De virtuele telefooncentrale Handleiding
Inhoudsopgave PRODUCT BESCHRIJVING ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 DE INSCHRIJVING ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 STAP 1: KIES UW BUNDEL --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 STAP 2: INVOEREN KLANTGEGEVENS --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 STAP 3: KIES UW NUMMER ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 STAP 4: BETALINGSGEGEVENS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 VIRTUELE TELEFOONCENTRALE: HOE WERKT HET? --------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 EENVOUDIGE CONFIGURATIE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 UITGEBREIDE CONFIGURATIE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 STAP 1: NAAM VAN DE SERVICE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 STAP 2: TIJDEN --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 STAP 3: BEGROETING -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 STAP 4: NUMMERKEUZE ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 OVERIGE INSTELLINGEN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 EXTRA TEGOED KOPEN ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 OPZEGGEN? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 9 www.axiatel.com is een service uitgegeven door AXIALYS Pagina 2/9
PRODUCT OMSCHRIJVING Met de virtuele telefooncentrale van Axiatel kunt u een professionele telefoonbeantwoordingssysteem opzetten. U kunt hiermee zowel een welkomstboodschap instellen voor uw inkomende gesprekken, als een meerkeuzemenu en een doorschakelingssysteem. Dit alles op een zeer eenvoudige wijze. U krijgt maandelijks een vast aantal doorschakelminuten toegewezen, wat inhoudt dat als u gebeld wordt via uw centrale, er minuten gerekend worden. U betaald niets voor het afspelen van een welkomstboodschap of om uw klanten eerst door een meerkeuzemenu te laten gaan. U krijgt van Axiatel bij inschrijving een nummer toegewezen dat u altijd en overal kunt gebruiken. Na inschrijving is de service binnen 10 minuten actief en kunt u beginnen met de online configuratie. Er is dus geen software die u moet installeren op de computer, alles wordt direct online beheerd. DE INSCHRIJVING Stap 1: kies uw bundel Inschrijving gaat geheel online. Via www.axiatel.com klikt u op het product Virtuele Telefooncentrale. Vervolgens klikt u op inschrijven. U komt dan in de eerste stap terecht. U kunt kiezen uit 3 verschillende bundels: Formule ECO Deze bundel kost 14,90 p/maand ex. BTW. Hiermee heeft u standaard 60 doorschakelminuten inbegrepen. U kunt de eerste maand gratis uitproberen! Formule BUSINESS Deze bundel kost 39,00 p/maand ex. BTW. Hiermee heeft u standaard 300 doorschakelminuten inbegrepen. U kunt de eerste maand gratis uitproberen! Formule PREMIUM Deze bundel kost 89,00 p/maand ex. BTW. Hiermee heeft u standaard 1000 doorschakelminuten inbegrepen. U kunt de eerste maand gratis uitproberen! Elke bundel kunt u nemen icm een gratis proefperiode van 30 dagen, waarbinnen u de service vrijblijvend en kosteloos weer kunt opzeggen. www.axiatel.com is een service uitgegeven door AXIALYS Pagina 3/9
Stap 2: invoeren klantgegevens In deze stap maakt u door middel van invoering van uw gebruikergegevens uw account aan. U kunt ervoor kiezen om zich te abonneren op onze nieuwsbrief. Klik op Volgende stap. Stap 3: kies uw nummer In deze stap kunt u de regio kiezen waar u woont. U kunt vervolgens kiezen uit 6 verschillende nummers. Klik op Volgende stap. Stap 4: betalingsgegevens Deze stap betreft de betaling. U moet deze stap altijd invullen, ook voor gebruik van de gratis proefperiode (dit dient dan enkel ter verificatie). Tijdens de proefperiode wordt er geen enkel bedrag berekend. Wenst u na de proefperiode klant te blijven, worden deze betalingsgegevens gebruikt. Betaling is ook mogelijk per eenmalige overschrijving (bij een jaarlijkse vooruitbetaling). Hiervoor kunt u contact opnemen met onze klantenservice. Klik op Volgende stap. www.axiatel.com is een service uitgegeven door AXIALYS Pagina 4/9
VIRTUELE TELEFOONCENTRALE: HOE WERKT HET? Eenmaal ingeschreven kunt u zich in loggen via de website om de service te configureren om gebruik te maken van de Virtuele telefooncentrale. Voer hiervoor uw e-mailadres en wachtwoord in. U heeft nu toegang tot uw account. EENVOUDIGE CONFIGURATIE Als u kiest voor de eenvoudige configuratie, kunt u de volgende instellingen configureren: - Openingstijden van de service Hiermee geeft u aan op welke dagen en welke tijden de service open is. - Keuze welkomstboodschap (tevens keuze om geen welkomstboodschap in te stellen) U kunt een andere boodschap instellen voor wanneer de service open is, als dan voor wanneer de service gesloten is. U kunt eigen ingesproken boodschappen inspreken en uploaden, of kiezen uit een van onze vooringestelde berichten. www.axiatel.com is een service uitgegeven door AXIALYS Pagina 5/9
- Doorschakelnummer(s) Hier stelt u in naar welk telefoonnummer u wilt dat de Virtuele Telefooncentrale wordt doorverbonden, bijvoorbeeld uw bedrijfstelefoon of mobiele telefoon. U kunt ervoor kiezen om de beller naar een tweede nummer door te laten schakelen als het eerste nummer niet opneemt. Tevens kunt u dan een voicemail laten instellen. U kunt een ander nummer instellen voor wanneer uw service gesloten is. U kunt er ook voor kiezen direct een voicemail in te stellen als de service gesloten is. Bij elke stap die u configureert, klikt u eerst op de knop wijzigen. U stelt vervolgens u voorkeuren in, en klikt daarna op bevestigen UITGEBREIDE CONFIGURATIE In de uitgebreide configuratie heeft u dezelfde instellingen als bij de simpele configuratie, en daarbij kunt u een meerkeuzemenu instellen. Al uw inkomende gesprekken gaan dan eerst langs een meerkeuzemenu, die hun kan leiden naar 2 tot 10 verschillende doorschakelnummers. Klik op toevoegen om een doorschakelnummer toe te voegen aan u keuze. Onder elke keuze kunt u verschillende tijden toevoegen, en een aparte begroeting. Bij elke keuze die u toevoegt volgt u de volgende etappe: www.axiatel.com is een service uitgegeven door AXIALYS Pagina 6/9
Stap 1: naam van de service Vul hier de naam in van de afdeling waarnaar u wilt dat het nummer wordt doorgeschakeld. Bijvoorbeeld klantenservice, accounting, etc. Stap 2: tijden Hier stelt u vervolgens per dag de openingstijden in voor de betreffende afdeling. U heeft ook de keuze om bepaalde dagen in het jaar de service standaard uit te zetten. Bijvoorbeeld met kerst, Nieuwjaar, etc. Stap 3: begroeting U kunt bij elke keuze ook een aparte (of standaard) begroeting afspelen, alvorens de beller wordt doorgeschakeld. U kunt er ook voor kiezen om dit uit te zetten. Stap 4: nummerkeuze In deze stap stelt u het nummer in waarnaar de beller moet worden doorgeschakeld. Elk (Nederlands) nummer dient te beginnen met 31, en vervolgens het volledige nummer zonder de nul. Bijvoorbeeld: 31208908152 (Axiatel klantenservice). U kunt hier ook een wachtmuziekje instellen. www.axiatel.com is een service uitgegeven door AXIALYS Pagina 7/9
OVERIGE INSTELLINGEN In beheer van mijn geluiden kunt u de persoonlijke boodschappen toevoegen die dan verschijnen in elke optie. U kunt uw persoonlijke berichten uploaden bij beheer de geluiden, die u later weer kunt toevoegen bij de verschillende opties. Bij de tab voicemail kunt u uw oude voicemails terugbeluisteren, of verwijderen. Om uw Voicemail te configureren klik op beheer voicemail om uw voicemail in te stellen/wijzigen. onder Onder huidig verbruik vindt u het percentage credit dat u al heeft verbruikt. Mocht u in een maand extra credit nodig hebben, kunt u gemakkelijk extra kopen. Dit doet u onder het kopje minuten kopen. De minuten die u hier koopt kunt u elke maand meenemen als deze niet worden verbruikt. Onder het kopje statistieken vindt u de geschiedenis terug van uw gesprekken. U vindt hier onder andere: - Nummer beller - Aantal telefoontjes - Duur - Gemiddelde gesprekstijd. In de statistieken kunt u ook filteren op een bepaalde tijdsperiode. www.axiatel.com is een service uitgegeven door AXIALYS Pagina 8/9
EXTRA TEGOED KOPEN Extra tegoed kopen Als uw maandelijkse minuten verbruikt zijn, kunt u ervoor kiezen om extra minuten te kopen. Doe dit via het linker menu ( minuten kopen ). De extra doorschakelminuten die u hier koopt neemt u gewoon mee naar de volgende maand(en) als u deze niet in één keer verbruikt. U kunt kiezen uit de verschillende tegoeden: - 10 voor 110 minuten - 20 voor 250 minuten - 50 voor 700 minuten - 100 voor 1660 minuten OPZEGGEN? U kunt bij elk abonnement aanspraak maken op een gratis proefperiode van 30 dagen. Binnen deze 30 dagen kunt u het abonnement op elk moment vrijblijvend opzeggen. Als u klant wenst te blijven, wordt het abonnement na de proefperiode automatisch verlengd voor ten minste 12 maanden. Op zeggen kan op de volgende manier: - Particulieren houden rekening met een looptijd van 12 maanden vanaf het moment dat het contract tot stand komt, en hebben een opzegtermijn van ten minste 10 dagen voor het einde van de abonnementstermijn. Opzegging dient schriftelijk te geschieden als aangetekende brief met ontvangstbewijs. - Bedrijven houden rekening met een looptijd van 12 maanden vanaf het moment dat het contract tot stand komt, en hebben een opzegtermijn van ten minste 3 maanden voor het einde van de abonnementstermijn. Opzegging dient schriftelijk te geschieden als aangetekende brief met ontvangstbewijs. Als het contract niet tijdig door een van de partijen wordt opgezegd, wordt deze automatisch stilzwijgend maandelijks verlengd met 12 maanden, waarbij opnieuw dezelfde voorwaarden gelden als voor de initiële termijn. www.axiatel.com is een service uitgegeven door AXIALYS Pagina 9/9