Algemeen bestuur VERGADER STUK AFDELING NAAM STELLER EIGENAAR 15 september 2015 Bedrijfsbureau S.Stiphout R. v. Hussel AGENDAPUNT Nagezonden per mail ONDERWERP Voorstel Besluitvormend De leden van het algemeen bestuur van GBLT wordt gevraagd om uiterlijk 8 oktober 2015 een keuze te maken in de mogelijkheden van het opnemen van logo s (van de deelnemers van GBLT) op het drukwerk van GBLT. Het aangeven van een keuze op korte termijn is van belang om te waarborgen dat het (eventueel) opnemen van logo s op drukwerk per 1 januari 2016 gerealiseerd kan worden. Samenvatting Dit voorstel beschrijft de mogelijkheden om het drukwerk van GBLT te voorzien van een logo van haar deelnemers. Er zijn drie mogelijkheden: A. Logo van de het waterschap/gemeente wordt op het aanslagbiljet geplaatst; het logo van het waterschap en/of de gemeente is zichtbaar op de envelop (door een vergoot venster). B. Logo van de het waterschap/gemeente wordt op het aanslagbiljet geplaatst; het logo van het waterschap en/of de gemeente is niet zichtbaar op de envelop. C. De sitatie blijft onveranderd: geen logo op het aanslagbiljet en/of envelop: wel een tekstuele verwijzing. Voorbesproken De wens om een besluit te nemen over het opnemen van logo s vloeit voort uit een vergadering van het algemeen bestuur d.d. 3 september 2015. Dit voorstel is tot stand gekomen in overleg met de communicatieadviseurs van de deelnemers. Behandelen per mail d.d. 25 september 2015 In de bestuursvergadering van 3 september heeft het bestuur een procesafspraak gemaakt om op zeer korte termijn een besluit te nemen over het opnemen van de logo s op het briefpapier van GBLT per 1 januari 2016. Hiertoe is besloten om voldoende tijd te creëren om een eventuele procesverandering te realiseren.
Toelichting Huidige situatie GBLT stuurt momenteel al haar correspondentie voorzien van een eigen herkenbare huisstijl. Dat betekent onder meer dat de enveloppen, aanslagen en alle overige correspondentie voorzien zijn van het logo van GBLT. Alle aanslagbiljetten zijn bovendien voorzien van een tekstuele verwijzing naar de betreffende opdrachtgever; GBLT legt deze aanslag op voor {naam waterschap en/of gemeente}. Belastingaanslag GBLT: communicatiemoment deelnemers Het verzenden van de aanslag is door de deelnemers, met name de waterschappen, gekenmerkt als een belangrijk communicatiecontactmoment met de burger. Het is hierom dat, namens de waterschappen, de afgelopen jaren een folder (in eigen huisstijl) is bijgevoegd bij de aanslag. Waterschap Vallei en Veluwe heeft het meezenden van een folder vanaf maart 2015 achterwege gelaten. Uit onderzoek blijkt dat het folder niet doeltreffend is; slechts 2,5 % van de ontvangers leest de inhoud. (bron: comm.vallei en Veluwe). Daarentegen beoogt dit waterschap -evenals de overige deelnemers van GBLT- het communicatiemoment rond het verzenden van de belastingaanslag, wel aan te grijpen om herkenbaar te zijn voor de burger. Dat kan door het logo te plaatsen op het drukwerk van GBLT. Wat is het effect? Het is van belang om het effect van het opnemen van extra logo s op het drukwerk van GBLT in overweging te nemen, bij het maken van een keuze. Wat betekent het opnemen van extra logo s voor de burger? Draagt het opnemen van extra logo s op drukwerk van GBLT daadwerkelijk bij aan het vergoten van de herkenbaarheid van de deelnemers? Of zorgt dit juist voor verwarring bij de burger? Het plaatsen van een logo op het briefpapier is, in voorbereiding op dit voorstel, met de communicatieadviseurs van de deelnemers van GBLT gedeeld. De meerderheid adviseert positief. De verwachting is dat de herkenbaarheid van de deelnemers zal toenemen en daarmee ook het vertrouwen in de belastingaanslag van GBLT. Daarnaast is de verwachting dat de verwarring bij de burger zal toenemen, hetgeen kan leiden tot een toename van het aantal klantreacties bij de deelnemers. Nieuwe mogelijkheden Voorgaande jaren was het opnemen van logo s op het drukwerk van Tricijn, Lococensus en later GBLT foutgevoelig en kostbaar. Nieuwe technieken maken het mogelijk om de logo s op te nemen op het drukwerk, waarbij de kosten en foutgevoeligheid sterk zijn gereduceerd. Het vergroten van de herkenbaarheid is een belangrijk motief om naast een tekstuele verwijzing ook een logo op te nemen op de aanslagbiljetten. Om kosten te besparen kan overwogen worden om de folder (waterschappen) achterwege te laten. Er zijn drie opties voor het opnemen van logo s op het drukwerk van GBLT. Het opnemen van het logo op zowel het aanslagbiljet als de enevelop; het opnemen van het logo op alleen de enevelop en de huidige situatie aanslagbiljetten zonder logo- handhaven. Onderstaand is per optie uitgewerkt wat de consequenties zijn. In bijlage III (pag. 7) zijn de financiële consequenties per deelnemers uitgewerkt. 2
De keuze van de meerderheid zal alleen bepalend zijn voor het formaat van het venster van de enveloppen. Wanneer de meerderheid kiest voor deze optie, dan worden alle enveloppen met vergroot venster besteld. Dit in verband met de procesrisico s en kosten. Besluit een van de deelnemers om geen logo op te nemen op het drukwerk, dan is dit mogelijk; echter zal dan meer witruimte op het aanslagbiljet en achter het venster zichtbaar zijn op de plek waar anders het logo komt. A. Logo van de het waterschap/gemeente wordt op het aanslagbiljet geplaatst en is zichtbaar op de envelop ; Kenmerken: - Aanslagbiljetten (exclusief overige correspondentie) voorzien van een logo van het waterschap en/of de gemeente. - Dit logo is zichtbaar op de envelop (zie voorbeeld bijlage I) - Tekstuele verwijzing naar waterschap en/of gemeente - Zie voorbeeld Bijlage I Financiële consequenties in totalen: - Eenmalige ontwikkelkosten: 16 uur = 1.452,- incl. btw - Productiekosten: blijven gelijk. In bijlage III, op pagina 7 is in een kostenoverzicht opgenomen wat deze eenmalige kosten betekenen per deelnemer. Risico: - Toename van het aantal klantcontacten bij het waterschap of de gemeente. Destijds is ervoor gekozen om de burger te ondersteunen de juiste keuze te maken voor het stellen van vragen en het regelen van belastingzaken, met als doel dat de burger zich wendt tot GBLT en niet tot de deelnemers de gemeente en/of het waterschap. Door het opnemen van een logo van het waterschap en/of gemeente op het aanslagbiljet en de envelop kan verwarring ontstaan. B. Logo van de het waterschap/gemeente wordt op het aanslagbiljet geplaatst Kenmerken: - Aanslagbiljetten voorzien van een logo van het waterschap en/of de gemeente. (exclusief overige correspondentie) - Logo is niet zichtbaar op de envelop (zie voorbeeld bijlage I). - Tekstuele verwijzing naar waterschap en/of gemeente - Zie voorbeeld bijlage II Financiële consequenties: - Eenmalige ontwikkelkosten: 16 uur = 1.452,- incl. btw - Productiekosten: blijven gelijk. In bijlage III, op pag. 7 is in een kostenoverzicht opgenomen wat deze eenmalige extra kosten betekenen per deelnemer. 3
Risico: - Toename van het aantal klantcontacten bij het waterschap of de gemeente. Destijds is ervoor gekozen om de burger te ondersteunen de juiste keuze te maken voor het stellen van vragen en het regelen van belastingzaken, met als doel dat de burger zich wendt tot GBLT en niet tot de deelnemers de gemeente en/of het waterschap. Door het opnemen van een logo van het waterschap en/of gemeente op het aanslagbiljet kan verwarring ontstaan. C. De aanslagbiljetten worden niet voorzien een logo van het waterschap en/of de gemeente. Kenmerken: - Logo is niet zichtbaar opgenomen op het biljet en de envelop - tekstuele verwijzing naar deelnemer op het aanslagbiljet Financiële consequenties: - Geen Risico - Gelijk aan de huidige situatie Personele consequenties n.v.t. Financiële consequenties Zie bijlage III, pag. 7 en 8. Juridische consequenties N.V.T. I&A consequenties Aanpassing van alle Lay-out formulieren. Communicatie consequenties Afhankelijk van de keuze per deelnemer zal het logo wel of niet geplaatst worden op de aanslagbiljetten. Indien gekozen wordt voor het plaatsen van het logo op het drukwerk, dan is er een kans op een toename van het aantal klantreacties bij het waterschap/de gemeente. Dit is niet alleen belastend voor de betreffende recepties, maar beïnvloed ook de ervaring van de burger negatief. Anderzijds kan het gebruik van logo s toegevoegde waarde hebben in de herkenning van het waterschap of de gemeente. Resultaten en evaluatie Afhankelijk van de keuze zal uiteindelijk uit de klantreactie moeten blijken wat het effect is. Het monitoren van de klantreacties bij GBLT en bij de recepties van de deelnemers is van belang om te bepalen wat het effect is. 4
Bijlage I Voorbeeld Optie A Toelichting: Onderstaand is een voorbeeld opgenomen van een aanslagbiljet waarop de logo s zijn opgenomen. Door op deze manier de logo s te plaatsen zijn zij zichtbaar in het venster van een envelop met een vergoot venster. Hieronder is een voorbeeld opgenomen van een envelop met vergoot venster. Met als doel de aanpassing van het toevoegen van extra logo s zo efficiënt mogelijk door te voeren, waarbij het risico op fouten minimaal is. De enveloppen hoeven niet bedrukt te worden (fullcolor) met een logo. Er kan geen verkeerde envelop gebruikt worden, omdat alle enveloppen hetzelfde zijn. Het logo is zichtbaar door het venster. 5
Bijlage II: voorbeeld optie B Hieronder een voorbeeld van een biljet waarop de logo s zijn geplaatst op het aanslagbiljet, maar buiten het standaard venster vallen. Het venster van de envelop blijft even groot als dat van de huidige enveloppen. De logo s op het aanslagbiljet zijn niet zichtbaar op de envelop. Onderstaand een voorbeeld een een bijbehorende envelop (= gelijk aan huidige situatie). 6
Bijlage III kostenoverzicht (incl.btw) Optie A en B verdeling van de extra EENMALIGE kosten : 1.452,00 aandeel extra kosten per deelnemersgroep aandeel per deelnemer 1.342,89 waterschap Drenst Overijsselse Delta 241,58 waterschap Rijn en IJssel 245,70 waterschap Vallei en Veluwe 393,84 waterschap Vechtstromen 307,08 waterschap Zuiderzeeland 154,70 Voorbeeld optie A en optie B: Keuze voor optie A of B betekent voor waterschap Zuiderzeeland: Eenmalige kosten: 154,70 109,11 gemeente Dronten 14,97 gemeente Leusden 11,03 gemeente Nijkerk 15,20 gemeente Zwolle 50,10 gemeente Dalfsen 10,54 gemeente Bunschoten 7,25 1.452,00 Optie C Situatie blijft onveranderd: (tekstuele verwijzing naar deelnemer) Optie C brengt geen extra kosten met zich mee. 7