Voorstudie CAHF-beleid omtrent digitale duurzaamheid

Voorstudie CAHF-beleid omtrent digitale duurzaamheid Auteur: Bert Lemmens Datum: 28 november 2013 Onderwerp: CAHF; digitale duurzaamheid Versie Datum Wijzigingen Auteur 0.1 24/5/2013 Verwerking interviews Bert Lemmens 0.2 31/5/2013 Evaluatie Bert Lemmens 0.3 17/6/2013 Opmerkingen Rony Rony Vissers 0.4 9/8/2013 Opmerkingen Mu.ZEE, S.M.A.K., M HKA, Middelheimmuseum 0.5 23/8/2013 Versie voor revisie Bert Lemmens Barbara De Jong, Iris Paschalidis, Veronique Despodt, Kristof Michiels, Jeroen De Meester 0.6 11/9/2013 Verwerking opmerkingen op v0.5 Rony Vissers, Henk Vanstappen, Iris Paschaldis, Els Silvrants 0.7 14/9/2013 Redactie Bert Lemmens 0.8 17/9/2013 Versie voor RvB Bert Lemmens 0.9 5/11/2013 Redactie & Opmerkingen CAHF, M HKA & PACKED 1.0 12/11/2013 Publicatie Bert Lemmens 1.1 28/11/2013 Verwerking opmerkingen Philip Van den Bossche Bert Lemmens, Iris Paschalidis, Veronique Despodt; Jan Devree, Henk Vanstappen, Rony Vissers Philip Van den Bossche PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 1

PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 2

Inhoud Inhoud... 3 Samenvatting... 5 1. Inleiding... 7 1.1. Situering...7 1.2. Werkplan... 12 2. Digitale collecties... 15 2.1 Infrastructuur... 15 2.2 Collectieregistratie... 17 2.3 Kennisbeheer... 18 2.4 Digitalisering... 19 2.5 Preservering... 20 2.6 Rechten... 20 2.7 Online toegang... 21 3. Sterkte-zwakte analyse... 23 3.1 Sterktes... 24 3.2 Zwaktes... 25 3.3 Kansen... 31 3.4 Bedreigingen... 33 4. Draagvlak... 37 4.1 Afstemming... 38 4.2 Normalisering... 39 4.3 Schaalvergroting... 40 5. Acties... 43 5.1 Algemeen... 43 5.2 Aanbevelingen digitaliseringsbeleid... 44 5.3 Identificatie... 45 5.4 Digitalisering... 50 5.5 Automatisering... 52 PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 3

PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 4

Samenvatting Dit document bevat een voorstudie voor de ontwikkeling van een beleid door het samenwerkingsverband Contemporary Art Heritage Flanders (CAHF) omtrent duurzaamheid en digitalisering. CAHF heeft de ambitie om ondersteuning en extra capaciteit te bieden aan zijn partnermusea voor de digitalisering van hun hedendaagse kunstcollecties. Ter voorbereiding van concrete acties en initiatieven, vraagt CAHF aan PACKED vzw om de feitelijke noden en mogelijkheden in kaart brengen en te begrijpen. Daarnaast is er een concreet aanbod van het VKC-samenwerkingsverband om de vier CAHF-collecties digitaal te ontsluiten via een gemeenschappelijke data hub. CAHF vraagt aan PACKED een visie te ontwikkelen op de participatie van CAHF musea in erfgoedportalen, in het bijzonder de VKC data hub. Om de digitale noden en mogelijkheden in kaart te brengen, voerde PACKED in februari en maart 2013 gesprekken met collectie- en IT-verantwoordelijken van respectievelijk Mu.ZEE, S.M.A.K., M HKA en Middelheimmuseum. In deze gesprekken werden de digitale collecties van deze vier musea getoetst aan zeven aspecten: infrastructuur, collectieregistratie, kennisbeheer, digitalisering, preservering, rechten en online toegang. In deze gesprekken werd ook het draagvlak bij deze vier musea in kaart gebracht voor samenwerking rond deze zeven aspecten. Daarbij werd gezocht naar samenwerkingen op drie verschillende niveaus: mogelijkheden tot afstemming van de activiteiten, normalisering van de activiteiten en schaalvergroting van de digitale infrastructuur. Deze analyse leidde tot twee algemene vaststellingen. Een eerste vaststelling is dat er grote verschillen zijn in de registratie- en digitaliseringsgraad van de collecties uit de vier musea, waardoor een gemeenschappelijk ontsluitingsproject zoals een data hub op dit ogenblik moeilijk te realiseren is. Wanneer CAHF extra capaciteit en ondersteuning aanbiedt bij de digitalisering van hedendaagse kunstcollecties, wordt daarom aanbevolen te streven naar normalisering van de betrokken digitale collecties. Een tweede vaststelling is dat slechts een beperkt deel van de collecties van de vier musea op dit ogenblik online toegankelijk is, waardoor een gemeenschappelijk ontsluitingsproject weinig impact zou hebben op de realisatie van de missie van CAHF. Beide vaststellingen leiden tot de conclusie dat in de vier musea momenteel de basisvoorwaarden om op een duurzame manier data beschikbaar te stellen via de VKC data hub niet vervuld zijn. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 5

Aangezien een aantal geïdentificeerde zwaktes en bedreigingen in de digitale collecties van de vier musea structureel van aard zijn en het werkdomein van het CAHF overstijgen, werden vijf aanbevelingen gemaakt voor beleid van de vier musea met betrekking tot hun digitale collecties: Investeer in de productie van collectiedata Beschouw digitalisering van de collectie als een structureel proces Voer een open data beleid Investeer in expertise-uitwisseling over data management Sluit voor resultaat op korte termijn zoveel mogelijk aan bij bestaande initiatieven Ten behoeve van de ontwikkeling van een CAHF beleid rond duurzaamheid en digitalisering, werden acht acties geïdentificeerd, verspreid over drie werkdomeinen: Identificatie In dit domein bestaat de rol van CAHF in het bereiken van een minimum kwaliteitsniveau in de vier digitale collecties. Daartoe worden drie acties ondernomen: o een project rond persistente identificatie van collectiedata o het maken van een registratiehandboek hedendaagse kunst o een project rond open bruikleendata Digitalisering In dit domein bestaat de rol van CAHF uit het verzamelen van de noodzakelijke tools, mensen en middelen om de kwaliteit van de vier digitale collecties te verbeteren. Daartoe worden twee acties ondernomen: o het maken van een modellastenboek voor de digitalisering van hedendaagse kunstcollecties o opname van een rol als makelaar van digitaliseringsprojecten waarin de vier musea betrokken worden Automatisering In dit domein bestaat de rol van CAHF uit het verzamelen van de noodzakelijke tools, mensen en middelen om het beheer en de ontsluiting van de digitale collecties te verbeteren en om gemeenschappelijke projecten te initiëren rond de automatisering van beheer en ontsluiting. Daartoe worden drie acties ondernomen: o opvolging en afstemming met VKC met het oog op ontsluiting van de CAHFdata via de VKC data hub in de toekomst o opname van een rol als makelaar van ontsluitingsprojecten waarin de vier musea betrokken worden o een specifieke studie over digitaal documentenbeheer in musea, ten behoeve van de verdere ontwikkeling van het CAHF-beleid rond duurzaamheid en digitalisering. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 6

1. Inleiding 1.1. Situering PACKED vzw PACKED vzw is sinds 1 januari 2011 erkend als expertisecentrum digitaal erfgoed. Centraal in haar werking staan expertiseontwikkeling en -verspreiding met betrekking tot digitaal erfgoed en de processen die er aan verbonden zijn. PACKED vzw adviseert collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties en is o.a. verantwoordelijk voor het onderhoud en de verdere uitbouw van de websites CEST (Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox), Scoremodel Digitale Duurzaamheid en SCART (over de preservering van audiovisueel erfgoed). Daarnaast is PACKED vzw ook betrokken bij Europeana-gelieerde projecten als ATHENAplus, Linked Heritage en Digitising Contemporary Art, en bij de opstart van het Vlaams Instituut voor Audiovisuele Archivering (VIAA). Contemporary Art Heritage Flanders Contemporary Art Heritage Flanders (CAHF) is een samenwerkingsverband van vier Vlaamse musea voor hedendaagse kunst, m.n. M HKA (Antwerpen), Middelheimmuseum (Antwerpen), S.M.A.K. (Gent) en Mu.ZEE (Oostende). Het CAHF-samenwerkingsverband heeft drie objectieven: de basiswerking rond de collecties versterken en verdiepen, en opgebouwde expertise verzamelen en met elkaar of de buitenwereld delen; collecties via inhoudelijke projecten profileren en verspreiden in functie van internationale zichtbaarheid en artistieke verdieping; onderlinge collegialiteit versterken en gedeelde belangen binnen het werkveld van de actuele kunst op internationaal niveau verdedigen. Probleemstelling De aanleiding voor deze voorstudie is de ambitie van CAHF om ondersteuning en extra capaciteit te bieden aan zijn partnermusea voor de digitalisering van hun hedendaagse kunstcollecties. Ter voorbereiding van concrete acties en initiatieven, wil CAHF aan de hand van deze voorstudie de feitelijke noden en mogelijkheden in kaart brengen en begrijpen. Daarnaast is er een concreet aanbod van het VKC-samenwerkingsverband om de vier CAHFcollecties digitaal te ontsluiten via een gemeenschappelijke data hub. Het VKCsamenwerkingsverband legde reeds een traject af met het oog op het ontwikkelen van digitale toepassingen ten behoeve van de profilering van de kunsthistorische collecties van zijn drie partnermusea. In 2012 maakte PACKED een doorlichting van deze toepassingen en een actieplan voor de ontwikkeling van een centrale data hub. Zowel CAHF als VKC vinden het opportuun om te bekijken of en hoe zij dit nieuwe traject samen af kunnen leggen, niet alleen om kost-efficiënte redenen, maar ook omwille van het inhoudelijke potentieel van een centrale data hub met daarin de belangrijkste kunstcollecties van Vlaanderen. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 7

Duurzaam digitaal bewaren en ontsluiten Het CAHF-samenwerkingsverband wordt gefinancierd door de Vlaamse overheid binnen het Cultureel-erfgoeddecreet uit 2012. Dit decreet stelt dat een samenwerkingsverband, naast de versterking van de internationale uitstraling en samenwerking op gebied van collectiebeheer en ontsluiting, tot doel heeft een beleid te ontwikkelen met betrekking tot duurzaamheid en digitalisering van de betrokken collecties. Het concept duurzame ontwikkeling, toegepast op digitalisering van cultureel erfgoed, beduidt het optimaal gebruik van de beperkte middelen voor productie, beheer en bewaring van digitale representaties om de toegang en het gebruik van deze digitale collecties voor toekomstige generaties te verzekeren. Concreet omvat dit bijvoorbeeld: de nodige voorzorgen nemen om te vermijden dat digitale bestanden verloren zouden gaan; collecties digitaliseren op een dusdanig kwaliteitsniveau waardoor de bestanden niet alleen in huidige toepassingen maar ook in toekomstige toepassingen gebruikt kunnen worden; de nodige acties ondernemen om digitale collecties toegankelijk te maken voor (her)gebruik in verschillende toepassingen. Kortom: vermijden dat investeringen die vandaag gemaakt worden op korte of middellange termijn verloren gaan en collecties door de huidige of toekomstige generatie(s) opnieuw gedigitaliseerd moeten worden. Een bijkomend aspect van duurzame ontwikkeling, toegepast op digitalistering van cultureel erfgoed, is het gebruik van digitalisering als een preserveringsinstrument voor analoge erfgoedcollecties. Concreet omvat dit bijvoorbeeld: digitale representaties gebruiken om fragiele werken (bijv. werken op papier, kunstenaarsboeken) raadpleegbaar te maken, waardoor de fysieke werken zelf minder gemanipuleerd hoeven te worden en dus beter geconserveerd kunnen worden. digitale representaties gebruiken als referentiemateriaal in het dagdagelijks beheer van collecties. Door representaties te koppelen aan gegevens in het collectiebeheersysteem, moeten medewerkers niet telkens naar de zaal of depot om het werk te zien. Deze duurzame visie zet zich impliciet af tegen een gepercipieerde kortetermijnvisie op digitalisering, waarbij collecties, in een zo kort mogelijk tijdsbestek, zo kostenefficiënt mogelijk gedigitaliseerd en online gepubliceerd worden. Typisch gaat het hierbij om selecties uit de collectie, bij voorkeur de topstukken, die het makkelijkst te digitaliseren zijn en zo snel mogelijk op een website getoond worden. Hergebruik van zulke digitale collecties wordt vaak gehypothekeerd door onzorgvuldig klaren van rechten, onverwachte kosten voor opslag en hosting van digitale bestanden, websites en DAM-systemen die hergebruik van digitale bestanden beperken. In het slechtste geval raken zulke digitale collecties opgesloten in systemen waarover de collectiebeherende organiatei geen controle meer heeft; systemen die, zodra de kosten te hoog oplopen, in de vergetelheid geraken en van het web gehaald worden. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 8

Erfgoedportalen Niettemin is online publicatie een essentieel aspect van de digitalisering van collecties: ontsluiting van de collectie is immers een kerntaak van elk museum en noodzakelijk om voortdurend het maatschappelijk draagvlak voor de bewaring van erfgoedcollecties te versterken. Om ook digitale collecties voor dit doeleinde in te zetten, werden de afgelopen jaren in Vlaanderen een reeks erfgoedportalen ontwikkeld. Een erfgoedportaal is een website die collectiedata en digitale representaties uit één of meerdere collecties aggregeert en die vervolgens integraal doorzoekbaar maakt. Erfgoedportalen worden vaak ingezet als hefboom voor het dagelijks beheer van collecties. Een erfgoedportaal wordt doorgaans gevoed door een groep collectiebeheersystemen die centraal beheerd worden en waartoe elke deelnemende instelling een afzonderlijke toegang krijgt. Op die manier kan een organisatie de kost voor de ontwikkeling, het beheer en de infrastructuur voor een online zoekingang en een collectiebeheersysteem delen met andere organisaties. Zo een gedeeld systeem zorgt ervoor dat ook kleine erfgoedcollecties toegang krijgen tot een professioneel collectiebeheersysteem. Maar erfgoedportalen worden doorgaans vooral ingezet om de identiteit van de koepelorganisatie te versterken. Met die bedoeling hebben met name de verschillende bestuursniveaus in Vlaanderen de afgelopen jaren erfgoedportalen opgezet. Steden en gemeenten vormen erfgoedportalen rond erfgoedcellen om de lokale identiteit online zichtbaar te maken. Vlaamse centrumsteden ontwikkelen beeldbanken met onder meer beeldmateriaal uit stedelijke collecties om de stedelijke identiteit te versterken. Provincies ontwikkelen erfgoedportalen met de bedoeling de provinciale identiteit zichtbaar te maken. De Vlaamse overheid zelf ondersteunt drie initiatieven die een thematische en internationale dimensie hebben. De Vlaamse Kunst Collectie (VKC), het samenwerkingsverband van de vier kunsthistorische musea, beheert een aggregator met beelden en data over de vier grote historische kunstcollecties. LukasWeb beheert een beeldbank met digitale representaties van kunstwerken uit Vlaamse collecties met de bedoeling deze beelden te commercialiseren. Het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) beoogt de digitalisering van bedreigde audiovisuele collecties en de ontsluiting van dit materiaal voor onderwijs, onderzoek en openbare bibliotheken. Het CAHF heeft vooralsnog geen initiatieven ontwikkeld om collectiedata uit de vier musea voor hedendaagse kunst te aggregeren, maar stelt zich de vraag of een erfgoedportaal een geschikt instrument is om de duurzame bewaring en ontsluiting van de vier hedendaagse kunstcollectes te bevorderen. Welk meerwaarde biedt de ontwikkeling van een eigen portaal? Twee van de vier collecties maken immers reeds deel uit van provinciale en stedelijke netwerken. Met deze studie wil CAHF onderzoeken hoe het als samenwerkingsverband het best kan omgaan met deze ontwikkeling. Daarbij werd gekozen om zich niet enkel te concentreren op digitale representaties van collectiestukken, maar ook naar andere aspecten van de collectiewerking die meer en meer digitaal worden, m.n. digitale collectiedata, collectiedossiers, correspondentie, literatuur en restauratiedossiers die steeds vaker in digitale vorm worden aangeleverd en beheerd. Deze voorstudie brengt daarom eerst en vooral de actuele noden en risico s met betrekking tot digitalisering in de vier musea in kaart en peilt vervolgens het draagvlak bij de vier musea om vanuit het CAHF initiatieven op te starten rond duurzaam digitaal bewaren en ontsluiten. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 9

Met andere woorden: Hoe kunnen de digitaliseringsnoden van de vier hedendaagse kunstcollecties vanuit het CAHF het best gelenigd worden? VKC-online catalogus Begin 2013 kwam CAHF direct in aanraking met de hierboven beschreven dynamiek rond erfgoedportalen, door een concreet aanbod van VKC om de collecties van het CAHF toegankelijk te maken via de VKC online catalogus. De VKC werkt aan een technische update van haar bestaande aggregator, waarbij ingezet wordt op een gemeenschappelijke data hub die als centraal verdeelpunt functioneert voor data uit de VKC-collecties. Het doel van deze data hub is hergebruik van collectiedata en digitale beelden in verschillende online applicaties technisch eenvoudiger en goedkoper te maken en tegelijkertijd de toegang tot deze data en beelden efficiënt te beheren. Om de kostprijs van de ontwikkeling en het technisch beheer van deze data hub te drukken en de rijkdom en uitstraling van de data hub te vergroten is VKC op zoek naar bijkomende partners die hun collectiedata beschikbaar willen maken via deze aggregator. De kunstcollecties van de vier musea uit het CAHF-samenwerkingsverband zijn voor VKC een natuurlijke partner in de verdere ontwikkeling van de data hub tot een verdeelpunt voor collectiedata over zowel oude als nieuwe kunst in Vlaanderen. VKC onderzoekt ook de mogelijkheid tot structurele samenwerking met LUKAS om digitale beelden te bewaren en online beschikbaar te stellen. De technische onderbouw van de VKC online catalogus werd in 2012 doorgelicht door PACKED vzw. Hierbij werden ook technische eisen opgesteld voor de organisatie van het ecosysteem van collectiebeheersystemen rond de data hub. Het CAHF onderzoekt of deelname in de VKC online catalogus en data hub een concrete hefboom kan zijn om een beleid rond duurzaamheid en digitalisering uit te bouwen. Met deze voorstudie wil het CAHF onderzoeken of de vier collecties technisch en organisatorisch klaar zijn om data beschikbaar te stellen via de data hub van de VKC en tegelijkertijd toetsen of deelname in deze data hub de duurzame ontsluiting van de vier collecties verbetert. Onderzoeksvragen Met het oog op de hierboven beschreven probleemstelling werden twee onderzoeksvragen geformuleerd: Voor welke digitale noden dient CAHF initiatieven te ontwikkelen? Het CAHF-samenwerkingsverband is een instrument dat de vier musea kunnen inzetten om oplossingen te ontwikkelen voor hun digitale noden. Die oplossingen vereisen immers kostbare investeringen in infrastructuur en specifieke kennis en vaardigheden die voor de afzonderlijke musea moeilijk te verwerven zijn. Samenwerking biedt de mogelijkheid om die kosten en expertise te delen. Door de inhoudelijk overeenkomsten tussen de vier musea biedt samenwerking ook de mogelijkheid om oplossingen specifiek voor hedendaagse kunstcollecties te ontwikkelen. Daarom is het nuttig om deze noden systematisch in kaart te brengen en te identificeren welke noden door de vier musea gedeeld worden. De eerste onderzoeksvraag maakt een stand van zaken van de digitale collecties van de PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 10

vier musea aan de hand van de volgende zeven aspecten: Infrastructuur: Collectieregistratie: Kennisbeheer: Digitalisering: Preservering: Rechten: Online toegang: Welke IT-infrastructuur gebruiken de vier musea om hun digitale collecties (collectiedata, digitale representaties, administratieve gegevens, bibliotheek, documentatie) te beheren? Welke mensen en middelen hebben de zij hiervoor ter beschikking? Hoe worden gegevens over de collectie digitaal gedocumenteerd? Hoeveel data hebben de vier musea ter beschikking? Is de collectieregistratie volledig? Hoe uitgebreid zijn de metadata? Zijn de metadata goed doorzoekbaar? Welke gegevens over de museumwerking worden nog gedocumenteerd door de organisatie? Onder welke vorm zijn deze gegevens beschikbaar? Hoe worden digitale representaties van de collectie gemaakt? Hoeveel beelden hebben de vier musea beschikbaar? Zijn de collecties volledig gedigitaliseerd? Onder welke vorm zijn deze beelden beschikbaar? Welke IT-infrastructuur gebruiken de vier musea voor de langetermijnbewaring van hun digitale collecties? Welke mensen en middelen hebben zij hiervoor ter beschikking? Hoe worden de rechten die op de collecties rusten beheerd? Welke acties ondernemen de vier musea voor het klaren van rechten op respectievelijk werken, metadata en digitale representaties? Via welke kanalen worden de digitale collecties toegankelijk gemaakt via het web? Op welke niveaus (instelling, lokaal, Vlaams, Europees) zetten de musea hun online ontsluiting in? Welke visie hebben de vier musea ten aanzien van open data? Op basis van deze inventaris wordt een analyse gemaakt van de sterke en zwakke punten van de vier digitale collecties (zie hoofdstuk 3). Aanvullend werd ook gepeild naar het draagvlak voor gezamenlijke initiatieven rond duurzame bewaring en ontsluiting door het CAHF (zie hoofdstuk 4). Daarbij werden mogelijke samenwerkingen onderzocht op drie verschillende niveaus: Afstemming: Normalisering: De vier musea informeren elkaar over de verschillende aspecten van hun digitale collecties, met de bedoeling bepaalde acties samen te ondernemen waardoor het resultaat ervan gemaximaliseerd wordt. Door acties op elkaar af te stemmen wordt de werking van de vier musea performanter. De vier musea werken volgens dezelfde standaarden en normen, met de bedoeling de kwaliteit van de digitale collecties op een overeengekomen peil te brengen. Door dezelfde normen en standaarden te gebruiken wordt het eenvoudiger om toepassingen te ontwikkelen om digitale collecties te ontsluiten. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 11

Schaalvergroting: De vier musea maken gebruik van een gedeelde infrastructuur en diensten, met de bedoeling de kostprijs voor ontwikkeling en beheer zo laag mogelijk te houden. Schaalvergroting biedt de mogelijkheid om toepassingen te ontwikkelen die voor de afzonderlijke musea veel moeilijker te realiseren zijn. Welke initiatieven kan het CAHF-samenwerkingsverband nemen om de digitale noden van de vier musea te lenigen? De ontwikkeling van erfgoedportalen in de afgelopen jaren ging uit van de premisse dat een duurzame ontsluiting een hefboomfunctie vormt voor een duurzame creatie en bewaring van digitale collecties. De ontwikkeling van online toepassingen zoals bijvoorbeeld erfgoedportalen, websites rond evenementen, zoekmachines en toepassingen voor mobiele toestellen vormen met andere woorden de hefboom om de kwaliteit van registratie, digitalisering en bewaring op een bepaald kwaliteitspeil te brengen die verschillende manieren van online ontsluiting vandaag en in de toekomst mogelijk maakt. Op basis van de sterkte-zwakte analyse en de inschatting van het draagvlak voor dergelijke initiatieven bij de vier musea, worden een aantal mogelijke acties geformuleerd die uitgaan van deze premisse en die het CAHF kan uitvoeren als onderdeel van een beleid met betrekking tot duurzaamheid en digitalisering (zie hoofdstuk 5). Bij elk van deze acties wordt bijzondere aandacht geboden aan: o de noodzaak van de actie voor een duurzame ontsluiting van de collecties; o de bestaande initiatieven die CAHF kan gebruiken als hefboom om deze actie te realiseren; o de initiatieven die CAHF in naam van de vier musea zelf moet initiëren. 1.2. Werkplan Vraagstelling 6 februari 2013: overleg CAHF, ontwikkeling vraagstelling Interviews 18 februari: SMAK 19 februari: Mu.ZEE 20 februari: M HKA 14 maart Middelheimmuseum Digitale noden april-juni: transcriptie en verwerking interviews juni-juli: feedback musea augustus: sterkte-zwakte analyse & draagvlak PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 12

Actieplan augustus: ontwikkeling actieplan 23 augustus 2013: v0.5 voor revisie 11 september 2013: v0.6 feedback PACKED, CAHF, SMAK en Middelheimmuseum Publicatie 17 september 2013: v0.7 voor raad van Bestuur CAHF 12 november 2013: v1.0 voor publicatie 28 november 2013 v1.1 verwerking opmerkingen Philip Van den Bossche PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 13

PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 14

2. Digitale collecties Dit hoofdstuk bevat een stand van zaken van de digitale collecties van de vier musea die deel uitmaken van het CAHF-samenwerkingsverband. Deze digitale collecties worden onderzocht aan de hand van zeven aspecten: infrastructuur; collectieregistratie; kennisbeheer; digitalisering; preservering; rechten; online toegang. De gegevens voor deze stand van zaken werden verzameld in een reeks gesprekken met registrators en IT-verantwoordelijken van de vier musea. Een verslag van deze vijf gesprekken is te vinden in bijlagen 1 tot 7. De belangrijkste feiten uit deze gesprekken worden hieronder gegroepeerd in zeven overzichtstabellen, waarbij telkens een aantal algemene vaststellingen worden gemaakt. 2.1 Infrastructuur Over welke IT-infrastructuur beschikken de vier musea om hun digitale collecties (collectiedata, digitale representaties, administratieve gegevens, bibliotheek, documentatie) te beheren? Welke mensen en middelen hebben de vier musea hiervoor ter beschikking? Een gedetailleerd bespreking van de infrastructuur in de vier musea is opgenomen in Bijlage 1: CAHF Infrastructuur. De overzichtstabel hieronder toont welke verschillende systemen de vier collecties gebruiken voor het beheer van respectievelijk collectiedata, digitale representaties, administratieve data, bibliotheekdata en documentatie. Daaronder volgt voor elk museum het aantal VTE dat ingezet wordt voor het beheer van de digitale collecties, en de prioriteiten voor de nabije toekomst m.b.t. deze infrastructuur. Mu.Zee S.M.A.K. M HKA Middelheim collectiedata Adlib Museum (provincie) Adlib Museum (provincie) Adlib Museum (intern) Ensemblebank (intern) Adlib Museum (stad) digitale representaties diafilm 1 ; cd-rom (TIFF); Adlib (jpg); externe harde schijf; werkstations Adlib; beeldbank; CD s; MovE-server; fotograaf; werkstations collectiedossier; beeldenserver; AV-server; werkstations beeldbank; fotografen; server (stad); externe harde schijf; werkstations administratieve data server (intern); analoge dossiers server (stad); analoge dossiers server (intern); standplaatsbeheer door Katoennatie server (stad) bibliotheek / documentatie Vubis; analoge documentatie-mappen Adlib Bibliotheek (migratie naar Aleph, KASK & UGent); analoge documentatiemappen Adlib Bibliotheek; analoge documentatiemappen; ICC-archief Adlib Bibliotheek (migratie naar Brocade, Anet); analoge documentatie-mappen 1 Diafilm is een analoog reproductieformaat, maar wordt hier vermeld omdat deze beelden nadien gescand werden en nu beschikbaar zijn als TIFF- en JPG-bestand. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 15

collectiemedewerkers 1 VTE + 1 administratief medewerker 7 VTE (11 medewerkers) 4 VTE (6 medewerkers) 1,5 VTE collectieverantwoordelij ke 1 VTE (Barbara) 1 VTE (Iris) 1 VTE (Jan) 1 VTE (Lucie) registrator geen registrator; deeltijds door collectieverantwoordelijke; deels op projectbasis (digitalisering) 1 (Lien) + 2 VTE geen registrator, registratie is verdeeld onder de medewerkers op projectbasis (verwervingen, bruiklenen, standplaatsen) geen registrator; deeltijds door collectieverantwoordelijke (0,10 VTE) prioriteiten beleidsvisie op interne of externe IT-infrastructuur; migratie naar Erfgoedinzicht migratie collectiedata naar Erfgoedinzicht koppeling referentie- en beeldmateriaal via DAMsysteem beleidsvisie op interne of externe IT-infrastructuur Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden: De vier musea en de CVG gebruiken hetzelfde collectiebeheersysteem voor het beheer van hun collectiedata, m.n. Adlib Museum. M HKA gebruikt, naast het collectiebeheersysteem, een tweede databank om contextuele gegevens op een gestructureerde manier vast te leggen, m.n. de Ensembledatabank. De digitale representaties zitten bij de vier musea verspreid over verschillende locaties en verschillende soorten dragers (servers, externe harde schijven, werkstations, beeldbanken, fotografen, etc.) Bijgevolg is het voor de musea moeilijk om informatie te vergaren over de volledigheid van de digitale collectie en het (her)gebruik van die beelden. Bovendien worden veel beelden gedupliceerd, wat extra opslagruimte kost. Administratieve data (acquisitiedossiers, bruikleendossiers, conservering, etc.) zit verspreid over analoge en digitale dossiers. Digitale dossiers worden bewaard op file servers. Geen van de musea gebruikt een document management system voor het beheer van digitale documenten. De analoge dossiers worden als de meest betrouwbare bron gezien. Twee van de vier musea, S.M.A.K. en Middelheimmuseum, sluiten op korte termijn aan bij een bibliotheeknetwerk voor het beheer van hun bibliografische data. Deze musea vervangen hierbij Adlib Bibliotheek door respectievelijk Aleph en Brocade, waardoor hun bibliotheekcatalogus online beter doorzoekbaar wordt. De bibliotheekcatalogus van M HKA is online doorzoekbaar via de collectiewebsite. Die van Mu.ZEE is enkel lokaal raadpleegbaar. De vier musea beschikken over een historische collectie documentatiemappen, doorzoekbaar op kunstenaar of thema. Een van de vier musea, S.M.A.K., heeft een registrator in dienst die specifiek verantwoordelijk is voor de consistentie en volledigheid van de collectiedata. In de andere drie andere musea gebeurt de registratie deeltijds door de collectieverantwoordelijke en/of op projectbasis. De prioriteiten met betrekking tot infrastructuur liggen voor Mu.ZEE en S.M.A.K. bij de migratie van de collectiedata naar de Adlib instantie van het provinciale erfgoedportaal Erfgoedinzicht. Middelheimmuseum en Mu.ZEE zoeken een oplossing voor het efficiënter beheer van de digitale documenten die de organisatie produceert. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 16

2.2 Collectieregistratie Hoe worden gegevens over de collectie digitaal gedocumenteerd? Hoeveel data hebben de vier musea ter beschikking? Is de collectieregistratie volledig? Hoe uitgebreid zijn de metadata? Zijn de metadata goed doorzoekbaar? Een gedetailleerd bespreking van de Collectieregistratie in de vier musea is opgenomen in Bijlage 2: CAHF Collectieregistratie. De overzichtstabel hieronder toont de status van de collectieregistratie en de lacunes, het beschrijvingsniveau, de breedte, diepte en normalisering van de registratie en de prioriteiten voor de nabije toekomst m.b.t. collectieregistratie. Lacunes # beschrijvingen Aangroei # beschrijvingen per jaar invoer collectie Stad Oostende; correcte koppeling recordscollectiestukken Beschrijvingseenheid Diepte Normalisering Prioriteiten Mu.Zee S.M.A.K. M HKA Middelheim 6.000 records 50-60 objecten; groepen basisregistratie; tentoonstellingen; bibliografie basisregistratie (MovEinvulboek), AAT-NED standplaatsregistratie t.b.v.depotverhuizing inhaaloperatie depotregistratie (ong. 400 werken) 1.652 records (2.000 werken) Variabel (2012: 20 werken) objecten; groepen; archieven basisregistratie; standplaats; events minimumregistratie; basisregistratie (MovEinvulboek); kunstenaarsnamen: literatuur en RKDartist Volledige minimale registratie lacunes in grote verzamelingen objecten en oudere werken 4.672 records (4.387 werken) variabel objecten; groepen; collecties basisregistratie; bruikleen; tentoonstellingen basisregistratie digitalisering conditieregistratie vervollediging registratie tekeningen 1.257 records Variabel (2-3 werken) objecten basisregistratie; bruikleen; tentoonstellingen; standplaats beschrijvingsregels stedelijke musea; basisregistratie Meertalige beschrijvingen Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden: Drie van de vier musea stellen dat hun collectie volledig geregistreerd is, d.w.z. dat alle werken een identificatienummer hebben. Maar alle vier geven aan dat er nog lacunes zijn in delen van de collectie, m.n. beschrijvingen van complexe werken die bijvoorbeeld bestaan uit reeksen objecten of omvangrijke installaties. De collectiedata van de vier musea samen omvat ongeveer 13.700 beschrijvingen van werken en onderdelen van werken. De collectiedata bevat beschrijvingen van objecten en groepen objecten. Twee musea, S.M.A.K. en M HKA, beschrijven ook archieven en collecties objecten. In alle vier musea geldt de basisregistratie als beschrijvingsnorm. Maar ook hier geven drie van de vier musea aan dat er lacunes zijn in de registratie. Administratieve en contextuele informatie zoals bruikleen, tentoonstellingen, literatuur en events worden niet door alle musea in het collectiebeheersysteem geregistreerd. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 17

De prioriteit wat betreft collectieregistratie ligt voor Mu.ZEE bij de actualisering van de standplaatsregistratie in het nieuwe depot. Voor S.M.A.K. de volledige minimale registratie van de collectie. Voor Middelheimmuseum de meertaligheid van de basisregistratie. 2.3 Kennisbeheer Welke gegevens over de werking worden door de vier musea nog gedocumenteerd? Onder welke vorm zijn die gegevens beschikbaar? Een gedetailleerde bespreking van het kennisbeheer in de vier musea is opgenomen in Bijlage 3: CAHF Kennisbeheer. De overzichtstabel hieronder toont de verschillende systemen die gebruikt worden voor het beheer van respectievelijk collectiedossiers, standplaatsen, bruikleen, gegevens over tentoonstellingen, de bibliotheek, documentatie en authoritybestanden, en de prioriteiten voor de nabije toekomst m.b.t. kennisbeheer. Collectiedossier Standplaats Mu.Zee S.M.A.K. M HKA Middelheim analoog (prioritair) en digitaal Adlib Museum (onvolledig dr verhuis) analoog en digitaal Adlib Museum Bruikleen analoog en Excel-lijst analoog, Adlib Museum en Excel-lijst Tentoonstellingen Excel-lijst Adlib Museum (onvolledig) Bibliotheek Vubis Adlib Bibliotheek, migratie naar Aleph Documentatie Authorities documentatiemappen op kunstenaar Adlib Museum (kunstenaars-biografie) zaalteksten (Adlib Museum); onderzoeksdossiers Adlib Museum (kunstenaars-biografie) Prioriteiten standplaatsregistratie migratie bibliotheekdata analoog (prioritair) en digitaal Adlib Museum; Depotbeheer-systeem Katoennatie Adlib Museum; mailbox Ensemblebank; Adlib Museum; collectiewebsite analoog en digitaal Adlib Museum (onvolledig (tijdsgebrek) Adlib Museum (onvolledig) analoog dossier Adlib Bibliotheek Adlib Bibliotheek >>> Brocade documentatiemappen op kunstenaar; ICCarchief op kunstenaar Ensemblebank (kunstenaars-biografie; tentoonstellingen; kunstkritiek) uitbouw Ensemblebank documentatiemappen op kunstenaar / digitalisering kennisbeheer Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden: Collectiedossiers worden in de vier musea zowel analoog als digitaal bewaard. Het analoge dossier geldt meestal als primaire bron van informatie 2. Drie van de vier musea registreert standplaatsen als onderdeel van de collectiedata. M HKA heeft het standplaatsbeheer uitbesteed en werkt met afzonderlijke depotlijsten. 2 Verduidelijking van Veronique Despodt (S.M.A.K.) op 6 november 2013 m.b.t. het gebruik van digitale collectiedossiers in het S.M.A.K.: Het digitaal collectiedossier is prioritair voor S.M.A.K.. Voor transporten, bruiklenen wordt het analoge conditierapport vaak ter hand genomen. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 18

Gegevens over bruikleen en tentoonstellingen worden niet door alle musea systematisch in Adlib geregistreerd. Deze gegevens worden echter wel allemaal op een gestructureerde manier vastgelegd in rekenbladen. De bibliotheekcollecties van de vier musea worden beheerd in Adlib Bibliotheek. Twee van de vier musea, S.M.A.K. en Middelheimmuseum migreren hun bibliotheekdata naar een nieuwe bibliotheekbeheersysteem, respectievelijk Aleph en Brocade. Drie van de vier musea registreren biografische gegevens over kunstenaars. De prioriteiten met betrekking tot kennisbeheer zijn respectievelijk standplaatsbeheer voor Mu.ZEE, migratie van bibliotheekdata voor S.M.A.K., de ensemblebank voor M HKA en de digitalisering van het kennisbeheer voor Middelheimmuseum. 2.4 Digitalisering Hoe worden digitale representaties van de collectie gemaakt? Hoeveel beelden hebben de vier musea beschikbaar? Zijn de collecties volledig gedigitaliseerd? Onder welke vorm zijn deze beelden beschikbaar? Een gedetailleerde bespreking van de digitalisering van de collecties in de vier musea is opgenomen in Bijlage 4: CAHF Digitalisering. De overzichtstabel hieronder toont de status, aard en omvang van de digitale collecties, wie de collecties digitaliseert en hoe ze doorzoekbaar zijn, en de prioriteiten voor de nabije toekomst m.b.t. digitalisering. Mu.Zee S.M.A.K. M HKA Middelheim Status onvolledig onvolledig onvolledig onvolledig Omvang Types beelden Koppeling registratie Makers Doorzoekbaarheid Prioriteiten 70% van de collectie; voor 2002 > diafilm/tiff; na 2002 > via DCA-project representaties; tentoonstellingen; behoud en beheer onbekend representaties; tentoonstellingen; behoud en beheer enkel wat getoond wordt in tentoonstellingen of op de website representaties enkel wat getoond wordt in tentoonstellingen of op de website representaties; tentoonstellingen; behoud en beheer ja ja neen neen externe fotografen; LUKAS Adlib redden van de TIFF s op CD; inventarisatie van de beelden; intern beleid en infrastructuur voor beeldbeheer eigen fotograaf; collectiemedewerkers mappenstructuur op kunstenaar en op evenement, in de toekomst: via Beeldbank Stad Gent migratie beelden naar de Beeldbank kunstenaars; externe fotografen; collectiemedewerkers mappenstructuur; header van de bestanden; bestandsnaam digitalisering AV materiaal. stadsfotografen; medewerkers behoud en beheer beeldbank intern beleid beeldbeheer; nieuwe stedelijke beeldbank Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden: Geen van de vier collecties is volledig gedigitaliseerd. Enkel Mu.ZEE kan een inschatting PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 19

maken van de volledigheid van de digitale representaties. M HKA en Middelheimmuseum digitaliseren enkel in functie van wat getoond wordt. De beelden die de vier musea maken, vallen uiteen in drie groepen: digitale representaties, beelden van tentoonstellingen (zaalzichten) en beelden voor behoud en beheer. Voor digitale representaties werken de vier musea samen met een professionele fotograaf. S.M.A.K. en M HKA beheren de beelden voor het ogenblik in een mappenstructuur. Mu.ZEE en Middelheimmuseum in respectievelijk Adlib en een aparte beeldbank. S.M.A.K. en Middelheimmuseum migreren hun beelden op korte termijn naar een nieuw DAM-systeem. Mu.ZEE onderzoekt hoe het beheer van beelden verbeterd kan worden. Voor M HKA ligt de prioriteit bij de digitalisering van audiovisueel materiaal. 2.5 Preservering Welke IT-infrastructuur gebruiken de vier musea voor de langetermijnbewaring van hun digitale collecties? Welke mensen en middelen hebben de vier musea hiervoor ter beschikking? Een gedetailleerde bespreking van de preservering van de collecties in de vier musea is opgenomen in Bijlage 5: CAHF Preservering. Geen van de vier musea neemt voor het ogenblik concrete acties met betrekking tot de lange termijnbewaring van de digitale collecties. Vooralsnog beperken de acties zich tot het onderzoeken van de verschillende beleidsopties: Mu.Zee S.M.A.K. M HKA Middelheim Beleid Geen specifiek beleid Koppeling e-depot Stad Gent met de beeldbank Redundante opslag en back-up; koppeling met VIAA Koppeling e-depot Felixarchief met het nieuwe DAM Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden: De vier musea nemen voor het ogenblik geen specifieke acties met betrekking tot de lange termijnbewaring van hun digitale collecties 3. S.M.A.K. en Middelheimmuseum kunnen op termijn beschikken over diensten voor langetermijnbewaring via de stedelijke voogdijoverheid. 2.6 Rechten Hoe worden de rechten die op digitale collecties rusten beheerd? Welke acties ondernemen de vier musea voor het klaren van rechten op respectievelijk werken, metadata en digitale representaties? Een gedetailleerde bespreking van het rechtenbeheer in de vier musea is opgenomen in 3 Verduidelijking Veronique Despodt (S.M.A.K.) op 6 november 2013: S.M.A.K. bereidt een aantal specifieke acties voor, m.n. het overzetten op stabielere media en het selecteren van de afbeeldingen. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 20

Bijlage 5: CAHF Rechtenbeheer. De overzichtstabel hieronder toont het beleid met betrekking tot rechten op respectievelijk werken, collectiedata en digitale representaties. Mu.Zee S.M.A.K. M HKA Middelheim Werken enkel de aanwinsten na 2002 zijn geklaard recente aanwinsten: drietalige contracten voor kunstenaars of auteursrechthebbenden CVG na 2002 en recente aanwinsten zijn geklaard Overeenkomst met kunstenaars voor gebruik van foto s; geen regeling voor hergebruik Collectiedata (onvoldoende informatie) (onvoldoende informatie) overeenkomst met curatoren en medewerkers (onvoldoende informatie) Representaties (onvoldoende informatie) overeenkomst met de fotograaf overeenkomsten met fotografen, onderzoekers en andere auteurs deels geklaard; sommige fotografen weigeren rechten af te staan. Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden: Voor de recente aanwinsten van de vier musea zijn de rechten geklaard. De vier musea hebben hiervoor recent werk gemaakt van de nodige standaardovereenkomsten. (Collectiedata: onvoldoende informatie) (Beelden: onvoldoende informatie) 2.7 Online toegang Via welke kanalen worden de digitale collecties toegankelijk gemaakt via het web? Op welke niveaus (instelling, lokaal, Vlaams, Europees) zetten de musea hun online ontsluiting in? Welke visie hebben de vier musea ten aanzien van open data? Een gedetailleerde bespreking van de online toegang tot de collecties van de vier musea is opgenomen in Bijlage 7: CAHF Online toegang. De overzichtstabel hieronder toont de omvang van de digitale collecties die beschikbaar zijn voor online publicatie en het gebruik van respectievelijk de collectiewebsite, Europeana, Erfgoedinzicht en beeldbanken voor de online ontsluiting. Mu.Zee S.M.A.K. M HKA Middelheim Klaar voor publicatie 300 records online 145 records online 4.672 records online geen records online Collectiewebsite online catalogus selectie; statisch online catalogus; selectie beelden statisch selectie; statisch Europeana ja, 300 records via DCA ja, 24 records via CVG neen neen Erfgoedinzicht (in overweging) ja, via MovE N.v.t. N.v.t. Beelden via webserver collectiewebsite via beeldbank Stad Gent selectie beelden op de collectiewebsite; statisch selectie beelden op de collectiewebsite; statisch PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 21

Op basis van deze gegevens kunnen de volgende vaststellingen gemaakt worden: Minder dan 10% van de collectiedata van Mu.ZEE en S.M.A.K. is klaar voor online publicatie. M HKA publiceert de volledige collectiedata in een online catalogus, zonder koppeling met de beelden. Middelheim publiceert enkel de topstukken op een statische website. Eén van de vier musea heeft een online collectiecatalogus. De andere drie publiceren de topstukken op een statische webpagina. Twee van vier musea zijn aanwezig op Europeana. Eén museum op Erfgoedinzicht. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 22

3. Sterkte-zwakte analyse In dit hoofdstuk wordt een sterkte-zwakte analyse gemaakt van de digitale collecties van de vier musea in CAHF samenwerkingsverband, i.c. een analyse van de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen voor deze digitale collecties. De analyse grijpt terug naar de stand van zaken die gemaakt werd in hoofdstuk 1 en tracht bouwstenen aan te brengen voor initiatieven die het CAHF kan opzetten om het beheer en de ontsluiting van deze digitale collecties te verbeteren. Alle sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen voor deze digitale collecties zijn samengebracht in volgend diagram: PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 23

3.1 Sterktes De digitale collecties van de vier musea in het CAHF-samenwerkingsverband tellen vier sterke punten: S1. Eenvormige datastructuur De vier musea gebruiken voor het beheer van hun collectiedata hetzelfde collectiebeheersysteem, m.n. Adlib Museum (zie 2.1), waardoor de collectiedata van de vier musea een gelijkaardige datastructuur hebben. De collectiedata van de vier musea is gedocumenteerd met behulp van Adlib metadata-elementen, die geëxporteerd kunnen worden als Adlib-tagged tekstbestanden of Adlib XML-bestanden. Eenvormige data vereenvoudigt de integratie van collectiedata uit de vier musea in één toepassing, zoals een data hub of zoekmachine. Er hoeft maar één basismapping gemaakt te worden (indien nodig met een aantal variaties) voor de vier musea, wat de kostprijs van de ontwikkeling en de migratie van de data drukt. De eenvormige datastructuur vergemakkelijkt in een volgende fase ook de inhoudelijke evaluatie van de data, i.c. statistische gegevens over gebruikte velden en normalisering van data. S2. Consistentie data Naast een gelijkaardige datastructuur, gebruiken de vier musea ook dezelfde norm voor de beschrijving van hun werken, m.n. de basisregistratie (zie 2.2). Deze set van 20 beschrijvingselementen, ontleend aan de Nederlandse Basisregistratie en de CIDOC richtlijnen, omvat de belangrijkste identificatiegegevens van een kunstwerk: inventarisnummer, objectnaam, titel, vervaardiger, datering, materiaal, techniek en afmetingen. Door gebruik van de basisregistratie als norm voor de collectieregistratie, heeft de collectiedata niet alleen vormelijk, maar ook inhoudelijk een grotere consistentie. Dit biedt ontwikkelaars een duidelijk beeld van het inhoudelijk materiaal waarmee ze aan de slag kunnen. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat de basisregistratie slechts een zeer algemene beschrijving van het object biedt. Met name voor de beschrijving van complexe kunstwerken zoals installaties en mediakunst, biedt deze norm weinig houvast. Bijgevolg kan men tussen de vier musea nog aanzienlijk verschillen verwachten in de registratie van complexere werken. S3. Koppeling met bibliotheekcatalogi De vier musea beschikken elk over een gespecialiseerde bibliotheekcollectie, waarvan de bibliotheekdata beheerd wordt in Adlib Bibliotheek (zie 2.3). Bibliografische referenties in de collectiedata worden rechtstreeks gekoppeld aan de bibliotheekdata. S.M.A.K. (zie Bijlage 3.2) en Middelheimmuseum (zie Bijlage 3.4) nemen op korte termijn een nieuw bibliotheekbeheersysteem in gebruik dat hen toelaat de bibliotheekdata ook via externe online catalogi doorzoekbaar te maken. Daarbij wordt zorg gedragen dat de koppeling met de collectiedata bewaard blijft. De koppeling tussen collectiedata en bibliotheekdata is in de eerste plaats nuttig voor registratoren en conservatoren om op een efficiënte manier literatuurverwijzingen naar werken in de collectie te documenteren. Vanuit het perspectief van collectieontsluiting PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 24

vormt de koppeling tussen collectie- en bibliotheekcatalogi een belangrijke meerwaarde voor collectiemedewerkers en onderzoekers. De koppeling tussen de collectiedata en bibliotheeknetwerken als Anet en Aleph biedt nieuwe technische mogelijkheden om collecties online te ontsluiten, zoals het gebruik van webservices om bibliografische data op een dynamische te integreren in collectiedata. S4. Aansluiting bij bestaande aggregators en e-depots b Om de online vindbaarheid van hun collectie te vergroten stelt S.M.A.K. (zie Bijlage 5.2) een deel van zijn collectiedata ter beschikking van Europeana en Erfgoedinzicht. Ook een deel van de collectie van Mu.ZEE (Zie Bijlage 5.1) is vindbaar via Europeana en de collectie overweegt deelname aan Erfgoedinzicht. Wat betreft de vindbaarheid op Europeana dient wel de kanttekening gemaakt te worden dat deze collectiedata op projectbasis werd aangeleverd werd via de CVG en dat er geen lange termijnvisie is op het actualiseren en beheren van deze data. Erfgoedinzicht heeft de intentie om op termijn de collectiedata die zij aggregeert vindbaar te maken op Europeana. Deelname van deze twee musea aan aggregatieprojecten is een waardevol initiatief voor CAHF omdat deze instellingen intussen praktische ervaring hebben met de voorbereiding van data en beelden in functie van aggregatie. Door deelname in DCA heeft Mu.ZEE ook ervaring opgebouwd met het structureel digitaliseren van zijn collectie. S.M.A.K. (zie 2.5.2) en Middelheim (zie 2.5.4) hebben, via hun stedelijke voogdijoverheid, op termijn toegang tot het stedelijke e-depot om de langetermijnbewaring van hun digitale collecties te verzekeren. Daarnaast zijn de vier musea ook aangezocht in het kader van de opstart van het VIAA om bedreigde audiovisuele collecties te digitaliseren en te bewaren in het VIAA. Aansluiting zoeken bij bestaande initiatieven voor langetermijnbewaring van digitale bestanden, betekent voor deze musea een structurele besparing in een domein waarin zij vooralsnog geen initiatieven konden ontplooien. Het is aanbevolen dat ook Mu.ZEE en M HKA aansluiting zoeken bij een van de stedelijke, provinciale of Vlaamse projecten die in voorbereiding zijn. Maar met name wat betreft de deelname in internationale initiatieven rond netwerken zoals Europeana en Europese subsidieprogramma s zoals Horizon 2020 liggen voor de vier musea mogelijkheden tot samenwerking. 3.2 Zwaktes De digitale collecties van de vier musea in CAHF samenwerkingsverband tellen acht structurele zwaktes: Z1. Ad hoc digitalisering van collecties. In de vier musea ontbreekt een structurele aanpak bij de digitalisering van collecties. In twee musea worden werken om praktische redenen enkel ad hoc gedigitaliseerd en de koppeling met de collectiedata vertoont tekortkomingen. M HKA (zie Bijlage 4.3) digitaliseert werken enkel op het ogenblik dat het onderwerp vormt van een tentoonstelling of bruikleen. S.M.A.K. (zie Bijlage 4.2) digitaliseert enkel werken die online ontsloten worden via Erfgoedinzicht en Europeana. Mu.ZEE (zie Bijlage 4.1) en Middelheimmuseum(zie Bijlage 4.4) hebben hun collectie later fotograferen, maar in beide gevallen vertoont de digitale collectie tekortkomingen en hiaten. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 25

Geen van de vier musea beschouwt de digitalisering van een werk echter als een structureel onderdeel van de registratie van het werk. Bijgevolg is de collectie digitale representaties, vandaag online beschikbaar in deze drie musea, niet representatief voor de collecties die de musea bewaren. Ze beperken zich doorgaans tot de topstukken 4. De collecties van Mu.ZEE (zie Bijlage 4.1) en Middelheimmuseum (zie Bijlage 4.4) zijn in één operatie gefotografeerd en gedigitaliseerd, maar de beelden zijn op dit ogenblik moeilijk tot niet online toegankelijk. De digitale collectie van Mu.ZEE heeft af te rekenen met een aantal typische kinderziektes: de verspreiding en vermenigvuldiging van kopieën van beelden over verschillende werkstations en draagbare schijven, opslag van moederbestanden op cd s die niet meer leesbaar blijken, ontbrekende software om de collectie digitale beelden efficiënt te beheren, technische beperkingen en hoge kostprijs om beelden online toegankelijk te maken. Ook de digitale collectie van Middelheimmuseum kampt met verspreiding en vermenigvuldiging van kopieën over verschillende locaties. In beiden musea maakt de digitalisering van het werk echter geen deel uit van de registratie van het werk bij verwerving. Hierdoor dreigen op termijn nieuwe achterstanden te ontstaan. Deze ad hoc aanpak van digitalisering beperkt de mogelijkheden om de rijkdom van een collectie online te exploreren. Aangezien in drie van de vier musea geen begin gemaakt is met de systematische en structurele digitalisering van de collectie, is het voor het CAHF op korte termijn onmogelijk om een visueel aantrekkelijke toepassing te ontwikkelen die de collecties van de vier musea toegankelijk maken voor een breed publiek. Z2. Te weinig registrators Slechts een van de vier musea, S.M.A.K. (zie Bijlage 1.2), heeft een voltijds registrator in dienst die de collectiedata van het museum actueel houdt. Bovendien is dit in S.M.A.K. slechts voldoende om de basisregistratie op peil te houden. In het Middelheimmuseum (zie Bijlage 1.4) en Mu.ZEE (zie Bijlage 1.1) is collectieregistratie een onderdeel van het takenpakket van de collectieverantwoordelijke en wordt de registratie hierdoor beperkt tot de registratie van de aanwinsten. Mu.ZEE en M HKA beheren de collectiedata op projectbasis. Mu.ZEE (zie Bijlage 1.1) is afhankelijk van digitaliseringsprojecten (bv. DCA) om doelgericht delen van de collectiedata te actualiseren en te verrijken. M HKA (zie 2.1.3) beheert collectiedata enkel in functie van de tentoonstellingscyclus. Bijgevolg is het voor deze musea onmogelijk om hun kerntaak als collectiebeherende instelling op een duurzame manier in te vullen. Als oorzaak voor de beperkte capaciteit voor registratie wordt, naast de beperkte mankracht, ook aangehaald dat digitale registratie van collectiedata in het collectiebeheersysteem een tijdrovende taak is. Hierin zit een zekere tegenspraak, aangezien een collectiebeheersysteem net tot doel heeft het collectiebeheer te stroomlijnen. De registratie van gegevens over identificatie, conservatie, bruikleen, etc. is in de eerste plaats bedoeld om het beheer van een collectie efficiënter te maken. Met het oog op online ontsluiting is omvangrijke en consistente collectiedata een 4 Verduidelijking Veronique Despodt op 6 november 2013 m.b.t. de beschikbare representaties van werken uit de collectie van het S.m.A.K.: Sinds de jaren 1980 zijn de collectie en de tijdelijke tentoonstellingen en andere events uitgebreid gedocumenteerd door onze eigen fotograaf (en van de jaren ervoor bestaat ook uitgebreide documentatie). Ons fotoarchief vormt een schat aan informatie. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 26

noodzakelijke voorwaarde om toepassingen te ontwikkelen over die collectie. Metadata is noodzakelijk om werken online te identificeren, om de collectie doorzoekbaar te maken en werken te contextualiseren. Collectiedata die niet actueel en inhoudelijk onbetrouwbaar is, maakt de ontwikkeling en het gebruik van online toepassingen onmogelijk. Z3. Beperkte online ontsluiting Twee van de vier musea, Mu.ZEE en S.M.A.K., publiceren voor het ogenblik minder dan 10% van hun digitale collecties op het web. M HKA publiceert de volledige collectiedata, maar zonder koppeling met digitale beelden en los van de andere digitale presentaties. Middelheimmuseum heeft geen online catalogus. Voor het ogenblik bestaat de online ontsluiting van de vier collecties voornamelijk uit statische webpagina s die de recente aanwinsten en topstukken uit de collectie presenteren. De collectiewebsite wordt voornamelijk ingezet om online bezoekers, met behulp van die topstukken, te overhalen om ook een fysiek bezoek te brengen aan het museum. Dit is zonder enige twijfel een legitieme doelstelling, maar de eenzijdig focus op- het lokken van fysieke bezoekers - gaat voorbij aan de veel krachtigere rol die het web kan vervullen als kennisbron. De vier musea onderbenutten zo de investeringen die ze doen in de online zichtbaarheid van hun collectie. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat de vier musea onderzoeken hoe ze hun digitale aanwezigheid op het web beter kunnen benutten. Mu.ZEE, Middelheimmuseum en S.M.A.K. rekenen hiervoor op de initiatieven die ontwikkeld worden door de stedelijke en provinciale overheden. S.M.A.K. (zie Bijlage 7.2) neemt deel aan de provinciale erfgoedbank Erfgoedinzicht. Mu.ZEE (zie Bijlage 7.1) overweegt deelname in Erfgoedinzicht. Beide musea realiseren zich echter dat door de lokale invalshoek van dit netwerk slechts een deel van hun doelgroep wordt bereikt. Beide musea staan open voor een complementair platform dat de collecties ook op nationaal en internationaal niveau zichtbaar maakt. Middelheimmuseum (zie Bijlage 7.4) opereert in het Antwerpse netwerk van stedelijke musea en verwacht de implementatie van een nieuw CMS dat specifiek gericht is op collectieontsluiting. M HKA 5 (zie Bijlage 7.3) voert een interessant experiment met de Ensemblebank om contextuele informatie structureel vast te leggen en onmiddellijk te valoriseren in de tentoonstellingen. Conceptueel, technisch en organisatorisch is dit experiment toe aan een grondige evaluatie, die nuttige ideeën kan opleveren voor de valorisatie van contextuele gegevens van elk van de vier musea. Door de beperkte omvang van de metadata en beelden die online geplaatst worden en de eenzijdige focus op de collectiewebsite als lokmiddel om bezoekers naar het museum te halen, missen de vier musea heel wat kansen om hun digitale collecties in te zetten voor onderwijs- en onderzoeksdoeleinden of om bijvoorbeeld hedendaagse kunst in de digitale 5 Update van Jan Devree op 7 november 2013 met betrekking tot online toegang tot de collective van M HKA: M HKA hebben het voorbije jaar hard gewerkt aan een duidelijke profilering en verhaal van de collectie. We schreven een collectiebeleidsplan waarin de collectiebeleidsvisie en profilering van de collectie is toegelicht. En we maakten een collectieboek en grote collectiepresentatie die een duidelijk beeld weergeeft over onze collectie. Daarnaast is dit ook terug te vinden in de ensemblebank waar meerdere applicaties uitgebouwd werden, m.n. Het karakter van een collectie, Hoogtepunten en wandelingen, Nucleus, Ensembles en Extra muros. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 27

leefwereld van jongeren te introduceren. Zowel jongeren, studenten als onderzoekers stellen immers steeds meer eisen aan de online beschikbaarheid van informatie over collecties. Z4. Onbetrouwbare identificatie van werken Hoewel drie van de vier musea aangeven dat hun collectie volledig geregistreerd is, blijkt in de praktijk de collectiedata van slechts één museum, Middelheimmuseum, voldoende betrouwbaar als bron voor de identificatie van werken in de collectie. Hiervoor zijn verschillende oorzaken. Pas sinds 2010 maakt het S.M.A.K. (zie Bijlage 2.2) werk van een systematische collectieregistratie. Sindsdien loopt in het museum een inhaaloperatie waarbij een minimale registratie van de volledige collectie wordt gemaakt. Mu.ZEE (zie Bijlage 2.1) werkt op projectmatige basis aan de integratie van collectiedata uit drie verschillende bronnen in één systeem. Dit vereist een standplaatscontrole en het toetsen van de basisregistratie. Momenteel is de collectie, omwille van de verbouwing van het depot, ondergebracht op een tijdelijk locatie en is het voor het museum moeilijk om deze noodzakelijke controle door te voeren. De collectiedata van M HKA (zie Bijlage 2.4) vertoont lacunes in de registratie van oudere werken en deelcollecties. Met name de ontsluiting van collectie naar onderwijs en onderzoek vereist van musea dat collectiedata betrouwbaar is. Zonder deze garantie is het moeilijk om toepassingen te ontwikkelen die aan de noden en interesses van deze doelgroepen tegemoet komen. Z5 Beperkte toegang tot digitale representaties Digitale representaties van werken uit de collecties van de vier musea zijn moeilijk toegankelijk voor hergebruik in online toepassingen. Beelden worden op ad hoc basis ter beschikking gesteld voor publicatie op websites, wat telkens de tussenkomst van een collectiemedewerker vereist. Dit bemoeilijkt de valorisatie van de digitale collecties. De oorzaak van dit probleem is bij alle vier musea de bewaring van digitale representaties op verschillende dragers en locaties. Moederbestanden worden in een aantal gevallen nog op CD s, externe harde schijven of gewoon op de harde schijf van het werkstation bewaard (voor S.M.A.K.: zie Bijlage 1.2 en voor Mu.ZEE: zie bijlage 1.1). In het bijzonder de preservering van deze beelden is hierdoor ernstig in gevaar. Maar ook wanneer beelden centraal zijn samengebracht, blijken ze niet noodzakelijk vlot toegankelijk voor gebruik. Middelheimmuseum (zie Bijlage 1.4) beschikt over een beeldbank, maar het instrument blijkt voor collectiemedewerkers te moeilijk in gebruik. De beelden van M HKA (zie Bijlage 1.3) zijn ondergebracht op een afzonderlijke beeldenserver, maar in de praktijk gebruiken collectiemedewerkers beelden die samen met andere documenten in het collectiedossier worden bewaard. Vaak ontbreekt in de organisatie duidelijke afspraken over het beheer en gebruik van beelden en raken bestanden zo verspreid over verschillende computers en harde schijven. Het gevolg is dat musea geen overzicht kunnen bieden van de werken waarvoor ze beelden beschikbaar hebben en/of welke kwaliteit die beelden hebben. Een vraag om een digitale representatie van een kunstwerk gaat hierdoor steeds gepaard met heel veel opzoekwerk. Het beheer van digitale representaties is een collectietaak die voor een groot deel geautomatiseerd kan worden, maar dit blijkt voor musea in de praktijk niet zo eenvoudig te PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 28

zijn. Drie van de vier musea onderzoeken, implementeren of evalueren het gebruik van een DAM-systeem voor hun digitale beelden. Mu.ZEE (zie Bijlage 4.1) onderzoekt het gebruik van de DAM-functionaliteiten die geboden worden door Erfgoedinzicht, maar ondervindt dat de specifieke noden van het museum niet makkelijk ingevuld kunnen worden door de beschikbare diensten. S.M.A.K. (zie Bijlage 4.2) heeft momenteel een eerste set van ca. 5000 beelden toegankelijk gemaakt in de beeldbank van de stad Gent en investeert heel wat tijd in de evaluatie en verdere configuratie van dit systeem. Het Middelheimmuseum (zie Bijlage 4.4) heeft de beschikking over een Picturae-beeldbank, maar die blijkt niet aan de concrete noden van het museum te voldoen. Het museum werkt aan de aanbesteding van een nieuwe beeldbank. Z6. Beperkte toegang tot contextuele informatie Contextuele informatie, zoals collectiedossiers, authority-bestanden, gegevens over bruiklenen, tentoonstellingen en conservering, worden niet of onvoldoende als gestructureerde data vastgelegd. Hierdoor wordt het onmogelijk om een grote hoeveelheid kennis over de collectie via online toepassingen toegankelijk te maken. Hoewel de vier musea een collectiebeheersysteem gebruiken dat toelaat om deze informatie vast te leggen als onderdeel van de collectiedata, worden deze gegevens op uiteenlopende manier buiten de collectiedata om gedocumenteerd. Mu.ZEE (zie Bijlage 3.1) geeft aan dat het collectiebeheersysteem onvoldoende ondersteuning biedt voor de afhandeling van bruiklenen in het museum. Als alternatief wordt gebruik gemaakt van Excel-rekenbladen om de bruikleenadministratie op te volgen. Ook de andere musea maken gebruik van rekenbladen en e-mail voor deze taken. Bijgevolg is het documenteren van gegevens over bruikleen en tentoonstellingen iets wat retroactief gebeurt en dus vaak uitgesteld wordt door tijdsgebrek (zie ook Middelheimmuseum Bijlage 3.4). Een andere oorzaak waarom contextuele informatie vaak buiten de collectiedata om wordt vastgelegd is het spanningsveld tussen het beheer van analoge en digitale documenten. De vier musea hebben zowel een analoog als digitaal collectiedossier. In de praktijk betekent dit duplicatie van documenten en beheer op uiteenlopende locaties en systemen, vaak zonder een directe koppeling met de gegevens in de collectiedata. Drie van de vier musea geven er de voorkeur aan het analoge collectiedossier volledig te houden en bijgevolg digitale documenten af te drukken om ze in het analoge collectiedossier te archiveren. De keuze om het analoge collectiedossier prioriteit te geven wordt gemotiveerd vanuit het feit dat het werkproces in de musea voor een groot deel analoog verloopt en een aantal documenten (contracten, ontvangstbewijzen) in ieder geval analoog gearchiveerd moeten worden 6. Niettemin worden steeds meer documenten digitaal geproduceerd en komt de keuze om collectiedossiers analoog te beheren steeds meer onder druk te staan. Een aantal types documenten zoals e-mails en digitale afbeeldingen blijken in afgedrukte vorm veel moeilijker leesbaar en doorzoekbaar dan digitaal. 6 Verduidelijking Veronique Despodt (S.M.A.K.) op 6 november 203 m.b.t. de verhouding tussen het analoge en digitale collectiedossier: Het digitaal collectiedossier is prioritair bij ons. Voor transporten, bruiklenen wordt het analoge conditierapport vaak ter hand genomen. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 29

Voor de ontsluiting van digitale collecties bezitten collectiedossiers een aantal interessante gegevens. Middelheimmuseum (zie Bijlage 3.4) geeft aan dat de digitalisering van de collectiedossiers heel wat nieuwe mogelijkheden zou bieden om de dienstverlening naar onderzoekers te verbeteren. M HKA (zie Bijlage 3.3) experimenteert met het documenteren van contextuele informatie in de Ensembledatabank. De ervaringen met het huidige systeem wijzen echter uit dat de creatie en accumulatie van informatie in het productieproces van een tentoonstelling zich heel moeilijk laat automatiseren. Door gegevens over museale werkprocessen ongestructureerd vast te leggen, dreigt een aanzienlijke hoeveelheid historische en beheersinformatie op termijn verloren te gaan. Informatie over verwerving is een essentieel onderdeel van de collectieregistratie. Bruikleenen tentoonstellingsgegevens zijn belangrijk om de waardering en de uitstraling van de collectie zichtbaar te maken. Z7. Beperkt genormaliseerde data Door het gebruik van Adlib Museum, beschikken alle museum over een thesaurusmodule voor personen en organisaties, plaatsen, materialen, technieken en concepten. Het gebruik van standaardterminologieën in de collectiedata is minimaal en beperkt zich tot het gebruik van AAT-NED. Geen van de musea vermeldde het gebruik van biografische (ODIS, ULAN, VIAF) en geografische (TGN, geonames.org) standaardterminologieën. De beperkte aandacht voor de normalisering is een potentiële zwakte bij de integratie van data uit de vier musea. Om de vier collecties als een geheel doorzoekbaar te maken is meer dan waarschijnlijk een grote inspanning nodig om eigennamen in de collectiedata te normaliseren. Dit kan een ernstige rem betekenen op de ontwikkeling van gedeelde toepassingen. Genormaliseerde data zijn immers een belangrijke randvoorwaarde voor de optimale doorzoekbaarheid van geaggregeerde collecties. Bovendien bieden ze op termijn mogelijkheden tot het publiceren van collectiegegevens als linked open data. Z8. Ontoereikend rechtenbeheer De vier musea sluiten bij nieuwe aanwinsten een overeenkomst met de kunstenaar die het museum toelaat digitale representaties van het werk online toegankelijk te maken. Voor een groot deel van de oudere werken zijn die rechten niet tot onvoldoende geklaard. Dit maakt het onmogelijk om grote delen van de collecties van de vier musea online toegankelijk te maken voor een breed publiek. De vier musea hebben recent werk gemaakt van standaardcontracten en het sluiten van overeenkomsten met kunstenaars waar ze direct mee in contact staan (zie 2.6). Maar het probleem situeert zich voornamelijk in de groep werken waarvan de kunstenaar minder dan 70 jaar geleden overleden is. Het opsporen van rechthebbenden en het sluiten van overeenkomsten met erven en beheersvennootschappen is een stuk complexer en tijdrovender. Dit probleem vormt een ernstige beperking op de ontwikkeling van toepassingen voor een breed publiek. De rechtensituatie van de digitale representaties bevindt zich in een vergelijkbare situatie. De musea hebben bij recente digitaliseringsopdrachten een overeenkomst gesloten waarin de fotograaf toestemming verleent op de digitale beelden te gebruiken voor de ontsluiting van het gefotografeerde werken, maar de contracten vertonen nog lacunes wanneer het gaat om hergebruik van beelden via het internet. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 30

3.3 Kansen In de verschillende gesprekken met registrators en IT-medewerkers uit de vier musea werden vier kansen geïdentificeerd om de duurzaamheid van het digitale beheer en de ontsluiting van deze collecties te verbeteren. Ter verduidelijking wordt voor elke kans ook de motivering vermeld vanuit het perspectief van één of meerder musea: K1 Online profilering van hedendaagse kunstcollecties Het CAHF heeft als missie om hedendaagse kunstcollecties internationaal te profileren. De inhoudelijke samenhang tussen de vier collecties biedt de mogelijkheid om een gemeenschappelijke presentatie te ontwikkelen die de waardering en interesse voor hedendaagse kunst en de identiteit van de vier musea versterkt. De digitale collecties kunnen hierbij ingezet worden om kunstwerken uit de vier musea in een virtuele ruimte met elkaar in dialoog te brengen en verbanden, tegenstellingen, ontwikkelingen en fenomenen binnen dit corpus zichtbaar te maken. Voor digitale collecties kan dit bovendien een hefboom zijn voor een structurele aanpak van de digitalisering van de collecties en de verrijking van de collectiedata met beschrijvende data en interpretaties. Door de internationale dimensie van het CAHF kan dit ook een hefboom zijn om de meertalige toegang tot de collectiedata te realiseren. Mu.ZEE: CAHF kan een meerwaarde bieden om de online zichtbaarheid van de vier musea te verbeteren. Een groot deel van de hedendaagse kunst zit mooi samen in deze vier musea en dat creëert een waardevolle context waarmee je op zoveel mogelijk online platformen aanwezig moet zijn. M HKA: M HKA heeft nood aan een duidelijker profilering van de instelling. In de missie staat dat M HKA een open huis is voor kunstenaars. M HKA nodigt voortdurend kunstenaars uit om selecties te maken uit de collectie en die in relatie te brengen met hun eigen werk. Maar in de praktijk levert dit weinig op voor het profiel van de instelling zelf. M HKA slaagt er niet om een sterk verhaal over zichzelf te brengen. Het is moeilijk om hierover in volle transparantie met de andere partnerinstellingen te praten, maar het is wel nodig om bruggen te slaan tussen de vier musea. CAHF kan daar een rol in spelen. Mu.ZEE: Mu.ZEE heeft momenteel metadata over 300 werken beschikbaar. Dat zijn ook de meest recent verworven werken die het huidige beleid van Mu.ZEE weerspiegelen. Die metadata kan meteen ingezet worden voor een project vanuit CAHF, bijvoorbeeld om informatie ter beschikking te stellen aan online evenementen en publicaties in het buitenland. CAHF kan daarin optreden als tussenpersoon. Mu.ZEE: CAHF kan ook een rol spelen in het opentrekken van de geografische grenzen door ook buiten Vlaanderen online aanwezig te zijn. CAHF zou een voortrekkersrol kunnen spelen in de uitbouw van een internationaal netwerk. Deelname in een netwerk als INCCA, een internationaal netwerk voor conservatie van hedendaagse kunst, is een interessant voorbeeld. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 31

K2. Kwaliteitsvolle digitalisering hedendaagse kunst Het CAHF-samenwerkingsverband is een platform waar de vier musea kunnen samenwerken rond de digitalisering van hun collecties. Het samenwerkingsverband biedt de vier musea mogelijkheden tot schaalvergroting, normalisering en afstemming bij de ontwikkeling van oplossingen voor het beheer en de ontsluiting van digitale collecties. Het CAHF biedt de mogelijkheid hiervoor samen te werken met andere samenwerkingsverbanden zoals LUKAS en VKC. Daarnaast biedt de dynamiek rond de uitbouw van het VIAA de komende jaren heel wat kansen voor de vier musea. VIAA zal de verantwoordelijkheid opnemen voor de digitalisering en langetermijnbewaring van audiovisueel materiaal. Op lange termijn wordt ook de opslag van foto s en tekstdocumenten onderzocht. CAHF zou hierop kunnen inspelen en de deelname van de vier musea hierin coördineren en faciliteren. Mu.ZEE: M HKA: Voor bewaring van digitale representatie kan CAHF de mogelijkheden onderzoeken om diensten op te zetten i.s.m. LUKAS. M HKA en ook de andere musea hebben noden wat betreft de opslag en langetermijnbewaring van digitale representaties. CAHF kan een nuttige rol spelen om die problemen collectief aan te pakken. Middelheim: Middelheimmuseum krijgt ook vragen van studenten kunst, architectuur en restauratie om toegang te krijgen tot de archieven en collectiedossiers. Digitalisering van deze documentatie zou kunnen helpen omdeze informatie makkelijker toegankelijk te maken. Momenteel steekt het museum veel tijd in het opzoeken van basisinformatie. Als het museum die informatie digitaal zou kunnen aanbieden, zouden studenten zich beter kunnen voorbereiden vooraleer ze naar het museum komen. K3. Investeringen in collectieregistratie Het CAHF-samenwerkingsverband is een platform van waaruit de vier musea hun gedeelde belangen kunnen verdedigen, i.c. de noodzakelijke middelen om hun taak als collectiebeherende instelling naar de gangbare Vlaamse en internationale standaarden te vervullen. Voor digitale collecties kan dit een hefboom zijn om structurele en projectmiddelen te genereren die nodig zijn om collectiedata te actualiseren en te verrijken in functie van een betere online ontsluiting van de vier museumcollecties. Middelheim: CAHF kan een instrument zijn om projectmiddelen te genereren om de collectieregistratie te ondersteunen. Een initiatief in die richting van CAHF kan Middelheimmuseum ook gebruiken als motivatie tegenover de stad Antwerpen om middelen vrij te maken voor collectieregistratie. Ook vanuit publiekswerking is het zinvol voor Middelheimmuseum om zich te profileren als onderdeel van CAHF. K4. Uitbouw educatie- en onderzoeksplatform Het CAHF samenwerkingsverband is een kennisplatform waar de vier musea kunnen samenwerken rond de ontsluiting van hun collecties naar onderwijs en onderzoek. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 32

Voor digitale collecties kan dit een hefboom zijn om collectiedata te verrijken met de kennis en interpretaties van zowel jongeren, studenten als wetenschappers. Ook hier biedt de dynamiek rond de uitbouw van het VIAA de komende jaren heel wat kansen voor de vier musea. VIAA zal ook initiatieven ontwikkelen rond de ontsluiting naar onderwijs, onderzoek en openbare bibliotheken. CAHF zou de deelname van de vier musea hierin kunnen coördineren en faciliteren. Middelheim: CAHF kan een steun zijn bij digitalisering van de collectie. Middelheim wil af van de individuele behandeling van vragen van scholieren die een werkje moeten maken. Middelheim zoekt al lang een oplossing om op de website een lijst met kunstenaars waarvan we een werk hebben met daarbij een link naar informatie over de kunstenaar en de werken in de collectie. Maar dit vereist technisch links met Adlib die we vandaag niet kunnen realiseren. 3.4 Bedreigingen Welke tendensen of initiatieven vormen op lange termijn een bedreiging vormen voor de digitale collecties? B1. Opslag op draagbare media In de vier musea worden nog digitale representaties bewaard op draagbare media, wat deze collectie moeilijk te beheren en te ontsluiten maakt. In een aantal gevallen, i.c. cd s en magneetbanden, vormen deze dragers een bedreiging voor de bewaring van die collecties. Het overbrengen van digitale representaties naar een duurzame, bij voorkeur netwerkgekoppelde, locatie is een prioriteit om te voorkomen dat de investeringen in de productie van deze collecties niet verloren gaan. Mu.ZEE: Mu.ZEE heeft nog geen beleid op gebied van preservering van zijn digitale collecties. De TIFF-bestanden op cd s vormen een urgent probleem. B2. Onderwaardering collectiedata In de vier musea wordt het belang van het actualiseren, controleren en verrijken van de collectiedata onvoldoende onderkend. Dit blijkt alleen al uit de beperkte personeelsondersteuning voor een kritische museumfunctie als de registrator. Met name in Mu.ZEE en M HKA leidt dit tot een projectmatige benadering van collectieregistratie die het in de praktijk onmogelijk maakt om collectiedata in te zetten als betrouwbare kennisbron voor het beheer en de ontsluiting van de collectie. Zonder ernstige inspanningen om een elementair kennisniveau van de collectie als de basisregistratievelden te bereiken, is een duurzame ontsluiting van de digitale collecties onmogelijk. Mu.ZEE: PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 33

Middelheim: Het Middelheimmuseum heeft onvoldoende middelen om de collectiedata goed te documenteren. De basisregistratie is in orde, maar er is geen tijd om conservering en standplaatsen van werken bij te houden. Bijgevolg is het moeilijk om de historiek van objecten, het parcours van het kunstwerk goed op te volgen. De eerste prioriteit voor registratoren is de retroactieve invoer van bruikleen en tentoonstellingsgegevens, dan de migratie van de bibliotheekdata naar Brocade en tenslotte de ontwikkeling van het afstotingsbeleid. Voor de classificatie van bijvoorbeeld het fotoarchief of het digitaliseren van ouder materiaal is er geen tijd. B3. Miskenning identiteit collecties De vier musea in het CAHF samenwerkingsverband hebben elke een eigen identiteit als instituut. Die verschillende profielen kunnen een hechte samenwerking rond een duurzaam beheer en ontsluiting van de vier collecties bemoeilijken. Het belang van een eigen identiteit is voor elk museum echter een onontkoombaar gegeven, noodzakelijk voor de zelflegitimering van elke instelling. Samenwerkingen op het niveau van het CAHF kunnen enkel succes kennen als ze het specifieke karakter van elke collectie erkent en weet te instrumentaliseren ten behoeve van een beter beheer van de collectie. Mu.ZEE: M HKA: B4. Te hoge ambities Een gemeenschappelijk website kan nuttig zijn voor het CAHF, maar de collectie van Mu.ZEE bewaart niet alleen hedendaagse kunst. De collectie bevat ook kunstwerken die op bij VKC thuishoren. De vraag rijst welk deel van onze collectie eigenlijk thuishoort op de CAHF-website. CAHF zijn vier instellingen met een eigen identiteit en eigen werking. Samenwerken betekent dat je gaat ingrijpen op die identiteit en werking. Dat wordt vaak als moeilijk ervaren. Initiatieven om de productie en het beheer van digitale collecties te verbeteren komen onvermijdelijk terecht op de schouders van collectiemedewerkers in de vier musea. Door de beperkte middelen die beschikbaar zijn voor collectieregistratie en behoud en beheer, en de inschakeling van collectiemedewerkers in de productie van tentoonstellingen, zijn deze medewerkers binnen de instelling vandaag al overbevraagd. Hoewel beheer van collectiedata en digitale representaties tot hun kerntaken behoren, zijn veel medewerkers beducht voor technisch complexe en tijdrovende projecten met een hoog risico dat ze zonder zichtbaar resultaat eindigen. Dit zou hun taken als registrator en medewerker behoud en beheer nog meer onder druk zetten. Gezamenlijke projecten onder de koepel van het CAHF dienen dan ook bij voorkeur gebruik te maken van de schaalvergroting die samenwerking biedt. Acties worden bij voorkeur ingebed in het globale beleid van de aangesloten musea en hebben een positieve invloed hebben op de verschillende activiteiten van die musea (publiekswerking, behoud en beheer, ) Mu.ZEE: Vermijd nog meer versnippering van collectiedata. Creëer niet nog een databank of website, zonder dat je daar ook andere musea voor hedendaagse kunst bijhaalt. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 34

M HKA: Er is angst voor ambitieuze databankprojecten, zoals Cultuurnet Vlaanderen. De timing is beperkt. Probeer kleine haalbare experimenten op te zetten, zonder veel verandering te vragen van de instellingen. Middelheim: Vermijd projecten met onrealistische termijnen en te beperkte middelen. Middelheimmuseum heeft momenteel geen tijd en ruimte om mensen te begeleiden, m.n. omdat het museum in een overgangsfase zit door het wegvallen van de directeur. Initieer alleen projecten met voldoende geld, middelen en tijd, geen half werk. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 35

PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 36

4. Draagvlak Dit hoofdstuk brengt het draagvlak in kaart voor gemeenschappelijke initiatieven rond duurzaamheid en digitalisering van collecties bij de vier musea uit het CAHFsamenwerkingsverband. Om de aard van zulke samenwerking voldoende concreet te maken, werd de vier musea gevraagd om initiatieven te formuleren op drie verschillende samenwerkingsniveaus: Afstemming: Normalisering: Schaalvergroting: De vier musea informeren elkaar over de verschillende aspecten van hun digitale collecties, met de bedoeling bepaalde acties samen te ondernemen waardoor het resultaat ervan gemaximaliseerd wordt. Door acties op elkaar af te stemmen wordt de werking van de vier musea performanter. De vier musea werken volgens dezelfde standaarden en normen, met de bedoeling de kwaliteit van de digitale collecties op een overeengekomen peil te brengen. Door dezelfde normen en standaarden te gebruiken wordt het eenvoudiger om toepassingen te ontwikkelen om digitale collecties te ontsluiten. De vier musea maken gebruik van gedeelde infrastructuur en diensten, met de bedoeling de kostprijs voor ontwikkeling en beheer zo laag mogelijk te houden. Schaalvergroting biedt de mogelijkheid om toepassingen te ontwikkelen die voor de afzonderlijke musea veel moeilijker te realiseren zijn. Deze drie samenwerkingniveau s werken cumulatief, d.w.z. dat initiatieven om het beheer van digitale collecties op elkaar af te stemmen het draagvlak vergroten om het beheer van digitale collecties te normaliseren. Normalisering vergroot op haar beurt het draagvlak om schaalvoordelen te creëren. PACKED vzw CAHF beleid digitale duurzaamheid 37