Clubsite Webmaster KIWANIS BELGIUM LUXEMBOURG Commissie Communicatie juli 2014 Rudy Broucke
INHOUDSOPGAVE (1) Inleiding Toegang voor het beheer van de site Overzicht van de functionaliteiten Beheer instellingen (gebruikers) Beheer pagina s Nieuwe pagina s Tabellen Afbeeldingen Gebonden documenten Links hypertext Bijwerkingen en verwijderingen Eigenschappen en volgorde pagina s 14 18 21 27 33 36 40 4 6 9 10 13 2
INHOUDSOPGAVE (2) Beheer highlights Beheer nieuwsitems Beheer agenda Beheer mails Beheer webforms Fotoalbums Taal van de site Enkele aandachtspunten ter conclusie 43 47 51 55 61 67 71 72 3
INLEIDING Uw clubsite is gebonden aan de website van het district Belgium-Luxembourg en geniet derhalve van alle functionaliteiten ervan. Uw site kan gemakkelijk beheerd worden dankzij een zogenoemd Content Management System (CMS), van de Nederlandse onderneming GoMotion. Wat betekent dat U de inhoud kan bijwerken zonder U te veel zorgen te maken over de layout. Het beheer van uw site vereist dus geen grondige technische kennis. De tool die U ter beschikking hebt is intuitief en gebruiksvriendelijk. 4
INLEIDING Om een site aan te bouwen dient U, in goede architect, te beginnen met uw plan te ontwerpen, hetzij de structuur die uw menu zal worden. U bent meester van de inhoud van uw site. Bouw die op geleidelijk aan, activeer uw pagina s wanneer ze afgewerkt zijn, en vermijd ze bevrozen te houden Hou uw site up-to-date. 5
TOEGANG TOT HET BEHEER VAN DE SITE o o Bij het begin geniet enkel van deze toegang diegene die als gebruiker aangeduid werd in de aanvraag tot activatie van de site. Het is deze webmaster die de toegang kan openen tot andere beheerders aan wie de club toelating geeft om actief als redacteuren op de clubsite tussen te komen (zie bl 8 & 9 infra). 6
TOEGANG TOT HET BEHEER VAN DE SITE Om in te loggen : www.kiwanis.be/naam van de clubsite/management In het login-venster dat nu voorkomt, vul uw gebruikersnaam en uw paswoord in, en klik op Login. Let op de karaktertypes (hoofdletters of kleine letters) van uw paswoord te respecteren 7
TOEGANG TOT HET BEHEER VAN DE SITE U hebt nu toegang tot het startscherm met alle hoofdmodules (tabbladen) die de verschillende beheerfuncties opnemen. Handleidingen in pdf-formaat kunnen hier gedownload worden. 8
OVERZICHT VAN DE FUNCTIONALITEITEN Tab Instellingen opent een module waar beheerders van de site aangemaakt en gewijzigd kunnen worden. Tab Paginas laat toe de pagina s van de site aan te maken en te wijzigen, zowel de publieke als die aan de leden voorbehouden. Tab Webformulieren beheert contactformulieren. Tab Highlights wordt gebruikt om kleine spots op een of meerdere paginas in het licht te brengen. Tab Agenda beheert uw activiteitenkalender. Tab Nieuws biedt de mogelijkheid nieuws-spots op de homepage te plaatsen. Tab Fotoboek laat toe fotoalbums op te nemen. Tab Mailmanager is een module via dewelke mails kunnen verzonden worden. 9
BEHEER INSTELLINGEN (GEBRUIKERS) Onder Instellingen, komen de beheerders (gebruikers) voor, dewelke door de club gerechtigd zijn om op de site tussen te komen. Om een gebruiker toe te voegen, geef zijn naam in het veld beneden het scherm, en valideer met Toevoegen. Vermijd accenten, en alle speciale karakters! 10
BEHEER INSTELLINGEN (GEBRUIKERS) De naam van de nieuwe beheerder is nu aan de lijst van de beheerders toegevoegd. Vul zijn gegevens in : klik hiervoor op icoontje rechts achter zijn naam (dit geldt ook om de gegevens van een bestaande gebruiker te wijzigen). Ga in subtab Eigenschappen, vul de velden in, en valideer met Opslaan. (bewerken) Vermijd wel accenten en alle speciale karakters! 11
BEHEER INSTELLINGEN (GEBRUIKERS) Om een beheerder te verwijderen, klik op icoontje (verwijderen) rechts achter zijn naam. Ten einde ongewenst wissen te vermijden wordt U nog gevraagd dit te bevestigen. Bevestig dan met OK. 12
PAGINA S BEHEER Tabblad Paginas opent links een overzicht van het hoofdmenu van uw site. U vindt er ook een reeks subtabs met de verschillende beheeropties om pagina s toe te voegen, te bewerken, te verwijderen, alsook de volgorde van de pagina s te wijzigen. 13
PAGINA S BEHEER NIEUWE PAGINA TOEVOEGEN Om een nieuwe pagina in te voegen, kies subtab Navigatie. Hieronder vindt U de lijst van de pagina s die het hoofdmenu van uw site samenstellen. Onderaan dit scherm, geef de titel in van de nieuwe pagina die U wenst in te voegen, en valideer met Toevoegen. 14
PAGINA S BEHEER NIEUWE PAGINA TOEVOEGEN Pagina s kunnen eveneens in submenu s toegevoegd worden. Selecteer hiervoor links de hoofdpagina waar U de nieuwe pagina wenst in te voegen, en kies dan subtab Subnavigatie. Onderaan het scherm, geef de titel in van de nieuwe pagina die U wenst aan te maken, en valideer met Toevoegen. 15
PAGINA S BEHEER NIEUWE PAGINA TOEVOEGEN De titel van uw nieuwe pagina is nu aan de lijst van subtab Overzicht toegevoegd. Er dient wel nog een inhoud aan uw pagina gegeven. Klik op subtab Inhoud om de pagina-editor te openen. De toolsbalk lijkt grotendeels op deze van een tekstverwerker zoals Word. Ga over de icoontjes om hun functie te zien. 16
PAGINA S BEHEER NIEUWE PAGINA TOEVOEGEN Typ de content van uw pagina in het editor vak onder de toolsbalk. Let op! Bepaalde functies werken hier anders dan in een tekstverwerker. Bv, door op Enter te drukken springt U 2 regels verder ; indien U gewoon naar de volgende regel wenst te gaan, druk dan op Shift + Enter. Bestaande teksten kunnen ingevoerd worden via plakken*; ook speciale karakters, tabellen, afbeeldingen, hyperlinken naar ander webpagina s of naar documenten (PDF of Word of Powerpoint bestanden ). (* met sommige internetnavigators dient U met Ctrl C Ctrl V te werken) 17
PAGINA S BEHEER TABEL INVOEGEN Om een tabel in te voegen : Positioneer U in het editor vak daar waar U een tabel wenst in te voegen, en klik op de knop Tabel invoegen om het volgende dialoogvenster te openen 18
PAGINA S BEHEER TABEL INVOEGEN Bepaal minstens het gewenst aantal kolommen en rijen, alsook een kolombreedte van minimum 50. Klik vervolgens op Invoegen onderaan dit venster. Uw tabel wordt in het editor vak geplaatst waar die nu kan ingevuld worden. 19
PAGINA S BEHEER TABEL BEWERKEN Om de structuur van een tabel in het editor vak te wijzigen, klik met de rechtermuisknop in de tabel en kies optie Tabeleigenschappen, of Cel of Rij of Kolom naargelang uw behoeften. Bevestig uw wijzigingen met Bijwerken onderaan het venster. 20
PAGINA S BEHEER AFBEELDING INVOEGEN Om een afbeelding in te voegen : Plaats uw cursor in het editor vak daar waar U de afbeelding wenst in te voegen, en klik op de knop Afbeelding invoegen. In het volgende dialoogvenster, klik op icoontje 21
PAGINA S BEHEER AFBEELDING INVOEGEN Indien de afbeelding reeds bestaat in de bibliotheek, selecteer die met een dubbel klik erop, Vermijd accenten en alle speciale karakters in de naam van uw afbeeldingsbestand! en klik vervolgens op Invoegen onderaan het invoegingsscherm. 22
PAGINA S BEHEER AFBEELDING INVOEGEN Indien U een nieuwe afbeelding wenst in te voegen, klik op Uploaden. In het volgende scherm, kies een bestand op uw PC. Vermijd accenten en alle speciale karakters in de naam van de file! 23
PAGINA S BEHEER AFBEELDING INVOEGEN Kies nu de afbeelding in uw eigen database op uw PC ; dubbelklik erop om die in het invoegingscherm in te voegen en klik op Upload Gedurende de oplading van de afbeelding ziet U een wieltje draaien onderaan de sluitingsknop. Zodra het bestand opgeladen is, klik op Sluiten. 24
PAGINA S BEHEER AFBEELDING INVOEGEN De afbeelding werd aan de bibliotheek toegevoegd (laatste item). Dubbelklik erop om die in het voorbeeldsvak te doen verschijnen. 25
PAGINA S BEHEER AFBEELDING INVOEGEN Onder tab Weergave kunnen grootte van de afbeelding alsook positie op uw pagina bepaald worden. Klik vervolgens op Invoegen 26
PAGINA S BEHEER DOCUMENT INVOEGEN Om een document (PDF, Powerpoint, Word, Zip ) in te voegen : Selecteer in de web editor het woord (de woorden) of de afbeelding waaraan U een document wenst te koppelen, en klik dan op de knop Link invoegen. In het volgende scherm, klik op icoontje 27
PAGINA S BEHEER DOCUMENT INVOEGEN Indien het te linken document reeds in de bibliotheek bestaat, zoek het op in het adhoc dossier en selecteer het door dubbelklik erop. Vermijd accenten en alle speciale karakters in de naam van het document! 28
PAGINA S BEHEER DOCUMENT INVOEGEN Indien U een nieuw document wenst in te voegen, klik op Uploaden. In het volgende scherm, kies het document op uw PC Vermijd accenten en alle speciale karakters in de naam van het document! 29
PAGINA S BEHEER DOCUMENT INVOEGEN Kies het document in uw eigen database op uw PC ; dubbelklik erop om het in het invoegingsscherm in te voegen en klik op Upload Gedurende de oplading van de afbeelding ziet U een wieltje draaien onderaan de sluitingsknop. Zodra het bestand opgeladen is, klik op Sluiten. 30
PAGINA S BEHEER DOCUMENT INVOEGEN Het document is nu toegevoegd aan uw bibliotheek (laatste item). Dubbelklik erop. 31
PAGINA S BEHEER DOCUMENT INVOEGEN Het adres van het document komt nu voor in het invoegenscherm in vakje URL. Onder Doel hebt U de mogelijkheid te kiezen het document te openen in een nieuw venster wanneer men in de website op de link zal klikken. Klik vervolgens op Invoegen onderaan het venster. 32
PAGINA S BEHEER HYPERLINK INVOEGEN Om een hyperlink* in te voegen : Selecteer in het web editor het woord (de woorden) of de afbeelding waaraan U een andere pagina van uw website of van een externe website wenst te koppelen, en klik dan op de knop Link invoegen om het volgende dialoogscherm te openen. * Link die toelaat automatisch naar een andere webpagina te surfen. 33
PAGINA S BEHEER HYPERLINK INVOEGEN Om een link naar een andere pagina van uw website in te voegen, selecteer deze onder Pagina s met de drop-down menu ; Klik dan op Invoegen onderaan het venster. Hier ook kan nog onder Doel gekozen worden om het document te openen in een nieuw venster wanneer men in de website op de link zal klikken ; 34
PAGINA S BEHEER HYPERLINK INVOEGEN Om een link naar een andere website in te voeren, vul het URL-adres in in het veld URL van het invoegenscherm. Begin het adres met http://www. Hier ook kan nog onder Doel gekozen worden om het document te openen in een nieuw venster wanneer men op de link in de website zal klikken ; Klik dan op Invoegen onderaan het venster. 35
PAGINA S BEHEER BEWERKEN/VERWIJDEREN Om een pagina bij te werken, kies de te bewerken pagina en klik op tab Inhoud om de web editor te openen. Vergeet niet uw wijzigingen te bevestigen op het einde van uw werk. Om een pagina te verwijderen, klik onder tab Navigatie (of Subnavigatie) op het icoontje rechts achter de te wissen pagina, en bevestig uw beslissing. 36
PAGINA S BEHEER BEWERKEN VAN DOCUMENT Wenst U een gekoppelde document te vervangen : Selecteer in de web editor het woord (de woorden) of de afbeelding waaraan U een ander document wenst te koppelen, en klik dan op de knop Link invoegen. In het dialoogvenster klik op icoontje Ga te werk op dezelfde wijze als om een nieuw document in te voegen, en bevestig met Bijwerken. 37
PAGINA S BEHEER LINKWIJZIGING Wenst U een bestaande hyperlink te wijzigen Selecteer in de web editor het woord (de woorden) of de afbeelding waaraan U een andere pagina van de site of van een andere site wenst te koppelen, en klik vervolgens op de knop Link invoegen om het dialoogvenster te openen. Ga vervolgens te werk zoals om een link in te voegen, en bevestig met Bijwerken. 38
PAGINA S BEHEER VERWIJDEREN LINK Om een link te verwijderen Klik in de web editor met de rechtermuisknop op de gekoppelde tekst of verbeelding, en kies optie Link verwijderen. 39
PAGINA S BEHEER - EIGENSCHAPPEN Eens uw pagina aangemaakt en opgeslagen is, ga in subtab Eigenschappen 40
PAGINA S BEHEER - EIGENSCHAPPEN Hier kunt U de paginatitel wijzigen, en vooral de leesbaarheidseigenschappen van de pagina op de website bepalen. Vergeet niet te bevestigen met Opslaan onderaan het venster. Om de pagina op de website zichtbaar te maken, vink Actief aan. Bij gebreke zal die enkel in de tool CMS zichtbaar zijn. In navigatie dient aangevinkt om de pagina te doen verschijnen in uw sitemenu ; zo niet zal die enkel onrechtstreeks (bv via link) geopend kunnen worden. Vink Aanmelden verplicht aan indien U wenst de toegang tot de pagina te beperken tot uw leden ; in dit geval zullen ze zich moeten aanmelden met hun persoonlijke paswoord toegekend voor de districtwebsite. 41
PAGINA S BEHEER - VOLGORDE Onder Navigatie en Sub-navigatie, kunt U de volgorde van uw pagina s zoals die in het menu van uw website zullen verschijnen wijzigen. Klik hiervoor op de pijltjes om pagina s naar boven of naar beneden te brengen. 42
HIGHLIGHTS Tab Highlights geeft U een overzicht van de reeds aangemaakte spots, en de mogelijkheid nieuwe in te voegen. Om een spot te verwijderen, klik op icoontje rechts. Geef een titel aan uw nieuwe spot en bevestig met Toevoegen om die aan de bestaande lijst toe te voegen. Om inhoud te geven of te wijzigen, klik op icoontje achter de titel. 43
HIGHLIGHTS Kies subtab Inhoud om de web editor te openen en ga te werk zoals voor een pagina. Vergeet niet te bevestigen met Opslaan onderaan het venster. 44
HIGHLIGHTS Kies subtab Eigenschappen en activeer uw spot. Vergeet niet te bevestigen met Opslaan onderaan. 45
HIGHLIGHTS Om te bepalen op welke pagina(s) uw spot te doen verschijnen, ga in tab Pagina s en selecteer de gewenste pagina in de menu links. Kies dan optie onder subtab Highlights In het drop-down menu, selecteer de highlight en bevestig met Toevoegen. Die zal op de rechter kant van uw pagina in de website verschijnen. 46
NIEUWS Nieuwsitems kunnen op uw homepage ingevoerd worden. Het beheer ervan gebeurt onder tab Nieuws. Om een nieuw nieuwsitem in te voegen, geef er een titel aan en bevestig met Toevoegen. Om inhoud te geven of te wijzigen, klik op icoontje rechts achter de titel. 47
NIEUWS Kies subtab Inhoud om de web editor te openen en ga te werk zoals voor een pagina. Vergeet niet te bevestigen met Opslaan onderaan het venster. 48
NIEUWS Bij een lange tekst wordt automatisch een inleiding op de homepage geplaatst ; indien U zelf een samenvatting of inleiding wenst aan te maken en de bezoeker uit te nodigen meer te lezen als hij dat wenst, doe dit onder subtab Omschrijving. Typ uw tekst in de web editor (voeg eventueel een afbeelding). Vergeet niet te bevestigen met Opslaan onderaan het venster. De bezoeker van uw site zal dan de mogelijkheid hebben het geheel van uw artikel te lezen door op de melding Lees meer te klikken op de homepage onder uw inleidende tekst. 49 Let op, de pagina Nieuws moet actief zijn!
NIEUWS Onder subtab Eigenschappen, kunt U uw nieuwsitem activeren of desactiveren, publicatiedatums wijzigen, en het doorsturen naar het district voor publicatie op de districtsite (*). (*) De commissie communicatie zal beslissen, na analyse, uw nieuwsitem op de districtwebsite al dan niet te publiceren. 50
AGENDA Onder module Agenda kunt U de kalender van uw vergaderingen en activiteiten publiceren. Geef een titel aan uw nieuw agendapunt en bevestig met Toevoegen. Om inhoud te geven of te wijzigen, klik op icoontje achter de titel. 51
AGENDA Om uw agendapunt te beschrijven, kies subtab Inhoud om de web editor te openen en ga te werk zoals voor een pagina. Vergeet niet te bevestigen met Opslaan onderaan het venster. 52
AGENDA Onder subtab Eigenschappen, vul locatie en datum(s) in, en activeer het agendapunt. Vergeet niet te bevestigen met Opslaan onderaan. 53
AGENDA De mogelijkheid kan ook aan uw leden geboden worden om zich op de vergadering of activiteit in te schrijven (vink Inschrijven aan), alsook vergezellende partner of visitor in te schrijven (vink Partner en/of introducé aan). Voor een vergadering kan eveneens een dagorde ( Agenda ) of een verslag ( Notulen ) tot download aan de leden geboden worden. 54
MAILMANAGER Onder module Mailmanager kunnen berichten verstuurd worden naar bepaalde bestemmelingen vanuit een te bepalen adres. Let op! Binnenkomende mails kunnen door de website niet beheerd worden. (adres van de club of van de voorzitter of van de secretaris of van een commissievoorzitter etc ) Typ uw bericht in de web editor, en bevestig vervolgens met onderaan. 55
MAILMANAGER Eens uw bericht geschreven en opgeslagen, bepaal dan de bestemmeling(en). U hebt de keuze dit te versturen naar één persoon of naar een groep personen. 56
MAILMANAGER Kiest U het naar één bepaald persoon te versturen : Vul zijn adres in en klik dan op Verstuur. 57
MAILMANAGER Wenst U het naar een groep personen te richten, U kunt onder subtab Adressenlijst gebruik maken van een mailing-list. Kies een bestaande lijst in de drop-down menu of maak een nieuwe aan. 58
MAILMANAGER Om een lijst aan te maken Geef een naam en bevestig met Toevoegen. 59
MAILMANAGER Selecteer nu één per één de adressen van de personen die U in deze lijst wenst in te schrijven. Vergeet niet telkens te bevestigen met Opslaan. 60
BEHEER VAN WEBFORMS Onder module Webformulieren kunnen contactformulieren aangemaakt en beheerd worden : hiermee hebben bezoekers van de site (leden en niet-leden) de mogelijkheid berichten te laten. Om een nieuw formulier aan te maken, geef een titel en bevestig met Toevoegen. Om content te geven of te wijzigen, klik op icoontje (bewerken) rechts achter de titel. 61
BEHEER VAN WEBFORMS Onder subtab Eigenschappen, vul ontvangst-mailadres in (*), en voeg een hoofdtitel aan uw formulier ; hier kan eventueel nog een tekst van ontvangstbewijs toegevoegd worden ; en bevestig met Opslaan. (* adres van de club of van de voorzitter of van de secretaris of van een commissievoorzitter etc ) 62
BEHEER VAN WEBFORMS Onder subtab Elementen, maak uw formulier aan. Selecteer in de dropdownmenu de veldtype van elk element van uw formulier (1 regel tekst, een tekstveld ). Klik dan op icoontje om de inhoud van het veld te bepalen Bij meerdere elementen kan de volgorde ervan gewijzigd worden met de pijltjes. (bewerken) 63
BEHEER VAN WEBFORMS Geef een titel aan het veld ; wijzig desnoods het veldtype ; Een default waarde kan hier ingezet worden Bevestig met Opslaan. Vink Verplicht? aan indien het invullen van dit veld verplicht is; voeg eventueel een foutmelding toe. 64
BEHEER VAN WEBFORMS Om een formulier op uw site in te voegen, ga in module Paginas selecteer de pagina waar het moet ingevoerd worden, en kies subtab Eigenschappen. Selecteer het formulier in de dropdownmenu. Vergeet niet te bevestigen. 65
BEHEER VAN WEBFORMS Om de ontvangen formulieren te raadplegen en te beheren, in module Webformulieren, ga in subtab Ingestuurd. Let op! Het is niet mogelijk via de site de ontvangen berichten te beantwoorden. Gebruik hiervoor de mailbox die U aangegeven hebt voor het versturen van het formulier. 66
FOTOALBUMS Onder tab Fotoboek krijgt U een overzicht van de reeds gecreëerde albums, en hebt U de mogelijkheid nieuwe aan te maken. Geef een titel aan uw nieuw fotoalbum en bevestig met Toevoegen om het aan de lijst toe te voegen. Om foto s op te laden of te wijzigen, klik op icoontje (bewerken) rechts achter de titel. 67
FOTOALBUMS U kunt op 2 manieren te werk gaan om foto s op te laden. Let op! Enkel foto s in.jpg of.gif formaat kunnen opgeladen worden. Onder subtab Toevoegen, klik op Toevoegen onderaan het venster, en selecteer op uw PC de op te laden foto s. Weet dat meerdere foto s hier samen kunnen opgeladen worden. 68
FOTOALBUMS Foto s kunnen ook onder subtab Afbeeldingen opgeladen worden, maar ditmaal slechts één per één. Selecteer de op te laden foto, en klik op Toevoegen onderaan. De opgeladen foto s kunnen bekeken worden onder subtab Afbeeldingen, en hun volgorde kan met de pijltjes gewijzigd worden. 69
FOTOALBUMS Onder subtab Eigenschappen, activeer uw album en bepaal als het enkel voor uw leden bestemd is, wat impliceert dat ze dan hiervoor met hun persoonlijke login zullen moeten aanmelden. Let op! Pagina Foto albums moet ook geactiveerd zijn. Onder subtab Omschrijving vindt U een teksteditor waarin een beschrijving of een commentaar van uw album kan geschreven worden. 70
TAALGEBRUIK De taal van uw website is bij het aanvragen van de clubsite bepaald. Indien uw website in meerdere talen dient gepubliceerd te worden, gelieve contact te nemen met de commissie communicatie. (karel.timmermans@telenet.be of jan.conings@hotmail.com) 71
AANDACHTSPUNTEN Om een element te activeren of desactiveren, kan op verschillende plaatsen ook gebruik gemaakt worden van de kleine groene en rode knoppen. En onthoud de functionaliteit van deze icoontjes : Bewerken Verwijderen 72
AANDACHTSPUNTEN Hou in aandacht de wettelijke bepalingen ivm de bescherming van de persoonlijke levensfeer na te leven, evenals het recht op afbeelding, de stijlgids mbt de logos van Kiwanis... Vergeet niet uw werk af te sluiten door op tapblad Afmelden (rechts bovenaan) te klikken. 73