Inschrijvingsformulier Niet Auto Importeurs [1] Exposantengegevens: Firmanaam (geregistreerd bij KvK) Firmanaam (voor publicaties) Straat en nummer Postcode en plaats Postbus, postcode en plaats Land Telefoon Dient in alfabetische lijsten te worden opgenomen onder de letter: (één letter invullen) Website E-mail (algemeen) Naam + initialen rechtsgeldig vertegenwoordiger m/v Functie E-mail Naam en initialen beursverantwoordelijke/coördinator m/v Functie E-mail Naam en initialen communicatie manager m/v Functie E-mail 8-cijferig KvK nummer* BTW nummer Fax *Uittreksel uit het Handelsregister meezenden (niet ouder dan 3 maanden) Inkoopnummer: Indien het correspondentie-adres afwijkt van bovenstaand adres, verzoeken wij u een mail te sturen aan care@rai.nl [2] Factuuradres (indien afwijkend van de vermelde exposantengegevens): Firmanaam (geregistreerd bij KvK) Straat en nummer Postcode en plaats Postbus, Postcode en Plaats Land Telefoon Fax Website E-mail (algemeen) Naam + initialen rechtsgeldig vertegenwoordiger m/v Functie E-mail 8-cijferig KvK nummer* BTW nummer *Uittreksel uit het Handelsregister meezenden (niet ouder dan 3 maanden) Inkoopnummer: DEELNAMEKOSTEN [3] Deelnamepakket Per inschrijving wordt éénmalig een Deelnamepakket in rekening gebracht à 495,00 exclusief BTW. De kosten van het Deelnamepakket zijn niet terug te vorderen. In dit Deelnamepakket zit inbegrepen: Naamsvermelding op deelnemerslijst www.autorai.nl Bedrijfspagina ( MyPage ) voor korte bedrijfspresentatie op website www.autorai.nl Toegang tot het Exposanten Portaal en Webwinkel en mogelijkheid tot gebruik van aanbiedingen van preferred suppliers. Deelnemersbadges (aantal afhankelijk van grootte van de standruimte) Uitnodigingskaarten ten behoeve van de pubieksdagen (stand <200 m2 = 30 kaarten, stand >200 m2 = 50 kaarten) Inschrijvingsgeld Aantal Inschrijvingskosten Totaal [3] 1x 495,00 495,00 [4] Co-exposant(en) Voor ieder bedrijf dat zal deelnemen op de stand van de hoofddeelnemer wordt een Deelnamepakket à 495,00 gefactureerd aan de hoofddeelnemer. Voor een omschrijving van het Deelnamepakket: zie hierboven. Voor elke co-exposant dient een apart inschrijvingsformulier ingevuld te worden met de vermelding co-exposant met daarop aangegeven met welke hoofdexposant men deelneemt. Paraaf: AutoRAI 2015 Inschrijvingsformulier Niet-auto importeurs Pagina 1 van 7
[5] Standruimte Standruimte Wel/niet lid RAI Vereniging Vroegboek tarief (geldig tot 1 juli 2014) Standaard tarief (geldig vanaf 1 juli 2014) Totaal [5]. m² Lid 109,00 119,00 Niet-lid 134,00 149,00 Bovenstaande bedragen zijn per m², exclusief standbouw en exclusief BTW. [6] Standbouw Ik maak volledig gebruik van eigen standbouw. Let op! Etagebouw is niet toegestaan. Ik maak gebruik van de standaard uniforme standbouw à 83,00 per m2 (exclusief standhuur en BTW). Alleen mogelijk voor deelnemers met een standgrootte tot 50 m². Een omschrijving van de uniforme standbouw is opgenomen in de Specifieke Voorwaarden. Naam op de frieslijst (svp met blokletters invullen): Indien er geen naam voor de frieslijst wordt opgegeven, zal de naam zoals vermeld bij Firmanaam voor Publicaties opgenomen worden. Ik ben geïnteresseerd in een op maat gemaakte stand via de RAI Stand configurator, neem contact met mij op. [7] Voorkeur met betrekking tot standtoewijzing N.B.: Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met uw wensen m.b.t. het aantal m² en de voorkeur voor standafmetingen en -locatie. Het is helaas niet mogelijk aan alle wensen tegemoet te komen. [8] Producten/diensten op stand Op de stand worden de volgende producten/diensten geëxposeerd: Product/dienst: Merk: Naam fabrikant/land van herkomst: Elke exposant, niet zijnde auto-importeur, welke de intentie heeft om een voertuig op de gehuurde standruimte te exposeren, dient deze hierboven op te geven. Deze kunnen alleen na goedkeuring van de organisatoren worden toegelaten. [9] Lead generation Vakdag Tijdens de Vakdag op 16 april kunnen Deelnemers gebruik maken van Visit Connect, de lead generatie tool van Amsterdam RAI. Wij zijn geïnteresseerd in Visit Connect, neem contact met ons op. [10] Media Solutions Deelnemers kunnen gebruik maken van diverse Media Solutions om voor, tijdens en na de beurs de beursdeelname nog beter onder de aandacht te brengen. Denk hierbij aan: Online advertising Adverteren in- en om het RAI-Gebouw Relatiemanagement Wij zijn geïnteresseerd in Media Solutions, neem contact met ons op. Paraaf: AutoRAI 2015 Inschrijvingsformulier Niet-auto importeurs Pagina 2 van 7
[11] Kostenoverzicht Voeg hieronder al de subtotalen samen om uw totale kosten te berekenen: [3] Deelnamepakket 495,00 [5]Standruimte [6]Standaard uniforme standbouw TOTAAL Op bovenstaand totaaloverzicht zijn de eventuele kosten van bestellingen in de Webwinkel niet meegenomen............. Ondergetekende, rechtsgeldig onderstaande firma vertegenwoordigende, verklaart onder de bepalingen, omschreven in de voor de Expositie geldende 'Specifieke Voorwaarden Deelname AutoRAI 2015' alsmede in de bijbehorende 'Algemene Voorwaarden Deelname Evenement' (waarvan op dit formulier een uittreksel is opgenomen), met welke voorwaarden hij/zij hierbij uitdrukkelijk akkoord gaat, te willen deelnemen aan AutoRAI 2015. Aldus ingevuld en ondertekend door: Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger: Handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger: Plaats: Datum: Firmastempel: Inzenden aan: Amsterdam RAI, AutoRAI 2015, Postbus 77777, 1070 MS Amsterdam, faxnummer 020 549 1889 (Behoud een kopie voor uw eigen dossier!) Inzendingen onder voorbehoud worden niet geaccepteerd. De Deelnemer is ermee bekend en gaat er expliciet mee akkoord dat Amsterdam RAI het Inschrijvingsformulier als pdf-file digitaliseert en uitsluitend deze digitale pdf-versie in haar archieven bewaart. Partijen merken de aldus gedigitaliseerde versie van het Inschrijvingsformulier aan als het originele Inschrijvingsformulier dat Partijen bindt en dezelfde rechts- en bewijskracht heeft als de onderhavige schriftelijke versie van dit formulier. AutoRAI 2015 Inschrijvingsformulier Niet-auto importeurs Pagina 3 van 7
Specifieke Voorwaarden Deelname AutoRAI 2015 Niet Auto Importeurs De bepalingen waaronder aan AutoRAI 2015 (hierna te noemen: de Expositie) kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in deze Specifieke Voorwaarden Deelname AutoRAI 2015 alsmede in de Algemene Voorwaarden Deelname Evenement (hierna te noemen: Algemene Voorwaarden). Organisatie De Expositie wordt georganiseerd door Amsterdam RAI B.V. (hierna en in de Algemene Voorwaarden te noemen: de Organisatoren ). Het correspondentieadres is: Amsterdam RAI Projectteam AutoRAI 2015 Postbus 77777, 1070 MS AMSTERDAM T 020-549 12 12, Fax 020-549 18 89 E: autorai@rai.nl, W: www.autorai.nl Tentoonstellingscomité Het Tentoonstellingscomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Organisatoren en uitgenodigde leden. Het Tentoonstellingscomité behoudt zich het recht voor producten te beoordelen en te weigeren welke niet in overeenstemming zijn met het Expositieprogramma zoals hieronder beschreven. In geval van twijfel is het raadzaam om advies van de Organisatoren in te winnen vóór de inschrijving. Het Tentoonstellingscomité behoudt te allen tijden het recht tot herziening van de aanvaarding van de producten. Plaats en tijdstip De Expositie wordt gehouden in het Europacomplex,Hollandcomplex en Elicium van het Amsterdam RAI Convention Centre aan het Europaplein te Amsterdam van donderdag 16 april t/m zondag 26 april 2015. Openingstijden De Expositie is voor bezoekers geopend: Donderdag 16 april Persochtend: 08.00-12.00 uur Congres: 09.00-12.00 uur Opening: 12.00-13.00 uur Vakdag: 12.00-19.00 uur Exclusive Preview: 20.00-24.00 uur Publieksdagen Weekdagen: 17 en 20 t/m 24 april 11.00-22.00 uur Weekenddagen: 18, 19, 25 en 26 april 10.00-17.00 uur Voor deelnemers is het gebouw dagelijks geopend van 2 uur vóór openingstijd tot 2 uur na sluitingstijd van de beurs. Opbouw & demontage Voor het opbouwen en inrichten van stands, alsmede het binnen brengen van goederen is Amsterdam RAI beschikbaar van woensdag 8 t/m dinsdag 14 april 2015 van 08.00 tot 22.00 uur en woensdag 15 april van 08.00 tot 17.00 uur. Deelnemers die gebruik maken van standaard uniforme standbouw kunnen hun stand inrichten op woensdag 15 april 2015 van 08.00 tot 17.00 uur. Standoplevering is woensdag 15 april 2015 om 17.00 uur. Het verwijderen van goederen, alsmede het demonteren van de stands, dient te geschieden op zondag 26 april tussen 17.30 en 22.00 uur en van dinsdag 28 t/m donderdag 30 april 2015 tussen 08.00 en 22.00 uur (Let op!: op maandag 27 april is demontage niet mogelijk). Deelnemers die gebruik maken van standaard uniforme bouw dienen hun stand op zondag 26 april 2015 van 17.30 22.00 uur te ontruimen. Alle deelnemers dienen hun waardevolle spullen van hun stand te verwijderen op zondag 26 april 2015 van 17.30 22.00 uur. De demontage mag pas aanvangen zodra het gangpadtapijt verwijderd is. Toegang & Parkeren Bestellingen van extra uitnodigingskaarten voor de publieksdagen, kaarten voor de Vakdag, kaarten voor de Exclusive Preview alsmede parkeerkaarten kunnen de deelnemers tegen betaling doen in de Webwinkel van Amsterdam RAI Exhibitor Services. Prijsstelling van bovenstaande kaarten wordt in een later stadium gecommuniceerd. Expositieprogramma Op het Evenement kunnen uitsluitend goederen en diensten worden tentoongesteld, welke naar het inzicht van de Organisatoren in overeenstemming zijn met het doel van het Evenement om het publiek een zo gevarieerd mogelijk overzicht te bieden van het actuele aanbod in binnen- en buitenland van producten en diensten op het gebied van personenauto s, namelijk: a. personenauto s volgens de categorie M1 van EU-richtlijn 70/156/EEG, niet zijnde ambulances, lijkauto s en kampeerauto s; b. onderdelen en toebehoren van eerdergenoemde categorie van personenauto s; c. inzendingen, die met de industrie of handel van de onder a. en b. genoemde goederen, of met het deelnemen aan het verkeer met de onder a. genoemde voertuigen in verband staan; d. niet toegelaten zijn gebruikte dan wel rebuilt -goederen alsmede inzendingen die met de handel in c.q. het gebruik van dergelijke goederen verband houden. Als uitzondering op het bovenstaande is in overeenstemming met het Tentoonstellingscomité besloten dat een deelnemend automerk lifestyle producten en/of merken mag tonen op haar stand. Eén en ander in overleg met en ter beoordeling van de Organisatoren. Elke exposant, niet zijnde auto-importeur, welke de intentie heeft om een voertuig op de gehuurde standruimte te exposeren, dient hiervoor vooraf toestemming te vragen aan de organisatoren. Deze voertuigen kunnen alleen na goedkeuring van de organisatoren worden toegelaten. In beginsel zijn alleen voertuigen toegestaan van deelnemende auto-importeurs. Eén en ander in overleg met en ter beoordeling van de Organisatoren. Deelnemers Deelnemers kunnen zijn fabrikanten, importeurs, dan wel officiële vertegenwoordigers voor Nederland van de in het Expositieprogramma beschreven producten en diensten. Inschrijvingen van ondernemingen die geen lid zijn van RAI Vereniging, maar uit hoofde van het door hen uitgeoefend bedrijf in aanmerking komen voor lidmaatschap van RAI Vereniging, worden in beginsel niet aanvaard. Eén en ander ter AutoRAI 2015 Inschrijvingsformulier Niet-auto importeurs Pagina 4 van 7
beoordeling van de Organisatoren. De Organisatoren behouden zich te allen tijde het recht voor deelnemers te weigeren, zonder daarover verantwoording te hoeven afleggen. Demonstraties Speciale activiteiten op stands, zoals bijvoorbeeld productpresentaties, optredens en shows, kunnen uitsluitend worden toegestaan indien hiertoe schriftelijk, uiterlijk 30 dagen voor aanvang van de opbouw, toestemming is gevraagd aan en schriftelijk is verkregen van de Organisatoren. Aan het verlenen van toestemming wordt onder andere de voorwaarde verbonden dat de activiteit zodanig gesitueerd moet zijn dat de geïnteresseerde bezoekers niet in het gangpad staan. DEELNAMEKOSTEN Deelnamepakket Per inschrijving wordt éénmalig een Deelnamepakket in rekening gebracht à 495,00 exclusief BTW. De kosten van het Deelnamepakket zijn niet terug te vorderen. In dit Deelnamepakket zit inbegrepen: inschrijvingsgeld, vermelding op de deelnemerslijst, website, beurscatalogus en plattegrond. MyPage, gratis deelname aan deelnemersbijeenkomst, Boekje Hoe haal ik het meest uit beursdeelname,toegang tot het Exposanten Portaal en Webwinkel, mogelijkheid tot gebruik van diverse aanbiedingen van preferred suppliers, deelnemersbadges (aantal afhankelijk van grootte van de standruimte) en uitnodigingskaarten ten behoeve van de pubieksdagen afhankelijk van de standgrootte (stand <200 m2 = 30 uitnodigingskaarten, stand >200 m2 = 50 uitnodigingskaarten). Voor ieder bedrijf dat zal deelnemen op de stand van de hoofddeelnemer wordt een Deelnamepakket à 495,00 gefactureerd aan de hoofddeelnemer. De co-exposant ontvangt net als de hoofddeelnemer het Deelnamepakket. Voor elke co-exposant moet een apart inschrijvingsformulier ingevuld worden met de vermelding co-exposant en aangegeven worden bij welke hoofdexposant men deelneemt. Standhuur De standhuur per vierkante meter vloeroppervlakte, onbebouwd, bedraagt 119,00 per m² excl. BTW en excl. standbouw voor leden van RAI Vereniging. De standhuur voor niet-leden van RAI Vereniging bedraagt 149,00 per m² excl. BTW en excl. standbouw. Voor deelnemers die inschrijven voor het Evenement vóór 1 juli 2014, geldt een vroegboek tarief voor standhuurvan 109,00 per m² excl. BTW en excl. standbouw voor leden van RAI Vereniging. Het vroegboek tarief voor standhuur voor niet-leden van RAI Vereniging bedraagt 134,00 per m² excl. BTW en excl. standbouw. Standbouw De voorgenoemde huurprijzen per vierkante meter vloeroppervlakte zijn exclusief standbouw. Deelnemers, die geen gebruik maken van de standaard uniforme standbouw, dienen ervoor zorg te dragen dat de stand aan de volgende voorwaarden voldoet: zelfdragende zij- en achterwanden, naamsvermelding en standnummer, vloerbedekking en verlichting. Etagebouw is op AutoRAI 2015 niet toegestaan. Elke exposant dient de AutoRAI 2015 standbouwvoorschriften na te leven. Deze zijn op te vragen bij de organisatoren. Alle deelnemers die geen gebruik maken van de standaard uniforme standbouw dienen hun standontwerp vóór 16 januari 2015 ter goedkeuring aan de Organisatoren toe te zenden. Goedkeuring geschiedt schriftelijk in samenspraak met de Organisatoren. Standaard uniforme standbouw De kosten van Standaard uniforme standbouw bedragen 83,00 per m² (excl. BTW en excl. standhuur). Afname van standaard uniforme bouw is alleen mogelijk voor deelnemers met een stand tussen 12 en 50 m2. Inhoud Standaard uniforme standbouw: wanden van 250 cm hoogte (standaard kleur wit, echter mogelijkheid kleur naar keuze uit staalkaart); vloertegels (standaard kleur antraciet, echter mogelijkheid kleur naar keuze uit staalkaart); frieslijst met vermelding van firmanaam en standnummer; berging van 1 x 1 m met afsluitbare deur; één tafel en vier stoelen; één 220-volt wandcontactdoos inclusief stroomtoevoer (dagstroom) en - verbruik tot 2KW; één spot per 4 m²; Opleveringsschoonmaak. Impressie Standaard uniforme standbouw AutoRAI 2015 Catering Deelnemers kunnen voorafgaand aan het Evenement standcatering en standhouderskaarten voor lunch/diner in het standhoudersrestaurant bestellen via de Catering Menukaart in de Webshop (Amsterdam RAI Exhibitor Services). Tijdens het Evenement kan de deelnemer voor eigen rekening cateringitems bijbestellen via een Last minute kaart, een beperkte menukaart voor extra bestellingen op last minute basis. Standhouderskaarten ten behoeve van lunch/diner in het standhoudersrestaurant worden per dag uitgegeven. Het is niet mogelijk deze standhouderskaarten in te wisselen tegen standhouderskaarten ten behoeve van een andere dag of tegen geld. Eventueel overgebleven catering zal niet worden gecrediteerd. De volledige Cateringvoorschriften, inclusief de inhoud van de verschillende menukaarten en de banquetingmogelijkheden worden u op een later tijdstip door de Organisatoren toegestuurd. Betalingstermijnen De betaling dient overeenkomstig artikel 7 van de Algemene Voorwaarden te geschieden. Media Solutions Deelnemers kunnen gebruik maken van diverse Media Solutions om voor, tijdens en na de beurs de beursdeelname nog beter onder de aandacht te brengen. Denk hierbij aan: Online advertising Adverteren in- en om het RAI-gebouw Relatiemanagement Voor meer informatie over de Media Solutions kunt u contact opnemen met de Afd. Partnerships & Media Solutions, T. 020 549 12 12 of E mediasolutions@rai.nl AutoRAI 2015 Inschrijvingsformulier Niet-auto importeurs Pagina 5 van 7
Betalingscondities en Annuleringsvoorwaarden Media Solutions De facturering van de Media Solutions geschiedt in 1 termijn van 100%. Deze facturen worden vanaf 182 dagen voor de eerste opbouwdag van de beurs verzonden. Genoemde prijzen zijn exclusief BTW. Betaling binnen 21 dagen na datering van de factuur. Bij annulering van bestelde Media Solutions worden onderstaande annuleringsvoorwaarden van kracht: 50% bij annulering minder dan 182 dagen maar meer dan 62 dagen voor de eerste opbouwdag van de beurs 100% bij annulering minder dan 62 dagen voor de eerste opbouwdag van de beurs Indien ook de beursdeelname geannuleerd wordt, gelden hiervoor additioneel de annuleringscondities conform de Algemene Voorwaarden van Amsterdam RAI. Vergunningen Deelnemers die gebruik maken van tribune- en/of podiabouw (vanaf 60 cm) dienen minimaal 6 weken voor aanvang opbouw een vergunning aan te vragen. De aanvraagformulieren voor deze vergunningen vindt u in de Webshop van Amsterdam RAI waarvoor u t.z.t. de benodigde inlogcodes ontvangt. Mocht u vragen hebben over vergunningen, kunt u contact opnemen met: Amsterdam RAI, Vergunningendesk, E: vergunningen@rai.nl, T. 020-549 18 50. BTW De verschuldigde BTW dient steeds aan de Organisatoren te worden voldaan. Op alle overeenkomsten en op overeenkomsten welke daarvan het uitvloeisel zijn, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter. Geschillen Indien u een klacht heeft, wordt u verzocht deze onverwijld en nooit later dan 30 dagen na de laatste beursdag in te dienen. Nadien worden deze niet meer in behandeling genomen. AutoRAI 2015 Inschrijvingsformulier Niet-auto importeurs Pagina 6 van 7
AutoRAI 2015 Inschrijvingsformulier Niet-auto importeurs Pagina 7 van 7