Procesbeschrijving 11.2 Vervreemding van onroerende goederen Activiteitenblok 11.2.6: Beheer van onroerende goederen



Vergelijkbare documenten
Federale Overheidsdienst FINANCIEN VERHUURD TE HUUR. Een huurcontract laten registreren

Deel A - punt 6 16 N De inschrijver moet beschikken over drie minstens

Een huurcontract laten registreren... een makkelijk te vervullen verplichting - Gewijzigde wetgeving - Federale Overheidsdienst FINANCIEN

Huren. Als je een eigen woning of appartement gaat huren

HUUROVEREENKOMST KANTOOR. Tussen 1. De heer en/of mevrouw (naam, voornaam, adres)... hierna de verhuurder genoemd

MODEL HUURCONTRACT VOOR EEN WOONHUIS

OPMAKEN VAN EEN HUURCONTRACT (model Test Aankoop) en plaatsbeschrijving

WEGWIJS collectieve schuldenregeling

HUUROVEREENKOMST VOOR EEN STUDENTENVERBLIJF

MODEL HUURCONTRACT VOOR EEN APPARTEMENT

Huurovereenkomst woonhuis/appartement

Huren. Als je een eigen woning of appartement gaat huren

Huren. Als je een eigen woning of appartement gaat huren

HUUROVEREENKOMSTEN VOOR WONINGEN GELEGEN IN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

TE HUUR. Een huurcontract laten registreren... een makkelijk te vervullen verplichting - Gewijzigde wetgeving -

Raad van het Gemeenschapsonderwijs blz. 1van 9

INHOUDSTAFEL. 101 Tips voor Huur & Verhuur

Veelgestelde vragen over het energieovernamedocument

Huurovereenkomst. Inleiding INHOUDSOPGAVE

BIJZONDER LASTENBOEK

TE HUUR. Een huurcontract laten registreren... een makkelijk te vervullen verplichting - Gewijzigde wetgeving -

Auteur FOD FINANCIËN. Onderwerp

Veelgestelde vragen over het energieovernamedocument

2. Wat is de duur van een handelshuurovereenkomst?

Adres, Postcode, Plaats

Inhoudstafel. Deel 1. Een woning te huur zetten. 1. Attestenkermis en andere verplichtingen Correcte publiciteit... 6

DOCUMENTEN NODIG VOOR DE VERKOOP/AANKOOP VAN EEN ONROEREND GOED

3. Bodemattest in het Brussels Hoofdstedelijk gewest.. 17

HANDELSHUUROVEREENKOMST KORTE DUUR POP-UP IN HET VLAAMSE GEWEST

Open offerteaanvraag voor het aankopen van bestelwagens voor de Vlaamse overheid

Denk aan gas & elektriciteit wanneer u in het Brussels Gewest verhuist

Schadegeval met bodemverontreiniging bij particulieren

Aangifte van nalatenschap

Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, gewijzigd bij de bijzondere wet van 8 augustus 1988;

Besluit van de Vlaamse Regering houdende instelling van een tegemoetkoming van het Fonds ter bestrijding van de uithuiszettingen

HUUROVEREENKOMST VOLGENS HET GEMEEN RECHT

verzekeringsvoorstel

buren huurwaarborg Wonen privéwoning degelijke woning huren recht op een woonst sociale verhuurkantoren sociale woning

OPMAKEN VAN EEN HUURCONTRACT. model Kamer van Arbitrage en Bemiddeling

HUUROVEREENKOMST VOOR STUDENTENKAMER. De verhuurder (volledige identiteit van de verhuurder(s)) of rechtspersoon:... Naam en voornaam : Wonende te:

HANDELSHUUROVEREENKOMST

INHOUDSOPGAVE. Woord vooraf 3

THEMA 7 : De energiefactuur van de huurders en van de inwonenende eigenaars verlichten

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap AANVRAAGSCHEMA VOOR HET VERKRIJGEN VAN STEUN BIJ

Informatie voor de coordinatoren van de geselecteerde projecten

De Bouwmaatschappij van Temse moet de woning 'in goede staat' aan de huurder geven

EUROPEES PARLEMENT BEGROTINGSCOMMISSIE. Mededeling aan de leden. Betreft: Uitvoering van de begroting van het Europees Parlement voor 2004

2. In welke situaties moet je een energieovernamedocument invullen?

OPDRACHT VAN DE NOTARIS

BRUSSELS GEWEST

Type-huurcontract bij renovatie

SVK NOORDERKEMPEN VZW

Deel 1: Doorgangswoningen juridisch bekeken Deel 2: Beleidsaanbevelingen

AANVRAAGFORMULIER VOOR HET ATTEST VRIJSTELLING SCHENKINGSRECHTEN ARTIKEL 140/6, 1, WETBOEK DER REGISTRATIE-, HYPOTHEEK-, EN GRIFFIERECHTEN

BIJLAGE. Tussen de ondergetekenden:

MODEL VAN TIJDELIJKE EN PRECAIRE GEBRUIKSOVEREENKOMST WAARSCHUWING

Vastgoedterminologie. C Commandverklaring Compromis Confederatie van Immobiliënberoepen Conformiteitsattest

DAKISOLATIE AANVRAAGFORMULIER

gevelverfraaiing (zie bijgevoegde lijst van subsidieerbare werken):

Technische fiche De verrichtingen mbt de B.T.W.

GEMEENTERAAD - ONTWERPBESLUIT

Een sociaal verhuurkantoor in de buurt, UW WONING ZORGELOOS VERHUURD!

Veilig verhuren. Woninghuurwet. Advocaat Ghislaine Van Kerckhove

FORMULIER VOOR DE AANVRAAG VAN HET STATUUT VAN BESCHERMDE AFNEMER

GEWESTELIJKE LENINGEN VOOR HUURWAARBORG Aanvraagformulier (2017)

Gemeentereglement voor het toekennen van premies voor de aanpassing van de woning die door een senior bewoond wordt.

GEBRUIKSOVEREENKOMST. Tussen enerzijds het Stadsbestuur van Kortrijk en anderzijds. (naam van de Kortrijkse jeugdvereniging):

Vredegerechten arrondissement Limburg VERZOEKSCHRIFT HUUR

Reglement tot het toekennen van een gemeentelijke aankoop- en vervolgpremie.

HUUROVEREENKOMST VERENIGING VAN VERHUURMAKELAARS AMSTERDAM

HUUR OPZEGGEN. Daarvoor geldt het volgende:

Waar vind ik de verplichte bijlagen? Achtergrondinfo bij deze bijlagen!

NOTA AAN DE VLAAMSE REGERING

Reglement rentearme leningen

Vul energieovernamedocumenten in.

HOME EXPERTISE PLAATSBESCHRIJVING UITTREDE

VERZOEKSCHRIFT verzoekschrift geldig en van waarde verklaring van opzeg

uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk afdrukdatum 07/11/2011 TP/ /11/2011

14 juni 2018 Infodag Renovatiewerken Wijk Kleine Brede Akker

Venale schatting (verkoopswaardeschatting) Expertise van een bestaand gebouw voor en na werken

MANDAAT VAN BEHEER INLEIDING

Inhoudstafel. Deel I. Gemeen recht

VERKOOPSCONTRACT VAN ROLLEND MATERIEEL ALS SCHROOT, NA DE VERWIJDERING VAN HET ASBEST BIJ DE KOPER TUSSEN

Ministerieel besluit van 8 juli 1966 (B.S. van ) houdende de interne regeling van de controle op de vastlegging van de uitgaven.

LEUVEN: BERINGEN:

QUICK-SCAN HUUR- EN GEBRUIKSOVEREENKOMST GEBRUIK SCHOOLSPORTACCOMMODATIES DOOR DERDEN

OVEREENKOMST VAN BRUIKLEEN

Gelet op het auditoraatsrapport van de Kruispuntbank ontvangen op 12 mei 2005; A. CONTEXT VAN DE AANVRAAG EN ONDERWERP ERVAN

VR DOC.0388/2BIS

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale zekerheid»

Uittreksel uit het vergunningenregister

FAQ Onroerende inkomsten Nieuwe versie

Huurovereenkomst zelfstandige woonruimte

Woningkwaliteitsbewaking

STEUNAANVRAAG. Overleden op: / / In leven (*) Militair Lid Federale Politie

Verhuist uw contract voor elektriciteit en aardgas met u mee?

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid

PROCEDURES BETREFFENDE DE VERWERVING DOOR HET EUROPEES PARLEMENT VAN PRIVEARCHIEVEN VAN LEDEN EN VOORMALIGE LEDEN

HUUROVEREENKOMST LEEGSTANDWET

Notaris Ines van Opstal

Transcriptie:

Procesbeschrijving 11.2 Vervreemding van onroerende goederen Activiteitenblok 11.2.6: Beheer van onroerende goederen Auteur(s) : Yves Boussier, Versie : 0.6 Datum : 22/5/2009 Status : Finaal lastenboek

INHOUDSTAFEL 1. Opmerking vooraf 3 2. Proces 11.2 Vervreemding en verkoop van onroerende goederen 4 2.1. Grafische voorstelling van de activiteitenblokken 4 2.2. Beschrijving van activiteitenblok 6: Beheer van onroerende goederen 4 3. Activiteiten Fluxdiagram en beschrijving - niveau 3 5 3.1. Beschrijving van activiteitenblok 6: Beheer van onroerende goederen 5 3.1.1. Grafische voorstelling van de activiteiten in de swimlanes 5 3.1.2. Beschrijving van het activiteitenblok 5 4. Procedures - fluxdiagram en beschrijving- niveau 4 6 4.1. Activiteit 11.2.6.1 Openen dossier 6 4.1.1. Stroomschema van de procedure 6 4.1.2. Beschrijving van de stappen in de procedure 6 4.2. Activiteit 11.2.6.2 Voorbereiden van beheer 7 4.2.1. Stroomschema van de procedure 7 4.2.2. Beschrijving van de stappen in de procedure 7 4.3. Activiteit 11.2.6.3 Betalen lasten 9 4.4. Activiteit 11.2.6.4 Leegmaken gebouw 10 4.4.1. Stroomschema van de procedure 10 4.4.2. Beschrijving van de stappen in de procedure 10 4.5. Activiteit 11.2.6.5 Afsluiten domein en nutsvoorzieningen 11 4.6. Activiteit 11.2.6.6 Opzeggen verzekeringen 11 4.7. Activiteit 11.2.6.7 Uitdrijven bewoners 12 4.8. Activiteit 11.2.6.8 Realiseren nodige werken 12 4.9. Activiteit 11.2.6.9 Realiseren huurcontract 12 4.10. Activiteit 11.2.6.10 Beheren huurcontract 13 4.11. Activiteit 11.2.6.11 Opdracht geven tot vervreemding van het goed 13 4.12. Activiteit 11.2.6.12 Uitvoeren post-beheersactiviteiten 14 5. Bijlage Betekenis van de symbolen in de figuren 15 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 2

1. Opmerking vooraf In onderstaande tekst worden meer details verschaft over het activiteitenblok 11.2.6 Beheer van onroerende goederen. Dit activiteitenblok past in een proceslogica, die eveneens gedetailleerd wordt om de context in zijn geheel uit te leggen. DE INFORMATIE DIE BETREKKING HEEFT OP HET LASTENBOEK, IS ECHTER UITLSUITEND DEZE DIE BIJ ACTIVTEITENBLOK 11.2.6 BEHEER VAN ONROERENDE GOEDEREN STAAT. ALLE ANDERE BESCHRIJVING IS LOUTER TER INFORMATIE. De beschrijving van dit activiteitenblok wordt verduidelijkt door procestekeningen. De betekenis van de gebruikte symbolen is in bijlage aan de beschrijving toegevoegd. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 3

2. Proces 11.2 Vervreemding, beheer en verkoop van onroerende goederen 2.1. Grafische voorstelling van de activiteitenblokken Aanvraag tot vervreemding onroerend goed Vraag tot advies ter voorbereiding van een vervreemding 11.2.1 Openen van het dossier 11.2.2 Analyse van de opdracht Team Onroerende Goederen Actief beheer? Neen 11.2.3 Voorbereiding van de vervreemding/ verkoop 11.2.4 Vervreemding/ verkoop 11.2.5 Postvervreemding activiteiten Onroerend goed is vervreemd un PV de remise avec transfert de la gestion au FOD Fin Passief beheer Ja Dossier erfloze nalatenschap (opdrachtgever is NFI) Verbeurdverklaring goed (opdrachtgever is NFI) NFI 11.2.0 Coördineren van taken Cel beheer 11.2.6 Beheer van onroerende goederen Onroerend goed is vervreemd Onroerend goed dat in bezit komt van de Staat 11.3 Realisatie Roerende Goederen Concessies SHAPE 2.2. Beschrijving van activiteitenblok 6: Beheer van onroerende goederen In de grafische voorstelling onder punt 2.1, wordt het activiteitenblok 11.2.6 geplaatst inclusief interacties met andere activiteitenblokken binnen proces 11.2. De grijze kaders duiden aan welke activiteitenblokken worden uitgevoerd door welke organisationele eenheden. Zo staat NFI voor de administratie Niet-fiscale invordering, die in deze context verantwoordelijk is voor de erfloze nalatenschappen. De essentie in deze figuur is dat de cel beheer nauwe interacties zal hebben met de op te richten Teams Onroerende Goederen, alsook met de Administratie van de NFI. Het activiteitenblok Beheer van Roerende Goederen beschrijft in essentie hoe een onroerend goed, dat in tijdelijk eigendom is van de Staat, beheerd moet worden. Dit moet gebeuren vanaf het moment dat een goed in eigendom is, tot op het moment dat het onroerend goed definitief vervreemd is, met uitzondering van de onroerende goederen in beheer van de SHAPE, waar de vervreemding niet gebeurt maar de beheerstaken analoog zijn. In de tekst die volgt, wordt het activiteitenblok in detail beschreven. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 4

3. Activiteiten Fluxdiagram en beschrijving - niveau 3 3.1. Beschrijving van activiteitenblok 6: Beheer van onroerende goederen 3.1.1. Grafische voorstelling van de activiteiten in de swimlanes 11.2.6 Beheer van onroerende goederen Projectbeheerder Neen Neen Opdracht van NFI 11.2.6.1 Openen dossier 11.2.6.2 Voorbereiden beheer (actieplan) Type actie? 11.2.6.3 Betalen lasten Opdracht tot vervreemding aan team onroerende goederen? Ja Goed definitief verkocht? Ja 11.2.6.12 Uitvoeren postbeheersactiviteiten END Opdracht van Team Onroerende Goederen 11.2.6.4 Leegmaken gebouw Onroerend goed dat in bezit komt van de Staat 11.2.6.5 Afsluiten domein en nutsvoorzieningen Concessies 11.2.6.6 Opzeggen SHAPE verzekeringen 11.2.6.7 Uitdrijven bewoners 11.2.6.8 Realiseren nodige werken 11.2.6.9 Realiseren huurcontract 11.2.6.10 Beheren huurcontract Team Onroerende Goederen 11.2.6.11 Vervreemding Opdracht geven van tot vervreemding onroerende onroerend goed goederen 3.1.2. Beschrijving van het activiteitenblok In onderstaande beschrijving wordt het activiteitenblok in zijn geheel beschreven. Een meer gedetailleerde beschrijving van elke activiteit wordt in deel 4 gegeven. Een opdracht van een van de opdrachtgevende entiteiten wordt ontvangen. Het gaat hier altijd over een geschreven document, dat, afhankelijk van het type dossier, kan verschillen. Een verbeurdverklaring wordt altijd vergezeld door een vonnis of een vonnisuittreksel, terwijl dit voor een opdracht van het team onroerende goederen minder formeel gebeurt. Dit document wordt in het dossier bewaard. Op basis van dit document wordt een dossier geopend, waaraan alle op dat ogenblik beschikbare informatie gekoppeld wordt. Deze informatie wordt in de volgende activiteit aangevuld, op basis van een reeks acties die moeten gebeuren (plaatsbezoek, opvragen verschillende gegevens, ). Op basis van deze informatie kan een gedetailleerd actieplan opgesteld worden, dat in het systeem ingevoerd wordt. Vanaf dit moment wordt het dossier een beheersdossier, dat een aantal acties, al dan niet recurrent, bevat, die uitgevoerd worden. Deze acties zijn erg uiteenlopend en hangen af van het type dossier en het type beheer dat gewenst is. Het dossier loopt tot op het ogenblik dat het goed definitief verkocht wordt. Een belangrijke opmerking is dat, eenmaal het actieplan opgemaakt is, dit nog kan wijzigen door een bijkomende vraag van de opdrachtgever, een resultaat van een inspectie van het goed, Op basis hiervan moet het actieplan constant aangepast en bijgestuurd kunnen worden. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 5

4. Procedures - fluxdiagram en beschrijving- niveau 4 4.1. Activiteit 11.2.6.1 Openen dossier 4.1.1. Stroomschema van de procedure 11.2.6.1 Openen dossier Automatisch Beheren van onroerende goederen Bestaand dossier? Neen Dossiernummer toekennen Identificeren van opdrachtgever 1 Ja 4.1.2. Beschrijving van de stappen in de procedure Indien een aanvraag gebeurt voor een reeds bestaand dossier, dient deze activiteit overgeslagen te worden. Dossiernummer toekennen Een dossiernummer moet automatisch toegekend worden aan dit dossier. Dit dossiernummer moet eveneens gecommuniceerd worden aan de opdrachtgevende dienst binnen de FOD Financiën, zodat zij de status van het dossier later kunnen nagaan of opvragen. Identificeren van de opdrachtgever De opdrachtgever wordt aan het dossier gekoppeld, zodat op elk moment in de tijd een status van de dossiers kan opgevraagd worden per opdrachtgever. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 6

4.2. Activiteit 11.2.6.2 Voorbereiden van beheer 4.2.1. Stroomschema van de procedure 4.2.2. Beschrijving van de stappen in de procedure Ophalen kadastrale gegevens De projectbeheerder raadpleegt het systeem CADNET en/of LOCO om de kadastrale gegevens en de identiteit van de vorige eigenaar op te halen, en om de karakteristieken van het onroerend goed te raadplegen (bvb. Oppervlakte, ). Deze gegevens worden in de toepassing opgeladen, indien mogelijk automatisch. Aanvragen hypothecaire toestand De projectbeheerder vraagt ten titel van administratieve inlichtingen de hypothecaire toestand van het onroerend goed. Deze aanvraag wordt per fax, mail, post ingediend bij het bevoegde hypotheekkantoor (ligging van het goed). Deze informatie wordt in het systeem ingevoerd. Opmerking: Elektronische toegang tot deze gegevens is wenselijk. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 7

Aanvragen bestaande huurcontracten De projectbeheerder doet navraag naar eventuele bestaande huurovereenkomsten op het bevoegde (pool-)registratiekantoor (volgens ligging van het goed). Deze informatie wordt in het systeem ingevoerd met de nodige details (type contract, begindatum contract, looptijd, gegevens huurder, huursom, ). Aanvragen fiscale toestand Deze etappe bestaat eruit om de onroerende voorheffing van het onroerend goed op te vragen. Aanvragen bodemattest Voor alle onroerende goederen gelegen in Vlaanderen of Brussel, dient (volgens een wettelijke verplichting) door de projectbeheerder een bodemattest aangevraagd te worden, in de gevallen waar dit niet door de opdrachtgever wordt overhandigd. - Vlaanderen: aanvraag bij OVAM (Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij) - Brussel: een geschreven aanvraag bij IBGE (Institut Bruxellois de la Gestion de l Environnement) BIM (Brussels Instituut voor het Milieu) - Wallonië : (wachten op uitvoeringsbesluiten) Uitvoeren plaatsbezoek Volgende taken moeten / kunnen gebeuren door de projectbeheerder (vergezeld van minstens één bijkomende persoon) - Sleutel (ontvangen van politie, notaris, griffie, ) gebruiken, indien geen sleutel: slotenmaker voorzien - Inspecteren van het goed en nodige vaststellingen doen (electriciteit, gas, water, ) - Opmaken inventaris met notaris (enkel voor erfloze nalatenschap) - Vaststellen aan- of afwezigheid van roerende goederen - Vaststellen aanwezigheid personen en hoedanigheid - Foto s maken - De foto s en vaststellingen die interessant kunnen zijn tijdens het beheer, worden ingevoerd in het systeem. Opvragen schatting onroerend goed Om een goed zicht te krijgen op de staat en de waarde van het goed, wordt een schatting opgevraagd. Hiertoe wordt een aanvraag ingediend bij de dienst Opmetingen & Waarderingen (indien mogelijk elektronisch) 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 8

Opvragen / ontvangen andere relevante informatie Naast de informatie die in elk dossier opgevraagd dient te worden (zie andere acties), kan, afhankelijk van het type onroerend goed, het dossier verrijkt worden met volgende gegevens: - (Voorlopige) bezettingen - Voorkooprechten - Monuments & sites aanvragen stedenbouwkundige inlichtingen - Leegstandsheffing - Gemeentelijke en stedelijke verordeningen die van toepassing zijn - Taks tweede verblijf - Opvragen status nutsvoorzieningen (bij netbeheerder) - Indien mogelijk, nagaan of er verzekeringscontracten bestaan. - Nagaan of andere diensten al actie hebben ondernomen (bvb. of NFI de roerende goederen al overgedragen hebben) - Eventueel extern advies (EPC, elektriciteitskeuring, ) Deze lijst is niet exhaustief. Alle informatie moet in het systeem gebracht worden. Definiëren acties in het kader van beheer Op basis van de beschikbare informatie, doet de projectbeheerder een voorstel naar de Senior Projectbeheerder om een of een aantal acties te ondernemen in het kader van beheer. Een actieplan wordt opgesteld, dat tijdens het beheer opgevolgd en indien nodig bijgestuurd moet worden. In dit actieplan wordt ook beslist wat de bestemming op (middel)lange termijn is voor het goed: minimaal beheer, continu beheer (SHAPE et autres), verkoop, verhuur, Het actieplan dient in het systeem gebracht te worden. Hierbij kunnen aan elke actie een aantal specificaties gekoppeld te worden: timing, doorlooptijd, herinnering via e- mail/systeem, beschrijving van de actie, prioriteit, verantwoordelijke, Controleren acties in het kader van beheer De Senior Projectbeheerder voert een gedetailleerde controle uit van het voorgestelde actieplan. Hij keurt dit plan goed, of vraagt aanpassingen aan de Projectbeheerder. Terugsturen dossier In bepaalde gevallen kan tijdens de voorbereidende acties vastgesteld worden dat het dossier niet bestemd is voor de cel beheer, om welke reden dan ook. Op dit ogenblik wordt er een communicatie opgesteld naar de opdrachtgever dat de opdracht niet aanvaard kan worden, inclusief de reden waarom. 4.3. Activiteit 11.2.6.3 Betalen lasten Alle soorten van betalingen worden ontvangen door de projectbeheerder. De betalingen worden uitgevoerd op geoorloofde voorschotten. De volgende lasten worden betaald: 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 9

- Onroerende voorheffing - Tussenkomst in belasting als mede-eigenaar - Leegstandsheffing - Gewest- en gemeentetaksen - Nutsvoorzieningen (electriciteit, water, gas) - Kosten plaatsbezoek (slotenmaker, ) - Kosten zegellegging en inventaris - Kosten betekening gerechtsdeurwaarder - Kosten schoonmaak - Laatste premie brandverzekering - Ten onrechte geïnde gelden - (deze lijst is niet exhaustief) De verschillende betalingen worden in het dossier bijgehouden. 4.4. Activiteit 11.2.6.4 Leegmaken gebouw 4.4.1. Stroomschema van de procedure 11.2.6.4 Leegmaken gebouw Projectbeheerder Type actie? Controleren of roerende goederen eigendom zijn van de Staat Eigendom van de Staat? Ja Opstellen PV van overdracht voor Roerende Goederen Ophaling gebeurd? ja Organiseren schoonmaak onroerend goed Opdracht tot vervreemdin g aan team onroerende goederen? Neen Aanschrijven vermoedelijke eigenaar roerende goederen Neen Goederen opgehaald? P11.3 Realisatie roerende goederen Ja END 4.4.2. Beschrijving van de stappen in de procedure Controleren of roerende goederen eigendom zijn van de Staat De projectbeheerder gaat na of de roerende goederen (meubilair, elektronica, ) die mogelijk in het gebouw aanwezig zijn, eigendom zijn van de Staat. Dit is het geval indien: - Het gaat om een erfloze nalatenschap - In het geval van verbeurdverklaringen moet het vonnis nagekeken worden. Indien in dit document niet duidelijk aangegeven staat dat ook de roerende goederen verbeurd verklaard zijn, mogen deze niet zo beschouwd worden. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 10

Aanschrijven vermoedelijke eigenaar roerende goederen Er wordt een brief gestuurd naar de vermoedelijke eigenaar (op basis van de beschikbare informatie) en indien nodig een herinnering. Indien de eigenaar de goederen niet ophaalt, wordt een PV opgesteld ter realisatie van de roerende goederen. Opstellen PV van overdracht voor Roerende Goederen In de toepassing van het team Roerende Goederen wordt een PV van overdracht opgemaakt, met alle goederen die opgehaald dienen te worden. Hierbij wordt voorzien dat het Team Roerende Goederen ook verantwoordelijk is voor het transport van de goederen. De opbrengst van de realisatie van de roerende goederen wordt geconsigneerd op de depositokas. Organiseren schoonmaak onroerend goed De projectbeheerder organiseert de schoonmaak van het onroerend goed. De projectbeheerder doet beroep op een externe firma om schoon te maken / te desinfecteren. De kosten van de schoonmaak worden uitgevoerd op geoorloofde voorschotten (zie activiteit 11.2.6.3). 4.5. Activiteit 11.2.6.5 Afsluiten domein en nutsvoorzieningen De projectbeheerder gaat ter plaatse en voert volgende acties uit: - Afsluiten van de tellers van o o o Water Elektriciteit Gas door de bevoegde leverancier. - Afsluiten van het domein. - Eventueel bijkomende acties op vraag van instanties (bvb. laten toemetselen van het huis). - Eventueel bijkomende acties op eigen intitiatief (bvb. om veiligheid te verhogen, opmeten van onbebouwd domein, ). 4.6. Activiteit 11.2.6.6 Opzeggen verzekeringen Er zijn twee mogelijke startpunten voor deze activiteit: - Tijdens de voorbereiding van het beheer weet de projectbeheerder dat er een of meerdere verzekeringscontracten zijn. - In de loop van de beheersperiode wordt een informatie (brief, rekening, ) ontvangen die aangeeft dat er een verzekeringscontract bestaat. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 11

Op het ogenblik dat deze informatie wordt ontvangen, wordt het contract opgezegd bij de betreffende verzekeringsmaatschappij (via een aangetekende brief). Het eventuele netto-saldo van de verzekeringspremie wordt in het systeem geboekt. 4.7. Activiteit 11.2.6.7 Uitdrijven bewoners Indien er zich in het onroerend goed nog bewoners bevinden, wordt de procedure van uitdrijving opgestart. Volgende stappen worden uitgevoerd: - Identiteit van de bewoner (laten) vaststellen - Opstellen ingebrekestelling - Betekenen ingebrekestelling - Indien geen vrijwillig vertrek, wordt een procedure opgestart bij de vrederechter - Resultaat hiervan is een titel die ons het recht geeft de bewoner uit te zetten (met ondersteuning van een gerechtsdeurwaarder, slotenmaker en/of politie) - Alle eventuele kosten, gekoppeld aan deze actie, worden in het systeem geregistreerd. 4.8. Activiteit 11.2.6.8 Realiseren nodige werken De projectbeheerder gaat na welk type werken nodig is: - Werken om de veiligheid van het goed en de burger te waarborgen - Nodige onderhoudswerken (onderhoud tuin, oplossen bepaalde problemen, ) - Werken in het kader van een bestaand huurcontract (verantwoordelijkheid van de verhuurder) - Instandhoudings- en renovatiewerken - Werken met het oog op de verkoop / verhuur (om de waarde te verhogen) De Senior Projectbeheerder moet, in zijn rol van ordonnateur, steeds zijn goedkeuring geven vooraleer de werken uitgevoerd worden. Bovendien is de wet van openbare aanbestedingen van toepassing op deze werken. Deze legt specifieke procedures op vanaf een bepaald bedrag. 4.9. Activiteit 11.2.6.9 Realiseren huurcontract Indien er gekozen wordt om een onroerend goed te huur te stellen, worden volgende activiteiten uitgevoerd: - Verhuurwaarde van het onroerend goed vastleggen in overleg met Dienst Opmetingen en Waarderingen - Indien nodig, stappen ondernemen om huurder te vinden (publiciteit, ). Voor SHAPE: Relation avec le Bureau International du Logement du SHAPE. - Constitution de la garantie bancaire - Opstellen standaardcontract met duurtijd, aangepast aan de situatie - Opstellen plaatsbeschrijving (moet toegevoegd worden aan contract) - Ondertekenen contract met verplichting tot afsluiting brandverzekering gebouw 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 12

- Aanbieden contract ter registratie - Opsturen exemplaar huurcontract naar de huurder Opmerking - Wetgeving verschilt sterk tussen regio s - Ook verschillen tussen types contracten 4.10. Activiteit 11.2.6.10 Beheren huurcontract In de looptijd van het contract worden volgende acties ondernomen: - Indien nodig, contact opnemen met nutsmaatschappijen (voor SHAPE via samenwerking met leveranciers) - Overhandigen van de sleutels aan de huurders - Huurder op de hoogte stellen van nieuwe eigenaar - Ontvangen van de huurgelden en eventuele lasten - In geval van niet-betaling van de huurgelden, behandelen van het huurgeschil en indien nodig uitdrijving. - Jaarlijkse indexatie van de huurprijs uitvoeren - Controleren toestand van onroerend goed (indien nodig) In het kader van het afsluiten van het huurcontract worden volgende acties uitgevoerd: - Opzeggen van het huurcontract - Opmaken plaatsbeschrijving bij einde contract - Vergelijking van de twee plaatsbeschrijvingen en afrekening van de schade op de huurwaarborg. - Definitieve eindafrekening maken alvorens over te gaan tot de vrijgave van de huurwaarborg - Afsluiten huurcontract in boekhouding De ontvangsten van het huurcontract worden in het systeem geregistreerd. Opmerking - Wetgeving verschilt sterk tussen regio s - Ook verschillen tussen types contracten 4.11. Activiteit 11.2.6.11 Opdracht geven tot vervreemding van het goed In het geval er een beheer is op (middel)lange termijn, beslist de cel beheer over het moment waarop een verkoop aan de orde is. 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 13

Wanneer deze beslissing wordt genomen, wordt een modelbrief opgesteld met de nodige gegevens. Deze wordt gestuurd naar het bevoegde team van onroerende goederen. 4.12. Activiteit 11.2.6.12 Uitvoeren post-beheersactiviteiten Sommige dossiers ontvangen nog lasten, tot meerdere jaren na de verkoop! Na de afsluiting van de verkoop wordt het dossier eerst voorlopig afgesloten, waarbij: - De voorlopige afrekening van het beheer wordt opgesteld - Verdere acties worden ondernemen indien nodig Telkens een vastgelegde periode van 2 jaar is afgelopen, wordt nagegaan of het dossier al dan niet definitief kan worden afgesloten. Indien dit het geval is, worden volgende acties ondernomen: - De finale afrekening van het beheer opstellen - Afsluiten dossier - Archiveren papieren documenten 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 14

5. Bijlage Betekenis van de symbolen in de figuren Symbool Betekenis SWIMLANE: staat voor de verschillende functies die de activiteiten, beschreven in een activiteitenblok / proces, uitvoeren TRIGGER: staat voor een gebeurtenis of een reden die het proces in gang zet (aanvraag, mail, voorschrift) INPUT/ OUTPUT: om een verband te leggen tussen de uitkomst (resultaat) van een proces en een activiteit in een ander proces / betekent dat het einde van het proces verbonden is aan een nieuw proces dat van start gaat PROCESSTAP: uit te voeren activiteitenblok/activiteit van het proces OR (exclusief): vertakking van het proces uitgaande van de verschillende mogelijkheden die het proces biedt (bijvoorbeeld: het dossier volgt piste A of piste B) AND: vertrekpunt van meerdere parallel lopende activiteiten (bijvoorbeeld: het dossier volgt piste A en piste B) OR (niet exclusief): vertrekpunt van meerdere (al dan niet) parallel lopende activiteiten, uitgaande van de verschillende mogelijkheden (bijvoorbeeld: het dossier volgt hetzij piste A, hetzij piste B, hetzij beide) SEQUENCE: geeft de volgorde aan volgens welke de verschillende procesactiviteiten zich ontwikkelen OFF-PAGE REFERENCE: duidt op het verband tussen twee activiteiten die zich in twee verschillende activiteitenblokken bevinden, en bijgevolg op twee verschillende «visio sheets» END: einde van de activiteiten van een proces 16-jul-09 Procesbeschrijving Beheer van onroerende goederen p 15

Nom du document : Bijlage H Beheer Onroerende Goederen-NL.doc Répertoire : D:\DATA\data\Nathalie\Dossiers 2009\biens immobiliers Modèle : C:\Documents and Settings\marina.coveliers\Application Data\Microsoft\Templates\Q_basis_rapport.dot Titre : 1 Sujet : Auteur : marina.coveliers Mots clés : Commentaires : Date de création : 23/06/2009 15:22:00 N de révision : 2 Dernier enregistr. le : 23/06/2009 15:22:00 Dernier enregistrement par : pneirinc Temps total d'édition : 1 Minute Dernière impression sur : 16/07/2009 11:40:00 Tel qu'à la dernière impression Nombre de pages : 15 Nombre de mots : 3.153 (approx.) Nombre de caractères : 19.114 (approx.)