De elektronische maaltijdcheque

Transcriptie

1 De elektronische maaltijdcheque De maaltijdcheque: een populair betaalmiddel Jaarlijks circuleren er ongeveer 250 miljoen papieren maaltijdcheques voor 1,3 miljoen werknemers. De papieren maaltijdcheques veroorzaken een aanzienlijke rompslomp voor werkgevers, handelaars en werknemers. Zo ervaren werkgevers de verdeling van de papieren maaltijdcheques als een zware administratieve overlast. De handelaars en distributiesector moeten de geïnde cheques tellen, sorteren, controleren op geldigheid en opsturen, waarna ze een tijd moeten wachten op hun geld. Werknemers moeten de cheques op zak hebben, de vervalmaand goed in de gaten houden en ze zeker niet verliezen. In het kader van een verdere administratieve vereenvoudiging zette de ministerraad daarom het licht op groen voor de introductie van de elektronische maaltijdcheque (e-maaltijdcheque). Het is de bedoeling dat de e-maaltijdcheque zo nauw mogelijk aansluit bij de papieren variant. Dit houdt ondermeer in dat ook de e-maaltijdcheque vrij van RSZ-bijdragen kan toegekend worden, mits aan welbepaalde voorwaarden voldaan wordt. E-maaltijdcheque: vrij van RSZ Onder bepaalde voorwaarden kunnen ook de e-maaltijdcheques vrij van socialezekerheidsbijdragen toegekend worden. Bovenop de voorwaarden die ook gelden voor de papieren variant, moet nog aan bijkomende voorwaarden voldaan worden. We zetten ze hier allemaal op een rij. Gemeenschappelijke voorwaarden Om vrijgesteld te zijn van RSZ-bijdragen moeten de papieren en elektronische maaltijdcheques tegelijkertijd aan enkele voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden zijn niet nieuw, maar wel hier en daar tekstueel aangepast aan de elektronische versie. Eén maaltijdcheque per gewerkte dag. De e-maaltijdcheques worden elke maand, in één of meer keren, gecrediteerd op de maaltijdchequerekening van de werknemer in functie van het aantal dagen van die maand waarop deze vermoedelijk prestaties zal verrichten. De maaltijdcheques worden geacht toegekend te zijn op het moment waarop de maaltijdchequerekening van de werknemer wordt gecrediteerd. Uiterlijk de laatste dag van de eerste maand, volgend op het kwartaal, wordt het aantal cheques in overeenstemming gebracht met het aantal dagen waarop de werknemer tijdens dat kwartaal prestaties heeft verricht. De maaltijdcheque moet op naam van de werknemer afgeleverd worden. De maaltijdcheque heeft een beperkte geldigheidsduur van drie maanden en is enkel te gebruiken voor de betaling van een maaltijd of aankoop van voedingsmiddelen. Uiteraard geldt de verplichte vermelding van deze gegevens enkel voor de papieren maaltijdcheque. Voor de e-maaltijdcheque begint de geldigheidsduur te lopen vanaf het ogenblik dat het bedrag op de maaltijdchequerekening van de werknemer is geplaatst. De werkgeverstussenkomst mag per maaltijdcheque niet groter zijn dan 5,91 euro. De werknemerstussenkomst bedraagt minstens 1,09 euro per maaltijdcheque. This information is provided via our website and is explicitly subject to the websitedisclaimer:

2 Nieuw Er wordt een nieuwe voorwaarde toegevoegd die op zich los staat van de introductie van de e- maaltijdcheque: een maaltijdcheque mag niet gecumuleerd worden met een onkostenvergoeding voor eenzelfde maaltijd voor dezelfde dag. Voortaan aanvaardt de RSZ dus de cumulatie van een maaltijdcheque en een kostenvergoeding voor dezelfde dag, maar enkel voor zover ze voor verschillende maaltijden gebruikt worden. Bijkomende voorwaarden voor e-maaltijdcheque Opdat e-maaltijdcheques niet als loon worden beschouwd, moeten ook alle hierna vermelde voorwaarden gelijktijdig vervuld zijn: De maandelijkse loonfiche vermeldt het aantal e-maaltijdcheques en het brutobedrag ervan, verminderd met het persoonlijk aandeel van de werknemer. Vóór het gebruik van de e-maaltijdcheques kan de werknemer het saldo en geldigheidsduur nagaan van de nog niet gebruikte cheques. De e-maaltijdcheque mag uitsluitend uitgegeven worden door een uitgever, daartoe gezamenlijk erkend door de ministers bevoegd voor Sociale Zaken, Werk, Zelfstandigen en Economische Zaken. Het gebruik van de e-maaltijdcheque mag geen kosten voor de werknemer teweegbrengen, behalve in geval van diefstal of verlies. De voorwaarden daaromtrent moeten vastgelegd worden in ondernemings- of sectorale cao of in het arbeidsreglement. De kost van de vervangende drager mag in geval van diefstal of verlies de nominale waarde van één maaltijdcheque niet overschrijden. De keuze voor de e-maaltijdcheque wordt geregeld via een cao op ondernemingsvlak, eventueel binnen het kader van een sectorale cao. Kan zo'n overeenkomst niet gesloten worden omdat er geen vakbondsafvaardiging is, of omdat het een personeelscategorie betreft waarvoor het niet de gewoonte is cao's te sluiten, dan wordt de keuze voor de e-maaltijdcheque geregeld via een individuele schriftelijke overeenkomst. De keuze voor de e-maaltijdcheque moet omkeerbaar zijn. Omkeerbaarheid keuze Principe De modaliteiten van de omkeerbaarheid van de keuze en de modaliteiten van de verandering van de uitbetalingswijze van de maaltijdcheques worden vastgesteld: bij cao op ondernemingsvlak, eventueel binnen het kader van een sectorale cao of in het arbeidsreglement wanneer de keuze voor de e-maaltijdcheque geregeld is door een individuele schriftelijke overeenkomst. Suppletieve regeling Indien er geen cao noch een regeling in het arbeidsreglement is voorzien met betrekking tot de modaliteiten van de omkeerbaarheid van de keuze, geldt de keuze voor minstens drie maanden. Nadien kan zowel de werkgever als de werknemer zijn keuze veranderen mits het respecteren van een opzegtermijn van een maand. Deze opzegtermijn begint te lopen op de eerste dag van de maand volgend op die waarin kennis van de opzegging is gegeven. Uitzendsector Voor werknemers van de uitzendsector kan de (omkeerbaarheid van de) keuze enkel geregeld worden binnen het kader van een voorafgaande sectorale cao. This information is provided via our website and is explicitly subject to the websitedisclaimer:

3 Wat als een uitgever zijn erkenning verliest? Een voorwaarde voor de RSZ-vrijstelling is dat de e-maaltijdcheque uitgegeven wordt door een erkende uitgever. Deze erkenning kan echter ingetrokken worden of vervallen. Om in zo'n situatie meer rechtszekerheid te bieden omtrent de geldigheid (en het eventuele loonkarakter) van e-maaltijdcheques wordt voorzien in een overgangsperiode. Vanaf het ogenblik dat de intrekking of het verval van de erkenning bekendgemaakt is, blijven de ongebruikte e-maaltijdcheques geldig tot hun vervaldag. Tijdens deze periode worden ze dus niet als loon aanzien en bijgevolg niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen. Zo vermijdt men dat de werknemers het slachtoffer zouden worden van het feit dat een uitgever zijn erkenning verliest. Evaluatie Het systeem van de e-maaltijdcheque zal drie jaar na de inwerkingtreding geëvalueerd worden. Uitgevers E-maaltijdcheques mogen enkel ter beschikking worden gesteld door een uitgever die gezamenlijk erkend is door de ministers bevoegd voor Sociale Zaken, Werk, Zelfstandigen en Economische Zaken. Aan deze erkenning zijn voorwaarden verbonden die cumulatief vervuld moeten zijn. Het betreft enerzijds functionele voorwaarden, anderzijds voorwaarden met betrekking tot veiligheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Functionele voorwaarden Opdat een uitgever erkend zou kunnen worden, moet cumulatief voldaan zijn aan functionele voorwaarden. De uitgever moet: voorzien in een systeem waarbij de e-maaltijdcheques op een maaltijdchequerekening op naam van de werknemer worden gecrediteerd. De maaltijdchequerekening is een databank waarop een aantal e-maaltijdcheques worden opgeslagen en die beheerd wordt door een erkende uitgever. voorzien in een systeem waarbij de betalingstransacties aan de handelaars met e-maaltijdcheques online verwerkt worden bij de uitgever. garantie bieden dat de handelaar uiterlijk 2 bankwerkdagen na een elektronische transactie wordt gecrediteerd. Dit komt de kaspositie van de handelaar uiteraard ten goede. bij een betaling het first-in-first-out-principe naleven: m.a.w. eerst de e-maaltijdcheques met de kortste geldigheidsduur aanwenden. Dit komt ten goede van de werknemer: hij ziet hierdoor de kans op verval van zijn maaltijdcheques verminderen. een ruime acceptatie garanderen van de e-maaltijdcheque in voedingszaken en eetgelegenheden, ongeacht hun omvang. In de eerste plaats wordt getracht gebruik te maken van bestaande systemen. Dit om te vermijden dat handelaars afzonderlijke systemen moeten voorzien om e- maaltijdcheques te aanvaarden. Bij de beoordeling van nieuwe toepassingen (bv. e-id) moeten de toekomstperspectieven inzake marktdekking aangetoond worden. Bovendien moet voldaan worden aan volgende voorwaarden: De e-maaltijdcheque mag enkel gebruikt worden voor de betaling van een maaltijd of de aankoop van verbruiksklare voeding. De geldigheid van de e-maaltijdcheque is beperkt tot drie maanden. This information is provided via our website and is explicitly subject to the websitedisclaimer:

4 E-maaltijdcheques zijn bij aanwending fractioneerbaar. Hierdoor moeten de handelaars niet langer het wisselgeld prefinancieren. De drager die de werknemer kan gebruiken om zijn e-maaltijdcheques aan te spreken, is gratis voor de werknemer. In geval van verlies of diefstal moet de drager snel, eenvoudig en gratis ge(de)blokkeerd kunnen worden via een noodnummer. Om verval van maaltijdcheques te vermijden, stelt de uitgever binnen een termijn van 10 werkdagen een nieuwe drager ter beschikking, waarmee het saldo aan e- maaltijdcheques op het ogenblik van de melding van diefstal/verlies kan aangesproken worden. Eveneens vanaf de melding van diefstal/verlies wordt de geldigheidsduur van de e-maaltijdcheques met 10 werkdagen verlengd. De kost van de vervangende drager mag niet meer bedragen dan de nominale waarde van één maaltijdcheque en mag niet gerecupereerd worden via het saldo aan e- maaltijdcheques. De kosten voor de drager zelf en het gebruik van de e-maaltijdcheque mogen niet afgewenteld worden op de werknemer. De uitgevers respecteren de openheid van de markt. De overeenkomsten die door de uitgevers worden aangeboden, mogen de markttoegang van andere spelers niet verhinderen. Dit betekent dat er geen exclusiviteitscontracten kunnen afgesloten worden en dat elk contract binnen redelijke termijn opzegbaar moet zijn. De (in)directe kosten voor werkgevers en handelaars voor het aanbieden/aanvaarden van de e- maaltijdcheque, mogen niet hoger zijn dan de kosten die het aanbieden/aanvaarden van de papieren maaltijdcheques met zich brengen. Voor de tegoeden van de werkgevers ter vergoeding van de waarde van de e-maaltijdcheques moet de uitgever een derdenrekening gebruiken, die duidelijk af te scheiden is van het vermogen van de uitgever. Deze verplichting moet ervoor zorgen dat de curator, bij faillissement, gedurende drie maanden na het verval van de erkenning het systeem operationeel kan houden, zodat de werknemers het resterende deel van hun saldo op de maaltijdchequerekening kunnen opnemen en de handelaars betaald worden. Voorwaarden op vlak van veiligheid en privacy Om als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens erkend te worden, moet aan volgende voorwaarden op het vlak van veiligheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer cumulatief voldaan worden. De uitgever moet: de beschikbaarheid van de informaticasystemen garanderen. de integriteit, authenticiteit en de proportionaliteit van de gegevensverwerking waarborgen. er voor zorgen dat de gegevens minstens drie jaar bijgehouden worden. er voor zorgen dat de maaltijdchequerekening raadpleegbaar is via betrouwbare technologie; de uitgever moet ook zorgen voor een beveiligd toegangssysteem. élke toegang tot het informaticasysteem bewaren. zorgen voor een transparant informaticasysteem. Hiermee bedoelt men dat de werknemer vóór het gebruik van de e-maaltijdcheque op eenvoudige manier gratis het saldo en de geldigheidsduur moet kunnen nagaan van de e-maaltijdcheques die hem werden toegekend en nog niet gebruikt werden. Uiterlijk één week voor de vervaldatum van de e-maaltijdcheques moet hij van dit feit op de hoogte wordt gebracht. zich houden aan de wet van 8 december 1992 inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Ad hoc advies- en controlecomité Er wordt een ad hoc adviescomité voor de e-maaltijdcheque opgericht, dat belast wordt met volgende taken: advies verlenen inzake het toekennen van de erkenning coördinatie van de controle op de naleving van de erkenningsvoorwaarden advies verstrekken over waarschuwing en intrekking van de erkenning verzamelen van gegevens nodig voor de evaluatie van de e-maaltijdcheque This information is provided via our website and is explicitly subject to the websitedisclaimer:

5 Het comité is samengesteld uit vertegenwoordigers van de verschillende Federale Overheidsdiensten en wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de FOD Economie. Erkenningsprocedure Aanvraag De aanvraag tot erkenning als uitgever van e-maaltijdcheques moet volgens een specifieke procedure ingediend worden. De vorm waaronder de aanvraag wordt ingediend is vrij te bepalen door de kandidaat-uitgever. Belangrijk is wel dat de aanvraag aantoont dat aan alle erkenningsvoorwaarden voldaan is. Erkenning De erkenning gebeurt gezamenlijk door de ministers bevoegd voor Sociale Zaken, Werk, Zelfstandigen en Economische Zaken. Ze wordt toegekend of geweigerd binnen een termijn van drie maanden na de betekening van de volledigheid van de aanvraag. De erkenning wordt verleend voor onbepaalde duur maar vervalt bij faillissement. Waarschuwing, intrekking en verval van erkenning Wanneer een uitgever niet meer voldoet aan alle erkenningsvoorwaarden, krijgt hij een waarschuwing die specificeert aan welke voorwaarden niet meer voldaan is. Hij krijgt dan een maand de tijd om zijn toestand te regulariseren. In volgende situaties kan de erkenning ingetrokken worden: als de uitgever aan het einde van de waarschuwingsperiode nog niet voldoet aan alle erkenningsvoorwaarden als de tekortkoming betrekking heeft op één van de voorwaarden op het vlak van veiligheid en privacy als de tekortkoming een zodanige vorm aanneemt dat kan getwijfeld worden aan de goede trouw of technische bekwaamheid van de uitgever De uitgever kan tegen de intrekking van de erkenning in beroep gaan bij de Raad van State. Vanaf de intrekking of het verval (bij faillissement) mag de uitgever geen e-maaltijdcheques meer uitgeven. Binnen de drie dagen na publicatie (via mededeling in het Belgisch Staatsblad) van de intrekking of het verval van de erkenning brengt de uitgever de bij hem aangesloten werkgevers daarvan op de hoogte. Gedurende drie maanden na de intrekking van de erkenning moet de uitgever het systeem operationeel houden, zodat de werknemers het resterende saldo op hun maaltijdchequerekening kunnen opnemen en de handelaars betaald worden. Ditzelfde principe geldt voor de curator in geval van faillissement. Derdenrekening De gelden die de uitgever ontvangt van de werkgevers ter vergoeding van de e-maaltijdcheques moeten op een derdenrekening geplaatst worden zodat ze duidelijk af te scheiden zijn van zijn eigen vermogen. This information is provided via our website and is explicitly subject to the websitedisclaimer: