VERWERKERSOVEREENKOMST

Transcriptie

1 VERWERKERSOVEREENKOMST Door het aangaan van een Overeenkomst met e-share verklaart de Gebruiker zich akkoord met onderhavige Verwerkersovereenkomst. Tussen : e-share cvba met maatschappelijke zetel te 9420 Erpe-Mere, Kapelhofstraat 39 en hebbend als ondernemingsnummer Hierna genoemd e-share En De klant van e-share die het e-share Platform gebruikt. Hierna genoemd de Gebruiker Wordt het volgende uiteengezet : - Tussen e-share en de Gebruiker is een overeenkomst gesloten met betrekking tot het gebruik / de verwerking / de aanpassing van het e-share Platform, hierna: de Overeenkomst ; - E-Share krijgt in het kader van de uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst van de Gebruiker de beschikking over persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, (hierna: Persoonsgegevens en de WVP) en zal deze voor de Gebruiker verwerken, zoals bedoeld in artikel 1 2 Privacywet. - Op de Gebruiker en e-share rust ingevolge artikel 16 4 WVP de verplichting passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ten uitvoer te leggen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking van de Persoonsgegevens; - Door inschakeling van e-share ter verwerking van de Persoonsgegevens ten behoeve van de Gebruiker, rust op de Gebruiker ingevolge artikel 16 4 WVP tevens de verplichting zorg te dragen dat e-share voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking; Pagina 1 van 5

2 - Op e-share noch op de Gebruiker rust momenteel een wettelijke verplichting tot het melden van inbreuken op de beveiliging (hierna: Gegevenslekken) aan de Privacycommissie (hierna: de PC) ook wel Commissie voor Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer genaamd (CBPL) en aan de betrokkene (hierna: Betrokkene) in het kader van de WVP; - Er bestaat in België enkel een verplichting om gegevenslekken binnen de Telecomsector te melden bij de PC, binnen andere sectoren is het melden van gegevenslekken raadzaam doch niet verplicht. Partijen zijn zich ervan bewust dat in het kader van de Europese regelgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679) er binnen afzienbare tijd een Belgische regelgeving zal uitgewerkt worden voor het melden van gegevenslekken binnen alle sectoren. - In afwachting van de concrete uitwerking in het Belgisch recht van de Europese regelgeving wensen partijen al hun afspraken omtrent de verwerking van Persoonsgegevens door de Gebruiker en het melden van Gegevenslekken vast te leggen in deze overeenkomst, hierna: de Verwerkersovereenkomst. Wordt overeengekomen wat volgt : Artikel 1 Algemeen 1.1 E-Share verwerkt de Persoonsgegevens voor de Gebruiker overeenkomstig overeengekomen instructies van de Gebruiker en onder de uitdrukkelijke verantwoordelijkheid van de Gebruiker. 1.2 De Gebruiker is met betrekking tot de Persoonsgegevens verantwoordelijke en e-share Verwerker in de zin van de WVP. 1.3 De Gebruiker heeft de zeggenschap over de verwerking van de Persoonsgegevens en heeft het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens vastgesteld. 1.4 Partijen verplichten zich over en weer conform de WVP te handelen. 1.5 De Gebruiker staat er tegenover e-share voor in dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de Persoonsgegevens rechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde. 1.6 De Gebruiker vrijwaart e-share voor aanspraken van de PC en/of Betrokkenen van wie Persoonsgegevens door e-share worden verwerkt in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst, tenzij de Gebruiker bewijst dat de feiten die aan de aanspraak ten grondslag liggen aan e-share toerekenbaar zijn. 1.7 Inbreuken op de beveiliging kunnen van verschillende aard zijn: de beveiliging op zich is van voldoende niveau, maar de beveiligingsmaatregelen worden omzeild: zoals een hack van een ICT-systeem dat persoonsgegevens bevat en de diefstal van een laptop of mobiele telefoon uit een afgesloten kluisje. de inbreuk op de beveiliging is het gevolg van een tekortschietende beveiliging; wanneer bepaalde bestanden niet goed beveiligd zijn geweest of als er menselijke fouten zijn gemaakt, zoals het slordig omgaan met wachtwoorden, papieren dossiers die als oud papier worden aangeboden, het kwijtraken van een USB-stick. Pagina 2 van 5

3 Artikel 2 Beveiliging 2.1 e-share treft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Zo dient e-share de toegang tot de gegevens te beperken (met name het aantal personen dat toegang heeft beperken) en moderne beveiligingstechnieken gebruiken. 2.2 De beveiligingsmaatregelen bieden, naar het oordeel van de Gebruiker, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging van de beveiligingsmaatregelen een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico s die de verwerking en de aard van de Persoonsgegevens met zich meebrengen. 2.3 e-share zal zich ervoor inspannen dat de beveiligingsmaatregelen voldoen aan een niveau dat, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging van de beveiligingsmaatregelen, ten minste gebruikelijk is in de branche gezien de door de e-share geboden dienstverlening. 2.4 e-share staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn. 2.5 De Gebruiker heeft het recht toe te zien op de naleving door e-share van de beveiligingsmaatregelen. 2.6 Indien de Gebruiker of e-share van oordeel is dat er een wijziging in de door e-share te treffen beveiligingsmaatregelen noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te bieden, dan treden e-share en de Gebruiker in overleg over de door de Gebruiker gewenste wijziging in de beveiligingsmaatregelen. e-share heeft het recht de kosten die verband houden met de wijziging in de beveiligingsmaatregelen in rekening te brengen bij de Gebruiker. Pas nadat de gewijzigde beveiligingsmaatregelen schriftelijk zijn overeengekomen door Partijen, heeft e-share de verplichting deze beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk te implementeren. Artikel 3 Beveiligingsincidenten en Gegevenslekken 3.1 De Gebruiker heeft momenteel nog geen wettelijke verplichting als verantwoordelijke in de zin van de WVP tot het melden van Gegevenslekken bij de PC, doch de PC raadt aan om de gegevenslekken te melden. 3.2 Om de Gebruiker te ondersteunen in het voldoen aan zijn verplichting tot het melden van Gegevenslekken, komen Partijen hierbij overeen dat e-share zich zal inspannen om de Gebruiker zo snel mogelijk te informeren over beveiligingsincidenten, nadat e-share voornoemde beveiligingsincidenten heeft ontdekt. De meldingstermijn na te leven door de Gebruiker bedraagt in principe maximaal 48 uur nadat het gegevenslek werd vastgesteld. e-share zal aldus deze tijdspanne in acht nemen zodat de Gebruiker nog tijdig melding kan doen. 3.3 De wijze van melden van beveiligingsincidenten door e-share aan de Gebruiker, dient schriftelijk te gebeuren en dient zoveel mogelijk informatie te bevatten zodat het voor de Gebruiker mogelijk is om het standaarddocument van de CBPL (Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer in te vullen. 3.4 De melding van Gegevenslekken, blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de Gebruiker. e-share is niet verplicht tot het melden van Gegevenslekken rechtsreeks aan de PC en/of de Betrokkene. 3.5 e-share zal, waar mogelijk en nodig, zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke informatievoorziening aan de Gebruiker in het kader van de door e-share gemelde beveiligingsincidenten aan de Gebruiker. e-share kan de extra kosten die zij in dit kader maakt in rekening brengen bij de Gebruiker. Pagina 3 van 5

4 3.6 De Gebruiker vrijwaart e-share tegen elke rechtsvordering van een derde, uit welke hoofde dan ook, in verband met de Persoonsgegevens en de uitvoering van de Overeenkomst. Artikel 4 Geheimhouding 4.1 Alle medewerkers van e-share en alle medewerkers van de Gebruiker, voor zover deze laatste toegang hebben tot de Persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen. 4.2 Het bepaalde in het eerste lid van dit artikel geldt niet indien en voor zover verstrekking van de desbetreffende Persoonsgegevens aan een derde noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift of op basis van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie. 4.3 Alle tussen partijen verstrekte toegangs- en/of identificatiecodes, certificaten, informatie omtrent toegangs- en/of wachtwoordenbeleid en alle verstrekte informatie die invulling geeft aan de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn vertrouwelijk en zullen door de partijen als zodanig worden behandeld en slechts aan geautoriseerde medewerkers kenbaar worden gemaakt. Zowel e-share als de Gebruiker zien erop toe dat hun medewerkers de verplichtingen uit dit artikel naleven. 4.4 E-Share en de Gebruiker zullen de systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligen. Artikel 5 Looptijd en beëindiging 5.1 Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op de datum van de akkoordverklaring met deze Verwerkersovereenkomst door de Gebruiker en wordt gesloten voor onbepaalde tijd. 5.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst. 5.3 e-share zal, in geval van einde van deze Verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnde en van de Gebruiker ontvangen Persoonsgegevens, retourneren aan de Gebruiker of, indien door Partijen overeengekomen, vernietigen. 5.4 Het bepaalde in artikel 5.3 geldt niet indien een wettelijke regeling het geheel of gedeeltelijk retourneren of vernietigen van de Persoonsgegevens door e-share belet. In een dergelijk geval zal e-share de Persoonsgegevens enkel blijven verwerken voor zover noodzakelijk uit hoofde van de wettelijke verplichtingen van toepassing op de Gebruiker. Het bepaalde in artikel 5.3 geldt eveneens niet indien e-share verantwoordelijke in de zin van de WVP is ten aanzien van de Persoonsgegevens. Artikel 6 Overige bepalingen 6.1 Deze Gebruikersovereenkomst vormt een integraal onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst, waaronder begrepen beperkingen van aansprakelijkheid, zijn derhalve ook van toepassing op deze Verwerkersovereenkomst. 6.2 E-share is gerechtigd één of meerdere derde partijen in te schakelen ter uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit deze Verwerkersovereenkomst. 6.3 De nietigheid, onafdwingbaarheid of de strijdigheid met bepalingen van dwingend recht of van openbare orde van één of meerdere van de bepalingen van deze overeenkomst heeft geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst. In dit geval zullen alle partijen bij deze overeenkomst te goeder trouw onderhandelen omtrent de bepalingen van deze overeenkomst teneinde hetzelfde economische evenwicht tussen de rechten en de verplichtingen van de partijen bij deze overeenkomst te vrijwaren als in het geval waarbij de nietige bepaling geldig was geweest. 6.4 Alle schriftelijke kennisgevingen te verrichten in toepassing van onderhavige Verwerkersvereenkomst zullen rechtsgeldig worden gericht naar Partijen en hun e- Pagina 4 van 5

5 mailadressen overgemaakt bij het aangaan de Overeenkomst. Ingeval van wijziging van adres/maatschappelijke zetel/ adres verbindt elke Partij er zich toe de andere Partijen hiervan schriftelijk of per (met vraag tot ontvangstmelding) op de hoogte te brengen. 6.5 Op de onderhavige Verwerkersovereenkomst is Belgisch Recht van toepassing. Alle geschillen waartoe dit contract aanleiding zou kunnen geven behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van de maatschappelijke zetel van de Vennootschap. Door het aangaan van een samenwerking met e-share verklaart de Gebruiker zich akkoord met de toepassing van deze overeenkomst. Pagina 5 van 5