Bemiddelingsreglement van de Vlaamse Organisatie voor Bemiddeling en Arbitrage VOBA

Transcriptie

1 Bemiddelingsreglement van de Vlaamse Organisatie voor Bemiddeling en Arbitrage VOBA De Vlaamse Organisatie voor Bemiddeling en Arbitrage ( afgekort VOBA ) is een vereniging zonder winstoogmerk, met zetel gevestigd te 1000 Brussel, Koningsstraat 148, die tot doel heeft bemiddeling en arbitrage te promoten als geschillenbeslechtingsmethode in burgerlijke en handelszaken. De VOBA werd opgericht door de Orde van Vlaamse Balies en VOKA, Vlaams netwerk van ondernemingen, op 16 februari Zij fungeert als rechtsopvolgster van de eind 2005 in vereffening gestelde Antwerpse Kamer voor Bemiddeling en Arbitrage (AKABA). Geschillen tussen partijen waar een AKABA-beding was overeengekomen vóór eind 2005, blijven onderhevig aan het op dat ogenblik geldende AKABA reglement. De VOBA biedt als alternatieve vormen van geschillenbeslechting de bemiddeling en de arbitrage aan. Bemiddeling is een gestructureerde onderhandelingsmethode onder begeleiding van een neutrale derde, de bemiddelaar, die tot doel heeft een akkoord tot stand te brengen in een geschil tussen partijen. De rol van de bemiddelaar bestaat erin partijen te helpen het akkoord met kennis van zaken en op vrijwillige basis te bereiken. Modelbeding Indien partijen in hun overeenkomst wensen te voorzien dat alle geschillen uit de overeenkomst door bemiddeling van VOBA dienen te worden opgelost, beveelt VOBA hen het volgende modelbeding aan : De partijen komen overeen alle geschillen in verband met deze overeenkomst te laten beslechten door bemiddeling volgens het VOBA bemiddelingsreglement. De partijen kunnen eveneens bepalen dat in geval de bemiddeling niet tot een minnelijke schikking leidt, zij hun geschil door arbitrage volgens het VOBA arbitragereglement zullen laten beslechten. 1

2 Artikel I. Het aanhangig maken van de bemiddeling 1. Partijen kunnen bij overeenkomst bepalen dat geschillen beslecht worden volgens het bemiddelingsreglement van VOBA. In voorkomend geval, kan een individuele partij tegen betaling VOBA verzoeken om een bemiddeling te organiseren. In dat geval mag VOBA de partijen of één van hen benaderen, hen informeren over het verzoek tot bemiddeling en pogen hen te bewegen tot het houden van een bemiddeling. 2. Ingeval de partijen geen bemiddelingsbeding zijn overeengekomen, kan een individuele partij tegen betaling VOBA verzoeken om een bemiddeling te organiseren. In dat geval mag VOBA de partijen of één van hen benaderen, hen informeren over het verzoek tot bemiddeling en pogen hen te bewegen tot het houden van een bemiddeling. Artikel II. Keuze van de bemiddelaar 1. Alleen fysieke personen kunnen als bemiddelaar in aanmerking komen en dienen in principe te zijn erkend of tijdelijk erkend in de zin van de Bemiddelingswet van 21 februari 2005, behoudens de uitzondering bepaald in artikel II.3 van dit Reglement. 2. VOBA stelt, op verzoek van één van de partijen, de door de Federale Bemiddelingscommissie opgestelde lijst van erkende toegetreden bemiddelaars ter beschikking van de partijen. 3. De partijen kunnen de bemiddelaar in onderlinge overeenstemming aanstellen. Zij mogen, in uitzonderlijke omstandigheden, ook een persoon die niet op voormelde lijst vermeld staat als bemiddelaar aanstellen, indien zij van mening zijn dat deze persoon geniet van voldoende ervaring en kennis om in hun geschil als bemiddelaar op te treden. 4. Partijen kunnen in onderling overleg ook meer dan één bemiddelaar aanstellen, waarbij de bepalingen van dit Reglement mutatis mutandis worden toegepast. Artikel III. Onafhankelijkheid en onpartijdigheid 1. De bemiddelaar mag met geen van de partijen een band hebben of doen ontstaan die zijn onafhankelijkheid in de ogen van de partijen in het gedrang kan brengen. In geval van belangenconflict zal hij zich onthouden. 2

3 In voorkomend geval zal de bemiddelaar zowel voorafgaand als tijdens de bemiddeling melding maken aan partijen van de elementen die kunnen worden geacht zijn onafhankelijkheid in het gedrang te brengen en ofwel zich terugtrekken uit de bemiddeling ofwel het geschreven akkoord van partijen met de voortzetting van de bemiddeling bekomen. 2. De bemiddelaar zal steeds een volstrekte en onberispelijke onpartijdigheid aan de dag leggen. 3. De bemiddelaar mag tijdens de bemiddeling geen enkel ander mandaat van de partijen aanvaarden, behoudens afwijkend akkoord van alle partijen tot de bemiddeling. 4. Na de bemiddeling, en behoudens andersluidende overeenkomst tussen alle partijen, kan de bemiddelaar niet tussenkomen, tenzij als bemiddelaar tussen dezelfde partijen, in ieder conflict dat betrekking heeft op een kwestie die het voorwerp heeft uitgemaakt van de bemiddeling. Eenmaal een bemiddelaar is tussengekomen tijdens de bemiddeling, mag hij niet meer optreden voor één der partijen, in de periode van één jaar na de beëindiging van de bemiddeling, behoudens andersluidende partijbeslissing. Artikel IV. Bemiddelingstraject 1. Bij de ontvangst van het dossier verzoekt de bemiddelaar de partijen een bemiddelingsprotocol te ondertekenen, waarvan hij hen het ontwerp samen met de tekst van onderhavig reglement voorlegt. De bemiddelaar geeft hierover de nodige uitleg en beantwoordt alle nuttige vragen van partijen. Door de ondertekening van het bemiddelingsprotocol onder verwijzing naar het VOBA bemiddelingsreglement wordt onderhavig reglement bindend voor partijen en de bemiddelaar en zal het van toepassing zijn op de bemiddeling waartoe partijen en de bemiddelaar zich hebben verbonden. 2. De bemiddelaar geniet een volstrekte vrijheid in de uitvoering van zijn opdracht. Hij organiseert die zoals hij het nuttig en doeltreffend acht. Hij is niet gehouden tot de eerbiediging van het principe van het tegensprekelijk debat. 3. De bemiddelaar vergadert met partijen en voert, indien dit nodig zou zijn, met elk van hen afzonderlijke gesprekken, over de inhoud waarvan de bemiddelaar, al naargelang het geval, aan de andere partij(en) kan melding maken. 4. Tijdens de bemiddelingzittingen zal elke partij in persoon aanwezig zijn. 3

4 Indien een partij een rechtspersoon is, dient zij te worden vertegenwoordigd door het orgaan dat over de nodige bevoegdheden beschikt om aan de bemiddeling deel te nemen en een bemiddelingsovereenkomst te ondertekenen, of door één of meerdere door dit orgaan daartoe behoorlijk gevolmachtigde(n), met uitsluiting van een zaakwaarnemer zoals gedefinieerd in IV.5. De bemiddelaar gaat deze bevoegdheden na en schorst indien nodig zijn tussenkomst tot hij over de nodige gegevens en bewijzen ter zake beschikt. 5. Partijen mogen worden bijgestaan door de advocaat van hun keuze of door een technische raadsman die toegelaten wordt door de bemiddelaar. De bemiddelaar zal steeds mogen weigeren een opdracht verder te zetten indien een partij wordt bijgestaan door een persoon van wie de bemiddelaar oordeelt dat zijn aanwezigheid de bemiddeling niet kan bevorderen. 6. De bemiddelaar kan in de loop van de bemiddelingsprocedure partijen verzoeken zich te laten adviseren door een technische deskundige in het domein waarop het geschil betrekking heeft. 7. Het is partijen verboden gedurende de bemiddelingsprocedure over het geschil dat voorwerp is van de bemiddeling of over onderdelen van dit geschil gerechtelijke en andere procedures aanhangig te maken of in dergelijke procedures op te treden. Het instellen van een bemiddelingsprocedure belet partijen echter niet om voorlopige en bewarende maatregelen die zij nuttig achten, te nemen, tenzij zij anders zijn overeengekomen. Indien een partij een dergelijke procedure aanhangig heeft gemaakt, is zij verplicht om de bemiddelaar en de andere partij daarvan zo snel mogelijk in kennis te stellen. Eventuele tijdens de bemiddeling lopende procedures over het geschil of onderdelen daarvan, met uitzondering van voorlopige en bewarende maatregelen, worden door partijen opgeschort voor de duur van de bemiddeling, tenzij partijen anders zijn overeengekomen. 8. Elk der partijen en de bemiddelaar kunnen een bemiddeling te allen tijde beëindigen. 9. Bij het bereiken van een bemiddelingsovereenkomst wordt deze tussen partijen schriftelijk vastgelegd en ondertekend in zoveel exemplaren als er partijen zijn en iedere partij ontvangt één ondertekend origineel. Na 4

5 ondertekening van die bemiddelingsovereenkomst is de bemiddeling beëindigd. Artikel V. Geheimhoudingsplicht 1. De documenten die worden opgemaakt en de mededelingen die worden gedaan in de loop van en ten behoeve van een bemiddeling zijn vertrouwelijk. Zij mogen niet worden aangevoerd in een gerechtelijke, administratieve of arbitrale procedure of in enige andere procedure voor het oplossen van conflicten en zijn niet toelaatbaar als bewijs, zelfs niet als buitengerechtelijke bekentenis. De geheimhoudingsplicht kan slechts worden opgeheven met instemming van alle partijen om onder meer de rechter in staat te stellen de bemiddelingsakkoorden te homologeren. 2. Onverminderd de verplichtingen die hem bij Wet worden opgelegd mag de bemiddelaar de feiten waarvan hij uit hoofde van zijn ambt kennis krijgt, niet openbaar maken. Hij mag door de partijen niet worden opgeroepen als getuige in een burgerrechtelijke of administratieve procedure met betrekking tot de feiten waarvan hij in de loop van zijn bemiddeling kennis heeft genomen. Artikel 458 van het Strafwetboek is op hem van toepassing. 3. Partijen kunnen niet worden gehouden aan de door hen tijdens de bemiddeling ingenomen standpunten en voorstellen alsmede de door hen aan de bemiddelaar of aan de andere partij gedane mededelingen van welke aard en op welke wijze ook behoudens hetgeen tussen hen is overeengekomen in een bemiddelingsovereenkomst, waarin het bekomen akkoord door partijen is vastgelegd. Artikel VI. Kosten 1. De partij die de tussenkomst van VOBA vraagt met het oog op het benaderen van een andere partij dient daarvoor een vergoeding te betalen. 2. Bij het begin van de bemiddeling bepaalt VOBA de provisie voor bemiddelingskosten, inbegrepen de administratieve kosten en de kosten en honoraria van de bemiddelaar(s). 3. De provisie voor bemiddelingskosten moet eerst betaald worden door de partijen, of door één van hen, vooraleer de bemiddelaar kan benoemd worden door VOBA. In principe draagt elk der partijen de helft van de provisie voor honoraria en kosten. 5

6 4. De bemiddelaar zal voor zijn diensten vergoed worden aan een minimum tarief van 125 EUR per uur. De partijen kunnen evenwel met de bemiddelaar een hoger uurtarief overeenkomen. 5. De bemiddelaar zal ten laatste bij zijn aanstelling melden aan VOBA of zijn prestaties onderhevig zijn aan BTW. 6. Voor de administratieve kosten van VOBA wordt 10% aangerekend boven op de provisie voor de kosten en honoraria van de bemiddelaar. 7. Wanneer, ingevolge de ontwikkeling van de bemiddeling, de bemiddelaar acht dat de provisie onvoldoende is om het totaal van de erelonen en kosten te dekken, kan de provisie voor bemiddelingskosten in de loop van de procedure door VOBA worden aangepast. 8. Het door VOBA aanbevolen bedrag van de honoraria van de bemiddelaar, desgevallend overeengekomen door partijen, mag niet beïnvloed worden door het resultaat van de bemiddeling en meer bepaald door het feit of er al dan niet een overeenkomst tussen partijen tot stand komt. Aan de bemiddelaar mogen naast de door VOBA aanbevolen honoraria en kosten, desgevallend overeengekomen door partijen, geen andere voordelen van welke aard ook, uit hoofde van de bemiddeling toegekend worden. 9. Bij de beëindiging van de opdracht stelt VOBA de definitieve kosten van de bemiddeling vast. Deze definitieve kosten worden in beginsel in gelijke delen onder de partijen verdeeld, tenzij het bekomen akkoord in een andere verdeelsleutel voorziet. 6