Schrijfwijzer gemeente Valkenswaard

Schrijfwijzer gemeente Valkenswaard Schrijfwijzer januari 2014 1

Inleiding In deze schrijfwijzer vind je handige tips bij het schrijven van brieven en andere documenten. Het is geen samenvatting van het groene boekje, en het is ook geen vervanger voor de schrijftrainingen die de meeste beleidsmedewerkers van de gemeente Valkenswaard hebben gevolgd. In deze schrijfwijzer vind je meer informatie over: 1. Spelling en taalgebruik 2. Antieke woordenlijst 3. Brieven (en andere documenten) in de huisstijl 4. Brieven schrijven en ondertekenen 5. E-mails schrijven 6. Schrijven voor het web Schrijfwijzer januari 2014 2

1. Spelling en taalgebruik Inleiding De officiële schrijfwijze Met of zonder hoofdletter? Mannelijk, vrouwelijk of onzijdig? Afkortingen Opsommingen Telefoonnummers Postcode De euro Inleiding Het riskante van spelling is dat spelfouten direct opvallen. Als je niet goed kunt spellen, zal de rest ook wel niet veel soeps zijn, is een snelle conclusie. Daarom is een correcte spelling voorwaarde voor een klantgerichte tekst. Gebruik daarom de spellingcontrole in Word. En zoek bij twijfel een woord op. Ook het goede gebruik van leestekens en afkortingen valt onder correct taalgebruik. In dit hoofdstuk vind je een paar praktische tips voor dagelijks gebruik. De officiële schrijfwijze De gemeente Valkenswaard hanteert de officiële Nederlandse spelling. Voor de juiste spelling van woorden kun je gebruik maken van de Woordenlijst Nederlandse Taal, beter bekend als het Groene Boekje. De juiste spelling van Nederlandse woorden kun je ook gemakkelijk opzoeken op internet: www.nederlandsewoorden.nl. Zet deze site in je lijst van favorieten! Met of zonder hoofdletter? Bij eigennamen van organisaties krijgen alle hoofdwoorden hoofdletters. Dus: Rijksdienst voor het Wegverkeer, Immigratie- en Naturalisatiedienst, de Kroon, het Openbaar Ministerie. Overheidsorganen, bestuurslichamen krijgen een kleine letter: de gemeente Vught, de provincie Noord-Brabant, de gemeenteraad, griffie, het college van burgemeester en wethouders (maar: het college van B en W; dus met hoofdletters, gebruik geen &-teken!) Ook functiebenamingen krijgen een kleine letter: burgemeester, afdelingshoofd Advies en Control, beleidsmedewerker Handhaving, communicatieadviseur gemeente Valkenswaard. Organisatieaanduidingen als ministerie, afdeling, dienst krijgen een kleine letter. De toevoeging van de naam van het organisatieonderdeel krijgt wel een hoofdletter. Dus: het ministerie van Buitenlandse Zaken, de afdeling Regie en Beleid, cluster Voorlichting en Communicatie. Samenstellingen met Kamer en Staten behouden de hoofdletter. Dus: Kamerlid, Kamermeerderheid, Statenlid en Statenverkiezingen. Schrijfwijzer januari 2014 3

In Nederlandse namen krijgen tussenvoegsels als van, de en der een kleine letter als er een ander deel van de naam de voornaam, voorletters, naam van de partner voor staat. Juist zijn dus: Nynke van der Sluis, mr. N.C. van der Sluis, mevrouw Jongsma-van der Sluis. Als er geen voorletter, voornaam, achternaam of een ander tussenvoegsel voor staat, krijgt het tussenvoegsel een hoofdletter: mevrouw Van der Sluis, mevrouw Van der Sluis-van Dam, dr. mr. Van der Sluis en burgemeester Van der Sluis. De verkorte vormen 't en d' worden altijd als kleine letter geschreven: meneer 't Hart, mevrouw d'ancona. Meer voorbeelden: Anke de Graaf, B.G. van Vooren, dhr. dr. mr. G.H.V. van den Herik, Henny Dijkstra-van der Haar, dhr. Den Braber-ten Haaf, professor Ten Cate, dominee Van den Berg, bakker De Vries, het verzameld werk van Van het Reve. Belgische achternamen zijn onveranderlijk: ze worden geschreven zoals ze in het bevolkingsregister zijn vastgelegd. Als de achternaam vastgelegd is als Van der Meeren, is dat altijd de juiste schrijfwijze in België, of de voornaam er nu aan voorafgaat of niet: Patsy Van der Meeren, mevrouw Van der Meeren. Wie in Nederland over een Belg schrijft, volgt bij voorkeur het Belgische hoofdlettergebruik. Bij achternamen uit andere talen worden dezelfde regels gevolgd als bij Nederlandse namen: Mounir el Hamdaoui, de heer El Hamdaoui. Mannelijk, vrouwelijk of onzijdig? Het college van B en W: onzijdig: het college nam zijn besluit De gemeenteraad: mannelijk: de raad en zijn leden De politiek: vrouwelijk: de politiek nam haar standpunt in De provincie: vrouwelijk: de provincie en haar gedeputeerden De gemeente: vrouwelijk: de gemeente en haar inwoners Afkortingen Maak alleen gebruik van de algemeen bekende afkortingen en dan nog met mate. Ga er vanuit dat afkortingen de lezer weinig leesgemak opleveren. Zelf bedachte afkortingen, zoals beh.door en m.vr.gr. zijn taboe! Gebruik liever de heer en mevrouw dan dhr. of mevr. Als je afkortingen van namen van instellingen gebruikt, schrijf de naam dan de eerste keer voluit met de afkorting tussen haakjes erachter. In de rest van je tekst kun je de afkorting blijven gebruiken. Bijvoorbeeld: Eindhovens Dagblad (ED). Opsommingen De inleidende zin bij een opsomming eindigt met een dubbele punt. Als de opsomming uit zinsdelen bestaat, beginnen die met een kleine letter en eindigen ze met puntkomma s. Het laatste deel van de opsomming krijgt een punt. Een voorbeeld: U komt in aanmerking voor een uitkering als u: geboren bent voor 1950; een kind onder de 18 jaar verzorgt; een aanvraag hebt ingediend binnen een jaar na aanvang werkloosheid. Let op: alle onderdelen van de opsomming moeten aansluiten bij de hoofdzin. Schrijfwijzer januari 2014 4

Bestaat een opsomming uit hele zinnen, dan eindigt de inleidende zin ook op een dubbele punt. Elk onderdeel uit de opsomming begint dan met een hoofdletter en eindigt met een punt. Voorbeeld: De vergadering over het huisvestingsproject heeft het volgende opgeleverd: - Het college heeft het plan van aanpak goedgekeurd. - Het gevraagde budget wordt beschikbaar gesteld. - Op de website www.valkenswaard.nl komt een speciale pagina over dit project. Houd na een lange opsomming een witregel aan om opsomming en hoofdtekst van elkaar te scheiden. Telefoonnummers We volgen de officiële schrijfwijze. Schrijf bij telefoon- en faxnummers het netnummer tussen haakjes. In het abonneenummer zet je een spatie per twee cijfers, beginnend vanaf het eind van het nummer: (0485) 53 88 20 of (034) 12 34 567. Een mobiel nummer wordt als volgt genoteerd: 06-12 34 56 78 Speciale nummers (gratis servicenummers en dergelijke) noteer je als volgt: 0800-123 45 67 0800-1234 Een internationaal telefoonnummer schrijf je als volgt: +31 475 53 88 20. Dit nummer is opgebouwd uit de volgende onderdelen: 1. een plusteken, het nationale toegangsnummer tot het internationale net. Omdat dat toegangsnummer van land tot land verschilt (in Nederland is het 00) wordt het aangeduid met een +. 2. Het landnummer. Voor Nederland is dat 31. 3. Het netnummer zonder de eerste 0, spatie, abonneenummer. Postcode Zet bij adressering één spatie tussen het viercijferige getal en de twee letters en twee spaties tussen de hele postcode en de plaatsnaam. De euro De muntaanduiding euro krijgt een kleine letter, net als andere munteenheden. Ook in samenstellingen: het gebied waar de euro de munteenheid is, is het eurogebied. Gebruik het meervoud euro s alleen als het om de munten gaat, niet om een bedrag: het boek kost 10 euro, hij had 15 euro in zijn jaszak. Geldbedragen worden in cijfers genoteerd: 49,50 of 35,- (dus niet: 35,00). Zet een spatie tussen het valutateken (of de muntcode, zoals EUR) en het bedrag. Het euroteken kun je in je tekst invoegen door de toetsen CTRL+ALT+5 tegelijkertijd in te toetsen. Schrijfwijzer januari 2014 5

2. Antieke woorden Vermijd ambtelijk taalgebruik! Oubollige woorden zijn uit den boze! Iedereen weet het, maar soms schiet je simpelweg even geen beter woord te binnen. Daarom vind je hier een handig geheugensteuntje: een lijst van antieke woorden. Hang m op het prikbord of in de buurt van je beeldscherm!! Antieke (verboden!) woorden aangelegenheid = situatie, onderwerp aantreffen = vinden adequaat = passend alvorens = voordat amoveren = slopen behoudens = behalve beschikking = besluit, beslissing betreffende = voor of over bezoldiging = salaris conform = volgens de onderhavige zaak = de zaak die aan de orde is derhalve = dus dienen = moeten (liever: kunnen, is verplicht, is vereist) dit schrijven = deze brief doen toekomen = sturen gelieve = wilt u geschieden = gebeuren heden = vandaag in kennis stellen = op de hoogte brengen, informeren indien u zich niet kunt verenigen met = als u het niet eens bent met indien = als inzake = over melding doen van = laten weten met betrekking tot = over met referte aan = (gewoon weglaten) middels = door middel van mutatie = wijziging namens dezen = namens om niet = gratis onverwijld = dadelijk, zonder uitstel op zo kort mogelijke termijn = zo snel mogelijk reeds = al sedert welke datum = sinds wanneer separaat = gescheiden, afzonderlijk spoedig = snel tal (een vijftal medewerkers) = vijf (noem gewoon het aantal) te Herkenbosch = in Herkenbosch telefonisch onderhoud = telefoongesprek ten behoeve van = voor tevens = ook tezamen = samen thans = nu Schrijfwijzer januari 2014 6

trachten vernemen verzoeken vigerende (bestemmingsplan) vooralsnog voornemens zijn vorenstaande (de dingen) welke wordt in eigendom verstrekt zorgdragen Liever niet -woorden gespecificeerd mededelen periodiek subsidiabele kosten = proberen = weten = vragen = geldende (bestemmingsplan) = voorlopig = van plan zijn = dit = (de dingen) die = wordt uw eigendom = zorgen voor = uitgesplitst = vertellen, zeggen = regelmatig = kosten die in aanmerking komen voor subsidie Schrijfwijzer januari 2014 7

3. Brieven in de huisstijl Voor veel documenten, zoals een brief, fax, memo, B en W-voorstel of raadsvoorstel kun je de standaard sjablonen in Mit Office (Doc Maker) gebruiken. In deze sjablonen staan de juiste lettertypes, lettergroottes, regelafstand en alinea-indeling standaard goed ingesteld. Wijzig deze niet! Opmaak andere documenten Als je rapporten of notities schrijft, is er geen apart sjabloon. Als richtlijn kun je de volgende vormgevingskenmerken aanhouden: Pagina-instelling: Lettertype Standaard tekst: Regelafstand Uitlijnen Alinea Opsommingen A4 staand Verdana, 10 punten exact 13 punten Links (niet uitvullen!) Regels achter elkaar door, niet inspringen. Alinea s van elkaar scheiden door witregels. gebruik een bullet ( ) Schrijfwijzer januari 2014 8

4. Brieven schrijven Tips bij het schrijven van brieven Aanhef Inhoud Afsluiting Ondertekening De stelregel is: in een leesbare brief is de afstand tussen spreektaal en schrijftaal zo klein mogelijk. Vermijd de woorden worden en zullen, gebruik geen moeilijke woorden en tangconstructies en kom snel tot de kern van je verhaal. Op deze pagina vind je tips voor het schrijven van brieven en informatie over het afsluiten en ondertekenen van een brief. Tips bij het schrijven van brieven 1. Verdeel je brief in alinea s. Ga in ieder geval uit van een driedeling: Inleiding (aanleiding voor de brief en onderwerp van de brief) Kern (de boodschap die je wilt overbrengen) Slot (verwijzing naar wat er gaat gebeuren) Fris je geheugen nog eens op, en blader de cursusmap van de schrijfcursus zo nu en dan eens door! 1. Gebruik bij brieven van meer dan één A4 tussenkopjes (lettertype: Verdana 10 punten, vet) 2. Vermijd oubollige clichés en ambtelijk taalgebruik als in antwoord op uw schrijven, met referte aan uw brief, dientengevolge, zulks, gelieve, vorenbedoelde et cetera. 3. Wissel korte en wat langere zinnen af. Maak zinnen niet langer dan ca. 20 woorden. 4. Zet de kern van een zin vooraan. Dus niet: Naar aanleiding van uw verzoek om een vergunning voor het plaatsen van een reclamebord aan de Schaapsweg, treft u hierbij de genoemde vergunning aan. Maar: Bij deze brief ontvangt u de vergunning voor het plaatsen van een reclamebord aan de Schaapsweg. 5. Vermijd vaktaal in brieven aan burgers. 6. Gebruik actieve zinnen. Handige truc hiervoor: gebruik het woord worden zo weinig mogelijk! Dus niet: u wordt door ons op de hoogte gehouden Maar: wij houden u op de hoogte En niet: door dit rapport wordt aangetoond dat door het bestuur onjuist werd gehandeld Maar: volgens dit rapport handelde het bestuur onjuist. Schrijfwijzer januari 2014 9

7. Durf daadkrachtige taal te gebruiken. Vermijd het woord zullen. Dus niet: Wij zullen u informeren als B en W een besluit nemen Maar: Wij informeren u zodra B en W een besluit nemen. 8. Zet bij elkaar wat bij elkaar hoort. Dus niet: de in deze gemeente van kracht zijnde legesvorming Maar: de legesvergunning die in deze gemeente van kracht is 9. Formuleer vanuit het perspectief van de lezer Dus niet: wij sturen u Maar: u ontvangt van ons 10.Schrijf respectvol en houd de toon van een brief met een vervelende boodschap neutraal. 11.Schrijf met gevoel voor de ontvanger. Toon begrip of medeleven wanneer je een vervelende boodschap moet brengen of iemand niet kunt bieden waar hij om vraagt. Wij kunnen ons voorstellen dat deze situatie lastig voor u is Wij begrijpen dat u van ons liever een ander antwoord zou hebben ontvangen. 12.Wees eerlijk en duidelijk. Wanneer je een fout hebt gemaakt of een vergissing hebt begaan, benoem die dan en bied er je verontschuldigingen voor aan. U had al eerder antwoord op uw brief moeten krijgen. Mijn excuses voor deze late reactie. 13.Laat je brief voor het versturen even lezen aan een collega, liefst één die het onderwerp niet tot in detail kent. Aanhef De aanhef begint altijd met Geachte gevolgd door heer of mevrouw en de achternaam. Als de achternaam begint met een tussenvoegsel, dan krijgt dit tussenvoegsel een hoofdletter. (Zie voor meer info over toepassing hoofd- of kleine letter in namen, hoofdstuk 1 Spelling en taalgebruik, paragraaf Met of zonder hoofdletter?) Voorbeeld: Geachte heer Pietersen, geachte mevrouw Van der Sloot, Kies bij een echtpaar: Geachte heer en mevrouw Van Dam, Is de naam of het geslacht van de lezer niet bekend, gebruik dan: Geachte heer, mevrouw, (niet met een schuine streep, maar met een komma) Is de samenstelling van de groep lezers niet bekend? Gebruik dan Geachte dames en heren. Ook kun je de groep benoemen: Geacht bestuur, Geacht college, Gebruik geen andere varianten of L.S., dat is ouderwets taalgebruik. Schrijfwijzer januari 2014 10

Alleen bij (personele) brieven aan medewerkers van de gemeente Valkenswaard kan een informele aanhef aan de formele aanhef worden toegevoegd: Geachte mevrouw Pietersen, beste Tineke Inhoud Schrijf de brief in de ik-stijl (namens de ondertekenaar). Maak je brief daarmee persoonlijk en verklein de afstand naar de ontvanger. Alleen wanneer meerdere mensen ondertekenen (collegebrief, raadsbrief) gebruik je "wij" in plaats van "ik". Inleiding Zet in de inleiding waarom je de brief stuurt. Herhaal de vraag van de ontvanger. Zo maak je duidelijk dat je de vraag goed begrepen hebt en kun je nagaan of je de vraag in je brief ook daadwerkelijk beantwoordt. Kern In de kern geef je antwoord op de vraag van de ontvanger. Geef eerst aan wat de gemeente besloten heeft. Licht dit besluit vervolgens toe. Beschrijf welke afweging jij of de gemeente hebben gemaakt. Zeker wanneer iemand een negatief antwoord krijgt, wil hij begrijpen waarom en op zijn minst het gevoel hebben dat zijn vraag serieus en met aandacht is bekeken. Wanneer je een negatief antwoord moet geven, bedenk dan of je een alternatief kunt aanbieden. Wanneer je verwijst naar een wetsartikel, noem dan het artikelnummer en licht het artikel in je eigen woorden toe. Tip: Je kunt voor de meest gebruikte wetsartikelen een standaardomschrijving in gewone mensentaal maken die iedereen kan gebruiken. Beschrijf (vooral bij meer complexe zaken) waarom je brief een antwoord geeft op de gestelde vraag of een oplossing biedt voor het gestelde probleem. Wanneer je (nog) geen antwoord kunt geven op de gestelde vraag, zeg dit dan. Leg uit waarom je (nog) geen antwoord kunt geven. Vermeld op welke termijn je veracht wel antwoord te kunnen geven. Of laat de ontvanger weten waar hij zijn vraag wel kan stellen. Slot Geef duidelijk aan wat de klant met je brief kan doen. Met wie kan hij contact opnemen voor meer informatie? Zijn er mogelijkheden bezwaar te maken tegen het besluit dat in de brief staat? Afsluiting Om de afstand tot burgers te verkleinen, ondertekenen we alle brieven met met vriendelijke groet. Alleen in zeer uitzonderlijke formele brieven gebruiken we hoogachtend. Ondertekening Ondertekening zie MIT Office (standaard ondertekening) Schrijfwijzer januari 2014 11

5. E-mail Inleiding Ondertekening Afwezigheidmelding Inleiding Een e-mail verdient het om net zo zorgvuldig opgesteld te worden als een brief. Tenslotte staat de informatie zwart op wit. Bovendien worden e-mails gemakkelijk bewaard of doorgestuurd naar anderen. Neem de tips voor het schrijven van brieven dus ook ter harte bij het schrijven van e-mails! Let dus op de leesbaarheid, spelling en ondertekening van je e-mail. Ondertekening Standaard ingesteld Afwezigheidmelding Standaard boodschap. Schrijfwijzer januari 2014 12

6. Schrijven voor het web Een tekst die geschikt is voor het internet of intranet is toch nèt iets anders dan een 'gewone' tekst. Hieronder vind je tips voor het schrijven van een goede webtekst. K.i.s.s. - Keep it Simple, Stupid! Dit is een in de marketing en productontwikkeling vaak gehanteerde term, om je er aan te herinneren dat verreweg de meeste mensen dingen willen die eenvoudig te behappen zijn. Dit geldt zeker voor een tekst voor een website. Internetters lezen niet Internetters lezen een website niet, maar 'scannen'. Ze gaan op zoek naar herkenbare woorden tot ze een stukje tegenkomen dat hun interesse wekt. Probeer dit scangedrag niet tegen te gaan door de gebruiker te dwingen hele blokken tekst te lezen, maar anticipeer juist op dit gedrag door teksten kort te houden, duidelijke koppen en tussenkoppen te gebruiken en de informatie in hapklare brokken aan te bieden. Houd het kort Een website is geen krant of magazine. Surfers hebben geen zin om hele verhalen te lezen, maar zijn op zoek naar antwoorden. Wees dus 'to the point' en houdt de hoeveelheid tekst op een pagina beperkt. Een pagina van 150 tot 250 woorden is over het algemeen genoeg. Vermijd ook het gebruik van lange zinnen. Splits de zin liever in twee of drie delen in plaats van de lezer een ingewikkelde constructie van komma's en bijzinnen voor te schotelen. Houd het rustig Wees zeer zuinig met het gebruik van de mogelijkheden die de editor biedt om de tekst te 'verfraaien'. Het gebruik van verschillende lettertypes, schuingeplaatste letters, onderstrepingen en andere typografische elementen maken een tekst al gauw erg onrustig. Het gebruik van hoofdletters is overigens helemaal uit den boze: dit wordt door internetters geïnterpreteerd als 'geschreeuw'. Hapklare brokken Door het gebruik van witregels kan de tekst in 'hapklare brokken' aan de bezoeker voorgeschoteld worden. Een vetgedrukt kopje boven de tekst die de lading weergeeft maakt het de scannende bezoeker nog gemakkelijker. Denk als uw bezoeker Probeer in de huid te kruipen van je doelgroep. Bedenk niet wat je zelf allemaal te vertellen hebt over het onderwerp. Stel jezelf juist vragen als 'wat wil ik weten' en 'wat kan deze gemeente voor mij doen'. Vermijd vaktaal die de bezoeker niet begrijpt, maar maak ook niet de fout de bezoeker te onderschatten. Kijk uit met humor De meeste professionele tekstschrijvers zijn uiterst voorzichtig met humor in hun teksten. Vragen naar het waarom levert steevast de beroemde uitspraak van de Amerikaanse copywriter Claude Hopkins op: "Het publiek koopt niet van clowns!" Schrijfwijzer januari 2014 13

Vermijd populair taalgebruik Uit je niet te amicaal. Je weet tenslotte nooit wie de bezoeker is. Met een nette, beleefde, vriendelijke tekst stoot je niemand tegen de borst. Laat ruimte open voor vragen De bezoeker van een site wil een reden hebben - meestal een vraag - om vrijblijvend contact op te kunnen nemen. Het is daarom vaak beter teksten wat algemener te houden en niet op details in te gaan. Vervolgens kun je de geïnteresseerde bezoeker uitnodigen om contact met je op te nemen, bijvoorbeeld door onder elke pagina een opmerking te plaatsen als: 'Heeft u vragen of wilt u weten of wij u van dienst kunnen zijn, neem dan contact met ons op'. Laat je inspireren Bezoek andere websites - bijvoorbeeld die van andere gemeenten - en bestudeer aandachtig de informatie die daar aangeboden wordt. Onderzoek wat je goed vindt aan een tekst en wat ronduit fout. Je zult ontdekken dat je langzaam maar zeker steeds beter weet hoe je het hebben wilt. Wees sober Illustraties zijn belangrijk maar vermijd dat jouw website een explosie lijkt door de veelheid aan plaatjes. Het gaat tenslotte om de boodschap en die komt meestal niet uit plaatjes. Verwijs door Geef duidelijk aan waar meer informatie staat als men daar behoefte aan mocht hebben. Een korte inleiding met kernpunt is voor de meesten voldoende, maar aanvullende informatie moet oproepbaar zijn door een link op 'volgende' of 'meer'. Gebruik de spellingcontrole Last but not least: Controleer je teksten op taalfouten voordat je ze op het internet plaatst. Voor sommigen is niets zo storend als een taalfout. Schrijfwijzer januari 2014 14