Bevolkingszorg De weg naar een regionale organisatie 1
1. Inleiding In de 2 e helft van 2011 is het project Ontwikkeling Bevolkingszorg opgestart. Met dit project wordt beoogd dat de sectie Bevolkingszorg vanaf medio 2012 in een nieuwe structuur binnen de regionale crisisorganisatie als volwaardige partner functioneert naast Brandweer, GHOR en Politie. Bevolkingszorg bestaat uit gemeentelijke functionarissen die onder leiding van de gemeentesecretaris de taken uitvoeren die in het kader van de crisis- en rampenbestrijding aan de gemeenten zijn toebedeeld. Deze taken zijn vastgelegd in het besluit Veiligheidsregio s (zie verder pagina 4). Voorafgaande aan de definitieve besluitvorming over o.a. de nieuwe procesplannen en een begroting voor Bevolkingszorg in het Algemeen Bestuur van de VRZ is gevraagd om inzicht te geven in de relevante ontwikkelingen van Bevolkingszorg. In deze notitie wordt aangegeven hoe de Oranje Kolom, zoals Bevolkingszorg ook wel wordt genoemd, zich in de afgelopen jaren heeft ontwikkeld, waarom er nu gewerkt wordt aan de ontwikkeling van Bevolkingszorg en hoe de organisatie er in grote lijnen uit gaat zien. Ook wordt aangegeven welke besluiten er in het verleden al genomen zijn. Er wordt tevens een relatie gelegd met de begroting voor Bevolkingszorg. 2. Waar komt bevolkingszorg vandaan (verleden) ZAOV en coördinerend gemeentesecretaris In 2002 heeft het toen al langer bestaande periodieke overleg van de Zeeuwse ambtenaren openbare orde en veiligheid (AOV) over rampenbestrijding en crisisbeheersing een meer structureel karakter gekregen. In het overleg vindt informatie-uitwisseling plaats en wordt gestreefd naar afstemming. In veel gemeenten adviseert de AOV-er de burgemeester en/of de gemeentesecretaris. De functie en positie, die de AOV binnen de eigen organisatie heeft, verschilt per gemeente. Sinds 2005 vindt er periodiek een afzonderlijk "Veiligheidsoverleg" plaats van de Zeeuwse Kring van Gemeentesecretarissen waarin alle zaken die betrekking hebben op de gezamenlijke gemeentelijke voorbereiding op rampen en zware ongevallen aan de orde komen. In dat overleg zijn in 2005 afspraken gemaakt over de vorming van deskundigenpools en de aanstelling van een coördinerend gemeentesecretaris. Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio heeft daarmee ingestemd. Sinds 1 augustus 2007 is één van de gemeentesecretarissen als zodanig aangewezen. Hij is hiervoor een dag in de week vrijgemaakt, neemt zitting in het multidisciplinaire veiligheidsoverleg en is voorzitter van het periodieke overleg van de Zeeuwse ambtenaren openbare orde en veiligheid. In 2007 heeft de Veiligheidsregio ook een ambtelijk coördinator gemeentelijke processen aangesteld, die de coördinerend gemeentesecretaris in zijn/haar werkzaamheden ondersteunt. Deskundigenpools Door de Zeeuwse gemeenten is in de periode dat het Zeeuwse model-rampenplan 2005 werd ontwikkeld, onderkend dat de schaal van de gemeenten te klein is om zelfstandig een grote ramp te kunnen bestrijden. Om deze reden is besloten elkaar bijstand te verlenen bij rampen en zware ongevallen. De uitvoering van daadwerkelijke bijstandverlening en de voorbereiding hierop is vastgelegd in een "Overeenkomst voor de voorbereiding, het beheer en de uitvoering van gemeentelijke rampbestrijdingsprocessen in Zeeland". Alle dertien Zeeuwse gemeenten hebben in 2005 deze overeenkomst getekend. Om uitvoering te geven aan de overeenkomst deskundigenpools werden de gemeentelijke processen verdeeld over de dertien gemeenten. In de kring van gemeentesecretarissen werd de afspraak gemaakt dat de secretarissen verantwoordelijk werden voor een aan hen toegewezen deskundigenpool. In 2005 was er geen blauwdruk voorhanden voor de opzet van de betreffende deskundigenpools. Er waren alleen een aantal voorwaarden en hoofdtaken benoemd. De eerste opdracht was dan ook om 2
per proces de medewerkers van de diverse gemeenten met elkaar in contact te brengen en om vervolgens te kiezen voor een aanpak. Deze werkwijze leidde tot flinke verschillen in opzet en effectiviteit van de deskundigenpools. Het organiseren van een deskundigenpool bestond uit drie activiteiten: 1. het organiseren van een periodiek overleg over de inhoud van het proces; Bij een aantal processen is het om uiteenlopende redenen lastig gebleken om een periodiek overleg van de grond te krijgen. 2. het aanpassen en actueel houden van het procesdeelplan; De deskundigenpools van een aantal processen hebben dit de afgelopen jaren gedaan. 3. het instellen en onderhouden van een pool met mensen die bij een calamiteit ook daadwerkelijk kunnen worden ingezet bij een andere gemeente. Voor maar enkele processen zijn harde afspraken gemaakt over het organiseren van daadwerkelijke inzet bij een calamiteit. Een goed voorbeeld hiervan is het proces Voorlichting/Communicatie. Het niveau van de deelnemers aan de deskundigenpools uit de verschillende organisaties was wisselend. Dit varieerde van leidinggevenden van gemeenten tot medewerkers die ook daadwerkelijk inzetbaar zijn voor het verlenen van bijstand. Alleen van de deskundigenpool voorlichting is de werkwijze voor het inzetten van de pool breed bekend en wordt deze in de praktijk ook toegepast. In 2008 bleek uit een enquête dat er een groot aantal redenen was ( o.a. het grote aantal betrokken medewerkers, geen eenduidige aansturing, e.d.) om de opzet en invulling van de deskundigenpools ter discussie te stellen. Dit was de belangrijkste aanleiding om te komen tot een nieuwe opzet van de gemeentelijke kolom. Hierbij zou gebruik worden gemaakt van de in deze jaren opgedane ervaringen en kennis voor de nieuwe, regionale opzet van de rampenbestrijdingsorganisatie. Convenant Veiligheidsregio Zeeland 2008-2009 In juli 2008 is door de Veiligheidsregio Zeeland een convenant afgesloten met de minister van Binnenlandse Zaken. Met de ondertekening van dit convenant zijn afspraken vastgelegd over de kwaliteit van de rampenbestrijding in Zeeland. Een aantal afspraken heeft betrekking op alle kolommen, waaronder dus ook de gemeentelijke kolom. Het gaat hierbij om melding, alarmering, opschaling, informatiemanagement en opleiden en oefenen. Over oefenen en opleiden is in het convenant de volgende tekst opgenomen: "Het bestuur van de veiligheidsregio maakt afspraken met de gemeenten in de regio over het op regionaal niveau aansturen van de planvorming en de operationele uitvoering van alle gemeentelijke processen en het opleiden, trainen en oefenen van het voor de uitvoering van deze processen benodigde personeel van gemeenten in de regio". Kwaliteitsfoto en Radar Voor alle brandweerorganisaties is in Zeeland een kwaliteitsfoto opgesteld. De reden hiervoor was om bij de samenvoeging van de brandweerkorpsen tot één brandweerorganisatie, hetzelfde niveau in te brengen. Dit niveau moest op 1 januari 2010 voor elke gemeente ten minste 62,5 % zijn. Een deel van de kwaliteitsfoto had ook betrekking op de gemeentelijke kolom. Een belangrijk punt van aandacht dat hieruit naar voren kwam was het wisselende niveau van bekwaamheid en geoefendheid van medewerkers van gemeenten. In januari 2009 vond de praktijktoets RADAR in Zeeland plaats. De praktijktoets RADAR werd uitgevoerd door de Inspectie voor Openbare Orde en Veiligheid (IOOV) in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Door middel van de praktijktoets werd nagegaan in hoeverre de veiligheidsregio s voldoen aan de in de ontwerp Wet veiligheidsregio s 3
geformuleerde eisen. Uit deze toets zijn diverse aanbevelingen naar voren gekomen, o.a. op het gebied van alarmering (wijze waarop en tijdigheid) en opschaling. Nieuwe wetgeving Per 1 oktober 2010 is de Wet veiligheidsregio s in werking getreden. Artikel 5 van de wet bepaalt dat de burgemeester ingeval van een ramp of crisis het opperbevel heeft. In geval van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis bepaalt artikel 39 van de wet dat de voorzitter van de veiligheidsregio deze bevoegdheid bij uitsluiting overneemt. Artikel 18 van deze wet bepaalt dat bij of krachtens algemene maatregel van bestuur regels kunnen worden gesteld over de gemeentelijke bevolkingszorg in het kader van rampenbestrijding en crisisbeheersing. Van deze bevoegdheid heeft de minister gebruik gemaakt via artikel 2 van het Besluit Veiligheidsregio s. Daarin is bepaald dat het bestuur van de veiligheidsregio zorg draagt voor de inrichting van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Deze hoofdstructuur bestaat onder andere uit een team bevolkingszorg. Ook het gemeentelijk beleidsteam (bij een lokale ramp of crisis) en een regionaal beleidsteam (bij een bovenlokale ramp of crisis) maakt integraal deel uit van de hoofdstructuur. Artikel 2 van genoemd besluit bepaalt ook dat het gemeentelijk beleidsteam bestaat uit leidinggevenden van de brandweer, GHOR, de politie en de bevolkingszorg. Dit team ondersteunt de burgemeester bij de rampenbestrijding en crisisbeheersing. De taken van het team bevolkingszorg zijn ook in het besluit vastgelegd. De taken luiden als volgt: a. Het geven van voorlichting aan de bevolking; b. Het voorzien in opvang en verzorging van de bevolking; c. Het verzorgen van nazorg voor de bevolking; d. Het registreren van de slachtoffers; e. Het registreren van schadegevallen, en f. Het adviseren van het regionaal operationeel team. Artikel 2 bepaalt verder de samenstelling van het ROT (regionaal Operationeel Team). In dat artikel is vastgelegd dat ook bevolkingszorg daarin is vertegenwoordigd. Verder zijn in artikel 2 nog enkele criteria opgenomen over de opschaling. O.a. wordt bepaald dat de leidinggevenden in het regionaal operationeel team binnen 45 minuten na grootschalige alarmering met de uitvoering van hun taken beginnen (in de praktijk geldt dit feitelijk als opkomsttijd). In de VRZ is dit voor bevolkingszorg geregeld door de aanwijzing van de gemeentesecretarissen in de rol van Algemeen Commandant Bevolkingszorg (AC-Bz). Deze alarmering geldt o.a. ook voor de voorlichtingsfunctionaris van het regionaal operationeel team, waarbij deze functionaris binnen 30 minuten na die alarmering met de taakuitvoering start. Een team bevolkingszorg start binnen 90 minuten na alarmering met de taakuitvoering, met uitzondering van de functionaris die met de coördinatie van de voorlichting is belast, die binnen 30 minuten begint. Het gemeentelijk beleidsteam start binnen 60 minuten vanaf het moment dat de burgemeester dit team bijeen heeft geroepen. Er is overigens op landelijk niveau gestart (medio 2012) met een evaluatie van de hiervoor genoemde criteria. 4
3. Visiedocument Oranje kolom in beweging (heden) In de aanloop naar de nieuwe wetgeving is in de vergadering van 23 september 2009 het visiedocument "Oranje kolom in beweging door het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zeeland vastgesteld. Dit besluit is genomen nadat eerst de colleges van alle gemeenten daarover een afzonderlijk besluit hebben genomen. In het document stond de volgende vraag centraal: Op welke wijze kunnen de Zeeuwse gemeenten gezamenlijk invulling geven aan de oranje kolom, waardoor zij een volwaardige operationele partij vormen binnen de veiligheidsregio? De vaststelling leidde tot het nemen van initiatief op de volgende punten. 1. Planvorming. Het vervangen van de oude afzonderlijke rampenplannen door één regionaal crisisplan, vastgesteld door het AB in september 2011. 2. Oefenen en opleiden. Dit heeft o.a. geleid tot het aanstellen van een medewerker specifiek belast met het oefenen en opleiden van de medewerkers van de oranje kolom. 3. Het op een andere wijze bundelen van de gemeentelijke processen, dit als gevolg van de wens om te komen tot een regionaal aangestuurde organisatie voor bevolkingszorg. 4. Onderzoeken op welke wijze de oranje kolom beter kan worden ingepast in de regionale hoofdstructuur van de veiligheidsregio en daarbij de volgende uitgangspunten hanteren: a. een duidelijker onderscheid tussen strategische en tactische besluitvorming (de bestaande lijn tussen GBT en de teams bevolkingszorg verbreken); b. vereenvoudiging van de organisatiestructuur van de rampenbestrijdingsorganisatie(s) in de warme fase; c. een betere afstemming op tactisch niveau, waardoor de samenwerking op operationeel niveau wordt verbeterd (vertegenwoordiging gemeenten in het ROT door een gemeentesecretaris, sectie gemeenten)). 5. Onderzoek of er per regionaal actiecentrum een vaste locatie kan worden aangewezen van waaruit gewerkt wordt wanneer er sprake is van regionale opschaling. Ook uitwijklocaties moeten worden bepaald. Bij het aanwijzen van de locaties moet rekening worden gehouden met een centrale ligging en regionale spreiding binnen de veiligheidsregio. 6. Nagaan welke capaciteit binnen de regio beschikbaar is om invulling te geven aan de gemeentelijke operationele functies binnen het RBT, ROT en het regionaal team bevolkingszorg. Daarin dient ook de ondersteuning van de functies in de diverse teams te worden meegenomen. Na de vaststelling van het visiedocument zijn de hiervoor genoemde actiepunten gedeeltelijk opgepakt. Het was de bedoeling om de visie mee te nemen in het nieuwe Regionaal Crisisplan, omdat juist in het crisisplan de fundering van de regionale opzet van Bevolkingszorg vastgelegd moet worden. Nadat het crisisplan in 2011 is vastgesteld en om aan de uitwerking van de visie een impuls te geven heeft de coördinerend gemeentesecretaris opdracht gegeven om e.e.a. projectmatig op te pakken. Dat heeft geleid tot het opstellen van het projectplan Ontwikkeling Bevolkingszorg waaraan nu uitvoering wordt gegeven. In het visiedocument is vooral ingegaan op de ontwikkeling van de Oranje kolom in de warme fase (dus op de taken die uitgevoerd moeten worden als er zich een incident voordoet). In het volgende hoofdstuk (4) wordt uitgewerkt wat dit betekent voor Bevolkingszorg in de warme fase. De organisatie van Bevolkingszorg in de koude fase (dat zijn de taken die buiten een incident uitgevoerd moeten worden; beheerstaken en opleiden, trainen en oefenen) wordt in deze notitie buiten beschouwing gelaten. Dat komt terug in het voorstel tot vaststelling van het organisatieplan voor Bevolkingszorg. 5
4. Hoe gaat Bevolkingszorg er uitzien (toekomst) Hoe gaat de nieuwe organisatie van Bevolkingszorg er nu uitzien en wat gaat dat betekenen. Op basis van wat hiervoor is verwoord is het duidelijk dat er een kwaliteitsslag gemaakt moet worden. Bevolkingszorg neemt als volwaardige partner deel aan de operationele structuur. Regionaal crisisplan Door vaststelling van het regionaal crisisplan is al een nadere invulling gegeven aan de vormgeving van Bevolkingszorg. In de aanloop naar de vaststelling van het crisisplan zijn daarvoor een aantal bestuurlijke afspraken gemaakt. Het referentiekader regionaal crisisplan is als basis vastgesteld voor het crisisplan. Uitgangspunten daarbij waren: Intergemeentelijke samenwerking in één regionale organisatie voor bevolkingszorg, met lokale aansluiting. Een kostenbewuste en pragmatische aanpak staat voorop bij elke ontwikkeling binnen bevolkingszorg. In de situatie waarin een regionaal beleidsteam (RBT) actief is (GRIP 4) worden geen gemeentelijk beleidsteams (GBT) meer ingesteld. De rol van Algemeen Commandant Bevolkingszorg (AC-Bz) in het Regionaal Operationeel Team (ROT) wordt in principe ingevuld door een gemeentesecretaris. De voltallige staf van bevolkingszorg (AC-Bz), hoofden taakorganisaties (HTO s) en informatiemanagers) is gehuisvest in de directe nabijheid van het ROT. De standaardlocatie is het pand van de VRZ aan de Segeersingel in Middelburg. De ambtenaar openbare orde en veiligheid (AOV) vervult de functie van Officier van Dienst bevolkingszorg (OvD-Bz) in het commando plaats incident (CoPI). Project Ontwikkeling Bevolkingszorg Doelstelling van het project is drieledig: 1. opzetten van de organisatie en het organiseren van het beheer ervan; 2. opzetten van een systematiek om de vakbekwaamheid van de medewerkers die deel uitmaken van bevolkingszorg, te verzekeren (oefenen, trainen en opleiden); 3. vorm en inhoud geven aan de operationele voorbereiding van de teams (bijvoorbeeld de beschrijving van processen). De werkzaamheden binnen het project ontwikkeling bevolkingszorg vallen onder de koude fase, dus onder de blokken 1 en 2 van onderstaande figuur. Deze werkzaamheden dienen ter voorbereiding van bevolkingszorg op de taken in de warme fase; zie blok 3 van onderstaande figuur. 6
In onderstaand schema wordt de positie van Bevolkingszorg in de warme fase weergegeven als onderdeel van de totale crisisorganisatie. Ook zijn hierin de zes taakorganisaties weergegeven zoals deze zijn opgenomen in het crisisplan. In de oude situatie waren voor de gemeentelijke processen uit het rampenplan deskundigenpools ingesteld. Voor iedere deskundigenpool was een gemeente en meer specifiek een gemeentesecretaris als trekker van die deskundigenpool aangewezen. In de nieuwe situatie zullen de hoofden van de taakorganisaties een duidelijkere rol krijgen in organisatie van Bevolkingszorg en zij zullen als zodanig de diverse teams aansturen. Wellicht ten overvloede wordt hier nog vermeld dat de organisatie van Bevolkingszorg wordt gevormd door leidinggevenden en medewerkers van de 13 gemeenten die allemaal dagelijks hun eigen functie bij de gemeente uitoefenen. Deze personen worden in de zgn. koude fase opgeleid en geoefend en worden in de warme fase ingeschakeld als er sprake is van een daadwerkelijke ramp of crisis. In de oude situatie waren dat in totaal ongeveer 1300 personen en in de nieuwe situatie wordt dat aantal teruggebracht tot maximaal 400 personen. Op te leveren producten Het lopende project ontwikkeling Bevolkingszorg moet de volgende producten gaan opleveren: draaiboek staf Bevolkingszorg (hierin staat onder andere beschreven wie deel uitmaken van de staf Bevolkingszorg:6 Hoofden Taakorganisatie en Algemeen Commandant Bevolkingszorg), op welke wijze de 15 teams kunnen worden gealarmeerd, contactinformatie m.b.t. de opkomstlocaties van de teams en de inrichting van de beschikbare ruimten voor de staf sectie); handboek Officier van Dienst Bevolkingszorg; procesplan 1 Communicatie; procesplan 2 Publieke zorg; procesplan 3 Omgevingszorg; procesplan 4 Evacuatie; procesplan 5 Ondersteuning (inclusief een beschrijving van wat er per locatie is geregeld ten behoeve van het functioneren van de teams); 7
procesplan 6 Informatie; 1 handboek Informatiemanagement bevolkingszorg; een organisatieplan waarin alle elementen zowel "warm" als "koud" beschreven staan; een samenwerkingsovereenkomst gemeenten; daarin wordt geregeld dat gemeenten daadwerkelijk met elkaar samenwerken door o.a. medewerkers van andere gemeenten aan te wijzen die deel uitmaken van de crisisorganisatie. Op basis van de overeenkomst zal ook nog een mandaatregeling worden vastgesteld. een begroting voor bevolkingszorg; in verband met de centrale aansturing is het ook gewenst dat de gemeentelijke budgetten worden samengebracht in 1 begroting bevolkingszorg een (beleids)plan voor vakbekwaamheid (opleiden, trainen en oefenen). Al deze producten zullen rond 1 september 2012 in concept gereed zijn. 5. Begroting Bevolkingszorg Met dit document wordt beoogd inzicht te geven in de achtergronden van het project Bevolkingszorg. Door middel van dit project wordt uitvoering aan gegeven het in 2009 vastgestelde visiedocument. Met de nieuwe opzet wordt beoogd een kwaliteitsslag te maken. Uitgangspunt hierbij is dat met minder mensen en voor hetzelfde geld meer kwaliteit wordt geleverd. De vraag is of dit binnen de bestaande financiële kaders bereikt kan worden. Dat is in deze tijden van bezuinigingen uiteraard het uitgangspunt, maar die vraag kan pas beantwoord worden als daarover een aantal bestuurlijke uitspraken zijn gedaan c.q. beslissingen zijn genomen. In de vergadering van 22 maart 2012 is een conceptbegroting aan het algemeen bestuur voorgelegd. Om meerdere redenen is die op dat moment niet vastgesteld. Bij deze begroting werd er vanuit gegaan dat er binnen de begrotingen van de gemeenten ook al budgetten voor de oranje kolom beschikbaar waren en dat die overgeheveld kunnen worden naar de gezamenlijke begroting. Over de volgende punten moet een besluit worden genomen. 1. Goed opgeleide en geoefende medewerkers Binnen de nieuwe opzet wordt teruggegaan van 1300 naar ongeveer 400 medewerkers. Die moeten wel goed gemotiveerd, opgeleid, getraind en geoefend zijn. Onderdeel van het project is het maken van een beleidsplan waarin wordt aangegeven op welke wijze en tegen welke kosten dit geborgd kan worden. In de concept begroting was hiervoor een bedrag van 50.000 op jaarbasis opgenomen. Voor het opleidingsplan 2012 (2 e helft van het jaar) hebben de gemeentesecretarissen in de kringvergadering van 15 juni 2012 besloten gezamenlijk vanuit bestaande budgetten een bedrag van 36.000 beschikbaar te stellen met als verdeelsleutel het aantal inwoners per 1 januari 2012. Beslispunt: Voor het Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) van de Oranje kolom wordt er budget vanuit de gemeenten beschikbaar gesteld en dit budget wordt geïntegreerd in de begroting 2013 en de daarop volgende jaren van de veiligheidsregio Zeeland. Feitelijk is dit een overheveling van bestaande budgetten bij de gemeenten. 2. Opkomsttijden Binnen de crisisbeheersing is het belangrijk dat functionarissen binnen een vooraf vastgestelde tijd beschikbaar c.q. ter plaatse zijn om hun taak te verrichten. Omdat te garanderen is het gebruikelijk 1 Per taakorganisatie worden meerdere procesplannen gemaakt 8
om voor bepaalde functies te werken met piketten. Naar mate de kwetsbaarheid van bepaalde functies hoger wordt is de noodzaak groter om de opkomst te garanderen met harde piketten. Dat zijn piketten waarbij functionarissen zich beschikbaar houden om opgeroepen te worden, wat de bewegingsvrijheid van deze mensen beperkt. Binnen Bevolkingszorg wordt tot nu toe zeer verschillend en zeker ook terughoudend met het toekennen van piketten omgegaan. Met uitzondering van de AOV-ers (in hun functie van Officier Bevolkingszorg) wordt voor de meeste functionarissen gewerkt met zgn. kanspiketten waardoor de opkomsttijden niet gegarandeerd kunnen worden. Over het al dan instellen van harde piketten en daarmee over het garanderen van opkomsttijden moet voor Bevolkingszorg een bestuurlijke uitspraak komen. Voorgesteld wordt om een dergelijk besluit te betrekken bij het onderzoek dat in opdracht van de VRZ wordt ingesteld naar een piketregeling voor de totale organisatie. In afwachting van de uitkomsten van dit onderzoek hebben de gemeentesecretarissen in de Kringvergadering van 15 juni 2012 besloten als 13 collega s gezamenlijk een onbetaald piket op te zetten. Beslispunt: De opkomsttijden en het eventueel inzetten van een piketregeling koppelen aan het onderzoek naar de piketregeling voor de totale organisatie van de VRZ. 3. Onderlinge informatie uitwisseling Het is noodzakelijk dat alle betrokkenen werkzaam binnen bevolkingszorg een digitaal hulpmiddel beschikbaar te hebben om alle beschikbare informatie via korte lijnen met elkaar uit te wisselen en ook voortdurend actueel beschikbaar te hebben. Hiervoor is tijdelijk gebruik is gemaakt van dropbox, een openbare weboplossing voor het uitwisselen van bestanden e.d. De veiligheid en de beheersbaarheid van deze oplossing is echter beperkt. Daarom is nu het initiatief genomen om gebruik te gaan maken van de Microsoft oplossing SharePoint, wat beter te beveiligen en te beheersen is. Het gebruik van SharePoint brengt echter kosten met zich mee. Uitgaande van aansluiting van alle 400 betrokkenen bij deze oplossing kost dit op jaarbasis ongeveer 4.000 tot 5.000. Dit bedrag is echter binnen de bestaande budgetten niet beschikbaar. Gebruik van dit middel verhoogt in belangrijke mate de kwaliteit van de onderlinge communicatie tussen alle medewerkers en via deze weg kunnen alle medewerkers altijd beschikken over de meest actuele documenten die tijdens een crisis voor iedereen beschikbaar zijn. Ook dit is daarom een belangrijke kwaliteitsverbetering in het functioneren van Bevolkingszorg. Beslispunt: Voor het gebruik van SharePoint extra budget vanuit de gemeenten beschikbaar te stellen, dit te integreren in de begroting van 2013 en de daarop volgende jaren en de VRZ verzoeken I&A capaciteit beschikbaar te stellen om dit te implementeren en te onderhouden De 3 beslispunten hebben een directe relatie met de vaststelling van de begroting voor bevolkingszorg. Hierbij kan worden vastgesteld dat de kosten voor opleiden, trainen en oefenen budgettair neutraal zijn omdat de gemeenten hiervoor in het verleden ook kosten hebben gemaakt. Een besluit over piketten wordt afhankelijk gesteld van het onderzoek dat door de VRZ wordt ingesteld en voor SharePoint is slechts in beperkte mate geld beschikbaar. Voorgesteld wordt om op basis van vorenstaande een aangepaste concept begroting voor Bevolkingszorg voor te bereiden en deze in te brengen in de begroting 2013 voor de Veiligheidsregio. 6. Besluitvorming / planning In deze notitie is aangegeven hoe de samenwerking binnen Bevolkingszorg is ontstaan, dat er een toekomstvisie is vastgesteld en hoe de regionale opzet van bevolkingszorg eruit gaat zien. 9
Alle producten van Bevolkingszorg zijn rond 1 september 2012 in concept gereed en dan kan de fase van implementatie starten. In de loop van het traject zijn al diverse medewerkers bij de producten betrokken geraakt en hebben op die wijze kennis gemaakt met de nieuwe structuur. Om het geheel goed te laten functioneren moeten echter alle medewerkers worden geïnformeerd. Het is ook noodzakelijk dat alle plannen, verordeningen, etc. bestuurlijk worden geaccordeerd en vastgesteld. Dat vergt ook de nodige tijd. Hiervoor is in een afzonderlijk document een besluitvormingsproces vastgelegd. Samenvattend Samenvattend wordt voorgesteld: 1. Kennis te nemen van de inhoud van deze notitie 2. In te stemmen met de 3 beslispunten genoemd in hoofdstuk 5 3. In te stemmen met de voorbereiding van een begroting Bevolkingszorg 2013. Planning In de 2 e helft van 2012 zullen de in het projectplan genoemde producten ter vaststelling worden aangeboden. Bijlage: Projectplan Ontwikkeling Bevolkingszorg 10