Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk

Transcriptie

1 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk Afspraken en tips voor brieven, s en nota s 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

2 2 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

3 Inhoud Voorwoord 5 Inleiding 7 Brieven en s 8 Hoe bouw je een brief of mail op? 8 Een voorbeeldbrief 8 Hoe deel je een slechtnieuwsbrief in? 9 Voorbeeld slechtnieuwsbrief 10 Tips voor s 11 Briefconventies: adressering en aanhef 12 Adressering 12 Het geslacht van de geadresseerde 12 Titulatuur 13 Namen met voorvoegsels, dubbele namen 13 Aanhef 13 Pas op voor deze aanheffoutjes 14 Afsluiting en ondertekening 14 Gebruik van voornaam en titel in de ondertekening 15 Onderwerpregel 15 Bijlage(n) 16 Juridische verwijzingen in de brief of mail 16 Alinea s en tussenkopjes 16 Taaltips 17 Stel de lezer centraal 17 Formuleer actief, vriendelijk en modern 17 Ik of wij? 20 Je of u? 20 U hebt of u heeft? 20 Notatieafspraken 21 Schrijfwijze van telefoonnummers 21 Schrijfwijze van bedragen 21 Schrijfwijze van getallen 21 Schrijfwijze namen van afdelingen 21 Tips voor beleidsteksten, college- en raadsvoorstellen 22 Zorg voor een heldere inleiding 22 Bouw de tekst effectief op 22 Bouw je alinea s goed op 22 Schrijf een heldere conclusie 23 Formuleer de tekst toegankelijk 23 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

4 4 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

5 Voorwoord De deelnemers aan de trainingen Rijswijk schrijft beter constateerden dat zij het belangrijk vinden dat wij als één organisatie naar buiten treden. Ook in de manier waarop wij schrijven. Daarom is een Rijswijkse schrijfstijl geformuleerd en vastgelegd in deze schrijfwijzer. In dit voorwoord ga ik hier graag verder op in. De stijl van Rijswijk Tijdens de bijeenkomsten droegen medewerkers suggesties aan voor de manier waarop wij voortaan willen corresponderen. Wij hebben besloten om dat op een toegankelijke en benaderbare manier te doen. Ook in onze brieven. Deze schrijfwijzer is een handige gids met suggesties voor het schrijven van toegankelijke, persoonlijke en klantgerichte brieven. Zie deze wijzer niet als een wet maar beschouw hem als een leidraad voor al je schriftelijke uitingen. En heb je hierbij hulp of advies nodig, raadpleeg dan een van onze taalcoaches. Ga de dialoog aan Als medewerkers van de gemeente Rijswijk voeren we geen monoloog; niet in onze mondelinge gesprekken en niet in onze correspondentie. Integendeel, we gaan een dialoog aan met de inwoners van onze stad. Dit betekent dat we open staan voor al onze burgers. We luisteren naar hun verhaal en proberen ze zo veel mogelijk van dienst te zijn. Dat willen we ook uitstralen in onze correspondentie. Dat vraagt misschien een omslag in schrijfgewoonten. Met de tips uit deze wijzer leer je snel te schrijven zoals je al denkt en werkt: praktisch, resultaatgericht, integer en klantgericht. Succes! Rijswijkers zijn tolerant, mondig en staan open voor elkaar en voor anderen. Inwoners van onze stad waarderen het wanneer je ze eerlijk, duidelijk en persoonlijk benadert. Dus durf ook zo te communiceren. Ik heb er alle vertrouwen in dat dit je prima afgaat! Met vriendelijke groet, Wim van der Giessen Directeur en voorzitter werkgroep Rijswijk schrijft beter Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

6 6 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

7 Inleiding We weten dat we begrijpelijk moeten schrijven om alle Rijswijkers te bereiken. Het gebeurt echter (vaak) nog niet: (te) ambtelijk, (te) lange zinnen, (te) wollige teksten. Waarom is het belangrijk om helder te schrijven? Een brief van de gemeente wordt niet altijd door iedereen begrepen. Een groot deel van de bevolking heeft het taalniveau vmbo. Voor veel mensen is Nederlands een tweede taal. Een heldere schrijfstijl is dan ook belangrijk in onze interculturele communicatie. Heldere taal bespaart de gemeente geld. Dat is door de Universiteit van Tilburg onderzocht en bewezen. Moeilijke teksten lokken vragen uit. Of erger, bezwaarschriften. We zijn zelf de oorzaak van het leed dat bellen heet. Als we zelf goed en simpel leren schrijven, bespaart dat kosten voor het inhuren van externe tekstschrijvers en communicatiebureaus. De gemeente heeft al een aansprekende vormgeving, maar de basis voor onze klanttevredenheid (en imago) ligt in het directe contact met de burger (schrijven, en, bellen, aan de balie). Sommige ambtenaren denken dat de lezer het beleidsproces spannend vindt. Dat is niet zo. De lezer vindt maar één ding spannend. Het antwoord op de vraag: wat heb ik eraan. Leg dat dus uit. Weinig mensen hebben het lezen van ambtelijke stukken hoog op hun verlanglijstje staan. Pak meteen de aandacht door de boodschap bovenaan de brief te zetten. Houd het kort, actief en gebruik bij langere teksten tussenkopjes, net als in tijdschriften en op internet. De volgende voorbeelden, tips en handreikingen kunnen helpen om praktisch, resultaatgericht, integer en klantgericht te communiceren in de dagelijkse praktijk. Werkgroep Rijswijk schrijft beter Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

8 Brieven en s Hoe bouw je een brief of mail op? Elke brief die je namens de gemeente schrijft, bestaat uit drie delen: inleiding, boodschap, afsluiting. 1 Eerste alinea: vertel wat je komt doen Noem de aanleiding: waarom ontvangt de lezer deze brief (of mail) Vertel de hoofdboodschap 2 Leg de boodschap uit Geef toelichting, stap voor stap, in een of meer alinea s 3 Laatste alinea: sluit vriendelijk af Herhaal de kern (bijvoorbeeld wat je van de lezer verwacht) Geef aan waar de lezer met vragen terechtkan Een voorbeeldbrief [briefhoofd] Geachte heer Jansen, Op 23 december begint de gemeente met werkzaamheden in de Herenstraat. Met deze brief informeren we u over de verkeersomleidingen die vanaf die datum ingaan. In de eerste alinea noem je de aanleiding en geef je de hoofdboodschap Vanaf maandag 23 december om 6.00 uur is de Kerklaan afgesloten voor verkeer richting centrum. Het verkeer wordt omgeleid via de Eiklaan en de Ieplaan. Voor verkeer richting zuid blijft de Kerklaan gewoon open. Licht dan de boodschap stap voor stap toe, in een of meer alinea s Als u meer wilt weten over, kijk dan op Hebt u nog vragen? Neem dan contact op met [naam] van afdeling [naam]. Zij is bereikbaar op werkdagen van tot. Haar telefoonnummer is (070) Laatste alinea: verleen service. Geef de lezer de gelegenheid om vragen te stellen Met vriendelijke groet, T.J. Daniels Hoofd afdeling Stadsbeheer Tip: kijk in het onderdeel Briefconventies als je meer wilt weten over aanhef en afsluiting van brieven en mails. 8 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

9 Hoe deel je een slechtnieuwsbrief in? Brengt je brief of mail slecht nieuws, bijvoorbeeld een onverwachte, negatieve beslissing? Kies dan een andere opbouw: Noem in de inleiding alleen de aanleiding en het doel van de brief: Op 12 maart diende u een aanvraag in voor. Met deze brief informeer ik u over onze beslissing Geef pas daarna het slechte nieuws, met de toelichting: Wij hebben uw aanvraag afgewezen. De reden daarvoor is dat Toon of vraag begrip: Ik kan mij uw standpunt goed voorstellen of Ik reken op uw begrip voor het ongemak Sluit de brief op de gewone manier af: geef nog even aan wat de lezer kan of moet doen naar aanleiding van deze brief, en geef aan waar hij of zij met vragen terechtkan. Vermeld de bezwaarmogelijkheid als die aan de orde is. Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

10 Voorbeeld slechtnieuwsbrief Geachte heer Van Vliet, U hebt een vergunning aangevraagd voor een tijdelijke standplaats aan de openbare weg. U wilt oliebollen bereiden en verkopen op de parkeerplaats Herenstraat dichtbij uw winkel aan de Willemstraat 2 in Rijswijk. Met deze brief informeren wij u over onze beslissing. In de eerste alinea noem je de aanleiding en kondig je de hoofd boodschap aan Dergelijke vergunningen vallen onder artikel 5.18 van de Algemene Plaatselijke Verordening voor Rijswijk (hierna: APV). Op grond van lid 2 van het artikel is het verlenen van de vergunning in strijd met het geldende bestemmingsplan. Wij kennen u deze vergunning daarom niet toe. In de tweede alinea geef je het slechte nieuws Overweging De locatie waarop uw aanvraag betrekking heeft, is gelegen binnen het bestemmingsplan Oud-Rijswijk. Het verlenen van een vrijstelling of ontheffing is niet aan de orde. Licht nu de boodschap stap voor stap toe, in een of meer alinea s. Orden de argumenten goed. Regeling in de toekomst De gemeente Rijswijk werkt aan een nieuwe regeling voor standplaatsen. Helaas zijn wij nog niet zover. Maar daar wordt wel hard aan gewerkt. Toon begrip of doe iets meer dan feitelijk nodig is. Bezwaar Indien u het niet eens bent met dit besluit, kunt u binnen zes weken na de datum van verzending van deze brief een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders van Rijswijk, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk. Het bezwaarschrift moet ondertekend zijn en bevat de naam en het adres van indiener, de dagtekening, een omschrijving (of zo nodig een kopie) van het besluit waartegen het is gericht, en de gronden van het bezwaar. Laatste alinea: kijk naar het vervolg. In dit geval: maak melding van de bezwaarmogelijkheid. Hoogachtend, burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, drs. A. de Baat mw. G.W. van der Wel-Markerink 10 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

11 Tips voor s Schrijf je een mail aan een burger? Doe alsof je een brief schrijft. Voor s gelden precies dezelfde eisen als voor brieven. Gebruik een normale aanhef (Geachte mevrouw Jansen) en afsluiting (Met vriendelijke groet). Schrijf in volledige, correcte zinnen; geen afkortingen of smileys. Neem even de tijd om het bericht nog eens over te lezen. Het is prettig dat je een snel kunt opstellen en verzenden, maar het leidt al snel tot fouten. Wees voorzichtig met het doorsturen van s. Doe dat alleen als je zeker weet dat de volledige inhoud van de mail bij anderen terecht mag komen. Wees terughoudend met de functie reply to all : stuur alleen informatie door die alle geadresseerden móéten ontvangen. Anders lopen de mailboxen van veel mensen vol met nutteloze mails. Pas op met reageren op reacties (op reacties op reacties). Zo ontstaat gemakkelijk een mailslinger : een bericht dat bestaat uit een hele reeks berichten onder elkaar. Vaak moet de ontvanger diep in het bericht duiken om het onderwerp te achterhalen. Haal uit zo n bericht alle informatie weg die de lezer nu niet nodig heeft. Wen je aan om allereerst de bijlage (attachment) bij een bericht te voegen. Zo voorkom je dat je een bericht tikt en vergeet de bijlage eraan te hechten. Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

12 Briefconventies: adressering en aanhef Adressering De volgorde van adresseren is: organisatie, afdeling, contactpersoon, postbus/ straatnaam, postcode en plaats. Bij adressering van brieven krijgt elk woord aan het begin van de regel een hoofdletter: Ministerie van Algemene Zaken Directie Informatievoorziening T.a.v. mevrouw C. de Jong Postbus AG DEN HAAG Schrijf T.a.v. met een hoofdletter. Vermelding van T.a.v. is overigens niet verplicht. De adressering kan er ook zo uitzien: Ministerie van Algemene Zaken Directie Informatievoorziening Mevrouw C. de Jong Postbus AG DEN HAAG Wees bij de vermelding van de geadresseerde zo volledig mogelijk: noem altijd het geslacht en de voorletter(s). Als je de academische titel van de geadresseerde kent, noem je die ook: T.a.v. mevrouw drs. F. de Groot Het geslacht van de geadresseerde Als je het geslacht van de geadresseerde weet, vermeld dat dan altijd. Weet je het niet, formuleer adressering en aanhef dan als volgt: T.a.v. de heer of mevrouw C. de Jong Geachte heer of mevrouw De Jong, 12 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

13 Titulatuur Laat in de adressering de titulatuur zoals Aan de weledelgeleerde vrouwe achterwege. Ook in de aanhef wordt de titulatuur tegenwoordig bijna nooit meer gebruikt. Namen met voorvoegsels, dubbele namen Schrijf in namen met voorvoegsels (J. de Jong) het voorvoegsel alleen met een hoofdletter als er geen voorletter, voornaam of andere familienaam aan voorafgaat. Dus: D. van Deursen de heer Van Deursen mevrouw J. de Jong - van der Heijde Bij namen van gehuwde vrouwen, zoals in het derde voorbeeld hierboven, krijgt het voorvoegsel van de tweede naam een kleine letter. Let op: het voorvoegsel t krijgt nooit een hoofdletter: heer t Hart, de heer G. t Hart. Aanhef Noem in de aanhef altijd de naam van de geadresseerde. Geachte mevrouw is onvolledig. Juist is: Geachte mevrouw De Bruin, Geachte heer Van der Starre, Geachte heren De Bruin en De Jong, Weet je niet of je een mevrouw of meneer aanschrijft, gebruik dan: Geachte heer of mevrouw Meijer, Kies dus niet standaard voor Geachte heer! Ken je ook de achternaam niet, schrijf dan: Geachte heer, mevrouw, Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

14 Gebruik geen slash, dus niet Geachte heer/mevrouw. Een slash is in gewone tekst een ongebruikelijk en daardoor opvallend leesteken. Soms richt je je tot meerdere personen tegelijk, bijvoorbeeld als je je richt tot leden van een bestuur of directie. Dan kun je het beste kiezen voor: Geachte dames en heren, Geachte collega s, Geacht bestuur, Geachte commissie, Geachte directie, Geacht college, Pas op voor deze aanheffoutjes In de praktijk worden regelmatig fouten in de aanhef gemaakt. Hoe moet het niet? Niet: Geachte heer/mevrouw, Geachte mevrouw, L.S. Geachte mevrouw Th. de Vries, Geachte mevrouw Schoo-Westerink, Mijne heren, Geachte meneer Jansen, Beter: Geachte heer, mevrouw, Geachte mevrouw De Vries, Geachte mevrouw Jansen, Geachte mevrouw De Vries, Geachte mevrouw Schoo, Geachte heer, mevrouw, Geachte heer Jansen, Afsluiting en ondertekening Gebruik als afsluiting: Met vriendelijke groet, Alleen als de relaties verstoord zijn (bijvoorbeeld bij een brief aan een wanbetaler) schrijf je: Hoogachtend, 14 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

15 Na de afsluiting komt de handtekening en dan de naam en de functie van de schrijver: Met vriendelijke groet, J.A.P. Weijgertse Hoofd afdeling Bedrijfsvoering De brieven van het college worden als volgt ondertekend: Met vriendelijke groet, of Hoogachtend, burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, drs. A. de Baat mw. G.W. van der Wel-Markerink Gebruik van voornaam en titel in de ondertekening De gemeente Rijswijk wil open communiceren, benaderbaar en toegankelijk zijn. Dat laat onverlet dat de gemeente een formele, zakelijke verhouding heeft met de burgers en de overige partijen met wie zij communiceert. Voor jou als briefschrijver betekent dat, dat je een formele verhouding hebt tot degene met wie je correspondeert. Gebruik daarom niet je voornaam maar je voorletters in de ondertekening. Alleen als er sprake is van een persoonlijke verhouding of als het gebruik van voorletters om andere redenen een te grote afstand schept, kun je je voornaam gebruiken in plaats van de initialen. Als je een academische titel hebt of een andere titel die je opleiding aanduidt, vermeld je die. Zet na de afkorting van je titel een punt. mw. drs. M. van der Lely mw. mr. L. de Ploeg ir. L. Bruinsma Onderwerpregel Vermeld het onderwerp beknopt in de onderwerpregel: Onderwerp: Werkzaamheden Herenstraat De omschrijving van het onderwerp begint met een hoofdletter. Eventueel slecht nieuws staat niet in de onderwerpregel. dus niet: Onderwerp: Afwijzing vergunning Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

16 Bijlage(n) Als je een bijlage toevoegt, vermeld die dan. Bijvoorbeeld: Bijlage(n): aanvraagformulier hulp in de huishouding Zijn het er meer, noteer dan in de tekst het aantal achter Bijlage en benoem aan het eind van de brief welke bijlagen erbij zitten. Dus: Bijlage(n): 3 en aan het eind: Bijlage 1: aanvraagformulier hulp in de huishouding Bijlage 2: brochure hulp in de huishouding Bijlage 3: juridische toelichting Tip: gebruik de bijlage om juridische teksten toe te voegen die de brief onnodig lang of ingewikkeld zouden maken. Zo kun je een toelichting op een beslissing op bezwaar als bijlage versturen. In de brief deel je kort en kernachtig de beslissing mee, en je verwijst naar de bijlage voor meer (juridische) uitleg. Juridische verwijzingen in de brief of mail Als je in je brief of mail verwijst naar een wetsartikel, zet dat dan tussen haakjes aan het eind van de zin. Bijvoorbeeld zo: U hebt in dit geval volgens de wet recht op een vergoeding (artikel 35 Wet werk en bijstand). Alinea s en tussenkopjes Maak je brief of zo overzichtelijk mogelijk: Zet een regel wit na elke alinea. Zo ziet de lezer in één oogopslag wat de informatieblokjes zijn. Is je tekst langer dan een paar alinea s? Gebruik tussenkopjes. Je lezer begrijpt veel sneller hoe je brief of mail in elkaar zit. Gebruik tekens om opsommingen te verhelderen: Neem bij de aanvraag van uw paspoort het volgende mee: - een recente pasfoto - uw huidige reisdocumenten 16 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

17 Taaltips Stel de lezer centraal Pas op met te veel ik en wij in je brief of . Vervang die woorden waar mogelijk door u: Wij sturen u = u ontvangt Wij verzoeken u/ik verzoek u = wilt u Wij adviseren u/ik adviseer u = u kunt Wij gaan akkoord = u mag Formuleer actief, vriendelijk en modern Schrijf frisse korte actieve zinnen: vermijd clichés en ouderwetse formuleringen. Standaard en saai Naar aanleiding van uw brief van In antwoord op uw Fris en vriendelijk Op 2 mei schreef u ons een brief over Graag reageren wij op uw van 2 mei, waarin Wij vertrouwen erop u hiermee naar tevredenheid te hebben geïnformeerd. Hebben wij uw vraag hiermee naar tevredenheid beantwoord? Als u meer wilt weten, neemt u dan gerust contact op met Pas op voor standaardzinnen ze sluipen zeker aan het begin en eind van een brief gemakkelijk binnen. Gebruik hedendaagse woorden en formuleringen, vermijd clichés. niet aangaande achten aldus als gevolg van alsdan alsmede alvorens anderszins behoeven wel over vinden zo door op dat moment, in dat geval ook, en, evenals voordat op een andere manier, anders moeten, hoeven Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

18 niet behoudens beogen betreffende bijgevolg blijkens c.q. conform daar derhalve dienaangaande dienen te dientengevolge doch door middel van evenwel evenzeer gaarne geenszins gelieve hetgeen hetwelk hieromtrent in casu in dier voege in het kader van in het navolgende in verband met indien ingevolge inzake jegens krachtens mede met betrekking tot middelen wel met uitzondering van, onder voorbehoud van bedoelen over dus, daardoor gezien, zoals blijkt uit meestal te vervangen door en of of in overeenstemming met, zoals omdat daarom, om die reden daarover behoren, moeten daardoor maar door echter, niettemin ook graag niet, zeker niet wilt u wat dat hierover in dit geval, in uw geval zodanig Soms te vervangen door bij, in, om, vanwege hierna, hieronder omdat, wegens, vanwege als op grond van, naar aanleiding van, als gevolg van over tegenover op grond van ook, onder andere over (of een ander kort en specifiek woord) geld, bedrag 18 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

19 niet middels nadien nochtans omtrent onverwijld op het gebied van pogen primair recentelijk reeds refereren aan restitutie schrijven sedert ten aanzien van ten behoeve van ten gevolge van ten principale ten uitvoer brengen teneinde ter zake van tevens thans trachten uit hoofde van uwerzijds verzoeke vigerend voornemens zijn vorenstaande wederom welke zulks wel door middel van, door daarna, vervolgens, later toch over onmiddellijk op, over proberen in de eerste plaats onlangs, kortgeleden al verwijzen naar teruggave brief sinds over, voor, tegen voor door principieel uitvoeren om voor, op het gebied van, waar het gaat om ook nu proberen door, op grond van van u/door u wij verzoeken u /ik verzoek u geldend, huidig van plan zijn de/het hiervoor genoemde, deze weer die, dat dit, dat, zoiets Vermijd afkortingen en jargon. Als je ze toch moet gebruiken, licht ze dan toe. Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

20 Ik of wij? Schrijf je namens de organisatie, hanteer dan de wij-vorm. Spreek je over jezelf ( wat heb ik gedaan, wat ga ik doen ), dan hanteer je de ik-vorm. Deze regel leidt tot verschillende standaardadviezen in drie verschillende situaties: 1. de brief van de burgemeester en wethouders altijd de wij-vorm 2. de brief namens B&W wij-vorm. 3. de brief die je als ambtenaar zelf ondertekent wij-vorm als het gaat om standpunten of overwegingen van de organisatie, ik als het gaat om de schrijver zelf Je of u? Spreek de lezer aan met u. Gebruik je alleen als je de lezer kent of als je zeker weet dat je een heel jonge lezer tegenover je hebt. U hebt of u heeft? Gebruik u hebt in plaats van u heeft. Weliswaar is u heeft heel gebruikelijk, maar bij de tweede persoon (je, u) hoort de vorm hebt. Het is je hebt, en daarom ook u hebt. 20 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

21 Notatieafspraken Schrijfwijze van telefoonnummers Noteer telefoonnummers zo: (070) of Dus: netnummer tussen haakjes verdeling in groepjes van drie en twee cijfers met spaties ertussen Schrijfwijze van bedragen ,- is de correcte schrijfwijze voor bedragen (dus niet: of ,00). Schrijfwijze van getallen Getallen tot en met twintig schrijf je in woorden, behalve wanneer het om exacte informatie gaat, bijvoorbeeld om afmetingen, oppervlaktes, tijdstippen, geluidssterktes, toegestane aantallen en dergelijke. 25% van de ondervraagden liet weten, Na 20 dagen was een groei zichtbaar van 12 mm, Van de inzenders zijn er 28 voor deelname aan het project geselecteerd. Als het niet om exacte informatie gaat, dan kun je lage en ronde getallen in letters schrijven. Dat geldt dan bijvoorbeeld voor getallen van een tot en met twintig (de laatste vijf jaar) en voor tientallen/honderdtallen (hij had zo n tweehonderd brieven ontvangen). Schrijfwijze namen van afdelingen. Beperk je tot de naam van de afdeling, dus geen sectie. Schrijf het woord afdeling met kleine letters, en de naam met hoofdletters: afdeling Leefbaarheid, Veiligheid en Handhaving Het woord Afdeling krijgt wel een hoofdletter als het aan het begin van de regel staat, bijvoorbeeld in de ondertekening. Kort namen van afdelingen bij voorkeur niet af. Als je ze wel afkort, bijvoorbeeld omdat de naam vaker voorkomt in de brief, verklaar de afkorting dan als je die introduceert: afdeling Leefbaarheid, Veiligheid en Handhaving (LVH). Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

22 Tips voor beleidsteksten, college- en raadsvoorstellen Zorg voor een heldere inleiding Noem het onderwerp, de aanleiding en de centrale vraag. Benoem het doel (informeren, verzoeken, adviseren). Benoem hoe de tekst samenhangt met eerdere teksten over hetzelfde onderwerp (de status, de plek ervan in het besluitvormingsproces). Zet in de laatste alinea hoe de tekst is opgebouwd. Hou de inleiding beknopt: zet er geen informatie in die in voorwoord of hoofdstukken erna thuishoort. Ga in de inleiding (of meteen daarna) in op de beleidscontext: noem eventueel belangrijke eerdere besluiten, beschrijf het beleidskader (bijv. beleidsprogramma, wettelijk kader), beschrijf de samenhang met andere beleidsterreinen. Bouw de tekst effectief op Maak bij college- of raadsvoorstellen gebruik van de beschikbare formats. Zo weet je zeker dat je alle relevante onderdelen in de juiste volgorde opneemt. Beantwoord per tekstonderdeel een andere relevante deelvraag. Denk aan samenvatting, aanleiding, huidige en gewenste situatie, mogelijke oplossingen, gevolgen (personeel, financieel, draagvlak, communicatie), onderbouwing, advies/ voorstel/conclusie. Maak de tekst scanbaar: de lezer krijgt dan op basis van de koppen (en tussenkoppen) een goed beeld van de inhoud. Geef in het begin van elk onderdeel (elke paragraaf bijvoorbeeld) aan wat de lezer daarin aantreft. Bouw je alinea s goed op Zorg ervoor dat elke alinea gaat over één onderwerp. Een goede alinea is langer dan één zin, maar korter dan een halve pagina. Maak de verbanden tussen alinea s en zinnen duidelijk; gebruik structuurwoorden als daarom, desondanks, maar, ten eerste, ten tweede. Kondig in de eerste zin van de alinea het onderwerp/de kern van de alinea aan. 22 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35

23 Schrijf een heldere conclusie In je conclusie geef je antwoord op de centrale vraag uit de inleiding (vaak een voorstel of advies). Maak het slot niet overvolledig: geef een antwoord op de centrale vraag (inclusief beknopte onderbouwing), maar ga niet in op nieuwe onderwerpen. Formuleer de tekst toegankelijk Als je jargon en afkortingen gebruikt, zorg er dan voor dat die begrijpelijk zijn voor de lezer. Voeg een toelichting toe; overweeg het gebruik van een lijst met afkortingen. Formuleer concreet, actief en aansprekend: benoem wie wat doet. Zet lijdende vorm en naamwoordstijl dus alleen bewust in. Hou de zinslengte overzichtelijk en gevarieerd; vermijd complexe zinnen. Gebruikt hedendaagse woorden. Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk _Schrijfwijzer_binnen.indd :35

24 24 Schrijfwijzer Gemeente Rijswijk 51764_Schrijfwijzer_binnen.indd :35