Checklist. Certificeringsregeling. Archief- en datavernietiging VPGI. Versie: 1 november 2007

Transcriptie

1 Checklist Certificeringsregeling Archief- en dataveriging Versie: 1 november 2007 VPGI

2 VPGI Amstelveen Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

3 Opbouw checklist Deze checklist is afgestemd op de tekst van hoofdstukken 4.1 tot en met 4.8 van de Certificeringsregeling Archief- en dataveriging FNOI, versie 1 november 2007 en kan beschouwd worden als een nadere detaillering van de normtekst. In de opbouw van deze checklist is het proces van archief- en dataveriging terug te vinden: vanaf het moment van aanbieden van het vertrouwelijke materiaal tot en met de veriging en het verdere transport naar de eindverwerker. Daarnaast is in de opbouw van deze checklist zoveel mogelijk rekening gehouden met de opbouw van de checklist zoals die voor de Erkenningsregeling oudpapier en karton reeds bestaat. Op deze wijze is de Certificeringsregeling voor bedrijven die reeds erkend zijn volgens de Erkenningsregeling oudpapier en karton een duidelijke en herkenbare aanvulling. De branche organisatie voor de oudpapier sector in Nederland FNOI kan voor de in deze checklist aangegeven onderwerpen voorbeelden of aanbevelingen aandragen. Beoordeling Als resultaat op de vragen in deze checklist bestaan de volgende categorieën: Geen aanpak, en/of, voldoet, en/of, ingevoerd, en/of gedocumenteerd. Voldoet redelijk ( gestructureerd en/of systematisch), en/of, in belangrijke mate ingevoerd, nog gedocumenteerd, en/of, in belangrijke mate gedocumenteerd, nog ingevoerd. Voldoet, en/of, invoering gereed, en/of, documentatie in orde. Certificering Een certificaat wordt pas afgegeven indien op ale verplichte onderwerpen met ja geantwoord kan worden. VPGI Checklist Certificeringsregeling Archief- en dataveriging FNOI Versie: 1 november

4 1. Voorschriften en (garantie)documenten Vraag 1.1 Procedure aan klant Is de procedure over de inzameling en veriging zoals beschreven in vóór de plaatsing van de inzamelmiddelen, dan wel de inzameling zelf, aan de klant ter beschikking gesteld? 1.2 Garantieverklaring Verstrekt het archiefverigingsbedrijf op verzoek van de aanbieder een garantieverklaring van veriging? Is in de garantieverklaring tenminste opgenomen: de hoeveelheid aangeboden archiefmateriaal (in kg) dan wel het voor archiefveriging aangeboden aantal inzamelmiddelen; de veiligheidsklasse waarin het archiefmateriaal is verigd (zie Bijlage 2 Certificeringsregeling); de datum van veriging. Status Beperkt Opmerkingen 1.3 Bezoekers archiefverigingsruimte Zijn voldoende maatregelen getroffen waardoor de archiefverigingsruimte toegankelijk is voor onbevoegden? Staan bezoekers aan de archiefverigingsruimte onder toezicht van (een) medewerker(s) van het archiefverigingsbedrijf? Worden bezoekers aan de archiefverigingsruimte geregistreerd? Zijn bezoekers duidelijk herkenbaar? (bijvoorbeeld door een pasje en/of hesje) Hebben bezoekers die inzage krijgen in vertrouwelijke informatie en/of het archiefverigingsproces een geheimhoudingsverklaring getekend? VPGI Checklist Certificeringsregeling Archief- en dataveriging FNOI Versie: 1 november

5 2. Middelen Vraag Status Opmerkingen 2.1 Aanbieden/inzamelen Worden als inzamelmiddelen enkel kunststof en/of metalen containers gebruikt met een dichte ombouw? Zijn alle aan de klant verstrekte inzamelmiddelen afgesloten c.q. afsluitbaar? Bij eenmalige inzameling geldt specifiek: Zijn maatregelen genomen ter voorkoming van verwaaiing van het archiefmateriaal bij het overbrengen van gebouw naar container of transportvoertuig, indien de inzamelmiddelen (opslagcontainers) buiten het gebouw zijn geplaatst. 2.2 Transport Vindt het transport plaats in afgesloten transportvoertuigen? Zijn de transportvoertuigen voorzien van duidelijk te onderscheiden naam en beeldmerk van het archiefverigingsbedrijf? Zijn de transportvoertuigen voorzien van een dichte, harde opbouw, dan wel met een opbouw met een aantoonbaar minimaal gelijkwaardig beschermingsniveau? Zijn alle deuren c.q. toegangsopeningen van de transportvoertuigen afsluitbaar? Zijn transportvoertuigen zodanig uitgerust dat het voor onbevoegden onmogelijk is om tijdens het wisselen of ledigen van containers bij het vertrouwelijk materiaal te komen? Wordt vertrouwelijk materiaal gescheiden vervoerd van vertrouwelijk materiaal? (Indien dit het geval is, dan dient het vertrouwelijk materiaal op dezelfde wijze behandeld te worden als het te verigen vertrouwelijke materiaal.) 2.3 Lossen/overdracht Vindt bij aanlevering door de klant op de verigingslocatie het lossen c.q. de overdracht van materiaal plaats in een afgesloten ruimte? Staan hierbij het voertuig, de (externe) chauffeur, eventuele bijrijder(s) onder voortdurend toezicht van personeel van het archiefverigingsbedrijf (fysiek of via cameratoezicht)? Beschikt het bedrijf voor de weging van aangeboden te verigen archiefmateriaal over een (of meerdere) geijkte, elektronische weeginstallatie(s)? VPGI Checklist Certificeringsregeling Archief- en dataveriging FNOI Versie: 1 november

6 Vraag Status Opmerkingen 2.4 Archiefverigingsruimte Is de archiefverigingsruimte afsluitbaar? Worden in de archiefverigingsruimte enkel archiefstromen opgeslagen? (Deze stromen kunnen nog verigd moeten worden of reeds verigd zijn.) Is een duidelijk onderscheid aangebracht tussen de in opdracht van de klant opgeslagen vertrouwelijk materiaal dat (nog) verigd dient te worden, en vertrouwelijk materiaal dat aangeboden is voor directe veriging? Is de tijdelijke opslag van vertrouwelijk materiaal schriftelijk overeengekomen met de klant, met een duidelijke omschrijving van hoeveelheid en opslagtijd? Is de archiefverigingsruimte solide van opbouw? Voldoet de archiefverigingsruimte aan de voorschriften uit de geldende vergunning krachtens de Wet Milieubeheer c.q. voorschriften van de bevoegde brandweercommandant? Is de archiefverigingsruimte voorzien van de voorgeschreven brandmelders, blusapparatuur of blusinstallatie? Is de archiefverigingsruimte, dan wel terrein waarop de archiefverigingsruimte is gevestigd, voorzien van een alarminstallatie voor braak? Is de archiefverigingsruimte van binnen voorzien van permanente camerabewaking waarmee alle activiteiten van het archiefverigingsproces worden vastgelegd? Zijn alle toegangsopeningen voorzien van permanente camerabewaking? Zijn borden geplaatst die aan betrokkenen duidelijk maken dat sprake is van cameratoezicht ter monitoring van het archiefverigingsproces? VPGI Checklist Certificeringsregeling Archief- en dataveriging FNOI Versie: 1 november

7 Vraag Status Opmerkingen 2.5 Veriging Is het archiefverigingsbedrijf in het bezit van een aantoonbaar goed onderhouden veriger? (schriftelijke vastlegging in machinelogboek) Kan de veriger archiefmateriaal tot een formaat 2000 mm 2 verigen? (DIN Sicherheitsstufe 1) Heeft het archiefverigingsbedrijf een verklaring in bezit waarin de capaciteit en de snippergrootte van de veriger per veiligheidsklasse is aangegeven? (in ieder geval een verklaring van de leverancier van de veriger, eventueel aangevuld met andere aanvullende verklaringen) Tot en met welke veiligheidsklasse is het archiefverigingsbedrijf in staat om het vertrouwelijk materiaal te verigen: Klasse 1 Klasse 2 Klasse 3 Klasse 4 (DIN , Nederlandse vertaling op hoofdlijnen zie Bijlage I Certificeringsregeling) Zijn de snel draaiende verigers ter voorkoming van brand uitgerust met een eigen blussysteem/sprinklerinstallatie en/of is de ruimte waarin de verigers zijn opgesteld voorzien van een blussysteem/sprinklerinstallatie? Voldoen de langzaam draaiende verigers (tot 75 omwentelingen/minuut) aan de brandvoorschriften uit de geldende vergunning krachtens de Wet Milieubeheer c.q. brandvoorschriften van de bevoegde brandweercommandant? 2.6 Laden Heeft het archiefverigingsbedrijf aantoonbaar voldoende maatregelen getroffen waardoor verwaaiing van het verigd vertrouwelijk materiaal naar buiten de inrichting tijdens het laden voorkomen wordt? VPGI Checklist Certificeringsregeling Archief- en dataveriging FNOI Versie: 1 november

8 3. Procedures, instructies en werkvoorschriften Vraag 3.1 Inzamelen/aanbieden de werkwijze en verantwoordelijkheden voor het (eenmalig) inzamelen en verigen van vertrouwelijk materiaal, waarin tenminste is vastgelegd dat: - vóór de plaatsing van de inzamelmiddelen dan wel de inzameling zelf, de klant uitdrukkelijk moet worden gevraagd naar de wensen omtrent het ontvangen van een garantiedocument van veriging (evt. per veriging) (zie 1.2); - de overdracht van de verantwoordelijkheid voor het te verigen archiefmateriaal plaats vindt op het moment van ophalen/lediging bij de klant van de afgesloten inzamelmiddelen. Status Opmerkingen dat de inzamelmiddelen vóór plaatsing bij de klant worden gecontroleerd op inhoud (inzamelmiddelen dienen geheel leeg te zijn). hoe aantoonbaar gewaarborgd wordt dat meer archiefmateriaal wordt ontvangen, dan in de archiefverigingsruimte kan worden opgeslagen/verwerkt (capaciteit en bufferprocedures). Is bij zogenaamde eenmalige opruimingen, waarbij het mogelijk is dat het materiaal in gesloten containers wordt aangeboden, een overeenkomst met de klant gesloten dat: de verantwoordelijkheid voor de vertrouwelijke behandeling van het archiefmateriaal pas over gaat op het archiefverigingsbedrijf op het moment van lossen in de archiefverigingsruimte; en/of het materiaal franco wordt aangeleverd op de verigingslocatie. 3.2 Transport de werkwijze en verantwoordelijkheden voor het transport van vertrouwelijk materiaal, waarin ook is vastgelegd dat: - (behoudens laad en losmomenten) een beladen transportvoertuig met vertrouwelijk materiaal, nooit onbeheerd op de openbare weg mag worden achtergelaten. 3.3 Lossen/overdracht de werkwijze en verantwoordelijkheden voor het lossen en leeghalen van de containers met het ter veriging aangeboden archiefmateriaal. VPGI Checklist Certificeringsregeling Archief- en dataveriging FNOI Versie: 1 november

9 Vraag 3.4 Archiefverigingsruimte de werkwijze en verantwoordelijkheden voor de inrichting en beheer van de archiefverigingsruimte en voor de opslag van de inzamelstromen. Status Opmerkingen 3.5 Veriging de werkwijze en verantwoordelijkheden voor het verigen van het aangeboden archiefmateriaal. de uitvoering van controles: - periodiek (minimaal maandelijks) op de goede werking van de verigingsapparatuur en het gebruiken van een onderhoudsschema hiervoor; - minimaal 1x/jaar op een goede werking en de veiligheid van de verigingsapparatuur door (extern) technisch onderhoudspersoneel of de machinefabrikant. 3.6 Laden de werkwijze en verantwoordelijkheden voor het laden van het verigde materiaal en de voorkoming van verwaaiing naar buiten het terrein. 3.7 Verantwoordelijke archiefveriging Is schriftelijk vastgelegd wie binnen het bedrijf de verantwoordelijke is voor het archiefverigingsproces? 3.8 Calamiteitenplan Is in een calamiteitenplan vastgelegd: de werkwijze en verantwoordelijkheden bij calamiteiten zoals brand en ongevallen, waarin tenminste is vastgelegd: - handelwijze van het personeel; - naar welke (volgens deze regeling gecertificeerde) archiefverigingsbedrijven zal worden uitgeweken. 3.9 Brandveiligheidsplan Is een brandveiligheidsplan opgesteld? (conform de eisen uit de geldende vergunning krachtens de Wet Milieubeheer, en/of gebruikersvergunning, indien van toepassing) Is het brandveiligheidsplan ter beschikking gesteld van de bevoegde brandweercommandant? 3.10 Handhaving procedures en eisen Hanteert het bedrijf te allen tijde de eigen vastgelegde procedures en eisen van deze Certificeringsregeling, zelfs wanneer een klant om minder stringente eisen verzoekt? VPGI Checklist Certificeringsregeling Archief- en dataveriging FNOI Versie: 1 november

10 4. Administratie, meting en registratie Vraag Status Opmerkingen 4.1 Aanbieden/inzamelen Is ten aanzien van de inzamelmiddelen geregistreerd: bij welke klanten zij staan; welke typen en aantallen; wanneer de momenten van lediging/wisseling hebben plaatsgevonden? Worden de registraties aantoonbaar volgens de wettelijke termijnen bewaard? 4.2 Transport Geen verplichte registraties. 4.3 Lossen/overdracht Worden registraties gedaan van de hoeveelheden (in kilogrammen) ter veriging aangeboden archiefmateriaal? (behoeft per klant) 4.4 Archiefverigingsruimte Worden opnamen van het cameratoezicht minimaal 1 maand na veriging bewaard, of: op specifiek verzoek van de klant volgens een overeengekomen termijn die langer is dan 1 maand? Is formeel aanmelding gedaan van opname persoonsgegevens bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP)? (wettelijk verplicht vanwege cameratoezicht, zie Veriging Op verzoek van de aanbieder dient het archiefverigingsbedrijf een garantieverklaring van veriging af te geven. Zie 1.2. Worden registraties gedaan waaruit op te maken is dat het archiefmateriaal uiterlijk binnen 3 dagen na overdracht aan het archiefverigingsbedrijf en binnen 1 werkdag na binnenkomst op het terrein van het archiefverigingsbedrijf - is verigd? 4.6 Laden Geen verplichte registraties. 4.7 Administratief systeem Biedt het administratief systeem minimaal inzicht in: de hoeveelheid en herkomst van ontvangen volumes van ter veriging aangeboden archiefmateriaal? de hoeveelheid ontvangen volumes in relatie tot de beschikbare opslag en verwerkingscapaciteit van de archiefverigingsruimte? VPGI Checklist Certificeringsregeling Archief- en dataveriging FNOI Versie: 1 november

11 5. Personeel Vraag 5.1 Werknemers archiefverigingsproces Is van iedere werknemer die zich bezighoudt met het archiefverigingsproces minimaal eens in de vijf jaar een verklaring omtrent het gedrag afgegeven door de gemeente? Status Opmerkingen Heeft elke werknemer een verklaring ondertekend waarin hij zich verplicht tot geheimhouding over aard, hoeveelheid en inhoud van het ter veriging aangeboden archiefmateriaal? Is elke werknemer in het bezit van alle door het bedrijf vastgelegde procedures en instructies, zoals aangegeven in 3.1 t/m 3.10? Is elke werknemer bekend met de procedures en instructies en worden deze begrepen? 5.2 Werknemers archiefverigingsruimte Is van iedere (in ieder geval iedere nieuwe) werknemer die - geheel of gedeeltelijk zijn werkzaamheden uitvoert in de archiefverigingsruimte: referenties nagetrokken bij de vorige werkgever(s); de juistheid van deze gegevens nagegaan; de gegevens minimaal 3 jaar bewaard? 5.3 Chauffeurs Kunnen chauffeurs zich te allen tijde identificeren door het bij zich dragen van een identiteitsbewijs met recente pasfoto? Dragen chauffeurs bedrijfskleding met daarop duidelijk herkenbaar de naam en logo van het archiefverigingsbedrijf? VPGI Checklist Certificeringsregeling Archief- en dataveriging FNOI Versie: 1 november