functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Instituut voor Landbouw- Visserij- en Voedingsonderzoek (ILVO) zoekt 2 medewerkers schoonmaak (M/V) Contractueel Niveau: D Rang: D111 Graad: Assistent Met standplaats: Merelbeke, Melle Vacaturenummer: 26949 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Instituut voor Landbouw- en Visserij- en Voedingsonderzoek (ILVO) zoekt schoonmaakpersoneel voor hun sites te Melle en Merelbeke. Ben je gemotiveerd om te werken in de schoonmaak? Werk je graag samen met anderen en kan je ook zelfstandig werken? Kun je vlot omgaan met andere medewerkers en stem je de planning van je taken graag met hen af? Lees dan zeker verder! 2 FUNCTIECONTEXT Het ILVO is een multidisciplinaire instelling met focus op de ondersteuning van een duurzame landbouw, tuinbouw en visserij. Het bestaat uit 4 eenheden die gevestigd zijn in Merelbeke, Melle en Oostende. Het ILVO beschikt over een proefoppervlakte van 200 ha en een uitgebreide infrastructuur van laboratoria, proefstallen, serres, loodsen, aquaria en een proefzuivelfabriek. Het ILVO, met een totaal van 570 personeelsleden, schakelt ongeveer 265 onderzoekers in. Om alles netjes te houden op de 8 ILVO sites staan dagelijks meer dan 20 leden van het schoonmaakpersoneel klaar. We zoeken momenteel 2 extra krachten om deze groep te vervolledigen. Er wordt een tewerkstelling aangeboden om te werken op 1 locatie, met daarnaast de verwachting dat je ook kan worden ingezet om te werken op andere sites in Melle of Merelbeke, bv. bij ziekte van collega s, specifieke kuisopdrachten of hoge werkdruk. Je bepaalt deels zelf je agenda en werkplanning, wel steeds na overleg met je leidinggevende en collega schoonmaaksters. Voor grotere opdrachten werk je samen met collega s om de klus te klaren. Schoonmaak bij ILVO is echter veel meer dan poetsen alleen. Er zijn ook
enkele logistieke taken (vergaderzaal klaarzetten, koffie zetten, ) en mogelijks wordt je al eens ingeschakeld om bij studiedagen te helpen bij de catering. ILVO vraagt dus enige flexibiliteit, maar geeft ook flexibiliteit, onder meer door glijdende werktijden en 35 vakantiedagen per jaar bovenop de Belgische en Vlaamse feestdagen. 3 TAKENPAKKET Resultaat Kennis nemen van de opdracht Je neemt kennis van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Voorbeelden van activiteiten - Je raadpleegt de instructies, dag- of weekplanning en respecteert de opgegeven prioriteiten - Je praat regelmatig met de chef en/of collega s over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren Uitvoering Je voert de opgedragen taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften. - Je voert in hoofdzaak schoonmaakopdrachten uit volgens de afgesproken schema's (onderhoud burelen, (buiten)lokalen, sanitaire ruimtes, vergaderzalen, keuken, garage en kelder...). - Je verzorgt de catering (koffie, frisdranken, hapjes, broodjes, ) tijdens vergaderingen en studiedagen. - Je bereidt de zalen voor op het bezoek (zaalschikking) en zorgt er voor dat de apparaten (beamer, PC) gebruiksklaar zijn - Je staat in voor het beheer van keukenmateriaal (bestekken, serviezen, glazen, ) - Je houdt de voorraad onderhoudsproducten bij en vraagt tijdig bijbestellingen aan - Je onderhoudt de opbergruimte - Je doet kleine aankopen ten behoeve van de dienst - Je voert activiteiten uit die de veiligheid, gezondheid en hygiëne bevorderen pagina 2 van 8
- Je staat in voor het verzamelen van gebruikte werkkledij en terugbezorgen van deze werkkledij na het wassen - Je registreert de poetsbeurten indien gevraagd Materiaal Je staat in voor het nazicht en onderhoud van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. - Je volgt nauwgezet het gebruik van het materiaal op in functie van hun beschikbaarheid en bruikbaarheid - Je staat in voor het net houden van de keukentoestellen en onderhoudt deze volgens de nodige onderhoudsprocedures (bv koffieautomaat) - Je signaleert defecten en problemen aan de verantwoordelijke - Je onderhoudt de vergaderzalen in functie van hun gebruik (verluchting / verlichting / verwarming) - Je staat in voor de aankleding / opstelling van de zalen - Je bergt materiaal op de juiste plaats op Ad hoc taken Je verricht een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen. - Je zorgt voor ondersteuning bij klein secretariaatswerk (fotokopies, postverdeling, grote verzendingen, ) - Je helpt bij een verhuis of grote opruimactie Administratie en verslag uitbrengen Je houdt een beperkte administratie bij en brengt verslag uit over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. - Je signaleert problemen en voorvallen en bespreekt deze met de chef - Je registreert het gebruik van schoonmaakproducten en verbruik van dranken (bv bij externe vergaderingen) - Je registreert de eigen aankopen ten behoeve van de dienst nauwkeurig en zorgt voor een correcte financiële afhandeling (controle van leveringen) - Je registreert nauwkeurig de aantallen van de werkkledij en controleert de correcte afhandeling pagina 3 van 8
Inspringen bij werkoverlast Je springt in bij werkoverlast en vervangt afwezige collega's teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen - Je neemt diensten waar buiten de normale werktijd (voor onthaalopdrachten, vergaderingen, studiedagen, recepties, ) - Je springt in bij grote of uitzonderlijke opdrachten en helpt collega s om alle taken rond te krijgen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: - Je vulde het sollicitatieformulier op een correcte en volledige manier in, met bijzondere aandacht voor de motivatie bij sollicitatie en toelichting van je ervaring met schoonmaak (indien aanwezig) - Je beschikt op het moment van je kandidatuur over een rijbewijs B - Relevante werkervaring is een troef - Er zijn verder geen diplomavoorwaarden 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je kent professionele schoonmaaktechnieken of wil die snel leren - Je bent vertrouwd met de werking en het basisonderhoud van professionele schoonmaaktoestellen en kleine huishoudtoestellen - Je kent de veiligheidsinstructies of wil die snel leren Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit: Je past je werkwijze, aanpak of stijl aan de situatie aan. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) pagina 4 van 8
Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en onderneemt de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: - Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; - Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking - Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten - Je bent medisch geschikt voor deze functie - Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een voltijds contract van onbepaalde duur. - Verloning in de salarisschaal D111, gekoppeld aan de graad van Assistent. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager en worden meegenomen in de berekening van je salaris. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: je werkt met glijtijd en verwerft 35 dagen vakantie per jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. pagina 5 van 8
- Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING EN VOORSELETIE Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de criteria vermeld onder punt 4.1 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Verder wordt een voorselectie gemaakt op basis van je antwoorden in het sollicitatieformulier. Hierbij worden de antwoorden op de vragen die peilen naar je motivatie en de functiespecifieke vragen beoordeeld. Houdt hier dus voldoende rekening mee bij het invullen van je sollicitatieformulier. Deze selectiefase wordt gevoerd door een selectieverantwoordelijke van een extern selectiekantoor en afgevaardigde(n) van de wervende entiteit. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in de week van 4 en 11 september 2017. Van de geslaagde kandidaten gaan enkel de 20 hoogst gerangschikte kandidaten gaan door naar de volgende fase. 6.2. JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVENDE VRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties vermeld onder punt 4.2.2. Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats bij Ilvo te Merelbeke op 18, 20 of 22 september (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. pagina 6 van 8
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op maandag 4 september 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 4 september naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op. Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Marlies Raes, marlies.raes@hudson.com, 09/242 53 35 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Sven Van wettere (HR Business Partner ILVO) 09/272 25 10 of via pagina 7 van 8
sven.vanwettere@ilvo.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Katrien Jansegers selectieverantwoordelijke katrien.jansegers@hudson.com 09/242 54 40 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden oktober 2017. Na kennisgeving van je resultaat kan je desgewenst bijkomende feedback vragen. Je kan hiervoor contact opnemen met Marlies Raes (zie contactinfo hierboven). 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als schoonmaakster (M/V). Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 8 van 8