Verslag infovergadering 09/04/2013 - Uitbesteding Outplacement in kader van het SIF Overzicht van de ingediende vragen en de antwoorden zoals besproken tijdens de infovergadering. De vragen die tijdens de infovergadering zelf werden gesteld, zijn in kleur aangeduid. Tijdens de vergadering werd aan de hand van een ppt-presentatie een korte toelichting gegeven mbt de voorliggende opdracht. De ppt en het document "Leidraad bij het opmaken van een offerte" werden eveneens toegevoegd als bijlage in e-notification. Volg Bestek 1 2.6 Beschrijving van de percelen: Wat wordt bedoeld met maximum 50 werknemers bij een onderneming op het moment van ontslag, in geval van herstructurering? Slaat die 50 werknemers op het aantal werknemers in dienst of aantal werknemers die ontslag krijgen door de herstructurering? Dit aantal slaat op het aantal ontslagen werknemers op basis van de lijsten die het SIF doorkrijgt van curatoren/werkgevers. 2 2.7.1 en 3.4.3.3 Wijze van prijsbepaling: De opleiding en certificering van verworven competenties: maximaal 513,55 excl BTW (621,40 euro, incl BTW) per opgeleide deelnemer, op basis van bewezen kosten. Indien voor bepaalde deelnemers geen vergoeding voor opleiding of certificering wordt gebruikt, kan het niet-gebruikte gedeelte, tot een max. van 2.558,85 excl BTW (3.096,21 euro incl BTW) per deelnemer, gebruikt worden voor de overige deelnemers. Wil dit zeggen dat als 4,98 mensen geen opleiding gevolgd hebben dat iemand dan een terugbetaling van de opleidingskost kan hebben tot 2.558,85 max? Ja, exclusief BTW en voor zover de aanvraag en de kosten voldoen aan de voorwaarden onder punt 3.4.3.3. 3 2.7.2 Prijsherziening: Wordt de indexering van de prijzen automatisch toegepast of moet dit aangevraagd worden? 4 2.8.2 De facturatie en de betaalopdracht: Begrijpen we het goed uit punt 2.8.2 dat er maandelijks een overzicht gaat bezorgd worden van bedragen die we moeten factureren? De indexering gebeurt automatisch door de VDAB. De nieuwe bedragen zijn van toepassing voor de nieuw toegeleide en gestarte outplacementbegeleidingen vanaf dat toeleidingsjaar. Dat klopt.
5 2.9 Samenwerking tussen arbeidsmarktactoren: Wij hebben in onze organisatie enkele free-lance medewekers die instaan voor de begeleiding van de kandidaten. Deze mensen werken wel onder contract van onze organisatie op het moment dat ze mensen begeleiden. Ze gebruiken ook onze methodologie,werkmappen en in onze locaties die wij aanbieden aan de kandidaten. De mensen werken ook exclusief voor ons op gebied van outplacement. Al deze mensen hebben ook via onze organisatie hun CERTO attest behaald. Mijn concrete vraag is of dat deze mensen vallen onder onderaannemers of zijn dit medewerkers van onze organisatie? Free-lance medewerkers worden beschouwd als onderaannemers in de volle zin van de betekenis. Indien u free-lance medewerkers wil inzetten voor de uitvoering van de opdracht, geeft u in de offerte aan welke delen van de opdracht u per onderaannemer (in dit geval free lance medewerker) wil laten uitvoeren. U toont het engagement van de onderaannemer ten aanzien van deze opdracht aan door toevoeging van een ondertekende onderaannemingsverklaring (verplichte bijlage 1 van het bestek). 6 2.10.1.1 Selectiecriteria: Hoe worden de selectiecriteria beoordeeld? Onder 2.10.2.1 Gunningcriteria en hun gewicht staat gedetailleerd omschreven hoe deze beoordeeld zullen worden, over de selectiecriteria wordt deze informatie niet gegeven. Selectiecriteria zijn voorwaarden tot deelneming zijn. Als inschrijver moet u hieraan voldoen. Voldoet u niet dan kan u niet deelnemen aan de gunning.
Volg nummer 7 Bestek nummer 2.10.1.1, S.2 Technische bekwaamheid: deskundigheid en ervaring met outplacementbegeleiding. Is het de bedoeling dat je voor elk perceel (zowel dossiers kleiner dan 50 en groter dan 50 personen) dat je wenst voor in te schrijven een referentieopdracht opgeeft? Hoeveel referentieopdrachten moeten er precies weergegeven worden? Kan het geheel van vorige uitbesteding als een opdracht gelden met link naar de betreffende percelen? De referentieopdracht(en) die u beschrijft dienen voldoende ervaring en deskundigheid aan te tonen voor de totaliteit van de opdrachten waarvoor u inschrijft, zowel mbt de aard als mbt de omvang. Het kan aangewezen zijn meerdere referentieopdracht op te geven. Indien u inschrijft op meerdere percelen worden de ingediende referentieopdrachten tevens beoordeeld in functie van de maximaal te gunnen capaciteit. De dienstverlener moet aantonen op basis van projecten in de voorbije 3 jaar dat hij voldoende ervaring en deskundigheid heeft opgebouwd om op jaarbasis outplacementbegeleiding aan te bieden in de percelen waarvoor hij inschrijft. Voor de beoordeling van de ervaring en deskundigheid mbt de percelen in tabel 1 worden de opgegeven referentieopdrachten vergeleken met de samengetelde indicatieve aantallen (voor 2012) van de 3 grootste percelen waarop de dienstverlener inschrijft. Bij de beoordeling wordt rekening gehouden met een groeipotentieel van het outplacementbureau en met de onvoorspelbaarheid van de effectieve aantallen. Voor de beoordeling van de ervaring en deskundigheid mbt de percelen in tabel 2 worden de opgegeven referentieopdrachten vergeleken met de samengetelde indicatieve aantallen (voor 2012) van de percelen waarop de dienstverlener inschrijft, met een minimum van 150 startende deelnemers per perceel per jaar. Bij de beoordeling wordt rekening gehouden met een groeipotentieel van het outplacementbureau en met de onvoorspelbaarheid van de effectieve aantallen. Bij de toewijzing van de deelopdracht zal de VDAB beoordelen of het outplacementbureau voldoende ervaring en deskundigheid heeft aangetoond voor de uitvoering van de outplacementbegeleiding van de specifieke opdracht.
8 2.10.1.1, S.2 Technische bekwaamheid: deskundigheid en ervaring met outplacementbegeleiding. De dienstverlener bewijst zijn deskundigheid aan de hand van referentieopdrachten van gelijke aard en gelijke omvang, uitgevoerd in de laatste 3 jaar. Indien de dienstverlener nog maar 2 jaar bestaat, maar er is ondertussen een overname/samenvoegen met de outplacement activiteiten van een andere zustermaatschappij van de groep die al meer dan 20 jaar bestaat, kunnen de opdrachten van die zustermaatschappij die nu wordt overgenomen ook meetellen als referenties van de laatste 3 jaar? Het personeel van de zustermaatschappij die instaat voor outplacement wordt althans samengevoegd bij de eerste reeds langer bestaande dienstverlener. 9 2.10.1.1, S.3 Technische bekwaamheid: Personeelsbezetting. De dienstverlener geeft een beschrijving van de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting en de omvang van het kader tijdens de laatste drie jaren, inclusief van de onderaannemers waarop beroep gedaan wordt in kader van het aantonen van de technische bekwaamheid. De dienstverlener ondersteunt deze beschrijving waar mogelijk met officiële documenten. - Welke officiële documenten worden hiermee bedoeld? - Wat bedoelt men met: de omvang van het kader? Het is aan de dienstverlener om aan te tonen dat de know-how, omkadering en personeelsbezetting van de overgenomen zustermaatschappij in voldoende mate aanwezig blijft in de onderneming. De bewijsvoering betreft opdrachten die werden uitgevoerd in de voorbije 3 jaar maar moeten niet noodzakelijk de volle 3 jaar beslaan. Officiële documenten: Het is aan de dienstverlener om de bewijsvoering op te bouwen en aan te reiken. Alle contracten, boekhoudstukken, publiek toegankelijke en verifieerbare publicaties zoals de sociale balans, jaarverslagen, volgens statutaire voorwaarden ondertekende uittreksels uit verslagen van bestuursorganen, alsook verifieerbare rapporten van een sociaal secretariaat kunnen worden aanvaard als bewijsvoering. De omvang van het kader: In functie van de inschatting van de technische bekwaamheid, in casu de capaciteit van de organisatie, wensen we een overzicht van de personeelsleden die gedurende de laatste 3 jaren ingezet werden voor de outplacementactiviteiten, zowel het begeleidend personeel, als het ondersteunend personeel (kaderleden, eventueel administratieve ondersteuning).
10 2.10.1.1, S.3 en 2.9.2 Technische bekwaamheid: personeelsbezetting Kunnen we de prestaties van freelancers mee rekenen onder personeelsbezetting? Indien ja, kunnen we dit doen aan de hand van het totaal aantal gepresteerde uren op basis van in de boekhouding geregistreerde facturen? Free-lance medewerkers worden beschouwd als onderaannemers in de volle zin van de betekenis. Indien u free-lance medewerkers wil inzetten voor de uitvoering van de opdracht, geeft u in de offerte aan welke delen van de opdracht u per onderaannemer (in dit geval free lance medewerker) wil laten uitvoeren. U toont het engagement van de onderaannemer ten aanzien van deze opdracht aan door toevoeging van een ondertekende onderaannemingsverklaring (verplichte bijlage 1 van het bestek). Enkel in dat geval kunnen de prestaties van deze free-lancers worden beschouwd als "personeelsbezetting". Het is aan de dienstverlener om de bewijsvoering mbt de personeelsbezetting op te bouwen en aan te reiken. 11 2.10.1.1, A.1 Administratieve vereiste: voldoen aan de voorwaarden om te werken als bureau voor private arbeidsbemiddeling: Is een erkenning als bureau voor kosteloze arbeidsbemiddeling als administratieve voorwaarde voldoende om kandidaat te stellen in deze uitbesteding? We vragen dat de inschrijvers voldoen aan de voorwaarden om te werken als bureau voor private arbeidsbemiddeling, incl. de bijhorende gedragscode. Het mandaat kosteloze arbeidsbemiddeling betekent niet automatisch dat ze daaraan voldoen. Meer info mbt de voorwaarden voor private arbeidsbemiddeling kan je vinden op de website: http://www.werk.be/online-diensten/bureaus-private-arbeidsbemiddeling of bij het Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie Dienst Migratie en Arbeidsbemiddelingsbureaus Koning Albert II laan 35 bus 21 1030 Brussel Tel. 02 553 08 59 e-mail: arbeidsbemiddeling@vlaanderen.be 12 2.10.1.1 en 4.1 Administratieve vereiste: Dienen onderaannemers ook te voldoen aan CERTO? Het bestek bepaalt niet dat de inschrijvers over een CERTO-certificaat dienen te beschikken. De personeelsvereisten, zoals bepaald in punt 4.1 stellen wel dat de personeelsleden die instaan voor de outplacementbegeleiding over minimum drie jaar relevante ervaring moeten beschikken of geslaagd moeten zijn in de bekwaamheidstest van CERTO. Dit geldt ook voor alle personeelsleden van onderaannemers, incl. free lance medewerkers.
13 2.10.2.1, G.1 Aanpak en methodiek voor de intake en de opmaak van het eerste actieplan: Voordat de intake gepland wordt vinden er al heel wat acties plaats (zoals o.a. infosessie). Deze moeten dus niet beschreven worden? 14 2.10.2.1, G.1 Aanpak en methodiek voor de intake en de opmaak van het eerste actieplan: Wat wordt juist verstaan onder startcompetenties? Hoe de infosessie georganiseerd moet worden en wat er verwacht wordt staat in het bestek (3.4.2) en de gedragscode. U hoeft dit niet te beschrijven. Bijkomende acties die u voorziet en relevant vindt om uw methodiek toe te lichten kunt u dit wel beschrijven, zij maken in dat geval ook deel uit van uw offerte. Dit zijn de competenties zowel beroepsgebonden als generiek waarover de werkzoekende beschikt bij de start van het outplacement en met betrekking tot een herplaatsing op de arbeidsmarkt. 15 2.10.2.1, G.4 Chronologische opbouw en timing van het basisprogramma: Vanaf welk punt van het proces moet de beschrijving in de GANTT-chart beginnen? GANTT-diagram: kunnen jullie ons hiervan een voorbeeld bezorgen? Is dit voor deze vraag enkel een oplijsting via het diagram of wensen jullie hierbij ook nog apart een beschrijvend onderdeel? Het GANTT-diagram is een visuele weergave en aanvulling van de beschrijving van uw antwoord op vraag G.4 Chronologische opbouw en timing van het basisprogramma. Het basisprogramma is het basisaanbod zoals beschreven in punt 3.4.3. Het diagram geeft weer welke acties gelijktijdig of opeenvolgend zullen worden aangepakt, hoe ze worden gespreid in de tijd, wat de logische opbouw is, welke acties opschortend zijn voor andere stappen in het actieplan. U vindt voorbeelden en gratis software voor de aanmaak van een GANTT-diagram wanneer u op internet zoekt, bijvoorbeeld op de termen "gant chart free".
16 2.10.3 2.11.3 en 2.9 Toewijzing van de percelen: Indien wij een offerte indienen in samenwerking met coaannemers, kan het recht op percelen dan uitbreiden? M.a.w. als er een offerte komt waarbij 2 dienstverleners in co-aanneming samenwerken, kunnen zij dan aanspraak maken op 6 percelen (voor outplacementbegeleiding voor werknemers van ondernemingen met maximaal 50 werknemers), of blijft het maximaal aantal toegewezen percelen dan ook op 3 (dan onderling overeen te komen hoe uit te werken tussen de 2 dienstverleners)? Kan een dienstverlener actief zijn in meer dan drie percelen indien hij rechtstreeks drie percelen gegund krijgt en tevens in onderaanneming of co-aanneming indient met een andere aanbieder? In een co-aanneming zijn alle partners hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht. Bijgevolg geldt een gegund perceel voor elk van de co-aannemers als 1 van de maximum 3 percelen. Het indienen van 2 offertes voor een zelfde perceel waarvan 1 als enige aanbieder en een tweede als co-aannemer moet bijgevolg worden beschouwd als de indiening van afzonderlijke offertes met vrije varianten. Het bestek sluit dit uit onder 2.11.3 bij punt 6. Bij onderaanneming is in principe de hoofdaannemer als dienstverlener (individueel of alle co-aannemers) die zal geteld worden voor het maximaal aantal percelenmaar onderaannemers die door de omvang van de onderaanneming dermate belangrijk zijn dat zij de uitvoering van de opdracht sterk kunnen beïnvloeden,kunnen door de VDAB worden gelijkgesteld aan een dienstverlener (co-aannemer) voor het bepalen van het maximum aantal percelen. 17 2.11.2 Bij de offerte te voegen documenten, bijlage 2: De bewijsvoering waaruit blijkt dat de ondertekenaars van de offerte en de verplichte bijlagen in naam van de organisatie die zij vertegenwoordigen, gemachtigd zijn om zich contractueel te verbinden voor deze opdracht. Om de machtiging van de ondertekenaars aan te tonen voegt de dienstverlener (inclusief voor elke coaannemer en onderaannemer) de nodige documenten toe ter staving. De bewijsvoering bestaat uit: Een kort verslag of schema van de chronologische stappen in de bewijsvoering Wat wordt hieronder verstaan? U moet kunnen bewijzen dat de ondertekenaars van de offerte gemachtigd zijn om te ondertekenen voor de organisatie die zij vertegenwoordigen (aannemer of onderaannemer inclusief free-lancers die zich in het kader van de selectie en de offerte engageren). U kan dit bewijzen door bewijsstukken (uittrekstels van gepubliceerde statuten, benoemingen van bestuurders...), getekende en gedateerde verslagen, volmachten. Ook voor de volmachtgevers moet de bevoegdheid aangetoond zijn. Het volstaat niet documenten te verzamelen en toe te voegen, u dient een kort verslag of schema van de chronologische stappen in de bewijsvoering toe te voegen. In de documenten markeert u de passages die relevant zijn voor de bewijsvoering en voegt een referentienummer naar het verslag of schema van de bewijsvoering toe.
18 2.11.3 2.10.3 en 2.9 Vormvereiste van de offerte: Is het toegelaten om 2 offertes in te dienen, namelijk 1 offerte als alleenwerkende dienstverlener, en daarnaast een offerte in samenwerking met eventuele coaannemers? 19 2.11.3 Vormvereiste van de offerte: Wat is het toegelaten aantal pagina s voor het beschrijven van de gunningscriteria? Neen, in een co-aanneming zijn alle partners hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht. Het indienen van 2 offertes voor een zelfde perceel waarvan 1 als enige aanbieder en een tweede als co-aannemer moet worden beschouwd als de indiening van afzonderlijke offertes met vrije varianten. Het bestek sluit dit uit onder 2.11.3 bij punt 6. 2.11.2 Alle informatie die de dienstverlener nodig acht om zijn inschrijving te verduidelijken, dient verwerkt in het beschrijvend deel van het inschrijvingsformulier op de daartoe aangewezen plaats. 2.11.1 De beschreven informatie m.b.t. de selectiecriteria wordt niet automatisch meegenomen voor de beoordeling van de gunningcriteria. Indien de dienstverlener deze informatie hiervoor toch wil meenemen dient hij dit opnieuw op te nemen in de beschrijving van het betreffende gunningcriterium. We leggen de inschrijvers geen beperkingen op in het aantal pagina's. Voor zover de informatie transparant, eenduidig en overzichtelijk is en relevant voor de beantwoording en verduidelijking van de vraag, is de inschrijver vrij te bepalen wat wel of niet wordt opgenomen. Informatie waarvan het contractueel engagement onvoldoende duidelijk is, wordt niet in rekening genomen bij de beoordeling. Vragen die niet eenduidig worden beantwoord of die leiden tot tegenstrijdigheden kunnen beschouwd worden als een onregelmatigheid. 20 3.4.3.1 Intake en opmaak actieplan Kan er tijdens de infovergadering van 9 april toelichting gegeven worden over het 1e actieplan? Het eerste actieplan is een individueel actieplan dat ten laatste 28 kalenderdagen na het toewijzen van de deelopdracht opgemaakt en ondertekend wordt door de dienstverlener en de deelnemer. Het actieplan is gebaseerd op een grondige diagnose van de mogelijkheden en beperkingen van de deelnemer, getoetst aan de gevraagde competenties en beroepen op de arbeidsmarkt. Dit wordt vertaald in een actieplan met : o een of meerdere realistische jobdoelen o de stappen en acties in functie van een duurzame tewerkstelling o een tijdsplanning voor de begeleiding en afgesproken stappen en acties. Indien het niet mogelijk is om de grondige diagnose en markanalyse af te ronden binnen deze termijn, neemt de dienstverlener in het eerste actieplan op welke punten tegen welke termijn verder uitgeklaard en vertaald worden in een definitief individueel actieplan.
21 3.4.2.1 Intake en opmaak actieplan Indien het actieplan niet binnen de 28 dagen kan opgesteld worden, wordt dit gemeld De opmaak van het eerste actieplan dient binnen de 28 aan de VDAB. kalenderdagen na het toewijzen van de opdracht te gebeuren, maar wat in geval van ziekte of tijdelijke tewerkstelling e.d. vóór het plan effectief kon worden opgesteld? Wordt deze periode dan opgeschoven tot terugkeer van de werknemer? De deelnemers die door ondertekening van een attest outplacement hebben aangegeven dat ze wensen deel te nemen aan de outplacementbegeleiding, maar niet meteen kunnen instappen in de begeleiding (omwille van werk of ziekte of andere reden), hebben na de periode van onbeschikbaarheid nog recht op outplacementbegeleiding tot aan het einde van de 12 maanden begeleiding (geteld vanaf ondertekening attest outplacement). Een laattijdige opstart van een outplacementbegeleiding gebeurt steeds in overleg met de VDAB. De betaling van de outplacementbegeleiding start maar na registratie van een door beide partijen ondertekend actieplan. 22 3.4.2.1 Intake en opmaak actieplan: Krijgen wij een template voor het actieplan, of mogen wij een eigen document hiervoor hanteren? U mag hiervoor een eigen document hanteren voor zover het beantwoordt aan de vereisten in het bestek (zie ook punt 3.4.3.1.). Als VDAB een template ontwikkelt, zal u hiervan op de hoogte worden gebracht. 23 3.4.2.1 Intake en opmaak actieplan: Is het de bedoeling dat de werkzoekende een toelichting krijgt over al de informatie die op de controlelijst informatieverplichtingen (bijlage 3) vermeld staat? Inclusief toelichting evacuatieplan en brandbestrijdingsmiddelen? Of is deze opsomming indicatief? 24 3.4.3 Begeleiding door het outplacementbureau: De verdeling van het aantal uren dient desgevallend tevens te voldoen aan de bepalingen van artikel 4 van CAO 82bis of aan de bepalingen van artikel 6 van het koninklijk besluit van 9 maart 2006 betreffende het activerend beleid bij herstructureringen. Moet dit niet artikel 6 van CAO 82bis zijn? Het gaat wel degelijk om een verplichting voor de dienstverlener. De dienstverlener wordt geacht alle informatie die in het formulier vermeld wordt toe te lichten, te tonen waar de informatie zich bevindt en waar dit aangewezen is de klant de informatie zelf ter beschikking te stellen. Het formulier geeft de deelnemer de gelegenheid aan te geven welke informatie hem of haar nog ontbreekt en ten aanzien van de dienstverlener en de VDAB te bevestigen welke informatie in voldoende mate werd verstrekt. Dit moet inderdaad artikel 6 van cao 82bis zijn.
25 Inschrijvings formulier Verbintenissen, tabel 1: percelen voor de outplacementbegeleiding voor werknemers van ondernemingen met maximaal 50 werknemers. Dien je daar een codering te geven van 1 tot 10, voor alle percelen? Of enkel voor de drie die je wenst toegewezen te krijgen? U dient enkel een voorkeur volgorde op te geven te geven voor de percelen waarvoor u wenst in te schrijven. Het perceel dat het meest uw voorkeur geniet, krijgt de voorkeurvolgorde 1, het voor u 2 de in rangschikking krijgt voorkeurvolgorde 2, en zo verder. Het aanduiden van een voorkeurvolgorde in een perceel geldt als kandidatuur voor het perceel. 26 Inschrijvings formulier Technische bekwaamheid: deskundigheid en ervaring met outplacementbegeleiding. Het aandeel niet-werkende werkzoekenden bij de bereikte klanten Wat wordt hiermee juist bedoeld? Niet werkende werkzoekenden zijn werkzoekenden die geen tewerkstellingsovereenkomst hebben op het ogenblik van de begeleiding. Dit veld is geen verplicht invoerveld. 27 Inschrijvings formulier Stel dat een organisatie voor meerdere percelen inschrijft, maar in bepaalde percelen een ander aanbod wil toepassen (vb afwijkend aanbod voor percelen van minder dan 50 werknemers tov voor percelen van meer dan 50 werknemers). Hoe dient het inschrijvingsformulier in dat geval te worden ingevuld. Het inschrijvingsformulier kan gebruikt worden voor meerdere percelen, voor zover het inhoudelijk aanbod in die percelen identiek is. Indien een organisatie voor bepaalde percelen een ander aanbod wenst te formuleren, dient hiervoor een ander inschrijvingsformulier gebruikt te worden. Aandachtspunten hierbij: 1) In tabel 1 en 2 van het hoofdstuk "Verbintenissen" van het inschrijvingsformulier mag elk perceel slechts in één inschrijvingsformulier worden aangeduid, zoniet geldt dit als een variant, en dient uw kandidatuur voor het betreffende perceel te worden uitgesloten. 2) U bent niet verplicht per inschrijvingsformulier andere referentieopdrachten (2.10.1.1, S.2) op te geven. De opgegeven referentieopdrachten worden in totaliteit beoordeeld in functie van de maximaal te gunnen capaciteit.