Lokale erfgoedinstellingen

Transcriptie

1 1. Inleiding

2 1. Inleiding Lokale erfgoedinstellingen = actief op diverse terreinen = waardevol erfgoed = waardevol documentair erfgoed = bewaring = gebruikt in de werking = ter beschikking gesteld van belangstellenden documentatiecentrum

3 1. Inleiding Documentatiecentrum : publieksgerichte functies = bewaarfunctie = informatieverlenend = educatieve functie = onderzoeksondersteunend

4 1. Inleiding Documentatiecentrum : diverse documentaire collecties = vooral papieren erfgoed = affiches = archivalia = AVM-materialen = boeken (diverse soorten, vormelijk en inhoudelijk) = brochures en folders = curiosa = documentatiemappen = foto s en postkaarten = grijze literatuur = handschriften = kaarten en plannen = periodieke publicaties = rouwprentjes en doodsbrieven

5 1. Inleiding Onderscheid t.o.v. andere bibliotheken = specifiek onderwerpsgebied (lokale en regionale geschiedenis = collectie is minder omvangrijk = veel grijze literatuur = vaak diepgaande(re) ontsluiting = specifiek, lokaal publiek = beperkt toegankelijk (afspraak, openingsuren, ontleningen)

6 1. Inleiding Situatie verschilt van plaats tot plaats = lokale erfgoedhouder: = beheersproblemen (ontsluiting, bewaring, huisvesting, ter beschikkingstelling, geldelijke middelen, personele middelen, expertise) = andere spelers in het veld = plaatselijke bibliotheek kan zich ook profileren als bewaarbibliotheek = gemeentelijk archief kan zich ook profileren als bewaarbibliotheek = mengvormen

7 1. Inleiding Uiteenzetting : weg van het documentaire erfgoed = verzamelen (collectievorming) [= verzorgen (conservering, restauratie) = materiële bewaring] = ontsluiten (catalografie) = ter beschikking stellen van gebruikers = publiekswerking

8 2. Collectievorming (collectiebeleid)

9 2. Collectievorming Praktijk bij lokale verenigingen, meestal - breed interesseveld - niet kritisch omgaan met schenkingen - brede collecties (werkingsgebied overstijgend) Hamsteren van erfgoed ten koste van: - efficiënt beheer: nodeloos investeren van tijd, geld en middelen (bewaring, hypotheek opbergcapaciteit) - rendement collectie

10 2. Collectievorming Besef collectiebeheerders: - optimaliseren collectiebeheer - welomlijnde collecties, inhoudelijke samenhang - behoedzamer, economischer omspringen met depotruimte - uitbouw collectie is resultaat van een selectieproces weloverwogen keuzes maken prioriteiten stellen

11 2. Collectievorming 2.1. Collectiebeleidsplan Missie collectiebeherende instelling Doel van de collectie Verzamelbeleid formuleren Gebruik van de collectie (Instituut Collectie Nederland)

12

13 2. Collectievorming 2.1. Collectiebeleidsplan 1 Missie collectiebeherende instelling = wat is het verzamelgebied het thema het geografisch gebied de periode = wat zijn de kernactiviteiten in termen als verzamelen, bewaren, tentoonstellen, behouden, beheren, onderzoeken, informeren Voor een lokale erfgoedhouder, in principe: het bewaren en valoriseren van documentair en museaal materiaal over een geografisch beperkte regio

14 2 Wat is de geschiedenis van de collectie / vereniging 2. Collectievorming 2.1. Collectiebeleidsplan = hoe en waarom is de collectie gevormd = door wie en wanneer is de collectie gevormd = hoe is de collectie in het verleden beheerd inzicht in de collectie draagt bij tot een beter collectiebeheer

15 2. Collectievorming 2.1. Collectiebeleidsplan 3 Positionering van de collectie = hoe verhoudt de vereniging/collectie zich t.o.v. andere lokale erfgoedhouders/collecties = swot -analyse wat zijn de sterke en de zwakke punten van de collectie en het collectiebeheer, wat zijn de mogelijkheden, wat zijn de gevaren inzicht in samenstelling, betekenis, waarde van de collectie laat een gericht beleid toe bij de actualisering van de collectie (zoektocht naar nieuw, aanvullend materiaal)

16 4 Beleid bepalen 2. Collectievorming 2.1. Collectiebeleidsplan = op het vlak van selecteren en afstoten = hoe geeft men dit vorm duidelijke selectiecriteria vereist, bvb.: - in hoeverre past een object binnen het collectieprofiel - cultuurhistorische waarde object - fysieke staat object - ruimte in het depot - beschikbaarheid identieke/vergelijkbare objecten binnen de eigen of andere collecties

17 2. Collectievorming 2.2. Verwerving (acquisitie) 1 Verzamelen 2 Selecteren 3 Afstoten

18 Aankoop 2. Collectievorming 2.2. Verwerving = Actieve collectievorming : aankoop publicaties die passen binnen het collectieprofiel lokaal goed geplaatst = Budget : is de aankoop zijn geld waard? - abonnementen tijdschriften - publicaties - nieuwe uitgaven - retroactief : hiaten wegwerken (zie bijlage) - boekantiquariaten - boekenveilingen bvb. = Meerwaarde realiseren door te focussen op grijze literatuur = Geen publiekrechtelijke archieven : onvervreemdbaar!

19

20

21

22 2. Collectievorming 2.2. Verwerving Schenkingen Principe: object/collectie wordt gratis overgedragen. Interessant voor collectie-uitbreiding, maar - passend in het collectieprofiel? - verdubbeling? - handig ter vervanging van beschadigde/beduimelde exemplaren Schriftelijke bevestiging schenkingsovereenkomst

23 Schenkingsovereenkomst 2. Collectievorming 2.2. Verwerving Schenkingen - Tussen schenker en ontvanger - Schenker erkent de eigenaar te zijn - Schenker draagt de eigendom over - Ontvanger kan vrij over de schenking beschikken - Ontvanger bewaart en beheert schenking op deskundige wijze - Ondertekend en gedateerd

24 Specifieke voorwaarden schenker 2. Collectievorming 2.2. Verwerving Schenkingen - Vermelding schenker bij exposities - Integrale opname ( fonds ) : vergiftigd geschenk?! Selectiecriteria: - passend in brede interpretatie collectieprofiel - in principe geen dubbele exemplaren - staat van het exemplaar - opname gewijzigde edities - Onmiddellijke verwerking/ontsluiting - Organisatie speciaal evenement

25 2. Collectievorming 2.2. Verwerving Schenkingen Aanbeveling : afspraken met schenker -Wat met: - dubbels of niet relevante titels herbestemming: - beter geplaatste erfgoedhouder (Vlabidoc) -ruil - boekenverkoop -papierslag - gevarieerde schenkingen (dragers) respecteren structuur- en herkomstbeginsel? - Schenkingen = arbeidsintensief! afspraken, selectie, vervoer, stockage, controle bezit, vervanging beschadigde exemplaren, herbestemming,

26 2. Collectievorming 2.2. Verwerving Schenkingen Schenkingen activeren! - Oproep schenkingen (via tijdschrift, via website) - Bedanking na schenking - Vermelding van schenkingen (via tijdschrift, via website) - Activiteiten rond schenkingen

27 2. Collectievorming 2.2. Verwerving Ruil - Beschikkend over eigen publicaties of over dubbels - Veelal toegepast m.b.t. tijdschriften - op de hoogte van elkaars werking - uitwisseling grensoverschrijdend onderzoek - Ruilkoop (vereist interessant aanbod)

28 Bewaargeving 2. Collectievorming 2.2. Verwerving - Bewaarnemer (ontvanger) wordt geen eigenaar - Bewaarnemer bewaart en beheert op deskundige wijze - Bewaarnemer bezorgt na afloop bewaargeving in gelijkaardige staat terug (behoudens normale verouderingsprocessen) - Duidelijke afspraken : bewaargevingsovereenkomst - tijdsduur (beperkt, langer, onbepaald) - raadpleegbaarheid (consultatie, publicatie, expositie) / inventarisatie - bewaargever op de hoogte houden - kosten bewaargeving / verzekering - herbestemming bij - overlijden bewaargever - stopzetting bewaargevende instelling - Ondertekend en gedateerd

29 2. Collectievorming 2.3. Wieden / selectie Collectiebeleidsplan - wat wil de instelling verzamelen en behouden - wat hoort niet thuis in de collectie Selectie af te stoten objecten Herbestemming af te stoten objecten - schenking aan meer relevante instellingen / verenigingen - ruil met andere instellingen / verenigingen - verkoop - vernietiging (papierslag)