VOORSTEL OPSCHRIFT Vergadering van 24 maart 2015 Besluit nummer: 2015_BW_00227 Onderwerp: Werktijdenregeling - Besluitvormend Beknopte samenvatting: In de CAO zijn afspraken gemaakt over modernisering en flexibilisering van de werktijdenregeling in de CAR-UWO. De belangrijkste afspraak is, dat met ingang van 1 januari 2014 een ruimer dagvenster is ingevoerd. Uitgangspunt hierbij is, dat de medewerker met zijn leidinggevende afspraken maakt over invulling van zijn werktijden binnen een dagvenster, dat loopt van maandag tot en met vrijdag van 7.00 tot 22.00 uur. De standaardregeling is de norm en geldt voor alle medewerkers, die (enige) vrijheid hebben bij het bepalen van hun werktijden. Onder de bijzondere regeling vallen medewerkers, voor wie de individuele werktijden eenzijdig door uw college worden vastgesteld. Uw college wordt gevraagd te bepalen, welke (functie)groepen onder de bijzondere regeling vallen. Daarnaast wordt uw college gevraagd de lokale werktijdenregeling aan te passen aan de nieuwe regels over de werktijden in de CAR-UWO en het plaats- en tijdonafhankelijk werken, zoals dat in Teylingen wordt gehanteerd. Met de Ondernemingsraad is overeenstemming bereikt over dit voorstel. Bevoegd portefeuillehouder: Carla Breuer HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): Concept werktijdenregeling 2015 MOTIVERING Aanleiding en context: In de CAO 2011-2012 zijn afspraken gemaakt over modernisering en flexibilisering van de werktijdenregeling in de CAR-UWO. Werkgevers vinden dit belangrijk voor de bedrijfsvoering, mede ten behoeve van de kwaliteit en dienstverlening aan de burger. Daarnaast wil de werkgever medewerkers meer kunnen inzetten als er werk is en andersom. Medewerkers p 1 van 15
krijgen meer mogelijkheden om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken en hun werktijden flexibel te kunnen afstemmen op hun privé-situatie. Hierdoor ontstaat een win-win-situatie. Standaardregeling De belangrijkste afspraak is, dat met ingang van 1 januari 2014 een ruimer dagvenster is ingevoerd. Dit is de standaardregeling. Uitgangspunt in de CAO is, dat de medewerker met zijn leidinggevende afspraken maakt over invulling van zijn werktijden binnen een dagvenster, dat loopt van maandag tot en met vrijdag van 7.00 tot 22.00 uur. De standaardregeling is de norm en geldt voor alle medewerkers, die (enige) vrijheid hebben bij het bepalen van hun werktijden. Medewerkers, die onder de standaardregeling vallen, kunnen niet langer aanspraak maken op een overwerkvergoeding of een onregelmatigheidstoeslag. De extra gemaakte uren binnen het dagvenster kunnen uiteraard wel worden gecompenseerd. Buiten het dagvenster ontvangt de medewerker een zgn. buitendagvenstervergoeding (komt overeen met huidige overwerkvergoeding). Bijzondere regeling Onder de bijzondere regeling vallen medewerkers, voor wie de individuele werktijden eenzijdig door uw college worden vastgesteld. De bijzondere regeling is gelijk aan de regeling zoals die gold voor deze wijzigingen. Wat moet lokaal worden geregeld? 1. 2. 3. Bepaald moet worden, welke medewerkers of groepen van medewerkers onder de bijzondere regeling voor de werktijden vallen. De besluitvorming hierover ligt bij uw college. De lokale werktijdenregeling moet worden aangepast aan de nieuwe regels over de werktijden in de CAR-UWO. Tenslotte is een update van onze werktijdenregeling nodig, omdat een aantal bepalingen niet meer passen bij het nieuwe werken (het plaats- en tijdonafhankelijk werken ), zoals dat in Teylingen wordt gehanteerd. Beoogd resultaat: 1. Aanwijzing van de medewerkers of groepen van medewerkers, die onder de bijzondere regeling voor de werktijden vallen. 2. Vaststelling van een herziene werktijdenregeling. Argumentatie: 1. De standaardregeling is de basis en de bijzondere regeling de uitzondering. De standaardregeling is de norm en geldt voor alle medewerkers, die (enige) vrijheid hebben bij het bepalen van hun werktijden. De bijzondere regeling is alleen van toepassing, als de individuele werktijden van de medewerker (of groepen van medewerkers) eenzijdig door uw college zijn vastgesteld. Oftewel de medewerker heeft geen of nauwelijks vrijheid bij de invulling van zijn werktijden. Hoewel gestreefd wordt om alle medewerkers onder de standaardregeling te laten vallen, zijn op dit moment nog een aantal uitzonderingen te maken. Op basis van de gestelde uitgangspunten komt het managementteam tot de volgende indeling. Standaard-regeling Bijzondere regeling Reden p 2 van 15
Bodes X De leidinggevende bepaalt het rooster. Geen mogelijkheid tot onderlinge ruil. Boa s X Roosters worden in samenspraak met medewerkers gemaakt. Onderling ruilen mag, mits het om dezelfde soort dienst gaat. Medewerkers buitendienst GW Beheerders 't Trefpunt X X Alle medewerkers starten op hetzelfde tijdstip en werken volgens rooster (5x8 of 4x9 uur). De aard van de werkzaamheden maakt, dat in ploegen wordt gewerkt. Mogelijkheid tot keuze rooster is afhankelijk van ploegindeling. Kunnen niet onderling ruilen. 1 beheerder maakt roosters. Inzet afhankelijk van vraag gebruikers. In principe vaste verdeling van dagen. Vrijheid bij bepalen van de werktijden is minimaal. Medewerkers contactcentrum en balie Juridische adviseurs bezwarencommissie Overige medewerkers en leidinggevenden X Met medewerkers worden afspraken gemaakt wie wanneer avonddienst heeft. Medewerkers kunnen zonodig ruilen. X Afspraken zijn gemaakt wie wanneer de zitting als secretaris bijwoont. Vervanging wordt onderling geregeld. X Geen verdere toelichting. 2. Zowel de nieuwe regels in de CAR-UWO als de invoering van het plaats- en tijdongebonden werken maken een herziening van de werktijdenregeling noodzakelijk. Hieronder komen de beoogde wijzigingen aan bod: Standaardregeling/bijzondere regeling De ondernemingsraad heeft gevraagd om de belangrijkste punten uit de CAR-UWO over de standaardregeling en de bijzondere regeling over te nemen in de werktijdenregeling. Zo wordt er voor gezorgd, dat medewerkers goed zijn geinformeerd. Voorstel: Hoewel de door de OR gevraagde tekstuele toevoegingen al in de CAR-UWO staan, kan het verhelderend werken om deze onderwerpen ook in de werktijdenregeling op te nemen. Pas de regeling derhalve hierop aan. Medisch onderzoek/behandeling Volgens de huidige werktijdenregeling gelden voor medewerkers, die werkzaam zijn in het gemeentehuis, het bestuurscentrum en het bedrijfsbureau van de afdeling Gemeentewerken andere regels bij medisch onderzoek of medische behandeling dan voor medewerkers, die p 3 van 15
werkzaam zijn bij de buitendienst van de afdeling Gemeentewerken. Bij de eerste groep is eigen tijd leidend en voor een specialist maximaal 2 uur binnen de werktijden van de medewerker. Omdat medewerkers bij de buitendienst GW werken volgens een vast rooster, gelden die beperkingen niet. Wel moet de medewerker het consult zoveel mogelijk aan het eind of begin van de werktijden plannen. Voorstel: Veel medewerkers hebben/krijgen meer ruimte om hun eigen rooster in te vullen. Bepaal, dat in principe medisch onderzoek of behandeling plaatsvindt in eigen tijd. Voor medewerkers met een vast rooster (zoals de buitendienst, de bodes en de beheerders) lukt dat uiteraard niet altijd. Daarom wordt als aanvulling opgenomen, dat leidinggevende en medewerker in die gevallen een afwijkende afspraak kunnen maken. Dat is ook in de geest van de huidige bepalingen. Tijdregistratie Medewerkers hebben de keuze om gebruik te maken van de tijdregistratie. De in de werktijdenregeling opgenomen verplichting om gebruik te maken van de tijdregistratie is daarmee overbodig. Ook de bepaling over de verplichte middagpauze tussen 12.00 en 14.00 uur is achterhaald. In de Arbeidstijdenwet staan afdoende regels over pauzes e.d. Voorstel: Schrap beide bepalingen. Receptie, personeelsreis e.d. Bij afwezigheid in verband met een receptie, een personeelsreis e.d. gelden fictieve werktijden. Voor medewerkers van de buitendienst gelden andere afspraken dan voor de medewerkers binnen. Mede door de invoering van het nieuwe werken is dat verschil niet meer houdbaar. Voorstel: Schrap de afspraken. Medewerkers krijgen de ruimte om met hun leidinggevende afspraken te maken over hun werktijden. Uiteraard binnen bepaalde kaders, zoals de openingstijden, de voorwaarden bij plaats-en tijdonafhankelijk werken en de afspraken in de CAR-UWO. Extreme weeromstandigheden Door de invoering van het nieuwe werken hebben meer medewerkers de mogelijkheid gekregen om plaats- en tijdongebonden te werken. De bepaling over de bevoegdheid aan de gemeentesecretaris om bij extreme weeromstandigheden de reguliere werktijden aan te kunnen passen is voor deze medewerkers in feite niet meer nodig. En medewerkers van de buitendienst worden bij dergelijke omstandigheden meestal anders ingezet. Voorstel: Schrap deze bepaling. Voorzover dit nog echt nodig is kan het geregeld worden via de in de regeling opgenomen hardheidsclausule. Alle beoogde wijzigingen zijn verwerkt in bijgaande concept-werktijdenregeling. Kanttekening: De indeling in de standaardregeling kan in sommige gevallen tot inkomensverlies leiden. Binnen het dagvenster wordt immers geen ORT en overwerkvergoeding meer uitbetaald. Ook een inkomensvooruitgang is mogelijk als gevolg van invoering van een buitendagvenstervergoeding. In het CAO-akkoord ligt echter besloten, dat financiele voor- of achteruitgang geen criterium is voor het maken van de keuze om iemand al dan niet onder de bijzondere regeling te laten vallen. Indien de indeling in de standaardregeling leidt tot een aanzienlijk financieel nadeel voor een medewerker, kan een afbouwregeling wordt gehanteerd, vergelijkbaar aan de afbouwregeling in p 4 van 15
e e e e onze bezoldigingsverordening (1 jaar 100%, 2 jaar 75%, 3 jaar 50% en 4 jaar 25%). Op basis van informatie van leidinggevenden en de salarisadministratie is daar echter geen aanleiding voor. Aanpak / uitvoering: De ondernemingsraad heeft ingestemd met de nu voorliggende concept-tekst van de Werktijdenregeling. Tevens is met de OR afgesproken, om de regeling niet met terugwerkende kracht in te laten gaan. Nadat de regeling door uw college is vastgesteld, wordt deze via intranet in onze organisatie bekend gemaaakt. Participatie niveau: Adviseur (eindspraak) Duiding participatie niveau: Op grond van de Wet op de Ondernemingsraden heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht wat betreft de werktijdenregeling. Beslist het volgende: VOORSTEL Besluitpunt 1: 1. De bijzondere regeling als bedoeld in hoofdstuk 4, paragraaf 2 van de CAR-UWO van toepassing verklaren op de in bijlage A van de herziene werktijdenregeling opgenomen (functie)groepen. Besluitpunt 2: 2. De herziene werktijdenregeling vaststellen overeenkomstig bijgaand concept-besluit. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Advies & Ondersteuning Organisatie en Informatie Financiële consequenties: De financiele consequenties zijn te verwaarlozen. Enerzijds vervallen de toelagen voor overwerk en onregelmatige dienst voor de medewerkers, die zijn ingedeeld in de standaardregeling. Anderzijds kunnen deze medewerkers in sommige situaties weer aanspraak maken op een nieuwe buitendagvenstervergoeding. Voor de medewerkers, die onder de bijzondere regeling vallen, verandert er niets. Toelichting: - BIJLAGE DIE INTEGRAAL DEEL UITMAAKT VAN HET BESLUIT p 5 van 15
Concept werktijdenregeling 2015 p 6 van 15
Concept werktijdenregeling 2015 Burgemeester en wethouders van Teylingen, gelet op artikel 160 van de Gemeentewet; gelezen artikel 4:1 van de CAR-UWO en de Arbeidstijdenwet; gezien de verkregen instemming van de Ondernemingsraad; besluiten vast te stellen de navolgende Werktijdenregeling gemeente Teylingen Artikel 1 Begripsbepaling Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: a. Bedrijfstijd: De tijd waarin de medewerker werkzaamheden kan verrichten. b. Feitelijke arbeidsduur: Het aantal uren dat de medewerker in een bepaalde periode arbeid heeft verricht. c. Formele arbeidsduur: De volgens de aanstelling vastgestelde omvang van het aantal uren dat de medewerker in een bepaalde periode arbeid moet verrichten. d. Medewerker: De ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, sub a van de CAR- UWO. e. College: College van burgemeester en wethouders. f. Standaardregeling: De regeling als bedoeld in hoofdstuk 4, paragraaf 1 van de CAR-UWO. g. Bijzondere regeling: De regeling als bedoeld in hoofdstuk 4, paragraaf 2 van de CAR-UWO. h. Werktijd: De periode waarin de medewerker arbeid verricht. Artikel 2 Toepassing 1. De werktijdenregeling is van toepassing op alle medewerkers. De regeling bestaat uit een standaard- en een bijzondere regeling. 2. De standaardregeling geldt voor de medewerkers, die zelf regelruimte hebben voor het bepalen van hun werktijden. 3. De bijzondere regeling is van toepassing op medewerkers, waarvoor de individuele werktijden eenzijdig door de werkgever worden vastgesteld. Het college bepaalt welke medewerkers onder de bijzondere regeling vallen. 4. Wanneer de medewerker en het college er niet in slagen om de werktijden in overeenstemming vast te stellen, dan stelt het college wanneer het dienstbelang dit vergt eenzijdig de werktijden vast met afweging van alle betrokken belangen. In die situatie geldt ten aanzien van de werktijden van de medewerker de bijzondere regeling als bedoeld in hoofdstuk 4, paragraaf 2 van de CAR-UWO. Artikel 3 Standaardregeling 1. Medewerkers, die onder de standaardregeling vallen, verrichten werkzaamheden binnen het dagvenster van maandag tot en met vrijdag tussen 7.00 uur en 22.00 uur. 2. De medewerker en de leidinggevende maken afspraken over de werktijden, het verlof en de planning van de werkzaamheden. 3. Medewerkers, die buiten het dagvenster werkzaamheden moeten verrichten, kunnen aanspraak maken op een buitendagvenstervergoeding, zoals beschreven in artikel 3:8 van de CAR-UWO. Artikel 4 Bijzondere regeling 1. De bijzondere regeling is van toepassing op de in bijlage A opgenomen (functie)groepen. 2. De leidinggevende stelt voor de in bijlage A opgenomen (functie)groepen eenzijdig de individuele werktijden vast conform artikel 4:4 van de CAR-UWO. 3. Het college kan met inachtneming van de hiervoor geldende bepalingen in hoofdstuk 4 van de CAR-UWO de in bijlage A genoemde (functie)groepen wijzigen. 4. Medewerkers in de bijzondere regeling kunnen conform de bepalingen in de CAR-UWO aanspraak maken op een overwerkvergoeding (artikel 3:2 CAR-UWO), een toelage onregelmatige dienst (artikel 3:3 CAR-UWO) of een verschuivingsvergoeding (artikel 3:4 CAR- UWO). p 7 van 15
Artikel 5 Arbeidsduur 1. De formele arbeidsduur bedraagt bij een voltijd dienstverband gemiddeld 36 uur per week en ten hoogste 1.816,5 uur per jaar. 2. Bij een deeltijd dienstverband is de formele arbeidsduur per week het aantal uren als in de aanstelling is vermeld. De formele arbeidsduur per jaar wordt naar rato berekend. 3. De feitelijke arbeidsduur kan afwijken van de formele arbeidsduur, met inachtneming van de artikelen uit hoofdstuk 4 van de CAR-UWO. Artikel 6 Werktijden en bedrijfstijd 1. De reguliere werkzaamheden in het gemeentekantoor en het bestuurscentrum kunnen van maandag tot en met vrijdag niet eerder aanvangen dan om 7.30 uur en niet later worden beëindigd dan 19.00 uur. 2. De reguliere werkzaamheden voor de medewerkers van de buitendienst van de afdeling Gemeentewerken kunnen van maandag tot en met vrijdag niet eerder aanvangen dan om 7.30 uur en niet later worden beëindigd dan 17.00 uur. Artikel 7 Doktersbezoek 1. Het bezoek aan de dokter, tandarts, ziekenhuis e.d. vindt plaats in eigen tijd. 2. Wanneer het niet mogelijk is om een bezoek als bedoeld in het eerste lid buiten de werktijden plaats te laten vinden, treden leidinggevende en medewerker in overleg om tot een passende oplossing te komen. 3. Een bezoek aan de bedrijfsarts geldt als werktijd, tenzij de medewerker op de betreffende dag wegens ziekte afwezig is. Artikel 8 Onvoorziene gevallen De gemeentesecretaris is namens het college bevoegd in gevallen, waarin deze regeling niet of niet naar billijkheid voorziet, een bijzondere regeling te treffen. Artikel 9 Evaluatie Het college en de OR evalueren jaarlijks de regels en afspraken over de werktijden in de organisatie. De OR heeft de bevoegdheid om verbetervoorstellen in te dienen, waarvan het college alleen gemotiveerd kan afwijken. Artikel 10 Citeertitel en inwerkingtreding Deze regeling kan worden aangehaald als de Werktijdenregeling gemeente Teylingen en treedt in werking met ingang van 1 april 2015. Vanaf de inwerkingtredingdatum van deze regeling vervalt de Werktijdenregeling gemeente Teylingen, zoals vastgesteld op 30 mei 2006 en nadien gewijzigd. Aldus vastgesteld in de vergadering van. 2015 Burgemeester en wethouders van Teylingen, De secretaris, De burgemeester, Juul J.G. Covers Carla G.J. Breuer p 8 van 15
Werktijdenregeling gemeente Teylingen 2015 Bijlage A (functie)groepen onder de bijzondere regeling - Medewerkers van de afdeling Gemeentewerken, die werkzaam zijn bij team Oost en team West; - Medewerkers van de afdeling A&O-ISI, die werkzaam zijn als bode; - Medewerkers van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, die werkzaam zijn als beheerder. p 9 van 15
Toelichting Op grond van artikel 4:1 van de CAR-UWO moet het college in overleg met de ondernemingsraad lokaal een werktijdenregeling vaststellen. In deze regeling worden aanvullende regels gesteld, die recht doen aan de lokale situatie. Artikel 1 Begripsbepaling Voor de begripsomschrijvingen is aansluiting gezocht bij de bepalingen uit de CAR-UWO. Artikel 2 Toepassing In de CAO 2011-2012 zijn afspraken gemaakt over flexibilisering van de werktijden, die aansluit bij de behoeften van werkgevers en werknemers. Vanaf 1 januari 2014 is de standaardregeling de norm en de bijzondere regeling de uitzondering. Artikel 3 en 4 Standaardregeling en Bijzondere regeling Uitgangspunt bij de standaardregeling is, dat de medewerker (enige) vrijheid heeft bij het bepalen van zijn reguliere werktijden. De medewerker maakt met de leidinggevende afspraken over de werktijden, verlof en werkplanning. In artikel 4:2 van de CAR-UWO staat beschreven, binnen welke kaders deze afspraken worden gemaakt. Zo verricht de medewerker zijn reguliere werkzaamheden in principe op tijden binnen het dagvenster, dat loopt van maandag tot en met vrijdag tussen 7.00 uur en 22.00 uur. Het is verstandig deze afspraken onderdeel te laten zijn van de jaarplancyclus en helder vast te leggen. Dat voorkomt een mogelijk conflict, wanneer de medewerker bijvoorbeeld verlof opneemt. Kern van de bijzondere regeling is, dat het college voor deze groep eenzijdig de individuele werktijden vaststelt. De medewerker heeft geen of heel geringe zeggenschap over zijn werktijden. Zie hiervoor ook artikel 4:4 van de CAR-UWO. Voor beide regelingen geldt, dat de werktijd ten hoogste 11 uur per dag bedraagt en 50 uur per week, tenzij op verzoek van de medewerker daarvan wordt afgeweken. Indien de medewerker meer dan 5,5 uur per dag werkt, wordt zijn werk onderbroken door een pauze van ten minste een half uur. De pauzetijd kan ineens of in 2 delen worden opgenomen. Indien de medewerker meer dan 10 uur per dag werkt, wordt zijn werk onderbroken door een pauze van ten minste 45 minuten. De pauzetijd kan worden gesplitst in pauzes van elk tenminste 15 minuten. Artikel 5 Arbeidsduur De formele arbeidsduur per jaar staat beschreven in artikel 1:1 van de CAR-UWO. In de berekening van deze arbeidsduur zijn meegenomen het aantal werkdagen verminderd met het aantal, niet jaarlijks op zaterdag of zondag vallende, feestdagen per jaar, gecorrigeerd met de kans dat zij periodiek op een zaterdag of zondag vallen. De in aanmerking genomen feestdagen zijn Nieuwjaarsdag (gemiddeld per jaar 5/7 dag), 2e Paasdag (7/7), Koninginnedag (5/7), Hemelvaartsdag (7/7), 2e Pinksterdag (7/7) en de beide Kerstdagen (10/7). In totaal gaat het hier gemiddeld om 5 6/7 dag per jaar. Teylingen heeft lokaal nog de volgende feestdagen aangewezen: Bevrijdingsdag (5/7), Goede vrijdag (7/7) en de dag na Hemelvaartsdag (7/7). In totaal gaat het dan om 8 4/7 dag per jaar. De berekening is dan als volgt: 365,25 dagen x 5/7 8 4/7 = 252,3 dagen. 252,3 x 7,2 uren(= 36 uren : 5) = 1816,5 uur. Artikel 7 Doktersbezoek Gelet op de gemiddelde arbeidsduur van 36 uur per week en het voor de meeste medewerkers geldende ruime dagvenster gaat dit artikel er vanuit, dat de medewerker doktersbezoek meestal in eigen tijd kan doen. Dat lukt niet altijd. Lid 2 laat dan ook de mogelijkheid open om in overleg met de leidinggevende een afwijkende afspraak te maken. Daarnaast heeft de medewerker op grond van de Wet Arbeid en Zorg in bijzondere situaties aanspraak op calamiteiten- en ander kort verzuimverlof. Artikel 8 Onvoorziene gevallen Er kunnen zich situaties voordoen, die niet of niet afdoende zijn geregeld in de werktijdenregeling. Zo kan het bij extreme weersomstandigheden nodig zijn om voor sommige medewerkers tijdelijk de reguliere werktijden aan te passen. De gemeentesecretaris heeft dan de bevoegdheid om een bijzondere regeling te treffen. p 10 van 15
Werktijdenregeling gemeente Teylingen 2015 Artikel 9 Evaluatie Het individuele overleg over werktijden vraagt veel van leidinggevende en medewerker. Daarom is het belangrijk dat binnen de organisatie gevolgd wordt hoe dit proces verloopt. De OR is hiervoor het aangewezen orgaan. Als de OR problemen signaleert, dan kan de OR verbetervoorstellen doen aan het college. p 11 van 15