HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE VOLLEYBALVERENIGING ORION Artikel 1 De volleybalvereniging heet ORION. Artikel 2 Lidmaatschap De vereniging kent de volgende leden: 2a. Spelende leden: Senioren Recreanten Jeugd A, B en C (12 t/m 17 jaar) CMV jeugd D, E en F (11 jaar en jonger) Niet spelende leden: Verenigingsleden (w.o. vrijwilligers) Officials Ereleden 2b. Wordt in reglementen wordt gesproken over hij/zij, hem/haar dan geldt één van beide mogelijkheden. 2c. Aanmelding lidmaatschap Zij, die lid willen worden van de vereniging, dienen op een door de vereniging te verstrekken formulier, na een introductieperiode van maximaal 3 weken, een verzoek in om tot de vereniging te worden toegelaten. Trainer meldt introducé vooraf bij de ledenadministratie. 2d. Inschrijfformulier t.b.v. ledenregistratie Voor het aanmelden van het lidmaatschap wordt een inschrijfformulier gehanteerd. Dit formulier kan via de website (www.orionvolleybal.nl) worden gedownload. 2e. Afmelden lidmaatschap Leden, die willen stoppen moeten dit schriftelijk doen bij de ledenadministratie vóór 1 juli of 1 januari met in acht neming van een opzeggingstermijn van 4 weken. Binnen deze termijn van 4 weken dient de door de vereniging verstrekte kleding te worden ingeleverd bij de kledingcoördinatoren. Het lidmaatschap eindigt dan per 1 juli of 1 januari. Artikel 3 Rechten van de leden 3a. Spelende leden hebben het recht op: Het deelnemen aan trainingen en wedstrijden; Het deelnemen aan andere dan onder a genoemde verenigingsactiviteiten; Van stemmen, van amendement en van interpellatie in de Algemene ledenvergadering; Van toegang tot de thuiswedstrijden en verenigingsbijeenkomsten, één en ander door het bestuur te bepalen en te regelen. 3b. Niet spelende leden hebben het recht op: Het bijwonen van bijeenkomsten, tenzij het bestuur anders bepaalt; Het bijwonen van trainingen en wedstrijden, voor wat het laatste betreft kan het bestuur 1
nadere regels stellen; Het bijwonen van de Algemene ledenvergadering, van stemmen, van amendement en van interpellatie. Artikel 4 Plichten van de leden Ieder lid wordt geacht bekend te zijn met de in statuten en verenigingsreglementen voorkomende bepalingen en deze na te leven. Dit geldt o.m. ook voor het gedrag- en hygiëneprotocol; Mede verantwoordelijk te zijn voor het goed laten functioneren van de vereniging. Hiertoe wordt een actieve bijdrage in de organisatie verwacht; Doorgeven van wijzigingen in persoonlijke gegevens (adres, e- mailadres, afmelden) aan de ledenadministratie; Beschadigingen aan eigendommen /goederen van de vereniging of derden, in beheer bij de vereniging, te vergoeden; Tot het betalen van boetes en andere kosten, die de vereniging worden opgelegd, in verband met gedragingen van het betrokken lid; Tot betaling van de vastgestelde contributie binnen de daarvoor gestelde termijnen. Artikel 5 Aansprakelijkheid Deelname door leden aan trainingen, wedstrijden en overige door de vereniging georganiseerde activiteiten/evenementen is te allen tijde voor eigen risico van de leden en/of deelnemers; De vereniging heeft een aansprakelijkheidsverzekering. Artikel 6 Contributies 6a. Contributiebetalingen De contributie kan uitsluitend via automatische incasso worden voldaan; Een machtiging voor het automatisch innen van contributiegelden wordt tegelijkertijd met het aanmelden als lid afgegeven. 6b. Contributietermijnen De contributie is bij vooruitbetaling verschuldigd; De contributie wordt automatisch in de eerste maand van het kwartaal geïncasseerd; dus in de maanden juli, oktober, januari en april; De incassodatum wordt per e- mail, ongeveer één week van te voren medegedeeld en op de website geplaatst. 6c. Contributiegrondslagen Elk jaar wordt door de Algemene Ledenvergadering de contributie en inschrijfgeld voor het volgende seizoen vastgesteld voor de verschillende soorten leden. Informatie over deze contributie is beschikbaar op de website van de vereniging; Het speelniveau per 30 september is bepalend voor de hoogte van de contributie; Een nieuw lid is inschrijfgeld verschuldigd; Indien iemand in de loop van het boekjaar lid wordt, wordt de contributie naar rato verlaagd. Hierbij wordt een seizoen geacht te duren van half augustus tot half juni (10 maanden).hierbij wordt per volle maand zonder lidmaatschap een korting van 10% verrekend met een maximum van 70%; In principe wordt niet afgeweken van de contributiegrondslagen. Er kunnen zich echter situaties voordoen (langdurige blessure, zwangerschap, e.d.) waarbij het bestuur kan beslissen hiervan af te wijken; Betreffend lid kan hiervoor via de ledenadministratie onder opgaaf van redenen tijdig een schriftelijk 2
verzoek indienen. Artikel 7 Wanbetaling 7a. Bij overschrijding van de betalingstermijn mag het lid niet deelnemen aan de trainingen, tenzij een betalingsregeling is afgesproken met de ledenadministratie. De spelerskaart, noodzakelijk om deel te kunnen nemen aan de wedstrijden wordt ingenomen, tenzij de contributie voor de betreffende termijn is voldaan. 7b. Indien een lid niet aan zijn verplichtingen voldoet, worden de volgende maatregelen genomen: Het in rekening brengen van administratie- en incassokosten; Het laten incasseren van de vordering via incassobureau c.q. een gerechtelijke procedure. De kosten van deze procedure komen volledig voor rekening van het lid. Artikel 8 Het Bestuur 8a. De leden van het bestuur worden door de algemene vergadering benoemd. 8b. Het bestuur neemt besluiten met een gewone meerderheid van stemmen. Staken de stemmen, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Indien een bestuurslid in de vereniging of het bestuur meerdere functies vervult waardoor een rolconflict kan ontstaan, dan zal het desbetreffende bestuurslid niet deelnemen aan de betreffende besluitvorming in het bestuur en conformeert het bestuurslid zich aan de door de overige bestuursleden genomen besluiten. 8c. De voorzitter is belast met de leiding van de algemene - en de bestuursvergaderingen: Draagt zorg voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement; Ziet toe op de uitvoering van de besluiten van de algemene vergadering; Is de officiële woordvoerder namens het bestuur en de vereniging; Doet in de algemene vergadering verslag van de door het bestuur verrichte werkzaamheden. In de portefeuille van de voorzitter zit de facilitaire organisatie. Onder de facilitaire organisatie vallen de volgende functies: coördinator zalen, materialen en kledingcommissie. 8d. De secretaris beheert het archief, dat alle op de vereniging betrekking hebbende bescheiden omvat: Is belast met de correspondentie van de vereniging; Is verplicht archief te houden van alle in- en uitgaande correspondentie, overeenkomsten en contracten; Is belast met het bijeenroepen van algemene leden/ bestuursvergaderingen, daarvan notulen te maken en deze te ondertekenen; Doet in de algemene vergadering verslag van het afgelopen verenigingsjaar. In de portefeuille van de secretaris zit het secretariaat. Onder het secretariaat valt de ledenadministratie en documentatie en informatiebeheer (archivariaat). 8e. De penningmeester is belast met het beheer van de middelen van de vereniging: Zorgt voor de inning van alle aan de vereniging toekomende gelden; Is belast met het doen van uitgaven en houdt alle ontvangsten en uitgaven bij; Zal zodanig boekhouden dat maandelijks de financiële positie van de vereniging bepaald kan worden; Brengt in de bestuursvergaderingen verslag uit van het financieel beheer; Brengt verslag uit van het financieel beheer van het afgelopen boekjaar in de daartoe belegde algemene vergadering; Dient namens het bestuur, in een daartoe belegde algemene ledenvergadering, een 3
begroting in voor het komende verenigingsjaar; Betalingen uit de kas kunnen alleen gedaan worden tegen een bewijs van betaling; Legt rekening en verantwoording af aan de kascommissie, waarvoor hier verwezen wordt naar de reglementen van de kascommissie; Stelt contracten met trainers en sponsoren op; Is belast met het bijhouden van de inventarislijst evenals een lijst van aanschaf van materiaal. In de portefeuille van de penningmeester zit de financiële organisatie. Onder de financiële organisatie valt de sponsorcommissie en de acties. 8f. In de portefeuille van het bestuurslid technische zaken zit de technische organisatie. Onder de technische organisatie valt de technische commissie, de wedstrijdleiding en de scheidsrechtercoördinator. 8g. In de portefeuille van het bestuurslid mensen en cultuur zit de activiteitencommissie, de coördinator communicatie. de clubhistorie en de vertrouwenspersoon. 8h. Teneinde de besturing van de vereniging te bevorderen maakt het bestuur gebruik van commissies, verenigingsfunctionarissen en diverse overlegorganen. Artikel 9 Commissies De algemene ledenvergadering of het bestuur kunnen commissies benoemen met een uitvoerende, onderzoekende of informatieve taak. De commissie is verantwoording verschuldigd aan de instantie die hen heeft gekozen of benoemd. Als commissieleden kunnen uitsluitend optreden verenigingsleden. Afbakening van bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden (per commissie) aangegeven in een aparte bijlage, waarbij bij wijzigingen goedkeuring van het bestuur noodzakelijk is. Elke commissie maakt jaarlijks een activiteitenplan met begroting en legt dit voor aan het bestuur. Plan van aanpak en werkwijze mogen niet in strijd zijn met statuten of reglementen. De commissies brengen jaarlijks schriftelijk verslag uit van werkzaamheden en resultaten daarvan aan de ledenvergadering c.q. het bestuur. Een commissie bestaat tenminste uit 2 leden, tenzij anders is bepaald. De vereniging kent de volgende commissies/functionarissen: * Reglementen- en statutencommissie (art. 10) * Kascommissie (art. 11) * Sponsorcommissie (art. 12) * Actiecommissie (art. 13) * Technische commissie (art. 14) * Wedstrijdcommissie (art. 15) * CMV- commissie (art. 16) * Recreantencommissie (art. 17) * Kledingcommissie (art. 18) * Commissie facilitaire zaken (art. 19) * Activiteitencommissie (art. 20) * Coördinator communicatie (art. 21) * Vertrouwenspersoon (art. 22) * Commissie Topvolleybal Orion (art. 23) Artikel 10 Reglementen en statutencommissie Doet voorstellen aan de algemene ledenvergadering en houdt statuten/ reglementen actueel. 4
Artikel 11 Kascommissie De ALV benoemt een kascommissie, bestaande uit 2 leden en 1 reserve, die geen deel uitmaken van het bestuur. De zittingsperiode van de leden is maximaal 2 jaar. Jaarlijks treedt één van de commissieleden af en is niet direct herkiesbaar. Kascommissie Is verplicht voor de desbetreffende jaarvergadering de boekhouding, kas en bescheiden van de penningmeester te controleren; Is verplicht bij tussentijds aftreden van de penningmeester binnen 8 dagen na aftreden de boeken te controleren en daarover verslag uit te brengen aan het bestuur; Is bevoegd tot tussentijdse controle van boekhouding, kas en bescheiden; Brengt verslag uit over de uitkomst van hun onderzoek aan de ALV. Waarna zij de ledenvergadering het voorstel kan doen om het bestuur decharge te verlenen; Is bevoegd het bestuur voorstellen te doen betreffende het financieel beleid en de wijze van administreren. Artikel 12 Sponsorcommissie De sponsorcommissie onderhoudt de contacten met de sponsoren van de vereniging. Zij maakt de afspraken met de sponsoren over de vorm van sponsoring. Tevens is de sponsorcommissie belast met het actief werven van nieuwe sponsoren. Artikel 13 Actiecommissie De samenstelling van de actiecommissie is wisselend. Per actie zitten hier andere leden in. De verschillende actiecommissies zijn belast met die activiteiten die extra inkomsten voor de vereniging opleveren. Bestaande activiteiten die hieronder vallen zijn: Violenactie Grote clubactie En alle andere op inkomsten gerichte acties. Artikel 14 Technische commissie Alle categorieën leden binnen de vereniging dienen vertegenwoordigd te zijn in de technische commissie. Het uitgangspunt voor het aantal leden van de technische commissie is: per 100 leden een lid technische commissie. De organisatie van de technische commissie valt uiteen in twee onderdelen. Een onderdeel technisch beleid en een onderdeel organisatorisch beleid. Het onderdeel technisch beleid: Het bestuur geeft bepaalde bevoegdheden aan de technische commissie conform de (nog op te stellen) mandatenlijst. De technische commissie bepaalt het technische beleid; Stelt trainers aan conform de mandateringsregeling; Adviseert het bestuur bij het aannemen van trainers die niet binnen het mandaat vallen; Stelt teams vast binnen de vooraf gestelde kaders; Stelt de trainingstijden vast; Onderhoudt contact met de commissie facilitaire zaken. Organisatorisch beleid: Hieronder valt de toernooicommissie welke belast is met de organisatie van: 5
Interne toernooien. Het doel hiervan is binding onder verenigingsleden. Externe toernooien: o beach volleybaltoernooi o Bedrijfsvolleybaltoernooi Artikel 15 Wedstrijdcommissie Artikel 16 CMV- commissie Artikel 17 Recreantencommissie Artikel 18 Kledingcommissie De kledingcommissie regelt alle zaken die te maken hebben met de verenigingskleding. Artikel 19 Commissie Facilitaire zaken Is belast met de coördinatie van de zalen Is belast met de zorg voor materialen; de controle en vervanging ervan. Onderhoudt contact met technische commissie Artikel 20 Activiteitencommissie Is belast met die activiteiten die binding onder verenigingsleden bevorderen. Artikel 21 Coördinator communicatie Is verantwoordelijk voor alle communicatie binnen de vereniging. De manier waarop, de vorm en. (nog nader invullen). ARTIKEL 22 Vertrouwenspersoon Taken van de vertrouwenspersoon zijn vastgesteld bij protocol (zie website) Is onafhankelijk; legt geen verantwoording af Is gemachtigd contact op te nemen met instanties in voorkomende gevallen Kan informatie verstrekken aan het bestuur over soort klachten/incidenten Kan een signalerende/adviserende rol spelen Artikel 23 Commissie Topvolleybal Orion De commissie Is belast met gang van financiële en organisatorische zaken rondom heren 1. (De rest nog nader in te vullen) Artikel 24 Slotbepalingen Door lid te worden van de vereniging onderwerpt men zich aan de statuten, huishoudelijk reglement en het gedrag- en hygiëneprotocol (Zie bijlage); Het bestuur is belast met het uitleggen van de reglementen en beslist in alle gevallen waarin deze 6
niet voorzien. Het bestuur is hierbij gehouden aan de statuten; Tevens kan het bestuur vrijstelling van de reglementen en voorschriften verlenen indien zij dit in het belang van de vereniging acht; Wijzigingen van de reglementen dienen door een besluit van de algemene ledenvergadering te worden bekrachtigd; Voorstellen tot reglementswijzigingen moeten tenminste één maand voor de algemene ledenvergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend; Ieder lid kan een exemplaar van statuten/huishoudelijk reglement/gedrag- hygiëneprotocol opvragen via de website; Dit huishoudelijk reglement, aanvullingen en/of wijzigingen treden in werking m.i.v. de dag volgend op het aannemen door de algemene ledenvergadering; Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 7