VEELGESTELDE VRAGEN FONDS SOCIALE MARIBEL 331 1
augustus 2017 INHOUD 1. De inkomsten van het Sectoraal Fonds Sociale Maribel... 4 1.1. Waar komen ze vandaan?... 4 1.2. Wat gebeurt er als de dotatie stijgt?... 5... 5 2. De structurele Sociale Maribeltoekenningen... 5 2.1. a) Een overzicht van de toekenningen in de Kinderopvang in vte... 5 b) Een overzicht van de toekenningen in de Gezondheidsinstellingen en diensten in vte... 6 2.2. Wanneer zijn er nieuwe structurele toekenningen?... 6 2.3. Welke criteria hanteren de beheerders bij Socialemaribeltoekenningen?... 6 2.4. Kan je met terugwerkende kracht aanspraak maken op geld uit een vorige Sociale Maribelronde?... 7 2.5. Waarom krijg je niet automatisch meer Maribelgeld als de organisatie een uitbreiding kent?... 7 2.6. Moet je een uitbreiding melden?... 7 2.7. Waarom mag je geen Sociale Maribelmiddelen overdragen naar het volgend kalenderjaar?... 7 3. De tijdelijke middelen... 8 3.1. Wanneer ontvang je middelen voor een tijdelijke tewerkstelling?... 8 3.2. Kan het fonds niet vroeger beslissen over de tijdelijke middelen?... 8 4. De toekenningen deeltijds leren/deeltijds werken (project in de regio Antwerpen voor de Kinderopvang)... 8 4.1. Welke principes hanteren we bij deze toekenningen?... 8 5. Het loonplafond/de loonsubsidie... 9 5.1. Wat is een loonplafond?... 9 5.2. Is een loonplafond noodzakelijk?... 9 5.3. Hoe bepalen de beheerders het loonplafond?... 9 5.4. Wanneer stijgt het loonplafond?... 10 5.5. Een veel gehoorde opmerking: het loonplafond blijft ontoereikend... 10 5.6. Waarom groeit de Sociale Maribelfinanciering niet mee met de anciënniteit?... 10 5.7. Waarom vergoeden we geen werkings- en werkgeverskosten?... 11 5.8. Kan je een opzegvergoeding inbrengen?... 11 5.9. Het budget vangt onvoldoende de uitbetalingen n.a.v. vertrekvakantiegeld en arbeidstijdwisseling op.... 12 6. De functies... 12 6.1. Waarom mag men geen masterfuncties aanwerven in de Sociale Maribel?... 12 6.2. Wat te doen als een toegekende functie niet meer beantwoordt aan de noden/behoeften op de werkvloer?... 12 7. De arbeidscontracten... 13 7.1. Waarom gaan we niet soepeler om met contracten van bepaalde duur?... 13 7.2. Kan je binnen de Sociale Maribel jobstudenten en activaplussers aanwerven?... 13 7.3. Kan je een uitzendkracht of een PWA-er tewerkstellen?... 14 7.4. Mag je een contract bepaalde duur aanbieden in functie van de besteding van de tijdelijke middelen en het opgebruiken van saldi?... 14 8. De prestatiestaten... 14 8.1. Waarom kiezen we voor trimestriële en niet voor semestriële of jaarlijkse prestatiestaten?... 14 8.2. Hoe vult men de prestatiestaat in?... 14 8.4. Mag men een gecorrigeerde prestatiestaat insturen?... 16 9. De voorschotten en de afrekening... 16 2
9.1. Waarom ontvangen werkgevers een voorschot van 90% van het toegekende bedrag?... 16 9.2. Hoe berekenen we het minimum aantal uren dat men voor het toegekend bedrag dient te presteren?... 16 9.3. Hoe rekenen we de Socialemaribeltewerkstelling af?... 17 9.4. De organisatie heeft bij de afrekening een negatief saldo.... 18 9.5. De totale loonkost van de Socialemaribelwerknemers bedraagt meer dan het toegekende bedrag.... 18 10. Het overleg met de werknemers(vertegenwoordiging)... 18 10.1. Waarom is dit overleg belangrijk?... 18 10.2. Wanneer moet je overleg organiseren?... 19 10.3. Welke informatie is belangrijk voor de (vertegenwoordigers van de) werknemers?... 19 11. Optimaliseren van de Sociale Maribeltewerkstellingen... 19 11.1. Mag je in de loop van het jaar interne verschuivingen aangeven?... 19 12. De procedures en documenten... 20 12.1. Je vindt de administratieve procedures te omslachtig.... 20 12.2. Kan je documenten digitaal insturen?... 20 12.3. Een aansluiting op de Kruispuntbank kan de administratie verlichten.... 20 BIJLAGEN... 21 Bijlage 1 : Tips voor een vlotte correspondentie... 21 Bijlage 2 : SM 331 in een notendop... 22 Ons te bezorgen documenten... 22 Uiterste indiendata 2017... 23 Het akkoord van de werknemers(vertegenwoordiging) is vereist bij:... 23 Wil je meer weten?... 23 3
1. De inkomsten van het Sectoraal Fonds Sociale Maribel 1.1. Waar komen ze vandaan? Sinds november 2009 heeft het fonds twee inkomstenbronnen: de Sociale en de Fiscale Maribel. De beheerders houden bij de toekenningen geen rekening met de herkomst van de gelden. Ze beheren alle tewerkstellingen op dezelfde manier. Om administratieve overlast te vermijden, moet de werkgever hieromtrent geen extra gegevens registreren. Deze registratie gebeurt enkel op het niveau van het fonds. Zo kunnen wij de overheid ook hierover cijfers voorleggen. Herkomst gelden Doel Berekening dotatie Sociale Maribel Per rechtopenende werknemer (1) krijgt de sector een forfaitaire vermindering van de werkgeversbijdragen in de sociale zekerheid. (2) De RSZ stort de opbrengst à rato van rechtopenende werknemers aan het sectorale Maribelfonds. Met deze opbrengst kunnen de beheerders beslissen om bijkomende arbeidsplaatsen te creëren en/of het subsidieplafond te verhogen. Vanaf dotatie 2017 is het bedrag van de opbrengsten van de bijdragevermindering voor fonds 331 voor het jaar N, gelijk aan het aantal rechtopenende werknemers in het jaar N-2 vermenigvuldigd met 474,49. Fiscale Maribel Vanaf november 2009 voorziet de economische herstelwet in een bijkomende financieringsbron door de vrijstelling van de bedrijfsvoorheffing te verhogen. De fiscus stort deze middelen aan het fonds. Bij aanvang mocht maximaal 20% van de middelen gebruikt worden voor een verhoging van het subsidieplafond. De rest van het budget diende om bijkomende tewerkstelling te creëren. Na het eerste jaar was deze regel niet meer van toepassing. De middelen worden berekend op basis van de loonmassa. Bedenkingen: deze dotatie wordt niet geïndexeerd en groeit niet mee met de reële loonkosten van de personeelsleden Sociale Maribel. (3) Bedenking: de stortingen variëren maandelijks. Door het fonds te besteden over 2 kalenderjaren Besteding Door het fonds te besteden binnen het kalenderjaar Regelgeving Koninklijk Besluit van 18 juli 2002 Economische herstelwet van 27 maart 2009 (1) een rechtopenende werknemer is een werknemer voor dewelke minstens een halftijds tewerkstelling aangegeven werd op de RSZ-kwartaalaangifte. (2) Voor een overzicht van de evolutie van de bijdragevermindering zie 1.2. 4
(3) Dit blijft een bekommernis van de sociale partners. Zij blijven ervoor ijveren om het subsidieplafond Sociale Maribel te kunnen koppelen aan de reële loonkosten, waarbij de indexatie een prioritaire doelstelling is. 1.2. Wat gebeurt er als de dotatie stijgt? dotatie grootste deel van de dotatie stijging van dotatie financiering reeds toegekende tewerkstellingen + - nieuwe toewijzigingen - en/of het loonplafond verhogen De Fiscale Maribeldotatie stijgt als de loonmassa stijgt. We ontvangen een grotere Sociale Maribeldotatie wanneer: - er meer rechtopenende werknemers zijn - het bedrag van de RSZ-bijdragevermindering voor de Sociale Maribel stijgt 2. De structurele Sociale Maribeltoekenningen 2.1. a) Een overzicht van de toekenningen in de Kinderopvang in vte Fase SM Operationeel sedert Totaal aantal Sociale en Fiscale Maribel SM1 1997 13,75 SM2 1998 24,50 SM2 bis 1998 18,50 SM3 1999 31,10 SM3 bis (voorafname 2000 7,50 SM4) SM4 2000 7,00 SM 30 juni 2003 2003 30,96 SM5 2005 15,20 SM5 bis 2005 14,57 SM 2010 2010 20,97 SM 2010 bis 2010 2,50 5
SM 2011 2011 3,00 SM 2011 bis 2011 4,50 Pilootproject DL/DW 2011 7,14 SM 2012 2012 23,02 SM 2013 2013 22,40 SM 2014 2014 18,08 SM 2015 2015 15,55 SM 2016 2016 25,05 SM 2017 2017 15,00 TOTAAL 320,29 vte b) Een overzicht van de toekenningen in de Gezondheidsinstellingen en diensten in vte Fase SM Operationeel sedert Totaal aantal Sociale en Fiscale Maribel SM1 1997 5,00 SM2 1998 12,50 SM2 bis 1998 18,50 SM3 1999 26,50 SM3 bis (voorafname 2000 4,00 SM4) SM4 2000 13,50 SM 30 juni 2003 2003 4,00 SM5 en SM5 bis 2005 13,25 SM 2010 2010 7,26 SM 2011 2011 2,65 SM 2012 2012 / SM 2013 2013 4,40 SM 2014 2014 1,64 SM 2015 2015 / SM 2016 2016 10,31 SM 2017 2017 2,97 TOTAAL 126,48 vte 2.2. Wanneer zijn er nieuwe structurele toekenningen? Als de dotatie stijgt, kunnen de beheerders beslissen om het loonplafond te verhogen en/of om extra Sociale Maribeltewerkstellingen toe te kennen (zie 1.2.). 2.3. Welke criteria hanteren de beheerders bij Socialemaribeltoekenningen? De sociale partners overleggen telkens hoe ze het best bijkomende tewerkstellingen toewijzen. Zij bepalen gezamenlijk de criteria. 6
Criteria kunnen bv. zijn: - het personeelsbestand van de voorziening - het personeelsbestand van de voorziening én het verschil in werkdruk bij de verschillende personeelscategorieën - specifieke noden van welbepaalde personeelscategorieën binnen een subsector - organisaties die nog geen Socialemaribelmiddelen ontvingen - uitbreidingen in capaciteit/begeleidingen en stijging personeelsbestand - noden die leven in verschillende subsectoren (inhoudelijke criteria) 2.4. Kan je met terugwerkende kracht aanspraak maken op geld uit een vorige Sociale Maribelronde? Neen. De criteria waaraan een organisatie moet voldoen om in een bepaalde ronde middelen te ontvangen, gelden enkel op het moment van de toekenning. Het budget dat we voorzien voor die ronde wordt op dat ogenblik ook integraal toegewezen, bijgevolg is het niet mogelijk later nog uit dat budget putten. 2.5. Waarom krijg je niet automatisch meer Maribelgeld als de organisatie een uitbreiding kent? Een uitbreiding van de tewerkstelling van een organisatie heeft pas 2 jaar later effect op de Sociale Maribeldotatie (zie 1.1). Bovendien geldt voor alle organisaties die behoren tot het paritair comité 331 het principe van mutualisering. D.w.z. dat de wetgever de beheerders van het fonds ruimte geeft om binnen het wettelijk kader eigen procedures en criteria uit te werken om subsidies te verlenen. Niet elke werkgever geniet dus automatisch en systematisch van de Sociale Maribeltussenkomsten. De sociale partners blijven ervoor ijveren om de RSZ-dotaties te laten koppelen aan het reëel tewerkstellingsvolume. Hierdoor kan het uitbreidingsbeleid in de verschillende sectoren in bijkomende tewerkstellingen Sociale Maribel vertaald worden. 2.6. Moet je een uitbreiding melden? Dat hoeft niet. Wanneer de beheerders nieuwe toewijzingen overwegen, vragen we bij de subsidiërende overheden de nodige relevante info op. 2.7. Waarom mag je geen Sociale Maribelmiddelen overdragen naar het volgend kalenderjaar? Het uitgangspunt van de Sociale Maribelregelgeving is dat de dotatie binnen het kalenderjaar waarop ze betrekking heeft, voor minstens 95% opgebruikt is. Niet-recurrente reserves van het fonds worden het volgend kalenderjaar van de dotatie afgehouden. 7
Alhoewel we de Fiscale Maribeldotatie wél over 2 jaar kunnen besteden, passen we deze regel niet toe op organisatieniveau (zie ook 1.1). Zo willen we vermijden dat het registreren en opvolgen van de Maribeltewerkstellingen voor de organisaties complexer wordt. 3. De tijdelijke middelen 3.1. Wanneer ontvang je middelen voor een tijdelijke tewerkstelling? Het budget voor de tijdelijke middelen kan bestaan uit: - het resterende bedrag van de dotaties (Sociale en Fiscale) na aftrek van de structurele toekenningen (gewoonlijk wordt dit geld wel dadelijk omgezet in bijkomende vaste middelen) - de in het voorbije kalenderjaar toegekende middelen die organisaties niet besteed hebben. Hoe groter de bestedingsgraad in het kalenderjaar X, hoe kleiner het budget voor tijdelijke middelen in het jaar X+1. Dit is de reden waarom we deze middelen niet structureel kunnen toekennen. 3.2. Kan het fonds niet vroeger beslissen over de tijdelijke middelen? Om over deze tijdelijke toekenningen te kunnen beslissen, moeten we weten hoeveel middelen alle voorzieningen in het voorbije kalenderjaar hebben opgebruikt. Pas in juni, nadat de bedrijfsrevisor onze jaarrekening controleerde én deze goedgekeurd werd door de beheerders, kennen we het juiste bedrag dat we voor de tijdelijke middelen kunnen aanwenden. 4. De toekenningen deeltijds leren/deeltijds werken (project in de regio Antwerpen voor de Kinderopvang) 4.1. Welke principes hanteren we bij deze toekenningen? - Elke organisatie uit de Kinderopvang (regio Antwerpen) kan zich doorlopend kandidaat stellen als werkervaringsplaats voor een jongere. Er zijn 20 plaatsen beschikbaar. - Om te vermijden dat een vooraf toegekende plaats voor langere tijd openstaat, dient elke werkgever voor hij een arbeidscontract tekent, even te informeren of er nog een plaats vrij is. - De toekenning geldt in principe voor 1 schooljaar. - Jongeren die al in een organisatie tewerkgesteld zijn, wijzen we in het volgende schooljaar eerst een plaats toe vooraleer nieuwe toekenningen te doen. 8
5. Het loonplafond/de loonsubsidie 5.1. Wat is een loonplafond? Het loonplafond is de maximale jaarsubsidie voor een voltijds tewerkgestelde Maribelwerknemer. Voor elke voltijdse tewerkstelling kan je dus jaarlijks maximum tot het bedrag van het loonplafond uit de Maribelmiddelen putten. 5.2. Is een loonplafond noodzakelijk? Het hoofddoel van de Fiscale en Sociale Maribel is extra tewerkstelling creëren, bijgevolg verplicht de wetgeving ons om deze middelen grotendeels in te zetten voor bijkomende jobcreatie. Om optimaal bijkomende werkgelegenheid te kunnen realiseren en de financiering van ingevulde plaatsen op geen enkel tijdstip in gevaar te brengen, is een loonplafond nodig. Een regeringscommissaris oefent toezicht uit op elk sectoraal fonds en waakt over een correcte inzet van de dotatie. Hij woont met raadgevende stem de vergaderingen van de Raad van Beheer bij en beschikt voor het vervullen van zijn opdracht over de ruimste macht. 5.3. Hoe bepalen de beheerders het loonplafond? Het KB van 5 februari 1997 houdende maatregelen met het oog op de bevordering van de tewerkstelling in de non-profit sector, voorzag dat 31.532,06 per jaar het maximumbedrag was dat de werkgever kreeg per voltijds tewerkgestelde Sociale Maribelwerknemer. Vanaf 1 januari 2006 werd dit jaarbedrag verhoogd tot 33.000,00 voor de Kinderopvang en tot 34.500,00 voor de Gezondheidsinstellingen en diensten. In 2009 werden de loonplafonds verhoogd tot respectievelijk 35.000,00 voor de Kinderopvang en 35.750,00 voor de Gezondheidsinstellingen en diensten. Sindsdien werden de loonplafonds jaarlijks verhoogd. In 2017 bedragen ze 40.950,00 in de KO en 42.725,00 in de GID. Overzicht van de evolutie van het loonplafond binnen Fonds 331 Periode Loonplafond KO Loonplafond GID 1997-2005 31.532,06 31.532,06 2006-2008 33.000,00 34.500,00 2009 35.000,00 35.750,00 2010 36.240,00 37.225,00 2011 36.240,00 37.500,00 2012 36.970,00 37.750,00 2013 37.710,00 38.500,00 2014 38.465,00 39.300,00 2015 38.850,00 40.125,00 2016 40.600,00 42.725,00 2017 40.950,00 42.725,00 9
In het KB van 18 juli 2002 dat de Maribeltewerkstellingen regelt, voorzag de wetgever tot en met 31 maart 2016 dat jobs die een bepaalde loongrens overschreden (84.004,02 aan de index van 1 juni 2017), niet in aanmerking konden komen voor een (co-)financiering met de middelen Sociale Maribel. Voor werknemers die vanaf 1 april 2016 onder de Maribel vallen is deze wettelijke begrenzing weliswaar opgeheven maar de beheerders kiezen ervoor ze te handhaven omwille van de werkbaarheid (=> uitgangspunt is voor alle Maribelwerknemers hetzelfde). De vastgelegde loonplafonds (cfr. tabel hierboven) zijn echter de betoelaagbare maxima op jaarbasis, los van de toelaatbaarheid tot de Maribel. De overheid controleert de door de werkgevers opgegeven loonkosten van de Maribelwerknemers op basis van de door de fondsen ingediende Artikel 13-lijsten. 5.4. Wanneer stijgt het loonplafond? Als de dotatie stijgt, kunnen de beheerders beslissen om het loonplafond te verhogen. Hoeveel de stijging bedraagt, hangt af van de grootte van de stijging van de dotatie (zie ook 1.1) en van restricties die opgelegd zijn (zie 5.2.). 5.5. Een veel gehoorde opmerking: het loonplafond blijft ontoereikend Het Sectoraal Fonds Sociale Maribel 331 besteedt elk jaar opnieuw de ontvangen dotaties maximaal. Een kleine rekensom: in 2016 financierde Fonds 331 in de Kinderopvang 297,41 vte (OD en BD samen) in de Gezondheidsinstellingen en diensten 130,09 vte (OD en BD samen). Dit kwam neer op een totaal budget van 16.765.608,29. Tip: ga jaarlijks na of je het toegekende budget kan optimaliseren (zie 11). 5.6. Waarom groeit de Sociale Maribelfinanciering niet mee met de anciënniteit? Door het huidige berekeningssysteem van de dotatie (zie 1), kunnen we onmogelijk het toegekende bedrag automatisch aanpassen bij: - loonindexatie - anciënniteitverhogingen - personeelstoename vb. bij uitbreiding. In de jaarlijkse rapportering naar de overheid en n.a.v. andere gelegenheden (bv. 15 jaar Sociale Maribel of in memoranda n.a.v. federale verkiezingen), blijven de sociale partners expliciet vragen om de dotaties te indexeren. Uit het memorandum van 2007: De kost van de door de Sociale Maribel gesubsidieerde arbeidsplaatsen stijgt voortdurend omwille van de automatische indexering van de lonen, van de toename van de anciënniteit en van de effecten van de non-profitakkoorden. Het bedrag van de dotaties en van de reële loonkosten groeit daardoor steeds verder uit elkaar, wat een hypotheek legt op de netto-personeelsaangroei. Daarom is een indexeringsmechanisme noodzakelijk dat méér waarborgen biedt voor het behoud van de reeds gecreëerde werkgelegenheid. 10
5.7. Waarom vergoeden we geen werkings- en werkgeverskosten? De wetgever bepaalde dat de dotatie enkel bedoeld is voor de creatie van jobs. Artikel 12 van het KB van 18 juli 2002 definieert als loonkost: - Het brutoloon overeenkomstig de sectorale baremieke loonschaal en loon-voorwaarden voor de uitgeoefende functie. - De werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid - Alle vergoedingen en voordelen die voldoen aan de volgende twee voorwaarden: 1. Ze zijn wettelijk of reglementair bepaald of verschuldigd krachtens een sectorale cao (dus niet krachtens een cao op organisatieniveau) 2. Ze komen rechtstreeks ten goede aan de werknemer: - haard- en standplaatsvergoeding - toeslagen voor onregelmatige prestaties - eindejaarspremie - betaalde feestdag na uitdiensttreding - enkel en dubbel vakantiegeld - vakantiegeld uit dienst - tussenkomst in woon-werkverkeer (inclusief fietsvergoeding) - kampvergoeding komen niet in aanmerking: - arbeidskledij - arbeidsongevallenverzekering/verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - kosten sociaal secretariaat - werkingskosten - voordelen voorzien door een cao op organisatieniveau bv. hospitalisatie- of groepsverzekering - verbrekingsvergoeding - maaltijdcheques 5.8. Kan je een opzegvergoeding inbrengen? Als je een einde maakt aan een arbeidsovereenkomst, kunnen tijdens de opzeggingstermijn de volgende situaties voorkomen. situatie 1 De werknemer levert prestaties en ontvangt gedurende deze periode zijn loon. De werknemer komt tijdens de opzeggingstermijn op de RSZ-lijsten voor. Het fonds financiert de loonkost. situatie 2 De werknemer heeft vrijstelling van prestaties en ontvangt gedurende deze periode zijn loon. De werknemer komt gedurende de opzeggingstermijn op de RSZ-lijsten voor. Het fonds betaalt de loonkosten niet terug omdat er geen prestaties tegenover staan. Deze vergoeding mag je niet op de prestatiestaat vermelden. situatie 3 De werknemer ontvangt een compenserende opzeggingsvergoeding. De werknemer komt niet meer op de RSZ-lijsten voor. Het fonds betaalt de opzeggingsvergoeding niet terug omdat er geen prestaties tegenover staan. Deze vergoeding mag je niet op de prestatiestaat invullen. 11
5.9. Het budget vangt onvoldoende de uitbetalingen n.a.v. vertrekvakantiegeld en arbeidstijdwisseling op. Sinds 1 januari 2007 dienen werkgevers in december vertrekvakantiegeld te betalen aan werknemers van wie in de loop van het kalenderjaar X de gemiddelde arbeidsduur verminderde. Deze maatregel kan een weerslag hebben op het saldo van de eindafrekening Sociale Maribel. Om te vermijden dat een werkgever door deze onvoorziene meeruitgave in het jaar X boven het toegekende bedrag eindigt met bedragen die betrekking hebben op het jaar X+1, stelden de beheerders van het Fonds volgende richtlijnen op: - Tegenover het uitbetaalde vertrekvakantiegeld mogen theoretische uren geplaatst worden. Berekening theoretische uren = uitbetaald bedrag * resultaat van 1976/loonplafond. - Voor een werknemer die in X+1 nog in dienst is binnen de Sociale Maribel, vermeld je het vakantiegeld na arbeidsduurvermindering dat je in december van jaar X uitbetaalde niet op de prestatiestaat van het 4 de trimester van X maar op de 1 ste prestatiestaat van X+1. - Let wel: als de werknemer niet meer in dienst is binnen de Sociale Maribel in het jaar X+1, geef je het vakantiegeld na arbeidsduurvermindering dat je in december van jaar X uitbetaalde wel door op de trimestriële prestatiestaat van het 4 de trimester van jaar X. Het uitbetaalde vertrekvakantiegeld wordt aangegeven op de prestatiestaat in kolom 4 vergoedingen waarop RSZ verschuldigd is en in kolom 6 deel vergoeding waarop geen RSZ verschuldigd is ; de fictieve uren registreer je bij de gelijkgestelde uren. Tip: bezorg deze info ook aan je sociaal secretariaat. 6. De functies 6.1. Waarom mag men geen masterfuncties aanwerven in de Sociale Maribel? Artikel 13 van het KB van 18 juli 2002 legde vast dat men vanaf 2003 via de Sociale Maribel geen werknemers meer mocht tewerkstellen van wie de reële loonkost op het einde van de loopbaan 84.004,02 (= index van 1 juni 2017) overtreft. Hierdoor kan men in de Sociale Maribel geen universitaire functies meer aanwerven. 6.2. Wat te doen als een toegekende functie niet meer beantwoordt aan de noden/behoeften op de werkvloer? Wil je de Socialemaribelmiddelen inzetten voor een functie die verschilt van de oorspronkelijk aangevraagde functie? Dien dan vooraf schriftelijk een gemotiveerde aanvraag in. Je kan hiervoor het formulier Functiewijzing (zie (www.vspf.org > 331> Sociale Maribel > downloads) gebruiken of je aanvraag in een brief of mail motiveren. Voeg hierbij in elk geval het akkoord van de Ondernemingsraad, het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk, de syndicale delegatie of als er geen overlegorgaan is, het akkoord van minstens 50% +1 van het personeel. 12
Pas na ontvangst van het schriftelijk akkoord van de Raad van Beheer kan je de nieuwe functie invullen. Als je de wijziging pas achteraf meedeelt, kan het fonds de subsidies voor de nieuwe functie weigeren. 7. De arbeidscontracten 7.1. Waarom gaan we niet soepeler om met contracten van bepaalde duur? Het creëren van tewerkstellingen van onbepaalde duur is de essentie van de Sociale Maribelreglementering. Om werkgevers voldoende kansen te geven om de toegekende middelen optimaal aan te wenden, aanvaarden we onder welbepaalde voorwaarden toch contracten van bepaalde duur, namelijk: - Vooraleer het contract uit te schrijven, vraag je het akkoord van de Raad van Beheer van het fonds (via mail). Hoe? Je motiveert je aanvraag en voegt er het akkoord van de werknemersvertegenwoordigers bij. - Slechts in vier gevallen heb je geen expliciete goedkeuring nodig: 1. Vervangingscontracten 2. Startbaanovereenkomsten 3. Vakantieperiodes 4. Opgebruiken van saldi: - niet gebruikte uren omdat je een Sociale Maribelwerknemer niet tijdig kon vervangen. - niet gebruikt bedrag omdat een Sociale Maribelwerknemer onder het loonplafond zit. - cumuleren van uren omdat: er via de Sociale Maribel minder dan 13 u per week toegekend zijn. de meeste middelen via onbepaalde duur worden gerealiseerd en er nog minder dan 13 u per week resten om in te vullen. Als je een kopie van het contract opstuurt, vermeld je omwille van welke van de vier redenen je dit contract uitschreef. Uit het jaarrapport moet vervolgens blijken dat de werknemersvertegenwoordigers akkoord waren met deze keuze. Ook de jongeren binnen het project deeltijds leren/werken (enkel in de Kinderopvang regio Antwerpen) stel je tewerk met een contract van onbepaalde duur. Voordeel is dat als de tewerkstelling problematisch verloopt, werkgever en/of jongere de overeenkomst makkelijker kunnen beëindigen dan wanneer een contract van bepaalde duur zou worden onderschreven. 7.2. Kan je binnen de Sociale Maribel jobstudenten en activaplussers aanwerven? Ja, het KB voorziet dat alle statuten (jobstudenten, activaplan,...) mogelijk zijn op voorwaarde dat je aan het fonds enkel de effectieve loonkost die ten laste komt van het fonds doorgeeft. 13
7.3. Kan je een uitzendkracht of een PWA-er tewerkstellen? Dit is uitgesloten. Elke Sociale Maribelwerknemer moet een geschreven arbeidscontract met de werkgever hebben. 7.4. Mag je een contract bepaalde duur aanbieden in functie van de besteding van de tijdelijke middelen en het opgebruiken van saldi? Ja, dit is geen enkel probleem. 8. De prestatiestaten 8.1. Waarom kiezen we voor trimestriële en niet voor semestriële of jaarlijkse prestatiestaten? Onze databankgegevens moeten op elk moment de invulling van de tewerkstellingen in de praktijk weerspiegelen. Door de registratie en controle van de gegevens te spreiden over de 4 trimesters, slagen we er in om de voorschotten correct te berekenen en betalen en de afrekeningen, het semestrieel overzicht en de jaarrapporten tijdig op te maken en te verwerken teneinde de deadline voor het afsluiten van de jaarrekening van het fonds te halen. Bovendien zijn de trimestriële prestatiestaten voor de organisaties een goed hulpmiddel om een stand van zaken op te maken en om na te gaan hoeveel ze van het toegekende budget nog te besteden hebben verder in het kalenderjaar (zie ook optimaliseren van de tewerkstelling punt 11). 8.2. Hoe vult men een prestatiestaat in? Het deel van de loonkosten dat je recupereert via een andere weg, bijvoorbeeld betaald educatief verlof, tussenkomst arbeidsongevallenverzekering, VOP (Vlaamse Ondersteuningspremie) geef je op de trimestriële prestatiestaten aan in de kolom debetbericht. Je trekt het gerecupereerde bedrag dus af van de opgegeven loonkosten. Zo vermijd je dubbele betoelaging. 14
Belangrijk: Vermeld alleen de prestaties en loonkosten ten laste van het fonds (bv. 19 u per week ten laste van het fonds bij een toekenning van 0,50 vte terwijl de persoon fulltime in dienst is in de organisatie). Prestaties en loonkosten (1 lijn per werknemer) Kolom Kolom 2 1 Kolom 3 Kolom 4 Kolom 5 Kolom 6 Kolom 7 Prestaties in uren Vergoedin Brutovergoed. -gen Werk- Gelijkgestelde RSZ Brutoloon waarop RSZ waarop werkgever nemer Effectieve uren/betaalde (5) verschuldigd is geen RSZ uren (3) afwezigheidsuren (4) (7) (6) verschuldigd is (8) WN 1 WN 2 (3) effectieve uren: gepresteerde betaalde werkuren Voor jongeren in project deeltijds leren/deeltijds werken mag maximum 19/38 ingevuld worden. (4) gelijkgestelde uren: betaalde niet gepresteerde uren die gelijkgesteld zijn, bv. gewaarborgd loon, wettelijke vakantiedagen, Europese vakantie, (5) brutoloon: alle loonkosten voor de werknemer die in aanmerking komen voor subsidiëring en overeenstemmen met de tewerkstellingstijd die gesubsidieerd wordt (inclusief eventuele haard -en standplaatsvergoeding, toeslagen voor onregelmatige prestaties ) (zie 5.7.) (6) brutovergoedingen waarop RSZ verschuldigd is: bv. eindejaarspremie, attractiviteitspremie, vakantiegeld uit dienst (ook bij arbeidsduurvermindering,...), loon feestdag na uitdiensttreding indien effectief betaald,. (7) totaal reëel verschuldigde RSZ (na aftrek van eventuele RSZ-verminderingen en exclusief RSZ op ontslagvergoeding) (8) vergoedingen waarop geen RSZ verschuldigd is: bv. dubbel vakantiegeld, woonwerkverkeer, Aandacht! Mogen niet in de kosten worden opgenomen: kosten voor groepsverzekering, kosten sociaal secretariaat, onkostenvergoeding, werkingskosten, eventuele ontslagvergoeding (zie 5.8). (9) debetbericht: jaarlijkse vakantie voor arbeiders en tussenkomst in de loonkost door derden bv. educatief verlof, VOP (Vlaamse ondersteuningspremie), tussenkomst door de arbeidsongevallenverzekering, Dubbele subsidiëring is uitgesloten. Kolom 8 Totaal Debet- (kolom bericht (9) 3+4+5+ 6-7) 15
8.4. Mag men een gecorrigeerde prestatiestaat insturen? Tot het ogenblik waarop de werkgever zich akkoord heeft verklaard met de afrekening aanvaarden we gecorrigeerde prestatiestaten. In 2017 is dat uiterlijk 31 maart. Die dag dienen we af te sluiten en alle afrekeningen te overhandigen aan de bedrijfsrevisor. Tip: vermeld bij een gecorrigeerde prestatiestaat goed dat het een correctie is. Zo is dit ook voor ons meteen duidelijk. 9. De voorschotten en de afrekening 9.1. Waarom ontvangen werkgevers een voorschot van 90% van het toegekende bedrag? De fondsen ontvangen in het kalenderjaar per trimester zelf 94% van de Sociale Maribeldotatie, de resterende 6% wordt door de RSZ gestort in april van het volgende kalenderjaar. Voor de Fiscale Maribel ontvangen we maandelijks een bedrag. Omdat deze Maribel op de loonmassa wordt berekend, verschilt dit bedrag elke maand en is nooit vooraf gekend. Fonds 331 doet kwartaalstortingen aan de werkgevers, telkens in de eerste maand van het kwartaal waarop onze tussenkomst betrekking heeft, zodat de werkgevers zo weinig mogelijk zelf dienen voor te financieren. 9.2. Hoe berekenen we het minimum aantal uren dat men voor het toegekend bedrag dient te presteren? Het loonplafond 2016 is 40.950,00 voor de Kinderopvang en 42.725,00 voor de Gezondheidsinstellingen en diensten. Een voorbeeld aan de hand van het loonplafond van de Kinderopvang: Te realiseren uren per jaar voor 1976 u = 52 weken * 38 u/week een vte uurloon 2017 20,72 = 40.950,00/1976 Toegekend bedrag voor een heel kalenderjaar = X Minimum te realiseren uren X/uurloon (totaal) of X/40.950,00 * 1976 Per week geeft dit Totaal aantal uren/52 of X/40.950,00 * 38 16
Ter illustratie Toegekend bedrag Minimum aan te werven vte = bedrag/loonplafond (vanaf 1/1/2017 = 40.950 ) Minimum te realiseren uren per week = aantal vte * 38 Minimum te realiseren uren per jaar = uren per week * 52 40.950,00 1,00 vte 38,00 1.976 81.900,00 2,00 vte 76,00 3.952 30.712,50 0,75 vte 28,50 1.482 20.475,00 0,50 vte 19,00 988 Presteer je meer uren Sociale Maribel per week dan het vereiste minimum, dan subsidiëren we ook deze tewerkstelling tot maximum het toegekende bedrag. We bepaalden geen maximum aantal uren. (zie 9.2.) Bv.: Je kreeg een bedrag toegewezen van 40.950,00. Je merkt dat je het toegekende bedrag niet volledig zal opgebruiken en doet daarom nog een bijkomende aanwerving voor enkele uren. Wij subsidiëren ook deze tewerkstelling op voorwaarde dat: - je het toegekende bedrag niet overschrijdt - er voldoende uren gerealiseerd zijn. Is in de organisatie een ander uurregime van toepassing (bv. 36 of 37,50 u/week), dan wordt het aantal te realiseren uren op jaarbasis herrekend in functie van deze uren. Binnen het project deeltijds leren/deeltijds werken financieren we per jongere maximum 19u/week. 9.3. Hoe rekenen we de Socialemaribeltewerkstelling af? De basisprincipes: 1. Je hebt recht op het volledig toegekende bedrag, als je kan aantonen dat de organisatie met de middelen het minimum vereiste aantal uren bijkomende tewerkstelling realiseerde en de effectieve loonkost minimum het toegekend bedrag bedraagt. 2. We tellen zowel de gepresteerde uren als de loonkost van alle Sociale Maribelwerknemers (toegekend via de structurele en tijdelijke middelen) samen. 3. We controleren het aantal uren op het niveau van de organisatie. 4. Als je het minimum aantal uren niet realiseerde, heb je geen recht op het volledig toegekende bedrag. We herrekenen dan op basis van de werkelijk gepresteerde uren op welk bedrag de organisatie verhoudingsgewijs recht heeft. Volgende situaties kunnen zich voordoen: - Er werd meer besteed aan loonkost dan het toegekende bedrag en er werden voldoende uren gepresteerd beschikbaar bedrag = het toegekende budget Sociale Maribel - Er werd meer besteed aan loonkost dan het toegekende budget maar er werden niet voldoende uren gepresteerd beschikbaar bedrag = het aantal gerealiseerde uren x het uurloon (uurloon= 40.950,00 /1976 u = 20,72 in de KO en 42.725,00 /1976 u = 21,62 in de GID) 17
- Er werd minder besteed aan loonkost dan het toegekende bedrag en er werden voldoende uren gepresteerd beschikbaar bedrag = de totaal opgegeven loonkost - Er werd minder besteed aan loonkost dan het toegekende bedrag en er werden niet voldoende uren gepresteerd beschikbaar bedrag = het aantal gerealiseerde uren x het uurloon 9.4. De organisatie heeft bij de afrekening een negatief saldo. Dit is niet noodzakelijk problematisch: als het aantal gepresteerde uren in jaar X de loonkost dekt, recupereer je de loonkost integraal. Natuurlijk benut je het toegekende bedrag niet volledig. In dit geval komt het verschil tussen de loonkost en het toegekende bedrag, het volgende kalenderjaar (X+1) in de pot waarmee we de tijdelijke tewerkstellingen financieren. En in het jaar X+1 heb je weer recht op het volledig toegekende bedrag. Zie: tips om de middelen te optimaliseren (punt 11) 9.5. De totale loonkost van de Socialemaribelwerknemers bedraagt meer dan het toegekende bedrag. Na de afrekening analyseer je best hoe dit komt. Je kan overwegen om binnen de Maribeltewerkstelling enkele verschuivingen aan te brengen. Zie: tips om de middelen te optimaliseren (punt 11) 10. Het overleg met de werknemers(vertegenwoordiging) 10.1. Waarom is dit overleg belangrijk? Overleg werkgever-werknemers(vertegenwoordiging) is eigen aan de Sociale Maribelmaterie. De Raad van Beheer van het Fonds is in gelijke delen uit vertegenwoordigers van de werkgevers- en de werknemersorganisaties samengesteld. Samen beslissen ze hoe ze de dotatie van het fonds het best besteden. Ook lobbyen zij bij de overheid om de dotaties zo te optimaliseren dat de tewerkstellingen de arbeidsdruk in de organisaties zo goed mogelijk kunnen opvangen. Het overleg werkgevers-werknemersvertegenwoordiging wordt doorgetrokken naar het plaatselijk niveau. Om van een Socialemaribeltoekenning te kunnen (blijven) genieten, is dit overleg essentieel. Daarom stelt de werkgever op regelmatige basis alle nodige informatie i.v.m. de inzet van de tewerkstellingen ter beschikking van de werknemers(afgevaardigden). 18
10.2. Wanneer moet je overleg organiseren? Het akkoord van de werknemers(vertegenwoordiging) is vereist bij: - een nieuwe toekenning - een tijdelijke of definitieve functiewijziging - de aanvraag voor een contract van bepaalde duur (zie 7.1.) - de verdeling van de functies bij een fusie/overname/splitsing - de besteding van de tijdelijke middelen - de goedkeuring van het jaarrapport In het voorjaar mailen wij je het overzicht van de Maribeltewerkstellingen van het voorbije jaar. We openen dan ook een online bevraging en stellen je daarvan via mail op de hoogte. Deze bevraging dient als evaluatie, we peilen naar het verloop van de Sociale Maribeltewerkstellingen op de werkplek en de tevredenheid over de samenwerking met het fonds. Uit de ingevulde bevraging moet blijken dat de werknemers(-vertegenwoordigers) akkoord gaan met de gegevens die de werkgever verstrekte. 10.3. Welke informatie is belangrijk voor de (vertegenwoordigers van de) werknemers? Om de werknemers(-afgevaardigden) te informeren over wat de Socialemaribelmaterie inhoudt of wat bv. een loonplafond betekent, kan je hen verwijzen naar de informatiebrochure op de website ((www.vspf.org > 331 > Sociale Maribel > downloads). Ook de antwoorden op deze veelgestelde vragen kunnen verhelderend zijn. Op vraag bezorgen we je graag een overzicht van de toegekende functies gelinkt aan de concrete invullingen zoals ze in onze databank geregistreerd zijn. 11. Optimaliseren van de Sociale Maribeltewerkstellingen 11.1. Mag je in de loop van het jaar interne verschuivingen aangeven? Je wenst iemand die in dienst is (al dan niet voltijds) in de Sociale Maribel in te brengen en de loonkost van een Sociale Maribelwerknemer via een andere subsidiebron te laten subsidiëren. Het fonds aanvaardt dergelijke verschuivingen, deel ze mee zodra je er zicht op hebt via het formulier Wijzigingen i.v.m. een Socialemaribeltewerkstelling. De trimestriële prestatiestaat is een goed hulpmiddel om een stand van zaken op te maken: - ga na hoeveel uren er al gepresteerd zijn in vorige trimesters. Heb je bijvoorbeeld door een schorsing te weinig gepresteerde uren? Overweeg dan of je met een contract van bepaalde duur dit tekort kan invullen. (zie 7.1) - bereken hoeveel budget je nog hebt voor de resterende trimesters. Voorzie je dat je het toegekende bedrag zal overschrijden? Overweeg dan of een interne verschuiving mogelijk is. Vraag eventueel tijdig een tijdelijke of definitieve functiewijziging aan (zie 6.2) 19
12. De procedures en documenten 12.1. Je vindt de administratieve procedures te omslachtig. We zijn genoodzaakt om de gegevens die de wetgever ons vraagt, op te vragen bij de werkgevers. De laatste jaren hebben we ons ingespannen om de administratie te vereenvoudigen en we zullen hiermee ook in de toekomst in de mate van het mogelijke verdergaan. 12.2. Kan je documenten digitaal insturen? Alle vereiste documenten mag je ons mailen/inscannen, zonder uitzondering. 12.3. Een aansluiting op de Kruispuntbank kan de administratie verlichten. Klopt, ook wij zijn ons daarvan bewust en we zijn zopas gestart met de realisatie ervan. Dit is echter een proces dat nog enige tijd in beslag zal nemen daar het gaat om een complexe materie omwille van: - de te voorziene beveiligingen. Denk maar aan de bescherming van de privacygegevens van werknemers. - de nodige investeringen om de gegevensoverdracht compatibel te maken en deze probleemloos te laten verlopen. 20
BIJLAGEN Bijlage 1 : Tips voor een vlotte correspondentie - Bezorg ons alles via mail en scan; post en fax zijn niet langer nodig. Vraag gerust naar een leesbevestiging. - Vermeld je dossiernummer op alle correspondentie - Er zijn meerdere fondsen Sociale Maribel gehuisvest op ons adres, dus mocht je toch nog iets willen versturen via de post, vermeld dan steeds: Sectoraal Fonds Sociale Maribel 331/ kamer KO of kamer GID p/a VSPF (Vlaamse social-profitfondsen) vzw De naam van je contactpersoon: Nora Willaert voor de KO of Liesbeth Herremans voor de GID. Daar Liesbeth tot begin november in zwangerschapsverlof is, stuur je voor de GID tijdelijk alles naar haar vervangster Sabine De Keere. Sainctelettesquare 13-15 1000 Brussel - Gefaxte documenten ( het faxnummer van het fonds is 02 227 69 14) worden door onze receptie gemaild aan de diverse bestemmelingen. Vermeld dus zeker de naam van je contactpersoon. - Wacht niet tot je de prestatiestaat instuurt om een nieuwe aanwerving of een wijziging door te geven en om ons de nodige formulieren te bezorgen. Meld wijzigingen zoals schorsingen ( ) tijdig. Bezorg ons systematisch een kopie van de arbeidsovereenkomst of van de bijlage en het formulier Wijzigingen i.v.m. een Sociale Maribeltewerkstelling. ( ) Een schorsing is een periode van tijdelijke onderbreking. In deze periode betaal je geen loon, bv. een periode van onbetaald verlof, loopbaanonderbreking, verlof om dwingende reden, ouderschapsverlof, zwangerschapsverlof, De schorsing kan partieel of totaal zijn. - Wanneer nodig geef je een korte toelichting bij het ingezonden formulier in een begeleidende mail. - Als je een gecorrigeerde prestatiestaat instuurt, vermeld dan duidelijk dat het een correctie is. Zo voorkom je vertragingen in de verwerking. 21
Bijlage 2 : SM 331 in een notendop Loonplafond 2017 voor de Kinderopvang (KO) = 40.950,00 Te realiseren uren per jaar voor 1976 u = 52 weken * 38 u/week een vte uurloon 2017 20,72 = 40.950,00/1976 Toegekend bedrag voor een heel kalenderjaar = X Minimum te realiseren uren X/uurloon (totaal) of X/40.950,00 * 1976 Per week Totaal aantal uren/52 of X/40.950,00 * 38 Loonplafond 2017 voor de Gezondheidsinstellingen en diensten (GID) = 42.725,00 Te realiseren uren per jaar voor 1976 u = 52 weken * 38 u/week een vte uurloon 2017 21,62 = 42.725/1976 Toegekend bedrag voor een heel kalenderjaar = X Minimum te realiseren uren X/uurloon (totaal) of X/42.725,00 * 1976 Per week Totaal aantal uren/52 of X/42.725,00 * 38 Wanneer in de organisatie een ander uurregime geldt (bv. 37 of 39 u/week), dan wordt het aantal te realiseren uren op jaarbasis herrekend in functie van deze uren. Ons te bezorgen documenten Bij aanvang van een tewerkstelling in de Sociale Maribel Bij vervanging Bij een wijziging in de tewerkstelling: (meer/minder uren), schorsing, werkhervatting, einde tewerkstelling in de Sociale Maribel Voor de loonopgave en prestaties in uren ten laste van de Maribel Overzicht van de invulling van de tewerkstelling in Kopie arbeidscontract of bijlage bij het arbeidscontract + Aangifteformulier Aanwerving Sociale Maribelwerknemer (of identificatiefiche voor jongeren deeltijds leren/deeltijds werken) Kopie vervangingscontract + formulier Wijzigingen i.v.m. een Sociale Maribeltewerkstelling Formulier Wijzigingen i.v.m. een Sociale Maribeltewerkstelling Trimestriële prestatiestaat of Exceldocument van een sociaal secretariaat Jaarrapport 22
het voorbije kalenderjaar en een vragenlijst waarin we peilen naar het verloop van de tewerkstellingen op de werkplek Enkel voor deeltijds leren/deeltijds werken Aanbod werkervaringsplaats Evaluatieformulier Uiterste indiendata 2017 25 januari akkoord met afrekening deeltijds leren/deeltijds werken 15 februari akkoord met afrekening proefproject onthaalouders 28 februari prestatiestaat 4e trimester 15 maart akkoord met afrekening GID 31 maart akkoord met afrekening Kinderopvang 30 april jaarrapport 15 juni prestatiestaat 1e trimester 30 juni evaluatieformulier DL/DW 15 september prestatiestaat 2e trimester 15 december prestatiestaat 3e trimester Het akkoord van de werknemers(vertegenwoordiging) is vereist bij: - een nieuwe toekenning - een tijdelijke of definitieve functiewijziging - de aanvraag voor een contract van bepaalde duur - de verdeling van de functies bij een fusies/overname/splitsing - de besteding van de tijdelijke middelen - de goedkeuring van het jaarrapport Wil je meer weten? Raadpleeg de downloads op onze website ((www.vspf.org > 331 > Sociale Maribel > downloads). Je vindt er - de infobrochure Kinderopvang - de infobrochure Gezondheidsinstellingen en -diensten - de brochure Kinderopvanglandschap Vlaanderen - de brochure over het jongerenproject deeltijds leren/deeltijds werken - deze brochure met veelgestelde vragen - het KB van 18 juli 2002 - de CAO van 16/10/2007 m.b.t. de maatregelen met het oog op de bevordering van de tewerkstelling in de sector 331 - de statuten van Fonds Sociale Maribel 331 - alle nodige formulieren 23
Met al je vragen i.v.m. je dossier en Sociale Maribelmaterie kan je natuurlijk ook terecht bij ons: Fabienne Schouppe (verantwoordelijke) fabienne.schouppe@vspf.org - tel 02 227 20 12 Liesbeth Herremans (contactpersoon GID en project deeltijds leren/deeltijds werken) liesbeth.herremans@vspf.org - tel 02 250 37 81 tot begin november is Liesbeth met zwangerschapsverlof, in deze periode kan je voor de GID terecht bij haar vervangster Sabine De Keere op hetzelfde telefoonnummer en op Sabine.DeKeere@vspf.org DL/DW wordt opgevolgd door Jeroen Beyens, hij is bereikbaar op 02 250 38 51 en op jeroen.beyens@vspf.org Nora Willaert (contactpersoon KO en proefproject onthaalouders) nora.willaert@vspf.org - tel 02 229 32 45 Sectoraal Fonds Sociale Maribel 331 p/a VSPF (Vlaamse social-profitfondsen) vzw Sainctelettesquare 13-15, 1000 Brussel fax 02 227 69 14 www.vspf.org 24