BIJLAGE Bijlage nr. 2 Gunningsverslag 1 INLEIDING 1.1 Aanbestedende overheid Vlaamse Gemeenschapscommissie, algemene directie Onderwijs en Vorming, E. Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel. 1.2 Diensten De opdracht is een aanneming van diensten en heeft tot voorwerp het bridgemanagement voor Elishout. 1.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund via algemene offerteaanvraag (gepubliceerd op 20 juli 2011 in het Bulletin der Aanbestedingen). 1.4 Opening der offertes De uiterste indiendatum voor offertes was donderdag 8 september 2011 om 10.00 uur. 1.5 Inschrijvingen De volgende bedrijven dienden een offerte in - Creating Value bvba (Houthoek 19, 2430 Laakdal) - Thetis Organisation Partners cvba (Dulle-Grietlaan 17/5, 9050 Gentbrugge) - Möbius Business Redesign nv (Kortijksesteenweg 152, 9830 Sint-Martens-Latem) - GHR Partners Belgium gcv (de Limburg Stirumlaan 107 bus 1, 1780 Wemmel) 2 ONDERZOEK VAN DE OFFERTES 2.1 Regelmatigheid van de ingediende offertes De ingediende offertes van de firma s vermeld in punt 1.5 hierboven, voldoen aan de materiële en formele vereisten die gesteld zijn in het bijzonder bestek. De ingediende offertes voldoen aan de selectiecriteria die werden vooropgesteld in het bijzonder bestek: - Ervaring met bridgemanagement - Ervaring met onderwijs - Ervaring met horeca - Ervaring met overheid 2.2 Beoordeling volgens de gunningscriteria De offertes worden beoordeeld op grond van volgende gunningscriteria (uit de administratieve bepalingen van het bijzonder bestek): - Kwaliteit - Intensiteit - Flexibiliteit - Ervaring en affiniteit 1
2.3 Bespreking van de gunningscriteria CREATING VALUE THETIS MÖBIUS GHR KWALITEIT Het zeer beknopte begeleidingsvoorstel is te generiek en niet toegespitst op de specifieke situatie zoals geschetst in het bestek. Het plan geeft niet aan welke concrete stappen er gezet zullen worden. Er wordt op basis van een zeer algemene en weinig samenhangende methodologie een begin van probleemstelling uitgewerkt, maar er is te weinig aandacht voor hoe men op het terrein tot oplossingen zal komen. Het is helemaal niet duidelijk wat het te verwachten resultaat van de begeleiding zal zijn. Het plan geeft bijvoorbeeld ook niet concreet aan welke instrumenten men zal gebruiken voor de analyse van de beginsituatie. De aanpak is ongestructureerd en weinig projectmatig. Creating Value geeft niet aan hoe men het traject zal beheren en hoe dit voor daadwerkelijke veranderingen op het terrein zal zorgen. Thetis heeft een eigen visie op veranderingstrajecten. Deze visie komt goed tegemoet aan de probleemstelling van de opdracht. In de analysefase worden een aantal nuttige technieken gebruikt (zoals bvb. een maturiteitsscan), maar in het algemeen wordt er onvoldoende aandacht besteed aan de analysefase. De firma laat hier bovendien kansen liggen om betrokkenheid te creëren (bvb. door weinig interviews te voorzien). Ook voor het ontwikkelen van een visie wordt te exclusief op leden van een stuurgroep beroep gedaan, waardoor men kansen laat liggen om de betrokkenheid op het terrein te verhogen. Betrokkenheid is nochtans een kritische succesfactor voor deze opdracht. De firma steunt voor de uitvoering van de opdracht zeer sterk op de input en sturing van een stuurcomité en een leidinggevende / projectleider op de campus. Het zeer goed gestructureerde en theoretisch voldoende onderbouwde plan van aanpak van Möbius speelt goed in op de begeleidingsvraag. De firma stelt een zeer goede aanpak voor in het analyseren van processen (met tools zoals Business Process Management en Lean Management). In de analysefase komt men ook voldoende op het terrein (bvb. met proceswandelingen), waardoor er betrokkenheid gecreëerd wordt. De focus op de processen zorgt ervoor dat het belangrijke aspect cultuur soms wat onderbelicht wordt. Er is wel aandacht voor visieontwikkeling. De participatieve aanpak van Möbius heeft zeker zijn voordelen, anderzijds wordt van individuele medewerkers veel verwacht (bvb. opleiding rond procesmodellering). Het plan van aanpak van GHR is zeer gedegen, bijzonder concreet en duidelijk uitgewerkt. De firma houdt rekening met de specifieke context van de opdracht. De firma heeft vanuit een grote ervaring in de bedrijfswereld en met dit soort projecten begrepen wat de doelstelling is en wat de uitdagingen zijn. GHR concludeert terecht dat de opdracht zich in een moeilijke situatie af zal spelen en heeft hier rekening mee gehouden in het voorstel. De analysefase is goed uitgewerkt, maar wordt bewust kort en krachtig gehouden. Men zorgt voor voldoende betrokkenheid (presentatie, interviews). GHR werkt waar nodig zeer operationeel en met maximale betrokkenheid van de medewerkers op het terrein (bvb. workshops). 2
Er is te weinig aandacht voor visieontwikkeling. De firma ziet deze opdracht te veel als een vorm van opleiding en te weinig als een vorm van intensieve begeleiding. Het communicatieplan is onvoldoende uitgewerkt. Voor het welslagen van een veranderingsproject is dit nochtans erg belangrijk. De kwaliteit van de voorgestelde begeleiding is onvoldoende om de beoogde resultaten te behalen. Het plan van aanpak beantwoordt dus niet aan wat in het bijzonder bestek werd gevraagd. De firma neemt hier enerzijds te weinig zelf de sturende rol op (met een grote planlast voor de opdrachtgever als gevolg) en laat ook opnieuw kansen voorbijgaan om de operationele medewerkers op de campus te betrekken. In het algemeen speelt de opdracht zich ook te weinig op het terrein af. De communicatieaanpak is onvoldoende uitgewerkt en richt zich te exclusief tot de leden van de stuurgroep. resultaten van elke stap in de begeleiding. De rol van de interne change agents is soms zeer doorslaggevend. Dit houdt risisco s in voor de begeleiding (bvb. in het geval dat een deel van de organisatie geen vertrouwen heeft in de change agent). Ook het feit dat veel stappen staan of vallen met input van de medewerkers houdt risico s in. De firma vervalt soms in een louter begeleidende, vormende en coachende rol (waarbij de aangereikte tools weliswaar zeer waardevol en creatief zijn). Voor het welslagen van de opdracht in de gegeven context is echter een meer sturende rol noodzakelijk, zodat de firma op basis van expertise met veranderingsprocessen beter en gerichter kan bijsturen. Er is een communicatieplan, dat ondersteund wordt door de firma. resultaten (deliverables) van elke stap in de begeleiding. Tegelijk interpreteert men de rol van coach niet louter faciliterend. Men zorgt ervoor dat er vanuit de firma voldoende sturing is, waarbij men ook zorgt voor impact op het terrein. GHR speelt een actieve rol bij het veranderingsproces. De pragmatische houding van de firma is hierbij een pluspunt. De nadruk die men legt op de visieontwikkeling voor de campus en de manier waarop dit aangepakt wordt (o.a. specifieke hertaling naar alle medewerkers) is een pluspunt omdat dit mogelijks wervend zal werken. Het gebruik van de nieuwe visie als motor voor de verdere organisatieontwikkeling zal dit effect verder versterken. GHR spendeert voldoende aandacht aan het belang van cultuur. Het communicatieplan is goed uitgewerkt en GHR participeert waar nodig aan de communicatie. resultaten (deliverables) van elke stap in de begeleiding. 3
FLEXIBILITEIT De firma geeft aan flexibel te zijn, maar dit blijkt onvoldoende uit de offerte. De firma hanteert een redelijk flexibele aanpak. Uit de algemene voorwaarden die men bij de offerte voegt, blijkt zeer weinig flexibiliteit. De flexibliteit is maximaal. De workshops zijn omwisselbaar, GHR zet als dit door uitzonderlijke omstandigheden nodig zou zijn zonder bijkomende kost extra coaches in, de opdrachtgever kan de opdracht steeds vroegtijdig stopzetten zonder dat hier boetes uit volgen. INTENSITEIT begeleiding bedraagt 132,34 EUR (105.878,00 EUR voor 100 begeleiding bedraagt 132,34 EUR (118.580,00 EUR voor 112 begeleiding bedraagt 154,32 EUR (118.519,50 EUR voor 96 begeleiding bedraagt 151,25 EUR (119.411,88 EUR voor 98,69 PRIJS 87.500,00 exclusief btw 98.000,00 exclusief btw 97.950,00 exclusief btw 98.687,50 exclusief btw 105.878,00 inclusief btw 118.580,00 inclusief btw 118.519,50 inclusief btw 119.411,88 inclusief btw 4
2.4. Overzicht beoordeling gunningscriteria Firma Formele criteria Selectiecriteria Kwaliteit Flexibiliteit Intensiteit Prijs Plaats Creating Value OK OK - - - + + Onvoldoende Thetis OK OK +/- - +/- + +/- 3 Möbius OK OK + - +/- +/- 2 GHR OK OK ++ + +/- +/- 1 2.5. Conclusie Op basis van de geschetste beoordelingen beschouwt de administratie het dossier van GHR Partners Belgium gcv als de meest aangewezen werkwijze om te komen tot de gestelde doelstellingen. De firma Möbius Business Redesign nv wordt als tweede geklasseerd. De firma Thetis Organisation Partners cvba wordt als derde geklasseerd. De score van de firma Creating Value bvba op het criterium kwaliteit is onvoldoende, met als gevolg dat de offerte niet gerangschikt wordt. 3. VOORSTEL TOT BESLISSING De administratie stelt voor om de opdracht te gunnen aan: GHR Partners Belgium gcv ondernemingsnummer 0446.769.726 de Limburg Stirumlaan 107 bus 1, 1780 Wemmel voor de prijs van maximaal 119.411,88 EUR, btw inbegrepen. Gezien om gevoegd te worden bij het Collegelidbesluit houdende de goedkeuring van het bestek, het uitschrijven van een overheidsopdracht en de gunning van een overheidsopdracht bij algemene offerteaanvraag voor het bridgemanagement van de Elishout-campus nr. 20112012-0133 Het collegelid, Jean-Luc VANRAES 5