Vrijwilligers Wie helpt mee! De IJsselsteinse Zwem- & Polo Club (IJZ&PC) is een bekende zwem- en polovereniging in de regio. IJZ&PC heeft meer dan 275 leden, verdeeld over opleiding -> C-diploma en zwemvaardigheid, trimzwemmen, waterpolo, master- en wedstrijdzwemmen. IJZ&PC streeft er naar om iedereen op zijn of haar niveau het maximale te bieden. Daarbij ligt het accent op een goede technische en professionele begeleiding. IJZ&PC heeft daarom een groep van train(st)ers en coaches. Natuurlijk zijn in de vereniging veel vrijwilligers actief als official, organisatie, website, etc. Ook bij IJZ&PC zijn de bijdragen, die vrijwilligers leveren, onmisbaar. Zonder inzet van vrijwilligers kan IJZ&PC niet bestaan. Wat is het nut van vrijwilligerswerk? Om het niveau te handhaven en te verbeteren is een constante instroom van nieuwe leden, maar ook van nieuwe vrijwilligers nodig. Vooral door de inzet van de vrijwilligers kunnen honderden mensen van hun sport genieten. Voor ouders van sporters geldt dat ze door vrijwilligerswerk te doen meer betrokken raken met de sport van hun kind en het daardoor ook intensiever gaan beleven. Wat maakt vrijwilligerswerk leuk? Bij IJZ&PC kunnen vrijwilligers op een breed terrein ingezet worden. Dat betekent dat iedereen iets kan vinden wat hij/zij leuk vindt en waar hij/zij geschikt voor is. Het is ook leuk om, naast de dagelijkse beslommeringen, er iets anders bij te doen. Een uitstekende manier om de zinnen te verzetten. Je krijgt met een nieuwe cultuur, nieuwe samenwerkingsverbanden, nieuwe mensen en nieuwe werkzaamheden te maken. Dat maakt het niet alleen leuk, maar ook interessant en leerzaam. Je kunt actief meedenken en meedoen met het begeleiden van de zwemsport. Uw/jouw bijdrage maakt het verschil! Het is leuk, om betrokken te zijn bij uw sport en die van uw kinderen. Wat krijgen vrijwilligers? Vrijwilligers bij IJZ&PC kunnen rekenen op samenwerking met andere enthousiaste vrijwilligers. Ze worden ingewerkt en begeleid door de al meer ervaren vrijwilligers. Daarnaast heeft iedereen een vast aanspreekpunt binnen de afdeling, waar men op- of aanmerkingen en ideeën kwijt kan. Bestuur en afdelingen maken voor de diverse werkzaamheden draaiboeken en taakbeschrijvingen. Waaraan moeten vrijwilligers voldoen? Voor de meeste vrijwilligerstaken geldt: al doende leert men. Speciale kennis of ervaring is niet nodig. Vrijwilligerswerk is leuk en interessant, maar niet vrijblijvend. Vrijwilligers moeten zich richten op het belang van de vereniging en de eigen groep (dus niet op het eigen belang of dat van hun kind). Verder moeten we op elkaar kunnen rekenen. Van alle vrijwilligers wordt daarom verwacht dat ze: hun afspraken na komen. hun best doen om hun taak goed te vervullen. 15-01-2013 IJZ&PC 1 van 15
Welke soorten vrijwilligerswerk zijn er? Hieronder volgt een beknopt overzicht van verschillende soorten vrijwilligerswerk. Later gevolgd door een meer uitgebreid overzicht op de verschillende taken. Bestuursleden Naast specialistische functies als voorzitter, secretaris en penningmeester zijn er een aantal algemene bestuursleden, die ieder hun eigen aandachtsgebied binnen de vereniging hebben. Commissieleden Voor een aantal afdelingen zijn er commissies, die zich bezig houden met de organisatie van activiteiten voor deze afdelingen. Denk bij de zwemcommissie en polocommissie bijvoorbeeld aan het regelen van de wedstrijden, begeleiden van sporters binnen en buiten het eigen bad en bij de evenementencommissie aan organiseren van eindfeesten en vieringen van diverse feestelijkheden. Technisch kader Voor alle sportafdelingen is een goede begeleiding noodzakelijk. Binnen de vereniging zijn diverse trainers actief. IJZ&PC biedt waar mogelijk ook opleidingsmogelijkheden voor nieuwe trainers en begeleiders. Officials Zowel voor het wedstrijdzwemmen, als waterpolo zijn officials actief, die noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld de wedstrijdbegeleiding en arbitrage zoals scheidsrechters. Zonder deze mensen zijn er geen wedstrijden mogelijk. Losse vrijwilligers Naast de hierboven genoemde vrijwilligers, die vaste taken hebben, zijn er veel losse vrijwilligers actief die hand- en spandiensten verlenen. Daarnaast is er vervoer naar uitwedstrijden nodig. Interesse gekregen? Zie hieronder een lijst met meer uitgebreide informatie over de diverse functies per discipline. Wedstrijdzwemmen TRAININGEN Wat zou een zwemvereniging zijn zonder trainers De trainers geven wekelijks training, 1 tot 5 x per week. Sommigen doen dat al heel lang, sommigen hebben er een opleiding voor gevolgd, sommigen helpen gewoon mee langs de badrand. Dat is allemaal nodig en we hebben er nooit genoeg. Trainers gaan bij toerbeurt mee naar de wedstrijd als 15-01-2013 IJZ&PC 2 van 15
ploegleider en om de prestaties van de zwemmers bij te houden. Wanneer er een trainingsweekend wordt georganiseerd gaan ze ook mee. Gevorderde trainers maken trainingsschema s en geven advies over de wedstrijdopstellingen. Mensen die het leuk v inden om actief met de zwemmers bezig te zijn en ze iets te leren. Thuis en in het zwembad, wekelijks In eerste instantie is enthousiasme genoeg, later kan eventueel een cursus of opleiding worden gevolgd. Je hebt direct contact met de zwemmers en je kunt ze wat leren. Om bij de trainingen te assisteren hoef je geen volleerde trainer te zijn. De trainers hebben altijd een helpende hand nodig om toezicht te houden, om zwemmers aan het werk te zetten, om een oogje in het zeil te houden en om gewoon mee te lopen terwijl de oefeningen en opdrachten gedaan worden. Zo hebben de zwemmers altijd een aanspreekpunt. Het is ook niet nodig om bij alle trainingen aanwezig te zijn. Je kunt ervoor kiezen om een of meerdere keren per week aanwezig te zijn, of bij toerbeurt in een poule te draaien. Als blijkt dat je het leuk vindt om te assisteren kun je meer gaan doen. Ploegleiding bij een wedstrijd bijvoorbeeld, meehelpen bij het trainingsweekend, of bij de trainers wat meer technische kennis opdoen. Soms heeft een trainer even een invaller nodig. Nota: De KNZB biedt diverse cursussen en opleidingen aan waarmee je je nog verder kunt specialiseren als je dat goed ligt. Ook dat kunnen we je vanuit IJZ&PC aanbieden. Er is van alles mogelijk! TRAINING GEVEN 2 uur Wekelijks Zwembad Training geven 1 tot 3 keer per week Trainingsprogramma s maken Vorderingen zwemmers bijhouden Adviseren over wedstrijdopstellingen HELPEN BIJ TRAINING GEVEN 2 uur Wekelijks Zwembad Toezicht houden bij training 1 tot 3 keer per week. Trainers helpen met zwemmers aan het werk zetten (assisteren) COORDINATIE 1 uur Maandelijks Divers Absentielijst bijhouden. Trainersoverleg Allen Baanindeling bepalen OPLEIDING N.A. N.A. Divers Trainersopleiding Techniek bijhouden Nieuwe ontwikkelingen bijhouden 15-01-2013 IJZ&PC 3 van 15
OPLEIDING N.A. N.A. Divers WEDSTRIJDEN 2 uur Maandelijks Divers Ploegleider zijn Vorderingen bijhouden Evaluatie van prestaties WEDSTRIJDEN Het wedstrijdsecretariaat zorgt ervoor dat de zwemmers wedstrijden kunnen zwemmen.?(iedere week)? wordt het programma gemaakt en naar aanleiding daarvan een wedstrijdopstelling. Die wordt naar de organiserende vereniging gestuurd en naar de zwemmers. Tevens gepubliceerd op de website. De zwemmers hebben dan nog een week om zich af te melden, wat door het wedstrijdsecretariaat verwerkt wordt. Er zijn verschillende soorten wedstrijden, zie het informatieboekje. Na de wedstrijd wordt de uitslag verwerkt en gepubliceerd op de website. Het wedstrijdsecretariaat heeft ondersteuning nodig in geval van ziekte of afwezigheid. Extra mensen die eens kunnen invallen en vervangen, maar ook mensen die onderdelen (af en toe) over kunnen nemen. Vrijwilligers die wekelijks iets kunnen doen, of die af en toe willen invallen voor het vaste wedstrijdsecretariaat, en die het leuk v inden de prestaties van de verschillende zwemmers bij te houden. Voornamelijk thuis op je eigen computer, wekelijks of af en toe. Op een computer kunnen werken en enige ervaring hebben met eenvoudige databases. Op termijn de zwemmers en hun sterke en zwakke punten gaan kennen. Je bent erg betrokken bij de prestaties van de zwemmers, je kijkt wie wat kan en probeert zwemmers zo goed mogelijk in te zetten op een wedstrijd. Bij competities kun je zo schuiven dat de vereniging goed presteert. Bij individuele wedstrijden ga je uit van de prestaties van de zwemmer zelf. Je krijgt een goed overzicht van wat iedereen kan. En vanzelf ga je de zwemmers een beetje leren kennen. Twee weken voor de wedstrijd komt het programma binnen van de organiserende vereniging. Dat wordt geïmporteerd in het wedstrijddatabase (Splash). Voor iedere wedstrijd wordt bepaald welke zwemmer in welk programma zwemt. Na het maken van de opstelling wordt deze als inschrijfbestand naar de organiserende vereniging gemaild. Ook de zwemmers worden op de hoogte gebracht worden van wat ze moeten zwemmen. Dat wordt wekelijks aan ze gemaild. Tot een week voor de wedstrijd kunnen zwemmers afmelden. Die afmeldingen worden verwerkt en tijdig doorgegeven aan de organisatie. Tot de vrijdagochtend voor de wedstrijd kunnen ziekmeldingen verwerkt worden. Die worden 24 uur van tevoren aan de organisatie doorgegeven. Daarna komen zieken op de ziekbrief. Voor de wedstrijd begint wordt de ziekbrief ingeleverd. Daarna wordt gecontroleerd of alle zwemmers er zijn. Zo niet, dan worden ze alsnog bij aanvang van de wedstrijd afgemeld. De uitslag wordt op een laptop bijgehouden tijdens de wedstrijd, en per mail toegestuurd. Na de wedstrijd wordt de uitslag geïmporteerd in de wedstrijddatabase en aan de zwemmers gemaild. Ook wordt de uitslag gepubliceerd op de website. Voor iedere wedstrijd zijn verschillende officials nodig. IJZ&PC levert voor elke wedstrijd diverse officials. Tijdwaarnemer zijn is niet moeilijk, er moet eenmalig een cursus worden gevolgd van 4 x 2 uur, 15-01-2013 IJZ&PC 4 van 15
gevolgd door een examen. Je moet minimaal 3x per jaar een wedstrijd klokken voor je licentie. Je helpt de organisaties er enorm mee, want bij iedere wedstrijd zijn er alleen al tussen de 10 en 20 klokkers nodig! OPSTELLINGEN, INSCHRIJVINGEN EN UITSLAGEN Wedstrijdprogramma invoeren Opstellingen voor wedstrijden maken en inschrijven Aanschrijven zwemmers wat ze moeten zwemmen Afmeldingen verzamelen, verwerken en doorgeven Ziekmeldingen verzamelen, verwerken en doorgeven Ziekbrief inleveren Aanwezigheid zwemmers controleren met ploegleiders Evt. zwemmers afmelden of vervangen met ploegleiders Boetes bepalen en doorberekenen Bijhouden clubrecords Clubrecords bijhouden op de website 4 uur Wekelijks Thuis OFFICIALS REGELEN 30 min. Wekelijks Thuis?Per wedstrijd 2 à 3 officials regelen? OFFICIAL ZIJN Minimaal 3x per jaar tijdwaarnemer (klokker) zijn Eenmalig tijdwaarnemerscursus volgen PLOEGLEIDING 3 uur Divers Wedstrijd Ploegleider bij de wedstrijd zijn (minimaal 2 per wedstrijd) Controleren of alle zwemmers er zijn Gezwommen tijden verzamelen / bijhouden Zwemmers op tijd naar de voorstart of startblok sturen Beetje orde houden Nieuwe zwemmers begeleiden ORGANISATIE VAN WEDSTRIJDEN Gemiddeld 6 tot 7 keer per jaar organiseren we zelf een wedstrijd. In het begin van het seizoen wordt bepaald welke dat zijn. We organiseren altijd 2 competitiewedstrijden, een Speedo en clubkampioenschappen. De eigen wedstrijden organiseren we in het zwembad de Hooghe Waerd. Een eigen organisatie vereist altijd wat meer werk. Het zwembad moet gehuurd en wedstrijdklaar gemaakt worden, andere verenigingen worden uitgenodigd, er zijn hulpouders nodig op de dag zelf en er moeten meer formaliteiten vervuld worden. Het wedstrijdsecretariaat organiseert de wedstrijd 15-01-2013 IJZ&PC 5 van 15
samen met de coördinator van de vrijwilligers en officials. We hebben hier altijd ondersteuning nodig op de dag zelf, maar ook in de voorbereidingen is dat welkom, als vervanging of bij toerbeurt. Iedereen die tijd heeft op de zaterdag of zondag van de wedstrijd, of in de 2 tot 4 weken voorafgaand aan de wedstrijd. In het zwembad of thuis, zon 6 tot 7 keer per jaar, of bij toerbeurt, of als vervanging. Soms goed dingen regelen of met de computer kunnen werken. Soms ook voor de catering het verzorgen van Het is actief werk dat direct te maken heeft met een bepaalde wedstrijd. Je zit niet vast aan een vaste klus. Als je kind toch die wedstrijd zwemt is het leuk om daar bij betrokken te zijn. Eerst worden aan het begin van het seizoen het zwembad gereserveerd. Bij de KNZB worden de wedstrijden officieel aangevraagd omdat er toestemming voor nodig is. Van tevoren wordt dan het programma gemaakt, de verenigingen die meedoen uitgenodigd om in te schrijven, de officials uitgenodigd en de hulpouders georganiseerd. Nota: Rekening houden met de andere zwemdisciplines, b.v. waterpolo. Deze behoord ook e.e.a. te plannen en zwembadwater reserveren. Als het programma definitief is, worden de startkaarten en de kamprechterskaarten geprint, gesneden en gesorteerd. Een dag voor de wedstrijd wordt het programma gekopieerd in een van tevoren afgesproken oplage (60 tot 80 stuks). Voor ieder programmanummer worden eventueel medailles besteld. Deze lijst wordt gemaild naar onze vaste medailleleverancier. Als ze klaar zijn worden ze opgestuurd. Voor de wedstrijd wordt de kas geteld. Tijdens de wedstrijd vindt programmaverkoop plaats. De kopieën moeten uit de kas betaald worden. Na de wedstrijd en na betalingen wordt de kas opnieuw geteld. Tijdens de wedstrijd zijn er mensen nodig om de programmaverkoop te doen, eventueel de voorstart, uitslagkaartjes naar de jury te brengen, limonade en koffie rond te brengen en de valse startlijn te beheren. Soms moet er ook iemand tussendoor de uitslagen kopiëren (extra printen) en ophangen bij de tribune. COORDINATIE OFFICIALS EN HULPOUDERS Officials organiseren, van elke vereniging twee of drie. Scheidsrechter, kamprechters, starter, jury regelen. Officials doorgeven aan het wedstrijdsecretariaat Hulpouders organiseren voor tijdens de wedstrijd 2 uur 6x per jaar Thuis WEDSTIJDPROGRAMMA MAKEN 6 uur 6x per jaar Thuis Programma voor de wedstrijd invoeren in database Verenigingen uitnodigen per mail Aanmeldingen verwerken in database Voorlopig programma maken met 15-01-2013 IJZ&PC 6 van 15
WEDSTIJDPROGRAMMA MAKEN 6 uur 6x per jaar Thuis baanindeling Voorlopig programma mailen naar deelnemende verenigingen Voorlopig programma mailen naar zwemmers en website Afmeldingen verwerken Definitief programma met baanindeling maken Definitief programma mailen naar zwemmers en website. Definitief programma mailen naar deelnemende verenigingen, scheidsrechter en kopieerder. Jurylijst (voorblad) maken Start- en kamprechterskaarten printen, snijden en sorteren Uitslag verwerken in database en mailen naar deelnemende verenigingen en zwemmers en website Uitslag opsturen naar KNZB MEDAILLES BESTELLEN EN SORTEREN 1,5 uur 6x per jaar Thuis Lijst medaillebestelling maken, mailen en daarna sorteren PROGRAMMA KOPIEREN VOOR DE WEDSTRIJD Programma printen, kopiëren en meenemen naar wedstrijd 1 uur 6x per jaar KAS BIJHOUDEN 1 uur 6x per jaar Zwembad Kas tellen voor en na de wedstrijd, betalingen doen en inkomsten bijhouden HULPOUDER TIJDENS DE WEDSTRIJD 1 uur 6x per jaar Zwembad Valse startlijn bedienen Catering: Koffie, limonade, broodjes, beleg inkopen en rondbrengen/klaarzetten tijdens wedstrijd Kaartjes lopen: uitslagkaartjes van klokkers naar jury brengen Speaker: omroepen van deelnemers, programma s en uitslagen Voorstart: startkaarten uitdelen Programmaverkoop voor aanvang aan publiek Kopiëren van uitslagen en ophangen tijdens wedstrijd Officials: klokken of anders tijdens wedstrijd 15-01-2013 IJZ&PC 7 van 15
ZAKEN RONDOM WEDSTRIJDEN Rondom alle wedstrijden zijn er altijd allerlei kleinere werkzaamheden die af en toe gedaan moeten worden. Zwemmers hebben clubshirts en badmutsen, er moet ploegleiding geregeld worden, IJZ&PC heeft een vlag en een?team mascotte? En af en toe winnen we een beker. Al die zaken moeten bijgehouden worden. Ze kosten weinig tijd en iedereen kan het. Vrijwilligers die af en toe iets bij willen houden Voornamelijk thuis, af en toe Niets bijzonders Je doet iets voor de club maar bent er weinig tijd aan kwijt. Alle zwemmers worden geacht een IJZ&PC T-shirt te hebben. Dat moeten ze elke wedstrijd aan. Er worden aan nieuwe zwemmers T-shirts aangeboden en eventueel CAPs. Als een shirt zoek is, moet een nieuwe worden aangeschaft voor 10,- Alle zwemmers hebben een IJZ&PC badmuts. Nieuwe zwemmers moeten ook geïnformeerd worden over de club kleding. Bij sommige wedstrijden worden de vlag en mascotte meegenomen. Die moeten bewaard, meegenomen en teruggebracht worden. Er is ruimte in de kast in de Multi van het zwembad. Soms winnen we een beker. Er is in het zwembad een prijzen kast. De bekers moeten daarin bewaard worden en gefotografeerd voor op de website. IJZ&PC heeft een eigen website. Naast algemene informatie staat er ook informatie speciaal voor het wedstrijdzwemmen. O.a. het informatieboekje, de uitnodigingen en uitslagen. Maar ook de laatste nieuwtjes en verslagen van de wedstrijden. CLUBKLEDING EN ZWEMBENODIGDHEDEN 45 min. Maandelijks Zwembad Nieuwe T-shirts uitgeven Nieuwe CAP s uitgeven Zwembrillen, Bolletjes, zwemplanken Voorraad bijhouden en bestellen Bestellingen via webshop (website) PLOEGLEIDING 45 min. Maandelijks Zwembad Twee ploegleiders per wedstrijd regelen VLAG EN TROFEEEN BEHEER 15 min. 4x per jaar Zwembad Vlag en mascotte meenemen naar wedstrijd en terug Beker meenemen na wedstrijd, bewaren in de kast in het zwembad, fotograferen voor website Trofeeën kast beheer WEBSITE CONTENT BEHEER 2 uur. 2x per week Thuis Dagelijks e-mail checken 15-01-2013 IJZ&PC 8 van 15
WEBSITE CONTENT BEHEER 2 uur. 2x per week Thuis Wekelijks wedstrijdopstelling, uitnodigingen en uitslag plaatsen Regelmatig foto s, Keerpunt nieuws en bijgewerkte seizoen planning Wedstrijd verslag plaatsen Trainingen (tijden aanpassen) Website (BLOG) Het Keerpunt Het Keerpunt is ons informatieblog dat wordt bijgehouden op onze website. Per e-mail kan je worden geïnformeerd als er nieuwe zaken zijn geplaatst. Ook hebben we een FaceBook pagina. Hier staan nieuwtjes in, wedstrijdinformatie, foto s, verslagen en officiële informatie van de KNZB. Het wedstrijdsecretariaat verzorgt de officiële informatie en doet de eindredactie. De vormgeving wordt in samenwerking gedaan met IJZ&PC informatie en communicatie. Voor de website (Het Keerpunt en Facebook zoeken we mensen die af en toe een stukje willen schrijven, een interview willen doen of foto s willen maken. Ook zijn mensen welkom die af en toe de redactie willen steunen of vervangen. Of wil je liever iets doen aan de vormgeving, dan houden we ons ook zeer aanbevolen! Vrijwilligers die af en toe iets willen schrijven of fotograferen. Mensen die eindredactie of vormgeving willen doen Voornamelijk thuis, maandelijks of af en toe Schrijven, redactie of vormgeving. Met een computer kunnen werken. Je doet iets voor de club maar bent er weinig tijd aan kwijt. Het eindresultaat is direct zichtbaar en je kunt er je eigen ideeën in kwijt. Iedere maand worden de onderwerpen bepaald die op de website Het Keerpunt komen. Vaste onderdelen zijn natuurlijk de officiële informatie. Verder b.v. een interviewtje met een vrijwilliger, een verhaaltje van een zwemmer, iets over de wedstrijden en foto s. De onderwerpen worden verdeeld over de schrijvers. Die mogen ook zelf aangeven wat ze willen schrijven en onderwerpen aandragen. Je schrijft een stukje over een van de onderwerpen of bedenkt zelf iets en brengt dat in. De laatste officiële informatie wordt verzameld van bijvoorbeeld de KNZB. Dat kunnen nieuwe of gewijzigde reglementen zijn, aankondigingen voor wedstrijden op nationaal of regionaal niveau. Als de artikelen geschreven zijn worden ze verzameld, verwerkt en nagekeken op taal en spelling. Dan wordt de volgorde bepaald. Als de foto s gemaakt zijn worden ze verzameld en geselecteerd en er worden bijschriften bij gezet. Als alle artikelen en foto s geselecteerd en nagekeken zijn wordt de vormgeving bepaald. De indeling kan daardoor nog veranderen. Als de eerste versie van Het Keerpunt klaar is, wordt deze beschermd op de website geplaatst en kan door alle medewerkers worden bekeken. Dan kunnen er nog correcties gemaakt worden. Na verwerking van de correcties is het Blog klaar en kan worden gepubliceerd. Hij is nu door iedereen te lezen. REDACTIE 4 uur Maandelijks Thuis Onderwerpen bepalen Officiële info bijhouden Schrijvers en fotografen aan het werk zetten 15-01-2013 IJZ&PC 9 van 15
REDACTIE 4 uur Maandelijks Thuis Stukjes verwerken en redactie doen Corrigeren Blog plaatsen op de website Abo mail bijhouden REDACTIE FACEBOOK 1 uur wekelijks Thuis Onderwerpen bepalen / overnemen Officiële info bijhouden / overnemen Stukjes verwerken en redactie doen Reacties verwerken / bijhouden STUKJES SCHRIJVEN 2 uur Maandelijks Thuis Artikelen schrijven FOTO S MAKEN 2 uur Maandelijks Thuis Foto s maken bij wedstrijden en activiteiten ACTIVITEITEN Naast zwemmen organiseren we verschillende activiteiten voor de zwemmers. Jaarlijks de (echte) Clubkampioenschappen, Sinterklaas, en natuurlijk het eindfeest met barbecue. Maar ook het jaarlijkse school zwemtoernooi. Dat is soms best even wat werk, zeker als iemand het alleen moet doen. Maar het resultaat is altijd leuk Soms ontstaan er nieuwe initiatieven voor een activiteit, en ook dat zien we graag. Iedereen die het leuk vindt om af en toe iets te organiseren of erbij te helpen Een of meerdere keren per jaar, thuis en op locatie Een of meerdere keren per jaar, thuis en op locatie Je hoeft niet regelmatig iets te doen en ziet toch altijd blije gezichten, de kinderen zijn zonder uitzondering altijd enthousiast! Je hebt rechtstreeks contact met de zwemmers, trainers en alle andere hulpouders en leert iedereen heel snel kennen. Daarnaast is het gewoon altijd erg gezellig.. Vele handen maken licht werk, dat is duidelijk. In je eentje een school zwemtoernooi organiseren is heel veel werk. Maar met een ploegje de taken verdelen is wel zo gezellig. Hieronder vind je de activiteiten die we nu jaarlijks organiseren met een indicatie van de taken die daarbij gedaan moeten worden. Nieuwe ideeën zijn altijd welkom! Ook nieuwe activiteiten mogen er komen, maar zorg dan wel dat het ook georganiseerd wordt: vraag anderen om te helpen, de zwemcommissie heeft haar handen al vol aan andere zaken, hoe leuk ze het ook v inden? CLUBKAMPIOENSCHAPPEN Divers 1x per jaar Divers Zwembad reserveren 15-01-2013 IJZ&PC 10 van 15
CLUBKAMPIOENSCHAPPEN Divers 1x per jaar Divers Wedstrijdprogramma maken 3 uur Medailles bestellen Certificaten voor alle zwemmers maken 2 uur Hulpouders organiseren Uitslag verwerken direct na wedstrijd Medaille uitreiking organiseren Catering VERDER ZOALS WEDSTRIJD ORGANISEREN SCHOOLZWEMTOERNOOI Divers 1x per jaar Divers Zwembad reserveren Scholen aanschrijven Medailles bestellen Certificaten voor alle zwemmers maken 2 uur Hulpouders organiseren Uitslag verwerken direct na wedstrijd Medaille uitreiking organiseren Catering VERDER ZOALS WEDSTRIJD ORGANISEREN T SCHOOLZWEMTOERNOOI VOORRONDES Divers 1x per jaar Divers Scholen aanschrijven Klokkers Hulpouders organiseren Uitslag verwerken direct na wedstrijd IE Tijd Frequentie Locatie Wie EINDFEEST Divers 1x per jaar Divers Tuin zwembad reserveren Catering organiseren Uitnodigingen versturen Deelnemers registeren Inkopen doen (borden/bestek/servetten) Eten bestellen/maken. BBQ bestellen/reserveren Partytenten Hulpouders regelen Inrichting tuin zwembad SINTERKLAAS Divers 1x per jaar Divers Locatie regelen/reserveren Sinterklaas / pieten regelen Uitnodigingen versturen Deelnemers registeren Snoepgoed ONDERSTEUNING BIJ ACTIVITEITEN Divers Divers Divers Hulpouder bij Clubkampioenschappen Hulpouder bij Barbecue (eindfeest) Hulpouder bij voorrondes schoolzwemtoernooi 15-01-2013 IJZ&PC 11 van 15
ONDERSTEUNING BIJ ACTIVITEITEN Divers Divers Divers SEIZOENSPLANNING Voor het begin van het nieuwe seizoen wordt de seizoen planning gemaakt. Dat begint ongeveer in mei. Eerst komt er een overzicht van de geplande competitiewedstrijden van KNZB, de kampioenschappen en de Speedo. Daarna volgt een Kring Utrecht-vergadering met alle aangesloten zwemcommissies. Daar wordt het voorgaande seizoen geëvalueerd en het nieuwe seizoen besproken. In de pauze en na afloop van deze vergadering bespreken de verschillende verenigingen met elkaar de kampen die ze samen willen zwemmen en leggen de data vast. In de zomervakantie worden de afspraken definitief gemaakt en wordt de wedstrijdkalender opgesteld. Gedurende het seizoen worden wijzigingen en aanvullingen bijgehouden. De wedstrijdkalender wordt aan alle zwemmers gemaild en staat op de website. Wij zoeken ondersteuning en vervanging. Mensen die op grote lijnen willen meedenken over het wedstrijdseizoen In het zwembad en thuis, eens per jaar. Bijwerken af en toe tijdens het seizoen. Een beetje coördineren, nauwkeurig zijn en communiceren Je hebt contact met de andere verenigingen en de ZRO, je praat mee over de invulling van het wedstrijdseizoen. KRING UTRECHT VERGADERING 5 uur 1x per jaar Divers Voorlopige seizoen planning maken Vergadering voorbereiden en bijwonen Tijdens vergadering afspraken maken en daarna vastleggen SEIZOEN PLANNING MAKEN 3 uur 1x per jaar Thuis Overleg met andere zwemdisciplines (waterpolo) planning zwembad Zwembad reserveren voor eigen organisaties Seizoen planning maken Rondmailen aan zwemmers Tijdens de zomer alle afspraken checken Rondmailen aan zwemmers, plaatsing op de website en Facebook AANVRAAG KNZB 15 min. 6x per jaar Thuis Formulier wedstrijdaanvraag invullen voor toestemming KNZB 15-01-2013 IJZ&PC 12 van 15
LEDENBEHEER Nieuwe leden melden zich aan via mail of telefoon. Vervolgens krijgen ze informatie. Bij akkoord gaan ze een aantal keren proefzwemmen, daarna kunnen ze lid worden. Onder de 12 jaar beginnen zij met zwemmen volgens de IJZ&PC techniekschool. Bij voldoende niveau en keuze stromen ze door naar of het waterpolo of wedstrijdzwemmen. Als ze er klaar voor zijn, wordt een startvergunning aangevraagd bij de KNZB en gaan ze wedstrijden zwemmen. Nieuwe leden worden geregistreerd door het invullen van een formulier. Dat gaat naar de penningmeester. Het wedstrijdsecretariaat heeft ook de gegevens nodig voor de database en voert ze in op de ledenregistratie site van de KNZB. Het e-mail adres wordt gebruikt voor het mailen van alle wedstrijdinformatie. Wij zoeken ondersteuning en vervanging. Mensen die het leuk v inden om met mensen om te gaan en informatie te geven Thuis en in het zwembad, zeer regelmatig Enthousiast zijn over IJZ&PC, goede afspraken kunnen maken en duidelijk zijn. Je hebt direct contact met nieuwe zwemmers en ouders. NIEUWE LEDEN INFORMEREN 1 uur Wekelijks Zwembad Leden ontvangen, informatie geven en vragen Formulieren invullen, ouders informatie geven Afspraken maken met trainers over proefzwemmen Contributie proefzwemmen innen Na proefzwemmen lidmaatschap regelen Alles doorgeven aan penningmeester en wedstrijdsecretariaat INVOER DATABASE (SPLASH) 15 min. Maandelijks Thuis Invoeren adresgegevens in wedstrijddatabase Mailadres toevoegen aan mailgroep STARTVERGUNNING AANVRAGEN 15 min. Maandelijks Thuis Invoeren adresgegevens in registratie site KNZB Startvergunning aanvragen Startnummer in wedstrijddatabase invoeren OPZEGGINGEN 15 min. Maandelijks Thuis Afvoeren registratie KNZB Opzeggen startvergunning Non actief zetten in wedstrijddatabase Penningmeester en trainers informeren 15-01-2013 IJZ&PC 13 van 15
ZWEMCOMMISSIE De Zwemcommissie heeft contacten met verschillende partners. Andere verenigingen waar we wedstrijden mee zwemmen, de Kring Utrecht, de KNZB (Koninklijke Nederlandse Zwem Bond). De Zwemcommissie regelt alles wat nodig is om de zwemmers te laten trainen en wedstrijden te laten zwemmen. Dit jaar zijn we begonnen met het project IJZ&PC Techniekschool, dat als doel heeft meer jonge kinderen te laten sporten, in ons geval zwemmen en ervaring op te doen met zowel waterpolo en of wedstrijdzwemmen. Later maakt men dan de keuze wedstrijdzwemmen of waterpolo, of zelfs beide. Ook zijn we een actie begonnen om meer vrijwilligers te werven voor de verschillende activiteiten binnen IJZ&PC. Eens in de zoveel tijd vergaderen we met een van die partners, er is regelmatig overleg van de Zwemcommissie. Zelf en er is een trainersoverleg. Wij zoeken versterking van de Zwemcommissie en vervanging van leden. Vrijwilligers die enige bestuurlijke ervaring hebben of ervaring in commissies hebben. Op locatie, zwembad, andere steden, thuis, maandelijks of af en toe. Meestal s avonds. Goed kunnen communiceren, plannen maken en schrijven, improviseren en flexibel zijn. Enige creativiteit, begrotingen kunnen lezen en met mensen kunnen omgaan zijn belangrijk. Je moet een beetje kunnen delegeren. Als je het leuk vindt om bestuurlijk bezig te zijn en mee te denken over de toekomst van IJZ&PC is dit echt iets voor jou. Je hebt mede invloed op de toekomstvisie. Je hebt veel met mensen te maken. Je hoeft niet alles zelf te doen en kunt zaken delegeren, maar houdt wel de grote lijn in het oog. VERGADERINGEN Divers Divers Divers Zwemcommissie onderling overleg 1,5 uur Maandelijks Zwembad Trainersoverleg met zwemcommissie 1,5 uur 4 a 6x per jaar Zwembad Algemene ledenvergadering met heel 2 uur 1x per jaar De Deel IJZ&PC Overleg met KNZB en met andere verenigingen 1,5 uur 4x per jaar Zwembad, div. locaties Notuleren van vergaderingen 2 uur maandelijks Thuis Opvolgen actiepunten 2 uur maandelijks Diverse locaties VEILIGHEID - ARBO Divers Divers Divers Levensreddende Eerste Hulp cursus + 2 uur 3 weken Zwembad reanimatie Aanwezig zijn bij wedstrijd of training 1,5 uur wekelijks Zwembad Overleg met Zwembad 1 uur 2x per jaar OFFICIALZAKEN Divers Divers Divers Ouders werven voor officialcursus en informatie geven 15-01-2013 IJZ&PC 14 van 15
OFFICIALZAKEN Divers Divers Divers Cursisten opgeven, begeleiden INFORMATIE + COMMUNICATIE Divers Divers Divers Algemene Informatie bijwerken 2x per jaar Distributie naar zwemmers en website 2x per jaar INFORMATIEMATERIAAL ONTWERPEN + MAKEN Divers Divers Divers IJZ&PC Promotie materiaal ontwerpen 2x per jaar IJZ&PC Promotie materiaal realiseren 2x per jaar Folders, Flyers, uitnodigingen Certificaten (Clubrecords, Stickers, kampioenschappen) SPONSORING Divers Divers Divers Lobyen 2x per jaar Acties bedenken 2x per jaar PR Divers Divers Divers Artikeltjes schrijven over IJZ&PC 3 uur Maandelijks Acties bedenken 2x per jaar Aanbiedingen aan (locale) pers Contacten onderhouden met pers. CONTACTEN ONDERHOUDEN Divers Divers Divers Met andere verenigingen Kring Utrecht KNZB SECRETARIAAT (geen wedstrijd) Divers Divers Divers Kas bijhouden, declaraties verwerken Adreswijzigingen, nieuwe leden Clubrecords bijhouden en certificaten laten maken Correspondentie, mededelingen, informatie verspreiden Notuleren en verslagen maken 15-01-2013 IJZ&PC 15 van 15