekomen, waarbij uitdrukkelijk wordt gevraagd de inhoudelijke kritiek en suggesties voor verbetering van de externe referenten in de aanvrage te verwerken. De vertegenwoordiger van het Bestuur in de WAR als bedoeld in lid 4 artikel 2 ziet erop toe dat de definitieve versie voldoet aan de in dit lid gestelde eisen. 20. Overeenkomstig de CBF regels voor toetsing van uitgevoerd wetenschappelijk onderzoek vormt de definitieve versie van de gehonoreerde aanvrage de basis voor beoordeling van het jaarlijkse voortgangsverslag en van het eindverslag van het door de TSN gesubsidieerde onderzoek. Deze beoordelingen worden uitgevoerd door de oorspronkelijke voorbewerker (één van de leden van de WAR) van de betreffende subsidieaanvrage. Besluitvorming. Artikel 5.

6 1. De ambtelijk-secretaris roept de vergaderingen van de WAR bijeen met inachtneming van een termijn van tenminste veertien dagen, de dag van oproeping en de dag van vergadering niet meegerekend. De bijeenroeping geschiedt door een schriftelijke mededeling, welke de agenda bevat, aan het adres van het lid van de WAR en aan het bestuurslid van de TSN als bedoeld in Artikel 2 lid 4 van dit reglement. 2. Met inachtneming van het bepaalde in Artikel 4 lid 13 van dit reglement heeft ieder lid van de WAR één stem. 3. Alle stemmingen met uitzondering van de stemmingen als bedoeld in Artikel 4, lid 14 geschieden mondeling, tenzij de voorzitter anders bepaalt. 4. Er wordt besloten met volstrekte meerderheid van stemmen in een vergadering waarin tenminste de helft van het aantal leden van de WAR aanwezig is. Blanco en ongeldig uitgebrachte stemmen worden niet in aanmerking genomen. 5. Het ter vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter over de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voorzover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 6. De voorzitter, of bij diens afwezigheid een ander lid van de WAR, treedt op als voorzitter van de vergadering. 7. De WAR kan ook buiten vergadering besluiten, mits schriftelijk en het voorstel schriftelijk aan alle leden van de WAR ter is kennis gebracht en deze allen zich schriftelijk met deze wijze van besluitvorming akkoord hebben verklaard.