OKeR vzw Huishoudelijk reglement Goedgekeurd op de AV van 25/05/2012 Titel I. Praesesvergaderingen Op regelmatige tijdstippen, en minstens elke twee maanden zal OKeR vzw een praesesvergadering organiseren. De kringen die deel uitmaken van de overkoepeling worden hiervan via e-mail op de hoogte gebracht, ten laatste een week voor de vastgestelde datum, met uitzondering van spoedoverleg. In dezelfde mail worden overigens de agendapunten aangekondigd. De OKeR voorzitter is ook vrij om in het begin van het jaar af te spreken of hij/zij het OKeR praesessen forum gebruikt om de agenda te posten en datums af te spreken. Van elke kring die deel uitmaakt van de overkoepeling OKeR vzw wordt verwacht dat ze naar elke vergadering komt. Indien een kring niet vertegenwoordigd kan zijn, laat de praeses of plaatsvervanger dit aan de OKeR-voorzitter weten en mailt hij zijn standpunten door in verband met de agenda. Dit gebeurt minstens 24 u voor de vergadering. Een kring die niet op tijd verwittigt dat ze afwezig zal zijn, verliest haar stemrecht voor die vergadering. De hier genomen beslissingen kunnen op initiatief van de afwezige kring niet veranderd worden. De kringvergadering is als volgt samengesteld: Praeses + 2 personen van de kring. Als de praeses niet aanwezig kan zijn mogen er slechts 2 personen van de desbetreffende kring aanwezig zijn. De OKeR-voorzitter, ab-actis en ondervoorzitter of quaestor naar gelang de agendapunten. Enkel de voorzitter heeft stemrecht. De studenten coach, deze heeft geen stemrecht. Elke kring en de OKeR-voorzitter hebben elk 1 stem. Ingeval van staking der stemmen wordt dit punt op de volgende vergadering opnieuw op de agenda gezet en nogmaals gestemd. Is er deze vergadering weer een staking der stemmen dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Titel II. Plakprotocol Het plakprotocol van OKeR is identiek aan het plakprotocol van LOKO. De OKeR-Voorzitter moet gecontacteerd worden bij het algemeen overtreden van het LOKO-plakregelement. (Zie LOKO-site voor het plakregelement) Titel III. Leningprotocol OKeR vzw verbindt zich ertoe, indien ze zelf over voldoende financiële middelen beschikt, een kring die deel uitmaakt van de overkoepeling en die in financiële nood verkeert, een renteloze lening toe te kennen onder de volgende voorwaarden; 1. De aanvraag tot renteloze lening moet schriftelijk of via mail gedaan worden ter attentie van de voorzitter van OKeR vzw. Dit dient te gebeuren door de des betreffende kring en moet minstens ondertekend zijn door de op dat ogenblik aangestelde praeses en de op dat ogenblik aangestelde quaestor. 2. De aanvraag tot renteloze lening zal op de eerst volgende praesesvergadering voorgelegd worden. 3. Een renteloze lening wordt toegekend door het OKeR-bestuur. 4. De aanvragende kring zal bij de goedkeuring een standaardcontract ondertekenen waarbij de hoogte van het bedrag en de terugbetalingtermijn vastgelegd worden. 5. In geval van niet aanvaarding zal de desbetreffende kring hiervan een gemotiveerd schrijven ontvangen. Bij niet tijdige terugbetaling zal het op dat ogenblik bestaande praesidium van de betreffende kring aansprakelijk kunnen gesteld worden voor onmiddellijke en volledige terugbetaling van het nog verschuldigde bedrag.
Titel IV. Financieel Indien OKeR vzw een reserve van 10 000 euro heeft bereikt, kunnen de kringen een aanvraag indienen voor financiële ondersteuning van een activiteit. Hierbij zal er nog steeds rekening gehouden worden met de andere kringen, met name de reserve zal gelijk verdeeld worden onder de kringen. 1. De aanvraag wordt op de eerstvolgende praesesvergadering voorgelegd en zal worden beraad met de aanwezigen. 2. Het besluit over het toekennen van de financiële ondersteuning wordt genomen door het OKeR-bestuur. 3. De financiele ondersteuning wordt uitgevoerd wanneer de activiteit heeft plaatsgevonden en het betalingsbewijs is ingediend bij OKeR. Titel V. Adviserende functie OKeR Tevens is OKeR steeds transparant ten opzichte van de kringen. Zo kunnen deze steeds de boekhouding opvragen, uitleg vragen over bepaalde beslissingen en voorstellen en suggesties uiten. Deze transparantie werkt zich uit in omgekeerde richting hierdoor kunnen wij de boekhouding inzien en advies geven aan de kringen.
Titel VI. Kalenders OKeR vzw verbindt zich ertoe toezicht te houden op overlappende en/of gelijkaardige activiteiten van de aangesloten kringen. In geval van overlapping zal het bestuur van OKeR vzw de betrokken kringen hiervan op de hoogte stellen en zich bovendien aanbieden als bemiddelaar tijdens de gesprekken, indien er geen consensus bereikt wordt is deze verplicht. De aangesloten kringen verbinden zich ertoe hun geplande activiteiten op volgende tijdstippen te laten weten: Voor 31 mei moeten alle EJW s en TD s voor het 1 e semester naar de kalenderverantwoordelijke van OKeR worden gecommuniceerd. Ook cantussen die op donderdag plaatsvinden mogen hier al gecommuniceerd worden. Voor 31 juli moeten alle andere data van het 1 e semester naar de kalenderverantwoordelijke van OKeR worden gecommuniceerd. Voor 1 Oktober moeten alle TD s voor het 2 e semester naar de kalenderverantwoordelijke van OKeR worden gecommuniceerd. Voor 30 Oktober moeten alle andere activiteiten van het 2 e semester naar de kalenderverantwoordelijke van OKeR worden gecommuniceerd. OKeR controleert dan op onderstaande overlappingen en zoekt naar oplossingen. Alle later bijgeplande activiteiten krijgen nooit (tenzij onderling overeengekomen) het voordeel op reeds geplande activiteiten. Moest er na deze data een kring nog een activiteit willen toevoegen aan de kalender wordt dit onderling geregeld met de kring die op die avond een facavond of activiteit heeft, en wordt dit nadien doorgegeven aan de kalenderverantwoordelijke van OKeR vzw. De aangesloten kringen verbinden zich er eveneens toe bij elke vorm van overlapping in gesprek te gaan met de medebetrokken kring(en). Als overlappingen worden beschouwd: 1) dezelfde activiteit op dezelfde datum (vb. cantus-cantus, fuif-fuif, ) die openstaan voor alle studenten
2) Activiteiten die elkaar de opkomst van commerciële en thema facavonden beïnvloeden op dezelfde datum. Elke departementale kring mag per semester 4 data bepalen waarop geen enkele andere beïnvloedende activiteit mag worden gepland 3) Alle activiteiten die samenvallen met een vooraf aangekondigde activiteit georganiseerd door OKeR vzw, ongeacht de aard van de activiteit. In overleg met OKeR kan hier van afgeweken worden. 4) Cantussen mogen enkel op zondag, maandag, dinsdag of woensdag worden geplaatst wanneer er op donderdag reeds een activiteit gepland staat. En dit in overleg met de kring die, dezelfde avond een facavond gepland heeft. 5) Gesloten cantussen mogen wel op facavonden plaatsvinden. Onder gesloten cantus wordt verstaan: Leden zijn personen die lidgeld betalen en die een studierichting volgen of volgden die aangesloten is bij hun kring of praesidium zijn van deze kring. Titel VII Toegang tot activiteiten Fuiven: Als de inkom betalend is moeten van elke OKeR-kring en OKeR de praeses (voorzitter) + 5 praesidiumleden van zijn of haar kring (of OKeR) gratis worden binnen gelaten voor 23u00. tenzij dit voor uitzonderlijke gevallen op voorhand goedgekeurd is door de organiserende partij. Cantussen: De 6 praesides van de OKeR-kringen en de voorzitter van OKeR mogen gratis binnen op cantussen omwille van de publieke rol die zij te vervullen hebben. Dit geldt ook voor EJW-cantussen. Leden mogen binnen aan ledenprijs. Leden van de zes praesidia & OKeR zijn leden van andere praesidia. Betreffende de andere studenten van de KHL wordt het per kring geregeld wie wel en niet lid is. VIS-kaarten: De VIS-kaarten door LOKO uitgedeeld worden niet gebruikt tussen de OKeR-kringen en OKeR. Enkel VIS-kaarten van KUL, Lemmens-instituut en LOKO worden aanvaard op activiteiten van OKeR en OKeR-kringen.
Titel VIII Forum OKeR voorziet vanuit zijn werking een forum admin en forum moderators. Indien binnen OKeR de kennis hiervoor niet aanwezig is of wegvalt heeft OKeR het recht om dit over te laten aan eender welke persoon dat dit wel kan. Het kan ook overgelaten worden aan iemand die deze functie in het verleden reeds heeft uitgeoefend. Op het forum, mag iedereen vrij zijn mening uiten, zolang dit gebeurt op een respectvolle manier. Wanneer hierop inbreuken worden vastgesteld door de admin of moderator(s), zal de persoon die in de fout gaat gewaarschuwd worden. Na 2 waarschuwingen tijdens één academiejaar zal deze persoon verbannen worden van het forum. Over de lengte van deze verbanning beslist de admin die op dat moment is aangesteld door OKeR. Bij misbruik op het forum door personen of de moderatoren/admin heeft de OKeRvoorzitter hier het laatste woord.