DEFENSIE ACWB-GID-WRKPR-013 Blz 1 / 13 STAFDEPARTEMENT WELL-BEING GEDETAILLEERDE INSTRUCTIE Tf Redactionele overheid DPBW PsySoc 9 2820 4373 Goedkeurend overheid IDPBW-RB 9 2820 5362 Uitgevend overheid ACOS WB 9 2820 5000
Blz 2 / 13 Staat Edities / Revisies Editie Revisie Datum Reden / Opmerking 001 000 Basisdocument Periodieke herziening: 12 maanden Totaal aantal bladzijden: 13 - Totaal aantal bijlagen: 0 Doelgroep van de richtlijn Niv MOS Nr Kwalificatie AND/OR Org Functie Kennis - - - - All Defence KorpsComd NICE - - - - All Defence Assistent in preventie NEED - - - - IDPBW Preventieadviseur NEED - - - - Dir AMT Preventieadviseurarbeidsgeneesheer NEED - - - - LDPBW Preventieadviseur NEED - - - - AMT Preventieadviseurarbeidsgeneesheer NEED - - - - All Defense Vertrouwenspersoon NEED All Defence Vertrouwenspersoon Plus NEED Toepassingsgebied : Lijst trefwoorden: psychosociaal, vertrouwenspersoon, vertrouwenspersoon Plus, preventieadviseur psychosociale aspecten op het werk Deze richtlijn is van toepassing in Vredestijd/Oefening Datum effectieve toepassing: publicatie richtlijn
Blz 3 / 13 INHOUDSTAFEL 1. Algemeen... 4 a. Doel... 4 b. Boomstructuur... 4 c. Refertes... 4 2. Begrippen... 5 a. Vertrouwenspersoon (VP)... 5 b. De Vertrouwenspersonen Plus (VP+)... 5 c. Preventieadviseur gespecialiseerd in de psychosociale aspecten van het werk (PA PsySoc)... 5 3. Algemeen kader... 6 a. Actoren... 6 b. Dubbel mandaat VP/VP+... 6 c. Opleiding, in plaatsstelling en verwijdering... 6 d. Competentieprofiel van de VP en de VP+... 6 4. De vertrouwenspersoon (VP)... 7 a. Bevoegdheid van de VP... 7 b. Afhankelijkheid... 7 c. Faciliteiten... 7 d. Rol en taken van de VP... 8 5. De vertrouwenspersoon Plus (VP+)... 10 a. Bevoegdheid... 10 b. Afhankelijkheid... 10 c. Faciliteiten... 10 d. Bescherming... 10 e. Rol en taken van de VP+... 10 6. Beroepsgeheim... 12 a. Betekenis... 12 b. Bescherming van het beroepsgeheim... 12 c. Het gedeeld beroepsgeheim... 12 d. Het beroepsgeheim in het kader van een verzoeningspoging... 13 e. Wettelijke uitzonderingen op het beroepsgeheim... 13
Blz 4 / 13 1. Algemeen a. Doel Deze richtlijn heeft tot doel inzicht te bieden in de rol en de taken van de VP in het kader van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Daarnaast heeft deze richtlijn eveneens tot doel inzicht te bieden in de rol en de taken van de VP+ in het kader van de psychosociale risicoanalyse. b. Boomstructuur (1) Onmiddellijk hoger gelegen richtlijnen ACWB-SPS-PSYSOC-002: Interne informele en formele procedure in het kader van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk (2) Onmiddellijk lager gelegen reglementen en/of richtlijn(en) NIHIL c. Refertes (1) Belgische wetgeving en regelgeving (a) Wet van 04 augustus 96 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. (b) Wet van 10 januari 07 tot wijziging van verschillende bepalingen betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk waaronder deze betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. (c) Koninklijk Besluit van 17 mei 07 betreffende de voorkoming van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. (d) Strafwetboek, Art. 422bis, 458 en 458bis. (e) Wetboek van Strafvordering, Art. 29 en 30. (2) Richtlijnen en reglementen (a) ACWB-GID-WRKPR-019: Registratie en uitbating van incidenten van psychosociale aard. (b) DGHR-GID-CARMUT-003: Kandidatuur, selectie, opleiding, in plaatsstelling en verwijdering.
Blz 5 / 13 2. Begrippen a. Vertrouwenspersoon (VP) De VP staat in voor het informeel zoeken naar een oplossing voor een problematische situatie in verband met de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Defensie beschikt over een aantal VP s die opgeleid zijn om de informele procedure te behandelen. Zij vervullen hun taak als VP in cumul, bovenop hun basisfunctie. De VP s vervullen hun taak in eerste instantie binnen de kwartiergroepering (KwGpg niveau BOC) waarvan hun eenheid afhangt. Op die manier streeft Defensie ernaar dat de VP s dicht bij de werkvloer staan en gemakkelijk toegankelijk zijn voor het personeel. Daarnaast beschikt Defensie ook over VP s die tewerkgesteld zijn bij de Sectie Bemiddeling van de Dienst Klachtenmanagement van Defensie (DKM Def) en die ook hun taak vervullen als VP in cumul, bovenop hun basisfunctie als bemiddelaar. Ten slotte staat een VP in als zijnde gespecialiseerde eerste-lijnsinterventie. De werkgever wijst de VP aan, na het voorafgaand akkoord (voor het Civ Pers)/advies (voor het Mil Pers) van het bevoegd overlegorgaan. b. De Vertrouwenspersonen Plus (VP+) De VP+ staat de plaatselijke autoriteit en zijn hiërarchische lijn bij inzake de toepassing van de psychosociale risicoanalyse zoals bedoeld in de Welzijnswet. Hij heeft in dit kader een adviserende functie t.o.v. de plaatselijke autoriteit, zijn hiërarchische lijn en de werknemers. c. Preventieadviseur gespecialiseerd in de psychosociale aspecten van het werk (PA PsySoc) De werkgever wijst de preventieadviseur gespecialiseerd in de psychosociale aspecten van het werk aan, na het voorafgaand akkoord / advies van het bevoegd overlegorgaan. De rechtmatig aangeduide persoon heeft een adviserende bevoegdheid t.o.v. de werkgever en de werknemers. De PA PsySoc is een deskundige die de werkgever en de werknemers bijstaat in de uitwerking en toepassing van het preventiebeleid in het kader van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Deze persoon behoort tot de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Blz 6 / 13 3. Algemeen kader a. Actoren In verband met de psychosociale aspecten op de werkvloer en in het bijzonder de bescherming tegen de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk, worden door de wetgever, in het kader van de wettelijke bepalingen, twee preventieactoren gedefinieerd: de PA PsySoc en de VP. Daarnaast, binnen Defensie, beschikt men ook over een aantal VP+. De VP+ begeleidt de psychosociale risicoanalyse binnen de respectieve KwGpg. Voor meer informatie over de verschillende proceduremogelijkheden en actoren, zie ook ACWB- SPS-PSYSOC-002: Interne informele en formele procedure in het kader van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk. b. Dubbel mandaat VP/VP+ De VP+ vult ook de functie van VP in maar indien de werklast van de persoon in kwestie te groot zou worden, wordt de taak van VP tijdelijk opgeschort. De personeelsleden die toch op deze VP een beroep willen doen, dient hij dan door te verwijzen naar een andere VP in de Kw Gpg (of, indien niet mogelijk, naar een VP die tewerkgesteld is bij DKM Def), zodat de VP+ in kwestie zich kan concentreren op zijn taken in het preventief luik. c. Opleiding, in plaatsstelling en verwijdering De specifieke procedure voor de kandidatuur, inplaatsstelling en verwijdering van de VP en de VP+ staat beschreven in DGHR-GID-CARMUT-003: Kandidatuur, selectie, opleiding, insplaatsstelling en verwijdering van de vertrouwenspersoon en van de vertrouwenspersoon Plus. d. Competentieprofiel van de VP en de VP+ Voor meer informatie over het verwachte competentieprofiel van de VP en VP+, zie ook DGHR- GID-CARMUT-003: Kandidatuur, selectie, opleiding, insplaatsstelling en verwijdering van de vertrouwenspersoon en van de vertrouwenspersoon Plus.
Blz 7 / 13 4. De vertrouwenspersoon (VP) a. Bevoegdheid van de VP De VP zijn bevoegd voor Belgische eenheden in de kwartiergroepering waarvoor ze werden erkend. De bij de DKM Def tewerkgestelde VP zijn bevoegd voor alle eenheden in België. Zij zijn niet bevoegd binnen de DKM Def (desgevallend kunnen personeelsleden van de DKM Def beroep doen op de VP van Evere, de kwartiergroepering waar de installaties van de DKM Def zich bevinden). b. Afhankelijkheid (1) Functionele afhankelijkheid Wanneer een VP zijn functie van VP uitoefent, zowel voor het reactieve als voor het preventieve luik, hangt hij functioneel af van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (ACOS WB-IDPBW), meer bepaald van de PA PsySoc. Dit wil niet zeggen dat hij op dat moment behoort tot deze dienst. Dit betekent ook niet dat het hoofd van de interne dienst bevelen kan geven aan de VP, wat de uitvoering van zijn opdrachten betreft. De leidinggevende rol ten opzichte van de VP is beperkt tot de strikte organisatie van dienst. De wetgever beoogt met functionele afhankelijkheid de volgende elementen: (a) De VP verstrekt aan de PA PsySoc de gegevens die pertinent zijn voor het opstellen voor het jaarverslag IDPBW. (b) De VP deelt aan de PA PsySoc de gegevens mee van de door hem behandelde incidenten in verband met psychosociale belasting veroorzaakt op het werk die zich bij herhaling voordoen. (c) De VP neemt deel aan het uitwerken van procedures die moeten gevolgd worden door de werknemer die verklaart het voorwerp te zijn van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. (d) De VP pleegt regelmatig overleg en neemt contact op met de PA PsySoc. (e) De VP registreert de klachten in het kader van ongewenst gedrag op het werk door derden. (2) Administratieve opvolging De aansturing van het netwerk van VP wordt gedelegeerd door DPBW PsySoc aan DKM Def. Deze aansturing wordt gevoerd door DKM Def in samenwerking met DPBW PsySoc. (3) Hiërarchische afhankelijkheid c. Faciliteiten De VP blijven voor wat betreft hun hoofdfunctie hiërarchisch afhankelijk van hun Korpscommandant. De Korpscommandant zorgt ervoor dat de VP zijn opdrachten en taken volledig en doeltreffend kan vervullen. Hiertoe:
Blz 8 / 13 (1) Beschikt hij over de nodige tijd voor de uitoefening van zijn opdrachten en taken. Meer bepaald beschikt hij, in het kader van zijn cumulfunctie, over gemiddeld vier uur per week om zijn taken als VP uit te voeren. (2) Moet hij kunnen beschikken over een passend lokaal om zijn opdrachten en taken op volledig vertrouwelijke wijze te kunnen uitoefenen. (3) Beschikt hij over de mogelijkheid om zich te verplaatsen in het kader van zijn functie als VP. Indien hiertoe een marsbevel moet opgemaakt worden, zal het registratienummer van de DKM Def vermeld worden in onderwerp. Dit biedt de Korpscommandant de mogelijkheid de rechtvaardiging van de verplaatsing te verifiëren bij de Sectie Bemiddeling van de DKM Def, zonder dat het beroepsgeheim geschonden wordt. (4) Beschikt hij, in het kader van zijn functie als VP, over de toegang tot militaire installaties, zonder dat een controle mag uitgevoerd worden van zijn precieze bestemming. Daartoe zullen de kwartiercommandanten ervoor zorgen dat een lijst van de erkende VP s beschikbaar is in de wachtlokalen. Na controle van de identiteit zal een bezoekvergunning afgeleverd worden zonder de bezochte eenheid of persoon te vermelden. (5) Pleegt hij regelmatig overleg met de PA PsySoc. De VP en de PA PsySoc moeten samenwerken. De VP heeft het recht met de PA PsySoc of met de VP tewerkgesteld in de Sectie Bemiddeling van de DKM Def alle contacten te onderhouden die nuttig zijn voor het vervullen van zijn opdracht. (6) Beschikt hij over de mogelijkheid om deel te nemen aan de voortgezette vormingen in het kader van zijn functie als VP, intervisies en studiedagen, zoals voorzien in de opvolging door de Sectie Bemiddeling van DKM Def. Indien dwingende dienstredenen hem hiervan weerhouden, kan een alternatief worden overeengekomen na overleg tussen het hoofd van de Sectie Bemiddeling en zijn hiërarchische chef. Indien geen consensus wordt gevonden, zal de klachtenmanager een beslissing nemen. De functie van VP brengt geen bijzondere bescherming tegen mutatie met zich mee (zoals bij syndicale afgevaardigden of de indiener van een formele klacht), maar de VP mag evenmin nadeel ondervinden van zijn activiteiten als VP. In geen geval kan het een rem zijn voor mutatie, noch een manier om mutatie te verkrijgen. Voor meer informatie over de verwijdering van de vertrouwenspersoon, zie DGHR-GID- CARMUT-003: Kandidatuur, selectie, opleiding, in plaatsstelling en verwijdering van de vertrouwenspersoon (VP). d. Rol en taken van de VP De VP staat de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de personeelsleden bij voor de toepassing van de preventiemaatregelen. Concreet is de VP belast met taken zowel in het preventieve als reactieve luik. (1) Preventief luik (a) De VP neemt deel aan de uitwerking van de procedures die moeten gevolgd worden door het personeelslid die verklaart het voorwerp te zijn van een belasting op het werk van
Blz 9 / 13 psychosociale aard, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. (b) De VP registreert de verschillende vormen van incidenten op het vlak van de psychosociale belasting veroorzaakt door het werk. Meer bepaald moet de VP registreren na: (i) Een vertrouwelijk gesprek gevoerd te hebben met een personeelslid dat meent het voorwerp te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk. Dit geldt dus voor gesprekken die niet leiden tot het verder zetten van een informele procedure. (ii) Een afgesloten dossier in het kader van de informele procedure. (c) De VP rapporteert de geregistreerde gegevens aan de VP+ van de respectieve kwartiergroeperingen. (2) Reactief luik (a) De VP geeft raad en biedt opvang aan mensen die verklaren het voorwerp te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk. (b) De VP begeleidt de informele procedure door informeel te zoeken naar een oplossing voor personeelsleden die menen het voorwerp te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk. Concreet kan dit gebeuren via een interventie bij de hiërarchische lijn of via een verzoeningspoging met de aangeklaagde(n). (c) De VP verwijst personeelsleden die wensen gebruik te maken van de formele procedure door naar de PA PsySoc. Indien een personeelslid de VP aanspreekt met een problematiek die buiten zijn bevoegdheden als VP valt, kan de VP het personeelslid doorverwijzen naar de bevoegde dienst.
Blz 10 / 13 5. De vertrouwenspersoon Plus (VP+) a. Bevoegdheid De VP+ zijn bevoegd voor Belgische eenheden in de KwGpg waarbinnen ze tewerkgesteld zijn. Er is één VP+ per KwGpg voor basisoverleg. b. Afhankelijkheid (a) Functionele afhankelijkheid Wanneer de VP+ handelt in het kader van zijn cumulfunctie als VP+, hangt hij functioneel af van de interne dienst preventie en bescherming op het werk (ACOS WB IDPBW), meer bepaald van de PA PsySoc. (b) Administratieve opvolging Het netwerk van VP+ wordt aangestuurd door DPBW PsySoc, in samenwerking met DKM Def. (c) Hiërarchische afhankelijkheid c. Faciliteiten De VP+ zijn voor wat betreft hun hoofdfunctie hiërarchisch afhankelijk van hun KorpsComd. De Korpscommandant zorgt ervoor dat de VP+ zijn opdrachten volledig en doeltreffend kan vervullen. Hiertoe: (1) Beschikt hij over de nodige tijd voor de uitoefening van zijn taken. Meer bepaald beschikt hij, in het kader van zijn cumulfunctie, over gemiddeld vier uur per week om zijn taken als VP+ uit te voeren. (2) Beschikt hij over de mogelijkheid om zich te verplaatsen in het kader van zijn functie als VP+. (3) Heeft hij het recht en de plicht met de PA PsySoc alle contacten te onderhouden die nuttig zijn voor het vervullen van zijn taken. (4) Beschikt hij over de mogelijkheid om deel te nemen aan de voortgezette vormingen, intervisies en supervisies, zoals voorzien in de opvolging door de DPBW PsySoc. Indien dwingende dienstredenen hem hiervan weerhouden, kan een alternatief worden overeengekomen na overleg tussen het hoofd van de DPBW PsySoc en zijn hiërarchische chef. d. Bescherming De functie van VP+ brengt geen bijzondere bescherming tegen mutatie met zich mee (zoals bij syndicale afgevaardigden of de indiener van een formele klacht), maar de VP+ mag evenmin nadeel ondervinden van zijn activiteiten als VP+. e. Rol en taken van de VP+ (1) Algemeen De VP+ werkt in het kader van het preventief luik en is belast met het begeleiden van de psychosociale risicoanalyse a priori en a posteriori.
Blz 11 / 13 (2) Psychosociale risicoanalyse a priori De VP+ staat in voor de uitvoering van de specifieke checklist gebaseerd op de Observatiegids Psychosociale Aspecten van FOD WASO in het kader van de observatiefase psychosociale aspecten van het werk binnen de systematische en planmatige uitvoering van de psychosociale risicoanalyse m.b.v. de SOBANE-strategie. Deze methodologie zal hernomen worden in een richtlijn betreffende de observatiefase van de psychosociale aspecten van het werk in het kader van de Sobane-startegie. Daarnaast kan de VP+ ook een punctuele psychosociale risicoanalyse uitvoeren m.b.v. het SDRPI-model en/of de DIP-methode. Deze methodologieën zullen hernomen worden in een richtlijn over de punctuele psychosociale risicoanalyse SDRPI-model/DIP-methode. (3) Psychosociale risicoanalyse a posteriori De VP+ staat in voor het verzamelen en analyseren van de door de VP van de respectievelijke KwGpg geregistreerde gegevens. Na analyse worden preventiemaatregelen voorgesteld door de VP+ aan de plaatselijke autoriteit voor beslissing na overleg. De gedetailleerde werkprocedure voor deze uitbating staat beschreven in de richtlijn ACWB-GID-WRKPR-019: Registratie en uitbating van incidenten van psychosociale aard.
Blz 12 / 13 6. Beroepsgeheim De VP is gebonden door het beroepsgeheim bedoeld in artikel 458 van het Strafwetboek. De VP+ beschikt over een dubbele cumulfunctie VP / VP+ en kan dus ook optreden als VP. Deze is dan ook tevens gebonden door het beroepsgeheim. In het kader van zijn functie als VP+ stelt dit geen probleem voor omwille van de anonieme en collectieve aard van de uitgebate gegevens. a. Betekenis Het beroepsgeheim wordt gedefinieerd als de plicht of verplichting, voor personen die door hun beroep of staat geacht worden bewaarder van een geheim te zijn, geen informatie, hem gegeven door wie hem in vertrouwen neemt (ook de meester van het geheim genoemd), aan derden te verspreiden. Het geheim dekt alles wat gezegd werd aan de VP door het personeelslid dat deze heeft aangesproken en door andere personen in het kader van zijn functie als VP. Het is ook geldig voor alles wat werd vastgesteld, gezien, vernomen, ontdekt, afgeleid, geïnterpreteerd bij de uitoefening van deze cumulfunctie. Ook de bewaring van notities of andere vertrouwelijke documenten horen tot de verantwoordelijkheid van de VP. Het beroepsgeheim dekt niet wat vernomen werd in het kader van zijn primaire professionele functie. b. Bescherming van het beroepsgeheim De VP zal geen enkele actie ondernemen zonder dit met zijn cliënt te bespreken en zijn akkoord daarvoor te krijgen. Geen enkele persoon mag op welke wijze ook rechtstreeks of onrechtstreeks druk uitoefenen op de VP bij de uitoefening van zijn functie en inzonderheid wat betreft de druk met het oog op het bekomen van informatie die verband houdt of kan houden met de uitoefening van deze functie. Het beroepsgeheim geldt dus ook tegenover de hiërarchische chef van de VP of van de betrokkenen. c. Het gedeeld beroepsgeheim Het beroepsgeheim kan, zonder dat dit strafbaar is, gedeeld worden indien aan volgende vijf voorwaarden werd voldaan: (1) Er de meester van het geheim over informeren. (2) Het akkoord krijgen van de meester om te delen. (3) Slechts delen met andere personen die zelf onderworpen zijn aan het beroepsgeheim. (4) Slechts delen met personen die aan dezelfde opdracht gebonden zijn. (5) Het delen beperken tot wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. In de praktijk zal de VP bepaalde informatie delen met andere VP s en met de PA PsySoc in het kader van overleg, intervisies of studiedagen. Het delen van de informatie steunt dan op het principe need to know. Zo zal bijvoorbeeld het uitwisselen van identiteitsgegevens vermeden worden.
Blz 13 / 13 Daarnaast zal de VP tevens bepaalde informatie delen met de PA PsySoc in het kader van de informele en formele procedure. d. Het beroepsgeheim in het kader van een verzoeningspoging De VP kan, tijdens een verzoeningspoging, informatie die naar zijn mening pertinent is voor het goede verloop, delen met de betrokkenen. Dit is geen schending van het beroepsgeheim. e. Wettelijke uitzonderingen op het beroepsgeheim De wet voorziet een aantal voorwaarden die toelaten het beroepsgeheim te verbreken: (1) In het kader van een getuigenis onder ede voor een onderzoeksrechter of voor een rechtbank, met het recht te spreken of te zwijgen. (2) Ingeval van een noodtoestand (het beschermen van een hoger belang en/of de plicht om hulp te bieden aan personen in gevaar). (3) Bij een misdrijf of misdaad waar een minderjarige het slachtoffer van is. Indien er dus sprake is van een duidelijke en acute gevaarsituatie die het noodzakelijk maakt om bepaalde vertrouwelijke informatie bekend te maken kan men spreken van een noodtoestand. Dit houdt in dat het strafbaar karakter van de gestelde handeling, namelijk de schending van het beroepsgeheim, verdwijnt en er dus geen sprake meer is van een misdrijf. Om van een noodtoestand te kunnen spreken, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan: (4) Er moet een daadwerkelijk en onmiddellijk gevaar dreigen. (5) Het belang of de waarde die men wil beschermen moet minstens van gelijke waarde zijn dan het belang of de waarde uit de bepaling die men wil schenden (schenden van het beroepsgeheim). (6) Het doorbreken van het beroepsgeheim moet de enige mogelijkheid zijn om het gevaar af te wenden. Het inroepen van de noodtoestand om de schending van het beroepsgeheim te rechtvaardigen wordt slechts uitzonderlijk aanvaard en is de verantwoordelijkheid van de VP. De wet schrijft ook voor dat elke ambtenaar verplicht is een misdrijf of misdaad te melden. Nochtans mag een VP geen misdrijven of misdaden bekend maken waarvan hij kennis gekregen heeft in het kader van het beroepsgeheim. Bij twijfel zal de VP contact nemen met de PA PsySoc of met één van de bij DKM Def tewerkgestelde VP s voor overleg. De betrokken VP blijft zelf verantwoordelijk voor zijn daden terzake.