Kamer van Koophandel De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief
Erfgoedinspectie Pagina 2 van 27
Inhoud 1 Inleiding... 5 2 Algemeen beeld... 6 3 Digitale archiefbescheiden en digitaal archief... 8 4 Visie, beleid en architectuur... 9 5 Kwaliteitsmanagement, audits en control... 11 6 Besturing, organisatie en personeel... 13 7 Toegankelijkheid... 16 8 Waardering, selectie en vernietiging... 18 9 Digitale overbrenging... 19 10 Digitale duurzaamheid... 20 Bijlage 1... 22 Bijlage 2... 24 Erfgoedinspectie Pagina 3 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 4 van 27
1 Inleiding Dit rapport gaat over de duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven van de Kamer van Koophandel. Het rapport is een bijlage bij brief 74053 van 31 maart 2015. In dit rapport wordt in de meest brede zin ingegaan op de vraag hoe het digitale archief van de Kamer van Koophandel er kwalitatief voor staat en wat de eventuele tekortkomingen en verbetermogelijkheden zijn. Het rapport is ingedeeld in een algemeen beeld gevolgd door acht hoofdstukken die ieder een thema behandelen dat bepalend is voor de kwaliteit van het digitale archief. Ieder hoofdstuk begint met een introductie waarin de archiefwettelijke norm en/of de digitaliseringsdoelstelling van de rijksoverheid is opgenomen. De introductie wordt gevolgd door de bevindingen van de inspectie, een samenvattende conclusie en aanbevelingen. In de bijlagen is de verantwoording en een overzicht van het geraadpleegde materiaal opgenomen en een korte toelichting op het inspectieprogramma van de Erfgoedinspectie en op de taak van de Erfgoedinspectie. Erfgoedinspectie Pagina 5 van 27
2 Algemeen beeld De Kamer van Koophandel bestaat sinds 1921 en heeft als taak het ondersteunen, informeren en adviseren van ondernemers. Oorspronkelijk had de organisatie een groot aantal zelfstandige lokale vestigingen. De afgelopen decennia is het aantal zelfstandige vestigingen voortdurend gereduceerd en samengevoegd in regionale kantoren. Deze beweging heeft er per 1 januari 2014 toe geleid dat de Kamer van Koophandel nu één centraal kantoor heeft, gevestigd in Utrecht en daarnaast bestaat uit 19 regionale vestigingen die echter geen eigen bestuur meer hebben en daarmee vanuit het gezichtspunt van de Archiefwet geen zelfstandig zorgdrager meer zijn. De Kamer van Koophandel heeft de ambitie volledig digitaal te gaan werken en ook de dienstverlening digitaal te laten verlopen. De organisatie heeft deze ambitie niet vastgelegd in een visie. Het voornaamste systeem is het digitale Handelsregister. De functie van het Handelsregister is het bieden van een volledig en actueel overzicht van in Nederland gevestigde bedrijven en Nederlandse rechtspersonen met inbegrip van informatie over hun functionarissen. Met de digitalisering ervan werd begonnen in 1980. Het register is volledig digitaal sinds 2000. Het Handelsregister was ook in de tijd dat de Kamer van Koophandel nog bestond uit zelfstandige regionale vestigingen een centraal beheerd systeem waaraan alle vestigingen op een strikt voorgeschreven wijze bijdroegen. Ook nu de Kamer van Koophandel één organisatie is, wordt het Handelsregister zorgvuldig beheerd met aandacht voor de kwaliteit van de archiefvorming en de duurzame digitale toegankelijkheid. Naast het Handelsregister beschikt de Kamer van Koophandel ook over systemen die de bedrijfsvoering ondersteunen. Ook voor het beheer van deze systemen zijn regels opgesteld. De overige archieven, zoals het directiearchief, zijn decentraal gevormd en worden nu in het kader van de reorganisatie geïnventariseerd. De archiefvorming in deze archieven was hybride. Dat geldt ook voor de meeste archieven die nu onder auspiciën van het centrale kantoor worden gevormd. De archiefvorming wordt grotendeels overgelaten aan de inzichten en wensen van de individuele medewerkers. Centrale regels en voorzieningen ontbreken. Onlangs is het project Informatiebeheer van start gegaan. Dit project heeft als doel een effectieve en efficiënte wijze van archivering in de nieuwe organisatie te borgen. De uitwerking van het project en de implementatie van de resultaten moeten plaatsvinden in 2015. Recentelijk is een ECM platform aangeschaft. Dit systeem moet na implementatie het digitaal werken en archiveren geheel ondersteunen. Erfgoedinspectie Pagina 6 van 27
Samenvattende conclusie De Kamer van Koophandel heeft twee verschillende beheerregimes. Voor wat betreft het Handelsregister en de bedrijfsondersteunende systemen, zoals het personeelsbeheerssysteem, is sprake van een zorgvuldig regime dat is geïmplementeerd met inbegrip van afspraken en kaders. Voor alle overige archieven is sprake van ongeregelde en hybride archiefvorming. Deze situatie brengt het risico met zich mee van onvindbaarheid of zelfs voortijdige vernietiging van archiefbescheiden. De organisatie heeft geen vastgelegde visie op digitaal werken. Zij is zich wel bewust van de tekortkomingen van de huidige situatie en heeft een project opgezet en een externe deskundige ingehuurd om de digitale informatievoorziening op poten te zetten. In het licht van de risico s die de organisatie nu loopt heeft de uitvoering van het project en de implementatie van de resultaten hoge urgentie. Aanbevelingen Stel een visie op en vast voor de digitale informatiehuishouding en zie erop toe dat in het te formuleren beleid de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief nadrukkelijk een plaats krijgt. Werk visie en beleid vervolgens uit in een uitvoeringsprogramma binnen het project Informatiebeheer. Erfgoedinspectie Pagina 7 van 27
3 Digitale archiefbescheiden en digitaal archief Het digitale archief van een organisatie wordt gevormd door de informatie die in relatie tot de werkprocessen wordt gegenereerd, vastgelegd en bewaard. Deze informatie bevindt zich in de verschillende applicaties en systemen die worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding De Kamer van Koophandel beschikt niet over een op schrift gestelde definitie van het begrip archiefbescheiden noch over vastgelegde afspraken over de aard, digitaal dan wel analoog, van de archiefvorming per werkproces. De organisatie voert een aantal processen uit die volledig digitaal verlopen, inclusief de archiefvorming. Het voornaamste van die processen is het bijhouden van het Handelsregister. Bij het merendeel van de werkprocessen van de Kamer is de archiefvorming echter hybride, dat wil zeggen dat het archief bestaat uit digitale en papieren documenten. Het is, ondanks het ontbreken van een definitie, voor de medewerkers van de organisatie duidelijk dat de gegevens en documenten in het Handelsregister, en bijvoorbeeld ook in het personeelsbeheerssysteem en de website, digitale archiefbescheiden zijn. Dit geldt ook voor de documenten die zich bevinden in het hybride deel van het archief, of het nu gaat om digitale documenten of documenten op papier. De hybride archiefvorming wordt door de organisatie en medewerkers als onduidelijk en inefficiënt ervaren. Samenvattende conclusie Het archief van de Kamer van Koophandel is voor wat betreft het Handelsregister en een aantal bedrijfsondersteunende systemen zoals het personeelbeheerssysteem en de website volledig digitaal. Binnen deze systemen wordt een definitie van het begrip archiefbescheiden gehanteerd, die echter niet is vastgelegd. Het overige archief van de Kamer van Koophandel is geheel hybride. Hierin overlappen papier en digitaal elkaar deels. Aanbeveling Leg vast wat de Kamer van Koophandel verstaat onder haar digitale archief en digitale archiefbescheiden en neem dit op in een formeel kader, bijvoorbeeld de archiefbeheersregels. Besluit expliciet, mede met het oog op de toekomstige overbrenging van delen ervan, of in het hybride archief papier of digitaal leidend is. Erfgoedinspectie Pagina 8 van 27
4 Visie, beleid en architectuur De overheid wordt digitaal. Omdat het technisch mogelijk is, uit kosten- en efficiencyoverwegingen, om een betere dienstverlening te kunnen bieden en om het nieuwe werken te kunnen faciliteren. Het is dan ook beleid van de rijksoverheid dat overheidsorganisaties volledig digitaal gaan werken, met inbegrip van duurzaam digitaal archiveren. In uiteenlopende beleidsstukken, programmaplannen en architectuurmodellen is de strategie, het beleid en de verdere uitwerking vastgelegd. Het is belangrijk dat overheidsorganisaties op basis hiervan een eigen aansluitende visie en strategie op de digitale informatiehuishouding ontwikkelen en dat duurzame toegankelijkheid in de informatiearchitectuur is opgenomen. Dit schept duidelijkheid over de te volgen koers om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, inclusief expliciete aandacht voor de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief. Bevinding De Kamer van Koophandel beschikt niet over een vastgelegde visie op de informatievoorziening of een beleidsplan ter realisering van de ambities van de organisatie op dit punt. Zeer in het algemeen zijn digitaal werken en ook digitale dienstverlening opgenomen in de plannen voor de nieuwe organisatie. Daartoe is onlangs het enterprise content management platform van Documentum (EMC) aangeschaft. Dit systeem moet na implementatie het digitaal werken en archiveren ondersteunen. In eerste instantie zal Documentum naast het huidige systeem (Imaging) van het Handelsregister draaien. Daarnaast is het voornemen het nieuwe systeem in een later stadium (2015 2018) in te zetten voor de overige primaire taken. De Kamer van Koophandel heeft inmiddels een begin gemaakt met een project Informatiebeheer. Dit project heeft onder andere als doel een effectieve en efficiënte wijze van archivering in de nieuwe organisatie te borgen. Van dit project maakt het opstellen van een documentair structuurplan en de uitrol van Documentum deel uit. Samenvattende conclusie De Kamer van Koophandel beschikt niet over een integrale visie, beleidsplan en einddata voor de realisering van een digitale informatiehuishouding, terwijl de Kamer wel volledig digitaal wil gaan werken en archiveren. Het risico van het ontbreken van een visie en beleid is dat de verbeteracties teveel ad hoc plaatsvinden waarmee wordt afgedaan aan de hun effectiviteit. Aanbeveling Erfgoedinspectie Pagina 9 van 27
Stel een visie op en vast voor de digitale informatiehuishouding en zie erop toe dat in het te formuleren beleid de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief nadrukkelijk een plaats krijgt. Werk visie en beleid vervolgens uit in een uitvoeringsprogramma in relatie tot het project Informatiebeheer. Erfgoedinspectie Pagina 10 van 27
5 Kwaliteitsmanagement, audits en control Intern toezicht en control, audits, kwaliteitsmanagement en een vastgesteld normenkader zijn belangrijke elementen die ingezet kunnen worden bij het op orde krijgen en houden van de digitale informatiehuishouding. Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling in 2010 is het toepassen van een kwaliteitssysteem een archiefwettelijke verplichting geworden. Bevinding Op dit moment gebruikt de Kamer van Koophandel geen volledig samenhangend kwaliteitssysteem in het kader van de kwaliteitszorg. Het is niet duidelijk of het voornemen tot het inrichten van een volledig kwaliteitssysteem bestaat. Er worden wel maatregelen genomen in het kader van kwaliteitszorg zoals het bepalen van risico s. Hierbij komen de risicogevoelige processen het eerst in aanmerking voor kwaliteitszorg. Rond het beheer van het Handelsregister vindt kwaliteitszorg plaats, onder andere in de vorm van controles op de volledigheid van de digitale dossiers. Samenvattende conclusie Alleen op het bijhouden van het Handelsregister past de Kamer van Koophandel systematische kwaliteitszorg toe. Aanbeveling Richt in samenhang met de bestaande kwaliteitscontroles een systeem van toetsing in voor de digitale archivering. Houd bij het nemen van maatregelen ook rekening met het ondervangen van de risico s voor de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief. Erfgoedinspectie Pagina 11 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 12 van 27
6 Besturing, organisatie en personeel De eindverantwoordelijkheid voor de digitale informatiehuishouding ligt, conform het begrip zorgdragerschap in de Archiefwet 1995, bij het bestuur van de archiefvormende overheidsorganisatie. Het is belangrijk dat de sturing op de digitale informatiehuishouding goed is ingericht en dat de verantwoordelijkheden goed zijn afgebakend en zijn vastgelegd. Er moet voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te kunnen voeren en er moet voldoende kennis aanwezig zijn, in het bijzonder over de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering en duurzame toegankelijkheid. Dit zijn archiefwettelijke eisen, vastgelegd in het Archiefbesluit 1995. Digitaal werken impliceert dat iedere medewerker digitale archiefbescheiden creëert, bewerkt, opslaat en van metagegevens voorziet. Dit noodzaakt tot een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden, vastgelegde autorisaties en goede afspraken over het omgaan met digitale informatie. Bevinding De Kamer van Koophandel heeft de afgelopen decennia een reorganisatie ondergaan waarbij het aantal zelfstandige vestigingen voortdurend werd gereduceerd Deze beweging heeft er per 1 januari 2014 toe geleid dat de Kamer van Koophandel nu één centraal kantoor heeft, gevestigd in Utrecht en daarnaast bestaat uit 19 regionale vestigingen die echter geen eigen bestuur meer hebben. De Kamer van Koophandel heeft geen functionaris die de eindverantwoordelijkheid heeft voor de informatievoorziening van de organisatie. Regie van en sturing op de informatievoorziening van een werkproces ligt bij de afdeling die eigenaar is van het proces. Die afdeling stuurt ook het functioneel beheer aan van een eventuele bij de uitvoering gebruikte applicatie. De afdeling ICT houdt de systemen in de lucht. Zoals al gemeld in hoofdstuk 4, was de Kamer van Koophandel ten tijde van de inspectie bezig met het werven van een projectleider Informatiebeheer. Deze functionaris moet leiding geven aan een project met als doel een effectieve en efficiënte wijze van archivering in de nieuwe organisatie te borgen. De eerste projectresultaten worden verwacht in 2015. Ook moet het project Informatiebeheer voorzien in de opstelling van een archiefbeheersregeling die in verband met de reorganisatie moet worden aangepast. Op enkele processen na, zoals het bijhouden van het Handelsregister, is er geen sprake van duidelijke voorzieningen en regels voor archivering. Voor het bijhouden van het Handelsregister en het personeelssysteem zijn wel instructies opgesteld. Voor het vullen van het Handelsregister beschikt de Kamer van Koophandel daarnaast over specialistische medewerkers. Verder heeft de Kamer van Koophandel alleen bij het bedrijfsbureau medewerkers die een archiefopleiding Erfgoedinspectie Pagina 13 van 27
hebben gehad. De archiefvorming in de overige processen wordt grotendeels overgelaten aan de inzichten en wensen van de individuele medewerkers. Samenvattende conclusie De Kamer van Koophandel heeft geen eindverantwoordelijke voor het geheel van de informatievoorziening. Er zijn regels en instructies voor het bijhouden van het Handelsregister en het personeelbeheerssysteem maar regels voor de archivering van het overige archief ontbreken. Aanbevelingen Zorg ervoor dat in het project Informatiebeheer het treffen van voorzieningen voor het gehele archief van de Kamer van Koophandel is inbegrepen. Leg de verantwoordelijkheden voor duurzame digitale toegankelijkheid vast in een kader, en zorg ervoor dat het gehele archief van de Kamer van Koophandel daarbij is inbegrepen. Zie er op toe dat de resultaten die zullen worden geboekt in het project Informatiebeheer daadwerkelijk ingezet worden om de sturing en organisatie van het archiefbeheer verbeteren. Benoem daartoe een eindverantwoordelijke voor het archiefbeheer die inhoudelijk op de hoogte is en de benodigde expertise heeft. Erfgoedinspectie Pagina 14 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 15 van 27
7 Toegankelijkheid In de digitale omgeving neemt de hoeveelheid informatie exponentieel toe. Dit geldt ook voor de informatie in de documentmanagement systemen en andere systemen waarin zich digitale archiefbescheiden bevinden. Deze digitale informatie moet goed toegankelijk zijn en blijven. Een eerste vereiste voor een goed toegankelijk en raadpleegbaar digitaal archief is duidelijkheid over welke digitale archiefbescheiden er worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Het tweede vereiste is dat de digitale informatie goed geordend en beheerd wordt. Belangrijke voorwaarden hierbij zijn onder andere het toekennen van metadata en eenduidige afspraken over naamgeving en omschrijving. Voorwaarden van andere aard liggen op het gebied van de gebruiksvriendelijkheid van de systemen, zoals een goede zoekfunctionaliteit, gemakkelijke en intuïtieve navigatie en een overzichtelijke indeling. Bevinding De Kamer van Koophandel beschikt over een aantal systemen voor het beheer van een deel van haar digitale archiefbescheiden. Het gaat hierbij onder andere om bedrijfssystemen voor het Handelsregister, het personeel, de financiën en de website. Het voornaamste systeem is het digitale Handelsregister. De functie van het Handelsregister is het bieden van een volledig en actueel overzicht van in Nederland gevestigde bedrijven en Nederlandse rechtspersonen met inbegrip van informatie over hun functionarissen. Met de digitalisering ervan werd begonnen in 1980. Het register is volledig digitaal sinds 2000. Het Handelsregister was ook in de tijd dat de Kamer van Koophandel nog bestond uit zelfstandige regionale vestigingen een centraal beheerd systeem waaraan alle vestigingen op een strikt voorgeschreven wijze bijdroegen. De ordeningsstructuur binnen de digitale systemen ligt vast en is gebaseerd op de werkprocessen die de systemen ondersteunen. Aan de documenten in deze systemen worden metadata toegekend volgens het metadata schema van de organisatie dat is gebaseerd NEN 23081. De overige archieven, zoals de directiearchieven, zijn decentraal gevormd. De archiefvorming in deze archieven was hybride. Dat geldt ook voor de huidige organisatie. De archiefvorming wordt grotendeels overgelaten aan de inzichten en wensen van de individuele medewerkers. Centrale regels en voorzieningen ontbreken. De stukken worden opgeslagen en beheerd in de kantoorautomatiseringsomgeving. Voor dit doel bestaan afdelingsschijven. Ook Erfgoedinspectie Pagina 16 van 27
komt het voor dat medewerkers de door hen opgemaakte archiefbescheiden vrijwel volledig op hun persoonlijke schijf of in hun emailbox beheren. Beheer van uitdraaien van digitaal opgemaakte bescheiden komt regelmatig voor. Zoals al gemeld in voorgaande hoofdstukken, zal een enterprise content management platform in de nabije toekomst worden geïmplementeerd ten behoeve van een eenduidige digitale archivering binnen de organisatie. Samenvattende conclusie De toegankelijkheid van de gegevens in de digitale systemen is geborgd door de ordeningsstructuur en de toekenning van metadata. De toegankelijkheid van de overige archieven is niet geborgd. Voor deze documenten ontbreken regels voor de (plaats van) opslag, de ordening en de metadatering. Het risico van deze situatie is een onbetrouwbaar archief waarin documenten niet gevonden kunnen worden of zelfs voortijdig vernietigd worden. Aanbevelingen Maak met spoed een einde aan de ongeregelde toestand waarin het hybride archief zich bevindt door ECM voor de hele organisatie te implementeren. Neem maatregelen om de toegankelijkheid van het reeds gevormde hybride archief op peil te brengen. Erfgoedinspectie Pagina 17 van 27
8 Waardering, selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst, waarin de bewaartermijnen zijn opgenomen en waarin is opgenomen welke archiefbescheiden als blijvend te bewaren worden beschouwd. De Archiefwet verbiedt voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden en verplicht tot vernietiging nadat de bewaartermijn is verstreken. Voortijdige vernietiging kan tot gevolg hebben dat belangrijke informatie onbedoeld verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Bevinding De meest recente selectielijst van de Kamer van Koophandel dateert uit 2010. Deze lijst moet echter in verband met de reorganisatie worden geactualiseerd en opnieuw vastgesteld. Uit het Handelsregister moeten vrijwel alle gegevens bewaard blijven. Op de bewaartermijn voor de verplicht door ondernemingen aan te leveren jaarrekeningen beraadt de organisatie zich nog. Gewijzigde gegevens in het Handelsregister worden niet overschreven maar blijven bewaard. Aan de gegevens in andere digitale systemen, zoals het personeelsbeheerssysteem, worden de vastgestelde bewaartermijnen toegekend. De organisatie heeft geen zicht op eventuele vernietiging van archiefbescheiden die zich op de groepsschijven, persoonlijke schijven of in de emailomgeving bevinden. Samenvattende conclusie De selectielijst van de Kamer van Koophandel is wegens de reorganisatie van 2014 niet meer actueel. Over de vernietiging van de overige archieven zijn geen exacte gegevens voorhanden. Aanbevelingen Actualiseer de selectielijst en laat deze opnieuw vaststellen. Zorg ervoor dat de organisatie zicht krijgt op de omvang en aard van de vernietiging van archiefbescheiden en zo eventuele onrechtmatige vernietiging een halt kan toeroepen. Neem bij de inrichting van het document management systeem de toekenning van bewaartermijnen mee. Erfgoedinspectie Pagina 18 van 27
9 Digitale overbrenging Een deel van de digitale archiefbescheiden heeft wetenschappelijke en cultuurhistorische waarde. Deze archiefbescheiden zijn in de selectielijst aangemerkt als blijvend te bewaren en moeten na een termijn van 20 jaar worden overgebracht naar een e-depot van het Nationaal Archief of een Regionaal Historisch Centrum. Overbrenging van digitale archiefbescheiden, zowel uit een DMS of bedrijfssysteem of in de vorm van een database is voor een belangrijk deel nog onbekend terrein. Nu ook digitale archiefbescheiden op leeftijd komen wordt digitale overbrenging een actueel vraagstuk. Bevinding Het belangrijkste over te brengen digitale bestand van de Kamer van Koophandel is het Handelsregister. De Kamer van Koophandel meent dat het Handelsregister zo is ingericht dat de bestanden kunnen worden overgebracht. Zij melden wel dat het Nationaal Archief desgevraagd niet kon aangeven hoe het, te zijner tijd, de digitale bestanden aangeleverd wil hebben. Onze contactpersonen vragen zich af of het digitale Handelsregister bij het aanbreken van de overbrengingstermijn wel daadwerkelijk overgebracht zal worden. Zij achten het mogelijk dat de Kamer zelf, in overleg met het Nationaal Archief, de gegevens beschikbaar gaat stellen. De overige te bewaren archieven, zoals die afkomstig van het secretariaat, zullen vooralsnog op papier worden aangeboden. De Kamer van Koophandel meent dat hij een complete versie op papier van het te bewaren deel van de archieven beheert. Samenvattende conclusie De Kamer van Koophandel heeft het digitale Handelsregister zo ingericht dat het kan worden overgebracht. Er zijn hierover nog geen concrete afspraken gemaakt met het Nationaal Archief. Het na formele overbrenging beschikbaar blijven stellen van archiefbescheiden door de oorspronkelijke zorgdrager staat de Archiefwet niet toe. Het overige te bewaren archief zal vooralsnog op papier worden overgebracht. Aanbevelingen Zie erop toe dat in het project Informatiebeheer en in de op te stellen visie ook aan de overbrenging van digitale archiefbescheiden aandacht wordt besteed. Verifieer, met het oog op het voornemen om het overige permanent te bewaren archief, zoals dat tot nu toe is gevormd, in papieren vorm over te brengen, of het te bewaren deel van het hybride archief zich compleet op papier bevindt. Erfgoedinspectie Pagina 19 van 27
10 Digitale duurzaamheid De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt bepaald vanuit allerlei wetten en regelingen. De bewaartermijn kan soms erg lang zijn. Digitale bestanden en archiefbescheiden moeten gedurende deze bewaartermijn leesbaar, interpreteerbaar en in authentieke vorm reproduceerbaar blijven. Deze digitale duurzaamheid is niet vanzelfsprekend. Het is noodzakelijk om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen die aan de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie worden gesteld en aan de maatregelen die getroffen moeten worden om de digitale duurzaamheid te kunnen waarborgen. Dit zijn maatregelen als het gebruik van open standaarden, tijdige conversie en migratie en op het gebied van informatieveiligheid die de integriteit en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden waarborgen. Bevinding Uit het Handelsregister moeten vrijwel alle gegevens bewaard blijven. Voor het Handelsregister beschikt de Kamer van Koophandel sinds 2012 over een machtiging tot vervanging. De gedigitaliseerde papieren documenten worden nadat de volledigheid en de kwaliteit van de digitalisering is gecontroleerd, vernietigd. Voor de duurzame toegankelijkheid van het overige archief zijn geen maatregelen getroffen. Bij de aanbesteding van Documentum was het voldoen aan archiefwet- en regelgeving een eis. De regelgeving is geïmplementeerd in het systeem. Vóór 1 januari 2014 hanteerde de organisatie beveiligingsrichtlijnen. Sinds 1 januari 2014 werkt de organisatie aan het implementeren van een volledig beveiligingssysteem, ISO 27001 met als doel certificering. De organisatie heeft een risicoanalyse uitgevoerd. De resultaten daarvan geven richting aan het plan van aanpak voor de implementatie van ISO 27001. Voor het Handelsregister is een BIVanalyse uitgevoerd om de eisen van integriteit en betrouwbaarheid af te stemmen met de eisen van bereikbaarheid en raadpleegbaarheid. Samenvattende conclusie De duurzame toegankelijkheid van het Handelsregister is geborgd door zijn opzet, inrichting, gebruik en beveiliging. Aan de duurzame toegankelijkheid van het hybride archief heeft de Kamer van Koophandel tot nu toe geen aandacht besteed. Aanbevelingen Richt het systeem Documentum zodanig in dat de duurzame digitale toegankelijkheid van de erin opgenomen documenten is verzekerd. Erfgoedinspectie Pagina 20 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 21 van 27
Bijlage 1 Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen wordt gevormd door de inspectiegesprekken, vastgelegd in de nota van bevindingen, de hieronder genoemde documenten en de gegevens uit de monitor 2013-2014 van de Erfgoedinspectie. De nota van bevindingen is voor wederhoor toegezonden aan de gesprekspartners bij de Kamer van Koophandel. Ook de concept rapportage is voor wederhoor aan de Kamer van Koophandel voorgelegd. De inspectiegesprekken De inspectiegesprekken hebben plaatsgevonden op 9, 10 en 11 september en op 14 en 15 oktober 2014 in Utrecht en in Woerden. De documenten Notitie Archief, 1 mei 2014 Besluit tot vernietiging, Kamer van Koophandel Amsterdam, 1 oktober 2012 N.B. Deze verklaring dient als sjabloon voor de verklaringen van vernietiging van alle kamers van koophandel Handboek digitale vervanging brondocumenten Handelsregister, 19 maart 2012 Handleiding opvragen Handelsregisterdossiers DSP Kamer van Koophandel, 2010 Projectvoorstel Informatie beveiliging, 2014 Rapportage van feitelijke bevindingen archiefmigratie, 2011 Instructie documenten t.b.v. personeelsdossiers Erfgoedinspectie Pagina 22 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 23 van 27
Bijlage 2 Het inspectieprogramma duurzame digitale toegankelijkheid De Erfgoedinspectie voert een inspectieonderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de organisaties van de centrale overheid. Belangrijk onderdeel van het onderzoek zijn de inspecties die bij archiefvormende organisaties worden uitgevoerd. Deze organisaties vormen een doorsnee beeld van de centrale overheid. De bevindingen uit deze inspecties worden aangevuld met de uitkomsten van de monitor 2013-14 van de Erfgoedinspectie. In overkoepelende rapporten zal de Erfgoedinspectie over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden bij de centrale overheid rapporteren. Tot nu zijn twee rapporten gepubliceerd en aan de Tweede Kamer toegezonden, respectievelijk Beperkt houdbaar? en Duurzaam duurt het langst. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving voldoende wordt gewaarborgd. Erfgoedinspectie Pagina 24 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 25 van 27
Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus 16478 (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: 070 4124012 E: info@ergoedinspectie.nl www.erfgoedinspectie.nl Den Haag, maart 2015 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Toezicht op de overheidsinformatie Voor wat betreft het toezicht op de overheidsinformatie ligt de focus van de Erfgoedinspectie voor een belangrijk deel op de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief en de digitale archiefbescheiden, zowel in de vorm van data als documenten. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuursorganen voor wat betreft de taken met openbaar gezag en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Erfgoedinspectie Pagina 26 van 27