College Onderwerp: V200901341 Prestatieovereenkomst Stichting Openbare Bibliotheek Heusden Collegevoorstel Inleiding: In de concept beleidsregels cultuur en toerisme waarmee uw college in de vergadering van 13 oktober 2009 heeft ingestemd, is aangegeven dat met betrekking tot de subsidie voor het openbare bibliotheekwerk, in overleg met de bibliotheek Heusden, een meerjaren prestatieovereenkomst wordt opgesteld. Bijgevoegd treft u deze prestatie-overeenkomst, waarover overeenstemming bestaat met de bibliotheek, aan. Voorgesteld wordt wethouder van der Poel te machtigen deze overeenkomst namens de gemeente te ondertekenen. Feitelijke informatie: De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 4 jaar, te weten 2010 tot en met 2013. De overeenkomst wordt gesloten ter uitvoering van de beschikking tot subsidieverlening, welke gedurende genoemde periode jaarlijks zal worden afgegeven. In de overeenkomst is voor een vijftal productgroepen vastgelegd welke activiteiten de bibliotheek ten behoeve van welke doelgroepen dient te verrichten. Het betreft de volgende productgroepen: 1. Kennis en informatie, 2. Ontwikkeling en educatie, 3. Kunst en cultuur, 4. Lezen en literatuur, 5. Ontmoeting en debat. Daarnaast is opgenomen welke kwaliteitseisen worden gesteld en wat de financiële randvoorwaarden zijn. Inzet van middelen: In de prestatieovereenkomst is uitgegaan van een (structurele) budgetsubsidie van 1.040.000,--. Dit bedrag is gebaseerd op de geïndexeerde budgetsubsidie uit 2009 plus een extra subsidiebedrag. Het geïndexeerde bedrag is 1.015.000,-- en de extra subsidie bedraagt 25.000,-. Dit laatste bedrag is een structurele budgetverhoging voor het uitvoeren van aanvullende activiteiten die structureel uitgevoerd worden door de bibliotheek. Deze aanvullende activiteiten zijn daarom ook opgenomen in de onderliggende prestatieovereenkomst. Voor een totaalbedrag van 1.015.000,- is dekking aanwezig in de gemeentebegroting 2010 en verder. De structurele budgetverhoging van 25.000 kan structureel gedekt worden door gebruik te maken van de post nieuw subsidiebeleid. Daarnaast ontvangt de bibliotheek jaarlijks een bijdrage van 10.000,- voor uitvoering van het UIT-punt. Ook voor deze jaarlijkse bijdrage is structurele dekking aanwezig in de gemeentebegroting op basis van de kadernota cultuur. In 2008 en 2009 heeft de bibliotheek een extra bijdrage ontvangen van 25.000,- Het ging hier om incidentele bijdragen, die bedoeld waren voor het sluitend maken van de begroting. Ook voor 2010 was het voor Stichting Openbare Bibliotheek Heusden niet mogelijk een sluitende begroting op te stellen. Het begrotingstekort voor 2010 bedraagt bijna 65.000,--. Met de stichting worden nog afspraken gemaakt hoe dit tekort te verkleinen. Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 1/2
College Onderwerp: V200901341 Prestatieovereenkomst Stichting Openbare Bibliotheek Heusden BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 15 december 2009; besloten: 1. in te stemmen met de prestatieovereenkomst Stichting Openbare Bibliotheek Heusden; 2. wethouder van der Poel te machtigen tot het ondertekenen van de prestatieovereenkomst. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 2/2
Prestatieovereenkomst gemeente Heusden en Stichting Openbare Bibliotheek Heusden 2010-2013 Gemeente Heusden, vertegenwoordigd door dr. M.G.M. van der Poel, wethouder, hierna te noemen opdrachtgever en Stichting Openbare Bibliotheek Heusden, vertegenwoordigd door dhr. A. de Graaff, hierna te noemen opdrachtnemer; Overwegende dat: De subsidieverstrekking door de gemeente Heusden aan Bibliotheek Heusden een maatschappelijk effect beoogt. Dit maatschappelijk effect is: -het bevorderen van maatschappelijke participatie en integratie -het bevorderen van de persoonlijke ontwikkeling en permanente educatie -het toegankelijk maken van het informatieaanbod, het actief vergroten van kennis over en toegankelijkheid van verschillende vormen van informatieoverdracht en het laten kennisnemen met nieuwe (digitale) media; De gemeente en Bibliotheek Heusden als natuurlijke partners een gezamenlijk belang hebben; Beide partijen behoefte hebben aan duidelijke meerjarenafspraken (2010-2013) omtrent bovengenoemde onderwerpen, zodat er werkplanningen gemaakt kunnen worden met de daarbij horende financiële planningen; De gemeente jaarlijks bij beschikking subsidie verleent aan Stichting Openbare Bibliotheek Heusden ter uitvoering van o.a. het cultuurbeleid, zoals vastgelegd in de Kadernota Cultuur in Heusden, Meer dan de som der kernen van 13 mei 2008; Deze prestatieovereenkomst gedurende de looptijd een doorontwikkeling kent. Het is een groeimodel; In de bijlage bij deze overeenkomst zijn meetbare resultaten opgenomen. De bijlage kan jaarlijks worden aangepast aan de ontwikkelingen, een tussentijdse evaluatie is gepland in 2011; Op de prestatieovereenkomst de bepalingen uit de Algemene Subsidieverordening (Kadernota Subsidiebeleid gemeente Heusden 2008) van de gemeente Heusden van toepassing zijn; In deze prestatieovereenkomst enerzijds de door opdrachtnemer te verrichten activiteiten en de doelgroep waarop deze activiteiten betrekking hebben en anderzijds het hiervoor door opdrachtgever te vertrekken subsidiebedrag zijn vastgelegd; 1
Komen overeen: A. Duur van de overeenkomst Opdrachtgever en opdrachtnemer gaan de overeenkomst aan voor een periode van 4 jaar, van 1 januari 2010 tot en met 31 december 2013. B. Aard van de opdracht De opdrachtnemer verplicht zich tot het bevorderen en in stand houden van een bibliotheekvoorziening in de kernen Drunen, Heusden en Vlijmen. Zij werkt daarbij vanuit de missie vastgesteld in het Beleidsplan 2007-2010: Bibliotheek Heusden levert op het gebied van de mondelinge, schriftelijke, audiovisuele en digitale media voor iedereen in de gemeente een goed toegankelijke, eigentijdse voorziening voor informatie, educatie, cultuur, ontmoeting en ontspanning. De klant is koning en kan rekenen op een professionele bediening. De bibliotheek (levert producten en diensten en) verricht inspanningsverplichtingen, die nader zijn omschreven in de bijlage van deze overeenkomst. De te verrichten inspanningen en te leveren diensten en producten zijn geordend langs de lijn van de kerntaken van de basisbibliotheek: 1. kennis en informatie 2. ontwikkeling en educatie 3. kunst en cultuur 4. lezen en literatuur 5. ontmoeting en debat. De bibliotheek voert haar taak uit in samenwerking met andere organisaties en instellingen, zoals basisonderwijs, voortgezet onderwijs, ROC, consultatiebureau, peuterspeelzalen, kinderdagverblijven, De Aleph en De Voorste Venne. C. Proces 1. Subsidieproces Opdrachtnemer levert jaarlijks voor 1 juni jaarstukken aan: dat wil zeggen het jaarverslag en de jaarrekening over het voorgaande jaar en de begroting voor het volgend jaar. Aan de hand van de inhoudelijke verslaglegging toetst de gemeente de gerealiseerde doelen, activiteiten en resultaten. Na toetsing wordt de budgetsubsidie definitief vastgesteld Twee maal per jaar vindt een bestuurlijk overleg plaats tussen portefeuillehouder, wethouder van Cultuur van de gemeente Heusden, en een vertegenwoordiging van het bestuur van de bibliotheek Wanneer in de loop van het jaar grote afwijkingen ten opzichte van de begroting of de te leveren prestaties dreigen te ontstaan, treedt opdrachtnemer hierover onmiddellijk in overleg met opdrachtgever. Mochten, naar het oordeel van de gemeente, nieuwe taken nodig zijn dan zal de bekostiging hiervan besproken worden in het bestuurlijk overleg (zoals hierboven benoemd). Na overeenstemming zullen de aan de nieuwe taken verbonden inspanningsverplichtingen worden toegevoegd in de bijlage van deze overeenkomst en wordt het budget dienovereenkomstig bijgesteld. 2
2. Algemene kwaliteitseisen Opdrachtgever geeft in haar rol van subsidieverstrekker sturing door vooraf de hoofdlijnen van het subsidiebeleid vast te stellen: de doelstelling, het subsidiebudget en de voorwaarden. Opdrachtnemer verricht op een efficiënte wijze meetbare, controleerbare activiteiten, die bijdragen aan het verwezenlijken van de beleidsdoelstellingen van de eigen organisatie en opdrachtgever. Opdrachtnemer investeert permanent en aantoonbaar in vernieuwing van het eigen aanbod en de samenwerking met andere partijen. Opdrachtnemer laat het aanbod aansluiten bij de vraag uit de Heusdense samenleving. Opdrachtnemer draagt volledige verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering, personeel, organisatie, administratie, huisvesting en financiën. Opdrachtnemer zorgt voor drie, goed geoutilleerde bibliotheekaccommodaties met een evenredige spreiding over de kernen. Opdrachtnemer zorgt voor een goede verankering in de samenleving en een goede naamsbekendheid. Opdrachtnemer werkt volgens de door de VOB aanbevolen landelijke richtlijnen van kwaliteitsnormen (zie ook de Certificeringsnorm). Opdrachtnemer zet voldoende en gekwalificeerd personeel in. De medewerkers worden aangesteld volgens de van toepassing zijnde CAO en de daarin omschreven functie eisen. Opdrachtnemer voert elke 4 jaar een klantenonderzoek en een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit. Resultaten worden verwerkt in het jaarverslag. Opdrachtnemer registreert de resultaten en rapporteert hierover in het jaarverslag. Opdrachtnemer levert een korte en bondige halfjaarrapportage aan waarin in ieder geval opgenomen is: Een overzicht van het aantal leners, uitleningen, bezoekers website (fysiek en digitaal). Een overzicht van de georganiseerde activiteiten Een praktische beschrijving van bijzonderheden en ontwikkelingen die relevant zijn voor afspraken in deze overeenkomst. 3. Overige bepalingen Bibliotheek en gemeente zullen elkaar in een vroegtijdig stadium informeren over voor de uitvoering van deze overeenkomst relevante ontwikkelingen. 3
D. Financiële randvoorwaarden Opdrachtgever stelt in de jaren 2010 tot en met 2013 een budgetsubsidie van in totaal 1.040.000,- beschikbaar. Het budget omvat het totaalbedrag ter bekostiging van de instandhouding van de bibliotheekvoorzieningen in de gemeente en het uitvoeren van de werkzaamheden die leiden tot de overeengekomen inspanningsverplichtingen. De budgetsubsidie wordt jaarlijks aangepast met een percentage dat door de opdrachtgever wordt vastgesteld. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de subsidiecomponent voor personeelskosten en de overige subsidiecomponenten. Voor de overige subsidiecomponenten geldt het algemene indexcijfer dat toegepast wordt in de gemeentebegroting. In de component personeel wordt rekening gehouden met de verwachte loonontwikkeling. Voor deze indexering wordt aangesloten bij de gemiddelde CBS-index voor CAO-lonen in de gesubsidieerde sector. Naast het basisbudget kunnen incidentele subsidies ter beschikking worden gesteld voor expliciete, niet in de bijlage opgenomen, taken voor de bibliotheek. De bevoorschotting vindt jaarlijks plaats op basis van 4 keer 25%. De eerste termijn wordt op 1 januari 2010, vervolgens op 1 april, 1 juli en 1 oktober overgemaakt naar het rekeningnummer van opdrachtnemer. Bij het in de overeengekomen periode door de stichting meer dan 10% minder realiseren dan de overeengekomen prestaties zoals genoemd in deze overeenkomst, kan de opdrachtgever, na overleg met de stichting, eenzijdig besluiten het budget voor de navolgen jaren aan te passen. Opdrachtgever zal aan opdrachtnemer voldoende tijd en ruimte bieden om passende maatregelen te nemen en de gevolgen daarvan op te vangen. Dit ontslaat de opdrachtgever niet van de plicht gezamenlijk te zoeken naar oplossingen voor de ontstane situatie. Na realisatie van de overeengekomen prestaties, zal de opdrachtnemer eventuele resterende subsidie met inachtneming van de hiervoor geldende regels- toevoegen aan de bedrijfsreserve in het kader van de opbouw van weerstandsvermogen. Er wordt verantwoording afgelegd in de jaarrekening. Ten behoeve van voorzienbare toekomstige lasten zal de opdrachtnemer nieuwe voorzieningen vormen ten laste van de jaarlijkse exploitatie. Het gaat om voorzienbare lasten die in de toekomst daadwerkelijk zullen worden uitgegeven. De voorzieningen dienen onderbouwd te zijn met een planning van dotaties en onttrekkingen die gebaseerd is op objectieve, bedrijfseconomische overwegingen en normen Voor zover de gemaakte prestatieafspraken niet nadelig worden beïnvloed, kan de opdrachtnemer ten behoeve van aanvullende activiteiten, passende binnen haar doelstellingen, aanvullende subsidies en sponsorgelden bij derden verwerven. De opdrachtnemer kan de hoogte van de contributies en andere tarieven jaarlijks aanpassen. Als richtlijn wordt de gemiddelde kostenontwikkeling gehanteerd. 4
E. Slotbepalingen Deze overeenkomst is van kracht vanaf de datum waarop de overeenkomst is getekend Indien zwaarwegende, niet voorziene omstandigheden bij een van beide partijen hiertoe noodzaken, treden partijen met elkaar in overleg om te bepalen of deze overeenkomst in overeenstemming met de nieuwe omstandigheden kan worden bijgesteld. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst of daaruit voortvloeiende overeenkomsten zullen partners eerst trachten op te lossen door middel van conflictbemiddeling (mediation). Partners zullen daartoe in onderling overleg een mediator benoemen. Partners financieren deze mediator gezamenlijk. Ieder der partijen is gerechtigd deze overeenkomst te beëindigen, indien de andere partij, na schriftelijk in gebreke te zijn gesteld waarbij een termijn van drie maanden wordt gegeven, in ernstige mate tekort schiet in de nakoming van een of meer krachtens deze overeenkomst op die partijen rustende verplichtingen Aldus overeen gekomen op januari 2010 te Drunen, Gemeente Heusden Stichting Openbare Bibliotheek Heusden dr. M.G.M. van der Poel, Wethouder Dhr. A. de Graaff, Voorzitter 5
Bijlage bij prestatieovereenkomst gemeente Heusden en Stichting Openbare Bibliotheek Heusden. Totaal overzicht Kerntaken Beleidsplan 2007-2011 1. Kennis en informatie 2. Ontwikkeling en educatie 3. Kunst en cultuur 4. Lezen en literatuur 5. Ontmoeting en debat 6
Prestaties per productgroep 2010 1. Kennis en informatie Producten: Het uitlenen van materialen Het opbouwen en beheren van de collecties afgestemd op het werkgebied Het beschikbaar stellen van een leestafel (collectie kranten en tijdschriften). Het verstrekken van informatie en advies Het bieden van de mogelijkheid van internet, wifi en databanken Het bieden van informatie over culturele en educatieve activiteiten Het bieden van een eigen website met daaraan gerelateerde diensten en producten, zoals databanken, virtuele vraagbaak (Al@din), aanvragen en reserveren (Zoek&Boek), Brabant Catalogus en Aquabrowser. Doelgroep: Alle inwoners van de gemeente Heusden. Resultaten Opdrachtnemer verzorgt minimaal 75 openingsuren per week, waarvan minimaal 2 avonden en de zaterdag Opdrachtnemer verzorgt een laagdrempelige toegang Opdrachtnemer verzorgt een goede verankering en evenredige verspreiding in de kernen Opdrachtnemer biedt fysiek en digitaal toegang tot informatie Opdrachtnemer verzorgt het verstrekken van kwalitatief hoogwaardige informatie. Kwaliteitseisen Opdrachtnemer werkt op grond van beleidsplan en volgens de richtlijnen certificering (VOB). Registratie afspraken Aantal leden, onderverdeeld naar leeftijd en kernen Lenerspercentage Aantal bezoekers (fysiek en digitaal) Aantal uitleningen uitgesplitst in boeken, tijdschriften, AVM etc. Aantal materialen (collectie) Resultaten AL@din en Zoek &Boek. 7
2. Ontwikkeling en educatie Producten: Het uitlenen van materialen Het opbouwen en beheren van de collecties Het verzorgen van bibliotheekinstructies aan scholen, ouderen, nieuwkomers en andere groepen Het ontwikkelen en uitlenen van project-, thema- en wisselcollecties Het bieden van een automatisch lidmaatschap voor scholieren (schoolpas=biebpas) Het geven van media-cursussen, internetcursussen en workshops* Het deelnemen aan de Brede School ontwikkelingen Het bieden van de G!DS (website met gegevens lokale en regionale sociaalmaatschappelijke en culturele instellingen i.s.m. GGD en MEE * Het bieden van een Taalpunt (voor aangepast lezen, laaggeletterdheid met een collectie bestaande uit grootletterboeken, luisterboeken, daisyroms, hulpmiddelen etc.).* Doelgroep: Alle inwoners van Heusden, met name scholieren BO, leerlingen VO, cursisten ROC, leerkrachten en ouderen. Resultaten: Opdrachtnemer werkt samen met de scholen voor basis- en voortgezet onderwijs Opdrachtnemer biedt activiteiten aan in alle kernen van de gemeente Heusden Opdrachtnemer realiseert Brede School Bibliotheek t Palet in 2010 Opdrachtnemer realiseert een digitaal loket De G!DS Opdrachtnemer ondersteunt bibliotheekgebruikers en gebruikersgroepen bij het aanleren van vaardigheden en kennis op diverse gebieden. Kwaliteitseisen: Opdrachtnemer biedt een aanbod voor en in samenwerking met de scholen en ROC voor bibliotheekinstructies en media-cursussen Opdrachtnemer ontwikkelt in 2009 een visie op het concept Brede School Bibliotheek ( t Palet) Opdrachtnemer ontwikkelt i.s.m. GGD en MEE een digitaal loket De G!DS in 2010. Registratie afspraken: Aantal bereikte leerlingen Aantal activiteiten Aantal project-, thema- en wisselcollecties. 8
3. Kunst en cultuur Producten: Het organiseren van lezingen, kleinschalige muziekvoorstellingen en tentoonstellingen Het bieden van tentoonstellingsruimte aan lokale kunstenaars Het deelnemen aan het Trefpunt Cultuureducatie en het realiseren van een cultuuraanbod voor Basisonderwijs en Voortgezet onderwijs Het bieden van een UITpunt met informatie over culturele (en andere) activiteiten. Doelgroep: Alle inwoners van de gemeente Heusden. Resultaten: Opdrachtnemer werkt samen met de scholen voor basis- en voortgezet onderwijs Opdrachtnemer biedt activiteiten aan in alle kernen van de gemeente Heusden. Kwaliteitseisen: Opdrachtnemer participeert in stuurgroep van het Trefpunt Cultuureducatie Opdrachtnemer ontwikkelt een aantrekkelijk cultuuraanbod voor alle schoolgaande jeugd Opdrachtnemer organiseert maandelijks lezingen en tentoonstellingen. Registratie afspraken Aantallen lezingen en tentoonstellingen Aantal activiteiten in het kader van aanbod cultuureducatie. 9
4. Lezen en literatuur Producten: Het uitlenen van materialen Het opbouwen en beheren van de collecties Het verstrekken van informatie en advies Boekstart, taalstimuleringsprogramma voor kinderen van 0-4 jaar Leesbevordering en taalstimulering door uitvoering van het programma Voortouw i.s.m. peuterspeelzalen, kinderdagverblijven en consultatiebureaus Leesbevordering en taalstimulering, het realiseren van een doorlopende leeslijn door uitvoering van het programma Rode Draad voor alle basisscholen Het bieden van Makkelijk Lezen Pleinen Het samenstellen en uitlenen van collecties voor leeskringen Het organiseren van literaire lezingen Het deelnemen aan landelijke acties zoals o.a. Boekenweek, Nederland Leest, Voorleeswedstrijd, Voorleesontbijt en Kinderboekenweek. Het bieden van wisselcollecties voor zorginstellingen Het bieden van een boekendienst aan huis. Doelgroep: Alle inwoners van de gemeente Heusden. Resultaten: Opdrachtnemer draagt zorg voor een doorlopende en structurele leeslijn voor kinderen van 0 tot en met 12 jaar Opdrachtnemer verzorgt een laagdrempelig en divers aanbod Opdrachtnemer draagt zorg voor uitvoering landelijke acties Opdrachtnemer werkt samen met zorginstellingen in de gemeente Heusden Opdrachtnemer draagt bij aan een sterke verankering met het onderwijs, peuterspeelzalen en kinderdagverblijven. Kwaliteitseisen: Opdrachtnemer werkt met professioneel ontwikkelde projecten en lespakketten. Opdrachtnemer participeert in netwerk VVE (onderdeel LEA). Registratie afspraken: Aantal kinderen van 0 tot en met 12. Aantal deelnemers zorginstellingen. 10
5. Ontmoeting en debat Producten: Het openstellen van drie bibliotheekvoorzieningen: -Drunen 32 uur -Heusden 19,5 uur -Vlijmen 24,5 uur Het exploiteren van een leescafé Het beschikbaar stellen van ruimte aan instellingen en verenigingen (voor vergaderingen, stembureau, spelotheek etc.) Doelgroep: Alle inwoners van de gemeente Heusden. Resultaten: Opdrachtnemer biedt drie eigentijdse en goed geoutilleerde bibliotheekvoorzieningen in de kernen Drunen, Heusden en Vlijmen met ruime openingstijden Opdrachtnemer draagt bij aan levendigheid en aantrekkelijkheid van de kernen Opdrachtnemer draagt bij aan de verankering in de samenleving. Kwaliteitseisen: Opdrachtnemer werkt op grond van het beleidsplan 2007-2010 en de richtlijnen voor de Certificering (VOB) Registratie afspraken: Aantal bezoekers (fysiek en digitaal) Opgesteld door M. de Graaff Drunen, 05.08.2009. 11
12