FINALEDAG 3-2-1-CO! ZORGT VOOR VERRIJKTE INNOVATIEVE IDEEËN Van idee naar subsidiabel projectplan Door: Martine van Dijk A+O fonds Gemeenten / Fotografie: Kees Winkelman
Op 26 maart 2015 vond voor de tweede keer de finaledag van 3-2-1-Co! plaats. Van alle ingediende vernieuwende ideeën, werden er tien uitgeroepen tot winnaar. Naast ondersteuning van TNO om hun idee tot subsidiabel projectplan te ontwikkelen, kregen zij de kans om op deze dag het idee nog verder te verrijken. Maar dat was niet alles, zij maakten ook kans op de jury- of publieksprijs. Naast tien zeer enthousiaste winnaars, die na een hele dag creatief denken en brainstormen, hun ideeën nog verder uitgewerkt en verrijkt hadden, waren er uiteindelijk drie winnaars: Deventer won de juryprijs, Schiedam en Overbetuwe gingen er vandoor met de publieksprijs. Het A+O fonds spreekt ze over hun idee, de ontwikkelingen en de meerwaarde van 3-2-1-Co! BELANG Ilse Heitling en Femke van Workum van de gemeente Deventer wijden het ontstaan van hun idee aan de veranderingen in de manier waarop het werk georganiseerd en bemenst wordt. De traditionele functiestructuur wordt steeds meer losgelaten. Waar we voorheen vastzaten aan een werkpakket, zien we dat we steeds meer werken in een netwerk. We willen steeds meer ruimte voor de ontwikkeling van medewerkers en zodoende zetten we steeds meer in op het gebruik van talenten op losse projecten. Dit vraagt durf en openheid van de medewerkers van de organisatie. Het inzetten van GEMEENTE DEVENTER TALENTENBANK Het opzetten van een platform waar op een andere manier de match wordt gemaakt tussen vraag en aanbod, namelijk door middel van talenten. Medewerkers maken hun talenten kenbaar aan de hand van labels/kernwoorden en opdrachtgevers geven bij werkzaamheden aan welke talenten zij daarvoor nodig hebben. Talenten van medewerkers, en dat kan van alles zijn, zijn de uitgangspunten voor het maken van een match. De Talentenbank maakt de beschikbare (en soms verborgen) kwaliteiten in de organisatie op een hele andere manier inzichtelijk en dat biedt medewerkers de kans om in aanmerking te komen voor andere werkzaamheden. Opdrachtgevers stellen de kwaliteiten die nodig zijn voor de werkzaamheden en de beschikbare talenten centraal.
je talent geeft medewerkers enorm veel energie en zorgt voor betere resultaten. Daphne Kunst van de gemeente Schiedam beaamt dit: De samenleving verandert, daardoor verandert de rol van de overheid en van ons als organisatie ook. Dat vraagt een andere manier van werken. Het is als medewerker dan ook veel belangrijker hoe jij je ontwikkelt, dan of jij je werkafspraken nakomt in deze steeds meer dynamische maatschappij. Een gesprekscyclus zou zich dan ook veel meer moeten richten op jouw ontwikkeling, hoe je daarmee omgaat en wat je daarvoor nodig hebt. Ilse Heitling: De samenleving verandert, daardoor verandert de rol van de overheid en van ons als organisatie ook. Dat vraagt een andere manier van werken. VERANDERENDE MAATSCHAPPIJ Deze ontwikkelingen hebben ook geleid tot het idee van de gemeente Overbetuwe. Marjon Stellingwerf: Er ontstaan steeds meer burgerinitiatieven. Wat we nu vaak zien is dat een burger met een goed idee naar de gemeente stapt. De gemeente vervalt vaak in regels en mitsen en maaren. Het idee wordt door de gemeente opgepakt, maar de burger is vervolgens niet meer betrokken. Dit moet anders. Het idee van Overbetuwe is dan ook gebaseerd op de veranderende rol van de burger. Als een burger met een goed idee naar de gemeente komt, moeten we hem helpen om het idee verder GEMEENTE OVERBETUWE SNELKOOKPAN Het ondersteunen van initiatieven vanuit de samenleving door gezamenlijk een bepaald initiatief op te pakken en deze een jumpstart te geven door alle betrokken partijen er gelijktijdig aan te laten werken in een sessie. We willen medewerkers in de hele keten bewust maken van en leren om te gaan met de nieuwe verhouding overheid-samenleving. Het resultaat van de snelkookpan is dat de initiatiefnemers aan de slag kunnen en weten wie ze wanneer en waarvoor bij hun initiatief kunnen betrekken. Voor onze medewerkers ook interessant in het kader van persoonlijke ontwikkeling. De initiatiefnemer is aan zet!
te ontwikkelen. Dit kunnen we niet alleen, dus schakelen we hulp in van verschillende partijen. Met elkaar zorgen we ervoor dat we verder kunnen met het idee, dit geeft energie en zorgt ervoor dat iedereen betrokken is. ENTHOUSIASME IN DE ORGANISATIE Niet alleen de idee-indieners zijn enthousiast over het idee. Marjon Stellingwerf: De burgemeester, gemeentesecretaris en directie zijn enorm enthousiast over het idee. De snelkookpan is onderdeel van het traject wat wij als gemeente doorlopen om bewustwording te creëren van de veranderende positie die wij als organisatie innemen in de maatschappij. Dit zorgt voor draagvlak. Door het succes wil iedereen meedoen en deze flow willen we graag vasthouden en overbrengen op de burgers. Dit is een unieke kans om de afstand tussen de gemeente en de burger te overbruggen en de goede ideeën van burgers te omarmen. Ook in Deventer zijn ze enthousiast. Er wordt al gevraagd wanneer de talentenbank van start gaat. De directie en gemeentesecretaris zijn positief, het is goed voor de ontwikkeling van zowel de organisatie als de medewerker. Om het voor iedereen een succes te laten worden, is het heel belangrijk dat we het management meenemen, faciliteren en alle vragen beantwoorden. Drempels zijn vaak tijd, regels en GEMEENTE SCHIEDAM NIEUWE GESPREKSCYCLUS Een nieuwe gesprekscyclus, waarbij geen afspraken meer worden gemaakt over werkinhoud en resultaten, maar waarbij medewerkers zelf verantwoordelijk worden voor hun eigen ontwikkeling. Was een overheidsmedewerker binnen Schiedam vroeger een expert op inhoud met het monopolie op kennis, nu is hij de verbinder en netwerkpartner die weet wat er speelt in de samenleving en hierop in meerdere rollen kan anticiperen. Deze verandering willen we ook doorvoeren binnen onze gesprekscyclus! De focus moet volgens ons veel meer komen te liggen op de (door) ontwikkeling van bewustzijn in plaats van op resultaten op werkinhoudelijk vlak. Wat wil de medewerker ontwikkelen, wat gaat hij daarvoor doen en hoe kunnen we hem daarin faciliteren?
Marjon Stellingwerf: De gemeente vervalt vaak in regels en mitsen en maaren. Marjon Stellingwerf budget. Deze drempels willen wij wegnemen en managers faciliteren om dit te kunnen gaan doen. PILOT IN SCHIEDAM In Schiedam wordt binnenkort al een pilot gestart. Vijf managers gaan met hun teams starten met een gesprekscyclus gericht op ontwikkeling in plaats van op het inhoudelijk werk. Na een halfjaar wordt er geëvalueerd. De uitdaging is vooral de manier van gespreksvoering. Daphne Kunst: Het is vaak gemakkelijker een gesprek aan te gaan over het werk wat je moet doen en hebt gedaan dan over de vraag hoe je je wilt ontwikkelen en wat je daarvoor nodig hebt. Daarvoor zijn vier niveaus van bewustwording benoemd, die feitelijk allemaal voor zich spreken. Dat zijn: zelfbewustzijn, sociaal bewustzijn, omgevingsbewustzijn en vakbewustzijn. Wij ondersteunen de managers in het proces om daarover een goed gesprek te voeren en met de vraag hoe zij medewerkers kunnen faciliteren om regie te nemen op hun eigen ontwikkeling. In de pilotfase hebben medewerkers zelf de keuze of zij voor de oude of de nieuwe vorm van de gesprekscyclus kiezen, uit de evaluatie zal blijken hoe zij dat ervaren hebben. ONTWIKKELINGEN IN SNELTREINVAART Alle tien de ideeën zullen, met ondersteuning van TNO en het A+O fonds Gemeenten, uitgewerkt worden tot een projectplan die ingediend kan worden voor de subsidieregeling
Daphne Kunst: We willen medewerkers laten zien dat ze meer volwassen worden benaderd. Daphne Kunst Innovatieve projecten. En de ontwikkelingen gaan snel. Waar Schiedam een pilot start, willen ze daarnaast met TNO aan de slag met kansen en bedreigingen. Daphne Kunst: We willen medewerkers laten zien dat ze meer volwassen worden benaderd en in de gelegenheid zijn om eigen verantwoordelijkheid te nemen voor ontwikkeling en groei. Samen met TNO willen we kijken hoe we dat het beste vorm kunnen geven. Gemeente Overbetuwe wil vooral de details verder uitwerken. Het is van belang om de juiste aspecten die een rol spelen mee te nemen in het spel. Wat en wie hebben we daar allemaal voor nodig en wat komt er allemaal bij kijken? Maar ook willen we nadenken over het cultuuraspect: Hoe krijgen we medewerkers en burgers mee? Iedereen wil graag meedoen, maar binnen de organisatie moet dit uiteraard goed gefaciliteerd worden. MEERWAARDE 3-2-1-CO! Ook Deventer is druk bezig met de uitwerking van het idee. TNO biedt Deventer een aantal goede inhoudelijke voorbeelden: Er bestaan al verschillende initiatieven die raakvlakken hebben met de talentenbank die wij willen ontwikkelen. Deze kunnen we goed gebruiken. We gaan, in samenwerking met TNO, vier brainstormsessies organiseren om het idee verder vorm te geven. Er komen zelfs collega s uit andere gemeenten die mee willen denken. Soms omdat zij ook al een soortgelijk project hebben, anderen omdat ze het ook willen gaan ontwikkelen, vertellen Femke
en Ilse. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om nog meer draagvlak in de organisatie te creëren: Er zijn twee elementen heel belangrijk bij dit idee. De technische kant -het systeem-, maar ook de organisatieverandering. Hoe zorgen we ervoor dat er commitment ontstaat en men er werkzaamheden op gaat plaatsen? En hoe zorgen we ervoor dat medewerkers hun talenten gaan benoemen? Dit gaan we in de brainstormsessies bespreken. platform waar we succesverhalen van de organisatie delen, juiste matches komen hier ook op te staan, vult Ilse Heitling aan. Zoals het er nu naar uitziet, gaat de Talentenbank eind 2015 online. 3-2-1-Co! heeft een grote bijdrage geleverd aan de ontwikkelingen in Deventer. Door mee te doen aan 3-2-1- Co! moesten we doorpakken. Tijdens de finaledag vielen alle puzzelstukjes samen en hebben we enorm veel leuke en nuttige contacten opgedaan met andere gemeenten die mee willen denken. We denken dat we zonder 3-2-1-Co! nooit zover waren gekomen met ons idee. Het heeft gezorgd voor een versnelling, commitment en draagvlak. MOOIE TOEKOMST Nadenken over de toekomst doen ze allemaal. In Deventer zelfs heel concreet: Elke medewerker heeft straks gemiddeld twee tags (talenten), in totaal voor de gemeenten zijn dat 1600 tags. Daarna willen we natuurlijk een succesvolle match, met als gevolg dat anderen gaan zeggen: dat wil ik ook!, zegt Femke van Workum. We hebben een