Basiscontract Exploitatiegebonden ICT-diensten Zoals gewijzigd bij: Voorakkoord C2015-Exploitatie-14_ Aanbod netwerkdiensten openstellen naar lokale en provinciale besturen (1) Pagina 1 van 59
Inhoud 1 Doelstellingen... 6 2 Toepasselijke wettelijke bepalingen en contractuele documenten... 7 2.1 Structuur van de Overeenkomst... 7 2.1.1 Basiscontract (dit document)... 7 2.1.2 Glossarium... 7 2.1.3 Service Portfolio... 7 2.1.4 Vereisten m.b.t. Ondersteunende processen... 7 2.1.5 Prijslijsten... 7 2.1.6 Serviceorganisatie... 8 2.1.7 Service afspraken tussen Klant en ICT-Dienstverlener... 8 2.1.8 Inventaris... 8 2.1.9 Projectplan voor het Transitieproject... 8 2.2 De toepasselijke wettelijke bepalingen... 8 2.3 Uitzonderingen op de Algemene Aannemingsvoorwaarden... 9 2.4 Afstand van de algemene voorwaarden van de ICT - Dienstverlener... 10 3 Looptijd... 11 4 Klantenbereik... 12 5 Meerjarige open raamovereenkomst... 13 6 Aankoop-/ Opdrachtencentrale Bevoegdheidsverdeling... 14 7 Voorwerp... 15 7.1 Algemene omschrijving van de te leveren Dienstenpakketten... 15 7.2 Krachtlijnen... 15 7.2.1 Breed aanbod van gemeenschappelijke diensten... 15 7.2.2 Aankoop- / opdrachtencentrale voor VO-entiteiten, lokale en provinciale besturen... 16 7.2.3 Vrije afname voor Klant (niet-exclusiviteit voor dienstverleners)... 16 7.2.4 Mee evolueren met de noden van de Klant... 16 7.2.5 Mee evolueren met de markt... 17 7.2.6 Het streven naar synergie en open oplossingen... 17 7.2.7 Optimalisatie van de totale kost over de volledige levensduur... 17 7.2.8 End to end - dienstverlening... 17 7.2.9 Een duurzame ICT-dienstverlening... 17 7.2.10 Continuïteit van de ICT-Dienstverlening... 18 7.2.11 Service gerichte ICT-Dienstverlening... 18 7.2.12 Keuze van de locatie van waaruit ICT-diensten geleverd worden... 18 7.2.13 Leveren van diensten via Onderaannemers/Leveranciers... 18 7.3 Positionering van het gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod... 18 7.4 Aard van de verbintenissen... 19 8 Basis- en generieke voorwaarden... 20 8.1 Onderaannemers / Leveranciers... 20 8.2 Samenwerking met Derden... 20 Pagina 2 van 59
8.3 Leidend ambtenaar... 21 8.4 Borgtocht... 21 8.5 Audit... 22 8.6 Benchmarking... 23 8.7 Vertrouwelijkheid... 23 8.7.1 Algemeen... 23 8.7.2 Referenties... 24 8.7.3 Persoonsgegevens (Privacywet van 8 december 1992)... 24 8.7.4 Gegevens uit authentieke bronnen... 26 8.8 Aansprakelijkheid... 27 8.8.1 Contractuele aansprakelijkheid van de ICT-Dienstverlener... 27 8.8.2 Beperking bedrag schadevergoeding:... 28 8.8.3 Verzekering... 28 8.9 ICT-infrastructuur eigendom... 28 8.10 ICT-contracten... 29 8.11 Intellectuele eigendom... 29 8.11.1 Klanten Intellectuele Eigendom en Klanten Nieuwe Intellectuele Eigendom... 29 8.11.2 ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom... 30 8.11.3 Derden Intellectuele Eigendom... 30 8.11.4 Vrijwaring... 31 8.12 Plaats van de ICT-Dienstverlening... 32 8.12.1 Locatie van de activiteiten... 32 8.12.2 Ter beschikking gestelde lokalen... 32 8.13 Overleg... 32 8.13.1 Overkoepelend overleg Klanten/e-IB/ICT-Dienstverlener... 33 8.13.2 Overleg Klant/ICT-Dienstverlener... 33 8.13.3 Overleg e-ib/ict-dienstverlener... 33 8.13.4 Overkoepelend overleg met andere gemeenschappelijke ICT-Dienstverleners... 34 8.14 Deelbaarheid - Interpretatie van deze Overeenkomst... 34 8.14.1 Interpretatieve teksten... 34 8.14.2 Deelbaarheid... 34 8.15 Wijziging van de contractuele documenten... 34 8.15.1 Basiscontract... 34 8.15.2 Service Portfolio... 35 8.15.3 Prijslijsten... 35 8.15.4 Serviceorganisatie... 35 8.15.5 Projectplan voor het Transitieproject... 35 8.15.6 Inventarissen... 36 8.16 Afstand van recht... 36 8.17 Toepasselijk recht - Bevoegde rechtbank... 36 8.18 Personeel... 36 Pagina 3 van 59
8.18.1 Personeel van de Vorige ICT-Dienstverlener... 36 8.18.2 Personeel van de ICT-Dienstverlener... 36 8.18.3 Personeel van het Bestuur... 37 8.18.4 Afwervingsclausule... 38 8.19 Taalgebruik... 38 9 Algemene vereisten met betrekking tot de Serviceorganisatie... 40 9.1 Organisatie... 40 9.2 Processen... 40 9.3 Ondersteunende Systemen... 41 9.4 Door de ICT-dienstverlener ingezette HW- en SW-infrastructuur... 42 9.5 Data-architectuur en rapportering... 42 10 Algemene vereisten met betrekking tot de financiële processen... 44 10.1 Algemeen... 44 10.2 Prijzen... 44 10.2.1 Elementen verrekend in de Eenheidsprijzen... 44 10.2.2 Prijsherziening... 44 10.2.3 Nieuwe Eenheidsprijzen... 45 10.2.4 Projecten in resultaatverbintenis... 46 10.3 Facturatie... 46 10.3.1 Algemene principes... 46 10.3.2 Facturatie van Exploitatie en Eenvoudige Werkaanvragen... 46 10.3.3 Facturatie van Projecten... 47 10.3.4 Prijscorrecties... 47 11 Algemene bepalingen met betrekking tot het Transitieproject... 49 11.1 Algemeen... 49 11.2 Transitieproject... 49 11.3 Algemene aandachtspunten m.b.t. het Transitieproject... 50 11.4 Specifieke aandachtspunten m.b.t. het Transitieproject per dienstenpakket... 51 11.4.1 Werkplekdiensten... 51 11.4.2 Netwerkdiensten... 52 11.4.3 Datacenterdiensten... 53 11.4.4 Projecten... 54 12 Beëindiging van de Overeenkomst... 56 12.1 Mogelijke oorzaken om de Overeenkomst te beëindigen... 56 12.1.1 Beëindiging wegens verstrijken van de looptijd... 56 12.1.2 Beëindiging wegens niet nakoming van verplichtingen... 56 12.1.3 Beëindiging wegens faillissement... 56 12.1.4 Beëindiging wegens inbreuk op vertrouwelijkheid en overschrijding absolute grens van schadevergoeding... 56 12.2 Maatregelen tijdens de volledige Duur van deze Overeenkomst... 57 12.3 Maatregelen bij het einde van deze Overeenkomst... 57 12.4 Bijstand na beëindiging van de Overeenkomst... 58 Pagina 4 van 59
12.4.1 Te vervullen taken... 59 12.4.2 Kosten van de overdracht... 59 Pagina 5 van 59
1 Doelstellingen Het uiteindelijke doel van de Overeenkomst is de Klanten via het optimale gebruik van ICT-middelen in staat te stellen de eigen opdrachten op een efficiënte en effectieve wijze te volbrengen en een beleid te voeren conform de principes van Good Government Governance die rechtmatigheid, rechtszekerheid en rechtsgelijkheid garanderen in combinatie met zuinigheid, efficiëntie, effectiviteit en ethiek. Meer specifiek richt deze Overeenkomst zich op het aanbieden van een breed en samenhangend gamma van ICT-Dienstenpakketten waarvoor het een meerwaarde heeft om ze op het niveau van het volledige klantenbereik gemeenschappelijk aan te bieden. De beoogde meerwaarden voor de Klanten situeren zich vooral op de volgende vlakken: Schaalvoordelen (zowel op het niveau van prijs als op het niveau van kwaliteit); Administratieve lastenverlaging voor de Klanten (o.a. zelf geen overheidsopdrachten moeten doen of zelf geen integratierol moeten opnemen) en beroep kunnen doen op gemeenschappelijke expertise zodat de Klant zich kan toeleggen op zijn kerntaken; Flexibiliteit, differentiatie en mee evolueren met de behoeften van de Klant en van de markt. Een efficiënt beheerde infrastructuur met de gepaste aandacht voor veiligheid Pagina 6 van 59
2 Toepasselijke wettelijke bepalingen en contractuele documenten 2.1 Structuur van de Overeenkomst De Overeenkomst tussen het Bestuur en de ICT-Dienstverlener bestaat uit de volgende contractuele documenten, welke worden opgesomd in hiërarchische volgorde waarbij het eerder vermelde voorrang heeft op het latere: 2.1.1 Basiscontract (dit document) Dit is het contractuele document dat de algemene voorwaarden beschrijft volgens welke de ICT- Dienstverlener Diensten zal leveren. De bepalingen van het Basiscontract zijn geldig voor alle Diensten en blijven tijdens de duur van de uitvoering van de Overeenkomst vrij stabiel. De delen van de Overeenkomst die meer dynamisch kunnen aangepast worden, zijn in aparte documenten opgenomen (o.a. Service Portfolio, Vereisten m.b.t. Ondersteunende processen, ) 2.1.2 Glossarium Dit is het contractuele document waarin een definitie gegeven wordt voor alle termen die in het Bestek of in de Overeenkomst gebruikt worden met een specifieke betekenis en die in de contractuele documenten met een hoofdletter worden geschreven. 2.1.3 Service Portfolio De Service Portfolio bevat de aan de Klanten te leveren Dienstenpakketten, met per Dienstenpakket: een omschrijving van wat de dienstverlening inhoudt, de door de Klanten nagestreefde meerwaarden per Dienst binnen het Dienstenpakket scope en doel de elementen die de Dienst concretiseren de uitvoeringsmodaliteiten de aan de Klant aangeboden SLA de prijsmechanismen de facturatiemechanismen de rapporteringsvereisten 2.1.4 Vereisten m.b.t. Ondersteunende processen Dit omvat de minimale vereisten m.b.t. de processen die de ICT-Dienstverlener moet implementeren ter ondersteuning van de in de Service Portfolio opgenomen Dienstenpakketten. Dit omvat o.a. de verschillende in ITILv3 beschreven processen zoals Event management, Incident management, 2.1.5 Prijslijsten Dit omvat Prijslijst Werkaanvragen: eenmalige Eenheidsprijzen voor het prestatiegedeelte van het uitvoeren van een Werkaanvraag Prijslijst Exploitatie: maandelijks te betalen prijzen voor exploitatiediensten Productcatalogus: eenmalige prijzen voor Producten Profielencatalogus: Profieldagprijzen of uurprijzen voor Profielen Pagina 7 van 59
2.1.6 Serviceorganisatie Het contractuele document (of set van documenten), met zijn bijlagen (eventueel gedeeltelijk opgeslagen in databanken of toepassingen), dat de beschrijving bevat van de wijze waarop de ICT- Dienstverlener de Diensten zal leveren, de organisatie, het personeel, de processen, tools, enz. De Serviceorganisatie wordt bepaald door de ICT-Dienstverlener, maar moet blijven voldoen aan de vereisten van de Overeenkomst en moet afgestemd blijven op de te leveren Diensten. De startversie hiervan wordt gevormd door de in de offerte van de ICT-Dienstverlener opgenomen beschrijvingen van de wijze waarop de Diensten zullen geleverd worden. Tijdens het Transitieproject zal deze startversie verder geactualiseerd en uitgewerkt moeten worden om de ICT-Diensten te kunnen leveren in lijn met de bepalingen van de Overeenkomst. 2.1.7 Service afspraken tussen Klant en ICT-Dienstverlener Dit omvat de Service afspraken tussen Klant en ICT-Dienstverlener overeengekomen voor de uitvoering van een specifieke Dienst en die zijn vastgelegd in documenten zoals Werkaanvragen, Projectvoorstellen en exploitatiedossiers. 2.1.8 Inventaris De Inventaris omvat alle onder configuratiebeheer geplaatste informatie m.b.t. de componenten waarop of waarmee de in de Service Portfolio beschreven diensten geleverd worden. Bij de start van de Overeenkomst zijn de Inventarissen vastgelegd: wat de assets van het Bestuur en de Vorige ICT-Dienstverlener betreft, in de Referentiebibliotheek en wat de assets van de ICT-Dienstverlener, inzonderheid de ICT-Dienstverlener Intellectuele Eigendom betreft, in de desbetreffende bijlage bij de door de ICT-Dienstverlener ingediende offerte. Tijdens het Transitieproject zal deze startversie geactualiseerd moeten worden op basis van de op dat ogenblik in beheer zijnde omgevingen en zal de Inventaris, die tot dan in beheer was van de Vorige ICT-Dienstverlener, in beheer moeten genomen worden door de ICT-Dienstverlener. Voor wat betreft de relationele gegevens moet minstens de informatie die op het ogenblik van de overname in CMDB2 is opgeslagen verder beheerd worden door de ICT-Dienstverlener. Hetzelfde geldt voor de documentaire informatie die op het ogenblik van de overname is opgeslagen in DDC- DMS en in de voor het beheer van de softwareconfiguratie-items gebruikte systemen. 2.1.9 Projectplan voor het Transitieproject Zie rubriek 11 van dit Basiscontract. 2.2 De toepasselijke wettelijke bepalingen Op deze opdracht zijn toepasselijk: De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; Het KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, Behoudens de in punt 2.3 opgesomde uitzonderingsgevallen, de bijlage bij voormeld K.B. van 26 september 1996, zijnde de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (hierna genoemd AAV) De artikelen 2,4 en 15 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten Pagina 8 van 59
2.3 Uitzonderingen op de Algemene Aannemingsvoorwaarden Dit Basiscontract wijkt af van de hierna opgesomde bepalingen van de AAV en regelt de materie, die in de geciteerde bepaling wordt behandeld, op exhaustieve wijze met alternatieve inhoudelijke voorschriften: artikel 13, 4 AAV (prijsherziening bij vertraging der uitvoering), artikel 14 1 en 2 AAV (aankoopprijs en vergoedingen voor intellectuele rechten en gebruik van de prestaties), artikel 17 AAV (kwijtschelding van boeten wegens laattijdige uitvoering) artikel 19 AAV (Opleveringen en waarborgtermijnen), artikel 20, 2 AAV (wijze waarop de vaststelling van in gebreke blijven van de aannemer gebeurt), artikel 20, 5 AAV (opleggen van boeten wegens laattijdige uitvoering), artikel 20 6 1 AAV (eenzijdige verbreking van de opdracht) in de mate dat in het Basiscontract het recht op schadevergoeding volgens de in het Basiscontract voorziene bepalingen, hierbij behouden blijft, artikel 68 AAV (briefwisseling met de dienstverlener), artikel 69, 4 AAV (aanvang van de uitvoeringstermijn van een bestelling binnen de raamovereenkomst), artikel 71 AAV (wijze waarop de ICT-Dienstverlener keuring van de gepresteerde Diensten aanvraagt), artikel 72 AAV (aansprakelijkheid) in de mate dat in het Basiscontract de aansprakelijkheid wordt beperkt artikel 74 1 AAV (principe dat de diensten moeten worden herbegonnen indien ze niet volledig werden uitgevoerd volgens de voorwaarden van deze Overeenkomst) artikel 74, 2 AAV (tijdstip waarop het PV van oplevering wordt opgemaakt en van wie het initiatief uitgaat), artikel 75, 1 AAV (boeten wegens laattijdige uitvoering). Dit Basiscontract verklaart de volgende bepalingen van de AAV uitdrukkelijk niet van toepassing en er is geen alternatieve invulling voorzien: artikel 15, 6 AAV (onderbreking of vertraging van de uitvoering door de ICT-Dienstverlener bij niet tijdige betaling door de Klant ) omwille van de noodwendigheden van de continuïteit van de openbare dienst. en ook het gegeven dat er sowieso een sterke mate van afhankelijkheid is van het Bestuur / de Klanten t.o.v. de ICT-Dienstverlener; artikel 69, 3, AAV (omschrijving van de uitvoeringstermijn) omwille van de noodwendigheden van de continuïteit van de openbare dienst. Met betrekking tot artikel 20, 3 AAV wordt opgemerkt dat in de mate dat het verwijst naar artikel 75 1 van de AAV, dit artikel 75, 1 AAV moet gelezen worden zoals door de Overeenkomst bepaald. Deze afwijkingen van de AAV zijn verantwoord in het licht van de specifieke doelstellingen van de Overeenkomst en in het licht van de volgende specifieke kenmerken van de opdracht : de omvang van de opdracht in termen van te bedienen Klanten, de omvang van de opdracht in termen van te leveren Dienstenpakketten, de omvang van de opdracht in termen van duur en specifieke behoeften, de absolute noodzaak van een permanent operationele en permanent performante uitvoering van de gevraagde ICT-Dienstverlening omdat de ICT- technologie een substantieel informatiekanaal en een basisinstrument is voor de openbare dienstverlening en de behartiging van het algemeen belang door de Vlaamse overheid, de absolute noodzaak om een flexibele uitvoering en een snelle aanpassing van de gevraagde Diensten te garanderen teneinde te kunnen instaan voor de continuïteit van de openbare dienstverlening. Meer algemeen is het zo dat de ICT-Dienstverlener een cruciale rol vervult voor het Bestuur en de Pagina 9 van 59
Klanten, hetgeen een zekere afhankelijkheid in hoofde van het Bestuur en de Klanten met zich meebrengt. De afwijkingen van de Algemene Aannemingsvoorwaarden resulteren overigens mede uit de onderhandelingen dewelke zullen hebben plaatsvonden in het licht van de onderhandelingsprocedure. Partijen erkennen dan ook de draagwijdte en verantwoording van de afwijkingen te kennen en te aanvaarden. 2.4 Afstand van de algemene voorwaarden van de ICT - Dienstverlener De eventuele algemene en bijzondere voorwaarden van de ICT-Dienstverlener zijn niet van toepassing en kunnen niet ten aanzien van het Bestuur of de Klant worden opgeworpen, zelfs indien deze bepalen dat alleen zij van toepassing zijn. Pagina 10 van 59
3 Looptijd De Overeenkomst neemt een aanvang daags nadat de goedkeuring van de offerte werd betekend aan de ICT-Dienstverlener en eindigt op 31 januari 2022. Na die datum zal de ICT-Dienstverlener alle vóór die datum bestelde Diensten, moeten leveren volgens de voorwaarden van het ICT-contract 2015, ook al ligt de reële uitvoeringsdatum voor een individuele bestelling later dan de datum waarop het ICTcontract 2015 wordt beëindigd. Pagina 11 van 59
4 Klantenbereik Volgende entiteiten kunnen Diensten bestellen bij de ICT-Dienstverlener en kunnen dus de hoedanigheid van Klant hebben: alle entiteiten die deel uitmaken van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap en/of Vlaamse Gewest: dit zijn de 13 Vlaamse ministeries (departementen en IVA s zonder rechtspersoonlijkheid), de kabinetten van de Vlaamse ministers en het Vlaams Parlement; alle entiteiten die onder één van de 13 beleidsdomeinen van de Vlaamse administratie vallen doch een van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest onderscheiden rechtspersoonlijkheid hebben (Extern of Intern Verzelfstandigde Agentschappen, Strategische Adviesraden); alle Vlaamse openbare instellingen (VOI s): dit zijn entiteiten met eigen rechtspersoonlijkheid die niet onder één van de 13 beleidsdomeinen van de Vlaamse administratie vallen maar krachtens oprichtingsdecreet /- besluit hetzij werden ingedeeld in één van de categorieën bedoeld in de Wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut (VOI type A of VOI type B) hetzij onder een andere vorm van controle of beheer van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest vallen (VOI type suï generis); De Vlaamse Gemeenschapscommissie; De lokale en provinciale besturen zoals hierna omschreven: de gemeenten en de districten; de provincies; de andere gemeentelijke en provinciale instellingen, met inbegrip van de verenigingen zonder winstoogmerk waarin één of meer gemeenten of de provincies minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen heeft of de helft van de financiering voor haar rekening neemt; de verenigingen van provincies en gemeenten, bedoeld in de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales, en de samenwerkingsvormen zoals geregeld in het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hierna O.C.M.W.'s te noemen, en de verenigingen, bedoeld in Titel VIII van het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008; Pagina 12 van 59
5 Meerjarige open raamovereenkomst Deze opdracht betreft een open raamovereenkomst met 1 dienstverlener waarbij de ICT- Dienstverlener prestaties verricht op grond van bestellingen geplaatst door de Klanten. De bestellingen zullen kunnen worden geplaatst door de bevoegde personeelsleden van de onder punt 4 bedoelde entiteiten (Klanten). Enkel het Transitieproject en de Exploitatie van de op het ogenblik van de overname bestaande ICTomgevingen ten behoeve van de Klanten, worden impliciet besteld bij de sluiting van de Overeenkomst. Pagina 13 van 59
6 Aankoop-/ Opdrachtencentrale Bevoegdheidsverdeling Het Bestuur oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelend toezicht op de uitvoering van de opdracht uit, terwijl een Klant enkel de leiding van en het toezicht op de uitvoering van een door die Klant geplaatste concrete bestelling uitoefent. In de Overeenkomst wordt duidelijk aangegeven wie (Bestuur of Klant) welke beslissing kan nemen. Algemeen omschreven is de bevoegdheidsverdeling als volgt geregeld: Het Bestuur is bevoegd onder de voorwaarden van deze Overeenkomst - voor alle beslissingen met betrekking tot het geheel van de te leveren Diensten (met ander woorden, de ICT- Dienstverlening). Onder meer de volgende bevoegdheden worden uitgeoefend door het Bestuur: Alle bevoegdheden met betrekking tot het wijzigen van de Contractuele documenten (zie rubriek 8.15); De bevoegdheden inzake klachten en verzoeken bedoeld in artikel 16 AAV in zover de maatregelen die zullen worden genomen (i.e. de verlenging van de uitvoeringstermijn, herziening, verbreking, en/of schadevergoeding) het geheel van de te leveren Diensten of een belangrijk deel van de te leveren Diensten voor verschillende Klanten betreft; De bevoegdheden van de aanbestedende overheid met betrekking tot verbreking bedoeld in artikel 21 van de AAV en het beëindigen van de Overeenkomst bedoeld in rubriek 12.1 van dit Basiscontract; Het nemen van de maatregelen ingeval van verboden afspraken zoals bedoeld in artikel 22 van de AAV; Alle bevoegdheden in verband met de borgstelling, onder meer de opvolging van de verplichting tot borgstelling, de aanpassing van het bedrag van de te stellen borgsom, de ambtshalve afhouding, en de vrijgave van de borgtocht; De eventuele maatregelen van ambtswege zoals bedoeld in de artikelen 20 6 en 75 2 AAV; Alle rechtsvorderingen die met betrekking tot de ICT-Dienstverlening als geheel desgevallend worden ingediend. Het Bestuur wordt hierbij vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering bij delegatie in de persoon van de ICT-manager (zie rubriek 8.3). Een Klant is bevoegd onder de voorwaarden van deze Overeenkomst - voor alle beslissingen met betrekking tot een bepaalde bestelling die door die Klant bij de ICT-Dienstverlener werd geplaatst of met betrekking tot een bepaalde Dienst die door de ICT-Dienstverlener op vraag van die Klant wordt gepresteerd. Onder meer de volgende bevoegdheden worden uitgeoefend door de Klant: De keuring van de voor die Klant gepresteerde Diensten en opmaak van PV van oplevering voor de gepresteerde Diensten; De controle op de facturatie voor de aan die Klant geleverde Diensten, Het toepassen van Prijscorrecties bij het niet behalen van de overeengekomen SLA s door de ICT-Dienstverlener (voor zover van toepassing); De betalingen voor de gepresteerde Diensten; De bevoegdheden inzake klachten en verzoeken bedoeld in artikel 16 AAV in zover deze klachten en verzoeken enkel de uitvoering van een bestelling betreffen die door een Klant werd geplaatst en dus dat de in artikel 16 AAV bedoelde verlenging van de uitvoeringstermijn, herziening of verbreking enkel betrekking heeft op die bestelling en niet op de opdracht in zijn geheel; Het toepassen van straffen bedoeld in artikel 20 AAV 4, in zover het feit dat aanleiding geeft tot het toepassen van een straf enkel de aan die Klant te leveren of geleverde Dienst betreft. Alle rechtsvorderingen met betrekking tot de individuele door de betrokken Klant bestelde Diensten. Pagina 14 van 59
7 Voorwerp 7.1 Algemene omschrijving van de te leveren Dienstenpakketten Voorliggende Overeenkomst bepaalt de voorwaarden waaronder de ICT-Dienstverlener uitvoering zal geven aan de opdracht voor aankopen, leveren, installeren, onderhouden en beheren van een volledig gamma van ICT-omgevingen en bedrijfstoepassingen volgens de voorwaarden en modaliteiten in de Overeenkomst bepaald. Het betreft een volledig geïntegreerd aanbod waarbij ook modulaire afname van afzonderlijke Diensten (bijvoorbeeld enkel aankoop van bepaalde producten of enkel werkplekdiensten) mogelijk moet zijn. Algemeen omschreven omvat de opdracht de volgende Dienstenpakketten: Werkplekdiensten Netwerkdiensten Datacenterdiensten Projecten De voorwaarden en modaliteiten volgens de welke Diensten worden uitgevoerd, worden uitgebreid beschreven in de Service Portfolio. De ICT-Dienstverlener verklaart uitdrukkelijk dat hij, in het kader van zijn precontractuele aansprakelijkheid en de informatieplicht zoals deze door wetgeving en rechtspraak werden gedefinieerd, alle nuttige en noodzakelijke informatie heeft ingewonnen om zijn initiële en finale offerte op te stellen en om zich een gedetailleerd beeld te vormen van alle vereisten waaraan de ICT-Dienstverlening zoals omschreven in de Overeenkomst, moet beantwoorden. In het bijzonder verklaart de ICT-Dienstverlener zich voldoende rekenschap te geven van en zich voldoende geïnformeerd te hebben over het openbare dienst - karakter van het Bestuur en de gevolgen daarvan voor de levering van de Diensten. Hij verbindt zich ertoe het nodige te doen om ten alle tijde de continuïteit van de openbare dienst mogelijk te maken. De ICT-Dienstverlener verklaart uitdrukkelijk dat hij zelf op eigen initiatief en kosten, en binnen de mate dat zulks mag worden verwacht van een gespecialiseerd ICT-Dienstverlener, alle nodige informatie zal inwinnen over alle mogelijke risico s en factoren die de uitvoering van de Overeenkomst kunnen beïnvloeden of in het gedrang brengen, en dat hij indien nodig met het Bestuur / de Klant in onderling overleg zal beslissen welke maatregelen in dergelijke omstandigheden getroffen moeten worden. De ICT-Dienstverlener draagt alle risico s (evenwel binnen de beperkingen gesteld in rubriek 8.8) in het geval de door de ICT-Dienstverlener ingewonnen informatie niet correct mocht zijn. 7.2 Krachtlijnen Op het gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod (ICT-contract 2015) en dus op ook op deze opdracht zijn de volgende krachtlijnen van toepassing. Onduidelijkheden of tegenstrijdigheden in de contractuele documenten zullen worden geïnterpreteerd in het licht van deze krachtlijnen; nieuwe afspraken en nieuwe bepalingen zullen geen afbreuk doen aan de krachtlijnen. 7.2.1 Breed aanbod van gemeenschappelijke diensten Het gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod, dat via het ICT-contract 2015 zal geleverd worden, focust zich op een breed aanbod van ICT-diensten waarvoor het een meerwaarde heeft om ze op het niveau van het volledige of een belangrijk deel van het klantenbereik gemeenschappelijk aan te bieden. Het ICT-dienstverleningsaanbod zal bestaan uit een modulair aanbod van afzonderlijk te bestellen ICT-diensten. Elke bestelbare Dienst wordt end-to-end opgezet. Achterliggend wordt gezorgd voor de nodige integratie op het vlak van processen, systemen, hulpmiddelen, rapporteringen,. Pagina 15 van 59
Het aanbod richt zich maximaal naar Dienstenpakketten die nuttig (kunnen) zijn voor meerdere Klanten. De ICT-dienstverlening die via het ICT-contract 2015 wordt geleverd, ondersteunt maximaal volgende meerwaarden voor de klanten : Schaalvoordelen (zowel op het niveau van prijs als op het niveau van kwaliteit); Administratieve lastenverlaging voor de Klanten en beroep kunnen doen op gemeenschappelijke expertise zodat de Klant zich kan toeleggen op zijn kerntaken; Flexibiliteit, differentiatie en mee evolueren met de behoeften van de Klant en van de markt. Deze meerwaarden kunnen niet altijd tezelfdertijd door een aangeboden Dienst gerealiseerd worden, maar het dienstenaanbod zal wel gediversifieerd worden zodat, afhankelijk van de prioriteit die de Klant aan elk van de gezochte meerwaarden geeft, de voor een Klant gepaste dienstverlening voorhanden is. Waar relevant zullen naast een standaard niveau van dienstverlening (ter ondersteuning van de normale werking) ook optioneel hogere niveaus van dienstverlening geleverd worden (bv m.b.t. hogere beschikbaarheid of m.b.t. hogere beveiligingsvereisten). 7.2.2 Aankoop- / opdrachtencentrale voor VO-entiteiten, lokale en provinciale besturen (1) Het volledige aanbod in de Service Portfolio geldt voor zowel Vlaamse Overheid en de Vlaamse Gemeenschapscommissie als voor de lokale en provinciale besturen (zie punt 4). De Vlaamse Regering treedt op als opdrachtencentrale in de zin van artikel 2, 4 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de in punt 4 vermelde aanbestedende overheden die een eigen dit is van de Vlaamse Gemeenschap/Vlaams Gewest afgescheiden - rechtspersoonlijkheid hebben; deze aanbestedende overheden zijn krachtens artikel 15 van de voormelde Wet van 15 juni 2006, bij afname vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te volgen. 7.2.3 Vrije afname voor Klant (niet-exclusiviteit voor dienstverleners) De ICT-Dienstverlener heeft geen exclusief recht op het leveren van Diensten. De Klanten hebben geen verplichting om ICT-diensten af te nemen via het ICT-contract 2015. Elke (potentiële) Klant kan op elk moment vrij beslissen hetzij om alle of sommige ICT-diensten af te nemen van het ICT-contract 2015, dan wel om een beroep te doen op andere interne en/of externe dienstverleners. Op elk moment gedurende de looptijd van de overeenkomst kan een Klant beslissen om meer of minder Diensten af te nemen. Het Bestuur kan ook beslissen om bepaalde Dienstenpakketten of delen van Dienstenpakketten uit de scope van de overeenkomst te halen of toe te voegen aan de scope. De ICT-Dienstverlener zorgt ervoor dat geen onnodige beperkingen gecreëerd worden waardoor het modulair afnemen van Diensten quasi onmogelijk wordt (bijvoorbeeld het koppelen van eigen omgevingen van de Klanten met omgevingen die via het ICT-contract 2015 worden ondersteund, moet op een eenvoudige manier mogelijk zijn via standaard interfaces). Deze krachtlijn impliceert dat er geen gegarandeerde minimale afname hoeveelheden zijn. 7.2.4 Mee evolueren met de noden van de Klant Het dienstenaanbod evolueert mee met de noden van de Klanten. Hierbij wordt aandacht gegeven zowel aan de noden van de kleinere Entiteiten als aan de noden van de grotere Entiteiten. De beslissing tot bijsturing van het dienstenaanbod zal steeds rekening houden met de meerwaarden die kunnen geboden worden door dit voor het volledige klantenbereik gemeenschappelijk aan te bieden. Pagina 16 van 59
7.2.5 Mee evolueren met de markt Het dienstenaanbod zal mee evolueren met de markt (op alle vlakken: technologie, dienstverleningsmodellen, prijs, beveiliging, ). Dit impliceert dat de evoluties opgevolgd worden en dat tijdig de nodige initiatieven genomen worden om het dienstverleningsaanbod bij te sturen tegen de tijd dat de nieuwe technologie of aanpak voldoende matuur is geworden. De Serviceorganisatie van de ICT-Dienstverlener (personeel, Ondersteunende systemen, processen) moet in functie hiervan ook mee evolueren. 7.2.6 Het streven naar synergie en open oplossingen Om deze krachtlijn te realiseren zal de ICT-Dienstverlener: Het hergebruik van IT oplossingen, programmacode, datamodellen en datasets voor de verschillende Klanten maximaal stimuleren; De in het kader van deze Overeenkomst ontwikkelde software wordt dan ook maximaal ter beschikking gesteld als open source (zie ook rubriek 8.11.1); Maximaal gebruik maken van door het Bestuur aangeleverde gemeenschappelijke en herbruikbare software-modules en code; Het gebruik, creatie en beheer van open source software stimuleren voor zover hiermee een betere totale kost (TCO)/kwaliteit verhouding bekomen wordt voor de volledige levensduur van de oplossing; De ICT-dienstverlening maximaal baseren op open standaarden. Dit vooral met het oog op het vergemakkelijken van integratie en samenwerking en het vermijden van vendor lock-in. 7.2.7 Optimalisatie van de totale kost over de volledige levensduur De ICT-Dienstverlener zal maximaal streven naar optimalisatie van de totale kost van het dienstverleningsaanbod over de volledige levensduur van de Diensten. In dit kader wordt ook een "Life Cycle Management" opgelegd. Voor de concrete invulling hiervan wordt verwezen naar de bepalingen in de Service Portfolio. 7.2.8 End to end - dienstverlening Elke modulair bestelbare dienst uit het dienstverleningsaanbod wordt door de ICT-Dienstverlener geintegreerd ( end-to-end ) aangeboden. Afhankelijk van de door de Klant gekozen Dienst, kan de endto-end dienstverlening door de ICT-Dienstverlener betrekking hebben op een groter of kleiner deel van de voor zijn bedrijfsprocessen vereiste ICT-Dienstverlening (bv de Klant kan ervoor kiezen om enkel datacenterdiensten af te nemen en om zelf te zorgen voor de applicatieontwikkeling). De verantwoordelijkheid voor de integratie van de via deze Overeenkomst afgenomen Diensten met eventuele via alternatieve kanalen (eigen diensten of eigen contracten van de klant) verworven diensten, ligt bij de Klant. Voor ondersteuning van exploitatiegebonden ICT-diensten kan de Klant terecht bij één centraal aanspreekpunt bij de ICT-Dienstverlener (1 bestelkanaal, 1 rapporteringplatform, 1 service desk, ). De samenwerking tussen de verschillende bij de dienstverlening betrokken teams (incl. Onderaannemers) moet optimaal verlopen vanuit een end-to-end -perspectief. Ook SLA s zijn hoofdzakelijk end-to-end opgezet, maar daarnaast zijn er ook voldoende metrieken en indicatoren vastgelegd op ondersteunende processen. Naast het verzekeren van het end-to-end -karakter van elke afzonderlijk bestelbare Dienst, zal er ook aandacht besteed worden aan het afstemmen en integreren van de verschillende door de Klant bestelde Diensten op elkaar. De ICT-Dienstverlener zorgt dus voor de operationele integratie van de ICT-Dienstverlening. Dit omvat ook mogelijke toekomstige en af te spreken operationele samenwerking met eventuele derde partijen. 7.2.9 Een duurzame ICT-dienstverlening De aangeboden Producten en Diensten zullen maximaal voldoen aan de duurzaamheidscriteria bepaald op Europees en Vlaams niveau. Pagina 17 van 59
Duurzaamheidscriteria zijn milieu-, sociale- en economische criteria die zowel bij de gunning van de opdracht als tijdens de uitvoering ervan zullen worden gerespecteerd. Via duurzaamheidscriteria wordt gezocht naar oplossingen die de minste impact hebben op het milieu gedurende de volledige levenscyclus en bovendien sociaal en ethisch verantwoord zijn. Het doel is de verspreiding van milieubesparende technologieën, sociale innovatie en de ontwikkeling van milieu-, socio- en ethisch verantwoorde producten en diensten. Voor datacenters wordt maximaal rekening gehouden met de Europese Code of Conduct voor datacenters. 7.2.10 Continuïteit van de ICT-Dienstverlening De overname van de ICT-dienstverlening van de Vorige ICT-Dienstverlener zal verlopen met een minimale impact voor de bestaande Klanten, zodat de werking van de Klanten en in het bijzonder de continuïteit van de dienstverlening vanwege de Klanten jegens derden (zoals de burger/bedrijven) ook tijdens de transitie naar het ICT-contract 2015 gewaarborgd is. Dit mag evenwel niet verhinderen dat, waar nodig tijdens het Transitieproject al verbeteringen kunnen worden voorzien. Dit impliceert dat de continuïteit moet gegarandeerd worden voor de exploitatiediensten (exploitatie van hard-, software infrastructuur inclusief bedrijfstoepassingen) die afgenomen worden bij de Vorige ICT-Dienstverlener. 7.2.11 Service gerichte ICT-Dienstverlening De ICT-diensten moeten niet alleen op een consistente kwaliteitsvolle wijze geleverd worden, maar moeten bovendien afgestemd zijn en blijven op de afgesproken meerwaarden ( business value ) voor de bedrijfsprocessen van de Klanten. Om dit te realiseren is de ICT-Dienstverlening niet alleen procesmatig sterk uitgebouwd, maar bovendien ook servicegericht, waarbij de door de Klanten verwachte meerwaarden richtinggevend zijn bij de uitwerking, uitvoering en evolutie van het dienstenaanbod. Het ICT-dienstverleningsaanbod zal ook continu verbeteren en zal beheerd worden in een lifecycle management -perspectief. 7.2.12 Keuze van de locatie van waaruit ICT-diensten geleverd worden Onverminderd de bepaling inzake Taalgebruik in rubriek 8.19, de bepalingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in rubriek 8.7.3, en de bepalingen van rubriek 8.12.1, kan de ICT- Dienstverlener voor het realiseren van de Diensten beroep doen op geglobaliseerde (onshore, best shore, offshore, nearshore) resources voor zover aantoonbaar gegarandeerd kan worden dat aan alle wettelijke (o.a. inzake. verwerking van persoonsgegevens) en contractuele (zoals opgenomen in het bestek) verplichtingen voldaan wordt.. 7.2.13 Leveren van diensten via Onderaannemers/Leveranciers De ICT-Dienstverlener(s) zal op elk ogenblik optimale Diensten leveren en schakelt hierbij, waar dit opportuun is, Onderaannemers en/of Leveranciers in. De verantwoordelijkheid blijft wel bij de ICT- Dienstverlener die optreedt als hoofdaannemer (zie ook punt 8.1). De vergoeding van de ICT-Dienstverlener (hoofdaannemer) op de door Onderaannemers/Leveranciers geleverde Diensten of Producten, gebeurt volgens de in de Prijslijsten hiervoor voorziene Eenheidsprijzen. 7.3 Positionering van het gemeenschappelijk ICTdienstverleningsaanbod Deze Overeenkomst vormt samen met de raamovereenkomsten voor Ontwikkelingsprojecten, Technische ondersteuning door ICT-profielen en Aankoop van diverse IT-producten het gemeenschappelijke ICT-dienstverleningsaanbod ten behoeve van het in rubriek 4 vermelde Klantenbereik na Pagina 18 van 59
het aflopen op 1 februari 2015 van het ICT-contract 2008 met de tijdelijke handelsvennootschap HP- Belgacom. Deze raamovereenkomsten samen worden het ICT-contract 2015 genoemd. De Klanten kunnen daarnaast ook beroep blijven doen op alternatieven zoals bijvoorbeeld eigen ICTcontracten, eigen intern ICT-personeel,... 7.4 Aard van de verbintenissen Alle verplichtingen waarbij de ICT-Dienstverlener een welbepaald dienstverleningsniveau of welomschreven resultaat moet behalen, zijn resultaatsverbintenissen. De verplichtingen waaraan geen dienstverleningsniveau werd verbonden of waarvan het resultaat niet is vastgelegd, zijn middelenverbintenissen. Bij de uitvoering van de verplichtingen wordt rekening gehouden met de in de sector gangbare professionele normen, uitvoeren. De aard van de verbintenissen, zijnde een middelenverbintenis of een resultaatsverbintenis, zal bepaald worden in de Service afspraken, en in het bijzonder in de offertes. Voor alle Diensten geldt dat bij uitvoering ten behoeve van een Klant / Gebruiker het behalen van het doel zoals omschreven in de Service Portfolio, primeert op de naleving van de uitvoeringsmodaliteiten beschreven in de Service Portfolio. De activiteiten die in de Service Portfolio expliciet worden vermeld als nodig om de bepaalde doelstelling van een Diensten te bereiken werden louter indicatief opgesomd. Niet vermelde activiteiten, die nochtans door een professionele dienstverlener als noodzakelijk worden beschouwd, zal de ICT- Dienstverlener uitvoeren zonder aanspraak te kunnen maken op een prijsherziening. Pagina 19 van 59
8 Basis- en generieke voorwaarden 8.1 Onderaannemers / Leveranciers De ICT-Dienstverlener kan, na overleg met de Klant, voor de ICT-Dienstverlening een beroep doen op Onderaannemers en/of Leveranciers waarbij het Bestuur / de Klant zich niet onredelijk zal verzetten tegen dergelijke onderaanneming. Onverminderd de hierna vermelde bepalingen, komt de uiteindelijke keuze van de Onderaannemer/Leverancier toe aan de ICT-Dienstverlener. Hij blijft ten opzichte van het Bestuur / de Klant ook steeds de volledige eindverantwoordelijkheid dragen voor alle geleverde Diensten. De ICT-Dienstverlener dient er over te waken dat alle verplichtingen die hij heeft t.o.v. van de Klanten en in het algemeen t.a.v. het Bestuur, ook gerespecteerd blijven indien gedeelten door Onderaannemers en/of Leveranciers worden gerealiseerd. Zo zal de ICT-Dienstverlener de verwerking van persoonsgegevens enkel kunnen uitbesteden aan een Onderaannemer die zich er contractueel toe verbindt de verplichtingen van de Privacywet (zie punt 8.7.3) na te leven. In het bijzonder wordt hierbij verwezen naar het Subcontractmanagement -proces zoals beschreven in het document Vereisten ondersteunende processen. De contracten met Onderaannemers/Leveranciers bevatten de bepalingen van de Overeenkomst die krachtens de overheidsopdrachtenreglementering ook moeten gelden voor de Onderaannemers van de dienstverleners van het Bestuur. In overeenstemming met artikel 10 2 van de AAV, kan geen Onderaannemer / Leverancier die zich bevindt in één van de gevallen van uitsluiting bedoeld in artikel 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 alsook in één van de gevallen bedoeld in het artikel 21, 4 van de AAV, worden belast met de uitvoering van activiteiten in het kader van de ICT-Dienstverlening; De ICT-Dienstverlener mag in samenwerking met een Onderaannemer/Leverancier op geen enkele wijze de niet-exclusiviteit (zie rubriek 7.2.3) uithollen (de jure of de facto). Zo bijvoorbeeld, mag in de contracten met de Onderaannemers of Leveranciers geen bepaling opgenomen worden die hun zou verbieden om nog rechtstreekse contracten met Klanten af te sluiten. Dit zou het voor de Klanten immers de facto onmogelijk maken om nog via aparte overheidsopdrachten een beroep te kunnen doen op die bedrijven. In de in het kader van deze Overeenkomst met Onderaannemers/Leveranciers afgesloten contracten dient een clausule opgenomen te worden waarin gestipuleerd wordt dat de Onderaannemer/Leverancier steeds een beroep kan doen op de bemiddeling van de e-ib indien er moeilijkheden zouden rijzen in de relatie tussen de ICT-Dienstverlener en de betrokken Onderaannemer of Leverancier. Waar van toepassing, worden in de contracten met Onderaannemers ook de modaliteiten bepaald voor rechtstreekse contacten met de Klant (bv raadplegen van technische support-informatie in het kader van het onderhoud op een softwarepakket). 8.2 Samenwerking met Derden De ICT-Dienstverlener zal alle medewerking verlenen volgens de in de IT-sector beste professionele normen, wanneer in het kader van de ICT-Dienstverlening samenwerking met Derden door een Klant of het Bestuur wordt gewenst. Als Derden worden hier onder meer bedoeld: andere dienstverleners van ICT-diensten door de Klant gecontracteerd, de door de Klant gecontracteerde dienstverleners voor vaste spraaktelefonie en mobiele spraak- en datacommunicatie, de federale overheid, andere communautaire overheden, provinciale en gemeentelijke overheden, de Privacycommissie en de sectorale comité s bij de Privacycommissie. De nadere regels van samenwerking met Derden, zullen worden vastgelegd in specifieke Service afspraken met de betrokken Klant(en). Pagina 20 van 59
8.3 Leidend ambtenaar Leidend ambtenaar in de zin van artikel 1 van de AAV die de leiding van en het toezicht op de uitvoering van de Overeenkomst als geheel uitoefent, is de ICT manager van e-ib. e-ib treedt op als vertegenwoordiger van het Bestuur in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst. In het kader van dit toezicht wordt aan e-ib toegang verleend (minstens lees -recht) tot alle voor de ICT-Dienstverlening gebruikte Ondersteunende systemen (zie ook rubriek 9.3 Ondersteunende Systemen) en tot alle data m.b.t. de in het kader van deze Overeenkomst geleverde ICT- Dienstverlening (bv alle informatie m.b.t. uitgevoerde Werkaanvragen, alle informatie m.b.t. de beheerde bedrijfstoepassingen, ) Op het niveau van de individuele Diensten wordt de rol van leidend ambtenaar in de zin van artikel 1 van AAV vervuld door de Klant. (zie ook rubriek 6). 8.4 Borgtocht De ICT-Dienstverlener zal tot zekerheid van de nakoming van zijn verplichtingen het Bestuur voorzien van een borgtocht. Het bedrag van de borgsom wordt forfaitair bepaald op 5 miljoen euro. De borgtocht kan worden gesteld door elk lid van de tijdelijke handelsvennootschap (voor het geval de ICT-Dienstverlener bestaat uit een combinatie van vennootschappen) pro rata van zijn aandeel in de ICT-Dienstverlening met dien verstande dat deze mogelijkheid geen enkele afbreuk doet aan de hoofdelijke aansprakelijkheid van de leden van de tijdelijke handelsvennootschap en de daarbij horende mogelijkheden voor het Bestuur om elk lid en de door elk lid betaalde borgsom naar keuze aan te spreken ongeacht enige taakverdeling of pro rata aandeel in de borgstelling en met dien verstande dat op grond van de solidariteit tussen de leden van de tijdelijke handelsvenootschap bij wet vastgesteld- het Bestuur van elk lid de gehele borgsom of om even welk deel ervan kan opeisen indien de ICT-Dienstverlener de verplichtingen uit de Overeenkomst niet nakomt en zonder dat het Bestuur moet rekening houden met enige taakverdeling tussen de leden. De borgtocht kan, in overeenstemming met artikel 5 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden worden gesteld: hetzij in speciën door storting van het vereiste bedrag op de rekening van de Deposito-en Consignatiekas of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas; hetzij uit publieke fondsen, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier (op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van de provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ) ; hetzij via dekking door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door de neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent van een akte van solidaire borg bij de Deposito-en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas.; hetzij door middel van een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsonderneming en vastgelegd in een verbintenisakte. Krachtens artikel 6 AAV in samenlezing met artikel 5 3 AAV dient het bewijs van de borgtochtstelling aan het Bestuur (e-ib) te worden geleverd binnen de 30 kalenderdagen na de sluiting van de Overeenkomst. De borgtocht wordt vrijgegeven overeenkomstig de Algemene Aannemingsvoorwaarden; dit is: nadat de ICT-Dienstverlener aan alle verplichtingen heeft voldaan inclusief deze met betrekking tot de volledige overdracht van de ICT-Dienstverlening bij het beëindigen van de Overeenkomst, en op vraag van de ICT-Dienstverlener en op voorwaarde dat het Bestuur geen bewijs levert dat de ICT-Dienstverlener niet zou hebben vol- Pagina 21 van 59
daan aan al zijn contractuele verbintenissen onder de Overeenkomst. 8.5 Audit Gedurende de duur van de Overeenkomst, alsmede gedurende een periode van twaalf maanden na het einde van de Overeenkomst, beschikt het Bestuur (bij monde van e-ib) over het recht om een door haar aangestelde onafhankelijke, natuurlijke of rechtspersoon (genoemd de Auditor ), één of meerdere controles uit te voeren van: De kosten van de ICT-Dienstverlener en zijn eventuele Onderaannemers alsook de Kostenmodellen en de aangerekende prijzen voor de ICT-Dienstverlening; De binnen het kader van de ICT-Dienstverlening geleverde prestaties, de uitgevoerde processen en de activiteiten van de ICT-Dienstverlener, diens aangestelde of Onderaannemers; De binnen het kader van de ICT-Dienstverlening gerealiseerde beveiliging, met onder meer de zwakke punten in de beveiliging. Een audit kan worden uitgevoerd bij : zowel de ICT-Dienstverlener of ingeval de ICT-Dienstverlener een tijdelijke handelsvennootschap is, bij de tijdelijke handelsvennootschap zelf en de deelgenoten; als bij de Onderaannemers/Leveranciers van de ICT-Dienstverlener. De ICT-Dienstverlener bepaalt in de contracten met Onderaannemers/Leveranciers dat het Bestuur het recht heeft een audit te (laten) uitvoeren bij die Onderaannemer of Leverancier conform de voorwaarden van deze rubriek. Van deze verplichting kan enkel worden afgeweken mits voorafgaande schriftelijke toestemming van het Bestuur. Het Bestuur bepaalt zelfstandig en soeverein de identiteit van de Auditor, de inhoud van zijn controleopdracht alsmede het gevolg dat zij aan diens controlewerkzaamheden wenst te geven. De ICT-Dienstverlener kan een gemotiveerd verzoek tot wraking van de gekozen Auditor bij het Bestuur indienen: wanneer de gekozen Auditor gelijkaardige activiteiten onderneemt - of verbonden is met een onderneming die gelijkaardige activiteiten onderneemt- op dezelfde markt als de ICT-Dienstverlener of een deelgenoot (ingeval de ICT-Dienstverlener een tijdelijke handelsvennootschap is); wanneer de gekozen Auditor niet onafhankelijk zou zijn of er redelijke gronden zouden bestaan om de onafhankelijkheid van de gekozen Auditor te betwisten. Het Bestuur zal in alle redelijkheid de motivatie voor de wraking beoordelen en kan al dan niet ingaan op het verzoek. Bij de uitvoering van een audit kan het Bestuur of de Auditor zich laten bijstaan door zelf aangeduide deskundigen, die onder dezelfde voorwaarden als deze die gelden voor de Auditor, door de ICT- Dienstverlener kunnen worden gewraakt. Een audit zal minstens één maand vooraf door het Bestuur aangekondigd worden met melding van de naam van de Auditor, de geplande datum en de opdrachtomschrijving. De ICT-Dienstverlener verleent de Auditor op elk ogenblik toegang tot de locaties die relevant zijn in het kader van de ICT-Dienstverlening; en dit, gedurende de Kantooruren en in zoverre de ICT- Dienstverlener ook het zeggenschap heeft over de toegang tot deze locaties. De ICT-Dienstverlener verbindt zich ertoe de Auditor redelijke bijstand te verlenen bij de uitvoering van zijn taken. Daartoe verbindt de ICT-Dienstverlener zich ertoe op eenvoudige vraag de nodige gegevens, log bestanden en statistieken ter beschikking te houden van de Auditor, en deze eventueel op te vragen bij Onderaannemers/Leveranciers. Het Bestuur zal erover waken dat de Auditor de ICT-Dienstverlening niet onnodig verstoort bij de uitoefening van zijn taken. De ICT-Dienstverlener kan de kost van de extra-inspanningen die moeten worden gepresteerd voor het bijstaan van de Auditoren terugvragen indien deze meer dan 40 mensdagen per jaar bedragen. De ICT-Dienstverlener zal moeten aantonen dat het om extra-inspanningen gaat, dit zijn inspanningen die niet op basis van andere bepalingen van de Overeenkomst moeten worden gepresteerd. Pagina 22 van 59