Datum : Tijd : Plaats Aanwezig : Zondag 24 november.2013 13.30 uur 16.00 uur : Bunker Wim Langendoen [WL] voorzitter ; Ton vder Hoeven [TH] Barry Zuidgeest [BZ] notulen Aad Zuidgeest [AZ] Piet Rosier [PR] Piet vd Berg [PB] Jos Gouman [JG Adrie Doorduyn [AD] André Wolters [AW] Bouwen Torreman [BT] Joop Vermeer [JV] Izak Klok [IK] Lodewijk Baars [LB] Afwezig Henk Zevenbergen Jan Hoekman Julius Röntgen Leen Verzijl Bestuur HVWV Kopie aan 1 Inleiding + ingekomen stukken Ingekomen stukken: Bijlage bij agenda i.v.m. thema s (zie 5.2) Geen specifieke stukken, wel diverse documenten gekoppeld aan het tot stand komen van de stichting en aan de overleggen met derden (BZ geeft aan dat alle verslagen en overige documenten op de gecodeerde webpagina staan op onze website ) WL geeft kort de situatie weer van Leen Verzijl en allen zijn verheugd te horen dat het weer wat beter gaat met Leen. Gezien zijn kracht hebben we natuurlijk goede hoop dat Leen er snel weer bovenop komt. PR vraagt of Leen geïnteresseerd is in bezoek. WL zegt dat Leen wel snel moe is dat indien je op bezoek wilt, bel hem eerst even op. Jan Hoekman, Julius Röntgen hebben zich afgemeld. Henk Zevenbergen is onbekend, Leen is vanwege ziekte afwezig. BZ geeft aan dat dit geen gidsenvergadering is dus inhoudelijk op de gidsresultaten van dit jaar gaan we niet in, we beperken ons tot de hoofdlijnen en volgen hierbij de agenda. WL geeft aan dat er lof uitgaat naar Jos en Piet voor hun trekkersrol tijdens de kerkdagen en de inzet die Lodewijk hierbij als ondersteuning heeft gegeven. De kritiek van sommigen dat we weinig spullen lieten zien vond WL onterecht omdat we nu eenmaal spullen hebben die beter niet aangeraakt kunnen worden. 2 Verslag van 2012 Geen verslag aanwezig, de Stichting heeft als oprichtingsdatum 14 januari 2013. Dit is de eerste volledige bijeenkomst van alle vrijwilligers betrokken bij de Stichting. 3 Resultaten 2013- rondleidingen en onderhoud 3.1 Sponsordag 2014 Het wordt betreurd dat de opkomst bij de sponsors in 2013 gering was. PB was tevens ontevreden over de interactie tussen de wel-aanwezigen en de medewerkers van de Biber, er was weinig tot geen contact. ( discussie over de opzet en de mogelijke aanpassingen voor 2014 ontstaan) TH is van mening dat er een meer informeel karakter op deze dag blootgelegd moet worden en dat er best over een programma nagedacht mag worden dat niet direct met de bunker te maken heeft. Het rondje Duinen zou hiervoor uitermate geschikt zijn. Allen zijn hiermee akkoord.
WL oppert tevens de mogelijkheid om een smoelenboek te gaan maken van alle medewerkers van de bunker, mogelijk een item dat vanuit PR-overwegingen ook handig is. (NB: TH heeft aangegeven dat hij bemerkt dat ook visitekaartjes handig zijn). BT geeft aan dat hij een mogelijk iemand heeft voor een PublicRelations rol, dhr W. Kramp, hij zal deze benaderen i.v.m mogelijke interesse (zie 6.2) (NB Is inmiddels gebeurd, dhr Kramp staat niet onwelwillend hier tegenover maar wilt zeker geen dagtaken hieraan hebben. Het bestuur gaat dhr Kramp benaderen ). 3.2 Reguliere rondleidingen : resultaten WL geeft aan dat de reguliere rondleidingen qua bezetting zijn tegengevallen, daarentegen is er fantastisch gedraaid op groepen. Ook het idee van Marian Bakker (groepen minimaal 150,- te rekenen) heeft bijgedragen tot een acceptabel inkomstenniveau. BT geeft aan dat ook in Brielle een enorme terugloop is geconstateerd. Tevens is er dit jaar slechts één school geweest. WL geeft aan dat mede in de koppeling die we ondergaan i.v.m. Atlanticwal dit een belangrijk item wordt. Scholen krijgen voor deze vorm van educatie ook geld per scholier. I.v.m. met dit programma gaan onze gidsen op 11 december op cursus. 4 Financiële mogelijkheden 2014 4.1 Sponsorgelden en subsidies WL geeft aan dat het bestuur op vele fronten bezig is om subsidies binnen te halen. Deze gelden zijn nodig om thema s en exposities te kunnen gaan uitvoeren maar ook om de kerncollecties aan te kopen. 4.2 Gebruik en doeleinden van binnenkomende gelden Als onder 4.1 reeds vermeld. Tevens verwijst BZ naar alle verslagen op de website. 4.3 Entreegelden: verhogen (zie voorstellen onder) Entree prijzen aanpassen bijv: o Volwassenen 7,50 p/p incl. koffie/thee of fris o Kinderen vanaf 12 jaar 4,-- incl. koffie/thee of fris o Koffie beetje aankleden, beker, koekje. Discussie wordt gevoerd. Na veel over en weer gepraat is iedereen het erover eens dat een kleine verhoging wordt geaccepteerd. Dit wordt: Entree volwassenen 7,- Kinderen < 12 jaar 3,- Kinderen <4 jaar gratis Alle prijzen zijn inclusief consumpties. 5 Winterprogramma 2013-2014 5.1 Regulier onderhoud Periodiek onderhoud wordt gedaan. BZ geeft aan dat Jan Hoekman wel een storingslijst wilt hebben (NB: Jan kan deze zelf maken ) WL spreekt zijn zorg uit over de weinige vrijwilligers en is bang dat alle plannen het daarmee niet gaan redden. BZ gaat sowieso een oproep via de lokale kranten doen. (NB: krantenbericht is uit op 29.11.2013) AZ wil best vaker zaterdags komen maar wilt, net als PB ook, liever om 10.00 uur al beginnen en dan een langere dag maken. WL zegt dat de sleutel altijd gehaald kan worden, echter AZ is van mening dat er iemand van de TDienst bij moet zijn. Seeburgtisch gaan we voorzien van lichtjes. Jan heeft een aanzet gemaakt ; 5.2 Thema s / exposities WL vraagt om plannen en ideeën om thema s en exposities te gaan ontwikkelen. BZ doet tekst en uitleg over het formulier en geeft aan dat dit niet inhoudt dat de verzinner alles moet doen. Hij moet aangeven wie hij denkt nodig te hebben, daarna gaan we kijken of het idee concreet gemaakt kan worden. We gaan elkaar daarin helpen.
WL verwijst ook naar het besluitvormingsmodel (nogmaals bij dit verslag toegevoegd). De mensen die in de beoordelingsgroep zitten zijn de mensen die kijken of het plan uitvoerbaar is, het bestuur geeft alleen een finale klap erop. Als alle randvoorwaarden kloppen dan is het een formaliteit, is er bijv. een probleem (zeg te weinig geld) dan kijkt het bestuur of en wat voor risico s we lopen als we besluiten door te gaan. Er worden ideeën aangedragen echter dit is niet het gremium ervoor. WL geeft aan dat we gewoon gaan starten ermee, dien wat in en we gaan kijken wat we kunnen gaan doen. 6 Zelfstandigheid Stichting Biberbunker 6.1 Stand van zaken i.r.t. HVWV WL vraagt BZ de stand van zaken weer te geven. BZ: nogmaals wordt verwezen naar onze website http:///diversen.htm Op onze pagina staan alle verslagen weergegeven. Ben je de code kwijt, stuur een mailtje naar BZ (info@biberbunker.nl ) Één van de belangrijkste zaken die de laatste overleggen heeft gespeeld is de afronding van de financiën, zowel de HVWV als de Biber verklaren de laatste jaren een positief resultaat van de Biber op de balans te hebben gezien. Al pratend krijgt de Biber bij het losgaan een bruidschat mee van 4.000,- Een startkapitaal voor de Stichting. Ook op de website staan de verslagen met de belangrijke derden (ZHL / gemeente). Op de vraag van PR naar de collectie verwijst BZ ook naar deze verslagen, daar wordt alles in verteld hoe we verder ermee omgaan. Daarnaast gaat TH komende week nog naar de gemeente om verder te praten hierover. 6.2 Public Relations Social Media Folder bij gemeenten op VP Bladen met free publicity Uitstallen bij VVV s Uitstallen bij campings/ hotels (recepties) Mailing naar bedrijven vwb personnelsuitjes. Allen zijn het erover eens dat PRelations een belangrijk gemis is in onze huidige organisatie. Dit blijft een manco in ons organigram (zie bijlage 2 bij dit verslag). BT heeft een gegadigde aangedragen (zie boven). Tevens geeft WL aan dat dit mogelijk ook uit het samenwerkingsverband met het HVWV kan komen. Hoe dan ook belangrijk item. Er moet geen streekbeperking gaan gelden, we moeten e.e.a. breed gaan uitzetten. PR geeft aan dat ook vanuit de Vrije Universiteit inmiddels interesse is aangegeven. Kan een vervolg krijgen. 7 Overige zaken 7.1 Programma 2014 Geen bijzonderheden 7.2 Opzet organigram / werkgroepen binnen de organisatie: mededeling Zie bijlage 2 7.3 Nieuwsbrief St. Biberbunker: resultaten/ vervolg BZ vraagt om kopij. Een rondje langs de aanwezigen geeft: 1. ANBI stukje BZ 2. Inleiding WL 3. Wie ben ik door IK 4. Stukje kerk door JG 5. Stukje fokker G1 door JG 6. Vrijwilligersverhaal door BZ 7.4 Profilering sponsors sponsorbord/ ledscherm TH is van mening (gedeeld) dat ons sponsorbord meer cachet moet krijgen. Het nieuwe LED scherm kunnen we hier ook voor gaan gebruiken.
7.5 Nieuwe LED scherm en labtop presentatie verhaal met gebruik van?? JG geeft aan dat hij een presentatie met het scherm wilt gaan doen. BZ vindt dat we aanstalten moeten gaan maken om kleine schermen aan te kpen en te hangen in de diverse kamers van de bunker, voorzien van YouTube filmpjes. 8 Afsluiting / Rondvraag AZ heeft een vraag over EHBO en over het al dan niet verplicht hebben van een defibrilator. Onduidelijk wat de regels zijn. Ook of we een bordje moeten ophagen met betreden op eigen risico dit iv.m. verantwoordelijkheid AZ gaat dit uitzoeken PB vraagt om Archiefdozen. AZ zegt deze te gaan regelen PB vraagt om boeken te verkopen tijdens rondleidingen. Is akkoord echter het geld goed apart houden. TH geeft aan dat in Brielle leeft een stukje komt over de Biber. BZ gaat de folders en de website aanpassen (NB: is gebeurd) BT vraagt of er duidelijkheid is wat de gevolgen en/of voordelen zijn als we inderdaad een gemeentelijk monument zijn Wordt uitgezocht door het bestuur. JG vraagt of het zinvol is om meer in de zomermaanden te plannen? Algemeen is het idee om dit vanwege ervaring e.d. niet te doen. Aadz Aadz Verslag getekend voor akkoord W.J. Langendoen (voorzitter)