SAMENWERKING IN DE VEILIGHEIDSREGIO Uitwerking van criterium 8 uit het Slotdocument VGS-congres 2013 In het Slotdocument van het VGS-congres 2013 Gemeentesecretaris in Veiligheid staat een leidraad voor de ontwikkeling van gemeentelijke organisaties op het terrein veiligheid, met daarin tien criteria voor de kwaliteit. Criterium 8 luidt: De gemeente doet actief mee aan regionale en intergemeentelijke samenwerking op het gebied van rampen en crises. In die samenwerking is geregeld dat er ambtelijke invloed is op de veiligheidsregio. Dit criterium is op ons verzoek uitgewerkt door het LO-CGS en de Managementraad Gemeenten. Wij bevelen deze uitwerking van harte in jullie aandacht aan. Klaas Dekker, voorzitter LO-CGS Berend van der Ploeg, gemeentesecretaris Nijmegen Jos van der Knaap, gemeentesecretaris Wijchen Irma Woestenberg, gemeentesecretaris s-hertogenbosch 25 februari 2014
SAMENWERKING IN DE VEILIGHEIDSREGIO Uitwerking van criterium 8 uit het Slotdocument VGS-congres 2013 Inleiding De gemeente doet actief mee aan regionale en intergemeentelijke samenwerking op het gebied van rampen en crises. In die samenwerking is georganiseerd dat er ambtelijke invloed is op de veiligheidsregio. Dit achtste criterium is geformuleerd op het VGS-congres van september 2013, waarbij de betrokkenheid van het topmanagement bij Veiligheid centraal stond. In dit artikel wordt dit criterium nader verkend. Wat is de rol van een gemeente bij crisisbeheersing en bij de Veiligheidsregio? Wat is de rol van een gemeentesecretaris? Op welke wijze zou een gemeentesecretaris invulling kunnen geven aan deze rol? Rampenbestrijding en crisisbeheersing Het onderwerp rampenbestrijding en crisisbeheersing heeft de aandacht van elke burgemeester, maar het college en de gemeenteraad voelen zich vaak minder betrokken bij dit onderwerp. Immers, hoe groot is de kans dat een specifieke gemeente geconfronteerd wordt met een dergelijk grootschalig incident? Waarom zou een gemeente investeren in iets wat misschien wel nooit gaat voorkomen? In rustige tijden heeft de voorbereiding op rampen en crises niet echt de aandacht van onze burgers. Zij gaan er vanuit dat de overheid vanzelfsprekend goed is voorbereid op een ramp of een crisis. De afgelopen jaren is er veel veranderd op het gebied van crisisbeheersing en fysieke veiligheid. Er zijn Veiligheidsregio s opgericht en ingericht en er worden steeds hogere eisen gesteld aan het optreden van gemeenten in tijden van crisis. Niet alleen aan de rol van de burgemeester maar ook aan de wijze waarop de bevolkingszorgprocessen en meer specifiek crisiscommunicatie door de getroffen gemeente wordt uitgevoerd. Daarnaast raakt veiligheid aan steeds meer beleidsgebieden. Immers, een aanpassing op het gebied van sociaal beleid of ruimtelijke ordening kan gevolgen hebben voor het benodigd preparatieniveau van de operationele diensten en andersom. Een concreet voorbeeld: het bebouwen van het buitendijkse gebied of zelfs van de lage risicogebieden binnen de dijk leidt tot een grotere maatschappelijke impact bij een mogelijke overstroming. Veiligheid zal dan ook steeds meer betrokkenheid van de gemeentesecretaris, de verschillende collegeleden en ook van de gemeenteraad vragen. Rol van de gemeente Een gemeente heeft in de Wet Veiligheidsregio s twee rollen gekregen. Enerzijds is de gemeente opdrachtgever en mede-eigenaar van de Veiligheidsregio. Veiligheidsregio s zijn gemeenschappelijke regelingen, dus hebben de vorm van verlengd lokaal bestuur. Gemeenten zijn opdrachtgever. Dit opdrachtgeverschap vindt o.a. zijn weerslag in de financiële kaderstelling van de raad, de financiële verantwoording richting de raad en het adviesrecht met betrekking tot het risicoprofiel en de daarbij behorende prioriteiten van het meerjarenbeleidsplan van een veiligheidsregio. Anderzijds is de gemeente als vierde operationele dienst ook partner van de Veiligheidsregio. Samen met de andere gemeenten bereidt zij zich voor om bevolkingszorgmaatregelen ten tijde van een incident, ramp of crisis te kunnen uitvoeren.
Samen met andere diensten bereiden gemeenten zich voor op een multidisciplinaire aanpak bij incidenten. Elke regio kent een coördinerend functionaris - in de meeste gevallen een coördinerend gemeentesecretaris - om de samenwerking tussen de gemeenten en tussen de gemeenten en de Veiligheidsregio te stroomlijnen. Deze functionaris neemt niet alleen deel aan de regionale overleggen op het gebied van fysieke veiligheid, maar ook aan de landelijke overleggen zoals het gemeentelijk adviesorgaan voor het Veiligheidsberaad. Het Veiligheidsberaad heeft de afgelopen jaren steeds meer invloed gekregen op de landelijke kaders waaraan door een Veiligheidsregio moet worden voldaan. Rol van de gemeentesecretaris De dubbelrol van de gemeente betekent ook een dubbele rol voor een gemeentesecretaris. Opdrachtgever en mede-eigenaar: samenhangende sturing op de Veiligheidsregio In het boekje Greep op de Veiligheidsregio heeft de VGS er voor gepleit dat er in de vormgeving van verlengd lokaal bestuur ook een ambtelijke rol wordt genomen. Het is vooral gewenst dat in de beleidsvoorbereiding van de veiligheidsregio niet alleen de specialistische opvattingen een plaats krijgen, maar dat van meet af aan wordt bezien hoe veiligheid past in de integrale afweging die gemeenten te maken hebben. De gezamenlijke gemeentesecretarissen in een regio kunnen zorgen dat deze ambtelijke rol wordt ingevuld. Dat kan op verschillende manieren: 1. Gedelegeerd opdrachtgeverschap bij één van de gemeenten 2. Overkoepelend directeur van de Veiligheidsregio 3. Gemeentesecretaris verlengd lokaal bestuur in de Veiligheidsdirectie 4. Onafhankelijk secretaris van het bestuur 5. Intergemeentelijke veiligheidsmanager 6. Taakverdeling tussen gemeenten bij de beoordeling van stukken van de Veiligheidsregio 7. Advisering vanuit de samenwerkende gemeenten aan het bestuur van de Veiligheidsregio 8. Controllingfunctie voor alle gemeenschappelijke regelingen bij een van de gemeenten 9. Vertegenwoordigers gemeenten als sparringpartner voor de directie en bestuur van de Veiligheidsregio Hiernaast heeft elke individuele gemeente een relatie met de veiligheidsregio. De gemeentesecretaris moet zorgen dat deze relatie georganiseerd wordt. Het opdrachtgeverschap draait in grote mate om de planning en control cyclus maar ook om coördinatie van de samenwerking van verschillende gemeentelijke afdelingen, zoals openbare orde en veiligheid, ruimtelijke ordening, handhaving en toezicht, met de Veiligheidsregio. Ook is afstemming noodzakelijk tussen uitvoering van de taken van de Veiligheidsregio en de taken van andere gemeenschappelijke regelingen of samenwerkingsverbanden. De taken van bijvoorbeeld de RUD's en GGD's kennen een zekere mate van overlap met de Veiligheidsregio. Een voor de hand liggend voorbeeld: bij de preventie en de repressie van chemische incidenten moeten RUD, GGD, Veiligheidsregio en gemeente met elkaar samenwerken. Het opdrachtgeverschap vraagt een integrale benadering, waarbij vanaf een centraal punt binnen de gemeente in samenhang met andere gemeenten wordt gestuurd. Tips om deze sturing vorm en inhoud te geven:
1. Zorg voor voldoende kennis en kunde. De medewerker(s) belast met de advisering is daarbij niet alleen inhoudelijk professional maar vooral een regisserend opdrachtgever. 2. Breng in beeld waar en hoe de verschillende portefeuilles, gemeentelijke afdelingen en andere samenwerkingsverbanden samenhangen met de domeinen van de Veiligheidsregio. 3. Maak afspraken tussen de Veiligheidsregio en de eigen gemeente over de planning van besluitvormingsprocessen (onder meer de PenC-cyclus) en wederzijdse informatievoorziening. 4. Breng de eigen gemeentelijke belangen en doelen in beeld. 5. Stem deze af met alle andere betrokken gemeentesecretarissen en de coördinerend functionaris en bepaal de gezamenlijke doelen en het te behalen resultaat. 6. Organiseer het overleg met en de wijze van adviseren van de burgemeester in zijn hoedanigheid van lid van het bestuur van de veiligheidsregio. Partner van de veiligheidsregio: de gemeente als operationele dienst Elke gemeente is verantwoordelijk voor de uitvoering van de bevolkingszorgprocessen. Deze processen worden elders in dit boek inhoudelijk behandeld. De gemeentesecretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie de eerstverantwoordelijke voor de goede organisatie en uitvoering daarvan. De daadwerkelijke werkzaamheden worden binnen de gemeente, afhankelijk van de omvang meestal verricht door een afdeling of ambtenaar crisisbeheersing, die de interne afstemming met de diverse uitvoerende afdelingen verzorgt. De interne organisatie binnen een gemeente is vormvrij en hangt ook direct samen met de taakverdeling die is afgesproken met de andere hulpverlenende diensten binnen de Veiligheidsregio. In de praktijk blijkt dat de gemeenten in toenemende mate de uitvoerende taken gezamenlijk uitvoeren. Onder auspiciën van de coördinerend functionaris worden dan de werkzaamheden voor bevolkingszorg op het gebied van paraatheid, planvorming en opleiden, trainen en oefenen gezamenlijk uitgevoerd. Daarnaast zijn of worden regionale pools met medewerkers van verschillende gemeenten ingericht voor de uitvoering van de taken in de warme fase. Deze samenwerkingsverbanden leiden er toe dat de omvang van de voorbereidende en de uitvoerende werkzaamheden voor een individuele gemeente afneemt. Dit laat onverlet dat de betrokkenheid van de individuele gemeente wel van belang blijft. Er wordt immers nog altijd gezamenlijk de koers voor bevolkingszorg over ambitieniveau, allocatie van middelen en prestatieeisen bepaald en afspraken gemaakt over de samenwerking met betrekking tot capaciteit, informatiestromen en leiding en coördinatie. Om hier goed sturing aan te kunnen geven is de helikopter-betrokkenheid van de gemeentesecretaris van belang. Tips om aan deze betrokkenheid vorm te geven: 1. Zorg voor voldoende kennis en kunde binnen de gemeente op het terrein van crisisbeheersing en meer specifiek bevolkingszorg. 2. Zorg voor voldoende capaciteit en betrokkenheid in de gemeentelijke organisatie. Bevolkingszorg is niet alleen het onderwerp van de ambtenaar crisisbeheersing maar behoort breed in de organisatie beleefd te worden. 3. Zorg ervoor dat vanuit de uitvoering input wordt geleverd bij de PenC-cyclus. 4. Blijf op de hoogte van landelijke ontwikkelingen. Het beleidsveld crisisbeheersing is stevig in ontwikkeling.
5. Breng het ambitieniveau van de eigen gemeente in beeld. 6. Bepaal met de andere secretarissen het gezamenlijk ambitieniveau en evalueer deze ambitie regelmatig. 7. Lever niet alleen repressieve maar ook preparatieve capaciteit (deelname aan werk- en projectgroepen) om het ambitieniveau te realiseren. In deze fase kan een individuele gemeente vaak de meeste invloed uitoefenen. Februari 2014 LO-GGS, Managementraad gemeenten Meer info? Het boekje Greep op de (veiligheids)regio is te vinden op de site gemeentesecretaris.nl/programma s/gemeentesecretaris en veiligheid. Informatie over de taken van de gemeente bij rampen en crises is te vinden op de site www.veiligheidsberaad.nl/bevolkingszorg