WEG MET AL DAT PAPIER! KIES VOOR ELEKTRONISCHE MAALTIJDCHEQUES!

WEG MET AL DAT PAPIER! KIES VOOR ELEKTRONISCHE MAALTIJDCHEQUES! 1

Inhoud INLEIDING... 3 EERSTE VRAAG: WAAROM MAALTIJDCHEQUES TOEKENNEN AAN HET PERSONEEL?...4 TWEEDE VRAAG: HOE WERKT HET SYSTEEM VAN DE ELEKTRONISCHE MAALTIJDCHEQUES?... 6 DERDE VRAAG: WAT IS HET VERSCHIL MET DE PAPIEREN CHEQUES?...9 VIERDE VRAAG: WELKE VOORDELEN BIEDEN ELEKTRONISCHE MAALTIJDCHEQUES?...10 VIJFDE VRAAG: HOE GROOT IS HET AANVAARDINGSNETWERK?...11 ZESDE VRAAG: IS HET SYSTEEM GEBRUIKSVRIENDELIJK?...12 ZEVENDE VRAAG: MET OF ZONDER PINCODE?...12 ACHTSTE VRAAG: WELKE MYTHES DOEN NOG STEEDS DE RONDE IN DE BEDRIJVEN?..13 TENSLOTTE: HOE KAN MEN DE OVERSCHAKELING HET BEST INPLANNEN?...13 JEAN-LOUIS VAN HOUWE...14 2

Weg met al dat papier! Kies voor de elektronische maaltijdcheques! Bent u overtuigd van onze oplossing voor de elektronische maaltijdcheques? Aarzel dan niet een gedetailleerde offerte aan te vragen voor uw bedrijf via http://www.monizze.be/nl/go/hrdrive Voor alle inlichtingen en vragen over Monizze kan u ons contacteren via mail op het adres info@monizze.be of per telefoon op het nummer: 02/891 88 00 U kan ons ook op LinkedIN terugvinden: http://www.linkedin.com/company/monizze INLEIDING Maaltijdcheques zijn het uitgelezen extralegaal voordeel in België. Maar liefst 1,5 miljoen werknemers ontvangen maandelijks maaltijdcheques. Toch zorgen de papieren maaltijdcheques voor een zware administratieve last. Elke maand opnieuw moet men de maaltijdcheques vervoeren, verdelen, natellen en controleren. Dit zorgt voor een opeenstapeling van bekommernissen die tijdverlies en kosten met zich meebrengen. Denk aan de verdeling van maaltijdcheques aan uw tijdelijke werkkrachten en aan medewerkers die dagelijks op een andere locatie zitten, zoals uw verkopers onder andere. Goed nieuws: de elektronische maaltijdcheques zijn goedgekeurd. De markt van papieren cheques zoals maaltijdcheques, ecocheques of de dienstencheques, maar ook de kortingsbonnen, tickets en andere papieren dragers maakt een ware digitale gedaantewisseling mee. 3

Het systeem van de elektronische maaltijdcheques heeft veel voordelen geen verspilling van tijd en geld (vervallen en verloren cheques) het einde van de dagelijkse bekommernissen geen transportproblemen geen probleem met overvallen en diefstallen van cheques en uiteraard het verdwijnen van de fysieke verdeling van de papieren cheques. De moderne betaaltechnologieën zoals een drager met chipkaart of een contactloos systeem en de mogelijkheden via een gsm vereenvoudigen enorm het leven van de werkgevers en de werknemers. Zij vergemakkelijken ook enorm de dagelijkse handling door de handelaars. Vier bedrijven zijn sinds september 2011 officieel erkende uitgevers van elektronische maaltijdcheques. Hiervan zijn drie van Franse afkomst die uit de sector van papier, drukwerk en distributie komen. Eén bedrijf, Monizze, is 100% Belgisch en is een expert op het gebied van elektronische betalingen, de integratie van moderne technologieën in bedrijven en de impact hiervan op hun personeel en het personeelsbeleid. Sinds begin 2012 is Monizze de marktleider op basis van het aantal kaarthouders, online rekeningen en bedrijven die de elektronische maaltijdcheques hebben ingevoerd. Het bedrijf stelt aan de gebruikers een reeks nieuwe diensten ter beschikking op basis van nieuwe en beveiligde technologieën. EERSTE VRAAG: WAAROM MAALTIJDCHEQUES TOEKENNEN AAN HET PERSONEEL? De maaltijdcheque is een zeer interessant extralegaal voordeel om toe te kennen aan bedrijfsleiders en hun personeel omdat er een enorm fiscaal en sociaal voordeel aan verbonden is. De maaltijdcheque, papier of elektronisch, is een extralegaal voordeel vrijgesteld van sociale lasten en belastingen mits aan volgende voorwaarden is voldaan: 4

de werkgeversbijdrage mag maximaal 5,91 euro zijn de werknemersbijdrage moet ten minste 1,09 euro bedragen de maaltijdcheques moeten op naam afgeleverd worden, waarmee men bedoelt dat de toekenning van de maaltijdcheques opgenomen moet worden op de individuele rekening van de werknemer op de maaltijdcheques moet een geldigheid van maximaal drie maanden vermeld staan de toekenning van maaltijdcheques moet opgenomen worden in een CAO (Collectieve arbeidsovereenkomst) op sectorieel vlak of op bedrijfsniveau. Bij gebrek aan een syndicale afvaardiging dient de toekenning in een individuele overeenkomst opgenomen te worden de maaltijdcheques mogen in geen enkel geval ingevoerd worden ter vervanging van het bestaand loon, premies of andere voordelen het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal gepresteerde werkdagen. De werkgeversbijdrage (max. 5,91 ) wordt beschouwd als een verworpen uitgave in hoofde van de werkgever met uitzondering van 1 die een fiscaal aftrekbare kost is. Het is niet vanzelfsprekend een algemeen geldende berekening te maken van het fiscale voordeel. De factoren waarmee we rekening moeten houden, maken een algemene analyse iets moeilijker. Het gaat namelijk over de volgende eigenschappen: samenstelling van het gezin, het inkomen van de partner, de burgerlijke staat, het aantal personen ten laste en ten slotte de graad van vennootschapsbelasting van het bedrijf.(winst/verlies, aantal werknemers, etc.). We kunnen uiteraard wel algemeen stellen dat het invoeren van maaltijdcheques veel voordelen heeft voor de werkgever en de werknemer. Om een werknemer die momenteel 1.800 euro bruto verdient een loonsverhoging toe te kennen van 100 euro netto per maand, moet de werkgever rekening houden met een kost van ongeveer 300 euro. Indien de werkgever beslist maaltijdcheques toe te kennen van 6 euro per 5

gepresteerde dag zal de werkgeversbijdrage 4,91 euro zijn. Een gemiddelde werkmaand bevat 20 werkdagen. De werknemer zal dus op maandbasis 120 euro ontvangen aan maaltijdcheques waarvan de werknemersbijdrage in dit bedrag 21,08 (20 x 1,09 ) is. Rekening houdend met de niet-aftrekbaarheid, de vennootschapsbelasting en de beheerkosten (exclusief leveringskosten) van de uitgever, kost deze netto koopkrachtverhoging ten voordele van de werknemer een 120 euro aan de werkgever. Het is dus duidelijk dat het toekennen van maaltijdcheques 3 maal goedkoper is voor de werkgever dan het toekennen van hetzelfde bedrag aan nettoloon. TWEEDE VRAAG: HOE WERKT HET SYSTEEM VAN DE ELEKTRONISCHE MAALTIJDCHEQUES? Het principe is heel eenvoudig. De papieren maaltijdcheques worden vervangen door een elektronische kaart met chip. Deze kaart kan gebruikt worden op de bestaande betaalterminals bij de handelaars, dit is althans het geval voor de oplossing die Monizze aanbiedt. In België aanvaarden reeds bijna alle grootwarenhuizen en kleinere supermarkten de kaarten van Monizze, wat uniek is! De huidige uitgevers van papieren cheques hebben ook betaalterminals aangeboden aan de kleinhandelaars, maar enkel hun eigen kaart kan gelezen worden met deze terminals. Dit is onaangenaam voor kostenbesparing en vereenvoudiging voor de handelaar. Het aanvaardingsnetwerk groeit elke dag. Er komen dagelijks restaurants, snackbars, slagerijen en bakkerijen bij. Aangezien meer dan 80% van de maaltijdcheques gebruikt worden in warenhuizen, heeft Monizze eerst alle aandacht hieraan gegeven met de ondersteuning van Comeos (ex Fedis, Federatie Distributiesector). 6

Het voordeel van deze aanpak is de nationale spreiding van de aanvaardingspunten zodat iedere kaarthouder een aanvaardingspunt dicht bij huis heeft. Na een betaling zal het bedrag in mindering gebracht worden van de Monizze maaltijdchequerekening, vergelijkbaar met een betaling via bankkaart. De transactie zal in tegenstelling tot de betalingen met Proton rechtstreeks online gecontroleerd en aanvaard worden. De kaart vervangt de enveloppe met papieren cheques die belastend is om mee te nemen en die men zo gemakkelijk kwijtgeraakt. Deze maaltijdchequerekening is een databank waarop een aantal elektronische maaltijdcheques worden opgeslagen, die worden beheerd door een door de overheid erkende uitgever zoals Monizze. Via een betrouwbare drager te weten een soort van bankkaart - kan de werknemer zijn maaltijdchequerekening dan als betaalmiddel gebruiken. Monizze maaltijdchequekaart is EMV-compliant en voldoet alzo reeds vandaag aan de strengste veiligheidsnormen die financiële instellingen voorschrijven voor betalingsverkeer. De werknemer kan dus zijn kaart gebruiken bij alle handelaars 7

die deze nieuwe betaalwijze aanvaarden. U kan deze handelaars herkennen aan het logo van Monizze en/of Payfair, het open betalingssysteem waarvoor Monizze gekozen heeft. Nadat de werknemer zijn kaart ontvangen heeft, zal hem gevraagd worden zijn rekening te activeren via SMS of via het internet. De online account is vergelijkbaar met "home banking" maar veel eenvoudiger in gebruik. De gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie zoals saldo, geldigheid en overzicht transacties opvragen via SMS, mobiele internet of via het klassieke internet. Zowel de elektronische als de papieren cheques hebben nog steeds een geldigheid van drie maanden. Het verbruik van de cheques gebeurt in chronologische volgorde: de cheques met de kortste geldigheidsperiode zullen als eerst verbruikt worden tijdens de betalingen (principe FIFO - first in first out) Kort samengevat, enkel de wijze van betalen verandert. De elektronische maaltijdcheque dient niet meer maandelijks fysiek geleverd en verdeeld te worden aan de werknemers, maar zal iedere maand opgeladen worden op de individuele maaltijdchequerekening van elk individu. 8

DERDE VRAAG: WAT IS HET VERSCHIL MET DE PAPIEREN CHEQUES? Het is uiteraard de bedoeling van de wetgever dat de wettelijke aspecten van de elektronische versie zo dicht mogelijk aanleunen bij de papieren versie. Het basisprincipe van de maaltijdcheques blijft identiek hetzelfde als voorheen. Zowel de elektronische maaltijdcheques als de papieren versie blijven aanzien als een extralegaal voordeel dat vrijgesteld is van sociale lasten en niet belastbaar als men aan de wettelijke bepalingen voldoet. In hoofde van de werkgever dient men een clausule toe te voegen aan de bestaande CAO of aan de individuele overeenkomsten betreffende het nieuwe systeem. Op basis van een clausule voorziet de wet een mogelijk terugkeer naar het papieren systeem, op initiatief van de werknemer en dit binnen de drie maanden minimaal. Uit besprekingen met de Nationale Arbeidsraad en de minister van Economie is het duidelijk dat de omkeerbaarheid om terug naar papier over te schakelen eerder een theoretische kwestie is dan een realistische. Dit op basis van de inspanningen en investeringen die gerealiseerd werden door de verschillende partijen zoals handelaars en werkgevers. Er is een wereldwijde vooruitgang op basis van elektronische betalingen en niemand wil nog terugkeren naar de bankcheque, filmrolletjes voor foto's, 33-toeren muziekplaten etc. In de overeenkomsten dient er sprake te zijn van een periode van 1 à 2 jaar om de elektronische maaltijdcheques te gebruiken zodat men voldoende tijd en ruimte heeft om de vele voordelen van het systeem te begrijpen en te realiseren. In tegenstelling tot hetgeen sommigen trachten te beweren, kan een werknemer niet op individuele basis een terugkeer naar de papieren maaltijdcheques eisen. Het Koninklijk Besluit van begin 2011 is zeer duidelijk en past gewoonweg de wet toe van 4 december 1968 op de collectieve arbeidsovereenkomsten. 9

VIERDE VRAAG: WELKE VOORDELEN BIEDEN ELEKTRONISCHE MAALTIJDCHEQUES? De overschakeling naar elektronische maaltijdcheques biedt de volgende voordelen: 1. de overgangskosten zijn fiscaal aftrekbare kosten 2. minder papier: de invoering van elektronische maaltijdcheques is een groot ecologisch voordeel (per jaar 20 ton papier gespaard) 3. minder administratie: de werkgever is verlost van de maandelijkse verdeling van de cheques met ondertekening voor ontvangst 4. minder kosten: de directe en indirecte kosten van de elektronische maaltijdcheques zijn zowel voor de werkgever als voor de handelaars nooit hoger dan deze voor de papieren cheques 5. sterke daling van de vervallen en verloren maaltijdcheques. De begunstigde krijgt een sms of een mail met de melding dat een bepaald bedrag zal vervallen binnen de 10 dagen en in geval van verlies kan de kaart onmiddellijk geblokkeerd worden waardoor deze onbruikbaar is voor degene die de kaart zou vinden. De oplossing van Monizze geeft de werkgever de kans om 200 per jaar te besparen per werknemer. De kosten voor de transacties bij de handelaars zijn vergelijkbaar met de courante kosten van Bancontact Mister Cash, in ieder geval voor de oplossing Monizze/Payfair. Monizze is, als nieuwe uitgever van elektronische maaltijdcheques, met zijn activiteiten gestart in april 2011 met de werknemers van Adecco op het uniek aanvaardingsnetwerk van de Colruyt winkels. In dit kader is Adecco zeer blij dit pilootproject te mogen starten met de oplossing "Elektronische maaltijdcheques" van Monizze. Filip Vercammen van Adecco getuigt: Na een engagement op gebied van administratieve vereenvoudiging en innovatie was het vanzelfsprekend voor Adecco om de innovatieve oplossing "elektronische maaltijdcheques" van een partner zoals Monizze uit te proberen. Dit met de betrachting de huidige problematiek rond tijdverlies en 10

bekommernissen bij onze partners te vermijden en uiteraard ook de kosten voor het transport en de administratie van de papieren cheques. De aanvaarding van de elektronische maaltijdcheques in de supermarkten heeft een zeer grote rol gespeeld in deze beslissing en Colruyt heeft deze vereiste meer dan verwezenlijkt. VIJFDE VRAAG: HOE GROOT IS HET AANVAARDINGSNETWERK? Twee systemen werden weerhouden: het gesloten systeem en het open systeem. De veteranen en duopolisten van het papieren systeem, Edenred en Sodexo, hebben gekozen voor een gesloten systeem. De twee nieuwe uitgevers hebben gekozen voor PayFair, een open systeem dat de ambitie heeft te concurreren met betalingsschema's zoals Visa en Mastercard in Europa. Dit open systeem is aantrekkelijker en veel goedkoper voor de handelaar en hierdoor heeft PayFair het meest uitgestrekte netwerk. 11

ZESDE VRAAG: IS HET SYSTEEM GEBRUIKSVRIENDELIJK? De ontwikkelaars van Monizze hebben ook meegewerkt aan andere grootste successen in België op het gebied van elektronische betalingen en internet interfaces zoals KeytradeBank en Skynet. Het is zeer belangrijk voor de werkgevers en de werkgevers te kunnen genieten van een gebruiksvriendelijk en eenvoudig systeem om de vele voordelen van de overschakeling daadwerkelijk te kunnen ervaren. Monizze, de enige echte elektronische kenner, zal de bedrijven in raad en daad op een kwalitatieve en productieve manier kunnen bijstaan tijdens en na de overschakeling. ZEVENDE VRAAG: MET OF ZONDER PINCODE? Voor betalingen van kleinere bedragen zoals met de maaltijdcheques is het niet aangeraden om met een pincode te werken om de volgende redenen: 1. geen pinsysteem met de huidige papieren cheques 2. geen pin voor Proton of prepaid kaarten zoals Visa Mastercard, wanneer bedragen klein blijven 3. kaarten met pincode die niet uitgegeven zijn door een bank kunnen niet gemakkelijk aangepast worden na uitgave. Waardoor deze wijziging van Pincode of "pincode vergeten" weeral een zware administratieve impact zullen hebben op de personeelsdienst van de bedrijven. Alsook een verhoging van de kosten indien men de pincode vergeet en de kaart hierdoor geblokkeerd geraakt. 12

ACHTSTE VRAAG: WELKE MYTHES DOEN NOG STEEDS DE RONDE IN DE BEDRIJVEN? Na vele contacten met de HR-sector en de syndicale afvaardigingen komt er een mythe tevoorschijn dat nog vele werknemers niet beschikken over internet of een GSM. De toegang tot het systeem van Monizze gebruikt deze technologieën die toch wel alom vertegenwoordigd zijn in alle Belgische gezinnen. Het is niet realistisch ons in te beelden dat de huidige werknemers niet in staat zouden zijn over te schakelen naar het elektronische systeem, daar hun maandelijkse loon op hun bankrekening wordt gestort en ze maandelijks hun bankkaart gebruiken. Het is een feit dat de elektronische maaltijdcheques een verandering teweegbrengt in de huidige gewoontes maar dit is slechts een minieme tegenkanting ten opzichte van de ontegensprekelijke voordelen die het nieuwe systeem heeft voor de meest courante aankopen. TENSLOTTE: HOE KAN MEN DE OVERSCHAKELING HET BEST INPLANNEN? Onze ervaring met kleine en grote ondernemingen leert ons dat de bedrijven met meer dan 1000 werknemers een uitrol wensen van de elektronische cheques in verschillende fases. Te starten met een pilootproject waarin met een werkgroep samenstelt bestaande uit werknemers van verschillende departementen en vaak ook vakbondsafgevaardigden. Dit om de overschakeling zo collegiaal mogelijk te laten verlopen en ervoor te zorgen dat de werknemers vanaf het begin betrokken zijn. Meestal worden 20 à 100 personen gekozen om deel te nemen aan het pilootproject dat ongeveer een 3 tot 6 maanden kan duren. Deze groep kan papieren cheques en elektronische cheques ontvangen om een praktische en objectieve analyse te kunnen 13

maken. Tot op heden hebben de systemen van Monizze hun diensten bewezen. Geen enkele klant denkt eraan terug te keren naar de papieren cheques die binnenkort toch zullen verdwijnen. Conclusie? Zonder enige aarzeling: geniet zo snel mogelijk van de vele voordelen en kostenbesparing van de elektronische maaltijdcheques. JEAN-LOUIS VAN HOUWE Jean-Louis Van Houwe, de auteur van deze whitepaper, is de mede-oprichter van Monizze dat in januari 2011 het daglicht zag. Sinds de oprichting van Monizze fungeert hij als CEO van het bedrijf. Dankzij zijn ervaring in de telcomsector, IT sector en elektronische betalingen bij prestigieuse bedrijven als IBM, Computer Sciences Corporation en NextiraOne is hij een zeer belangrijke speler geworden op het gebied van de technologische overschakeling van waardebons en waardepapier. Jean-Louis is Burgerlijk Ingenieur (ULB) van opleiding en behaalde een Master 'information System engineering" aan de universiteit van Manchester en een Master in management aan de Managementschool van Lyon alsook een Executive Master aan de Solvay Business school. Jean-Louis van Houwe is geboren in 1969 en is woont met zijn vrouw en 2 kinderen in Overijse. 14