Praktijkwerkboek AKA Dataverwerking 1 Inhoud Een ander woord voor gegevens is data. Elk bedrijf werkt met data. Dat kunnen bijvoorbeeld data zijn over klanten, zoals de naam en het adres. Het kan ook gaan om data over ontvangen betalingen of rekeningen. Er zijn speciale programma s voor het verwerken van data. In dit onderdeel Dataverwerking leer je om op een nauwkeurige manier data te verwerken. Je doet de opdrachten die hieronder vetgedrukt staan aangegeven. Daarna vul je een woordenlijst in. Zo kun je zien of je belangrijke woorden die met jouw werk te maken hebben, snapt. Ook kijk je terug hoe het is gegaan. Samen met je praktijkopleider bespreek je hoe het ging en wat je geleerd hebt. Aan het eind schrijft de praktijkopleider zijn opmerkingen op. De leerdoelen............................................................................................................................. 2 Wat moet je leren in jouw opleiding? Kennismaken met data............................................................................................................ 4 In deze opdracht maak je kennis met data. Data invoeren............................................................................................................................ 6 Je gaat nu zelf data invoeren in een bestand. Mutaties doorvoeren............................................................................................................... 8 In deze opdracht voer je mutaties door in een databestand. Informatie zoeken in bestanden.......................................................................................... 10 In deze opdracht oefen je met snel en zorgvuldig data zoeken en afdrukken. Facturen inboeken.................................................................................................................. 12 In deze opdracht breng je facturen in het boekhoudsysteem van je bedrijf in. Woordenlijst............................................................................................................................. 14 Schrijf in je eigen woorden op wat deze woorden betekenen. Terugkijken................................................................................................................................ 15 Wat heb je geleerd door al deze opdrachten te doen? De praktijkopleider................................................................................................................. 16 Hoe vindt je praktijkopleider dat het is gegaan?
2 Praktijkopdrachten AKA Leerdoelen In de opleiding werk je aan leerdoelen. Hieronder staan alle leerdoelen waar het in jouw opleiding om gaat. De leerdoelen waar je aan werkt in het onderdeel Dataverwerking staan vetgedrukt weergegeven. 1 Je toont bereidheid om instructies en aanwijzingen van leidinggevende/ervaren collega op te volgen, zodat de werkzaamheden volgens regels en procedures worden voorbereid. 2 Je verzamelt op een voorgeschreven wijze materialen en (hulp)middelen die geschikt zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden, zodat met de materialen en middelen verantwoord wordt omgegaan en dat deze heel blijven. 3 Je werkt met materialen en (hulp)middelen die geschikt zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden, zodat de materialen en middelen niet stuk gaan, er zo min mogelijk wordt verspild, middelen gedurende de verwachte levensduur te gebruiken zijn en het werk veilig wordt uitgevoerd. 4 Je accepteert dat werkzaamheden kunnen veranderen en je kan flexibel omgaan met wisselende of nieuwe werkomgevingen en/of wisselende of nieuwe opdrachten. Je richt je op het uit te voeren werk, zodat je je in zo kort mogelijke tijd optimaal kan motiveren om de werkzaamheden voor te bereiden. 5 Je plant op basis van instructies, afspraken en prioriteiten in een logische volgorde voor je werkzaamheden, zodat duidelijk is wanneer je welke werkzaamheden gaat uitvoeren. 6 Je overlegt met de leidinggevende/ervaren collega over het werk dat je moet doen en vraagt om verduidelijking of hulp wanneer je de opdracht/instructie niet begrijpt, zodat je weet wat je moet gaan doen en hoe je dit moet gaan doen.
Dataverwerking 3 7 Je vraagt tijdig extra verduidelijking, tips en hulp van collega s, zodat je je werk volgens (bedrijfs-)procedures en in een vlot tempo kan uitvoeren. Daarnaast heb je inzicht in de werkzaamheden van collega s en pas je je daarop aan door hulp te bieden, als je dat gevraagd wordt, voor een goede samenwerking en een vlot verloop van de werkzaamheden. 8 Je schenkt aandacht aan anderen en doet moeite om anderen te begrijpen, zodat je in je werk daarmee rekening kan houden en erop kan reageren, je werk op de juiste wijze kan uitvoeren en een goede verstandhouding met collega s opbouwt. 9 Je werkt volgens instructies van de leidinggevende/ervaren collega ordelijk en volgt gedisciplineerd instructies, afspraken, planning en bedrijfs- en veiligheidsvoorschriften op om te voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. 10 Je houdt het vertrouwen in eigen kunnen als (voor jou onbekende) opdrachten niet in één keer goed uitgevoerd blijken te zijn en vraagt bij opmerkingen/kritiek opnieuw naar de gewenste werkwijze, zodat je in staat bent om alsnog de opdracht met het gewenste resultaat uit te voeren. 11 Je helpt de klant (interne klant, externe klant, cliënt, opdrachtgever) zoveel mogelijk binnen je verantwoordelijkheid, zodat de klant volgens de eisen van de organisatie wordt geïnformeerd of doorverwezen. 12 Je gebruikt passende lichamelijke kracht, snelheid, precisie, coördinatie, hebt uithoudingsvermogen en hanteert hierbij de passende methodiek en/of techniek, zodat de werkzaamheden voldoen aan de afspraken, voorschriften en eisen. Misschien begrijp je niet alles wat hier staat. Vraag het dan aan je praktijkopleider of een docent van school. Veel succes!
4 Praktijkopdrachten AKA Kennismaken met data In deze opdracht ga je kennismaken met data. Beantwoord eerst de volgende twee vragen. Wat zijn data? Met wat voor soort data wordt er gewerkt op jouw afdeling? Vraag aan je praktijkopleider of een collega of je mee mag kijken in een paar databestanden. Vul dan het onderstaande schema in. Databestand 1 Databestand 2 Naam van het bestand...... Soort dat die erin staan...... Data die wel eens worden veranderd (dat noemen we mutaties)......
Dataverwerking 5 Vraag of je nu zelf een databestand mag openen. Open het bestand en bekijk wat er in staat. Wat is de naam van het databestand? Welke data staan er in dit bestand?
6 Praktijkopdrachten AKA Data invoeren Je gaat nu zelf data invoeren in een bestand. Vraag aan je praktijkopleider of je mee mag kijken hoe je data moet invoeren in een bestand. Kijk mee met je praktijkopleider of een collega hoe zij de data in het bestand invoeren. Om wat voor soort data gaat het? Wat valt je op? Vraag je praktijkopleider of je nu zelf data in mag voeren in een bestand. Vraag in welk bestand deze data moeten worden ingevoerd. En luister naar verdere uitleg. In welk bestand moet je werken? Open het bestand. Voer de data in en sla ze op. Maak een uitdraai van de data die je hebt ingevoerd. Vraag je praktijkopleider om hulp als dat nodig is.
Dataverwerking 7 Laat de uitdraai controleren. Nu kun je zien wat er goed en fout is gegaan. Vraag instructie over hoe je de foute data kunt corrigeren. Voer de correcties uit. Sla het bestand op. Print nu zelf de data. Controleer zelf of alles goed is. Vraag ook je praktijkopleider om je werk te controleren. Herhaal de opdracht voor andere data en andere bestanden. Wat ging goed?............ En wat kan beter?............
8 Praktijkopdrachten AKA Mutaties doorvoeren In deze opdracht voer je mutaties door in een databestand. Beantwoord eerst de onderstaande vragen. Wat is een mutatie? Als je het niet weet, vraag het dan aan je praktijkopleider. Gebruiken de collega s op jouw afdeling mutatieformulieren? Zo ja, geef een voorbeeld van een mutatieformulier. Welk computerprogramma gebruiken collega s op jouw afdeling om mutaties door te voeren? Vraag aan je praktijkopleider of je mutaties mag doorvoeren in een bestand. Wat voor wijzigingen ga je doorvoeren? Bijvoorbeeld adressen of prijzen. In welk bestand ga je werken?
Dataverwerking 9 Open het bestand. Voer de mutaties in. Controleer wat je hebt gedaan. Sla het bestand op. Druk het bestand af. Vraag je praktijkopleider om je werk te controleren. Herhaal deze opdracht voor andere mutaties en andere bestanden. Wat ging goed?............ En wat kan beter?............
10 Praktijkopdrachten AKA Informatie zoeken in bestanden Je kunt databestanden ook gebruiken om informatie op te zoeken. Bij het zoeken naar data is het belangrijk dat je goed weet wat je zoekt. Lees daarom vragen om informatie altijd eerst goed door. En ga daarna pas echt naar de informatie zoeken. In deze opdracht oefen je met snel en zorgvuldig data zoeken en afdrukken. Beantwoord eerst de onderstaande vragen: Van welk soort data drukken je collega s vaak een overzicht af? Waarom drukken je collega s deze overzichten af? Voor wie zijn deze overzichten bedoeld? Vraag je praktijkopleider of je informatie op mag zoeken in een database. En welke informatie je op moet zoeken. Vraag instructie over hoe je moet zoeken in het bestand. Zoek de informatie die je nodig hebt. Maak een afdruk van de gevraagde informatie. Laat je praktijkopleider de data die je hebt gevonden controleren. Herhaal deze opdracht voor nog drie andere vragen om informatie.
Dataverwerking 11 Wat ging goed?............ En wat kan beter?............
12 Praktijkopdrachten AKA Facturen inboeken In deze opdracht breng je facturen in het boekhoudsysteem van je bedrijf in. In sommige bedrijven komen veel facturen binnen die moeten worden betaald. Bijvoorbeeld omdat het bedrijf veel goederen of diensten inkoopt. Dat zijn dan de inkomende facturen. In andere bedrijven zie je meer uitgaande facturen. Deze gaan naar klanten. Op de factuur staat wat ze moeten betalen. Welke mensen in jouw bedrijf hebben veel te maken met facturen? Op welke afdeling(en) werken deze mensen? Gaat het om inkomende of uitgaande facturen? Of allebei? Vul in: Het zijn inkomende facturen. Zij komen van:... Het zijn (ook) uitgaande facturen. De klanten zijn:... De informatie die op de facturen staat, is belangrijk voor het bedrijf. Daarom worden de gegevens van de facturen geregistreerd in de boekhouding. Dat gebeurt meestal met de computer. Vraag of je kunt meewerken bij het boeken van inkomende of uitgaande facturen. Kijk hoe een collega het inboeken van facturen doet. Welke stappen zitten er in het werk, en hoe gaat elke stap? Vraag je collega ook uit te leggen wat zij / hij doet bij elke stap.
Dataverwerking 13 Schrijf hier in de juiste volgorde op wat je moet doen. Vraag welke facturen jij mag inboeken. Boek de facturen in zoals dat moet. Maak een uitdraai van de boekingen die je hebt gemaakt. Laat je werk controleren. Corrigeer de foute boekingen. Maak een uitdraai van de gemaakte boekingen. Ruim de facturen die je hebt geboekt op zoals afgesproken. Spreek met je praktijkopleider af wanneer je nog eens facturen gaat inboeken. Wat ging goed?............ En wat kan beter?............
14 Praktijkopdrachten AKA De woordenlijst Schrijf in je eigen woorden op wat deze woorden betekenen. Data Mutatie Codering Database programma Gegevens bestanden Gegevens invoeren Welke nieuwe woorden ben je zelf nog tegengekomen in het leerbedrijf? Vul in: Woord 1: Betekenis: Woord 2: Betekenis: Woord 3: Betekenis: Woord 4: Betekenis:
Dataverwerking 15 Terugkijken Aan het eind van dit onderdeel ga je terugkijken. Wat heb je geleerd door al deze opdrachten te doen? Probeer aan te geven, hoe het er nu voor staat met je leerdoelen. Kruis aan: Leerdoelen Ging goed Kan beter Je accepteert dat werkzaamheden kunnen veranderen en je kan flexibel omgaan met wisselende of nieuwe werkomgevingen en/of wisselende of nieuwe opdrachten. Je richt je op het uit te voeren werk, zodat je je in zo kort mogelijke tijd optimaal kan motiveren om de werkzaamheden voor te bereiden. Je plant op basis van instructies, afspraken en prioriteiten in een logische volgorde voor je werkzaamheden, zodat duidelijk is wanneer je welke werkzaamheden gaat uitvoeren. Je vraagt tijdig extra verduidelijking, tips en hulp van collega s, zodat je je werk volgens (bedrijfs-)procedures en in een vlot tempo kan uitvoeren. Daarnaast heb je inzicht in de werkzaamheden van collega s en pas je je daarop aan door hulp te bieden, als je dat gevraagd wordt, voor een goede samenwerking en een vlot verloop van de werkzaamheden. Je houdt het vertrouwen in eigen kunnen als (voor jou onbekende) opdrachten niet in één keer goed uitgevoerd blijken te zijn en vraagt bij opmerkingen/kritiek opnieuw naar de gewenste werkwijze, zodat je in staat bent om alsnog de opdracht met het gewenste resultaat uit te voeren. Je gebruikt passende lichamelijke kracht, snelheid, precisie, coördinatie, hebt uithoudingsvermogen en hanteert hierbij de passende methodiek en/of techniek, zodat de werkzaamheden voldoen aan de afspraken, voorschriften en eisen.
16 Praktijkopdrachten AKA De praktijkopleider Hoe vindt je praktijkopleider dat het is gegaan? Bespreek met hem alle punten van het Terugkijken. Luister goed naar wat hij heeft gezien van jouw werk. Wat vond hij ervan en wat kan volgens hem beter? Dan weet jij beter waar je een volgende keer op moet letten. Vraag ook of hij opmerkingen heeft, die hij hieronder wil invullen. Opmerkingen van de praktijkopleider: