functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een straffe administratief medewerker (80%) contractueel Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Kasteel van Gaasbeek /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als administratief medewerker ben je het aanspreekpunt voor reservaties en groepsbezoeken aan het Kasteel van Gaasbeek. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en boekhoudkundige taken die daaruit volgen. Ben je een goede communicator, planner en werk je nauwgezet? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jouw! 2 FUNCTIECONTEXT Het kasteel van Gaasbeek is gelegen in een domein van 49 hectare groot en heeft de voorbije eeuwen grote veranderingen ondergaan. Alhoewel het domein vlak bij Brussel is gelegen is het een oase van rust. De eerste burcht werd rond 1240 gebouwd, maar door de woelige geschiedenis van de streek werd het gebouw zowel verwoest en geplunderd als heropgebouwd en gerestaureerd. Het huidige kasteel dankt zijn romantische, middeleeuwse uitzicht aan de restauratie van 1887-1898, uitgevoerd in opdracht van de laatste bewoonster. Dat was Marie, markiezin Arconati Visconti (1840-1923), een intrigerende vrouw die het kasteeldomein op het einde van haar leven aan de Belgische staat schonk. Sinds 1980 is het kasteel eigendom van de Vlaamse Gemeenschap. In de museumvleugel prijken onder andere historische meubels, kostbare wandtapijten, goud- en zilverwerk, schilderijen en gebruiksvoorwerpen die samen met het interieur een echte tijdmachine vormen.
3 TAKENPAKKET - Groepsbezoeken van volwassen en scholen beheren - Orafin (werken met financieel systeem) - Administratie (dagelijks) RESULTAATSGEBIEDEN Resultaatgebied 1: informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot reservaties, inkooporders, leveranciers, facturen, aanvraagformulieren... met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Reservaties via mail en telefoon noteren en bijhouden in Excelbestand of kassasysteem Invoeren van inkooporders (offerte op server zetten; uploaden van offerte als bijlage; toewijzen van basisallocatie, Esr-code, economische rekening en projectcode; correct btw-tarief toekennen ) Nieuwe leveranciers en rekeningnummers toevoegen Gegevens verzamelen om te kunnen rapporteren Administratieve verwerking Overeenkomsten nakijken Aanvraagformulieren nakijken Resultaatgebied 2: informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Gids(en) contacteren Controlelijst opmaken en doorsturen aan suppoosten en onderhoudspersoneel Inbinden van dossiers Resultaatgebied 3: dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Ontvangst van goederen boeken op de facturen (eventueel met correcties) pagina 2 van 12
Reservatieformulier versturen en bij ontvangst controleren Enquêtes versturen Resultaatgebied 4: opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (reservatieformulieren, lijsten, facturen, aanvraagformulieren, overeenkomsten, controlelijsten ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Up to date houden van lijst Up-to-date houden van bestanden Nakijken van facturen (vergelijken met offerte op prijzen en aantallen, vermelding van inkoopordernummer, rekeningnummer, btw-nummer) Resultaatgebied 5: ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Ondersteuning: back-up van collega s bij ziekte/verlof Prints maken voor collega s Resultaatgebied 6: post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Post verzenden en bijhouden frankeermachine Back up generieke mailboxen (bezoekmailbox, zaalverhuurmailbox, algemene kasteelmailbox en educatieve mailbox) Resultaatgebied 7: onthaal/telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. pagina 3 van 12
Beantwoorden van telefoon en vragen Diverse vragen beantwoorden m.b.t. bezoeken Bevestiging sturen naar klant/gids/balie Resultaatgebied 8: agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Doorsturen van de agenda Herinneringsmails sturen voor bevestiging Groepsbezoeken van volwassen en scholen beheren Reservaties via mail en telefoon noteren en bijhouden in Excelbestand of kassasysteem Reservatieformulier versturen en bij ontvangst controleren Gids(en) contacteren Bevestiging sturen naar klant/gids/balie Up to date houden van lijst Herinneringsmails sturen voor bevestiging Diverse vragen beantwoorden m.b.t. bezoeken Enquêtes versturen Up-to-date houden van bestanden Orafin (werken met financieel systeem) Invoeren van inkooporders (offerte op server zetten; uploaden van offerte als bijlage; toewijzen van basisallocatie, Esr-code, economische rekening en projectcode; correct btw-tarief toekennen ) Ontvangst van goederen boeken op de facturen (eventueel met correcties) Nieuwe leveranciers en rekeningnummers toevoegen Nakijken van facturen (vergelijken met offerte op prijzen en aantallen, vermelding van inkoopordernummer, rekeningnummer, btw-nummer) Gegevens verzamelen om te kunnen rapporteren Administratie (dagelijks) Beantwoorden van telefoon en vragen Back up generieke mailboxen (bezoekmailbox, zaalverhuurmailbox, algemene kasteelmailbox en educatieve mailbox) Ondersteuning: back-up van collega s bij ziekte/verlof Post verzenden en bijhouden frankeermachine Prints maken voor collega s pagina 4 van 12
Inbinden van dossiers Aanvraagformulieren nakijken Administratieve verwerking Overeenkomsten nakijken Controlelijst opmaken en doorsturen aan suppoosten en onderhoudspersoneel Doorsturen van de agenda 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: 1) Je hebt een diploma secundair onderwijs 2) Je beschikt over 3 jaar relevante werkervaring Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Caes, els.caes@cjsm.vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt een goede kennis van de office toepassingen. - Je hebt een basis kennis van boekhouding/facturatie. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na pagina 5 van 12
Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Drukt zich correct en zonder taalfouten uit Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) Formuleert de boodschap helder en kernachtig Brengt structuur aan in zijn boodschap Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten...) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Voortgangscontrole: Je bewaakt de voortgang in tijd en de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers (niveau 1) Controleert zijn werk pagina 6 van 12
Bewaakt de voortgang van werkzaamheden en processen in de tijd / met betrekking tot mijlpalen en deadlines Rapporteert tussentijds spontaan over de voortgang van zijn werk en geeft aan wanneer afspraken niet zullen gehaald worden Legt vervolgafspraken en -activiteiten vast Gaat regelmatig na welke zaken tegen wanneer beschikbaar moeten zijn en geeft er het juiste gevolg aan Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur aan een tewerkstellingspercentage van 80%. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. pagina 7 van 12
- Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris, aan een tewerkstelling van 80%) is minimaal 1.724,71 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index) met 3 jaar relevante werkervaring, reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 8 december 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma bij voorkeur - via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9,1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 8 december 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). pagina 8 van 12
7 SELECTIEPROCEDURE 7.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier (en het kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet: 1) Je beschikt over een diploma secundair onderwijs 2) Je hebt 3 jaar relevante werkervaring als administratief medewerker Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 11 december. 7.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing motivatie Eerste toetsing inzicht in de functie Eerste toetsing relevantie van de werkervaring Eerste toetsing technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De selectiefase vindt plaats in de week van 11 december. 7.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVING Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld aan de hand van het gesprek en de zelfbeschrijving: pagina 9 van 12
Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Gaasbeek op 21/12 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 8 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van administratief medewerker bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als administratief medewerker. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 12
9 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Mia De Smedt Zakelijk coördinator mia.desmedt@cjsm.vlaanderen.be tel 02/531.01.33 (behalve op vrijdag) Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Els Caes selectieverantwoordelijke els.caes@cjsm.vlaanderen.be tel 02/553 31 45 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 10 OVER HET DEPARTEMENT CULTUUR, JEUGD EN MEDIA Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Departement CJM Het Departement CJM staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit: Staf van de secretaris-generaal Stafdienst Internationaal Stafdienst Infrastructuur Stafdienst Informatie en Kennismanagement Algemene Dienst ondersteuning en beheer Afdeling Jeugd pagina 11 van 12
Afdeling Sociaal-Cultureel Werk Afdeling Kunsten Afdeling Cultureel Erfgoed Afdeling Media, Film en e-cultuur Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog. pagina 12 van 12