CONVENANT Werkgeverschap voor het brandweerpersoneel Meldkamer Noord-Nederland Definitief
1 De ondergetekenden: 1. Het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 8, lid 1 Wet gemeenschappelijke regelingen, de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheids- en Veiligheidsregio Fryslân, gevestigd en kantoorhoudende aan de Harlingertrekweg 58 (8912 HR) te Leeuwarden, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter Algemeen bestuur, de heer drs. F.J.M. Crone; hierna te noemen Veiligheidsregio Fryslân 2. Het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 8, lid 1 Wet gemeenschappelijke regelingen, de Veiligheids- en gezondheidsregio Groningen, gevestigd en kantoorhoudende aan het de Hanzeplein 120 (9713 GW) te Groningen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter Algemeen bestuur, de heer dr.j.p. Rehwinkel; met als uitvoeringsorgaan de Hulpverleningsdienst Groningen 3. Het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 8, lid 1 Wet gemeenschappelijke regelingen, de Veiligheidsregio Drenthe, gevestigd en kantoorhoudende aan de Jan Fabriciusstraat 60 (9401 BW) te Assen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter Algemeen bestuur, de heer K.S. Heldoorn; met als uitvoeringsorgaan de Hulpverleningsdienst Drenthe. hierna te noemen: 'de partijen' in aanmerking nemende: - dat de partijen het formele werkgeverschap van het brandweerpersoneel in de Meldkamer Noord-Nederland wensen te beleggen bij de Veiligheidsregio Drenthe; - dat de directeur van de Hulpverleningsdienst Drenthe in goed overleg met de directies van de Veiligheidsregio Fryslân en de Hulpverleningsdienst Groningen de taken zal uitvoeren; - dat de partijen de kosten van het werkgeverschap voor het brandweerpersoneel gaan verdelen; - dat de betreffende kosten van het werkgeverschap worden betaald in eerste instantie door de Hulpverleningsdienst Drenthe en vervolgens op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel worden verdeeld over de partijen; - dat de partijen handelen conform het arrest van de Hoge Raad d.d. 23 april 1997, nr. 32 166; - dat de partijen voorts handelen conform hetgeen geregeld is in de personele paragraaf brandweer van het Beheersprotocol Meldkamer Noord-Nederland als uitvloeisel van artikel 1.6 van het Samenwerkingsconvenant Meldkamer Noord- Nederland; - dat de partijen daarnaast handelen hetgeen geregeld is in artikel 4.5 van het Beheersprotocol Meldkamer Noord-Nederland (instemmingsrecht hoofd MkNN); - dat de partijen de samenwerkingsovereenkomst en hetgeen daarbij bedongen is, thans schriftelijk wensen vast te leggen;
2 besluiten aangaande het takenpakket dat in het kader van de uitoefening van het formele werkgeverschap van het brandweerpersoneel in de Meldkamer Noord-Nederland ingaande op 1 januari 2012 wordt uitgevoerd en de verdeling van de kosten van het werkgeverschap het volgende overeen te komen: Artikel 1 Het takenpakket De Hulpverleningsdienst Drenthe voert taken uit conform de reguliere werkgeversverplichtingen, waaronder die ten aanzien van: - de functiebeschrijvingen en functiewaarderingen; - de werving en selectie van personeel; - het aanstellen en ontslaan van personeel; - de personeels- en salarisadministratie; - het opstellen van begrotingen en financiële verantwoordingen - het verstrekking van dienstkleding - de opleidingen, trainingen en oefeningen voor het personeel. Artikel 2 De kosten De kosten van het werkgeverschap, welke gezamenlijk door de partijen worden gedragen, zijn opgenomen in bijlage 1 bij dit convenant. Deze bijlage wordt geacht integraal onderdeel uit te maken van dit convenant. Artikel 3 Verdeelsleutel 3.1 De in bijlage 1 opgenomen kosten worden gezamenlijk gedragen op basis van de verdeelsleutel die schriftelijk zal worden vastgelegd voor de duur van 5 jaar. De Hulpverleningsdienst Drenthe treedt hierbij als penvoerder op. De betreffende kosten worden rechtstreeks voor gemene rekening gemaakt en worden voor het werkelijke bedrag (dus zonder winstopslag) verdeeld. De verdeling van de kosten omvat ook de verdeling van de risico s van deze kosten (zoals bijvoorbeeld de kosten van ziekte en vervanging). 3.2 De verdeelsleutel is vastgesteld conform de aan dit convenant gehechte bijlage 2. Deze bijlage wordt geacht integraal deel uit te maken van dit convenant. 3.3 Uitsluitend op het moment dat sprake is van een substantiële wijziging van het inwonertal zal de verdeelsleutel tussentijds worden vastgesteld door partijen. Artikel 4 Financiële procesgang 4.1 Uiterlijk negen maanden voor het nieuwe kalenderjaar (jaar x) legt de Veiligheidsregio Drenthe een begroting voor dat jaar ter instemming voor aan de besturen van de Veiligheidsregio s Fryslân en Groningen. In deze begroting wordt aangegeven welke diensten dat jaar worden verleend, zowel kwalitatief als kwantitatief gespecificeerd, alsmede wat de daarmee gemoeide kosten zijn. Na
3 instemming van de Veiligheidsregio s Fryslân en Groningen stelt de veiligheidsregio Drenthe de begroting vast. 4.2 Bij de definitieve begroting wordt een bevoorschottingschema voor jaar x vastgesteld. Hierin wordt per veiligheidsregio aangegeven welke bedragen op welk tijdstip zullen worden overgemaakt aan de Veiligheidsregio Drenthe. In dit schema wordt rekening gehouden met bijzondere betalingen (in elk geval vakantiegeld in mei en de eindejaarsuitkering in december). Per kwartaal vindt de bevoorschotting plaats. 4.3 Uiterlijk 2 maanden na afloop van jaar x legt de Veiligheidsregio Drenthe een voorlopige rekening over van alle gemaakte personele kosten, van de verstrekte voorschotten en van de nog te betalen of terug te ontvangen bedragen. Uiterlijk 4 maanden na afloop van jaar x legt de Veiligheidsregio Drenthe een definitieve afrekening over voorzien van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant. 4.4 De frictiekosten, zoals benoemd in de financiële analyse van datum., die worden gemaakt als gevolg van herplaatsing en wijziging van arbeidsvoorwaarden, worden in rekening gebracht bij de regio waar de betrokken medewerker in dienst was voor de overgang naar de MkNN. Voor de regio Fryslân is dat de Politieregio Fryslân. Artikel 5 BTW Over de doorberekening van de op basis van de onderhavige overeenkomst voor gemene rekening gemaakte kosten is geen BTW verschuldigd.. Dit is bevestigd door de Belastingdienst in de brief van, kenmerk. Indien niet langer aan de door de Hoge Raad - in zijn arrest van 23 april 1997, nr. 32 166 - gestelde voorwaarden wordt voldaan en er dient (alsnog) BTW in rekening te worden gebracht (eventueel nadat de belastingrechter dit in hoogste instantie heeft bepaald), zal deze BTW worden doorberekend aan de andere partijen. Artikel 6 Duur van de samenwerking 6.1 De samenwerking is aangegaan voor onbepaalde tijd. Ieder der partijen heeft te allen tijde het recht de samenwerking op te zeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van 12 maanden. 6.2. Opzegging moet geschieden per aangetekende brief, gericht aan de andere partijen. Een opzegging is vernietigbaar indien zij in strijd met de redelijkheid en billijkheid is geschied. 6.3 De samenwerking wordt ontbonden: a door opzegging door een partij aan de andere partijen overeenkomstig het bepaalde in artikel 6.1; b door ontbinding van een of meerdere partijen; c door wijzigingen in de organisatiestructuur van de MkNN. 6.4 Het brandweerpersoneel, werkzaam op de MkNN dat op de beëindigingsdatum in dienst is van de Veiligheidsregio Drenthe, zal overeenkomstig het te zijner tijd voor de beëindiging vast te stellen sociaal plan, overgaan in dienst van de overnemende partij. De kosten van de ontbinding van de samenwerking en het
4 sociaal plan worden per die datum conform de verdeelsleutel in bijlage 2 onderling verrekend. Artikel 7 Evaluatie en wijzigingen 7.1 Iedere 5 jaar wordt de werking van de het convenant geëvalueerd. 7.2 Op verzoek van één der partijen treden partijen met elkaar in overleg, ten einde te bezien of dit convenant al dan niet gewijzigd en/of aangevuld dient te worden. 7.3 Wijzigingen van en aanvullingen op bepalingen van dit convenant kunnen uitsluitend schriftelijk worden overeengekomen en behoeven de instemming van partijen. Artikel 8 Geschillenregeling 8.1 Op dit convenant is Nederlands recht van toepassing. 8.2 Alle geschillen, zowel feitelijke als juridische, die voortvloeien uit deze overeenkomst of nadere overeenkomsten verband houdend met deze overeenkomst, worden met uitsluiting van de gewone rechter, behalve voorzieningen in kort geding, beslist door drie scheidslieden/arbiters. 8.3 Partijen benoemen ieder een arbiter. Deze arbiters benoemen uit hun midden een voorzitter. Bij bezwaren van of ontstentenis van partijen benoemt de president van de competente rechtbank de arbiters. 8.4 Een geschil is aanwezig, indien een der partijen verklaart dat dit het geval is. 8.5 De partij die arbitrage verlangt, brengt de wederpartij hiervan schriftelijk op de hoogte. 8.6 De scheidslieden zullen uitspraak doen als goede personen naar billijkheid. 8.7 Zij zijn bevoegd uitspraak te doen in de vorm van een bindend advies dan wel een arbitraal vonnis. 8.8 Daarbij beslissen scheidslieden tevens over de kosten van het geding en de wijze waarop deze door partijen moeten worden gedragen. 8.9 De scheidslieden stellen de te volgen procedure vast.
5 Aldus overeengekomen op [...] 2011, te [...] en in [...]voud opgemaakt en getekend te [...] op [...] 2011 Veiligheidsregio Fryslân Namens deze: Veiligheidsregio Groningen Namens deze: Veiligheidsregio Drenthe Namens deze:
6 Bijlage 1 Exploitatiebegroting kolom brandweer MkNN Totaal Salariskosten brandweerpersoneel MkNN fte Salariskosten centralisten 21 1.090.740 ORT centralisten 298.498 Salariskosten kolomchef 1 93.155 Salariskosten mdw bedrijfsvoering 1 57.243 Salariskosten F&G beheer 5 286.215 Piketvergoeding centralisten 26.000 Vergoeding Caco 33.333 Stelpost salariskosten 71.819 Totaal 1.957.003 Caco opleidingen, simulatie, operationeel + beheerders 25.000 Vervoer (piket/dienstauto staf) 6.375 dienstkleding 1.250 Wervingskosten 5.000 Kosten arbo 5.600 Salaris-/personeelsadministratie 29.400 Studiekosten kolom brandweer 34.000 OTO centralisten 70.000 Ziektevervanging 68.000 Cafetariasysteem 9.800 Vergoeding thuiswerken 700 Reiskosten ww en dienstreizen 5.000 Kleding/uitrusting 22.700 Verzekeringen 3.500 Administratie HVD Drenthe 10.000 296.325 Totaal 2.253.328
7 Groningen 0,34 758.416 Friesland 0,38 894.527 Drenthe 0,29 645.386 1,00 2.253.328
8 Bijlage 2 Afspraken als bedoeld in artikel 3 aangaande de verdeelsleutel. Voor de in bijlage 1 opgenomen kosten wordt de navolgende verdeelsleutel gehanteerd. Partij Kostenpercentage VR Groningen 0,34 VR Fryslân 0,38 VR Drenthe 0,29 Deze verdeelsleutel is gebaseerd op het inwonersaantal in de provincies op peildatum 1-1- 2010