VIVA Releasenotes september 2012 1. Inleiding...1 2. Memokaarten doorzoeken...2 3. Oproepen controle...2 4. Vee-kijker van vee-online...3 5. Factuurregels wijzigen met gekoppelde logboekregel...3 6. Mailen factuur...4 7. Voorraad op peildatum zonder breukmagazijn...4 8. Analyse per weekdag, BAPW...5 8.1 Inleiding...5 8.2 Het gebruik van BAPW...5 8.3 Definitie van de omzet:...7 1. Inleiding In de analyse module van VIVA is met menu BAPW een nieuw analyse programma toegevoegd. In dit programma wordt omzet en aantallen van de specifieke weekdagen gerapporteerd. Hiervan is een speciale handout beschikbaar, deze is deels bijgevoegd in deze releasenotes. In de facturatie met logboek is een belangrijke aanpassing gedaan. Het aanpassen van factuurregels, die gekoppeld zijn aan geprinte logboeken, wordt geblokkeerd. U kunt het geprinte logboek de status niet geprint geven via menu FOW. Dan kunt u uiteraard de factuurregels wel aanpassen. Daarna moet het logboek opnieuw worden geprint. Denkt u ook aan de BTW verhoging op 1 oktober. Hiervoor is een aparte handout beschikbaar. VIVA - releasenotes, versie 17/9/2012 pag 1 / 7
2. Memokaarten doorzoeken Naast de functie om de memokaarten van alle cliënten te doorzoeken, zijn er nu ook opties om de memokaarten van leveranciers, dieren en bedrijfslocaties te doorzoeken. Deze menu-opties zitten in menu NM U kunt zoeken naar een term op een memokaart van een leverancier en/of van een dier en/of van een bedrijfskaart. Voor al deze memokaarten geldt dat ze een indeling hebben op datum. In het rapport wordt de gezochte regel getoond. Geeft u enter, dan komt u bij de meest recente regel van die memokaart. U moet scrollen om naar de juiste, gezochte datum toe te gaan. 3. Oproepen controle In het spreekuur wordt nu gewaarschuwd, indien een oproep van het dier open staat. Hierbij kan worden ingesteld hoeveel dagen u hierbij vooruit wilt kijken. Daarnaast kan het zijn dat een oudere oproep gemist is of niet correct is afgewerkt in het VIVA. Deze blijft dan open staan. Deze oproep zal, indien geen verdere actie wordt ondernomen, automatisch worden geannuleerd. In het spreekuur kunt u instellen of u ook voor de oude, gemiste oproepen een waarschuwing wilt krijgen. Terug kijken (Voor aantal dagen zie vraag verwijderen oproepen) J/N : J Menu IISO In het spreekuur krijgt u de waarschuwing (bij xxx wordt aantal dagen getoond): [------------------------------------------------------------------------] Er staat nog een oproep open van xxx dagen geleden [------------------------------------------------------------------------] VIVA - releasenotes, versie 17/9/2012 pag 2 / 7
4. Vee-kijker van vee-online Deze optie is al met de vorige update geïmplementeerd. Omdat dat op het laatste moment was en vooral bedoeld was ter test, was dit nog niet uitgebreid opgenomen in de releasenotes. In de bedrijfskaart kiest u voor de F10-toets Overige modules. De onderste optie is Vee-kijker (sneltoets is V). U krijgt het onderstaande scherm, hierin kunt u een van de opties kiezen en enter geven. De browser wordt opgestart met de juiste website en eventueel al het ingevulde UBN. Een eerste keer moet u bij het opstarten van uw browser uw ZET-login gebruiken. 5. Factuurregels wijzigen met gekoppelde logboekregel Indien een factuurregel gekoppeld is aan het logboekregel moeten deze beide tegelijk gewijzigd worden. Indien het logboek al is geprint, dan mag de factuurregel niet meer worden aangepast. U krijgt hiervan een waarschuwing. U kunt eventueel het logboek als niet geprint zetten (via menu FOW) en daarna kunt u de regel(s) op de factuur wijzigen. Na het opnieuw printen van het logboek zullen deze regels verstuurd worden naar bijvoorbeeld VetCIS of CRV, U dient zelf te controleren of de regels al eerder zijn verstuurd, u kunt dan de verstuurde regels in VetCIS verwijderen vóórdat ze ondertekend worden. In menu ISL (Systeem log file) kunt u zien dat een logboek als niet geprint is gezet. Dit kan een aanwijzing zijn, indien de product-aantallen van een logboek niet overeen komen met VetCIS of CRV. 14/09/2012 10:20 AL Logboek xxcl xxlb 201209 2 Niet geprint gezet VIVA - releasenotes, versie 17/9/2012 pag 3 / 7
6. Mailen factuur In financieel overzicht per cliënt kunt u een factuur mailen. U wijst de factuur aan en kiest F10. 7. Voorraad op peildatum zonder breukmagazijn Bij het uitrekenen van de voorraad op een specifieke (peil-)datum werden alle magazijnen meegeteld. In deze nieuwe versie van VIVA kunt u een selectie maken van één of meer vestigingen en kunt u selecteren of de afvoer- en/of breukmagazijnen worden meegeteld. VIVA - releasenotes, versie 17/9/2012 pag 4 / 7
8. Analyse per weekdag, BAPW 8.1 Inleiding Met behulp van het programma in menu BAPW kunt u over een periode de omzetverdeling (en enkele andere kengetallen) per dag van de week analyseren. Wat is de drukste dag, welke dag geeft meeste omzet in een week en welke afwijking bestaat er in die omzet. In BAPW wordt de omzet gebaseerd op de factuurregels. Dit betekend dat administratiekosten van een factuur en/of totaalkortingen op een factuur niet zijn meegenomen in de analyse (zie ook definite van de omzet ). 8.2 Het gebruik van BAPW De weekdag analyse wordt gestart in menu BAPW. Stel, u wilt weten hoe vorig jaar de omzetverdeling per weekdag is geweest: Peildatum : 31/12/2011 Aantal weken analyseren : 52 Vestiging(en) : Factuurtype(n) : De peildatum is de laatste dag van de gewenste periode, in dit voorbeeld 31 december 2011. Omdat een gelijke aantal van elke weekdag gewenst is, kan geen begindatum worden opgegeven, maar kunt u de selectie instellen hoeveel weken terug moet worden gekeken. In dit voorbeeld is dat 52 weken. Kies hier niet voor een te kleine periode. Hoe groter de periode hoe betrouwbaarder de gemiddelden zijn. Het programma geeft een melding als de periode kort is, u kunt wel gewoon doorgaan. Eventueel kunt u een selectie maken van een vestiging en/of een factuurtype. Het resultaat wordt getoond in 7 kolommen, namelijk 1 kolom per weekdag, gevolgd door een gemiddelde en een totaal berekening. Niet alle rubrieken hebben een gemiddelde en/of een totaal berekening. Voor de verschillende rubrieken (eerste kolom) gelden de onderstaande rekenregels: - Rij1 Gem. Abs. Het Gemiddeld, absoluut is de gemiddelde omzet per weekdag over de gehele periode. Dat is dus bijvoorbeeld de totale omzet op maandag, gedeeld door het aantal opgegeven weken. Bij deze rubriek wordt een totaal berekend en een weekgemiddelde. Het weekgemiddelde betreft het totaal/aantal weken in de periode. Door afrondingen kunnen er kleine verschillen ontstaan. - Rij 2 Gem. Act. Gemiddelde over de actieve dagen. In deze rij vindt u de gemiddelde omzet per weekdag, over dagen waarop er daadwerkelijk omzet geweest is. Indien donderdag hemelvaart u totaal geen omzet heeft gedraaid, zal in de berekening bij Gemiddelde actieve dagen het aantal donderdagen 51 zijn, terwijl absoluut gezien in de gekozen periode 52 donderdagen bestaan. Op rij 11 kunt u zien hoeveel actieve dagen er zijn in de opgevraagde periode. - Rij 3 Hoogste In deze rij vindt u de hoogste omzet gemaakt op de betreffende weekdag. VIVA - releasenotes, versie 17/9/2012 pag 5 / 7
- Rij 4 Laagste In deze rij vindt u de laagste omzet gemaakt op de betreffende weekdag. Dagen waarop geen omzet (0,00 euro) gemaakt is, zijn niet meegeteld. De hoogste en laagste omzetwaarde geven een beeld van de spreiding. - Rij 5 Medicijnen Dit is de gemiddelde medicijnomzet over de actieve dagen. Een medicijn is een CMM-code waarbij op het basistabblad staat gedefinieerd dat MEDICIJN=JA. Factuurregels zonder code zijn dus altijd niet medicijnen. - Rij 6 Spreekuur Dit is de gemiddelde omzet behaald met spreekuren over de actieve dagen. De definitie van spreekuur is hierbij de behandeling van een patiënt (een dier). Deze handelingen of producten zijn ingevoerd via menu S,S Spreekuur en er is altijd een koppeling van de factuurregel en een dier. - Rij 7 F-Regels Factuurregels. Gemiddeld aantal factuurregels per weekdag, gerekend over de actieve dagen. - Rij 8 Patiënten Gemiddeld aantal behandelde patienten (dieren), gerekend over de actieve dagen - Rij 9 ATF Spreekuur Gemiddelde besteding (ATF) per patiënt op het spreekuur. Hierbij wordt berekend door de waarde van rij 6 te delen door de waarde van rij 8. Dit bedrag is exclusief de BTW, kleine afwijkingen zijn mogelijk ivm afrondingen. - Rij 10 Klanten Gemiddeld aantal klanten (personen) per weekdag, gerekend over de actieve dagen. Indien een klant meerdere malen op één dag is geweest, wordt dit toch als eenmaal gezien. - Rij 11 Dagen Aantal actieve dagen, dus aantal dagen waarop een omzet >0,00 euro is geweest. VIVA - releasenotes, versie 17/9/2012 pag 6 / 7
8.3 Definitie van de omzet: De omzet, die wordt berekend in een analyse programma in VIVA, kunt u niet zo maar vergelijken met een omzet uit een ander analyse programma of vergelijken met de omzet uit de boekhouding. De grootste verschillen zitten in de selectie van de periode, de factuurdatum en de achteraf berekende kortingen en administratiekosten. We zullen dit aan de hand van een voorbeeld uitwerken. We bekijken een factuur, die als volgt is opgebouwd: Datum Aant Omschrijving Ex-Btw Incl-BTW 28/05/2012 1 Sterilisatie Hond (10-20 Kg) 50.00 2 60.50 02/06/2012 1 Advantage 400 hond 22.50 1 23.85 Administratie kosten 10.00 2 12.10 Factuurdatum : 30/06/2012 Totaal 82.50 86.45 Bij het doorboeken naar de boekhouding wordt de gehele factuuromzet (van 82.50) geboekt op 30/06/2012, de factuurdatum. Let op, de printdatum op een factuur hoeft niet gelijk te zijn aan de factuurdatum. De factuurdatum in VIVA wordt bepaald door de peildatum, die u ingeeft bij de maandfacturatie of (bij het printen van een losse factuur) de systeemdatum. Van een factuur met factuurdatum 30-6-2012 begint het factuurnummer met 201206. In de boekhouding is er geen omzet in periode 5 (mei 2012), terwijl er wel een factuurregel is in die periode. Dit is omdat de gehele factuur geboekt wordt in periode 6 (juni 2012). In periode 6 vinden we dus een omzet van 82.50 (Alle omzetten zijn exclusief BTW). In de overzichten van menu FZR en FZM wordt een gelijke selectie/berekening gemaakt als in de boekhouding. U kunt daar een jaar-maand selecteren, ook hier wordt de factuurdatum (en niet de factuurregeldatum) als criteria gebruikt. Gaat u via een analyse programma, zoals BAPW, de omzetverdeling van mei 2012 bekijken, dan is er een omzet van 50.00 euro. Voor juni 2012 wordt een omzet van 22.50 euro aangegeven. De administratiekosten van 10 euro vindt u niet terug in een analyse programma. Administratiekosten zijn geen echte factuurregels met een factuurregeldatum. VIVA - releasenotes, versie 17/9/2012 pag 7 / 7