OFFERTE voor VME Tennisbaanstraat 26-54 te Gent Appartementen & Garages. Gavere, 11/07/2017 Geachte heer Bertels, U bent op zoek naar een beheerder voor uw gebouw en u bent op de één of andere manier met ANTERS in contact gekomen wat ons uiteraard ten zeerste verheugt. In deze offerte willen wij ons kort voorstellen, u toelichten welke waarden wij bij beheer hoog in het vaandel dragen en wat wij voor u kunnen betekenen. Pagina 1 van 10
Wie is ANTERS? Zaakvoerder en syndicus, Annelies Peters, heeft de opleiding graduaat bouw vastgoed genoten en is erkend BIV lid onder het nummer 503 387. In 2006 werd de overstap gemaakt van vastgoedmakelaar verkoop en verhuur naar beheerder van gebouwen, zowel residentiële als kantoor- KMO en retailgebouwen. Ondertussen heeft zij meer dan 10 jaren ervaring en diverse opleidingen gevolgd om het beroep nog beter uit te oefenen en up-to-date te blijven van bv. de veranderingen in de wetgeving e.a. Als jong, doch ervaren, en dynamisch syndicus biedt zij totaaloplossingen voor het beheer van gebouwen waarbij mensen en communicatie centraal staan. Wij, als syndicus, en u, als mede-eigenaar, hebben nl. éénzelfde doel: 'een goed beheer en behoud van jullie gebouw'. Bij ANTERS heeft u één rechtstreeks (o.a. gsm) aanspreekbaar syndicus die volledig op de hoogte is. Onze waarden. Persoonlijk contact. Wederzijds respect. Transparant beheer. Proactief beheer. Eén rechtstreeks (o.a. gsm) aanspreekpunt (syndicus) per gebouw. Beheer samen met de mede-eigenaars en niet syndicus versus de mede-eigenaars. Onze dienstverlening. Naast de wettelijk voorziene taken, welke u in het bijgevoegd contractvoorstel kan terugvinden, wensen wij te streven naar een beheer op maat. Tijdens een persoonlijk gesprek trachten wij te achterhalen wat u als mede-eigenaar(s) belangrijk vindt. Op die manier kan eventueel extra dienstverlening worden aangeboden op maat van jullie gebouw en dit zowel op administratief, technisch, juridisch en financieel vlak. Pagina 2 van 10
Beheersmiddelen bereikbaarheid. Voor het financiële beheer wordt er gewerkt met een softwarepakket op maat geschreven voor syndici. Dit pakket laat toe op een transparante manier de boekhouding te voeren en geeft de rekencommissaris de mogelijkheid om de boekingen online te raadplegen. Daarnaast voorziet dit pakket in vlotte communicatiemogelijkheden via email en sms om de medeeigenaars op de hoogte te houden van wat er reilt en zeilt in hun gebouw. Door de kleinschaligheid van ANTERS heeft u één en dezelfde contactpersoon voor uw gebouw zowel voor het financieel, technisch als administratief beheer. Bij afwezigheid is er back-up voorzien. Erkenning beroepsaansprakelijkheidsverzekering. ANTERS is erkend vastgoedmakelaar bij het Beroepsinstituut voor Vastgoedmakelaars (BIV) onder het nummer 503 387. Hierdoor valt het beroep van syndicus onder een wettelijk voorziene deontologie. Er is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten via het BIV bij Axa Belgium 730.390.160. Tarieven. Voor de wettelijk voorziene beheerstaken voor uw gebouw VME Tennisbaanstraat 26-54, te 9000 Gent bedraagt het maandelijks ereloon forfaitair voor het volledige gebouw 300,00 euro inclusief de 9 achtergelegen garages. In dit ereloon zit alles begrepen inzake de uitvoering van de wettelijke taken als syndicus met uitzondering van: - Huur vergaderzaal + consumaties bij het houden van een vergadering - Jaarlijkse forfait mbt administratiekosten van 250,00 euro/volledige VME. Extra vergaderingen worden aangerekend aan 250,00/vergadering. De kost inzake het verschaffen van inlichtingen bij verkoop aan de bemiddelde makelaar of notaris bedraagt 200,00/verkoop. Deze kost wordt privatief aangerekend aan de verkopende mede-eigenaar. Pagina 3 van 10
De aanvullende taken, zoals beschreven in het contractvoorstel, worden maandelijks aangerekend d.m.v. een uurtarief van 40 /uur, en dit slechts na bestelling (goedkeuring) door de algemene vergadering. De facturen m.b.t. het ereloon van de syndicus zijn ingevolge de wet op de mede-eigendom vrij van BTW. Indien extra dienstverlening op maat wordt gevraagd zal de inhoud en kostprijs daarvan vooraf worden afgesproken tijdens het persoonlijk gesprek met de mede-eigenaars. Op die manier wordt u niet met onprettige verrassingen geconfronteerd wanneer u de jaarlijkse afrekening ontvangt. Wij hopen met deze offerte en het bijgevoegde contractvoorstel voldoende te hebben geantwoord op uw eerste vragen. Uiteraard zijn wij steeds bereid om deze offerte persoonlijk te komen toelichten. Tot slot wensen wij u te bedanken voor de interesse die u in ons bedrijf heeft getoond, en kijken wij uw reactie graag tegemoet, Met vriendelijke groeten, ANTERS Annelies Peters Zaakvoerder T.: 0471/420.420 Pagina 4 van 10
VOORSTEL CONTRACT OVEREENKOMST SYNDICUS MEDE-EIGENDOM Tussen ondergetekende partijen : 1. De vereniging van mede-eigenaars van VME Tennisbaanstraat, ingeschreven in de KBO onder het nr. 0537.734.445 (appartementen) en 0537.724.742 (garages) en waarvan de zetel gelegen is te 9000 Gent, Tennisbaanstraat 26-54. Hier vertegenwoordigd door handelend en gevolmachtigd ingevolge beslissing van de Algemene Vergadering dd. / /2017 hierna genoemd : de vereniging van mede-eigenaars en 2. ANTERS, vertegenwoordigd door mevr. Annelies Peters waarvan de maatschappelijke zetel zich bevindt te 9890 Gavere, Molenstraat 28, ingeschreven in de KBO onder het nr. 0875.810.723. Hier vertegenwoordigd door mevrouw Annelies Peters, erkend vastgoedmakelaar BIV, ingeschreven op het tableau onder nummer 503 387. is overeengekomen wat volgt: 1. Opdracht. Door de vereniging van mede-eigenaars wordt aan de syndicus, die aanvaardt, het administratief, boekhoudkundig en technisch beheer van de vereniging van mede-eigenaars en omvattend als kavels 15 appartementen en 9 garages zoals beschreven in de statuten, toevertrouwd, overeenkomstig de wet en de statuten. 2. Duur en verlenging. De opdracht gaat in op ingevolge de beslissing van de Algemene Vergadering d.d. voor een duur van drie/twee/één jaar. (schrappen wat niet past) Pagina 5 van 10
De overeenkomst van de syndicus kan enkel worden hernieuwd door een uitdrukkelijke beslissing van de Algemene Vergadering overeenkomstig de bepalingen van het reglement van mede-eigendom. Bij het einde van de overeenkomst zal de syndicus het nodige doen om, desgevallend, de overdracht van het dossier krachtens de modaliteiten van artikel 577-8, 4, 9 B.W. op een vlotte manier te laten verlopen. Voor zover het reglement van mede-eigendom op datum van ondertekening van deze overeenkomst niets bepaalt, is er aan de syndicus een vergoeding verschuldigd gelijk aan drie maanden ereloon wanneer de vereniging van mede-eigenaars vroegtijdig en zonder gegronde reden de overeenkomst beëindigt. Voor zover het reglement van mede-eigendom op datum van ondertekening van deze overeenkomst niets bepaalt, zal de syndicus eenzelfde vergoeding verschuldigd zijn wanneer hij vroegtijdig en zonder gegronde reden de overeenkomst beëindigt. 3. Wettelijke taken. De gewone taken zijn de te voorziene taken waarop de vereniging van mede-eigenaars in het kader van de onderhavige overeenkomst recht heeft als tegenprestaties voor de hieronder bepaalde erelonen en administratieve kosten. De gewone taken zijn: 1. De statutaire Algemene Vergadering bijeenroepen; 2. De beslissingen van de Algemene Vergadering notuleren in het daartoe bestemd register; 3. De beslissingen van de Algemene Vergadering laten uitvoeren; 4. Bewarende maatregelen treffen en daden van voorlopig beheer stellen; 5. Het vermogen van de Vereniging van Mede-eigenaars beheren. Daartoe zal de syndicus 1 x per jaar een afrekening van het gemeenschappelijk en privatief verbruik opmaken, welke het volgende omvat: i. een kostenopgave per kostensoort en verdeelsleutel; Pagina 6 van 10
ii. een tabel voor de verdeling van de kosten onder de mede-eigenaars of een individuele afrekening van de te verdelen kosten; iii. een vermogensstaat van de Vereniging van Mede-eigenaars Dit vermogen dient in zijn geheel geplaatst te worden op diverse rekeningen, waaronder verplicht een afzonderlijke rekening voor het werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het reservekapitaal; 6. De Vereniging van Mede-eigenaars vertegenwoordigen zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken; 7. Aan elke persoon, die het gebouw krachtens een persoonlijk of zakelijk statuut bewoont, doch in de Algemene Vergadering geen stemrecht heeft, de datum meedelen van de vergaderingen om hem in staat te stellen schriftelijk zijn vragen of opmerkingen met betrekking tot de gemene delen te laten geworden; 8. Het overdragen van het volledige dossier van beheer aan zijn opvolger of, in diens afwezigheid, aan de voorzitter van de laatste Algemene Vergadering, binnen een termijn van 30 dagen na de beëindiging van de overeenkomst; 9. Het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering die de uitoefening van zijn taak als syndicus dekt; 10. Het bieden van de mogelijkheid aan de mede-eigenaars om inzage te kunnen nemen in alle niet private documenten en gegevens over de mede-eigendom; 11. Het bewaren van het postinterventiedossier indien dit aanwezig is; 12. Het voorleggen aan de gewone Algemene Vergadering van een jaarlijks evaluatierapport m.b.t. de geregeld verrichte leveringen; 13. Toestemming vragen aan de Algemene Vergadering om een overeenkomst te sluiten met partijen zoals vermeld in artikel 577-8 4 15 B.W.; 14. Het bijhouden van de persoonsgegevens (naam, adres, de gedeelten en de referenties van de kavels) van wie gerechtigd is deel te nemen aan de Algemene Vergadering en het overmaken van deze informatie aan de mede-eigenaar of notaris zoals bepaald in art. 577 8 4, 16 B.W.; Pagina 7 van 10
15. Het voeren van de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze, volgens het door de Koning opgesteld minimum genormaliseerd rekeningstelsel en dit vanaf de datum waarop dit rekeningstelsel verplicht in de betreffende medeeigendom moet worden toegepast; 16. Het opmaken van een begrotingsraming voor zowel de lopende uitgaven als de buitengewone te verwachten kosten. Deze begrotingen dienen jaarlijks te worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Aanvullende taken Deze taken omvatten werkzaamheden die krachtens de wet en de statuten tot het domein van de syndicus behoren, maar waarvoor hij gerechtigd is om een aanvullend ereloon te vragen omdat deze zich slechts occasioneel voordoen (catastrofes, geschillen, rampen, grote werkzaamheden, enz.); zich slechts onregelmatig voordoen (extra vergaderingen, enz.); zich slechts wegens een beslissing van een van de mede-eigenaars voordoen (mutaties, inningen, geschillen, enz.); niet te voorzien zijn. Niet-gebruikelijke taken De niet-gebruikelijke taken zijn taken die buiten de eigenlijke onderhavige overeenkomst worden uitgevoerd (makelaarschap, beheer van privédelen, expertises, enz.). Ze behoren niet tot de taken die door de wet of de statuten aan de syndicus zijn toebedeeld. Ze maken het voorwerp uit van een aparte overeenkomst en ze worden apart gefactureerd. 4. Communicatie. 4.1 Telefonisch. Vragen en meldingen kunnen 24 op 24 uur telefonisch doorgegeven worden aan Anters via telefoonnummer 0471/420.420 Alle dringende interventies MOETEN telefonisch worden doorgegeven! Indien je oproep niet kan beantwoorden of u heeft een boodschap nagelaten op het antwoordapparaat zal u binnen de 2 werkdagen een antwoord ontvangen of zal u worden teruggebeld. Dringende en noodzakelijke interventies worden onmiddellijk aangepakt. Pagina 8 van 10
Gelieve steeds een boodschap in te spreken - zonder boodschap is er geen reactie mogelijk. Deze diensttelefoon kan niet altijd onmiddellijk worden opgenomen. 4.2 Mail. Binnen Anters wordt mail beschouwd als een NIET DRINGENDE vraag. Binnen de 4 werkdagen ontvangt u een antwoord. 5. Vergoedingen. De prestaties door de syndicus geleverd in het kader van zijn gewone taken worden vergoed door betaling van een forfaitaire vergoeding van 300,00 per maand voor de volledige VME (appartementen + garages). In dit ereloon zit alles begrepen inzake de uitvoering van de wettelijke taken als syndicus met uitzondering van: - Huur vergaderzaal + consumaties bij het houden van een vergadering - Jaarlijkse forfait mbt administratiekosten van 250,00 euro/volledige VME. Extra vergaderingen worden aangerekend aan 250,00/vergadering. De kost inzake het verschaffen van inlichtingen bij verkoop aan de bemiddelde makelaar of notaris bedraagt 200,00/verkoop. Deze kost wordt privatief aangerekend aan de verkopende mede-eigenaar. De prestaties door de syndicus geleverd in het kader van zijn aanvullende taken worden gefactureerd krachtens het tarief van 40 /uur. De facturen m.b.t. het ereloon van de syndicus zijn ingevolge de wet op de mede-eigendom vrij van BTW. Tenzij de wet anders zou bepalen, worden deze vergoedingen jaarlijks bij de verjaring van het contract aangepast aan het indexcijfer van de gezondheidsindex, volgens volgende formule: basisvergoeding x nieuw indexcijfer / aanvangsindexcijfer Pagina 9 van 10
Het aanvangsindexcijfer is het indexcijfer van de gezondheidsindex (basis ) van de maand die voorafgaat aan de maand waarin de overeenkomst in werking treed (maand/jaar1). Het nieuw indexcijfer is het indexcijfer van de maand in dewelke de indexering wordt doorgevoerd, voorafgaat. 6. Specifieke bepalingen voor de mede-eigendom. Zonder afbreuk te doen aan de voorwaarden zoals bepaald in de onderdelen 1 tot 5, nemen de partijen kennis van het volgende: Gewone algemene vergadering: de gewone algemene vergadering die door het reglement van medeeigendom wordt bepaald, vindt plaats in de periode van twee weken tussen.. en ; Raad van de mede-eigendom: de onderhavige overeenkomst voorziet in maximaal drie vergaderingen; Bankrekeningen: de syndicus heeft als enige het recht om de rekening(en) die op naam van de vereniging van mede-eigenaars wordt/worden geopend, te ondertekenen, overeenkomstig artikel 577 8, 4, 5 B.W; De jaarlijkse afsluiting van het boekjaar zal plaatsvinden op..; Ingevolge de beslissing van de algemene vergadering van.aanvaardt de syndicus indien nodig een beroep te doen op de technische of juridische adviseurs die erkend zijn door de vereniging van mede-eigenaars. Kostprijs hiervoor is te bepalen op de algemene vergadering. De syndicus verklaart overeenkomstig artikel 577 8, 4, 10 B.W. dat hij een beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten via het BIV bij Axa Belgium 730.390.160. Aldus opgemaakt te.. op in twee originelen. Iedere partij verklaart een origineel te hebben ontvangen. Voor de VME Tennisbaanstraat 26-54 Voor ANTERS Annelies Peters Pagina 10 van 10