Projectdocument Datum 22 maart 2016 Auteur Ing. Th.J.M. Brienen Projectnummer 8.5091 Betreft Beschrijving organisatie, innameprocedures en administratie OOC Terminals BV locatie T2 aan de Merwedestraat 5 te Oss op industrieterrein Elzenburg BESCHRIJVING ORGANISATIE, INNAMEPROCEDURES EN ADMINISTRATIE 1 Algemeen: 1.1 Interne en externe organisatiestructuur De bedrijfsactiviteiten van OOC Terminals BV locatie T2 vinden plaats aan de Merwedestraat 5 te Oss, waarbij op een afgescheiden deel van het bedrijfsterrein (in één van de bulkloodsen) afvalstoffen worden op- en overgeslagen. De functiescheiding tussen commercie, acceptatie en voorraadbeheer is als volgt georganiseerd: Commercie: Door directie en commercieel manager, in systemen is commerciële informatie alleen voor directie en management toegankelijk Acceptatie: Geschiedt buiten door inname controleur, die controleert goederen fysiek op de overeengekomen inname criteria Administratie geschiedt door administratief medewerker aan de poort/weegbrugsysteem: gegevens zijn toegankelijk voor directie, management en administratief medewerkers. 1.2 Functies en taakbeschrijvingen: Directeur: De heer E. Nooijen Algehele leiding van het bedrijf, eindverantwoordelijk; Financiën, financieringen, bedrijfsresultaten, liquiditeit; Aantrekken, ontwikkelen van nieuwe klanten, activiteiten en ladingstromen; Zorg voor uitbreiding, vernieuwing van milieuvergunningen en andere noodzakelijk vergunningen; Huisvesting / bedrijfsruimten. Commercieel management Aandragen van nieuwe klanten, orders, activiteiten en ladingstromen; Zorg voor bestaande relaties, accountmanager; Uitbrengen van offertes; Mede aansturen van de uitvoering samen met de operationeel manager. Operationeel management Uitvoering van alle bedrijfsactiviteiten, voorraadbeheer; Aansturing van zowel de operationele als de administratieve organisatie; Pagina 1 van 5
Zorg voor inhuur en inleen van voldoende en bekwame medewerkers en materieel, voorzover in onvoldoende mate beschikbaar binnen het bedrijf zelf; Accorderen van alle in- en verkoopfacturen; Zorg voor naleving van alle milieuvoorschriften, vergunningen en wetgeving; Zorg voor Port Security management. Administratie: Poortcontrole van alle inkomende personen en/of voertuigen; Wegen en registreren van alle inkomende en uitgaande ladingstromen voorzover van toepassing: alle gegevens vastleggen in het geautomatiseerde weegbrugsysteem; Facturatie van alle door OOC verrichte werkzaamheden; Aanmelden van schepen en bijhouden van schepenadministratie; Zorg voor regelmatige rapportage van financiële gang van zaken. Terreinmedewerker /inname controle: Zorg voor het terrein: schoonhouden, vegen, nathouden, putten en rioleringen schoonhouden, waterzuivering; Controle van alle inkomende vrachten op acceptatiecriteria; Zorg dragen voor doorstroming vrachtauto s op terrein; Aanwijzingen geven waar vrachtauto s moeten lossen en/of laden. Kraan/ truckmachinist: Laden en lossen van schepen m.b.v. elektrische kranen; Laden en lossen van vrachtauto s met reachstacker en/of loader; Opslag van materiaal op terrein: op juiste opslaghoogte brengen of afbouwen bij afvoer; Gescheiden houden van verschillende ladingstromen; Mede zorg voor het terrein: schoonhouden straten, vegen, nathouden, putten en rioleringen schoonhouden, waterzuivering. 1.3 Administratieve processen en geautomatiseerde systemen Bij OOC zijn verschillende administratieve processen en geautomatiseerde systemen in gebruik, als volgt: Voorraadbeheer: Per ladingstroom wordt een voorraadbeheer bijgehouden. Hierbij worden aan- en afvoer van goederen per schip en/of vrachtauto als input gebruikt, waarbij de volgende informatie systemen worden gebruikt: Weegbrug: In het geautomatiseerde weegbrugsysteem worden alle relevante gegevens ingevoerd van alle inkomende- en uitgaande vrachtwagens van de betreffende goederenstromen. Het betreft daarbij datum en tijd (automatisch), en verder kenteken, vervoerder, ladingstroom, afvalstroomnummer (indien van toepassing) en uiteraard netto, bruto, tarra gewicht. De weegbonnen worden tevens uitgeprint en door de chauffeur afgetekend. Schepenadministratie: Alle inkomende en uitgaande vrachten per schip worden ingevoerd in de schepenadministratie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de ladingpapieren en eventueel afvalstroomgegevens. Pagina 2 van 5
Financiële administratie: Offertes worden per brief, fax of email uitgebracht. Dit zijn overwegend digitale tekstbestanden. Opdrachten worden uitsluitend per brief of fax geaccepteerd, voorzien van een handtekening van de klant. Afhankelijk van de afspraken met de klant wordt de wijze van factureren geregeld. Daarbij zijn de gegevens uit de voorgaande systemen vaak van belang. 1.4 Milieubeleid / milieuzorgsysteem Het milieubeleid van OOC is er op gericht dat alle voorschriften van de vigerende milieu- en ander vergunningen worden nageleefd, en dat geen activiteiten worden ontplooid die in strijd zijn met milieu- of andere wetgeving of op een of andere manier schadelijk kunnen zijn voor het milieu. Alle medewerkers worden geïnstrueerd in die delen van de milieuvergunning die voor hen van belang zijn en waarmee men te maken krijgt. Er wordt door de bedrijfsleiding op toegezien dat deze nageleefd worden. Werknemers die herhaaldelijk in overtreding vervallen, ondanks diverse waarschuwingen, zullen worden ontslagen, of op een andere functie worden geplaatst binnen het bedrijf. 2 Bedrijfsprocessen en risico s Beschrijving processtappen met mogelijke risico s en te treffen beheersmaatregelen: 2.1 Acceptatie: Risico s: Aangeleverd materiaal voldoet niet aan acceptatiecriteria. Materiaal voldoet niet maar wordt niet opgemerkt. Beheersmaatregelen: Opleggen van boetes of mee terug geven naar afzender/herkomst. Alsnog terug sturen of afvoeren naar erkende verwerker (als herkomst niet meer te achterhalen is). 2.2 Ontvangst/ opslag: Risico s Er wordt op de verkeerde plaats gestort op het terrein. Contaminatie. Uitloging. Emissies. Beheersmaatregelen: Materiaal oppakken met shovel en naar de goede plek rijden. Scheiden materiaal door keerwanden. Vloeistofdichte vloeren toepassen en rioolwaterzuivering en/of afdekken of overdekt opslaan. 2.3 Afvoer: Risico s: Materiaal wordt naar verkeerd adres gestuurd. Verkeerd materiaal wordt geladen. Pagina 3 van 5
Beheermaatregelen: Extra controle door terreinmedewerker. Terughalen vracht, storten en opnieuw juiste materiaal sturen. 2.4 Meet en registratiesysteem: Ten behoeve van de procesbeheersing kunnen diverse meet- en registratiepunten worden ingebouwd. Dit is echter zeer afhankelijk van het soort materiaal en de specifieke milieueisen waaraan het materiaal moet voldoen en de klanteisen van de afnemers van de geproduceerde goederenstromen. Deze materiaaleigenschappen en klanteisen bepalen daarmee in belangrijke mate de noodzakelijke meet- en registratiemethodieken en zijn in dit stadium niet aan te geven is. 3 Administratie 3.1 Vastlegging gegevens Van alle inkomende en uitgaande partijen worden de volgende gegevens vastgelegd: Opdrachtnummer (toegekend door de planning in de (voor)acceptatiefase); Ontdoener (naam, adres, woonplaats, relatienummer); Aard, samenstelling, euralcode; Proces van herkomst; (Soortelijk) gewicht; Tijdstip levering of afvoer; Initiële locatiecode; Indien van toepassing voorgenomen route ontvangst, opslag en afvoer; Afgifte aan bewerkers, verwerkers, of vernietigers (naam, adres, woonplaats, relatienummer). 3.2 Acceptatiebeleid Ten aanzien van het acceptatiebeleid worden de volgende zaken vastgelegd: Aard, herkomst en samenstelling van het afval; Uit te voeren onderzoeken bij de acceptatie; De te maken keuzes tijdens de acceptatie; De beoogde eindbestemming van de reststoffen; De te hanteren afwijkingen van gemaakte keuzes; De gehanteerde functiescheiding; Eventueel met de klant gemaakte afspraken. 3.3 Op- en overslag: Ten aanzien van de op- of overslag van afvalstoffen wordt de volgende informatie vastgelegd: Het gebruikte materiaal bij ompakken en eventuele hulpstoffen; De exacte opslaglocatie van de goederen. 3.4 Geweigerde partijen: Van alle geweigerde partijen afvalstoffen worden in ieder geval de volgende gegevens geregistreerd: Naam, adres en woonplaats ontdoener; Naam, adres en woonplaats transporteur; Locatie van herkomst; Datum van ontvangst; Pagina 4 van 5
De hoeveelheid (in tonnen); Omschrijving aard en samenstelling; Euralcode; Reden van weigering; Naam, adres en woonplaats geadresseerde van de aangeboden partijen die geweigerd zijn. 4 Interne controle In deze paragraaf volgt een beschrijving van de activiteiten met betrekking tot de interne controle van de werkprocessen. Essentiële controles zijn in dit verband: 4.1 Controle op registratie Er wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie van de afvalstoffen correct heeft plaatsgevonden. 4.2 Controle op voorraad Periodiek wordt gecontroleerd of de fysieke voorraad afvalstoffen, de voorraad volgens de goederenadministratie en de voorraad volgens financiële administratie overeenkomen. Hierbij wordt van elke afvalstof de foutenmarge geregistreerd. 4.3 Controle op meting en registratie Regelmatig wordt gecontroleerd op de juistheid van metingen en de registratie van de metingen. 4.4 Controle op melding van afvalstoffen Voor indiening wordt gecontroleerd dat tijdig en volledig melding van ontvangen en afgegeven afvalstoffen heeft plaatsgevonden. In voorkomende gevallen wordt gecontroleerd dat de afwijkingen van het A&V -beleid onder de juiste autorisaties zijn uitgevoerd. Pagina 5 van 5